Jumat, 25 Agustus 2017

Komang Surya Adi Putra

SAP
1. Sejarah
SAP didirikan oleh 5 mantan engineer IBM pada tahun 1972 di German. SAP adalah
kepanjangan dari System, Andwendungen, Produkte in der Dateverarbeitung yang artinya
dalam bahasa Inggris adalah System, Applications, Products in Data Processing. Visi SAP
adalah membuat aplikasi software yang bisa memproses data secara real-time. Kantor pusat
pertama kali SAP didirikan adalah di Weinheim, Germany, dan mereka juga membuka kantor
di dekat Mannheim. SAP memulai debutnya dengan sedikit karyawan dan hanya dengan 1
kustomer, namun secara perlahan SAP berkembang bukan hanya mengubah dunia teknologi
informasi, tetapi mengubah bagaimana perusahaan melakukan bisnis mereka. Pada akhir
tahun di tahun pertama mereka memperkerjakan 9 orang dan memperoleh total pendapat
sebesar DM 620,000. Pada awal tahun 1973 SAP menyelesaikan sitem Financial Accounting
mereka yang pertama, yang diberi nama RF. Sistem ini menjadi fondasi dasar di dalam
pengembangan modul software SAP lainnya, sistem pertama ini diberi nama dengan SAP R/1.
Dengan terlahirnya sistem pertama SAP yaitu SAP R/1 perusahaan SAP ini mulai
mengembangkan pasarnya dari regional ke cakupan yang lebih luas lagi, seperti mendapatkan
kostumer perusahaan tembakau Rothandle dan phamaceutical firm Knoll. Dalam kurun waktu
2 tahu, SAP mendapat dukungan dari 40 referensi kustomer dan trendmark ini mulai menjadi
semakin besar. Di akhir tahun 1976, SAP memperkerjakan 25 karyawan dan mendapatkan
total keuntungan DM 3,81 juta. SAP mulai beranjak dari regional private partnertship menjadi
multinational software firm.
Perubahan besar selanjutnya dalam SAP yaitu pada tahun 1978 saat sistem R/2
diluncurkan. R/2 dijalankan pada mainframe dan sistem pertama yang ter integrasi, paket
bisnis. Sistem R/2 ini sangat popular di Eropa, dan penjualan sales nya mencapai DM 10juta.
Pada tahun ini 50 dari 100 perushaan besar di German merupakan kustomer SAP. SAP lalu
menambahkan beberapa modul pada R/2 sebelum itu di pasarkan ke pasar internasional.
Pada tahun 1982, penjualan sales naik hingga 48% dan lebih dari 236 perushaan di
Switzerland, German, dan Austria bekerja dengan program SAP.
SAP sampai pada hari ini telah mempunyai lebih dari 50 cabang di seluruh dunia dan
merupakan salah satu perusahaan software terbesar di dunia. Memperkerjakan lebih dari
27,000 orang dan melayani lebih dari 17,500 kustomer yang dimana termasuk setengah dari
500 perusahaan terbesar di dunia. SAP memiliki lebih dari 44,000 instalasi di 120 negara dan
10 jjuta orang mendapatkan keuntungan dari SAP ECC. SAP fokus pada 6 major indsuty :
Consumer, Process, Financial, Discrete industries, Public Service, dan Service Industry. SAP
mempunyai partner di perusahaan-perusahaan besar seperti Adobe, CA Technologies, HP, IDS
Scheer, Open Text, Smart Ops, dan masih banyak lagi.
 2. Apa itu SAP
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang
dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang
mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan
dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di
SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
SAP mempunyai 4 versi, yaitu :

SAP R/1.
SAP R/2.
SAP R/3.
SAP S/4 HANA.
Kelebihan memakai SAP :

Tidak ada duplikat data.

Proses bisnis terstandarisasi.
Planning, schedulling, management, dan tracking menjadi mudah dengan
menggunakan SAP.
Bisa terintegrasi dengan Ecommerce.
Effektif dalam mengurangi biaya administrasi.
Fleksibel reporting, dan monitoring projects telah menjadi otomatis.

2.1. SAP R/1

SAP R/1 merupakan sistem pertama yang dibuat oleh SAP dimana di dalamnya
terdapat modul finance accounting. R pada R/1 adalah real time data proccessing, dan
mengindikasikan tier 1 arsitektur. Artinya networking layer yang terdapat pada
arsitektur SAP yaitu, presentation, application, dan database terpasang dalam satu
sistem jaringan. Topologi permodelan arsitektur tier 1 pada SAP R/1 :

Presentation

Application

Database

SAP menjamin efisien dan mensinkronisasi komunikasi antara bisnis modul di dalam
suatu organisasi. Modul-modul ini berinteraksi satu sama lain agar apabila terjadi
perubahan dalam satu modul maka modul yang lain akan tahu, dan melakukan transfer
informasi dan uniform secara real-time.
2.2. SAP R/2
SAP R/2 software sistem, berbasi pada arsitektur tier 2, dan di luncurkan pada tahun
1980. SAP R/2 software tertanam dalam mainframe database, seperti DB/2, IMS, dan
Adabas. Mainframe komputer dalam aplikasi SAP R/2 menggunakan fitur time-sharing
untuk mengintegrasi fungsi atau bisnis area, seperti akunting, proses manufaktur, supply
chain logistic, dan human resources. Dengan fitur time-sharing ini beberapa pengguna
dalam waktu bersamaan dapat mengakses sistem aplikasi yang sedang berjalan, namun
setiap pengguna itu tidak dapat mengetahuan bahwa sistem operasi itu juga sedang
diakses oleh pengguna lain, artinya pengguna tidak dapat mengetahui bahwa sistem
sedang diakses oleh siapa saja. Tier 2 arsitektur menjadikan SAP klien dapat terhubung
dengan SAP server untuk mengakses data yang disimpan pada SAP database. Topologi
permodelan arsitektur tier 2 pada SAP R/2 :

Database
Presentation
Application

2.3. SAP R/3

SAP R/3, adalah permodelan berdasarkan klien server model. SAP R/3 launching
pertama kali pada 6 Juli 1992. Versi ini kompatibel dengan beberapa platform dan
operating system, seperti UNIX, Microsoft, Windows, dan SQL Server. SAP
mengenalkan era baru dari bisnis software, berpindah dari arsitektur komputer
mainframe ke arsitektur tier 3 yang memisahkan antara database layer, presentation
layer, dan application layer. Perbedaan tier 3 ini adalah memungkinkan user/klien untuk
membuat perubahan dalam skala kecil atau besar pada client-server model tanpa
mengubah keseluruhan sistem.
SAP R/3 mempunyai banyak variasi desain tabel untuk mengeksekusi berbagai macam
proses, seperti membaca data dari tabel database atau proses penginputan pada tabel.
SAP memungkinkan untuk mengubah pengaturan konfigurasi tabel-tabel tersebut sesuai
dengan kebutuhan. Data dalam tabel di simpan pada SAP database dan dapat di akses
oleh seluruh SAP application programs. Berikut merupakan gambaran dari tier 3
arsitektur pada SAP R/3 :
 Terpisahnya 3 layer menjadikan sistem SAP R/3 bisa menangani multiple request
secara terus menerus. Kontrol program bergerak maju dan mundur diantara layer
layer ini ketika user melakukan interaksi dengan program. Pada saat kontrol program di
dalam presentation layer, layar pada komputer user siap untuk menerima input apa saja
yang dimasukan, dan selama proses ini terjadi apllication layer menjadi tidak aktif untuk
beberapa spesifik program. Dengan ini, aplikasi apa saja bisa digunakan pada
application layer selama proses ini. Pada saat user melakukan input pada layar, kontrol
program berpindah pada application layer untuk input proses, dan presentation layer
menjadi tidak aktif, saat itu SAP R/3 GUI tidak bisa menerima input apapun. Dengan
kata lain sampai application layer menyelesaikan proses input dan mengeluarkan layar
baru, SAP GUI tidak dapat diaktifkan. Prosedur ini disebut dengan dialog step. Berikut
merupakan gambarannya.
 2.3.1. Presentation Layer
Presentation layer bertindak sebagai interface antara user dengan sistem
melalui SAP GUI components. Pada saat SAP GUI dijalankan, makan sistem
secara otomatis menghubungkan user SAP session ke dalam SAP R/3 Basis
system.

2.3.2. Application Layer

Application layer merupakan tempat eksekusi logic dalam SAP R/3 arsitektur.
Dalam lapisan ini terdapat satu atu lebih application server dan message
servers. Akan tetapi satu application layer tidak dapat menangani seluruh
workload dari logika bisnis itu sendiri. Maka dari itu biasa workload akan
disebar ke beberapa application server seperti pada gambar arsitektur tier 3
diatas.

2.3.3. Database Layer

Lapisan database pada SAP R/3 arsitektur merupakan tempat penyimpanan
semua informasi dalam sistem kecuali master dan data trasaksi. Selain itu,
komponen aplikasi program ABAP, seperti screeen definition, menus, dan
function modules tersimpan pada special section dari database, yang dikenal
sebagai repisitory. Database layer juga menyimpan kontrol dan customized
data yang mengatur fungsi dari sistem SAP R/3

3. SAP Modules
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional

berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan
billing)

MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement)

dan pengelolaan inventory

PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan

produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan

rantai logistik

PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem
secara teknis

HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari

aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk
perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
 FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury),
general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost
element accounting, dan analisa profitabilitas

AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets,

meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management,
sampai ke investment controlling

PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project,

pengerjaan dan control

4. Dampak Integrasi
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang
berakibat:
Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul
yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan
terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang
dikenal dengan istilah real-time processing
Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus
menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product
maupun data vendor.
Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat
semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi
tersebut di-input oleh user lainpun.

5. Parameter Integrasi
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu
perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi
yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan
input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian
proses tertentu.
Contoh integrasi dengan SAP :

Invoice
Purchase Goods Outgoing
Order Verification
Receipt Payment
(A/P)

Purchasing Warehouse Finance/Acctg Finance/Acctg

Organization
Purchasing Bagian warehouse Finance akan mengakses PO dan Finance/Acctg
organization membuat goods receipt goods receipt melalui sistem pada melakukan proses
membuat PO untuk penerimaan barang saat menerima invoice dari vendor pembayaran ke
dari vendor untuk melakukan checking secara 3 vendor.
way matching (menggunakan 3
dokumen PO-GR-invoice)

Semua informasi tersimpan didalam SAP sehingga dapat diakses oleh bagian organisasi yang
membutuhkan pada saat yang dibutuhkan

6. Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
1. Data Transaksi
Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat
purchase order
Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu

2. Master Data
Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan,
contoh: material master, vendor master, customer master
Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul
aplikasi dalam sistem SAP

7. Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian
proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan
proses supply chain mulai dari supplier sampai dengan customer dalam suatu rangkaian
proses yang saling berbagi informasi.
Berikut akan diuraikan secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada
suatu organisasi manufacturing meliputi :
1. Rangkaian proses end-to-end
2. Proses Procurement to Payment
3. Proses Order to Cash
4. Proses Inventory/Warehouse Management
5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)

7.1. Rangkaian Proses End-to-End

Procurement
MRP Purchase Good Invoice Outgoing
To Payment Order
Receipt Verification Payment
Vendor
(A/P)
Plan & Manage
Enterprise
(FI/CO)
Inventory Inventory FI/General Controlling
Management/ Management & Reporting
Ledger
Warehouse
Management
Order To Cash

Sales Order Credit Mgt Billing Incoming

Delivery Transportation

(A/R) Payment
 7.2. Proses Procurement to Payment

MRP Purchase Good Invoice Outgoing

Order
Receipt Verification Payment
Vendor
(A/P)

Maintain Master Data Information

Production Items Receipt Invoice
Supplier Master Procurement Scheduling Verification
Item Master Non-Production items Receiving Consignment
Info Record / Procurement procurement Settlement
Contract Consignment Outgoing
Expense, Service / Assets Payment
Procurement
Monitor PO

7.3. Proses Order to Cash

Sales Order Credit Mgt Billing Incoming
Delivery Transportation
(A/R) Payment

Sales Order Credit mgmt Delivery Billing (Invoicing) &

Faktur Pajak
Manage transportation Incoming Payment
Recording
 7.4. Proses Inventory/Warehouse Management

Proses-proses yang termasuk ke dalam Inventory Management / Warehouse Management

Flow:
Good Inventory
Delivery
Receipt Management

Proses Inventory Mgt/ Warehouse Mgt lainnya:

Cycle Counting
Stock Taking

7.5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)

Good Invoice Outgoing

Master Data Maintenance
Proses-proses yang
termasuk dalam
Financial / Accounting
Receipt Verification Payment
COA, Cost Center, Profit
(A/P) Center
Flow:

Manual GL Processing

Automatic
Inventory FI/General Controlling
Journal Entries Processing
Posting to
Management Ledger & Reporting
Bank Reconciliation
Accounting
Book
Periodic Processing

Delivery Billing Incoming Tax Processing

(A/R) Payment Bank Reconciliation
Processing
Product Cost Calculation
Month End Processing
Year End Processing
Budgeting

Budget and Realization

recording