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Curso Excel para RRHH

Curso de Excel orientado a la gestin de Recursos Humanos


Cmo crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar


dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

CREAR UNA TABLA DINMICA EN EXCEL 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs
ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla


dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn
Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

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Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte
derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea


correspondiente, colocar como fila los campos Cargo, Nombre, Apellidos,
Ficha.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la


tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

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Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y
sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar
tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de
la informacin.

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APLICAR ESTILOS A UNA TABLA DE EXCEL

En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato
como tabla muestra una amplia galera de estilos para tablas y que se encuentran
divididos en tres secciones: claro, medio y oscuro.

DAR FORMATO COMO TABLA

Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de
celdas que contienen los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar
formato como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio
y se mostrar la galera de formatos disponibles:

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrar el
cuadro de dilogo Dar formato como tabla

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ESTILOS DE TABLA EN EXCEL

Una vez creada la tabla puedes cambiar fcilmente su estilo, solamente haz clic
sobre cualquier celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual
Herramientas de tabla que contiene el grupo Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptar la nueva
configuracin. Para ver ms estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer
uso de los botones de avance o retroceso hacer clic en el botn Ms para
mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio


estilo. Haz clic en la opcin Nuevo estilo de tabla.

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Eso mostrar el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla.

Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el


botn Aceptar, se crear un nuevo estilo que se mostrar en la
seccin Personalizada:

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Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

AGREGAR FILAS A UNA TABLA CON UN FORMULARIO

Por ltimo te mostrar un mtodo para agregar nuevas filas a una tabla utilizando
un formulario el cual es creado automticamente por Excel para permitirnos la
insercin de los datos. Este comando no se muestra de manera predeterminada en
la cinta de opciones as que lo agregar a la barra de herramientas de acceso
rpido.

Har clic en el men desplegable de la barra de herramientas de acceso rpido y


seleccionar la opcin Ms comandos.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel con la opcin de
personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. En la lista de comandos
disponibles debers seleccionar la opcin Todos los comandos y en la lista
inferior debers buscar el comando Formulario.

Una vez seleccionado el comando debers pulsar el botn Agregar y finalmente


hacer clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel
y para que dicho comando sea agregado a la barra de herramientas de acceso
rpido tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Para agregar una fila debers seleccionar cualquiera de las celdas de la tabla y
posteriormente pulsar el botn Formulario que acabamos de agregar a la barra de
herramientas de acceso rpido. Se mostrar un formulario que contendr un
cuadro de texto para cada una de las columnas de la tabla.

Para agregar una nueva fila debers pulsar el botn Nuevo y tendrs la
posibilidad de ingresar la informacin requerida para cada columna de la tabla.

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Una vez que hayas ingresado la informacin del nuevo registro, pulsa el botn
Cerrar y se insertar una nueva fila al final de la tabla con los datos ingresados
en el formulario.

INSERTAR UNA O VARIAS FILAS EN UNA TABLA

Hasta ahora hemos hablado de dos mtodos que tenemos disponibles para
agregar filas al final de una tabla, pero es casi inevitable tener la necesidad de
insertar filas entre los datos ya existentes. Para insertar una fila entre los datos
debes seleccionar cualquier celda que estar por debajo de la nueva fila y hacer
clic derecho para elegir la opcin Inicio > Celdas >Insertar >Filas de hoja.

Desafortunadamente no existe un comando para insertar filas por debajo, as que


siempre debers recordar que las filas insertadas estarn por arriba de la celda
previamente seleccionada. La siguiente imagen muestra el resultado de ejecutar
el comando anterior.

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En caso de que necesites insertar dos o ms filas por arriba de una fila ya
existente, podrs lograrlo con una tcnica muy simple y que es seleccionar
previamente la misma cantidad de filas que deseas insertar.

Por ejemplo, si quiero insertar tres filas por arriba del empleado Jacob
Sarmiento, entonces debo seleccionar tres filas hacia abajo a partir de la fila de
dicho empleado. Posteriormente har clic derecho sobre la seleccin de celdas
para elegir la opcin Insertar > Filas de la tabla arriba.

El resultado es que tendremos tres nuevas filas insertadas por arriba del rango
previamente seleccionado.

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Otro mtodo para insertar filas en una tabla en Excel es utilizar el comando
Insertar que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Celdas.

Solo debes seleccionar la celda que estar por debajo de la nueva fila y pulsar el
botn Insertar tantas veces como sea necesario hasta insertar todas las filas
necesarias.

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