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Bibli: revista eletrnica de biblioteconomia e cincia da informao, v. 21, n. 46, p.

ARTIGO

33-44, mai./ago., 2016. ISSN 1518-2924. DOI: 10.5007/1518-2924.2016v21n46p33
Recebido em:
18/12/2015

A Indexao e a Arquivstica: aproximaes iniciais
Aceito em:
19/03/2016
no universo terico da organizao e representao
do conhecimento
Indexing and Archival Science: initial approximations in the
universe of knowledge organization and representation

Thiago Henrique Bragato BARROS

Professor Adjunto na Faculdade de Arquivologia (UFPA) sean.vogel@gmail.com

Resumo
A Arquivstica tem passado por uma srie de mudanas terico-conceituais nas ltimas duas
dcadas, essas modificaes ocorreram devido em grande parte ao uso e produo de
documentos em meios digitais e no modo de usar e buscar contedos informacionais. Neste
sentido, prticas de indexao podem contribuir e facilitar o acesso s informaes orgnicas.
Trabalha-se com a representao arquivstica como uma base para abordagem de duas
funes arquivsticas: a classificao e a descrio. Compreendendo-as como parte de um
processo de representao no ambiente de arquivos discute-se o percurso histrico destas
funes a fim de aproxim-las da representao e finalmente, da indexao. Este esforo visa
contribuir conceitualmente para a organizao e representao de conhecimento em
ambiente de arquivo. Chegou-se a delimitao de pontos de contato entre a indexao e a
Arquivstica como esse processo difere-se daquele que ocorre no mbito de outras
instituies documentais, na medida em que o contexto a partcula bsica para a
organizao de arquivos. Concluiu-se que a indexao pode sim auxiliar metodologicamente
a Arquivstica na construo dos descritores e planos de classificao.
Palavras-chave: Classificao. Descrio. Representao Arquivstica. Indexao.
Organizao do Conhecimento.


Abstract
The Archival Science has experienced a series of theoretical and conceptual changes over the
past two decades, these changes were due largely to the use and production of documents in
digital media and in the way we use and seek informational content. In this sense, indexing
practices can contribute and facilitate access to organic information. We works with archival
science representation as an approach basis for two major archival functions: classification
and description. Understanding them as part of a representation process in the record
environment we discusses the historical background of these functions in order to bring
them closer to representation and finally to the indexing practice. This effort aims to
contribute conceptually to the organization and representation archival knowledge. We
were reached demarcation points between archival science and indexing such process
differs from that which occurs within other documental institutions, to the extent that the
context is the basic particle for organizing records. We concluded that indexing could indeed
help methodologically the archival science in the construction of descriptors and
classification schemes.
Keywords: Classification. Archival Description. Archival Representation. Indexing.
Knowledge Organization.
v. 21, n. 46, 2016
p. 33-44
ISSN 1518-2924 Esta obra est licenciada sob uma Licena Creative Commons.

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1 INTRODUO

As metodologias de tratamento documental na Arquivstica passaram por
uma srie de mudanas nos ltimos 20 anos. Essas modificaes possuram como
fator determinante o uso massivo no ambiente institucional de tecnologias de
informao e a produo eletrnica de documentos.
No contexto atual a produo de documentos de arquivo encontra-se em
uma situao hbrida na qual documentos em papel so produzidos
concomitantemente a documentos digitais e vice versa.
A indexao enquanto parte de um processo de representao do contedo
documental ainda pouco utilizada no contexto terico-metodolgico dos arquivos
e da Arquivstica e seu uso muitas vezes ocorre de forma improvisada e
incongruente.
Contudo, os processos de indexao podem auxiliar no processo de anlise e
sntese que ocorre ao longo da descrio e representao de arquivos ou mesmo na
definio de sries e identificao de conjuntos documentais no mbito da
classificao que incide inclusive, nos documentos produzidos em ambientes
abertos e digitais.
Neste sentido, este artigo busca traar um panorama terico dos possveis
pontos de contato entre a indexao e a Arquivstica, e como o processo de
indexao reflete metodologicamente na representao arquivstica como conceitua
Yekel (2003).
Assim, trata-se de uma reflexo em primeira instncia terica na medida em
que estuda a representao arquivstica em relao indexao e sua aplicao na
realidade dos arquivos, e em um segundo momento utiliza-se do referencial terico
construdo a partir dessa correlao no contexto da descrio e classificao de
arquivos. Construindo um arcabouo terico-conceitual, correlacionado essas reas
visando uma aproximao com a Cincia da Informao e Organizao da
informao de forma efetiva.
Chegou-se a resultados interessantes a respeito da construo de ndices no
caso da descrio de arquivos e na nomeao das sries no mbito da classificao.
Assim, o problema de pesquisa partiu de uma necessidade de buscar
sistematizar e identificar o uso da indexao no mbito da organizao do
conhecimento arquivstico e como pode ser aplicada a indexao na prtica
arquivstica.
A hiptese de que o processo de indexao pode ser aplicado realidade
dos arquivos e auxiliar em atividades cruciais ao acesso informao arquivstica.
Deste modo, objetivou-se por meio do quadro terico-metodolgico
construdo a partir da representao de arquivos como ocorre e como se aplica a
indexao em arquivos, visando assim sintetizar e sistematizar o seu uso, uma vez
que, trata-se de uma temtica pouco explorada no mbito da Arquivstica e da
organizao do conhecimento.
Assim, chegou-se a delimitao de pontos de contato entre a indexao e a
Arquivstica, e como esse processo difere-se daquele que ocorre no mbito de outras
instituies documentais.
Concluiu-se que a indexao pode sim auxiliar metodologicamente a
Arquivstica enquanto parte do processo de representao no mbito dos arquivos.


2 REPRESENTAO EM ARQUIVOS: DESCRIO E CLASSIFICAO ENQUANTO
UM PROCESSO DE REPRESENTAO

Historicamente os processos de classificao e descrio de arquivos ainda
tidos como fundamentais e os primeiros a serem efetivamente conceituados na

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prtica dos arquivos, no eram compreendidos enquanto um processo. Isso passa a
mudar ao longo da dcada de 1980 e 1990 com o incio da integrao entre as
atividades de organizao de arquivos e de um processo de maior
institucionalizao da rea. (BARROS, 2014; BARROS, MORAES, 2013)
Porm, na teoria arquivstica, s recentemente ambas as atividades
comearam a serem vistas como um processo nico e contnuo de anlise e sntese
da informao contida nos arquivos, ou seja, o processo compreendido aqui como a
representao orgnico-contextual.
Descreve-se ao longo desta seo o percurso histrico da classificao e
descrio arquivstica, visando demarcar o espao de atuao do processo de
representao em arquivos.

2.1 Classificao: A atividade limite do mbito dos arquivos
Classificao na realidade dos arquivos considerada uma atividade
limtrofe na medida em que constri uma ponte entre as atividades de gesto e as
atividades de acesso e preservao documental.
A classificao, assim como a descrio foram as primeiras atividades a
serem, de algum modo, conceituadas na teoria e prtica arquivstica desenvolvidas a
partir do sculo XIX, como foi sinalizado anteriormente.
Os princpios bsicos da provenincia e ordem original iro estabelecer-se
desde o final do sculo XIX como fundamentais para a organizao dos arquivos.
No incio do sculo XX, a classificao d um pequeno salto com as
reconsideraes a respeito do tema publicadas por Hillary Jenkinson em 1922. Para
o autor, a classificao dividida em duas partes "a primeira estuda a administrao
da instituio, sua histria e organizao; a segunda divide os arquivos em classes e
suas subdivises (JENKINSON, 1922, p. 81, traduo nossa).
A classificao, enquanto teoria, desenvolve-se de maneira plena a partir da
dcada de 1960-1970 com as publicaes de Theodore R. Schellenberg, Oliver W.
Holmes, Ernest Posner, Petter Scott, dentre outros arquivistas e pesquisadores dos
Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e da Austrlia.
Ao mesmo tempo em que a disciplina avana de maneira profunda, a partir
da dcada de 1950, ocorre uma ruptura que ir perpetuar-se ao longo das dcadas
at a atualidade.
Trata-se da separao de certas atividades e conceitos determinados pela
fase em que os documentos se encontram.
Uma das instituies responsveis por esse acontecimento o Arquivo
Nacional Americano, centralizado na figura de Theodore R. Schellenberg, que
difundiu e popularizou seus mtodos, separando a classificao como uma atividade
tpica de arquivos ativos e o arranjo aos arquivos permanentes, dando incio de uma
ruptura sistemtica na disciplina.
Observe-se que anteriormente no existia uma diferena entre essas funes,
e o uso mais corrente era o termo arranjo para designar coisas que, para a
arquivstica americana, depois de dcada de 1950, so diferentes. Eastwood faz uma
ponderao fundamental a respeito desse problema terminolgico-conceitual:
A escolha da palavra arranjo como nome deste processo infeliz.
Denota colocar coisas de um modo aceitvel, um uma ordem
conveniente, e como arranjar livros em uma prateleira. A palavra
classificao no mais satisfatria, neste caso denota o arranjo
ou a ordenao de coisas por classes e um termo melhor
reservado na arquivstica para o processo de organizar
documentos ativos. (EASTWOOD, 2000, p. 93, traduo nossa).

A classificao por funes hoje, ao mesmo tempo, o trunfo e o simulacro
da arquivstica, no sentido de que para alguns autores por esse olhar que se define

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a atividade como, por exemplo, para Shepherd e Yeo (2003, p. 44, traduo nossa):
"Esquemas de classificao so baseados na anlise das funes, processos e
atividades".
A classificao uma atividade gerencial e de planejamento no s para os
arquivos, mas para as administraes que geraram os documentos. Assim, a
construo do plano de classificao deve contemplar as relaes entre os
documentos, mas no s essas, tambm, as relaes entre os documentos e as
pessoas, assim, o sistema de classificao se tornaria uma ferramenta til e
facilitadora da descrio e avaliao dos documentos.
Assim, a classificao funciona como a base para todos os processos de
organizao de arquivos e evidentemente para a representao do conhecimento
arquivstico.
Compreendendo a classificao arquivstica como parte de um processo de
representao de arquivos significa ento, que o plano de classificao desenvolvido
ir servir de base para a construo de ndices e vocabulrios controlados e
efetivamente auxiliar na descrio de documentos.
Portanto, a elaborao dos indexadores est condicionada a construo do
plano de classificao funcional estabelecendo-se na relao contexto-contedo, ou
seja, a indexao em relao a classificao dependeria dos descritores construdos
a partir do estudo do rgo produtor de documentos.

2.2 Descrio Arquivstica: representao e acesso
A palavra descrio originada do termo latino descriptio, originado do
termo describere, que significa transcrever, copiar, narrar, definir, distribuir, colocar
em classes, escrever sobre. Portanto, o termo descrio arquivstica significa,
literalmente, escrever sobre o material arquivstico e abarca as ideias de
representao, identificao e organizao.
Essa atividade de descrever sobre os documentos de arquivo esteve
presente desde os tempos mais remotos, e seus objetivos mudaram com o passar do
tempo especialmente aps a revoluo francesa (BARROS; TOGNOLI, 2015).
Na Antiguidade, por exemplo, repertrios de documentos eram construdos
em tbuas de argila, e serviam para impedir a consulta direta aos documentos e
manter o contedo dos documentos em caso de deslocamento repentino ou em caso
de guerra ou fogo. Neste caso, o ato de descrever estava ligado preservao dos
registros, claro que neste momento no est se falando em arquivos na perspectiva
moderna, nem mesmo nos documentos que hoje so compreendidos como
arquivsticos, mas o que importante destacar que existe, desde o incio da
civilizao humana uma necessidade de sintetizar e representar documentos a fim
de preserva-los e recuper-los.
Na Idade Mdia, inventrios eram compilados com o objetivo de fornecer
provas da existncia de documentos; ou armazenar o material preservado para os
sucessores custodiadores. Aqui, alm de preservar os documentos, a descrio tinha
um objetivo jurdico, pois fornecia prova da existncia dos documentos, e
administrativo, uma vez que possibilitava ao custodiador dos documentos para
manter o controle sobre os fundos e facilitar a recuperao da informao para fins
de valor primrio).
Essa interpretao, evidentemente, calcada e fundamentada na perspectiva
moderna do que vem a ser a descrio o papel dos arquivos na sociedade. Porm,
novamente, sinaliza a importncia e relevncia do tema ao longo do tempo.
Apesar de o ato de descrever documentos exista desde a Antiguidade, o
termo descrio arquivstica e sua juno classificao, enquanto duas atividades
integradas datam do sculo XX, fruto do movimento historiogrfico e cientfico da
poca que passam a entender o documento de arquivo como testemunho para os
estudos do passado relacionado fundamentalmente com os documentos medievais.

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 Durante esse perodo, mais um objetivo adicionado atividade de
descrever: fornecer acesso aos documentos. Com a abertura dos arquivos ao cidado,
depois da Revoluo Francesa, percebe-se que mais pessoas alm do criador e de
alguns estudiosos acadmicos, comeam a usar o material arquivstico. Logo, faz-se
necessrio uma adaptao e redirecionamento da atividade de descrio, como
destaca Duranti (1993, p.50)
[...] a descrio vem perdendo progressivamente seus objetivos de
prestar contas dos fundos da instituio arquivstica, facilitando a
recuperao fsica de documentos e fornecendo acesso
informao. Esses objetivos so agora preenchidos pela
compilao de registros de acesso, listas de localizao, ndices e
todos os tipos de instrumentos de recuperao. O principal
objetivo de escrever sobre os documentos destacar as relaes
contextuais e de provenincia.

Portanto, a partir do sculo XX, a descrio comea a se preocupar menos
com a criao de simples instrumentos de pesquisa e substitutos dos documentos, e
passa a focar na relao do documento com seu contexto, trabalhando em paralelo
com a classificao.
Pode-se dizer, ento, que descrever um processo que permite ao arquivista
representar no sentido mais denotativo do termo todo o conhecimento que
mantido em seu arquivo.
Portanto, a descrio visa explicar os documentos, serve para tornar possvel
a compreenso do acervo/fundo arquivstico, sua origem, seu contexto e
provenincia, seu mtodo de arquivamento, sua forma e contedo, a relao com
outros documentos, e a forma de como encontrar a informao que se procura.
Objetivando, portanto, controlar, recuperar e fornecer acesso aos documentos.
Para Rodrigues (2003, p.217) a descrio uma funo-chave no que diz
respeito representao das informaes arquivsticas e na possibilidade de acesso
a elas.
Esta representao vai alm do documento, perpassando suas funes e
seus rgos produtores. Neste sentido, o princpio de respeito aos fundos exerce,
mais uma vez, um papel central no estabelecimento dos nveis que sero descritos.
Uma das preocupaes maiores em relao descrio relaciona-se com a
terminologia empregada nos diferentes instrumentos de pesquisa, que podem ser
agrupados em trs grandes conjuntos: guias, inventrios e catlogos.
A existncia destes trs tipos de instrumentos no significa que haja uma
uniformidade terminolgica em relao a eles, prpria tarefa de descrio, ou
mesmo s unidades e agrupamentos a serem descritos.
Assim, existir, ao longo da dcada de 1980, a necessidade de
reconhecimento e delimitao dos tipos, bem como das prioridades na elaborao
dos instrumentos de pesquisa.
Nesse esforo delimitador, uma das autoras mais citadas Heredia Herrera,
que, desde o incio dos anos 1980, procura delimitar e diferenciar os vrios tipos de
instrumentos de pesquisa. Pode-se compreend-los do seguinte modo:
1. Guia: uma viso panormica e genrica dos fundos e
grupos documentais de um conjunto de arquivos, relacionados a
um denominador comum, um arquivo ou uma seo ou uma srie,
acompanha tudo que pode iluminar seu valor e seu sentido
(HEREDIA HERRERA, 1982, p.25-26). H ainda dois tipos de guias
complementares: os guias gerais e o guia especial. Os guias gerais,
como o prprio nome diz, so mais genricos e descrevem a
instituio Arquivstica como um todo; j o guia especial se
relaciona mais com os fundos documentais do que com arquivo
em si.

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 2. Inventrio: um instrumento de controle e de orientao
para o investigador. Os elementos fundamentais que um
inventrio deve conter so nome dado e formato do fundo (livro,
pasta), entrada descritiva (tipolgica e tradio documental, autor,
destinatrio, assunto se possvel) e datas limites (HEREDIA
HERRERA, 1982, p.30-31).
3. Catlogo: o objeto da descrio dever ser a pea
documental, entendido como o documento solto, considerando
documento principal (carta, escritura, testamento, escritura de
venda) e a unidade Arquivstica ao qual se relaciona (HEREDIA
HERRERA, 1982, p.78). O catlogo deve conter todos os dados
fundamentais para identificao do documento: dados externos,
assinaturas, autor, assunto, podendo ser cronolgico e alfabtico.
4. Instrumentos auxiliares de descrio: podemos destacar os
ndices, tesauros e indexaes relacionados linguagem
documental, concebidos como instrumentos facilitadores e
especializados dentro do universo dos arquivos (HEREDIA
HERRERA, 1995).

Durante a dcada de 1980, surge uma pluralidade de interpretaes e
diferenas em relao aos tipos de instrumentos, mesmo que trs conjuntos
permaneam como base para a elaborao. A prpria nomeao dos diferentes
instrumentos causa confuso, como percebidos nos seguintes agrupamentos:
1. Os guias. Dos quais se diferenciam: o guia-censo, guia de
fontes, guia orgnico e guia de arquivos.
2. Os inventrios. Dos quais se diferenciam o inventrio
analtico e o inventrio sumrio
3. Os catlogos. Dos quais se diferenciam o catlogo de
documentos e o catlogo de expedientes (CRUZ MUNDET, 2001,
p.272-296, traduo nossa).

A multiplicidade de tipos de instrumentos dificulta no s sua elaborao,
mas tambm o acesso aos documentos, uma vez que o usurrio necessita de
conhecimento prvio e os tipos de instrumentos diferenciam-se de instituio para
instituio.
Baseando-se nesses dois autores, pode-se dizer que, privilegiam-se os guias,
os inventrios e os catlogos.
Os instrumentos mais importantes, nessa perceptiva, so os gerais e no os
especficos, uma vez que as relaes entre os documentos no ambiente arquivstico
acontecem por meio do contexto.
A grande diferena ocorre quando se pensa na falta de parmetro nos
instrumentos auxiliares, com seu uso mudando ou no de instituio para
instituio.
Existir a partir da dcada de 1980, um impulso por parte da comunidade
Arquivstica que levar a normalizao da descrio. Especialmente no Canad,
Reino Unido e Estados Unidos, a promulgao de alguma norma de descrio
ocorrer ao longo da dcada de 1980 nos pases destacados acima e ao longo da
dcada de 1990 ocorre a formulao das normas do Conselho Internacional de
Arquivos (ICA, em ingls).
Complementando e correlacionando a descrio representao,
compreende-se a funo da seguinte maneira:
A descrio a anlise realizada por um arquivista sobre os fundos e os
documentos de arquivo agrupados natural ou artificialmente, a fim de sintetizar e
condensar a informao nos contedos para os interessados. [...] A descrio a
ponte de comunicao entre os documentos e os usurios. Na cabea da ponte, est
o arquivista, que realiza uma tarefa de anlise que supe identificao, leitura,

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resumo e indicao, transmitindo ao usurio para que este inicie a recuperao em
sentido inverso a partir dos ndices (HEREDIA HERRERA, 1995, p. 300, traduo
nossa).
Com a analogia da descrio funcionando como uma ponte com usurios
coloca-se a descrio como um processo fundamental para a recuperao dos
documentos arquivsticos, visando ao uso. Esta atividade , portanto, de sntese e
aproxima o trabalho arquivstico dos usurios de arquivo.
A primeira reunio formal para discusso dos princpios de descrio,
buscando estabelecer parmetros que visam normalizao, aconteceu em 1992,
com a publicao pelo ICA e por outros membros participantes dentre eles,
Espanha, Canad e Brasil do documento intitulado Statament of principles
regarding archival description. Nesse documento, estabelece-se o esqueleto do que
seria a descrio multinvel proposta pelo ICA, baseado nas normas nacionais do
Reino Unido e do Canad.
Em 1994, surgiu a primeira verso da norma de descrio publicada pelo
ICA: a ISAD(G). A partir desse momento, inicia-se a difuso do uso desta norma
como parmetro para a descrio, abrindo precedente para reviso das prticas em
descrio em uma srie de pases dentre os quais se inclui uma srie de pases na
Amrica Latina e Europa, levando produo, na dcada seguinte, de verses
nacionais da norma e de uma grande reviso dos instrumentos de pesquisa
produzidos at ento.
A partir da primeira verso, uma srie de outras normas surge ao longo dos
anos 1990 e 2000, at que, em 2007, inicia-se a formulao de uma norma nacional
de descrio Arquivstica na Espanha, com a criao da Comisin de Normas
Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA), trata-se do projeto Norma Espaola
de Descripcion Archivistica (NEDA).
Esta se encontra na primeira verso e busca esquematizar, para a realidade
espanhola, os campos j definidos pela ISAD(G).
A primeira verso da norma de 2005 e, nos ltimos trs anos, tem sido
revista, comprovveis alteraes em 2014-2015, com a verso final do Modelo
Conceptual de Descripcin Archivstica y Requisitos de Datos Bsicos de las
Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones , que nada mais do
que a verso nacional das normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) (COMISION DE NORMAS
ESPANOLAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA, 2011).
O mesmo ocorreu em outros pases da Amrica Latina, porm, as normas
no so exatamente novas normas foram efetuados adaptaes de forma localizada,
exemplo da prpria realidade brasileira com a NOBRADE (Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica), mudanas profundamente pontuais e reducionistas.
As mudanas ocorridas no incio do sculo XIX demarcaram o aparecimento
dos arquivos modernos. A influncia francesa perpetua-se ao longo do sculo XIX,
com o aparecimento de estabelecimentos visando o ensino de prticas voltadas
organizao de arquivos incidindo diretamente no perfil dos arquivistas, para alm
daquela poca.
Proliferam-se, ao longo dos anos 1980 e 1990, manuais e obras voltadas para
a discusso dos parmetros metodolgicos e cientficos da Arquivstica, endossando
a acepo de que a Arquivstica, por sua condio de existncia, estabelece-se de
forma tecnicista e voltada para questes eminentemente histrico-culturais.
Assim, a descrio arquivstica apoia as questes metodolgicas e tcnicas,
em detrimento de questes conceituais e epistemolgicas, ainda que produza mais
recentemente textos voltados para a discusso de teorias.
A compreenso da descrio e classificao enquanto atividades conjuntas
possibilita a existncia de relaes interdisciplinares entre a Arquivstica e a
Organizao do Conhecimento, possibilitando a primeira abordagens terico
metodolgicas constituindo um novo momento para a organizao de arquivos e

39
neste universo apropriar-se de metodologias de tratamento, como aquelas
presentes nos processos de indexao.
Assim, as tcnicas de organizao e acesso a documentos de arquivo ao
longo do tempo foram se refinando e se modificando, neste sentido, a aproximao
entre a indexao e a representao em arquivos mais um passo ao melhor acesso
informao orgnica produzida pelas instituies publicas e privadas.
Na seo a seguir discute-se princpios da indexao em arquivos e as
relaes entre a representao arquivstica e a indexao.


3 INDEXAO E REPRESENTAO DE ARQUIVOS

A indexao um processo que visa recuperao de contedos contida em
um documento, por meio de termos (conceitos, termos, palavras-chave).
Buscando a construo de mapas conceituais, vocabulrios controlados,
ndices, tesauros, uma gama ampla de ferramentas que visam representar os
documentos, na parte e no todo.
Os conceitos so extrados do texto original ou so selecionados a partir de
uma linguagem documentria. Esse processo se d por meio de representaes do
contedo encontrado nesses documentos e de uma linguagem documental, cuja
produo resulta em resumos, ndices de assuntos.
evidente na bibliografia em indexao que o processo ainda permanece
bastante subjetivo, ainda que o tema seja estudado com profundidade por uma srie
de pesquisadores como, Fujita (2003), Redgolo e Fujita (2009), Chamuier (1988),
Guimares (2003), dentre outros, ainda assim, constitui-se de um processo
intelectual humano, de leitura, interpretao e anlise, definindo o que ser
indexado, ou seja, representando uma tomada de deciso, envolvendo inclusive, o
contexto para o qual o documento est sendo indexado.
Assim como a descrio e classificao em arquivos, o processo de
documentar e representar contedos latente e presente em nas civilizaes
humanas que desenvolveram a escrita, porm, no sculo XIX que se inicia o
percurso de desenvolvimento da indexao enquanto uma funo foram
encontradas formas de representao condensada que davam acesso aos contedos
dos documentos, [em perodos anteriores] at o grande desenvolvimento da
indexao que se d ao final do sculo XIX com o aumento de publicaes peridicas
e da literatura tcnico cientfica de modo geral (FUJITA, RUBI, BOCCATO, 2009 p. 22,
comentrio nosso).
A indexao ser impulsionada no incio do sculo XX com os trabalhos de
Paul Otlet e Henri de La Fontaine. Anos mais tarde os trabalhos de Sussane Briet
tambm foram importantes para a documentao, a Cincia da Informao e
evidentemente a indexao (DAY, 2001).
Passos foram dados a partir da documentao e da Cincia da Informao,
criando-se em 1985 pela International Standardization for Organization (ISO), sob
nmero 5.963, com o ttulo Documentation methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms a primeira norma de
descrio (FUJITA, RUBI, BOCCATO, 2009).
A norma foi evidentemente traduzida e passou a ser utilizada em uma srie
de pases, incluindo pases do eixo ibero-americano.
O conceito de indexao pode ser evidenciado como a indexao a parte
mais importante da anlise documentria. Consequentemente ela que condiciona o
valor de um sistema documentrio (CHAUMIER, 1988, p. 63).
Alguns termos tambm aparecem na literatura relacionados indexao,
como a catalogao de assuntos dentre outros, porm, uma vez que no so objeto
deste trabalho ficaremos com a definio de que, a indexao um processo

40
complexo que visa extrair termos de um determinado documento e de um
determinado contexto.
Ora, a descrio e a classificao arquivsticas, descritas no tpico anterior
so ao seu modo e respeitando a provenincia e o contexto de produo documental,
funes que visam sintetizar e extrair informaes dos documentos produzidos no
contexto organizacional.
Neste sentido, possvel ento compreender a indexao com uma fase do
processo de representao arquivstica.
Identificando e selecionando-se conceitos e seus contedos visando
corresponder a uma necessidade de um determinado grupo de usurios.

O processo de representao arquivstica funcionaria deste modo:


Classifica
o Descrio
Indexao


Figura 1: Processo de Representao nos arquivos
Fonte: Dados da pesquisa (2016).

A classificao sendo uma atividade limite e baseada no conceito de
provenincia e no contexto de produo documental serviria como fundamento para
todo o processo de representao.
Aps a concluso e elaborao do plano de classificao entraramos na fase
de descrio, respeitando o fundo e a estrutura classificatria do mesmo, seria
decomposto do nvel mais alto para o nvel mais baixo da estrutura do rgo
produtor.
Concludo o processo de descrio entraramos no processo de indexao,
que seria baseado no plano de classificao e da descrio multinvel promulgada
pelas normas de descrio, se retiraria termos representativos, relacionados ao
contexto de produo documental e possivelmente para alm dele.
Neste processo os movimentos de anlise e sntese, descritos no mbito da
indexao e da anlise documentaria ocorreriam de forma simultnea, do nvel mais
geral para o nvel mais especfico.
A indexao no mbito dos arquivos poderia ocorrer por meio da elaborao
de ndices e posteriormente de vocabulrios controlados. Tais ferramentas visam
auxiliar o arquivista no acesso aos documentos.
As normas de descrio arquivstica citadas anteriormente, estabelecem de
forma geral que a indexao pode sim ocorrer no mbito dos arquivos, porm no
estabelece uma regra geral nem um processo.
Visamos com este artigo, sem esgotar o tema, evidentemente, mas iniciar a
discusso, fundamental e necessria na atual conjuntura da Arquivstica e tambm
aproxim-la das prticas e teorias advindas da organizao do conhecimento, da
indexao e da Cincia da Informao.
perceptvel ao longo da trajetria descrita que o processo de
representao em arquivos interdisciplinar na medida em que a Arquivstica
apoia-se em seus princpios e em teorias de outras reas para a preservao e
acesso dos documentos Arquivsticos.

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4 CONSIDERAES FINAIS

A Arquivstica possui um desenvolvimento terico recente no que se refere a
suas bases conceituais e seu desenvolvimento metodolgico. Buscou-se apresentar
aspectos integradores da teoria Arquivstica, passveis de relaes com a
organizao do conhecimento visando uma apropriao por parte de ambas as reas,
uma vez que, os arquivos tornam-se um espao de aplicao de metodologias da
organizao do conhecimento e a Arquivstica ganha um novo espao para discusso
de seus preceitos histrico-conceituais.
Apresentou-se o histrico de desenvolvimento da descrio e da
classificao e estabeleceu-se uma relao entre elas, sinalizando um possvel
processo de representao.
A partir deste processo de representao aproximou-se teoricamente da
indexao buscando apropria-la na realidade de organizao de arquivos
teoricamente, uma vez que, at o presente momento essa aproximao s ocorre em
algumas situaes e de forma profundamente pulverizada.
As reas envolvidas s tm a ganhar com relaes desta natureza e estudos
como este, devem correr com mais frequncia e profundidade visando um aumento
dos aparatos metodolgicos neste universo.
Evidentemente, so necessrios mais estudos voltados ao tema, uma vez que
o tema no foi esgotado e sim apresentado como uma possiblidade para o campo.
Este trabalho parte da pesquisa que tem se desenvolvido no mbito do grupo de
pesquisa Representao em Arquivos e Bibliotecas da Universidade ... e sinaliza a
aplicabilidade da indexao e da representao no mbito dos arquivos e da
Arquivstica e visa estabelecer-se como um dos textos iniciais nesta temtica.


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Editores do artigo: Adilson Luiz Pinto e Rafaela Paula Schmitz

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