ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

 No. de Auditora Fecha de auditora No. de pginas
01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010 4
Equipo Auditor: Auditor Lder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta, Hernando Gutirrez,
Carlos Prez, Rene Serrano, Mnica Camargo.

Observadores: Zulma Rodrguez, Edwin escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los criterios de Auditora (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditora:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin

Procesos de
Direccin Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y m
externos Lista de Documentacin del SGC, actualmente no se
ha implementado la herramienta de control.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificacin y
formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de
la operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin de los proyectos
Procesos de direccin de investigacin algunos registro no contaban con ttulos. m

Procesos de Contrario al procedimiento normativo Control de Documentos y

Direccin Registros no se tiene definido los criterios para la retencin, conservacin y m
disposicin final de los registros (ejemplo: expedientes de personal)

Se detecta falta de manejo de la documentacin del Sistema de

Gestin de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos e
Indicadores Clave para la medicin de los procesos y objetivos
Procesos de
de calidad documentado en el manual de planeacin de la
Direccin
calidad. M
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de
servicios no conformes y aplicacin de acciones correctivas y
preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora
Informe de Auditora Interna
 Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las
juntas realizadas en los distintos procesos, as como el seguimiento a los
Procesos de Direccin mismos O

Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecanismo

Proceso de Servicios para la medicin de la competencia de los funcionarios de la ENEO, sin
m
Administrativos embargo no se muestra evidencia de su aplicacin.

La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de control y

Proceso de Registro, seguimiento de los proyectos de Investigacin Relacin de Proyectos de
Aprobacin y Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en el cual se
Seguimiento de identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, fechas de m
Proyectos de inicio y trmino, este mismo no est referenciado en el procedimiento
Investigacin operativo siendo este un registro bsico de control.

En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific que a la

fecha no era impartida la asignatura de Proceso de Salud y Enfermedad
Proceso de Servicios en el Nio y el registro de Asignacin de horario de sta no estaba
m
Acadmicos firmado, cuando el procedimiento gestin y control de la operacin del
curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del curso.

En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de los Servicios

de Enfermera no se obtuvo la evidencia que establece el procedimiento
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:

Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de ste.

Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin haber
sido aprobada la liberacin de este plan de estudios.
Proceso de Servicios Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por el grupo
m
Acadmicos curricular.
Falta las firmas o constancias de la verificacin hecha por la
Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de Administracin de los
Servicios de Enfermera al H. Consejo Tcnico de la ENEO para su
validacin y emisin del dictamen correspondiente.
Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan de estudios.

No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores de acuerdo

Proceso de Servicios
a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad MGC 01. m
Administrativos

El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de Gestin y

control de la operacin del curso PSA 05, mencionan al formato de Check
list de Supervisin del Cumplimiento del Plan Acadmico, como uno de
Proceso de Servicios los mecanismos para evidenciar el control del proceso de Servicios
m
Acadmicos Acadmicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula como en
los campos clnicos o sedes, sin embargo no se encontraron registros de
ste.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora
Informe de Auditora Interna
 Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin
Se cuenta con la identificacin de problemticas o situaciones de mejora
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solucin.
Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta
con una persona para la atencin, afectando as el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del
Procesos de Direccin personal. M
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretara
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 Medicin y Anlisis
de Indicadores del Proceso de Presupuestos se detecta una baja
en los trmites aceptados ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ en el mes de enero de 2010, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participacin en la auditora, an cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc la reprogramacin de los tiempos planeados
ocasionando que las reas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin,
Coordinacin de Metodologa, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales sern
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantacin, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos

2- Diga a que numeral de la norma ISO 9001:2015, le est apuntando cada hallazgo referido.
 Proceso Descripcin de hallazgo ISO 9001:2015
Se cuenta con Lista de Documentacin del 7.5.2 Creacin
Procesos de Direccin SGC, por el momento no se ha implementado y
la herramienta de control. actualizacin

Se detecta que no en todos los casos se cuenta

con la identificacin y formatos estandarizados 7.5.2 Creacin
Procesos de Direccin de los registros utilizados para el control de la y actualizacin
operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin
de los proyectos de investigacin algunos
registro no contaban con ttulos.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta 7.5.2 Creacin
con la identificacin y formatos estandarizados y actualizacin
Procesos de Direccin de los registros utilizados para el control de la
operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin
de los proyectos de investigacin algunos
registro no contaban con ttulos.
Se detecta falta de manejo de la
documentacin del Sistema de Gestin de la
Calidad en el personal. 7.5.2 Creacin
Procesos de Direccin y actualizacin

Se recomienda generar evidencia de los 4.3

acuerdos definidos en las juntas realizadas en Determinacin
Procesos de Direccin los distintos procesos, as como el seguimiento a del alcance del
los mismos Sistema de
Gestin de la
Calidad

Se tiene documentado en la Matriz de

Proceso de Servicios Competencia el mecanismo para la medicin de
Administrativos la competencia de los funcionarios de la ENEO, 7.5.1
sin embargo no se muestra evidencia de su Generalidades
aplicacin.

La coordinacin de investigacin cuenta con un

registro de control y seguimiento de los
Proceso de Registro, proyectos de Investigacin Relacin de
Aprobacin y Proyectos de 7.2
Seguimiento de Investigacin Realizados por Profesores de la Competencia
Proyectos de ENEO en el cual se identifican los nombres
Investigacin de los proyectos, integrantes, estatus, fechas de
inicio y trmino, este mismo no est
referenciado en el procedimiento operativo
siendo este un registro bsico de control.
En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010
se identific que a la fecha no era impartida la
Proceso de Servicios asignatura de Proceso de Salud y Enfermedad 7.4
Acadmicos en el Nio y el registro de Asignacin de Comunicacin
 horario de sta no estaba firmado, cuando el
procedimiento gestin y control de la operacin
del curso PSA 05 establece esta actividad como
previa al inicio del curso.
En el desarrollo del plan de estudios de
Administracin de los Servicios de Enfermera
no se obtuvo la evidencia que establece el
procedimiento PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo
siguiente:
Falta la identificacin de la necesidad del 7.5 Informacin
Proceso de Servicios desarrollo de ste. documentada
Acadmicos Falta las firmas o constancias de la revisin
hecha por el grupo curricular.
Falta las firmas o constancias de la
verificacin hecha por la Jefatura
correspondiente.
Falta de identificacin de los cambios
realizados al Plan de estudios.
No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de 4
Proveedores de acuerdo a lo establecido en el 4.4 Sistema de
Proceso de Servicios Manual de Gestin de la Calidad MGC 01. Gestin de la
Administrativos Calidad y sus
procesos
El manual de Planeacin de la Calidad y el
procedimiento de Gestin y control de la
Proceso de Servicios operacin del curso PSA 05, mencionan al 4.3
Acadmicos formato de Check list de Supervisin del Determinacin
Cumplimiento del Plan Acadmico, como uno de del alcance del
los mecanismos para evidenciar el control del Sistema de
proceso de Servicios Acadmicos y de la Gestin de la
asistencia de los profesores, tanto en aula como Calidad
en los campos clnicos o sedes, sin embargo no
se encontraron registros de ste.
Se cuenta con la identificacin de problemticas
o situaciones de mejora en los servicios
Procesos de Direccin proporcionados, sin embargo no se han 7.5.2 Creacin
generado las correcciones o acciones y actualizacin
correctivas o preventivas para su solucin.

3- De su concepto personal sobre lo que debe hacer la empresa en las No conformidades mayores
para solucionar el aspecto mencionado.

En el momento en el que se produce una no conformidad, incluyendo las que se originen por quejas,
la empresa tiene que:

Evaluar la necesidad de tomar acciones para eliminar las causas de dicha no conformidad, con el fin
de que no vuelva a suceder ni ocurra por otra parte. La forma de evaluarlo sera revisando y
analizando la no conformidad, se tienen que determinar las causas que han provocado la no
conformidad y se tiene que determinar si existen no conformidades parecidas. Hay que implementar
las acciones necesarias. Se tiene que revisar la eficiencia de las acciones correctivas llevadas a cabo
y si llegara a ser necesario, se tienen que realizar cambios en el Sistema de Gestin de la Calidad.
Todas las acciones correctivas deben ser las apropiadas segn los efectos que generen las no
conformidades que han sido encontradas.

La empresa debe conservar la informacin documentada como evidencia de la naturaleza de las no

conformidades, las acciones aplicadas y los resultados obtenidos tras haber realizado la accin
correctiva.