COMITE PARALIMPICO COLOMBIANO

PLANEACION Y ORGANIZACIN DE
EVENTOS
 PLANEACION
Es
E la
l escogencia
i entre
t futuras
f t alternativas
lt ti d
de
accin para la organizacin en su conjunto y para
cada una de sus partes.
partes
Es facilitar la consecucin de objetivos.

La tarea exacta de la planeacin, consiste en

reducir al mnimo los riesgos
g y al propio
p p tiempo
p
aprovechar las oportunidades.
 Qu es Planear?

Es fijar los objetivos con base a experiencias y

teniendo en cuenta eventos que se sucedern en
el futuro.

Presume la existencia de alternativas. Siempre,

existir una.
Planear, podra simplificarse en
Planear
cinco (5) sencillas preguntas :

Qu se va a hacer?
Quien lo va a hacer?
Como se va
a a hace
hacer?
?
Cuando se va a hacer?
Donde se va a hacer?
 Qu se debe tener en cuenta para
una buena planeacin?

Las Polticas: Lineamientos generales del camino

a seguir,
i para llegar
ll all objetivo
bj ti generall de
d acuerdo
d
a las polticas de la organizacin.

Los Planes: Guas para alcanzar los objetivos, a

travs del cumplimiento de unas polticas.
polticas

Los Proyectos: Pasos a seguir dentro de un plan

plan,
que permitirn la consecucin de este.
 Los Programas: Pasos a seguir dentro de un
proyecto, para alcanzar los objetivos intermedios
proyecto
y objetivo final de este.

Las Tareas, los oficios, las labores: Sumatoria

de labores diarias que permiten alcanzar objetivos
intermedios, a corto plazo que sumados los unos
con los otros, dar como concluido o cumplido un
programa.
 ORGANIGRAMA:
ORGANIGRAMA

Es un diagrama o dibujo a travs del

cual se da conocer los cargos de las
personas encargadas de dirigir el
evento, as como la estructura
jerrquica.
 ORGANIGRAMA DE LOS
I JUEGOS CENTROAMERICANOS
Y DEL CARIBE DE SORDOS
JULIO 26 AL 30 DE 2006 BOGOTA D.C.
COLOMBIA
 COMIT DE HONOR
COMIT DE ORGANIZADOR
SECRETARIA GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR EJECUTIVO

COMISION
COMISION DE COMISION DE COMISION DE COMISION COMISION
MERCADEO
PROTOCOLO LOGISTICA COMUNICACIONES TECNICA MEDICA
Y PUBLICIDAD
INAGURACION INSCRIPCIONES Y
TRANSPORTE PRENSA ESCRITA AUDIOMETRIA MASCOTA
Y CLAUSURA ACREDITACIONES

ALOJAMIENTO RADIO DEPORTIVA DOPAGE COMERCIALIZACIN

PREMIACION

ALIMENTACIN TELEVISIN JUZGAMIENTO PRIMEROS

AUXILIOS
ESCENARIOS INTERPRETES BOLETINES

HIDRATACIN Y
REFRIGERIOS

PERSONAL
DE APOYO
IMPLEMENTACIN
DEPORTIVA

SEGURIDAD
 TIPOS DE ORGANIGRAMA

DIAGRAMA RADIAL

DIAGRAMA PIRAMIDAL

DIAGRAMA VERTICAL
 CRONOGRAMA

Es un esquema o cuadro a travs

del cual en
forma muy visible y clara, se puede detectar
el estado real del desarrollo de las actividades
y tareas, as como los avances o
inconvenientes qque se van presentando
p en el
tiempo fijado.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
I JUEGOS CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE DE
SORDOS
JULIO 26 AL 30 DE 2006
BOGOTA D.C. COLOMBIA

CONCEPTO ENERO FEBREO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

ELABORACION PROPUESTA

ENVIO DE INVITACIONES A JUEGOS

FECHA DE CONFIRMACION
PARTICIPACION

PROMOCION Y DIVULGACION

CIERRE DE INSCRIPCIONES

RECEPCION DE DOCUMENTACION

PROCESOS DE CONTRATACION

COMPRA DE REQUERIMIENTOS

ALQUILER IMP. DEPORTIVA

ADECUACION ESCENARIOS DEPORTIVOS

ELABORACION DE CARTA FUNDAMENTAL

EJECUCION JUEGOS
 REQUERIMIENTOS Y
PRESUPUESTO

Es el listado de necesidades,
necesidades tanto en la
parte de logstica, tcnica y deportiva
requerida para la realizacin de un
evento, y que a su vez nos sirve para
elaborar nuestro presupuesto.
presupuesto
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA
UN EVENTO

No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL

1 PROMOCION Y DIVULGACIN

1.1 Afiches

1.2 Volantes

1,3 Pasacalles

1.4 Pendones

1.5 TV.

1.6 Prensa Escrita

1.7 Radio

1.8 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION
DEL PRESUPUESTO PARA UN EVENTO
No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL

2 ESCENARIOS

2.1 Baloncesto

22
2.2 Ftbol

2.3 Fustal

24
2.4 Voleibol

2.5 Pistas

26
2.6 Salones

2.7 Oficina

28
2.8 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO
V./UNITARI
No. ITEMS CANTIDAD O V/TOTAL

3 IMPLEMENTACIN
TCNICA

3.1 Balones

32
3.2 Mallas

3.3 Petos

3.4 Pitos

3.5 Cronmetros

3.6 Planilleros

3.7 Camisas de Presentacin

3.8 Sudaderas

3.9 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO
No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL
4 PAPELERIA TCNICA
4.1 Planillas Inscripcin

4.2 Planillas Juzgamiento

4.3 Carns
4.4 Sellos
45
4.5 B l ti
Boletines Informativos
I f ti
4.6 Resoluciones
4.7 Invitaciones
4.8 Fotocopias
4.9 Memorias
4.10 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO
No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL
5 INAUGURACION Y CLAUSURA
5.1 Escenario

5.2 Sonido
5.3 Presentador
5.4 Acto central
5.5 Transporte
5.6
5 6 Refrigerio
e ge o o Co
Comida
da
5.7 SUBTOTAL
6 JUZGAMIENTO
6.1 Deportes de Conjunto
6.2 Deportes Individuales
6.3 Recreacin
6.4 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO

No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL

7 INSENTIVOS O PREMIACION

Deportes Conjunto o Individuales

71
7.1 TROFEOS

7.1.1 Campen

7.1.2 Subcampen

7.1.3 Tercer Lugar

7.1.4 Cuarto Lugar

7.1.5 Valla (casos especiales)

Goleador o Encestador
7.1.6 (casos Especiales)

7.1.7 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO

No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL

7.2 MEDALLAS

7.2.1 Campen

7.2.2 Subcampen

7.2.3 Tercer Lugar

7.2.4 Cuarto Lugar

7.2.5 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO

No
No. ITEMS
ITEM S CANTIDAD V /UNITARIO
V./UNITARIO V/TOTAL
7.3 BONOS

7.3.1 Campen

7.3.2 Subcampen

7.3.3 Tercer Lugar

7.3.4 Cuarto Lugar

7.3.5 SUBTOTAL
UNIFORMES y SUDADERAS
7.4 (Especificar a quienes)
7.4.1 SUBTOTAL
 FICHA TCNICA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO
No. ITEMS CANTIDAD V./UNITARIO V/TOTAL

8 RECURSO HUMANO

81
8.1 Coordinador General
Coordinadores o
8.2 Monitores por Deporte

8.3 Secretara Tcnica

8.4 SUBTOTAL
GERENCIA DEL
9 PROYECTO

10 TOTAL
 SISTEMAS DE COMPETENCIA

TODOS CONTRA TODOS

ELIMINACIN SENCILLA
ELIMINACION DOBLE
SISTEMA SUIZO
 SISTEMAS DE COMPETENCIA

TODOS CONTRA TODOS

Como su nombre lo indica, este sistema
consiste en que durante sucesivas jornadas
cada participante debe jugar contra todos los
dems del grupo o de la totalidad de los
competidores.
tid

EL GANADOR,
GANADOR lgicamente ser el competidor
que obtenga el mayor puntaje, asignado por
partidos ganados, empatados y perdidos,
segn lo indique el proceso de acumulacin
que tenga establecido, cada deporte y cada
certamen en forma independiente y propia.
certamen, propia
TABLA PARA 5 Y 6 PARTICIPANTES

1. Ronda 16 25 34
2. Ronda 64 53 12
3. Ronda 26 31 45
4. Ronda 65 14 23
5 Ronda
5. 36 42 51
 CUADRO DE PUNTUACION
TORNEO
BOLETIN No. CATEGORIA: RAMA:
No. EQUIPOS
Q 1 2 3 4 5 6 PJ PG PE PP GF GC GD Puntos Posicin

1 MILLONARIOS

6 SANTA FE

PROGRAMACION OFICIAL A JUGARSE

No. DIA Y FECHA HORA ESCENARIO EQUIPO A VS EQUIPO B

10:00 COLISEO
1 LUNES 03-02-06 A. M. SALITRE MILLONARIOS SANTA FE

NOVEDADES DISCIPLINARIAS

E NOMBRE Y APELLIDOS SANCION E NOMBRES Y APELLIDOS SANCION

1. JORGE ROA UNA FECHA

 ELIMINACIN SENCILLA
Consiste
C i en ell enfrentamiento
f i d los
de l participantes
i i
dos a dos, de tal manera que en cada jornada se
elimine la mitad de ellos, hasta quedar el campen.

Es el mtodo ms rpido y simple de determinar un

ganador.
ganador

Por lo g
general este sistema se muestra til y eficaz
cuando la cantidad de participantes es grande, se
dispone de poco tiempo, y las instalaciones son
escasas.

Opcin ms procedente en algunos deportes

individuales.
CUADRO PARA 8 PARTICIPANTES
A
1
B FORMULA
8
B -8
2 D 0 EXENTOS
C 8 JUEGAN
3
D

D
4 H
E
5
E

6 F
H
G
7
H

8 H
 "SISTEMA
SISTEMA SUIZO"
SUIZO
PARA TORNEOS Y CAMPEONATOS DE AJEDREZ

El Sistema Suizo.
Suizo Permite,
Permite tcnicamente
tcnicamente, acortar la
duracin de las competencias, haciendo ms
pareja la confrontacin de las fuerzas.

En este Sistema los p

participantes
p lucharn en
igualdad de condiciones, lo cual aumenta el inters
deportivo de la competencia.
 REGLAS FUNDAMENTALES
Todos los participantes en el torneo en donde se aplica el sistema suizo, puede
j
jugar en un solo
l grupo, aunque sea ded distintas
di ti t categoras
t o clasificaciones.
l ifi i

En la primera ronda, cuando los jugadores sustenten la misma categora, los

pareos pueden ser determinados por sorteo.

Si participan jugadores de distintas categoras oficiales, los pareos de la

primera ronda se harn d manera que enfrente entre s las categoras de
mayor nivel.

Si hay nmero impar de jugadores, en cualquier ronda, a uno de los

contendientes se le da "Descanso". Esto significa que el jugador de ms baja
puntuacin, del sistema promedial se le da un punto como si hubiese ganado la
partida correspondiente.

En la segunda ronda y cada una de las siguientes, los jugadores con puntuacin
parejas, deben jugar entre s, siempre y cuando no lo hayan hecho
previamente,, en alguna
p g ronda anterior.

Si resulta imposible parear a un jugador con otro de igual puntuacin se deber

parear con uno cuya puntuacin, sea lo ms cercana posible a la suya.

Si un jugador se retira del torneo su nombre no ser elegible para formar el

pareo de las rondas pendientes pero los juegos que le faltaron por celebrar
sern anotados como perdidos.
 REGLAS FUNDAMENTALES
En los torneos donde se apliquen el Sistema Suizo, un jugador debe
considerarse retirado de la competencia si pierde una partida por no
asistir
i ti y no manifestar
if t all Director
Di t que tiene
ti i t
intenciones
i d jugar
de j en la
l
prxima ronda.

Queda establecido adems que un jugador ser descalificado para

seguir competiendo en el torneo,
torneo si en el curso del mismo pierde dos
partidas por W. O., no obstante todas las puntuaciones hechas por un
jugador antes de su retirada tienen valor.

Para fijar las puntuaciones en caso de partidas no concluidas se pueden

adjudicar temporalmente los puntos correspondientes, a juicio del
Director del torneo.

nicamente a causa de fuerza mayor, la adjudicacin ser definitiva.

Las fichas (blancas y negras) son asignadas a los jugadores por el

director, en forma equitativa, como sea posible, en juegos alternos. En
todos los casos se tratar de igualar
g el nmero de veces q que cada
jugador recibe las fichas blancas y negras.

El sistema de puntuacin es un punto por cada victoria, medio punto

por unas tablas, cero por una derrota. La partida no jugada por un
contendiente
t di t a quien i se le
l dio
di " descanso"
d " se le
l anotar
t como ganada.
d
Esto con el fin de que todos los participantes jueguen el mismo nmero
de partidas
 SISTEMAS DE PAREO:
La
L mecnica
i para ell pareo se realiza
li en primer
i
trmino formando el escalafn o ranking de los
jugadores de acuerdo a su categora y asignando a
cada uno su nmero: El de ms alto ranking es el
nmero 1 y el que le sigue en orden descendente el
nmero 2 y as sucesivamente.

PAREO EN LA PRIMERA RONDA:

Se divide el g
grupo
p de jjugadores
g en dos,, siguiendo
g el
orden del escalafn y se parea consecutivamente a
los jugadores de la mitad superior con los
jugadores de la mitad inferior.

Si el nmero de jugadores es impar, se le da el

punto por descanso al ltimo en el escalafn.
 PROTOCOLO DEPORTIVO

Normas o requerimientos para la ejecucin

d cualquier
de l i eventot deportivo
d ti que ayuded a
cumplir de manera efectiva los objetivos
propuestos es el aspecto ceremonial del
propuestos,
evento como tal
 SE APLICA EN EVENTOS
DEPORTIVOS TALES COMO:
Juegos Barriales
i l
Juegos Locales
Juegos
J nter
t colegiados
l i d
Festivales escolares
Juegos Integracin Ciudadana
Juegos Nacionales
Campeonatos Regionales
Eventos Escuelas de Formacin
Deportiva
p
Certmenes deportivos a nivel
empresarial
nter
colonias
l i
 CLASES DE PROTOCOLO

Protocolo Deportivo
p
Protocolo Social
 QUIENES LO CONFORMAN

Un coordinador de protocolo deportivo

Un coordinador de protocolo social
Un coordinador de ceremonia
Grupos
p musicales,, folclricos,, etc.
Sonorizacin
Servicios Especiales
p
Servicios generales
Grupos
p de apoyo
p y ((servidores sociales o
voluntariado)
 ELEMENTOS QUE SE UTILIZAN
REGULARMENTE
Banderas
Heraldos
Equipo de sonorizacin (micrfonos,
video bem, computadora).
Astas
A t (porta
( t bandera
b d y para izar).
i )
Premiacin (medallas, trofeos, bonos,
placas diplomas).
placas, diplomas)
Decoracin (publicidad, mesas, sillas,
manteles flores,
manteles, flores cinta demarcatoria).
demarcatoria)
ORDEN DE UBICACIN DE
BANDERAS

Colombia.
Ciudad sede.
Organismos deportivos participantes.
Entidades patrocinadoras.
ORDEN DE UBICACIN DE
HERALDOS

Del evento correspondiente

Organismos Deportivos
Delegaciones
Deportes
Autoridades de juzgamiento
 ELEMENTOS DE PREMIACIN
PREMIACIN:

Podium marcado (tres secciones 1, 2 y 3er.

lugar)
lugar).
Cojines (mnimo tres).
Bandejas.
Bandejas
Sonido (micrfono inalmbrico, megfono).
Himnos (Nacional,
(Nacional ciudad sede,
sede al
deporte).
Marchas y msica de ambientacin.
 PARTES DE UNA
CEREMONIA INAUGURAL
 Concentracin de participantes.
Desfile.
Ubicacin palco de honor.
Acto protocolario.
Palabras (personalidades, organizacin).
Fuego deportivo.
Promesas (deportiva, juzgamiento).
Acto central (deportivo, cultural).
Cierre.
 GUIA PARA EL ACTO DE
INAUGURACIN:
Concentrar a participantes o delegaciones en
un lugar de fcil acceso y ubicacin, con una
hora fija y en orden de aparicin.
Iniciar el desfile con las banderas acorde a la
magnitud del evento, cumpliendo el orden ya
establecido en el manual.
manual
Las delegaciones irn as: (Bandera, heraldo,
deportistas,
p , delegados,
g , heraldo autoridades
de juzgamiento).
Palabras de bienvenida.
Actos protocolarios (palabras personalidades,
personalidades
organizacin).
 GUIA PARA EL ACTO DE
INAUGURACIN:

Himnos.
Hi
Promesa deportiva.
Promesa Juzgamiento.
Encendido del fuego deportivo.
deportivo
Retiro delegaciones (ubicacin,
graderas, etc
graderas etc.).
)
Acto central (deportivo, cultural).
Despedida.
 PARTES DE UNA CEREMONIA DE
CLAUSURA

Concentracin
de participantes.
Desfile.
Acto protocolario.
Palabras (personalidades,
organizacin).
i i )
Himnos.
C
Ceremoniai extincin
i i ffuego ddeportivo.
i
Acto central (deportivo, cultural).
Despedida.
 GUIA CLAUSURA
CLAUSURA:
Concentracin de delegaciones.
Desfile y ubicacin de deportistas.
Acto protocolario.
Palabras de agradecimiento
(personalidades, organizacin).

Palabras declarando la clausura de los
j
juegos o del
d l evento.
t
Ceremonia de extincin del fuego
deportivo.
deportivo
Acto central (deportivo, cultural).
Cierre
Cierre.
 EL PROGRAMA

PARA LA ELABORACIN DEL

PROGRAMA COMO TAL,
TAL
TENGA EN CUENTA:
 Designar un presentador oficial
Una banda le da colorido al desfile y puede
colaborar entonando los himnos (verifquelo)
Seleccione con anticipacin un deportista para la
toma de la promesa y para portar el fuego patrio.
patrio
(Haga un palmares del deportista) ojala con
logros importantes. (Realice ensayo previo para
l promesa))
la
Invite un representante de los jueces para la
promesa
Identifique a quienes realizan las intervenciones
(mximo 2)
Seleccione cuidadosamente las presentaciones
culturales y/o deportivas de calidad (mximo 3)
Elabore un programa donde incluya estadsticas,
estadsticas
escenarios, disciplinas, logros etc.
 FICHA TCNICA DIAGNOSTICO
FECHA EJECUTADO
ACTIVIDAD REALIZACION OBSERVACIONES
SI NO
Reservar escenario

C
Comit
it local
l l de
d emergencias
i
Croquis del desfile
Planimetra escenario
Invitaciones
Convocatoria
Contactar banda
Contactar presentaciones
Contactar juez promesa
Contactar deportistas Promesa y fuego deportivo
Redactar promesa
p
Trasporte
Refrigerios
Sonido Micrfonos, himnos
Publicidad
 FECHA
EJECUTADO
ACTIVIDAD REALIZACION OBSERVACIONES
SI NO
Tarima
Mesa
Sillas
Atril
Mantel
Bandeja
Agua
Antorcha Estopa, acpm, aserrn, fsforos, briket
Pebetero Estopa, acpm, aserrn, fsforos, briket
Estopa
Fsforos
Banderas (astas)
Programa
D fi i presentador
Definir t d
Capacitar apoyo
Flores

Otros
 PLAN DE EMERGENCIA

La Secretaria de Gobierno de Bogot exige

q
que para todo evento q
p que rena 1000
personas o mas debe presentar un plan de
emergencia para lo cual existen formatos ya
preestablecidos.
bl d
COMITE PARALIMPICO COLOMBIANO