SUBSISTEMA DE PAGOS

El subsistema de pagos se encarga de la cancelacin de las obligaciones contradas por la empresa, ya

sea por la compra efectuada a un proveedor de bienes o servicios, por los sueldos y jornales del personal,
impuestos, obligaciones financieras, etc.
El sector cuentas a Pagar es quien rene la documentacin referida a las compras u otras obligaciones de la
empresa, la controla e informa para su pago en trmino. El sector Tesorera que custodia y maneja los recursos
financieros de la organizacin, es quien confecciona el instrumento de pago y efecta la cancelacin.
DUCKER: Los pagos son parte de la gestin financiera y como tal los ubica dentro de las actividades que
producen resultados.

MODALIDADES
-PAGO EN SEDE DEL ACREEDOR: El pago se efecta directamente en el domicilio del acreedor y en el
mismo momento se obtiene el recibo correspondiente.
-PAGO A UN COBRADOR: En este caso se avisa al acreedor cuando esta el cheque disponible y se lo
retiene en Tesorera. El acreedor se ocupa del cobro directamente en el domicilio del deudor, recibe los
valores (dinero, cheques, pagars) y le extiende un recibo provisorio o uno definitivo de acuerdo con la
modalidad de su empresa.
-PAGO A REPARTIDORES: Cuando se reciben los productos, es el mismo repartidor el que efecta la
cobranza y confecciona el recibo.
-PAGO POR CORRESPONDENCIA: El deudor enva por correo un cheque para que se aplique a la
cancelacin de su deuda y a la vuelta de correo le envan el recibo correspondiente. El deudor tendr que
tomar los recaudos pertinentes para que el cheque llegue a quien realmente es el destinatario, debiendo atender
las normas de control interno que se refieren a la emisin de cheques.
-PAGO A TRAVS DE UN BANCO: El deudor deposita en la cuenta del acreedor el importe adeudado y le
queda una copia de la boleta de depsito como constancia de haber efectuado el pago. En este caso el
acreedor es quien concurre al banco para cobrar
-PAGO EN EFECTIVO POR FONDO FIJO O CAJA CHICA: Cuando se trata de compras menores, los pagos
podrn efectuarse en efectivo mediante la utilizacin de un fondo fijo. El fondo fijo mantiene siempre un
mismo monto que estar conformado por comprobantes y dinero en efectivo.
-PAGO DE SUELDOS Y JORNALES: El pago de sueldos y jornales constituye una modalidad particular del pago
que requiere normas de control y procedimiento especficas. El pago de sueldos y jornales puede
efectuarse en efectivo, previa extraccin de fondos del banco o a travs del banco, mediante la apertura de
una cuenta bancaria a cada empleado donde se le deposita el importe del sueldo.

NORMAS DE CONTROL INTERNO

NORMAS DE CONTROL INTERNO GENERALES PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS
-SEPARACIN DE FUNCIONES: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza
la registracin. Esto provoca que exista un control por oposicin entre quien realiza la operacin y quien la
contabiliza. De esta forma el que maneja los fondos no debe tener acceso a Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar
ni a Contadura.
-CONCENTRACIN DE LA RESPONSABILIDAD: Una sola persona ser la responsable de la custodia y del
manejo de fondos (tanto de los valores de los valores como de las chequeras y talonarios de recibos en blanco).
Esta persona suele ser el tesorero.
-SEPARACIN TOTAL DE LOS FONDOS: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los
provenientes de cobranzas estn separados de los destinados a pagos. Por lo tanto, los valores que tienen origen
en las cobranzas se depositarn en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuarn
mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria. Para los pagos menores que se realizarn en efectivo se
puede crear un fondo fijo o caja chica.
-ROTACIN DEL PERSONAL: Es conveniente que el personal que maneja fondos rote peridicamente, de
manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema. Los reemplazos se realizarn con personal ajeno
al sector y que no tengan amistad o subordinacin directa con el reemplazado.
-CONTABILIZACIN DE LAS OPERACIONES: Las operaciones relacionadas con el movimiento de fondos se
registrarn contablemente de manera que permitan el control de las mismas y la consistencia con la informacin
de otros sectores. La registracin estar respaldada por la documentacin correspondiente.
-ARQUEOS SORPRESIVOS: Se realizarn para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen
de la registracin contable. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a tesorera.
-CONCILIACIN BANCARIA: Es necesario realizar la conciliacin entre las registraciones contables de la
empresa y las que ha efectuado el banco. La conciliacin tiene por propsito justificar las registraciones
efectuadas en la empresa con respecto a los movimientos de fondos y a descubrir eventuales errores de
imputacin por parte del banco. Para que sea efectiva tiene que ser efectuada por personal ajeno al que tiene
participacin en el manejo de fondos o en la registracin de esas operaciones, dado que esas son justamente las
funciones que intenta controlar la conciliacin.

NORMAS DE CONTROL INTERNO ESPECFICAS DEL SUBSISTEMA DE PAGOS

Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisin de cheque, pudiendo ser una excepcin el pago de
gastos menores. Esta medida permite, por un lado, disminuir el riesgo que implica la tenencia de dinero en
 efectivo en la organizacin y, por otro lado, ejercer un control sobre los pagos debido a que se podrn conciliar
con el resumen bancario todas las operaciones inherentes al movimiento de fondos.
Se deben considerar ciertas modalidades de seguridad como por ejemplo que los cheques deben ser
firmados, por lo menos, por dos responsables de la organizacin. Con esta norma se persiguen dos
finalidades, en primer lugar, que exista un control recproco entre los firmantes y de esta manera detectar
errores antes de que el pago se haga efectivo. Esto implica que los dos responsables que firman el cheque
efecten una revisin de la documentacin respaldatoria. En segundo lugar, se evita que una sola persona
pueda disponer del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo que ello implica.
Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la libreta de cheques o, en su defecto, destruirse el
ngulo inferior derecho donde el cheque se firma o en la parte donde figura su numeracin.
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona responsable tendr la vista la documentacin
respaldatoria que le da origen (factura, remito conformado, orden de compra, etc.) y se le colocar el sello de
pagado y el nmero del cheque con el que se efectu el pago del objeto que no vuelve a ser presentada para
justificar o respaldar otro pago. Quienes firmen el cheque debern controlar que se cumpla con estos
aspectos.
La caja chica o fondo fijo tendr un monto estipulado previamente para realizar los pagos menores en efectivo,
estar a cargo de una persona responsable y su reposicin se efectuar peridicamente mediante la emisin
de un cheque previa presentacin de los comprobantes que respalden los pagos efectuados.
Cuando se trate el pago de los sueldos de la empresa es importante que exista una separacin de tareas
entre quien controla la asistencia, quien prepara la liquidacin de los haberes y quien efecta el pago. En este
caso, es de especial inters la seguridad del movimiento de fondos para el pago (seguros de dinero en
trnsito, traslado por empresas especializadas, etc.). El pago al empleado se realiza previa identificacin y
contra la entrega del recibo firmado.

BASE DE INFORMACION
Los registros y archivos utilizados en el subsistema de Pagos (cuentas a pagar, saldos de bancos, rdenes de
pago, etc.) contienen los datos referidos a la operacin de pagos y constituyen la base de la informacin que se
prepara para uso gerencial. A ttulo de ejemplo pueden mencionarse los siguientes informes:
Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer.
Detalle de los 10 principales acreedores.
Proyeccin de pagos de la prxima semana.
Saldos disponibles en bancos.
Monto de cheques emitidos y no entregados.
Totales de intereses pagados por pago fuera de trmino.
Totales de descuentos obtenidos.
Saldo descubierto en banco no utilizado.
ndice de liquidez (disponibilidades vs. Deuda a corto plazo).

DESCRIPCION DEL SUBSISTEMA - DIAGRAMA DE BLOQUE (VER CUADRO)

MODULO 1: RECEPCIN DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR
El sector de Cuentas a Pagar recibe la factura del proveedor y procede a su verificacin mediante la comparacin
de la misma con el remito, el informe de recepcin, la orden de compra. El control debe contemplar los siguientes
aspectos:
Que las mercaderas o servicios facturados sean los requeridos por la empresa.
Que el remito se encuentre conformado por Recepcin en cuanto a la cantidad de mercaderas recibidas, y
por Control de Calidad en cuanto a las caractersticas de dicha mercadera. En el caso de tratarse de la
prestacin de servicios, tambin debe existir un remito u otro formulario que de conformidad a la misma.
Que los precios facturados coincidan con los cotizados previamente por el proveedor. Que la factura
contemple los descuentos y/o bonificaciones comprometidos por el proveedor en su cotizacin.
Que las condiciones de pago respondan a las previamente pactadas.
Que los totales y los impuestos pertinentes estn bien calculados.
En caso de que del control efectuado surjan diferencias. Cuentas a Pagar debe decidir el trmite a seguir
pudiendo requerir, por ejemplo, la emisin de notas de dbito y/o crdito, segn corresponda.
MDULO 2: LIQUIDACIN DEL PAGO
El sector de Cuentas a Pagar, en oportunidad del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir
la orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones impositivas correspondientes.
ORDEN DE PAGO (OP): es el comprobante mediante el cual se comunica al departamento de Tesorera que
prepare el pago correspondiente de la/s factura/s del proveedor.
1. Original: contadura.
2. Duplicado: Tesorera.
3. Triplicado: Cuentas a Pagar.
En este mdulo es importante tener en cuenta que no obstante el vencimiento que contengan las facturas, pueden
establecerse distintas prioridades de pagos, teniendo en cuenta aspectos de ndole financiero.
MDULO 3: EMISIN DEL CHEQUE
Tiene lugar cuando el departamento Tesorera, en funcin de la orden de pago autorizada y la documentacin
respaldatoria, procede a emitir el cheque correspondiente. Tesorera debe indicar en la orden de pago, en el
espacio reservado a tal efecto, el nmero de cheque, el nombre del banco, la fecha en que es liberado el cheque y
el importe por el cual se emite. Tesorera colocar la primera firma al cheque y luego lo entregar junto con toda la
documentacin (previa anulacin de la misma con el sello de pagado) y los comprobantes de retencin de
impuestos, al funcionario responsable que controlar y firmar el cheque en segunda instancia. Cumplido esto,
toda la documentacin junto con el cheque vuelve a Tesorera.
MDULO 4: PAGO
Tiene lugar cuando el departamento Tesorera entrega los valores al proveedor y, de corresponder, los
comprobantes de retencin de impuestos. Contra ello, el proveedor emite y entrega el recibo de pago. Tesorera
procede a archivar el duplicado de la orden de pago y entrega el original junto con la documentacin respaldatoria
y el recibo a Contadura.
MDULO 5: REGISTRACIN SOBRE LA BASE DE LA ORDEN DE PAGO.
Contadura debita el pago de la cuenta del proveedor y acredita la cuenta de banco y retencin de impuestos si
corresponde.

Mdulos del sistema Entradas Archivos Procesos Salidas

1) Recepcin de Factura -Cuentas a pagar. -Control FC, Rto, IR, -FC y Legajo.
Factura de -Orden de Compra OC. -NC o ND.
Proveedor -Remito -Registracin definitiva
-Informe de
Recepcin
2) Liquidacin de FC y Legajo Resoluciones DGI -Emisin Orden de -Orden de Pago
pago controlados Pago -Documentacin respaldo
-Calculo Retenciones. -Comprobantes
-Autorizacin Pago Retenciones
3) Emisin Cheque -Orden de Pago Saldos cuentas -Control -Cheque firmado
-Documentacin bancarias documentacin -Comprobantes
respaldo -Emisin y firma de retenciones
-Comprobantes cheque -OP y documentacin
Retenciones -Anulacin con sello respaldo
pagado de
documentacin
4) Pago OP -Entrega Cheque -OP
-Cheque, -Recepcin de Recibo -Cheque,
-Comprobantes -Comprobantes
retenciones Retenciones
5) Registracin Recibos -Ctas Ctes -Actualizacin Cta Cte -Subdiario Proveedores y
-OP Proveedores -Actualizacin Cta Bancos
-Cuentas bancarias Bancarias -Asiento retenciones