PROCESO SALUD PBLICA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
VIGENCIA VERSIN CODIGO PGINA
16-Oct-13 01 SP-P-047 1 de 8

1. OBJETIVO

Coordinar el suministro de combustibles y lubricantes para el normal funcionamiento de

los vehculos, motos, plantas elctricas y fumigadoras de propiedad de la Secretaria de
Salud con el fin de lograr una eficiente y correcta administracin en el suministro, a
travs de una gestin ordenada, planificada y transparente, acatando los principios de
eficiencia, racionalidad y austeridad que deben aplicarse de manera permanente en
la administracin de los bienes del estado.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los vehculos, motos, plantas elctricas y
fumigadoras de propiedad de la Secretaria de Salud.

3. RESPONSABLE

El Subsecretario de Planeacin y Calidad es el encargado de la coordinacin, difusin

y ejecucin de este procedimiento.

4. DEFINICIONES

Acta de Pago: Es el documento que suscriben el contratista y el supervisor del contrato

para hacer efectivo los pago y llevar el control de los mismos, como tambin para
efectuar la validacin de los aportes de seguridad social y parafiscales.

Bitcora Vehicular: Es el formato SP-F-201, planilla mediante la cual se ejerce el control

de las actividades y recorridos de cada vehculo oficial, con el combustible
suministrado.

Certificado de Cumplimiento: Es la certificacin expedida por el supervisor del contrato

para efectos de los pagos por los suministros efectuados en el mes por parte del
contratista.

Conductor de Vehculo Oficial: Es el servidor pblico legalmente certificado para

conducir el vehculo oficial entregado a su custodia y manejo.

Consumo: Es el uso real del combustible y aceite suministrado a cada vehculo oficial.

Contrato de Suministro: Es un contrato de ejecucin sucesiva (tracto sucesivo), se

pacta que los bienes y servicios se entreguen de forma parcial de acuerdo con las
necesidades del contratante.
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Estacin de Servicios: Es el establecimiento de comercio legalmente constituido y, cuyo

objeto principal es la venta de combustibles y lubricantes, con domicilio principal en la
ciudad de Pasto.

Informe de Suministro: Es la relacin mensual del suministro tanto de combustible como

de lubricantes que debe entregar la estacin de servicios por cada vehculo y que
hace parte de los soportes para el pago.

Islero Despachador: Es el operario de la estacin de servicios encargado de hacer

efectiva la entrega del combustible a travs de la maquina surtidora.

Orden de Entrega: Son los formatos impresos en original y copia, con la razn social y el
NIT de la estacin de servicios, numerados consecutivamente y que permiten consignar
todos los datos requeridos para el control del suministro.

Planilla de Supervisin: Es la planilla de control en la supervisin, soporte de las rdenes

de entrega, en donde se consignan los datos requeridos para un control eficaz.

Suministro: Es el despacho de combustible y aceite que ejecuta la estacin de servicios

a travs del islero despachador, previa recepcin de la orden de entrega suscrita por
el supervisor del contrato y firmada por el conductor del vehculo.

Supervisor de Contrato: Es el funcionario encargado de velar y controlar la debida

ejecucin del contrato por parte de EL contratista.

Vauche: Es la factura impresa que genera la maquina surtidora de la estacin de

servicio en funcin de cada suministro de combustible.

Vehculo Oficial: es el vehculo de propiedad de la Alcalda de Pasto, utilizado para el

cumplimiento de su misin.
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5. CONTENIDO

DOCUMENTO
TAREA RESPONSABLE
/REGISTRO

1.Recibir del departamento administrativo de la

Contratacin Pblica el contrato de suministro y la
delegacin de supervisin: El funcionario Contrato de
Departamento
delegado por el Municipio de Pasto para ejercer Administrativo Suministro
la supervisin del contrato, recibe del legalizado
de la
Departamento Administrativo de la contratacin Contratacin
Notificacin
Pblica, el contrato de suministro de combustibles Pblica
escrita de
y lubricantes debidamente legalizado y publicado delegacin de
Supervisor del
en la pgina de la Alcalda de Pasto, y la la supervisin
contrato de
delegacin de supervisin mediante notificacin del contrato
suministro.
escrita, con el fin de dar inicio a la ejecucin del
mismo.

2. Enviar Relacin Detallada de los Vehculos y

conductor responsable de su manejo y custodia:
La Secretaria de Salud de Pasto remite a la
Estacin de Servicios contratada por el municipio y
al Supervisor del contrato, una relacin detallada
Relacin
del parque automotor y los equipos de propiedad detallada de
del Municipio de Pasto Secretaria de Salud, los Secretaria de los vehculos,
nombres de los responsables de la operacin y Salud equipos y el
custodia de los vehculos. En esta relacin se debe personal
incluir todos los datos tanto del vehculo como de responsable
su conductor que permitan su plena identificacin; de su custodia
Supervisor del
de igual manera es pertinente dejar constancia
contrato de Oficio
expresa mediante el oficio remisorio que estos suministro Remisorio
vehculos y equipos oficiales son los nicos
autorizados para recibir suministro de combustible,
lubricantes y accesorios utilizados en los cambios
de aceite para su normal funcionamiento.
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DOCUMENTO
TAREA RESPONSABLE
/REGISTRO
3. Enviar solicitud de entrega de talonarios de
vales de consumo: El Supervisor del contrato de
suministro debe oficiar a la estacin de servicios
solicitud para la entrega de los talonarios de vales
de consumo, requeridos para afectar la ejecucin
del contrato; en los vales de consumo debe Supervisor del Oficio
contrato de Remisorio
constar la razn social, el NIT de la estacin de
suministro
servicios, la numeracin consecutiva, espacio Administrador Talonarios de
para consignar el nombre del conductor, la placa Estacin de vales de
del vehculo, la especificacin de los productos, Servicios. consumo
cantidad, precio unitario, precio total y espacio
disponible para la refrendacin de firmas por parte
del supervisor del contrato y el conductor del
vehculo.

4. Efectuar el diligenciamiento del Formato

Bitcora Vehicular: El coordinador responsable
de la administracin del vehculo y el conductor Coordinador
responsable de su operacin y custodia; deben del vehculo Formato
diligenciar en su totalidad Formato Bitcora SP-F-201
Vehicular, deben entregar el original al supervisor Bitcora
del contrato para los fines pertinentes, como Conductor Vehicular
requisito obligatorio para la solicitud de un nuevo
suministro.

5. Recibir del conductor del vehculo el Formato

Bitcora Vehicular: El supervisor del contrato
recibe del conductor del vehculo el formato Formato
Coordinador SP-F-201
Bitcora Vehicular debidamente diligenciado y
Bitcora
firmado, posteriormente verifica y analiza su
Conductor Vehicular
contenido y procede al diligenciamiento y
entrega del vale de consumo de combustible con Supervisor del
la respectiva refrendacin de firmas por parte del Contrato Vale de
supervisor del contrato y el conductor del vehculo. Consumo

Nota: Para el suministro a las motos y equipos no se

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DOCUMENTO
TAREA RESPONSABLE
/REGISTRO
requiere del diligenciamiento del formato
Bitcora Vehicular, con fundamento de haber
establecido con el visto bueno de la Secretaria de
Salud, la entrega de dos (2) galones semanales, y
para la moto que atienda sector rural tres (3)
galones semanales.
Si es combustible pasa a la tarea 6.
Si son lubricantes y/o accesorios pasa a la tarea 7.
6. Entregar vale de consumo de combustible
diligenciado y refrendado por las firmas
autorizadas: El supervisor del contrato y/o el
conductor del vehculo entregan el vale de
consumo totalmente legalizado al islero de la
Formato
estacin de servicios para hacer efectivo en el
SP-F-201
instante el respectivo tanqueo o suministro del
Bitcora
combustible; el islero est en la obligacin de
Vehicular
verificar de inmediato el vale de consumo con la
Conductor
relacin detallada de los vehculos autorizados
Formato
para tanqueo, enviada por la Secretaria de Salud
Supervisor del SP-F-202
al inicio de la ejecucin del contrato; una vez
Contrato Control de
validada esta informacin programa la maquina
Consumo-
surtidora con los datos registrados en el vale de
Islero de la Combustible
consumo, hace efectivo la entrega del
Estacin de
combustible y solicita al conductor del vehculo
Servicios Vale de
refrende con su firma el vauche o recibo objeto
Consumo
del suministro, el cual formara parte de los soportes
para pago junto con el vale de consumo. Al
Vauche o
mismo tiempo el supervisor del contrato
Recibo
diligenciara el Formato SP-F-202 Control de
Consumo-Combustible el cual deben ser
refrendado con las firmas del supervisor del
contrato y conductor del vehculo.

7. Entregar vale de consumo de aceite y

accesorios, diligenciado y refrendado por las Supervisor del Formato
firmas autorizadas: El supervisor del contrato Contrato SP-F-203
Control de
entrega ante la administracin de la estacin de
Administrador Consumo-
servicios el vale de consumo de aceites y de la Estacin Lubricantes
accesorios (filtros de aceite, filtros de aire, de Servicios
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refrigerante, lquido de frenos) utilizados en el
cambio del aceite de los vehculos, motos, plantas Profesional de Vale de
elctricas y fumigadoras de propiedad de la Apoyo Consumo
Logstico SMS
Alcalda de Pasto Secretara de Salud; y solicita a
Remisin
la administracin de la estacin de servicios para
que de inmediato se entregue con remisin los
productos relacionados en el vale de consumo al
almacn del municipio Secretara de Salud.

8. Registrar entrada y salida de aceites y

accesorios objeto del contrato de suministro de Supervisor del
Contrato
combustible: El Profesional de Apoyo Logstico del
Vale de
Municipio de Pasto Secretara de Salud recibe de Administrador Consumo
la estacin de servicios los productos y accesorios de la Estacin
autorizados en el vale de consumo y relacionados de Servicios Remisin
en la remisin; procede al registro de entrada al
almacn y de igual manera registra la salida del Profesional Entrada y
Universitario salida de
almacn de los productos, a nombre del
Apoyo elementos del
conductor responsable del manejo y custodia del
logstico SMS almacn
vehculo o equipo, previa autorizacin escrita del
supervisor del contrato. Conductor

9. Efectuar el cambio de aceite, y accesorios de Salida de

mantenimiento: El supervisor del contrato, una vez almacn
registrada la salida de aceite y accesorios para el Supervisor del
mantenimiento, procede a efectuar de manera Contrato Formato
presencial y de inmediato la gestin del cambio SP-F-203
de aceite antela estacin de servicios. Al mismo Conductor Control de
tiempo el supervisor del contrato diligenciara el Consumo-
Formato SP-F-203 Control de Consumo- Administrador Lubricantes
Lubricantes, el cual deben ser refrendado con las Estacin de
firmas del supervisor del contrato y conductor del Servicios Tarjeta de
vehculo. registro de
kilometraje
10. Recibir de la Estacin de Servicios la cuenta Supervisor del Copia del
mensual para tramite de pago: El Supervisor del contrato Contrato
contrato recibe la cuenta mensual de la estacin
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de servicios, con todos los soportes requeridos Administrador Factura
para el pago (factura original, vales de consumo Estacin de Original
originales, vauches o recibos originales, relacin Servicios
Vales de
de consumo detallada por cada vehculo y
Contador consumo
especificacin del valor total de consumo del mes, originales
planillas de cotizacin de aportes a la seguridad
social y parafiscales); valida la cuenta mensual, Vauches o
expide el certificado de cumplimiento y suscriben recibos
conjuntamente con el Representante Legal de la originales
estacin de servicios la respectiva Acta de Pago;
Relacin
la cual es radicada en el rea de contabilidad
detallada de
para inicio del trmite de pago. consumo por
cada vehculo

Certificado de
Cumplimiento

Acta de Pago
11. Elaborar informes de ejecucin del contrato: El Informe de
Supervisor del contrato elaborara los informes de ejecucin del
ejecucin del contrato de suministro, para efectos contrato de
suministro de
de toma de decisiones, liquidacin del mismo, de
combustibles
conformidad con las normas de austeridad en el
gasto y contratacin estatal. Estos informes se Formato
pondrn a consideracin de las dependencias SP-F-201
que los soliciten (contratante, contratista, Supervisor del Bitcora
Secretaria de Salud, Subsecretaria de Planeacin Contrato Vehicular
y Calidad y Oficina de Control Interno de la
Control de
Alcalda de Pasto).
Consumo

Actas

Comprobantes
de pago
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6. NORMATIVIDAD

-Ley 80 de 1993
-Ley 1150 de 2007
-Decretos reglamentarios de la ley 1150 de 2007
-Ley 734 de 2002
-Cdigo de tica del municipio de pasto

7. CONTROL DE CAMBIOS

No. FECHA DE VERSIN

DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN
REVISIN APROBACIN ACTUALIZADA