UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI: SAN JUAN

Nombre de la Carrera: LIC. EN TECNOLOGIA Y ADMINISTRACION DE
EMPRESAS
Curso: CREACION EMPRESARIAL
Horario: 11:00 HRS.
Tutor: ING. EDGAR LUTIN

TAREA 3 ENTREGA EN SEMANA 4

GESTIN DOCUMENTAL

UMAA BARRIOS JULIO DANIEL

CARNE: 14010064
04 FEBRERO 2017
 ndice

Contenido
ndice .......................................................................................................................................................2
Introduccin ............................................................................................................................................3
1. Es la gestin documental es una herramienta de estrategia? .....................................4
2. En qu medida contribuyen las formas a mejorar la gestin de una
organizacin? .......................................................................................................................................4
3. Cmo se puede evaluar la gestin documental? .............................................................4
4. Por qu la gestin documental aumenta la conectividad de la organizacin con
su entorno?...........................................................................................................................................5
Conclusiones ..........................................................................................................................................6
Bibliografa ..............................................................................................................................................7

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 Introduccin

La Gestin Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automtica

para mejorar la creacin, distribucin, el almacenamiento, la consulta, la
reproduccin, el flujo y la destruccin de los documentos fsicos o electrnicos que
entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa
mayora de las tareas que realizamos todos los das en nuestra compaa conllevan
al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre est relacionado
con algn tipo de documento y que dicho documento no es ms que el medio por el
cual traspasamos informacin y en consecuencia ejecutamos tareas.

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 1. Es la gestin documental es una herramienta de estrategia?

Si ya que nuestro trabajo siempre est relacionado con algn tipo de documento y
que dicho documento no es ms que el medio por el cual traspasamos informacin
y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la
gestin de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la
productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

2. En qu medida contribuyen las formas a mejorar la gestin de una

organizacin?

La digitalizacin de los documentos con lleva una reduccin drstica en los costes
de produccin, distribucin y conservacin, que pueden variar entre el 20 al 40%
respecto al almacenamiento fsico.

Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestin documental se

mejora la relacin con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la
informacin a mis clientes. Adems de poder proporcionrsela en el formato,
momento y lugar que desee.

Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya al

automatizacin de los procesos nos ayuda a hacer ms, en el mismo tiempo y a
poder realizar tareas de mayor cualificacin.

Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no

tener que localizar documentos fsicos que requiere de ms tiempo y esfuerzo,
evitando los contingencias qeu pueden producirse cuando un documento se
traspapela o directamente se pierde.

3. Cmo se puede evaluar la gestin documental?

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE Es importante determinar qu reas del negocio

se pueden beneficiar de un sistema de gestin de imgenes. Aunque puede parecer
una tarea improba, es necesario atender a las funciones empresariales que pueden
ser mejoradas con una solucin basada en el proceso de imgenes.

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PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL
El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cmo se realiza el
flujo de informacin. Se trata de generar estadsticas sobre el volumen de
documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios.
PASO 3: DESARROLLAR UN DISEO CONCEPTUAL
En esta fase hay que aplicar la informacin generada en el paso nmero dos para
generar un diseo de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el
sentido de simplificar el proceso actual,
PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO
En esta fase debe realizarse un anlisis del diseo realizado desde el punto de vista
tcnico y econmico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente,
inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red.
PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA
Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo
de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del
departamento de informtica y un nmero muy limitado de usuarios.
PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO
Para obtener el visto bueno de la direccin es necesario demostrar los beneficios y
ventajas operativas de la adopcin de un sistema de gestin de imgenes.

4. Por qu la gestin documental aumenta la conectividad de la

organizacin con su entorno?

La productividad, entendida como la relacin que existe entre los recursos que su
empresa invierte en su operacin y los beneficios que obtiene de la misma, es un
indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compaa y la calidad
de su gestin administrativa.

Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria,
equipos, procesos y gestin. Modernizarse no solo implica adquirir tecnologa,
tambin es una forma de pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio
de la modernizacin su empresa puede aumentar su capacidad de adaptacin al
cambio y de mantenerse vigente, a travs del tiempo

Innove su competencia siempre est innovando. Por esta razn es importante que
usted tambin lo haga para no quedarse rezagado

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 Conclusiones

a. Por un lado, en la gestin de la calidad la documentacin constituye la base

para entender el sistema, comunicar los procesos y sus requisitos dentro de la
organizacin y determinar la eficacia de su implantacin.
b. Por otro lado, la gestin documental es un proceso de soporte imprescindible
para la ejecucin de los procesos de realizacin de una asesora y, por tanto,
debe definirse en el sistema de gestin de la calidad.

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 Bibliografa

www. Monografias.com

http://www.eumed.net/tesis-doctorales

http://www.mercado.com.ar/notasusar-la-estrategia-para-crear-valor