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DEFINICIN

Para efecto de efectuar la definicin de las cuentas implicadas en este proceso,


proponemos efectuar la siguiente divisin:

CUENTAS POR PAGAR

El rubro Cuentas por pagar comerciales representa las obligaciones que contrae la
empresa, derivadas de la compra de bienes y servicios y de los gastos incurridos
destinados a satisfacer las demandas de estos productos a fin que la empresa pueda
cumplir con sus funciones plenamente.

Las transacciones tpicas que originan esta cuenta, incluyen la adquisicin de


mercaderas al crdito, materias primas, activos de planta y suministros de oficina, as
como la obtencin de servicios, como los legales y contables, la publicidad, las
reparaciones y los servicios pblicos, entre otros similares.

De acuerdo al Plan Contable General Empresarial (PCGE) este rubro comprende las
siguientes cuentas, subcuentas, divisionarias y Subdivisionaria:

Cuadro 1. (Excel)

CUENTAS DE COMPRAS Y GASTOS

La cuenta compras, representa la adquisicin de bienes que realiza la empresa con la


finalidad de destinarlos a la venta, que participaran en el proceso productivo o que
sern consumidos para el propio funcionamiento de la empresa. Asimismo, incluye las
cargas vinculadas con las compras tales como fletes, comisiones, seguros, derechos
de importacin y otros gastos similares.

De otra parte, las cuentas de gastos representan todos aquellos bienes y servicios
adquiridos y que han sido consumidos en el desarrollo de las operaciones comerciales
de la empresa, tales como transporte, servicios pblicos, mantenimiento, reparacin,
horarios entre otros. El sustento de ambas cuentas es por lo general los comprobantes
de pago de las adquisiciones, que demuestren la fecha, el monto, la cantidad, entre
otros de las adquisiciones.

De acuerdo al Plan Contable General Empresarial (PCGE), las cuentas que


comprende este rubro:

Cuadro 2. (excel)

DETALLE DE LAS CUENTAS

El detalle de las cuentas vinculadas con las compras y gastos cuentas por pagar es
el siguiente:
CUENTA DETALLE

Agrupa las subcuentas que representan


obligaciones que contrae la empresa
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros derivada de la compra de bienes y servicios
en operaciones objeto del negocio.
Agrupa las subcuentas que representan
obligaciones que se contrae con entidades
43 Cuentas por pagar comerciales - relacionadas relacionadas, derivadas de la compra de
bienes y servicios en operaciones objeto del
negocio.
Acumula las cuentas de bienes que efecta
la empresa, para destinarlos a la venta o
60 Compras para incorporarlos al proceso productivo.
Las subcuentas distinguen los bienes
adquiridos de acuerdo con su naturaleza y
su relacin con el elemento 2 de
existencias.
63 Gastos de servicios prestados por terceros Agrupa las subcuentas que acumulan los
gastos de servicios prestados por terceros a
la empresa
Agrupa las subcuentas que acumulan otros
gastos de gestin que por su naturaleza no
65 Otros gastos de gestin se consideran como consumo de bienes
relacionados con la produccin o la
prestacin de servicios, ni como
remuneracin de los factores de la
produccin.

MARCO CONTABLE

Valuacin Contable

Para la valuacin de las cuentas por pagar debe considerarse su valor probable de
cancelacin, es decir, se debe valuar al monto que el proveedor espera recibir por la
prestacin del servicio o la venta del bien.

Las cuentas por pagar se expondrn como deuda a corto o largo plazo, en funcin de
su plazo de exigibilidad. Asimismo, para el avalu contable, se debe tener en
consideracin lo siguiente:

SUPUESTO DETALLE

Las obligaciones contradas en moneda Se registraran en moneda nacional al tipo


extranjera. de cambio vigente a la fecha en que se
efecta la transaccin.
Los saldos pendientes de pagos y los Se expresaran en moneda nacional al
anticipos a proveedores del extranjero tipo de cambio vigente a esa fecha.
pendientes de liquidacin a la fecha del
cierre del ejercicio.
De otra parte, si un proveedor mantiene con la empresa otras relaciones comerciales
solamente las operaciones relativas a las compras de bienes o servicios realizados
por la empresa deben figurar en la cuenta por pagar respectivas. Las operaciones de
otra ndole deben ser registradas en las cuentas especficas que le corresponda.

Los anticipos otorgados a proveedores, en cuanto corresponden a compra de bienes o


servicios pactados, deben reclasificarse para efectos de su presentacin, de acuerdo
con la naturaleza de la transaccin. Si el anticipo no corresponde a una compra de
bienes o servicios pactados, corresponde presentarse como otras cuentas por cobrar
en el Estado de Situacin Financiera.

Reconocimiento y Exposicin

Un aspecto importante a tener presente, respecto de esta cuenta, es el momento en


que se debe reconocer una obligacin con terceros. As las obligaciones por
adquisiciones se registran cuando el bien o servicio es recibido. Por este motivo tiene
gran importancia el control que efectu la empresa sobre el corte de los informes de
recepcin, puesto que este documento es el que indica el nacimiento de la obligacin
con el proveedor.

MARCO TRIBUTARIO

Cdigo Tributario

De acuerdo a lo dispuesto por el Cdigo Tributario, la Administracin Tributaria puede


utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta,
cuando se presenten entre otros supuestos, que el deudor tributario oculte activos,
rentas, ingresos, bienes, pasivos, gastos o egresos o consigne pasivos, gastos o
egresos falsos.

Obligacin de Bancarizar

El Art. 3 de la Ley N 28194, obliga a que las obligaciones que se cumplan mediante
el pago de suma de dinero cuyo importe sea superior a S/. 3,500 o US$ 1,000 deban
pagarse utilizando alguno de los medios de pago a que se refiere el Art. 5 de la citada
ley, aun cuando se cancelen mediante pagos parciales menores a dichos montos.

Sobre el particular, el Art. 8 de la misma ley sanciona la no utilizacin de medios de


pago. En efecto, de acuerdo al citado artculo los pagos que se efecten sin utilizar
medios de pago no darn derecho a deducir gastos, costos o crditos; a efectuar
compensaciones ni a solicitar devoluciones de tributos, saldo a favor, reintegros
tributarios, recuperacin anticipada, restitucin de derechos arancelarios.

Impuesto a la Renta

Los temas ms importantes de la relacin existente entre el Impuesto a la Renta y las


Cuentas por pagar, cuentas de compras y cuentas de gastos, son los siguientes:

a) Deduccin de gastos

Los requisitos parea la deduccin de gastos bsicamente los encontramos en


las disposiciones del Art. 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, en el que se
seala que a fin de establecer la renta neta de tercera categora se deducirn
los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, as como los
vinculados con la generacin de ganancias de capital, en tanto la deduccin no
est expresamente prohibida.

Asimismo se ha sealado que para efecto de determinar que los gastos sean
necesarios para producir y mantener la fuente, estos deben cumplir con ser
normales para la actividad que genera la renta gravada, as como cumplir con
criterios tales como razonabilidad en relacin con los ingresos del contribuyente
y generalidad (tratndose de aguinaldos, bonificaciones, gratificaciones y
retribuciones al personal, as como los servicios de salud, recreativos,
culturales y educativos, y gastos por enfermedad de los trabajadores).

b) Devengo de gastos

Un aspecto importante relacionado a los gastos, es el referente a su imputacin


en el ejercicio a que corresponda, pues tal como lo seala el Art. 57 de la LIR,
las rentas de tercera categora as como sus gastos correspondientes, se
imputan al ejercicio en que se devenga.

c) Gastos no deducibles

As como el Art. 37 de la LIR dispuso la deduccin de gastos siempre que


cumpla con determinados requisitos, el Art. 44 de la referida ley, ha sealado
los casos en los cuales no es procedente la deduccin de gastos.

Ejemplos de estos gastos tenemos: los gastos personales y de sustento del


contribuyente y sus familiares; las multas, recargos, intereses moratorios
aplicados por el Sector Publico Nacional, las donaciones, los gastos que no
cuenten con documentacin sustentatoria, entre otro tipo de gastos.

Impuesto General a las Ventas (IGV)

Respecto al impuesto general a las ventas, los temas relevantes en relacin a los
rubros materia de anlisis son:

a) Crdito Fiscal

Para tomar el IGV de adquisiciones, deben cumplirse con determinados requisitos


sustanciales y formales, los que se pueden resumir en:

REQUISITOS DETALLE

Que sean permitidos como gasto o costo de la empresa, de


acuerdo a la legislacin del Impuesto a la Renta, aun cuando
el contribuyente no est afecto a este ultimo impuesto.
Sustanciales Tratndose de gastos de representacin, el crdito fiscal
mensual se calculara de acuerdo al procedimiento que para
tal efecto establezca el reglamento.

Que se destinen a operaciones por las que se deba pagar el


impuesto o que se destinen a servicios prestados en el
exterior no gravados con el impuesto.

Que el impuesto este consignado por separado en el


comprobante de pago que acredite la compra del bien, el
servicio afecto, el contrato de construccin, o de ser el caso,
en la nota de dbito, o en la copia autenticada por Agente de
Aduanas de los documentos emitidos por la SUNAT, que
acrediten el pago del impuesto en la importacin de bienes.

Que los comprobantes de pago o documentos consignen el


nombre y nmero de RUC del emisor, de forma que no
Formales permitan confusin al contrastarlos con la informacin
obtenida a travs de dichos medios, el emisor de los
comprobantes de pago o documentos haya estado habilitado
para permitirlos en la fecha de su emisin.

Que los comprobantes de pago, las notas de dbito, los


documentos obtenidos por la SUNAT, o el formulario donde
conste el pago del impuesto en la utilizacin de servicios
prestados por no domiciliados; hayan sido anotados en
cualquier momento por el sujeto del impuesto en su registro
de compras. El mencionado registro deber estar legalizado
antes de su uso y reunir los requisitos previstos en el
reglamento.

b) Sistema de Detraccin

Como sabemos, el Sistema de Detracciones obliga a los adquirientes de


alguno de los bienes o servicios sujetos al sistema, a efectuar la detraccin de
un monto del importe de la operacin, a efecto de su depsito en la cuenta
corriente del Banco de la Nacin que previamente ha aperturado el prestador
del servicio o el proveedor del bien.

Sin embargo, y aqu surge un inconveniente; si el adquiriente del bien o


servicio no hubiere cumplido con efectuar la detraccin as como su depsito
dentro del plazo establecido, no podr utilizar el crdito fiscal generado en
dicha adquisicin, solicitar la devolucin del saldo a favor, hasta el periodo que
se cumpla con tal obligacin; no obstante, esta limitacin no alcanza a su
deduccin como gasto o costo, el cual puede realizarse en el periodo de su
devengo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

El circuito cuentas por Pagar Compras y Gastos, es de suma importancia para el


proceso de auditora, pues a travs de este, se suministran bienes, servicios, entre
otros, necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa. Al realizarse este
circuito, se generan dos efectos contables: el registro de un activo (por la adquisicin
de bienes o servicios productivos) o un gasto (servicios no producidos) y la
contabilizacin de la correspondiente deuda con el proveedor.
En este componente se encuentran partidas que muestran una situacin a un
momento dado: las obligaciones hacia terceros y otras que representan transacciones
ocurridas durante un periodo, compras y pagos.

La significacin en los Estados Financieros de las cuentas por pagar depende de las
caractersticas operativas de la empresa o de la actividad en la cual opera. El monto
de estos saldos puede depender de los plazos de pago a proveedores o de la
existencia de periodos en los cuales se concentran las compras. Las compras y los
pagos representan uno de los procesos naturales e indispensables de toda actividad
econmica, siendo generalmente sus transacciones numerosas y significativas.

ACTIVIDADES QUE COMPRENDE LA CUENTA PROVEEDORES

Las actividades que regularmente se incluyen en la secuencia del procesamiento del


rubro de cuentas por pagar, compras y gastos, son:

1. Requerimiento de Compra

Las operaciones de compra en las empresas, normalmente se inician con la


emisin de una solicitud o requerimiento de compra, las que pueden
generarse por pedidos directos de los usuarios de los bienes o servicios, o
por el departamento encargado de planificar y controlar la produccin.

En el proceso de los requerimientos de compra, pueden generarse diversos


informes para su control, como por ejemplo:

a) Productos inexistentes,

b) Productos con existencia mnima que origina la necesidad de compra,

c) Detalle de requerimientos procesados, y

d) Detalle de solicitudes rechazadas.

El proceso de requerimientos termina, una vez que el responsable del rea


que efectu el pedido o del departamento de planificacin aprueba el
requerimiento de compra, y este es enviado al departamento de compras.

2. Orden de Compra o de Servicio

En funcin al requerimiento efectuado, el departamento de compras se


encarga de realizar las gestiones para la adquisicin de los bienes o
servicios solicitados, seleccionando y evaluando los posibles proveedores,
teniendo en cuenta los precios, calidad, condiciones de pago, entre otros
que ofrezcan.

Una vez determinado el proveedor se emite la orden de compra, la que


deber contener todas las condiciones negociadas con el proveedor.

3. Recepcin de los Bienes o Servicios

Tratndose de bienes, la recepcin de estos se efecta por el


departamento o persona responsable, realizndose el conteo o pesaje
correspondiente, y comparndose con las cantidades en documentos. En
caso de ser conforme se emite el Informe de Recepcin para dar
conformidad a los bienes recepcionados.

Si la adquisicin corresponde a servicios, generalmente el departamento


usuario del mismo, es el encargado de emitir el correspondiente informe de
recepcin.

4. Pago

La ltima actividad en el procesamiento de las cuentas por pagar,


corresponde al pago de la factura u otro documento equivalente, del bien o
servicio.

En esta actividad, es de trascendental importancia la autorizacin del pago,


pues esto implica la realizacin de importantes controles y la existencia de
altos niveles de supervisin, puesto que un error en esta transaccin podra
generar un perjuicio al patrimonio de la empresa.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Habiendo revisado los principales contables y tributarios de las cuentas de Compras y


Gastos y de sus correspondientes Cuentas por Pagar, a continuacin suministramos
los principales procedimientos de auditoria que nos pueden ayudar a analizar los rubros en
anlisis:

ITEM DETALLE OBSERVACIONES

1. PROCEDIMIENTOS GENERALES

Anlisis Comparativo
Realizar un anlisis comparativo entre los siguientes montos del periodo con los
1.1. del ejercicio anterior:
- Compras de bienes y servicios por producto o proveedor
- Saldo de las cuentas de gastos
- Saldo de las cuentas por pagar
Evaluar la razonabilidad de las adquisiciones
Considerar la razonabilidad global de las compras multiplicando las unidades
compradas por un precio de compra promedio por producto. Esta prueba
permitir al auditor satisfacerse de la integridad del registro de las transacciones
1.2. de compras.
Asimismo, la razonabilidad global de las compras en esta prueba puede tener por
objetivo comprobar solo una porcin del total de las operaciones. Asimismo el
auditor no debe olvidar que el resultado de las comprobaciones debe
compararse con la informacin contable.
Comprobar los totales de compras por mes e investigar fluctuaciones
1.3. inusuales
Este procedimiento tiene por objetivo detectar compras significativas o inusuales
y posibles errores de corte de las operaciones.
Revisar los desembolsos
1.4. Revisar los asientos por desembolsos en las cuentas del mayor general para
identificar partidas significativas o inusuales.
2. PROCEDIMIENTOS ANALTICOS

Verificar si los gastos incurridos durante un ejercicio, cumplen con los


criterios de proporcionalidad, razonabilidad y causalidad, en relacin a la
actividad empresarial y si son aceptados tributariamente
De acuerdo a lo dispuesto por el primer prrafo del Art. 37 de la Ley del
Impuesto a la Renta, a fin de establecer la renta neta de tercera categora se
deducir de la renta bruta, los gastos necesarios para producirla y mantener su
fuente, as como los vinculados con la generacin de ganancias de capital,
(principio de causalidad) en tanto la deduccin no este expresamente prohibida
en la referida ley.
Asimismo, el ltimo prrafo del referido Art. 37, seala que para efecto de
2.1. determinar que los gastos sean necesarios para producir y mantener la fuente,
estos debern ser normales para la actividad que genera la renta gravada, as
como cumplir con criterios tales como razonabilidad en relacin con los ingresos
del contribuyente, generalidad para los gastos a que se refieren los incisos I) y II)
de este articulo; entre otros.
En tal sentido, a efectos de verificar que los gastos cumplan con los principios
sealados, el auditor deber verificar el detalle de las cuentas que representen
gastos del periodo, efectuando un anlisis para determinar su proporcionalidad y
razonabilidad.
De otra parte, deber solicitar adems la documentacin correspondiente que
acredite la fehaciencia de los gastos y del destino final del gasto o de la
adquisicin.
Determinar si los gastos originados por servicios prestados por terceros
son deducibles
Verificar la deducibilidad de los gastos por servicios de terceros, verificando si
son deducibles para producir y mantener la fuente productora de renta, si
2.2 corresponden al ejercicio y si son normales y proporcionales para la actividad que
se realiza.
Para tal efecto, revisar la documentacin sustentatoria de los referidos gastos,
como por ejemplo: facturas, contratos, guas, informes, entre otros, que
demuestren la realizacin del servicio as como su procedencia.
Determinar si los gastos por otros de gestin son deducibles
a) Deduccin de Gastos de seguros
2.3. Los gastos por primas de seguros, es un concepto que tiene el carcter lgico
y legal de deducible de la renta bruta, pues as lo contempla la ley del
Impuesto
b) Deduccin de Gastos por Regalas