ENSAYO: INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

KEVIN ANTONIO SUAREZ BALDOVINO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CURSO CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA

SINCELEJO, SUCRE

2017
 Incidencia de los procesos en las empresas

Durante las ultima dcadas hemos visto como la tecnologa ha avanzado a pasos gigantescos,

al igual de cmo las empresas han sacado provecho de estas tecnologas para mejorar sus

procesos y aumentar sus ganancias. El uso del internet y los sistemas de informacin han logrado

que las empresas puedan mejorar todos sus procesos y actividades, logrando ser ms

competitivas en el mercado. Adems, hoy en da no puede existir un buen director lder que no

considere y aproveche la tecnologa ya que es de vital importancia innovar y estar siempre a

la vanguardia.

Uno de los recursos que gano prioridad con este boom tecnolgico fue la informacin, el buen

manejo de esta, la veracidad, exactitud y trasparencia de esta es determinante para una buena

toma de decisiones por parte de los gerentes de las empresas, por ello las empresas invierten

tanto dinero en cada uno de los componentes del sistema de informacin (recurso humano, datos,

hardware, software, procedimientos administrativos) con el objetivo que esta sea procesada de la

mejor manera posible.

Inicialmente la gestin empresarial se vea constituida por los recursos financieros, humanos y

materiales los cuales hasta el momento eran su base, pero actualmente se considera que la

informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel de estos, es decir la informacin se

convirti en un elemento primario y en el cuarto recurso a gestionar de las empresas. Con lo

dicho anteriormente logramos entender lo significativo que es la informacin en una

organizacin o empresa y el por qu cada vez es ms importante mejorar los procesos que

ocurren con esta.

 Para poder desenvolver mejor la incidencia de los procesos en las empresas se debe iniciar por

conocer que es un proceso y como se compone una empresa. Un significado corto de proceso es

que es un conjunto de actividades que se encuentran relacionadas y que interactan entre s para

obtener resultados. Por otra parte, toda empresa est compuesta por ciertas reas, las cuales son

indispensables, puesto que las actividades ms importantes que se desempean para alcanzar los

objetivos, son precisamente planteadas y llevadas a cabo por cada departamento.

Generalmente una empresa est formada por al menos 5 a 6 reas funcionales bsicas:

Direccin General, Administracin y Recursos Humanos, Produccin, Finanzas y Contabilidad,

Publicidad y Mercadotecnia e Informtica, pero puede estar formada por muchas ms. El nmero

de reas de la empresa depender del tamao de la organizacin.

Cada rea tiene sus actividades a realizar, por medio de distintos procesos, pero todos

apuntando a los objetivos que se propone la empresa. Teniendo conocimiento de esto podemos

profundizar ms en el tema.

Anteriormente los procesos en las empresas eran muy engorrosos, a la hora de tomar

decisiones era muy difcil proyectar el xito de algn objetivo o meta planteada. Asumiendo el

avance tecnolgico de los ltimos aos dentro de las empresas, la incidencia de los procesos en

las empresas se volvi sumamente importante, de una manera u otra la sistematizacin de

algunos procesos cambiaba drsticamente la ejecucin de estos; con el tiempo las empresas

encontraron mejoras y haciendo uso de los sistemas de informacin encontraron la eficiencia de

los mismos y el mejoramiento del desempeo de las empresas; cabe destacar que muy pocas son

las empresas que llevan a cabo sus procesos con exactitud.

 Dentro de las reas de trabajo de una compaa se debe tener en cuenta la automatizacin de

algunos procesos, que sean eficientes y puedan mejorar la ejecucin de los mismos para llegar a

la optimizacin. Integrando as cada rea de trabajo por medio de nuevas herramientas

tecnolgicas.

Actualmente existen muchas herramientas tecnolgicas usadas e implementadas por las

empresas, mencionare las 3 ms utilizadas por estas:

- La Internet, que es una herramienta bsica como medio de transmisin, difusin y

comunicacin con la cual se simplifica tareas y permite la transmisin de archivos,

conversaciones en lnea, comunicacin multimedia telefnica y de televisin entre otros.

- Los Paquetes de Office, con los cuales se hace uso de procesadores de textos, grficos,

animaciones, tablas (Word, Excel, Power point, etc).

- La impresora, es un dispositivo de hardware que imprime texto o grficos en papel. Hay

varios tipos de impresoras, incluyendo las LCD, LED, trmica, de inyeccin de tinta, y de matriz

de puntos, pero las ms recomendadas son las impresoras lser.

Es importante establecer procesos dentro de una empresa, esto se debe a que existir una

metodologa de control que otorgara el xito a cada una de las actividades o tareas realizadas por

la empresa y en el caso de algn error o mala ejecucin de los procesos se pueda realizar las

correcciones necesarias para llegar al fin deseado. Esto quiere decir que la estabilidad y el orden

de una empresa se basan en los procesos establecidos, y que por medio de ellos conseguiremos

llevar el control necesario de ellos dentro de la empresa, y la optimizacin de los procesos podra

conseguirse dentro de la automatizacin de los mismos. Todo proceso en una empresa se

caracteriza por estar formado de los siguientes elementos:

 Finalidad: Todo proceso es un conjunto de tareas elementales necesarias para la

obtencin de un resultado. Cada proceso posee unos lmites claros y conocidos (el primer

y ltimo paso del mismo), comenzando con una necesidad concreta de un cliente

finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha.

Requerimientos del cliente: Lo que el cliente espera obtener al terminar la

actividad. Los requerimientos de salida de un proceso condicionan los requerimientos de

entrada del siguiente. Los requerimientos deben estar expresados de una manera objetiva.

Entradas: Las entradas de un proceso responden a criterios de aceptacin

definidos, tambin puede haber alguna entrada con informacin proveniente de un

proveedor interno. Las entradas del proceso pueden ser tanto elementos fsicos (por

ejemplo, materia prima, documentos, etc.), como elementos humanos (personal) o tcnicos

(informacin, etc.). En definitiva, son elementos que entran al proceso sin los cuales el

proceso no podra llevarse a cabo. Para establecer la interrelacin entre procesos se deben

identificar los procesos anteriores (proveedores internos y externos) que dan lugar a la

entrada de los procesos.

Salidas: Un output con la calidad exigida por el estndar del proceso, por ejemplo:

el impreso diario con el registro de facturas recibidas, importe, vencimiento, un material

conforme a las especificaciones, etc. De forma similar, las salidas de un proceso pueden

ser productos materiales, informacin, recursos humanos, servicios, etc. En general, son la

entrada del proceso siguiente.

Recursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien

y a la primera. Por ejemplo, hardware y software para procesar las facturas.

 Propietarios: Son las personas que asumen la responsabilidad de llevar el proceso

tal y como est definido y que controlan la estabilidad del mismo. El propietario del

proceso supervisa los indicadores que demuestran que el proceso est bajo control y

permiten establecer objetivos de mejora. Es preferible no usar nombres sino actividades,

por ejemplo: Mecnico ajustador, Departamento de Compras, etc.

Indicadores: Crean un sistema de control medible del funcionamiento del proceso

y del nivel de satisfaccin del usuario (interno la mayora de las veces). Por ejemplo:

nmero de rechazos del producto fabricado, nmero de quejas por plazos de entrega

excesivos

Clientes: Son los que utilizan la salida del proceso. Pueden ser internos (otro u

otros departamentos de la misma empresa) o externos (cliente final).

En conclusin, las organizaciones y empresas han cambiado mucho para bien con el uso y la

implementacin de la tecnologa, la influencia e importancia de los procesos en las empresas se

encuentra presente en la totalidad de las actividades que se realizan en estas, pues cada una de

dichas actividades requieren de una serie de pasos a seguir que aseguran la calidad del producto

que se genera. La informacin se ha vuelto un recurso vital para las empresas, los sistemas de

informacin hoy en da son prcticamente una obligacin para poder sacarle el mejor provecho a

este recurso. Todo ello con el fin de cumplir sus objetivos de la mejor manera posible.
Bibliografa

- https://sena.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?

course_id=_337489_1&content_id=_15607935_1

- http://normasapa.net/2017-edicion-6/