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CAPITULO 3

EL BANCO DE DATOS DE MANTENIMIENTO

Parte b

3.5. Orden de Trabajo

La fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas por el personal de ejec ucin de mantenimiento, debe incluir
el tipo de actividad, su prioridad, falla o el defecto encontrado y cmo fue reparado, duracin, los recursos humanos y
materiales utilizados, y otros datos que permitan evaluar la eficiencia de la actuacin del mantenimiento y sus
implicaciones con costos y programacin.

Las Ordenes de Trabajo (OT) son especficas para cada empresa, en funcin de la actividad, organizacin, cantidad y
tipos de mano de obra y equipos que posee etc., sin embargo, existe una serie de datos comunes en cualquier ramo
industrial o de servicios, que deben estar presentes en este instrumento de informacin, como: el nmero consecutivo, el
tipo de la actividad de mantenimiento, la prioridad, los registros de historial, si los instrumentos de supervisin actuaron
correctamente o no, si la inte rvencin perjudic la produccin, el perodo de indisponibilidad del equipo y la duracin real
del mantenimiento.

En los antiguos modelos de OT usadas en el sistema manual, eran presentados en la parte superior: los datos de
identificacin del equipo y del problema, en la parte media: los datos de planificacin, y en la parte inferior: los de
ejecucin del mantenimiento, subdivididos en dos partes: datos para "Gestin del Equipo" (sumario del servicio ejecutado
y comentarios sobre el problema) y para "Gestin de Mano de Obra" (horas -hombre consideradas y utilizadas) - Figura
26.

Figura 26 - Modelo Solicitud de trabajo para control manual

Los modelos de Orden de Trabajo que siguieron, tenan con relacin con al anterior, la novedad de la inclusin de las
columnas codificadas de "Problema Encontrado", precursor del actual "Cdigo de Ocurrencias". En la parte inferior de
ese cuadro existan enumeradas, un conjunto de posibles ocurrencias en los equipos relacionados en la referida
columna, para que el ejecutante pusiera los nmeros que correspondan a las ocurrencias, en el cuadro correspondiente
a la interseccin de la lnea de la "localizacin" con la columna del grado de "severidad", cuyos significados eran
presentados al lado de los tipos de ocurrencias.

El modelo siguiente, en la evolucin de las OT, fue utilizado durante la fase de transicin del sistema de control manual
para el automatizado y, por esta razn, apenas la ltima seccin corresponde a la: identificacin del equipo, la duracin
del mantenimiento, prdida de produccin, utilizacin de mano de obra y costos, eran proc esadas, no dando el mismo
tratamiento a los datos del historial de ocurrencias, que eran transcriptos en lneas continuas en la primera y la tercera
seccin. El formulario era proyectado para producir una tarjeta agujereada (o equivalente), pues posea 80 caracteres
para procesamiento, siendo los cuatro primeros reservados para la identificacin del documento.

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La orden de trabajo siguiente en el proceso evolutivo, fue desarrollada para el sistema de control automatizado, con la
produccin de una tarjeta agujereada. Presentaba como novedad con relacin a la anterior, el registro del "Cdigo de
Servicio" con 4 caracteres, siendo el primero destinado a la Ocurrencia (O), que indicaba el origen de la necesidad de la
intervencin en el equipo, el segundo para la Accin (A), que indicaba lo que haba sido realizado por el equipo de
mantenimiento y los dos ltimos para el Complemento (CPL) de esa accin. La mejor terminologa para este c digo
sera: "Cdigo de Ocurrencia", que servira para indicar intervenciones debido a Fallas o Defectos, pudiendo tambin
utilizarse el trmino "Cdigo de Defecto" con el mismo objetivo.

La evolucin del modelo de orden de trabajo, utilizada en el sistema automatizado de control del mantenimiento,
generaba dos tarjetas perforadas y presentaba, con relacin a la anterior, las siguientes particularidades:

Un campo asociado al nmero consecutivo para correlacionar a dos o ms rdenes de trabajo, cuando la
ejecucin de las actividades exceda el perodo mnimo de procesamiento de los informes de gestin, que es
definido como "horizonte";
El cdigo de mantenimiento compuesto por el cdigo del equipo asociado al componente, actividad y sector;
La semana y el motivo de la reprogramacin, para permitir la replanificacin manual, en caso de algn
impedimento;
La indicacin de la actuacin de supervisin automtica;
El cdigo de ocurrencia compuesto por cuatro "clulas", o sea: la Causa: que indicaba la razn de la ocurrencia
(falla o defecto) en el equipo; el Efecto: que indicaba como la falla o el defecto eran constatados; la Accin: que
indicaba el verbo asociado al servicio ejecutado y el Complemento: que completaba el mensaje de la accin;
La "espera" que indicaba la cantidad de horas-hombre que qued inactiva, durante el desarrollo de la actividad
de mantenimiento, debido normalmente, a una falla de la planeacin. Ese campo estaba asociado al cdigo del
motivo que llevaba a esos horas-hombre a la interrupcin de sus servicios.

En el inicio de la dcada de 1970, surgi el proyecto BOZZ-ALLEN & HAMILTON que present como singularidad, la
omisin de la recoleccin de informacin de la mano de obra en el cuerpo de la orden de trabajo; siendo estas
informaciones rec ogidas, a travs de un documento complementario llamado Tarjeta de Tiempo, con forma y tamao
similar a la tarjeta horaria, pero con caractersticas diferentes, ya que serva para que cada ejecutante indicase, en cada
servicio que reciba, el da, la hora y el minuto en que iniciaba y terminaba, identificando el nmero de la Orden de
Trabajo - Figura 27.

La parte posterior de esta tarjeta contiene los cdigos de servicio, espera y ausencia para indicarlos, en la columna
respectiva la actividad ejercida, durante cada perodo de su jornada. A cualquier momento, siempre que se complete una
tarjeta, el ejec utante debe sustituirla por una nueva para asegurar la continuidad de los regis tros.

Como recomendacin, para evitar celos de fiscalizacin individual a los ejecutantes del mantenimiento y, en
consecuencia, el sabotaje de los registros, la Tarjeta de Tiempo, debe ser impersonal e individual para cada ejecutante
de mantenimiento, o sea, identificar apenas el cargo y no el nombre de la persona.

Como variante de la Tarjeta de Tiempo, puede ser utilizada la Tarjeta de Material, cuya responsabilidad de compilacin
es del encargado del depsito, que relaciona el material suministrado al respectivo consecutivo de la Orden de Trabajo
en la tarjeta -Figura 28

Para implementar tanto la Tarjeta de Tiempo, como la Tarjeta de Material, debe realizarse un trabajo de orientacin y
bsqueda junto a los ejecutantes, en lo referente a la compilacin, para evitar que los datos dejen de ser registrados o lo
sean de manera equivocada, involuntariamente o a propsito.

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Una innovacin importante, en el sistema de recoleccin de datos en el control automatizado de mantenimiento, fue la
emisin, a travs de la propia computadora, de las rdenes de trabajo parcialmente llenadas, a partir de datos
provenientes del Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo, enfatizando en la reduccin de las actividades
burocrticas de los ejecutantes de mantenimiento - Figura 29.

Figura 29 - Modelo de orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitida por computadora en formulario continuo.

Con la implantacin de la orden de trabajo para mantenimientos preventivos, emitida a travs de la computadora, surgi
tambin la idea de utilizar la mquina para reprogramar actividades que no fuesen ejecutadas dentro de un plazo
aceptable y as, permitir este trabajo de reprogramacin automatizada, fue fortalecido el concepto de Clase.

Durante el desarrollo del proyecto, se determina para cada actividad, el plazo de es-pera por la computadora, para el
retorno de las rdenes de trabajo, plazo que si era excedido, acarrear el cobro del motivo de la no ejecucin, siendo
esta informacin transferida para el archivo en el banco de datos para su pos terior inscripcin en el informe de gestin
de no conformidades.

Para dar conocimiento al ejecutante sobre estas limitaciones de plazo, la computadora informa a travs de los campos
de Prxima Reprogramacin y Semana Lmite de Reprogramacin en la emisin de cada orden de trabajo.

Para reducir an ms las responsabilidades burocrticas de los ejecutantes del mantenimiento y asegurar que los
servicios programados, sean realizados de acuerdo con un estndar preestablecido, la orden de trabajo emitida por la
computadora, puede contener tambin, las Instrucciones de Mantenimiento ya impresas.

Sin embargo, es necesario que estas instrucciones sean redactadas de forma concisa, para evitar la proliferacin de
estos documentos. Como sugerencia, es rec omendable que sea limitado a treinta, el nmero de lneas para cada
actividad program ada en cada componente.

En los Sistemas donde se utiliza, para la emisin de la orden de trabajo para actividades programadas a la computadora,
es necesario desarrollar otro modelo de or-den de trabajo, para permitir la anotacin de datos de actividades no
programadas.

Para estandarizar los registros de "Descripcin" y "Servicio Ejecutado", adems de reducir el nmero de registros del
banco de datos del historial y consecuentemente, el tiempo de bsqueda, echo importante en el caso de la utilizacin de
computadoras personales de menor performance en el proceso, es recomendable la utilizacin del "Cdigo de
Ocurrencias" citado anteriormente, que traer como ventaja adicional, la posibilidad de bsqueda en el historial de una
ocurrencia especfica o de cualquiera de los elementos que compongan este cdigo - Figura 30.

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Puede observarse tambin, en este modelo de OT, la inclusin de campos para la anotacin, por parte del usuario de los
servicios de mantenimiento (llamado "clien-te"), de la evaluacin del trabajo ejecutado a travs de las opciones:
"plenamente ejec utado", "provisionalmente ejecutado", "reservicio" y "no atendido", como un factor de medicin de la
calidad de los servicios del mantenimiento. Este tipo de registro, que posibilitar la evaluacin de la gestin de
mantenimiento respecto a las necesidades de produccin, puede ser incluido tambin en las rdenes de trabajo de
actividades programadas.

En los modelos de las rdenes de trabajo de actividades programadas y no programadas ilustrados, se puede observar
la existencia de un cdigo de barras que puede ser emitido por la computadora, para facilitar la lectura en sistemas
integrados (por ejemplo: para que el encargado del depsito asocie el material a emplear al nmero de la OT).

Para evitar, la utilizacin de uno de los modelos presentados en las Figuras 29 y 30, en el registro de actividades que no
exigen detalle, o para el registro de mantenimie ntos en equipos que no afectan al proceso productivo (Clase C), o aun,
para hacer referencia a actividades diferentes del mantenimiento, que ocupan mano de obra del personal de
mantenimiento, puede ser utilizado un formulario comn, la Orden de Trabajo de Ruta, u Orden de Trabajo Colectivo u
Orden de Trabajo para Actividades Diversas, como el modelo ilustrado en la Figura 31, donde en cada lnea es he-cho el
registro de cada servicio, teniendo para cada uno, apenas el registro del inicio y final de la actividad, para el clculo por
computadora, de la duracin de la actividad.

Figura 31 - Orden de Trabajo de actividades diversas o colectiva o "de ruta"

Una vez que este formulario tiene un "horizonte" mensual, para permitir que sus datos sean procesados y formen parte
de los informes de gestin de costos y mano de obra; puede recibir un nmero de identificacin consecutivo mensual,
que servir como referencia para su registro, en las Tarjetas de Tiempo de los ejecutantes, para el clculo de los horas -
hombre empleados en este tipo de actividades.

En caso que los usuarios deseen desagregar, la ocupacin de mano de obra en mantenimiento (para los equipos Clase
C) de los dems (Servicios de Apoyo), pueden ser utilizadas dos Ordenes de Trabajo de Actividades Diversas con
nmeros diferentes, una para cada fin. Esta observacin tambin es vlida, en el caso de los usuarios que deseen
conocer la ocupacin de mano de obra en un determinado tipo de Servicio de Apoyo como "transito", o "capacitacin
interna" etc.

3.6. Mano de obra disponible

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Se entiende, como mano de obra disponible de un rgano de ejecucin del mantenimiento, el resultado de las horas-
hombre efectivas, o sea, el producto del nmero de empleados de ese rgano por el nmero de horas trabajadas
(normales y extras), menos el nmero de horas-hombre no presentes por motivo de vacaciones, enferm edad, servicio en
otras unidades de la empresa, capacitacin externa, accidente o cualquier otro motivo autorizado o no, que haya
provocado la ausencia del personal.

Para la recoleccin de datos de disponibilidad de personal, para la ejecucin del mantenimiento propio y de refuerzo en
otras reas de la empresa o de contratistas, es necesario el desarrollo de un formulario, que debe ser completado por el
rgano administrativo de cada unidad de produccin, a partir de los registros de las tarjetas horarias u otro sistema de
control de horario adoptado en la empresa. En el caso de que este rgano, disponga de un sistema especfico, para el
registro de estos datos y que el sistema est correlacionado con el de mantenimiento, estos pueden ser transferidos
direc tamente de un sistema para otro.

3.7. Datos de Operacin

Para permitir el procesamiento de informacin relativa a los informes de gestin de equipos y costos (facturacin
cesante), debe ser previsto el registro de los datos provenientes de operacin, que debern constar bsicamente de:
horas de funcionamiento de los equipos por perodo de control (horizonte), prdida o reduccin de la produccin debido
al mantenimiento, adems de la referencia a cada intervencin, normalmente hecha a travs de la indicacin del nmero
de la orden de trabajo - Figura 32.

Figura 32 - Modelo de formulario de datos de operacin

Estos registros, deben ser hechos por los propios operadores y, como en el caso a nterior, habiendo integracin, esta
informacin puede ser obtenida directamente de los bancos de datos de operacin.

3.8. Registro de Medicin (o Variacin de Especificaciones)

Para el registro de los valores de las mediciones efectuadas, durante el mantenimiento de los equipos prioritarios (Clase
A) y algunos secundarios (Clase B), para los cuales se juzgue conveniente acompaar las variables, para la implantacin
del Control Predictivo del Mantenimiento, se deben estandarizar mecanismos de registro especfico, cuyos valores
resultantes de medicin, sern procesados para la obtener las curvas de dejeneracin -Figura 33.

Debe aclararse que, generalmente los resultados prcticos del seguimiento de la variacin de las variables de un equipo,
con el objetivo de implantar el Anlisis de Sntomas, no son inmediatos, pudiendo en algunos casos, presentar resultados
tra s va-rios aos de seguimiento, siendo inclusive, recomendable que inicialmente sea realizada una evaluacin,
respecto a la validez del resultado en equipos que no comprometan el proceso productivo (Clase B).

Durante el desarrollo de este tema, es recomendable que los registros indicados, s ean compilados por rganos distintos,
de manera que se distribuya las tareas y se cierre el ciclo de informacin, lo que permitir detectar fallas intencionales o
involuntarias de compilacin.

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Figura 33 - Registro de mediciones con el objetivo de implantar el control predictivo de mantenimiento

Tambin es muy importante, la necesidad de establecer plazos lmites ("horizonte") para que sean procesados, evitando
que algunos informes de gestin carescan de informacin o con errores por no computar todos los datos.

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