MANUAL MUTU

UPT PUSKESMAS SECANG

No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 1 dari 31

1. PENDAHULUAN, TUJUAN, ISTILAH DAN DEFINISI

1.1 Pendahuluan
Manual Mutu ini menjelaskan secara garis besar Sistem Manajemen Mutu yang
diterapkan di PUSKESMAS SECANG Kabupaten Magelang (selanjutnya disebut dengan
Puskesmas). Semua ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam Manual ini
merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional Puskesmas. Sistem
Manajemen Mutu yang dianut adalah versi ISO 9001 : 2008 dan mulai berlaku 1 Juli 2011.
Puskesmas mengecualikan klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan sehingga
Puskesmas tidak memiliki tanggung jawab dalam menyediakan desain dan pengembangan
pelayanan. Meskipun demikian pengecualian ini tidak mempengaruhi kemampuan dan
tanggung jawab untuk menyediakan pelayanan rawat jalan sesuai dengan persyaratan
konsumen dan peraturan yang berlaku, dan diharapkan dapat menjamin terwujudnya
kepuasan pelanggan dan perbaikan secara berkesinambungan di Puskesmas Secang
Kabupaten Magelang.

1.2 Tujuan dan Ruang Lingkup

1.2.1 Tujuan
Manual Mutu ini dibuat sebagai pedoman penerapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 : 2008 di Puskesmas Secang secara sistematis, efektif dan efisien.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu dimaksudkan untuk memastikan Puskesmas
dapat menghasilkan produk sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan
sehingga dapat menjamin kepuasan pelanggan. Yang dimaksud dengan Produk
adalah pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas dalam bentuk jasa
1.2.2 Ruang Lingkup
Manual Sistem Manajemen Mutu menurut ini digunakan pada semua
kegiatan operasional di lingkungan Puskesmas Secang meliputi bidang unit jasa
pelayanan sebagai berikut:
1. Pelayanan Pendaftaran
2. Pelayanan Pengobatan Umum.
3. Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut.
4. Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
5. Pelayanan Laboratorium.
6. Pelayanan Obat.
7. Unit Tata Usaha.

Pengecualian persyaratan yang tidak dilakukan adalah:

Klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 2 dari 31

1.3 Istilah dan Definisi

1.3.1 Manual Mutu :
Dokumen Level l yang mencakup kebijakan dan komitmen organisasi terhadap
penerapan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan dalam Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 : 2008, termasuk persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan
oleh manajemen dalam rangka mencapai target Puskesmas Secang secara
efektif dan efisien.
1.3.2 Sistem Mutu :
Struktur, tanggung jawab, susunan prosedur dan sumberdaya untuk
melaksanakan manajemen mutu.
1.3.3 Catatan Mutu :
Semua catatan, hasil inspeksi dan dokumentasi hasil kerja lainnya, yang secara
objektif dapat membuktikan pencapaian sasaran.
1.3.4 Management Review atau Tinjauan Manajemen :
Pertemuan yang dilaksanakan untuk membahas hal-hal yang menyangkut
pelaksanaan maupun evaluasi atas efektifitas Sistem Manajemen Mutu.
1.3.5 Management Representative atau Wakil Manajemen :
Orang yang ditunjuk manajemen untuk bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
Sistem Manajemen Mutu dan mengembangkan kesadaran organisasi akan
persyaratan-persyaratan pelanggan.
1.3.6 Pemasok :
Pihak yang mengirimkan dan menjual barang kepada Puskesmas Secang.
1.3.7 Customer atau pelanggan :
Pihak yang memakai dan memanfaatkan jasa pelayanan yang diberikan oleh
Puskesmas Secang.
1.3.8 Kebijakan Mutu :
Maksud dan arahan secara menyeluruh tentang mutu seperti yang dinyatakan
secara resmi oleh Kepala Puskesmas (manajemen puncak).
1.3.9 Sasaran Mutu :
Sesuatu yang ingin dicapai, atau yang ingin dituju, yang berhubungan dengan
kualitas.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 3 dari 31

2 PROFIL PUSKESMAS dan STRUKTUR ORGANISASI.

2.1. Profil Puskesmas
a. Nama Puskesmas : PUSKESMAS SECANG
b. Alamat : Jl.Raya Secang
Kecamatan Secang
Kabupaten Magelang, Jawa Tengah
Kode pos
Telp / Fax.
c. Batas wilayah :
Puskesmas Secang termasuk wilayah Kabupaten Magelang dengan batas-batas :
Utara : Kecamatan
Selatan : Kecamatan
Barat : Kecamatan
Timur : Kecamatan
d. Luas wilayah kecamatan Secang : ha.
Jumlah desa : desa
Jumlah dusun : dusun
e. Produk :
Jasa Pelayanan Kesehatan Dasar Strata I (Berdasarkan SK Menkes Nomor 128 tahun
2004 tentang kebijakan Puskesmas) meliputi Upaya Kesehatan Perorangan dan
Upaya Kesehatan Masyarakat yang diberikan oleh Puskesmas. Secara lebih terinci
Produk Puskesmas dibagi menjadi 6 jenis pelayanan dasar, yaitu:
Promosi kesehatan
KIA dan KB
Perbaikan gizi
Kesehatan lingkungan
Pemberantasan penyakit menular
Pengobatan: Rawat Jalan

Profil selengkapnya dapat dilihat pada Profil Lengkap Puskesmas

 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 4 dari 31

2.2 Tim Kerja Puskesmas Secang

Kepala Puskesmas

Ka Sub Bag TU

KEUANGAN KEPEGAWAIAN

UMUM

UNIT PELAYANAN UNIT UNIT

KESEHATAN PENGGERAK PEMBERDAYAAN
PEMBANGUNAN MASYARAKAT
KESEHATAN DAN KELUARGA
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 5 dari 31

2.3 Uraian Tugas (Job Description)

1. Kepala Puskesmas
Tugas :
1. Menetapkan Sistem Manajemen Mutu Puskesmas
2. Memantau perkembangan/ kemajuan SMM yang di ingin dicapai
3. Melakukan evaluasi efektifitas SMM
4. Merumuskan rencana kebutuhan personil, keuangan dan sarana prasarana
pendukung penyelenggaraan tugas operasional pelayanan kesehatan
Wewenang :
1. Melakukan perubahan kebijakan
2. Memberikan sanksi terhadap pegawai yang lalai dalam penerapan SMM

2. Wakil Manajemen
Tugas :
1. Mengembangkan SMM sesuai persyaratan standart
2. Menjamin SMM dilaksanakan secara efektif pada semua bagian, dipertahankan
dan di perbaiki terus menerus
3. Melaporkan hasil/ kerja SMM kepada Kepala Puskesmas
4. Mengupayakan peningkatan kesadaran/ pemahaman pegawai tentang SMM
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan internal Audit.
Wewenang :
1. Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan
SMM
2. Menyelenggarakan pelatihan-pelatihan yang diperlukan pegawai bekerja sama
dengan bagian kepegawaian

3. Sekretariat ISO
Tugas :
1. Melakukan penarikan dokumen yang sudah kadaluarsa dari unit-unit
2. Memusnahkan salian hasil penarikan dokumen
3. Menyimpan master dokumen yang kadaluarsa sebagai catatan mutu
4. Mendistribusikan hasil perubahan dokumen yang terakhir ke unit-unit untuk dipakai
sebagai acuan terbaru
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 6 dari 31

4. Penaggungjawab Pelayanan Klinis (Yanis)

Tugas :
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada dibawah tanggung jawabnya
2. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pelayanana klinis medis di Puskesmas
Wewenang :
1. Menegur penanggung jawab unit pelayanan bila melakukan kesalahan
2. Merencanakan kegiatan pelayanan klinis medis di Puskesmas

5. Penanggung jawab Unit Pelayanan Pengobatan Umum

Tugas :
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada dibawah tanggung jawabnya
2. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pelayanan di Unit Pelayanan Pengobatan Umum
3. Memastikan perawat di Unit Pelayanan Pengobatan Umum melakukan kegiatan sesuai
uraian tugasnya
Wewenang :
1. Mengatur pelaksanaan kerja di unit pelayanan
2. Menegur dokter dan perawat di unit pelayanan yang melakukan kesalahan dalam
tugasnya

6. Penanggung jawab Unit Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut

Tugas:
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada dibawah tanggung jawabnya
2. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemeriksaan dan perawatan Kesehatan Gigi dan
Mulut
3. Melakukan perencanaan dan evaluasi kegiatan di unit pelayanan kesehatan gigi dan
mulut
Wewenang :
1. Mengatur pelaksanaan kerja di unit pelayanan
2. Menegur perawat gigi di unit pelayanan yang melakukan kesalahan
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 7 dari 31

7. Penanggung jawab Unit Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak

Tugas :
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada dibawah tanggung jawabnya
2. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pelayanan kesehatan ibu dan anak khususnya
ibu hamil dan bayi sehat di puskesmas
3. Melakukan perencanaan dan langkah kegiatn di unit pelayan kesehatan ibu dan anak
Wewenang :
1. Mengatur pelaksanaan kerja di unit pelayanan
2. Menegur bidan di unit pelayanan yang melakukan kesalahan

8. Penagnggung jawab Unit Laboratorium

Tugas :
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada di bawah tanggung jawabnya
2. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pelayanan di Laboratorium
3. Melakukan perencanaan dan evaluasi kegiatan di Unit pelayanan Laboratorium
Wewenang :
1. Mengatur kegiatan di Laboratorium
2. Menegur petugas Laboratorium yang melakukan kesalahan dalan tugasnya

9. Penanggung jawab Pelayanan Ruang Obat

Tugas :
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada di bawah tanggung jawabnya
2. Membuat laporan LPLPO
3. Mempersiapkan pengadaan obat di puskesmas
4. Bertanggung jawab terhadap pelayanan obat di Ruang Obat kepada pasien
Wewenang :
1. Menentukan jadwal kegiatan di loket Ruang Obat
2. Menegurkan petugas Ruang Obat yang melakukan kesalahan dalam tugasnya
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 8 dari 31

10. Penaggung jawab Pelayanan Pendaftaran

Tugas :
1. Menerapkan dan memelihara SMM yang berada dibawah tanggung jawabnya
2. Mempersiapkan seluruh kegiatan pendaftaran sebelum pasien mendapatkan pelayanan di
Puskesmas Secang
3. Mempersiapkan dan mengendalikan Family Folder
4. Melakukan perencanaan dan evaluasi kegiatan di unit pelayan pendaftaran
Wewenang :
1. Menentukan jadwal kegiatan di Unit Palayanan Pendaftaran
2. Menegurkan petugas di Unit Pelayanan Pendaftaran yang tidak sesuai dalam melakukan
tugasnya
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 9 dari 31

3. VISI, MISI, FILOSOFI, MOTO DAN INTERAKSI PROSES

3.1. Visi, Misi, Filosofi dan Motto
VISI :
Menjadi pusat pelayanan kesehatan dasar yang bermutu, agar tercapai Kecamatan
Secang Sehat pada tahun 2015

MISI :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan bermutu dan memuaskan masyarakat.
2. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia dalam pelaksanaan pelayanan
kesehatan.
3. Meningkatkan pembinaan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan sehingga
masyarakat bisa mandiri.
4. Menjadikan puskesmas sebagai pusat pengembangan pembangunan kesehatan
masyarakat
5. Menjalin kemitraan dengan semia pihak yang terkait dalam pelayanan kesehatan
dalam pengembangan kesehatan masyarakat.

FILOSOFI PUSKESMAS :
1. Menjalankan kesehatan dasar yang baik dan berorientasi kepada pelanggan.
2. Menjunjung tinggi profesionalisme kerja.
3. Mengikutsertakan masyarakat dalam usaha peningkatan kesehatan.
4. Mengembangkan pelayanan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
5. Meningkatkan kerjasama lintas sektoral.

MOTTO PUSKESMAS
Kepuasan dan Kesembuhan Anda Tujuan Kami
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 10 dari 31

3.2. Interaksi Proses

 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 11 dari 31

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Persyaratan Umum
Puskesmas Secang mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen
Mutu yang telah ditetapkan, dan secara terus menerus melakukan penyempurnaan efektifitas
Sistem Manajemen Mutu berdasarkan Standard Internasional ISO 9001 : 2008, dengan cara :
a. Mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan Sistem Manajemen Mutu dan
penerapannya di setiap kegiatan.
b. Menentukan urutan dan interaksi masing-masing proses tersebut.
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan dan
pengendalian proses-proses tersebut berjalan efektif.
d. Mengelola ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur dan menganalisa proses-proses tersebut.
f.Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan
dan secara terus menerus menyempurnakan proses-proses tersebut.

4.2. Persyaratan Dokumentasi

4.2.1. Umum
Dokumen Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di Puskesmas Secang meliputi:
a. Mendokumentasikan pernyataan mengenai kebijakan mutu dan sasaran mutu.
b. Menerbitkan Manual Mutu (Pedoman Mutu).
c. Menerbitkan Prosedur-prosedur Mutu.
d. Menerbitkan Instruksi-instruksi kerja.
e. Mengendalikan dokumen-dokumen lain yang diperlukan oleh Puskesmas
Secang untuk mendukung operasional supaya dapat berjalan secara efektif,
seperti petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis dan sebagainya. Dokumen lain
ini dapat berasal dari luar Puskesmas (dokumen eksternal) dalam berbagai
bentuk media (cetak, file komputer, gambar, dan sebagainya).
f. Catatan mutu: Adalah catatan/rekaman tentang pelaksanaan proses Sistem
Manajemen Mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008. Rekaman dapat
dalam berbagai bentuk media (cetak, file komputer, gambar, foto, video film,
dan sebagainya).
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 12 dari 31

4.2.2. Pengendalian Dokumen

Dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu dipastikan terkendali.
Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
dipergunakan sebagai acuan adalah dokumen yang berisi informasi yang tepat dan benar.
Manual Mutu dan Prosedur Mutu serta dokumen eksternal yang terkait dengan Sistem
Manajemen Mutu dikendalikan secara tersentral oleh Wakil Manajemen dibantu oleh
Sekretariat ISO. Sedangkan dokumen pendukung lainnya seperti Instruksi Kerja, uraian
tugas, rencana monitoring dikendalikan oleh masing-masing unit. Wakil Manajemen
mengendalikan semua dokumen yang dipersyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu ISO
9001 : 2008.
Proses Pengendalian tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen yang
meliputi :
a. Cara pembuatan dokumen.
b. Cara pengesahan dokumen sebelum diterbitkan.
c.Cara Peninjauan ulang & revisi dokumen.
d. Cara Penempatan / penggunaan dokumen.
e. Identifikasi dan penelusuran dokumen.
f. Cara menangani dokumen yang berasal dari luar (dokumen eksternal) yang terkait
dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu.
g. Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku.
Hirarki Sistem dokumentasi yang diterapkan di Puskesmas Secang adalah sebagai berikut
:

Dokumen Terkait :
PM-SCG-01 : Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 13 dari 31

4.2.3. Pengendalian Catatan Mutu / Sistem Kearsipan

Catatan-catatan mutu dikelola dengan baik sebagai bukti kesesuaian terhadap
persyaratan-persyaratan penerapan Sistem Manajemen Mutu secara efektif. Tujuan
pengendalian Catatan Mutu adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat
dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan dan peningkatan.
Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas dan ditata dengan rapi sehingga
mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
Arsip yang ada pada unit dikendalikan oleh masing-masing unit.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-02 : Prosedur Mutu Pengendalian Catatan Mutu
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 14 dari 31

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Komitmen Manajemen
Manajemen Puskesmas Secang bertekad untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu secara
konsisten dan konsekuen dan berkomitmen terhadap penerapan dan pengembangan Sistem
Manajemen Mutu. Untuk itu maka manajemen Puskesmas mewajibkan semua
Penanggungjawab pelayanan dan Penanggungjawab unit untuk meningkatkan secara terus
menerus efektifitas Sistem Manajemen Mutu dengan cara :
a. Memahami konsep Sistem Manajemen Mutu dan menjalankannya secara konsisten
b. Mengkomunikasikan kepada seluruh pegawai, pentingnya kepuasan pelanggan dan
peningkatan mutu yang berkesinambungan.
c. Memastikan seluruh pegawai memahami esensi Sistem Manajemen Mutu.
d. Menetapkan dan mensosialisasikan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang ingin
dicapai.
e. Melakukan Tinjauan Manajemen dalam waktu paling lambat setiap 1 tahun sekali.
f. Menjamin ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proses-
proses yang telah direncanakan
g. Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan.

5.2. Fokus Kepada Pelanggan

Pegawai dan pimpinan khususnya fungsi-fungsi terkait dengan pelanggan berkewajiban
memiliki pengetahuan yang baik tentang gambaran umum pelanggan Puskesmas.
Tim Pengaduan Masyarakat memelihara dan senantiasa memperbaharui catatan tentang
pelanggan untuk memungkinkan pegawai memahami gambaran umum pelanggan serta
bertanggungjawab untuk :
a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan dan harapan setiap pelanggan.
b) Mengkomunikasikan informasi persyaratan pelanggan kepada unit-unit terkait secara
terkendali.
c) Memastikan Penanggungjawab unit penerima informasi persyaratan pelanggan
bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali.
d) Memastikan unit-unit terkait bertanggung jawab kepada wakil manajemen mengenai
persyaratan pelanggan dan memastikan semua terpenuhi.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-08 : Prosedur Mutu Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan
PM-SCG-09 : Prosedur Mutu Pengendalian Pelayanan Penunjang
PM-SCG-13 : Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 15 dari 31

5.3. Kebijakan Mutu

Puskesmas Secang menentukan dan menetapkan kebijakan mutu :
a. Sejalan dengan visi dan misi Puskesmas Secang
b. Meliputi komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan peningkatan
efektifitas Sistem Manajemen Mutu
c.Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu.
d. Dikomunikasikan dan difahami oleh seluruh pegawai di Puskesmas Secang.
Kebijakan Mutu Puskesmas Secang :
Puskesmas Secang bertekad untuk terus meningkatkan kinerja mutu, ketepatan
pelayanan dan ketepatan waktu pelayanan.
Puskesmas Secang melatih karyawan agar memiliki kompetensi yang diperlukan.
Puskesmas Secang bertekad untuk terus memperbaiki sasaran mutu yang berorientasi
kepada pelanggan.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-03 : Prosedur Tinjauan Manajemen

5.1. Perencanaan
5.4.1.Tujuan Mutu / Sasaran Mutu
a. Setiap unit menetapkan sasaran-sasaran secara spesifik dan terukur termasuk
sasaran mutu pelayanan yang dihasilkan oleh unit tersebut.
b. Sasaran Mutu dibuat dan ditinjau secara periodik.
c. Penanggungjawab unit bertanggung jawab untuk memastikan unit yang
dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk mencapai sasaran-sasaran
unit kerjanya
d. Sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu Puskesmas Secang
e. Sasaransasaran setiap unit dipastikan terdokumentasi.

Dokumen Terkait :
Rencana Manajemen Mutu

5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Kepala Puskesmas Secang menjamin bahwa :
a. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan supaya dapat memenuhi
persyaratan yang telah ditetapkan dalam Sistem Manajemen Mutu
b. Keutuhan Sistem Manajemen Mutu harus tetap terpelihara apabila terjadi
perubahan pada Sistem Manajemen Mutu yang direncanakan dan diterapkan.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 16 dari 31

Rencana Mutu Pelayanan (RMP) di Puskesmas Secang

a) Pasien mengambil nomor urut pendaftaran sesuai bagian yang dituju di bagian
Informasi, kemudian nomor urut ditumpuk di pendaftaran sesuai dengan bagian yang
dituju.
b) Petugas Pendaftaran memanggil pasien sesuai dengan nomor urut pendaftaran.,
kemudian mendaftar pasien dengan mencari data di Simpus untuk pasien lama atau
memasukkan data di Simpus untuk pasien baru.
c) Pasien membayar restribusi dari pasien sesuai Perda yang berlaku untuk pasien umum
dan memberikan bukti pembayaran (karcis). Mengisi form Jamkesmas / Askes bagi
pasien Jamkesmas/Askes
d) Petugas mencari kartu rawat jalan lama atau membuat kartu rawat jalan baru dan
membawa sesuai dengan bagian masing-masing
e) Bagian BP Umum, atau BP Gigi, atau KIA/KB, atau MTBS menerima RM dari bagian
pendaftaran. Bagian bagian tersebut mengelola pasien. Petugas BP Umum, BP Gigi,
KIA/ KB melakukan anamnesa, pemeriksaan dan tindakan medis,

f) Apabila dilakukan tindakan , setelah selesai pasien membayar biaya tindakan di kasir.

g) Pasien mengambil obat di Ruang obat, apabila tidak memakai obat pasien bisa
langsung pulang.

h) Petugas mengambil kartu rawat jalan pasien yang telah selesai diperiksa dari masing-
masing unit pelayanan yang kemudian akan disimpan dalam rak kartu rawat jalan.

5.2. Wewenang, Tanggung Jawab dan Komunikasi

5.5.1Tugas Tanggung Jawab dan Wewenang
Tugas, tanggung jawab & wewenang pegawai / penanggung jawab diatur dengan jelas
dan terdokumentasi khususnya pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang terkait
langsung dengan mutu dan kepuasan pelanggan
a) Setiap pegawai / Penanggungjawab dipastikan memahami tugas, tanggung
jawab dan wewenangnya.
b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat kepala Puskesmas dibantu
oleh bagian kepegawaian
c) Penanggungjawab unit menentukan pegawai mana saja yang disyaratkan
memiliki uraian tugas.
d) Dokumen Uraian tugas dipegang oleh pegawai yang bersangkutan dan copy
disimpan oleh unit kepegawaian
e) Dokumen Uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi
perubahan pekerjaan.
f) Uraian tugas dibuat berdasarkan nama nama posisi yang ada dalam struktur
organisasi pada masing-masing unit
g) Penggunaan nama posisi / job title dikoordinasikan oleh unit kepegawaian
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 17 dari 31

Uraian Tugas (Job Description) Pegawai Puskesmas

Tugas Kepala Puskesmas diatur dalam Peraturan Bupati Magelang, sedangkan
Uraian tugas karyawan Puskesmas Secang tertuang dalam Surat Keputusan Kepala
puskesmas Secang (seperti dalam lampiran).

Dokumen Terkait :
MM-SCG-2011 : 2.2 Tim Kerja Puskesmas Secang
MM-SCG-2011 : 2.3 Uraian Tugas (Job Description)
Uraian Tugas (Job Description) Pegawai Puskesmas
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 18 dari 31

5.5.2 Wakil Manajemen (Manajemen Representative)

Kepala Puskesmas Secang menetapkan dan menunjuk seorang pegawai Puskesmas
Secang sebagai Wakil Manajemen (Management Representative) untuk menjamin
efektifitas implementasi Sistem Manajemen Mutu. Wakil Manajemen mendapat otoritas
yang cukup untuk menjalankan tugas dan mempunyai tanggung jawab dan wewenang
sebagai berikut :
a. Menjamin Proses-proses yang diperlukan dalam pelaksanaan Sistem
Manajemen Mutu diterapkan dan dipelihara.
b. Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan setiap keperluan untuk
penyempurnaannya ke Manajemen Puncak (Kepala Puskesmas), dan
c. Menjamin pemahaman dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan
disampaikan ke seluruh pegawai puskesmas.

Dokumen Terkait :
SK Kepala Puskesmas No. 800/49.2/16.05/II/2007
MM-SCG-2011 : 2.2 Tim Kerja Puskesmas Secang
MM-SCG-2011 : 2.3 Uraian Tugas (Job Description)
MM-SCG-03 : Prosedur Mutu Rapat Tinjauan Manajemen

5.5.3 Komunikasi Internal

Kepala Puskesmas menjamin bahwa proses Komunikasi Internal yang sesuai telah
ditetapkan di lingkungan organisasi melalui Rapat Bulanan, Disposisi, dan komunikasi
langsung (arahan, konsultasi) dan menunjukan efektifitas Sistem Manajemen mutu yang
ditetapkan. Ruang Tata Usaha dilengkapi dengan papan pengumuman yang dipergunakan
untuk komunikasi.
Pertemuan rutin 1 bulan 1 kali, dan Pertemuan khusus bila diperlukan.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 19 dari 31

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1 Umum
Tinjauan Manajemen dilaksanakan oleh Kepala Puskesmas Secang minimal satu tahun
sekali untuk evaluasi dan menjamin secara terus menerus, kesesuaian, ketepatan dan
keefektifan Sistem Manajemen Mutu.
Tinjauan Manajemen mencakup penilaian untuk perubahan dan perbaikan yang
dipersyaratkan dalam sistem manajemen mutu. Agenda tinjauan manajemen ditentukan
jauh hari sebelum evaluasi dilaksanakan.
Kebijakan mutu dan sasaran mutu dinilai dalam Tinjauan Manajemen,
Hasil Tinjauan Manajemen memuat keputusan / kesimpulan mengenai tindakan yang
perlu diambil dan dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Catatan Rapat dipelihara berdasarkan prosedur Tinjauan Manajemen.
5.6.2 . Masukan Tinjauan Manajemen
Masukan-masukan terhadap Tinjauan Manajemen (management review) meliputi
informasi-informasi mengenai :
a. Hasil-hasil Audit
b. Umpan balik Pelanggan termasuk keluhan pelanggan
c. Kinerja proses dan hasil pelayanan
d. Status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan
e. Tindak lanjut terhadap Tinjauan Manajemen sebelumnya
f. Perubahaan-perubahaan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
g. Rekomendasi terhadap penyempurnaan Sistem Manajemen Mutu
5.6.3. Keluaran Tinjauan Manajemen
Keluaran (Output) dan hasil Tinjauan Manajemen meliputi setiap keputusan dan
tindakan yang perlu diambil berkaitan dengan :
a. Penyempurnaan efektivitas Sistem Manajemen Mutu dan proses-prosesnya
b. Penyempurnaan produk berkaitan dengan persyaratan-persyaratan pelanggan,
c. Kebutuhan terhadap sumber daya

Dokumen Terkait :
PM-SCG-03 : Prosedur Mutu Tinjauan Manajemen
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 20 dari 31

6. MANAJEMEN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya
a) Kepala Puskesmas dipastikan memenuhi dengan cara mengelola Sumber Daya untuk
menjalankan Sistem Manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan.
b) Penanggungjawab Unit mengidentifikasi Sumberdaya yang diperlukan dan
disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur / dibahas
dalam Tinjauan Manajemen.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-04 : Prosedur Mutu Pengelolaan Pegawai
PM-SCG-05 : Prosedur Mutu Pelatihan
PM-SCG-10 : Prosedur Mutu Pengadaan Barang

6.2. Sumber Daya Manusia

6.2.1. Umum
Kepala Puskesmas mengidentifikasi kompetensi setiap pegawai. Pegawai yang
melakukan pekerjaan yang berdampak terhadap mutu pelayanan harus kompeten ditinjau
dari latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, ketrampilan, dan pelatihan. Persyaratan
tersebut dituangkan dalam kualifikasi jabatan.
Kepala Puskesmas menempatkan pegawai sesuai kompetensi fungsi jabatan masing-
masing.
Tim Manajemen menetapkan kebutuhan pelatihan untuk mencapai kompetensi SDM yang
diperlukan. Penetapan pelatihan harus mengacu kepada pemenuhan standar kompetensi
yang telah ditetapkan.
Puskesmas menyediakan pelatihan atau kegiatan lain untuk memenuhi atau
meningkatkan kompetensi Pegawai, baik diselenggarakan secara mandiri atau oleh pihak
luar.
Penanggungjawab TU
a. Menyimpan dan mengelola setiap catatan pendidikan, latihan, ketrampilan dan
pengalaman setiap pegawai puskesmas.
b. Menerapkan dan memelihara Prosedur Mutu Pengelolaan Pegawai dan Prosedur
Mutu Pelatihan.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-04 : Prosedur Mutu Pengelolaan Pegawai
PM-SCG-05 : Prosedur Mutu Pelatihan
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 21 dari 31

6.2.2. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Seluruh Penanggungjawab Unit bertanggung jawab untuk :
a. Mengidentifikasi dan menetapkan kebutuhan kompetensi untuk pegawai yang
melaksanakan pekerjaan di unitnya.
b. Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi
kebutuhan kompetensi setiap pegawai.
c. Melakukan evaluasi efektifitas dari pelatihan dan tindakan yang dilakukan.
d. Meningkatkan kesadaran pegawai mengenai pentingnya peranan setiap
pegawai dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi
kepuasan pelanggan.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-05 : Prosedur Mutu Pelatihan

2.3. Sarana dan Prasarana

1. Puskesmas Secang menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur
pemeliharaan dan perbaikan infrastruktur.
2. Puskesmas Secang menyediakan, mengidentifikasi dan memelihara fasilitas yang
digunakan untuk menunjang penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang
mencakup gedung, alat - alat kesehatan dan penunjang, sarana komunikasi, sarana
transportasi dan system informasi
3. Puskesmas Secang memastikan gedung, alat - alat kesehatan dan penunjang, sarana
komunikasi, sarana transportasi dan system informasi terpelihara dengan baik.
4. Puskesmas Secang memastikan fasilitas yang disediakan dapat memenuhi fungsi
pelayanan kesehatan untuk pelanggan, dan menunjang penerapan sistem manajemen
mutu.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-10 : Prosedur Mutu Pengadaan Barang
PM-SCG-07 : Prosedur Mutu Perbaikan Sarana dan Prasarana
PM-SCG-06 :Prosedur Mutu Pemeliharaan Saran Prasarana dan Lingkungan
Kerja
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 22 dari 31

2.4. Lingkungan Kerja

1. Lingkungan kerja dikendalikan untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan
pelanggan.
2. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa dalam
keadaan bersih dan rapi
3. Pegawai dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan mewujudkan agar
lingkungan kerjanya terkendali.
4. Lingkup pengendalian lingkungan meliputi :
a. Kebersihan lingkungan
b. Kesehatan dan keselamatan lingkungan
c. Keamanan lingkungan
5. Kepala puskesmas mewajibkan semua pegawai untuk menjaga kebersihan dan
kerapihan lingkungan kerja
6. Setiap Penanggungjawab unit bertanggung jawab untuk memastikan kebersihan dan
kerapihan lingkungan kerja di unitnya dipahami dan dijalankan oleh seluruh pegawai
pada setiap unit kerja.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 23 dari 31

7. REALISASI PELAYANAN
7.1. Perencanaan Realisasi Pelayanan
Puskesmas Secang menetapkan dan merencanakan proses yang dibutuhkan dalam
memberikan pelayanan:
a. Sasaran mutu untuk pelayanan,
b. Proses-proses dan dokumentasi serta sumber daya dan fasilitas terhadap pelayanan,
c. Catatan-catatan yang diperlukan agar dapat membuktikan kesesuaian dari proses-
proses dan pelayanan yang dihasilkan.

Dokumen Terkait
PM-SCG-08 : Prosedur Mutu Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan
PM-SCG-09 : Prosedur Mutu Pengendalian Pelayanan Penunjang

7.2. Proses-proses yang Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1. Penentuan Persyaratan-Persyaratan yang berkaitan dengan produk
Tim Manajemen Puskesmas berusaha untuk mengidentifikasi secara jelas semua
persyaratan yang diminta pelanggan atau persyaratan yang dibutuhkan pelanggan atau
persyaratan yang ditentukan oleh Puskesmas dan persyaratan lain seperti undang-
undang, peraturan pemerintah dan sebagainya yang terkait dengan Produk Puskesmas.
Puskesmas melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait untuk meninjau / membahas
semua persyaratan tersebut dan untuk menilai apakah persyaratan itu dapat dipenuhi,
termasuk apabila ada perubahan persyaratan produk
Puskesmas melakukan komunikasi dengan pelanggan dengan cara menyediakan:
1. Papan pengumuman bagi pelanggan
2. Petugas informasi dan Pengaduan Masyarakat
3. Kotak saran untuk menerima keluhan secara langsung

Dokumen Terkait :
PM-SCG-08 : Prosedur Mutu Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan
PM-SCG-09 : Prosedur Mutu Pengendalian Pelayanan Penunjang

7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk

Menetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan pelayanan, meliputi :
a. Persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan.
b. Persyaratan lain yang diperlukan untuk pelanggan tertentu.
7.2.3. Komunikasi dengan pelanggan
Puskesmas Secang menetapkan dan menerapkan proses komunikasi yang efektif dengan
pelanggan mengenai :
a. Informasi pelayanan
b. Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 24 dari 31

7.3. Desain dan Pengembangan

Tidak diterapkan.
7.4. Pengadaan Barang
7.4.1. Proses Pengadaan
Puskesmas Secang Kabupaten Magelang
a. Menetapkan dan memenuhi kebutuhan barang yang diperlukan dalam proses
pelayanan.
b. Menetapkan prosedur pengadaan barang dan atau pembelian untuk memenuhi
kebutuhan barang yang diperlukan dalam proses pelayanan.
c. Kegiatan pengadaan barang dilakukan oleh Pengurus Barang dan Bagian
Rumah Tangga.
d. Sebelum pengadaan barang dilaksanakan semua persyaratan produk harus
dibahas secara jelas.
e. Perencanaan pengadaan barang harus terlebih dahulu dibuat sebelum
dilaksanakan.
f. Bila kegiatan pengadaan barang melibatkan unit-unit yang lain, maka harus
dipastikan adanya kejelasan pengaturan mengenai keterlibatan / wewenang
unit-unit terkait.
g. Komunikasi pada semua tahap kegiatan pengadaan barang harus tercatat.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-10 : Prosedur Mutu Pengadaan Barang

7.4.2. Informasi Pembelian

a) Sebelum melaksanakan pembelian, Informasi tentang berbagai persyaratan
dan spesifikasi yang diperlukan oleh Puskesmas harus dibuat secara jelas
untuk menghindari kesalahan / ketidak-sesuaian
b) Dokumen pembelian harus dipastikan memuat penjelasan mengenai semua
persyaratan yang ditetapkan termasuk :
1. Kejelasan mengenai jumlah barang yang akan dibeli
2. persyaratan spesifikasi / mutu barang yang akan dibeli
7.4.3. Verifikasi Barang yang dibeli
a) Pengurus Barang dan Penanggungjawab Pelayanan Klinis bertanggung jawab
melakukan verifikasi terhadap barang yang dibeli.
b) Hasil Verifikasi / pemeriksaan dicatat dan disimpan.
c) Penanggungjawab Pelayanan Klinik memiliki kewenangan untuk memutuskan
apakah barang yang datang memenuhi persyaratan mutu atau tidak.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 25 dari 31

7.5. Proses Pelayanan

7.5.1. Pengendalian Proses Pelayanan
Puskesmas Secang Kabupaten Magelang menentukan pengendalian proses pelayanan di
dalam lingkup puskesmas melalui:
a. Ketersediaan informasi dari pelayanan.
b. Menetapkan instruksi-instruksi kerja (IK) yang dibutuhkan.
c. Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk proses
pelayanan.
d. Menetapkan aktivitas pengukuran dan pemantauan oleh Penanggungjawab
unit dengan sistem sampling.
7.5.2. Validasi Proses Pelayanan
Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila diterapkan meliputi
a. Prosedur peninjauan-ulang dan adanya kriteria persetujuan dari proses-proses.
b. Persetujuan peralatan dan kualifikasi pegawai.
c. Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikasikan
d. Kebutuhan untuk catatan-catatan
e. Validasi ulang
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur
a) Semua tahap tahap pelayanan rawat jalan harus dipastikan diberikan
identifikasi secara jelas.
b) Cara identifikasi harus dituangkan dalam prosedur identifikasi
c) Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidak-sesuaian
yang tidak diinginkan.
d) Identifikasi juga diberikan berdasarkan hasil pemeriksaan/ pengukuran dan
pemantauan terhadap proses / produk.
e) Bilamana persyaratan ketelusuran merupakan suatu keharusan yang
dipersyaratkan oleh pelanggan maka identifikasi wajib dilaksanakan
berdasarkan persyaratan yang diminta pelanggan pada semua tahapan.
f) Cara identifikasi diatur dalam prosedur identifikasi
7.5.4. Barang Milik Pelanggan
a) Barang milik pelanggan adalah barang-barang yang bukan milik Puskesmas
Secang yang berada di wilayah tanggung jawab Puskesmas Secang.
b) Barang milik pelanggan harus ditangani dengan hati- hati untuk mencegah
hal-hal yang tidak diinginkan.
c) Semua unit/pihak yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dengan
penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan barang milik pelanggan harus
melakukan identifikasi, melindungi dan mengamankan barang-barang milik
pelanggan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
d) Yang termasuk barang milik pelanggan adalah informasi pasien di dalam
catatan rekam medis, kartu identitas pasien, obat pasien yang belum
diserahkan, dan barang lain yang merupakan milik pasien.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 26 dari 31

7.5.5. Penyimpanan Barang

a) Barang pada semua tahapan proses dijaga kondisinya dan dipertahankan
kesesuaiannya selama penyimpanan dan selama proses penggunaannya.
b) Selama barang ditangani secara internal, harus dilengkap identifikasi secara
jelas.
7.6. Pengendalian Alat Pemeriksaan dan Pengukuran
a. Peralatan yang dipergunakan untuk pemantauan/pengukuran/pengujian pelayanan
rawat jalan harus dikendalikan.
b. Pengendalian diarahkan untuk memastikan peralatan yang dipergunakan berada
dalam kondisi laik pakai.
c. Peralatan pemantauan/pengukuran/pengujian diinventarisasikan
d. Prosedur pemantauan /pengukuran/pengujian harus dibuat
e. Peralatan pengukuran / pemantauan harus dikalibrasi atau diverifikasi pada interval
waktu yang telah ditentukan.
f. Bila dipandang perlu kalibrasi harus dilakukan setiap kali peralatan akan
dipergunakan/dioperasikan.
g. Kalibrasi dilakukan dengan cara membandingkan alat kerja/standar kerja terhadap
alat standard.
h. Bila kalibrasi dilakukan, maka catatan kalibrasi harus dapat ditelusuri ke standard
nasional / internasional
i. Bilamana puskesmas/ lembaga kalibrasi tidak memiliki standard yang lebih tinggi
dan sesuai, maka cara pengecekan ketepatan peralatan harus ditentukan dalam
prosedur.
j. Peralatan pengukuran/pemantauan harus dilindungi dari kerusakan selama
penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan.
k. Bila terjadi penyimpangan terhadap akurasi peralatan, maka harus diambil tindakan
terhadap peralatan tersebut dan terhadap produk yang mungkin telah terkena
akibatnya.
l. Bilamana software komputer dipergunakan dalam kegiatan pemantauan dan
pengukuran, maka kemampuan komputer tersebut diverifikasi sebelum digunakan.

Dokumen Terkait
Kalibrasi
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 27 dari 31

8. PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENINGKATAN

8.1. Umum
Wakil Manajemen Merencanakan, Menentukan dan Menerapkan proses-proses pengukuran,
analisa dan peningkatan yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu agar :
a. Menjamin kesesuaian pelayanan
b. Menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu
c. Meningkatkan terus-menerus efektifitas dari sistem manajemen mutu
Meliputi penggunaan metode-metode yang diterapkan termasuk statistika, dan lainnya.

Dokumen Terkait:
PM-SCG-13 : Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan

8.2. Proses Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1. Proses Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Puskesmas Secang memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan
terhadap pemenuhan persyaratan-persyaratan pelanggan. Metoda yang digunakan dapat
dengan Metoda survey, Kuisioner atau Metoda lain yang ditetapkan kemudian sesuai
situasi dan kebutuhan. Pelaksanaan pengukuran kepuasan pelanggan ditetapkan 1 tahun
sekali atau sewaktu-waktu jika diminta oleh keperluan dinas/pemerintah Kabupaten.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-13 : Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan

8.2.2. Audit Mutu Internal

Wakil Manajemen beserta tim auditor mutu internal menyelenggarakan audit mutu internal
dalam periode waktu yang telah ditetapkan untuk mengetahui :
a. Kesesuaian perencanaan yang disusun terhadap persyaratan sistem
manajemen mutu yang diterapkan.
b. Sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara secara efektif
Audit mutu internal direncanakan atas pertimbangan status dan kepentingan area yang
akan diaudit. Kriteria audit, frekuensi, ruang lingkup dan metoda audit ditentukan sebelum
melaksanakan audit mutu internal. Pelaksanaan audit ditetapkan mengikuti prosedur audit
mutu internal.

Dokumen terkait :
PM-SCG-15 : Prosedur Mutu Audit Mutu Internal
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 28 dari 31

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses-proses

Wakil Manajemen menerapkan metoda yang sesuai pada proses pemantauan dan
pengukuran proses-proses sistem manajemen mutu. Metoda yang diterapkan
bertujuan untuk menunjukkan kemampuan proses dalam mencapai hasil yang
direncanakan.
Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka perbaikan dan tindakan
perbaikan yang sesuai harus dilaksanakan untuk menjamin kesesuaian terhadap
produk.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-17 : Prosedur Mutu Tindakan Pencegahan

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Produk

Wakil Manajemen melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap karakteristik
produk untuk mengetahui persyaratan-persyaratan produk terpenuhi. Proses
pengukuran dilaksanakan sesuai dengan tahapan-tahapan dalam proses realisasi
produk.
Bukti kesesuaian terhadap kriteria Keberterimaan disimpan, catatan-catatan tersebut
harus mencantumkan pegawai yang mempunyai kewenangan. dalam pemberi
pelayanan. Pemberian pelayanan tidak akan dilakukan sebelum seluruh persyaratan
dipenuhi.

8.3. Pengendalian Produk tidak Sesuai

Wakil Manajemen menjamin bahwa produk / pelayanan yang tidak sesuai dengan persyaratan
teridentifikasi dan terkendali untuk mencegah kesalahan dalam pelayanan. Pengendalian,
tanggung jawab dan wewenang terhadap pelayanan tidak sesuai ditetapkan dalam prosedur
pengendalian ketidaksesuaian layanan.
Pengendalian pelayanan tidak sesuai mencantumkan tindakan-tindakan :
a. Menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang dilibatkan
dalam pengendalian pelayanan yang tidak sesuai.
b. Mengidentifikasi dan mengendalikan pelayanan yang tidak sesuai dengan persyaratan
untuk mencegah dari penggunaan yang tidak sesuai, pelayanan yang tidak sesuai
segera diperbaiki ulang dan diverifikasi kembali agar menjamin kesesuaian.
c. Menetapkan konsekuensi dari ketidaksesuaian itu, apabila pelayanan yang tidak
sesuai telah dilakukan kepada pelanggan.

Apabila ketidaksesuaian produk terdeteksi setelah pelayanan, maka Puskesmas akan

mengambil tindakan yang sesuai dengan dampak atau potensi ketidaksesuaian tersebut.

Dokumen Terkait :
PM-SCG-16 : Prosedur Mutu Pengendalian Ketidaksesuaian Pelayanan
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 29 dari 31

8.4. Analisis Data

Wakil Manajemen menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data untuk menunjukkan
kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen mutu, serta mengevaluasi kemungkinan peluang
melaksanakan peningkatan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan. Hal ini meliputi
pembuatan data sebagai hasil pemantauan dan pengukuran dari sumber yang relevan.
Data yang digunakan untuk analisa data meliputi :
a. Kepuasan dan/atau ketidakpuasan pelanggan.
b. Kesesuaian terhadap kebutuhan pelanggan.
c. Karakteristik dari proses, produk dan kecenderungannya
d. Pemasok.

8.5. Peningkatan (Improvement)

8.5.1. Peningkatan yang Berkelanjutan
Puskesmas Secang dengan seluruh komponennya melakukan peningkatan yang
berkelanjutan terhadap efektifitas sistem manajemen mutu meliputi fungsi kebijakan mutu,
sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan dan Tinjauan
manajemen.
8.5.2. Tindakan Perbaikan
Wakil Manajemen mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
agar tidak terjadi lagi. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan dampak ketidaksesuaian
yang ditemukan. Prosedur tindakan perbaikan ditetapkan sebagai acuan dalam :
a. Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),
b. Menentukan penyebab ketidaksesuaian,
c. Melakukan evaluasi terhadap tindakan-tindakan yang dianggap perlu dalam
menjamin agar ketidaksesuaian tidak terjadi lagi,
d. Menentukan dan menerapkan tindakan-tindakan yang dianggap perlu,
e. Mencatat hasil-hasil tindakan yang telah dilakukan,
f. Meninjau kembali dan mengevaluasi tindakan perbaikan yang dilakukan.

Dokumen terkait :
PM-SCG-17 : Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 30 dari 31

8.5.3. Tindakan Pencegahan

Wakil Manajemen menentukan tindakan-tindakan untuk meniadakan penyebab potensi
ketidaksesuaian dalam upaya mencegah agar tidak terjadi. Tindakan pencegahan harus
seusai dengan dampak potensi masalah. Prosedur tindakan pencegahan ditetapkan
sebagai acuan dalam :
a. Menentukan potensi ketidaksesuaian dan penyebab-penyebabnya.
b. Melakukan evaluasi terhadap tindakan pencegahan dalam upaya mencegah
terjadinya ketidaksesuaian,
c. Menentukan dan menerapkan tindakan-tindakan yang dianggap perlu,
d. Mencatat hasil-hasil tindakan-tindakan yang telah dilakukan,
e. Meninjau kembali dan mengevaluasi tindakan pencegahan yang telah
dilaksanakan.

Dokumen terkait :
PM-SLM-18 : Prosedur Mutu Tindakan Pencegahan

8.6. PENUTUP
Demikian manual mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas untuk
dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan
sistem manajemen mutu. Laksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai
dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.

Selamat bekerja, Kepala Puskesmas mendukung sepenuhnya pelaksanaan Sistem

Manajemen Mutu ini sebagai komitmen yang tidak dapat ditawar-tawar.
 MANUAL MUTU
UPT PUSKESMAS SECANG
No. Dokumen : Edisi : Revisi : Berlaku Efektif : Halaman :
MM-SCG-2012 02 02 31 dari 31

DISTRIBUSI PEDOMAN MUTU

NO. PENERIMA DOKUMEN MANUAL KODE JML SALINAN COPY NO.

MUTU UNIT (SET)
1 Wakil Manajemen WM 1 (satu) Master

2 Kepala Puskesmas KP 1 (satu) 1

3 Penanggungjawab Tata Usaha TU 1 (satu) 2

4 Penanggungjawab Pelayanan Klinis YNS 1 (satu) 3

5 Penanggungjawab Unit Pendaftaran PDF 1 (satu) 4

6 Penanggungjawab Unit Pelayanan BPU 1 (satu) 5

Pengobatan Umum
7 Penanggungjawab Unit Pelayanan KGM 1 (satu) 6
Kesehatan Gigi dan Mulut
8 Penanggungjawab Unit Pelayanan KIA 1 (satu) 7
Kesehatan Ibu dan Anak
9 Penanggungjawab Unit Pelayanan LAB 1 (satu) 8
Laboratorium
10 Penanggungjawab Unit Pelayanan ROB 1 (satu) 9
Farmasi