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DE LA INFORMACION.
Miones Crespo, R.
Universidad de La Corua
RESUMEN
INTRODUCCIN
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uso, se est mostrando como un poderoso medio que contribuye a extender la importancia de este
fenmeno, efecto al que Tudor (1997) denomina el exceso de informacin inducido por Internet.
El exceso o sobrecarga de informacin tiene consecuencias tanto a nivel individual como a nivel
de la organizacin. En el plano individual puede aparecer mediante el denominado sndrome de fatiga de
informacin o trastornos relacionados, que implicarn que las personas no rindan adecuadamente. En el
mbito de la organizacin se puede manifestar en forma de prdidas de productividad, generacin de
costes adicionales y prdidas en la utilidad de la informacin. Para evitar sus efectos y afrontar el futuro
es necesario que las organizaciones contemplen la problemtica que se deriva de este fenmeno. Para ello
es necesario estudiar la naturaleza del problema, e intentar buscar soluciones que faculten a los decisores
para abordarlo en un entorno dinmico como el actual.
LA GESTIN DE LA INFORMACIN
Una vez planteado el panorama al que se enfrenta una organizacin con el exceso o sobrecarga
de informacin es importante revisar brevemente el papel que juegan en la organizacin en relacin con la
gestin de informacin tanto el decisor como la informacin. En el artculo mencionado de Ackoff (1967),
ste apuntaba el entusiasmo que produca la utilizacin de la tecnologa de la informacin, aunque su
utilizacin en algunos casos era excesiva, y en este sentido mencionaba la falta de participacin de los
usuarios en el diseo de los sistemas de informacin. En relacin a los enfoques utilizados en la gestin
de la informacin, Davenport (1997) seala la existencia de un sentimiento de frustracin, en el sentido de
que la fascinacin por la tecnologa ha hecho olvidar cual es el objetivo principal de la informacin:
informar a los usuarios. Davenport propone un planteamiento de gestin de la informacin que denomina
Ecologa de la Informacin, que contempla un enfoque integral del entorno de la informacin de una
organizacin, que permitir a la organizacin afrontar y adaptarse a las nuevas realidades sociales. Apunta
los siguientes cuatro atributos como claves de la Ecologa de la informacin:
Integracin de los diversos tipos de informacin.
Reconocimiento del cambio evolutivo.
nfasis en la observacin y descripcin.
Centrado en la gente y su actitud hacia la informacin.
El enfoque de la ecologa de la informacin contempla tres diferentes entornos: el de
informacin; el de organizacin; y el exterior. El n cleo de la gestin de la informacin se realiza en el
entorno de informacin, coordinando seis componente crticos: estrategia, poltica, cultura/actitud,
personal, procesos y arquitectura. El siguiente grfico representa el modelo de gestin de la informacin
de la Ecologa de la Informacin:
EL ENTORNO EXTERIOR
Negocio- InfornucOR - Teenologia
EL ENTORNO ORGANIEACIONAL
Negotio Tcceologia - Disposki6n
Uno de los componentes crticos del entorno de informacin es el relativo a la actitud y cultura
de la informacin, que Davenport seala como fundamental, pues detennina como la gente utiliza la
informacin. Entre los comportamientos para mejorar el entomo de informacin de una organizacin se
encuentra el de manejar la sobrecarga de informacin.
La idea de que la sobrecarga de informacin irrelevante puede provocar exceso o sobrecarga de
informacin y que la ejecucin de la decisin puede ser inferior ya ha sido sealada (Ackoff, 1967), y
parece lgico pensar que la disposicin de informacin relevante lleva a una mejor ejecucin de la toma
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de decisiones, siempre que su utilizacin no implique superar el tiempo disponible para dicha tarea. Este
problema fue contemplado por Simon (1978) en funcin de la atencin que los decisores pueden prestar a
la informacin. En un entorno en el que la informacin es escasa, sta es casi siempre un recurso positivo.
Pero al realizar este planteamiento en un mbito en el que el tiempo disponible es escaso, la disposicin
de informacin adicional puede ser un lujo, al desviar la atencin hacia temas menos importantes. En el
entomo actual de sobrecarga o exceso de informacin se pone de manifiesto la dificultad para encontrar
un balance entre la atencin y la informacin como recursos de la toma de decisin.
Una interesante aportacin en esta lnea de planteamiento es el estudio realizado en pequeos
grupos por Glazer, Steckel y Winer (1992), que pone de manifiesto el fenmeno de la toma de decisiones
racional local, que caracterizara a una situacin en la que la disposicin de informacin adicional
relevante puede desviar la atencin hacia partes componentes del problema con una importancia relativa
menor que aquellos que son esenciales para la resolucin del mismo. La disposicin de informacin
adicional puede Ilevar al decisor a centrarse en los componentes del problema que trata dicha
informacin, y si no est relacionada con los factores del problema ms importantes para el xito, la
decisin global podra resentirse, aunque fuese localmente acertada. La forma de evitar este fenmeno
apuntado es la de utilizar informacin de calidad para la toma de decisiones, as como la comprensin de
los distintos factores de influencia en cada problema.
Larnkin y Courtney (1995) realizan el estudio aplicado a individuos para determinar si en este
nivel se produce el fenmeno de toma de decisiones racional local. Como conclusin del mismo destacan
que la toma de decisiones eficaz depende en gran medida de la habilidad individual para centrarse en
aquel aspecto de la decisin que tiene el mayor impacto y riesgo para la misma. Por ello es necesario que
los decisores conozcan la desviacin que produce la toma de decisiones racional local, sabiendo que el
peso que uno pone en la informacin no depende de su disponibilidad en el entomo.
LA CALIDAD DE LA INFORMACIN
La informacin constituye un recurso fundamental para una organizacin, que presenta unas
caractersticas distintivas respecto a los bienes tradicionales, y para su correcta administracin es
necesario realizar una gestin de los recursos de informacin. Drucker (1995) seala que para las
empresas que estn surgiendo la informacin constituye su esqueleto.
Para centrar el problema en la determinacin de la calidad de la informacin es necesario realizar
algunas consideraciones en este mbito. Una de ellas es la distincin entre dato, informacin y
conocimiento, as como la dinmica que une estos conceptos, que se puede ver en el siguiente esquema de
Tricker (1992):
Registro
P roceso de
Conocim iento
Datos Inform acin
Rastreo
B squeda
En este esquema los datos corresponden a cosas o hechos que son conocidos. La informacin es
el resultado de un proceso, que estar en funcin de los datos disponibles, e involucra al usuario y su
contexto. Por ltimo, el conocimiento es el estado de comprensin de la informacin. No obstante, estos
conceptos pueden ser intercambiables en algunas circunstancias, y Sveiby (1994) se refiere a ellos como
diferentes niveles de informacin. En este sentido, Levitin y Redman (1998) centran el problema en los
datos como recurso a gestionar, sealando que los procedimientos a seguir son generalmente aplicables a
la gestin de la informacin y del conocimiento. Y en la polmica planteada sobre la gradacin
establecida entre datos, informacin y conocimiento, indican que su opinin es de que la direccin inversa
es incluso ms importante: "el conocimiento creado por un grupo o un individuo debe finalmente
convertirse en datos estructurados que pennitan a otros aplicar dicho conocimiento".
La calidad de la informacin se puede establecer en funcin de que posea una serie de
caractersticas que la hacen adecuada para su uso en la toma de decisiones, y nos encontraramos ante
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informacin de calidad en la medida que fuese til en dicho proceso. Hay que apuntar, como seala Miller
(1996), que el concepto de calidad de la informacin es dependiente de cmo el cliente o decisor percibe
y usa dicha informacin. Miller propone el estudio de la calidad de la informacin a travs de las
siguientes diez dimensiones: relevancia, precisin, oportunidad, integridad, coherencia, formato,
accesibilidad, compatibilidad, seguridad y validez. De todas ellas la relevancia es el componente clave de
la informacin de calidad, pues indicar si la informacin es adecuada para las necesidades del decisor.
Hay que sealar que la calidad de la informacin ser definida en funcin del cliente y de su contexto,
constituyendo por ello un concepto de naturaleza dinmica, aspectos que deben ser contemplados en la
organizacin a la hora de realizar la gestin de la informacin.
Entre las acciones a realizar estaran las correspondientes al mbito formativo, pues en toda
sociedad sus miembros deben tener los conocimientos necesarios para sobrevivir en el entorno. En la
Sociedad de la Informacin es necesario que sus componentes posean conocimientos que les permitan
afrontar las decisiones que corresponden a sus responsabilidades. Adems de esta capacidad sera
deseable el desarrollo de aptitudes que permitan obtener nuevos conocimientos para poder adaptarse a las
nuevas necesidades que puedan surgir. En este sentido Marchionini (1998) expone como en la Sociedad
de la Informacin sus componentes deben tener el derecho de acceder a la informacin disponible y la
sociedad debe proporcionarles medios de educacin y de formacin que les instruyan en como utilizar de
forma efectiva dicha informacin. Se necesita que sus componentes estn comprometidos en su
autoformacin, para lo que debern de contar con habilidades y herramientas de filtrado ms importantes
incluso que los niveles y habilidades de b squeda.
De la exposicin realizada por Marchionini (1998) podemos decir que un miembro responsable
en la sociedad de la informacin sera aquel que est bien informado y preparado para aceptar y exigir sus
responsabilidades y derechos de informacin. Estamos ante una persona que sabe hacer uso efectivo de la
informacin, que ha desarrollado un sistema de informacin personal eficiente y con aptitudes para
adaptarse a nuevas situaciones.
Ackoff (1967) propona como medio para eliminar el exceso de informacin irrelevante el
utilizar en los sistemas de informacin las funciones de filtrar y condensar, necesarias en una orientacin
hacia la b squeda de sistemas de informacin que perciban primero el problema de los directivos, que
necesitan obtener informacin relevante de entre la irrelevante.
Por otro lado, Miller (1996) incide en la necesidad de que los responsables de realizar el diseo y
el mantenimiento de los sistemas de informacin comprendan el valor de la calidad de la informacin para
los usuarios, asumiendo las siguientes tareas en el proceso:
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es el de evaluar si las caractersticas que tiene son adecuadas para sus necesidades. Hablando de Intemet,
Berghel (1997) apunta que los motores de b squeda presentan dificultades para su utilizacin efectiva y,
en este sentido, pueden ser de utilidad los agentes de informacin, las herramientas adaptables al cliente y
la introduccin de marcas de recursos en Intemet.
CONCLUSIONES
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