PLAN DE SOSTENIBILIDAD: [Escriba aqu el nombre del evento o congreso que corresponda]

OBJETIVO
Transversalizar la sostenibilidad en el Evento o Congreso [escriba aqu nombre del evento o congreso que corresponda].

GRUPOS DE INTERS [Modifique este apartado si es necesario].

GRUPO [COMPLETE CON LA INFORMACIN QUE CORRESPONDA]

Direccin
Comit Organizador
Proveedores
Patrocinadores
Socios/colaboradores
Asistentes al evento o congreso
Medios de comunicacin

1
ETAPAS DE ORGANIZACIN DE UN EVENTO O CONGRESO

ESQUEMA DE TRABAJO

2
DOCUMENTO DE PLANIFICACIN

rea 1. Planificacin y organizacin

En esta primera etapa se establecen las bases de lo que ser el futuro evento o congreso. Es aqu donde se deber identificar y valorar los posibles impactos
negativos que el evento pueda generar para tratar de gestionarlos y minimizarlos. En esta rea se deber definir la estrategia de implantacin de objetivos de
sostenibilidad en el evento o congreso y coordinar su ejecucin.

1.1. Introducir la Sostenibilidad en el Diseo y Gestin del Congreso

ACTIVIDADES
Establecer objetivos y lneas
generales de actuacin.
Compartir el plan con los
distintos agentes implicados
en el desarrollo del Congreso
INDICADORES DE
ETAPA RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
DESEMPEO
Plan de sostenibilidad diseado
1 por el comit organizador del
evento o congreso
Plan de sostenibilidad aprobado
1 por la direccin del evento o
congreso
Plan de sostenibilidad puesto a
disposicin de la institucin para
1
ser utilizado en futuros eventos o
congresos.
El 100% de los grupos de inters
2y3 son informados acerca del plan
de sostenibilidad del evento o

3
 INDICADORES DE
ACTIVIDADES ETAPA RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
DESEMPEO
y atender sus posibles congreso y lneas que puedan
propuestas. afectarles.

1.2. Sustituir papel por tecnologa en la planificacin y gestin administrativa del Congreso

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Habilitar un sitio web o
Pgina o portal web del evento o
pgina especfica para el 1
congreso creado y difundido.
evento o congreso
Cuenta de correo electrnico creada y
1
difundida.

Habilitar o designar una El 95% de las interlocuciones se

2, 3 y 4
cuenta de correo electrnico. realizan a travs del correo electrnico.

El 5% de las interlocuciones se realizan

Proporcionar la opcin de
realizar la inscripcin y pago
de manera telemtica.
Proporcionar la opcin de
enviar las comunicaciones de
manera telemtica.
2, 3 y 4
a travs del telfono.
El 100% de las inscripciones al evento o
1y2 congreso se realizan a travs de la
plataforma creada a tal efecto.
El 100% de las comunicaciones del
1y2 congreso se reciben a travs de la
plataforma creada a tal efecto.

4
1.3. Establecer criterios de contratacin de proveedores

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Establecer los criterios a
Al menos el 80% de las empresas
aplicar en la contratacin de
1 proveedoras cumplen con los criterios de
proveedores de bienes o
contratacin establecidos.
servicios.

1.4. Minimizar desplazamientos

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Planificar reuniones y
encuentros de profesionales Durante el evento o congreso se
1
del sector en espacios libres desarrollan reuniones paralelas al mismo.
del evento o congreso.
Durante el evento o congreso se
Planificar reuniones o
1 desarrollan reuniones o ponencias
ponencias virtuales.
virtuales.

1.5. Controlar emisiones de CO2

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Conocer la huella de Informacin necesaria para el clculo de

3
carbono del evento o la huella de carbono recopilada.
congreso. 4 Huella de carbono del evento o congreso

5
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

calculada.
Huella de carbono del evento o congreso
4
publicada.
Compensar emisiones de Acciones para la compensacin de
4
CO2 emisiones de CO2 realizadas.

1.6. Controlar satisfaccin y calidad

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Al menos un 10% de las preguntas del

cuestionario de satisfaccin del evento o
1
congreso solicitan informacin relativa a la
Monitorizar el grado de sostenibilidad.
satisfaccin con el evento o Informacin necesaria para valorar el
congreso. 3 grado de satisfaccin del evento o
congreso recopilada.
Informe de satisfaccin del evento o
4
congreso publicado y difundido.

6
 rea 2. Sede

La eleccin de una u otra sede en la que ubicar la celebracin del evento o congreso, puede suponer importantes impactos en las reas econmica, social y
ambiental. De esta manera, en esta rea se tratar de orientar la seleccin del lugar en que se desarrollar el encuentro a partir de criterios de localizacin,
capacidad, accesibilidad, simbolismo local, poltica ambiental, etc.

2.1. Valorar el entorno en que se ubica la sede

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

La sede se encuentra ubicada en un punto
El entorno en que se 1 cntrico con respecto a los
encuentra la sede ha de desplazamientos que deban realizarse.
suponer una ventaja La sede cuenta con jardines o espacios al
1
comparativa con respecto a aire libre a su alrededor.
la sostenibilidad. La sede contribuye a reflejar la cultura,
1
historia o tradicin local

2.2. Garantizar la accesibilidad universal de los usuarios

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Elegir una instalacin que Al menos, existe una rampa de entrada
cuente con diversos para personas con movilidad reducida (en
1
accesos e instalaciones caso, de que el edificio cuente con otras
adaptadas a personas con barreras arquitectnicas).
necesidades diferentes. 1, 2 y 3 La sede se encuentra en condiciones de

7
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
facilitar acompaamiento a personas con
necesidades diferentes.
La sede se encuentra en condiciones de
1, 2 y 3 facilitar materiales adaptados para
personas con necesidades diferentes.

2.3. Tratar de minimizar el impacto ambiental

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

La sede cuenta con acciones dirigidas a
1y2
reducir el consumo de energa.
El lugar a seleccionar La sede cuenta con acciones dirigidas a
1y2
deber contar con su propia reducir el consumo de agua.
poltica y/o lneas de accin La sede cuenta con servicios de limpieza
1y2
de carcter ambiental. respetuosos con el entorno.
La sede realiza separacin de residuos
1, 2 y 3
para su reciclaje o eliminacin.

2.4. Sensibilizar a los grupos de inters implicados

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Informar a la sede acerca de La sede recibe informacin acerca del
1y2
tu plan de sostenibilidad plan de sostenibilidad de evento o

8
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
para el evento o congreso congreso.
La entidad gestora de la sede realiza al
menos una propuesta adicional a las
2, 3 y 4
expresadas desde el comit
organizador.

9
 rea 3. Alojamiento

En la celebracin de eventos o congresos con un nivel elevado de participacin, se debe procurar trabajar con alojamientos que se encuentren a una
distancia razonable del lugar del encuentro y cerca de accesos a transporte pblico con el nimo de reducir los desplazamientos. Que los alojamientos
cuenten con polticas o certificaciones ambientales o sociales reconocidas, tambin es un criterio a considerar.

3.1. Minimizar los desplazamientos de los asistentes al evento o congreso

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

El 100% de los conferenciantes
invitados procedentes de fuera de
Los alojamientos 2y3 Cantabria se alojan en hoteles situados
propuestos deben a menos de dos kilmetros de la sede
encontrarse en las del evento o congreso.
inmediaciones del lugar de Al menos, un 50% de los asistentes al
celebracin del evento o evento o congreso procedentes de fuera
congreso. 3 de la Comunidad Autnoma de
Cantabria se alojan en establecimientos
situados a menos de 5 km de la sede.

3.2. Garantizar la accesibilidad universal de los usuarios

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Elegir al menos un 1y2 En el alojamiento elegido existe, al

10
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
alojamiento que cuente con menos, una rampa de entrada para
diversos accesos e personas con movilidad reducida.
instalaciones adaptadas a El hotel escogido cuenta con al menos,
1y2
personas con necesidades una habitacin accesible.
diferentes. El hotel elegido se encuentra en
condiciones de ofrecer acompaamiento
1, 2 y 3
o materiales adaptados a personas con
necesidades diferentes que lo soliciten.
Seleccionar al menos un
alojamiento que ofrezca
El hotel seleccionado dispone de
servicios de hostelera que
1y2 productos alternativos para celacos,
permitan atender a
vegetarianos, etc.
personas con necesidades
nutricionales especficas.

3.3. Tratar de minimizar el impacto ambiental

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Los hoteles escogidos cuentan con
Los hoteles colaboradores
1y2 medidas de reduccin del consumo de
han de contar con su propia
energa.
poltica y lneas de accin
Los hoteles seleccionados cuentan con
ambiental. 1y2
acciones dirigidas a reducir el consumo

11
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
de agua.
Los hoteles elegidos cuentan con
1y2 servicios de limpieza respetuosos con el
entorno.
Los alojamientos seleccionados realizan
separacin de residuos para su reciclaje
1y2 o eliminacin y dispone de papeleras
que permitan hacerlo tambin a sus
clientes.
Los hoteles escogidos cuentan con al
menos un producto adquirido a granel
1y2 (distribuido en dispensadores o envases
rellenables).

En caso de que no exista,

solicitar a los alojamientos
elegidos la introduccin de
Los hoteles seleccionados distribuyen
mensajes, dentro de las
1, 2 y 3 los mensajes de conservacin
habitaciones de los
ambiental.
conferenciantes invitados,
pidiendo atencin al ahorro
de agua y energa.

12
3.4. Sensibilizar a los grupos de inters implicados

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Comunicar los hoteles El hotel recibe informacin acerca del
colaboradores el plan de 1y2 plan de sostenibilidad del evento o
sostenibilidad del evento o congreso.
congreso y solicitar
atencin a los temas
El alojamiento seleccionado realiza,
especificados en el
2, 3 y 4 como mnimo, una propuesta adicional
presente plan para tratar de
a las expresadas en este documento.
garantizar la coherencia del
mismo.

13
 rea 4. Catering y restauracin

El servicio de catering y/o restauracin cubre la provisin de comidas y bebidas de los asistentes al evento o congreso. Esta accin supone la generacin de
residuos, as como un determinado impacto dependiendo de los productos que vayan a ser consumidos. Por ello, priorizar proveedores que minimicen el uso
de envases, atiendan a diversas necesidades nutricionales o fomenten el consumo de vegetales y productos locales, puede ayudar a reducir el impacto
ambiental del evento o congreso.

4.1. Comer en verde

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Introducir platos
vegetarianos en los
servicios de catering y/o Al menos un da se sirve un plato
1y2
restauracin (producir vegetariano.
vegetales genera menos
CO2 que producir carne).
Al menos un 50% de los platos servidos
Introducir platos
durante el evento o congreso han sido
preparados con productos 1y2
realizados con productos locales y de
locales y de temporada.
temporada.
Introducir productos de
Al menos se utiliza un producto de
comercio justo en los
1y2 comercio justo en los servicios de
servicios de catering y/o
catering y restauracin.
restauracin.

14
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
Al menos una de las empresas de
Prestar atencin a posibles
catering est en condiciones de ofrecer
necesidades nutricionales
1y2 una alternativa adaptada a las
diferentes (celacos,
necesidades nutricionales especficas
diabticos, etc.)
que manifiesten los asistentes.
La comida no ser
Ninguno de los platos preparados
elaborada con especies
1y2 contiene especies protegidas (consultar:
amenazadas o en peligro de
www.iucnredlist.org).
extincin.
No existe un desfase superior al 2% (o el
Informar del nmero exacto
porcentaje que t te marques) entre el
de comensales para evitar 2y3
nmero de comensales previstos y los
deshecho de comida.
platos finalmente preparados.

4.2. Garantizar la accesibilidad universal de los usuarios

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Elegir al menos un En el restaurante elegido existe, al
establecimiento que cuente 1y2 menos, una rampa de entrada para
con diversos accesos e personas con movilidad reducida.
instalaciones adaptadas a
El restaurante escogido cuenta con al
personas con necesidades 1y2
menos, un servicio accesible.
diferentes.

15
4.3. Tratar de minimizar el impacto ambiental

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Las empresas de catering y restauracin
1y2 cuentan con acciones dirigidas a reducir
el consumo de energa.
Las empresas de catering y restauracin
1y2 cuentan con acciones dirigidas a reducir
el consumo de agua.
Las empresas de catering y Las empresas de catering y restauracin
restauracin han de contar 1y2 cuentan con servicios de limpieza
con su propia poltica y/o respetuosos con el entorno.
lneas de accin ambiental. Las empresas de catering y restauracin
1y2 realizan separacin de residuos para su
reciclaje o eliminacin.
Al menos una de las empresas de
catering cuenta con algn producto
1y2
adquirido a granel (distribuido en
dispensadores o envases rellenables).

4.4. Sensibilizar a los grupos de inters implicados

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Comunicar a las empresas El 100% de las empresas de catering
1y2
de catering el plan de reciben informacin acerca del plan de

16
 ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS
sostenibilidad del evento o sostenibilidad del evento o congreso.
congreso y solicitar Al menos una de las empresas de
atencin a los temas que les catering realiza, como mnimo, una
afectan. 1, 2 y 3 propuesta adicional a las expresadas
desde la organizacin del evento o
congreso.

17
 rea 5. Encuentro

La forma en que el evento o congreso en s mismo es planificado y desarrollado puede producir un efecto sustancial en cuanto al potencial impacto que
puede generar. Desde el registro de los participantes, hasta la iluminacin natural del lugar de celebracin, resultarn temas a tomar en consideracin con el
nimo de minimizar el impacto sobre el entorno.

5.1. Introducir materiales sostenibles en el evento o congreso

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Las impresiones se realizan en papel
1, 2, 3 y 4
respetuoso con el entorno.
Las impresiones se realizan a dos
1, 2, 3 y 4
caras.
Las impresiones se realizan con tinta
1, 2, 3 y 4
ecolgica.
Minimizar la impresin de
nicamente se imprime la
documentos y sus efectos.
documentacin necesaria para la
3
acreditacin de asistentes al evento o
congreso.
Se habilita un espacio online desde la
1, 2, 3 y 4 que descargar la documentacin y
productos del evento o congreso.

18
Procurar que el material de
oficina sea respetuoso con 1, 2, 3 y 4
el entorno.
Distribuir slo el material
necesario.
Devolver aquel material no
utilizado.
En caso de que la sede no
disponga de papeleras para
la separacin de residuos
para el pblico general,
solicitar su distribucin.
El material de oficina utilizado procede
de materiales reutilizados, reciclados o
respetuosos con el entorno.
El 50% de los asistentes como mximo
3
solicitan un bolgrafo.
Al menos el 50% de las carpetas y
3 y 4. bolgrafos son devueltos al finalizar el
evento o congreso.
Las fundas de las acreditaciones son
3y4 devueltas al finalizar el evento o
congreso.
Las papeleras del lugar del encuentro,
2y3 permiten desechar residuos por
separado.

5.2. Sensibilizar a los grupos de inters implicados

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

19
Solicitar a aquellas
personas que vayan a
El 100% de los participantes y
participar en el evento o
colaboradores reciben informacin
congreso, que traten de 2y3
acerca del plan de sostenibilidad del
prestar atencin a los temas
congreso.
que requieren de su
colaboracin.

20
 rea 6. Transporte

A lo largo de la celebracin del evento o congreso los participantes tendrn que realizar varios desplazamientos a travs de la ciudad. Por ello, ofrecer
alternativas ms sostenibles como el transporte pblico, o informar acerca de itinerarios a pie o puntos de alquiler de bicicletas, favorecer la gestin de una
movilidad ms sostenible.

6.1. Tratar de facilitar y fomentar una movilidad sostenible

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Compartir distancias al
El 100% de los participantes recibe
aeropuerto, barco u otros
1, 2 y 3 informacin acerca de los puntos de
medios de transporte
transporte pblico o compartido.
colectivos.
Indicar itinerario, distancia y
tiempo aproximado desde Al menos un 20% de los participantes
1, 2 y 3
los alojamientos hasta la se desplazan a pie hasta la sede.
sede, caminando.
Incluir en la web del Al menos un 60% de los participantes
congreso lneas de 1, 2 y 3 se desplazan en autobs pblico hasta
transporte urbano. la sede.
Incluir en la web del Al menos un 10% de los asistentes al
congreso puntos de alquiler 1, 2 y 3 evento o congreso utiliza el servicio de
de bicicletas ms cercanos. alquiler de bicicletas.

21
 Contar con al menos un miembro del
Plantear la realizacin de
1, 2 y 3 consejo cientfico del Congreso que
sesiones virtuales.
participe de manera virtual.

6.2. Sensibilizar a los grupos de inters implicados

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Solicitar a todas aquellas

personas o entidades que
vayan a participar o El 100% de los participantes y
colaborar en el evento o colaboradores reciben informacin
1, 2 y 3
congreso, que traten de acerca del plan de sostenibilidad del
prestar atencin a los temas evento o congreso.
que requieren de su
colaboracin.

22
 rea 7. Actividades paralelas al congreso

El evento o congreso cuenta con ms actividades adems de la exposicin de ponencias y/o comunicaciones. Por este motivo, se podr o se deber instar a
los participantes que vayan a instalar paneles informativos a que utilicen materiales respetuosos con el medio ambiente o aprovechar posibles actuaciones,
adems de para animar, para sensibilizar o difundir un mensaje concreto o promocionar la cultura local, entre otros.

7.1. Introducir materiales sostenibles en paneles y/o exposiciones

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Solicitar que los materiales Al menos un 20% de los participantes
utilizados en las 2y3 utilizan materiales reciclados en sus
exposiciones sean exposiciones.
realizados con materiales
Al menos un 60% utiliza materiales
reciclados y/o respetuosos 2y3
reutilizados en sus exposiciones.
con el entorno.

7.2. Introducir la sostenibilidad en otras actividades complementarias al evento o congreso

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Procurar que las Las actuaciones seleccionadas
animaciones u otras 2y3 contribuyen a difundir los valores del
actuaciones planteadas congreso.
sean coherentes con el El 100% de los participantes reciben
mensaje del evento o con la 2y3 informacin acerca de los principales
difusin de la cultura local. atractivos tursticos y cultura local.

23
7.3. Sensibilizar a los grupos de inters implicados

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Solicitar a todas aquellas
personas o entidades que
El 100% de los participantes y
vayan a participar o
colaboradores reciben informacin
colaborar en el evento o 2y3
acerca del plan de sostenibilidad del
congreso, que traten de
congreso.
prestar atencin a los temas
que les competen.

24
 rea 8. Comunicacin (eje transversal)

La comunicacin es una lnea transversal fundamental para la correcta difusin del evento o congreso. Por ello, ofrecer informacin e introducir mensajes con
respecto a la sostenibilidad del mismo, suponen un punto de diferenciacin con respecto a la forma tradicional de desarrollar este tipo de iniciativas. Para que
el mensaje cale, ste habr de hacerse llegar tanto a los participantes, como a los proveedores u otros colaboradores, as como a medios de comunicacin.

1.1. Comunicar la sostenibilidad a todos los grupos de inters

ACTIVIDADES ETAPA INDICADORES DE DESEMPEO RESPONSABLE ESCRIBE AQU TUS NOTAS

Informar a los grupos de
inters de que la UC es una El 100% de los proveedores y
institucin adherida al colaboradores del congreso reciben
Pacto Mundial de NNUU u 2y3 informacin acerca de la pertenencia
otras iniciativas de inters, de la UC al Pacto Mundial de NNUU u
en funcin de la temtica otras iniciativas de inters.
del evento o congreso.
El 100% de los asistentes reciben
Informar a los asistentes informacin acerca del plan de
1, 2, 3 y 4
acerca de los esfuerzos sostenibilidad del evento o congreso y
realizados en sostenibilidad resultados obtenidos.
y pedir colaboracin en Al menos un 40% de los asistentes
cuanto a su cumplimiento. 2, 3 y 4 adopta las medidas de sostenibilidad
que les competen.

25
 Al menos dos personas realizan
2, 3 y 4 propuestas adicionales a las
expresadas desde la organizacin.
Al menos se comunican cinco acciones
Incluir en la difusin,
de sostenibilidad realizadas tanto a
comunicacin de resultados 1, 2, 3 y 4
participantes, como a medios de
y rendicin de cuentas del
comunicacin.
Congreso, menciones a los
Crear un espacio de retroalimentacin
esfuerzos y logros
de los resultados obtenidos en el
obtenidos en cuanto a la 4
evento o congreso celebrado, para
sostenibilidad.
todos los grupos de inters.
Al menos una unidad de la UC se
Trabajar en red y solicitar implica en el diseo, ejecucin y
1, 2, 3 y 4
colaboracin con otras comunicacin del plan de
unidades de la UC o sostenibilidad del congreso.
agentes o entidades ajenas Al menos dos instituciones
a la misma. 1, 2, 3 y 4 colaboradoras externas, se implican en
el plan de sostenibilidad del congreso.

26
 Check list

Repasa la consideracin de los aspectos relacionados con la sostenibilidad que te proponemos y

asegrate de que no se te olvida nada!

TEMA CHECK
PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN
Has elaborado un plan de sostenibilidad para tu evento o congreso? 1 Has definido
objetivos, medidas para alcanzarlos y diseado indicadores para monitorizar su
cumplimiento?
Has designado un responsable de seguimiento y evaluacin del plan de
sostenibilidad?
Has presentado el plan de sostenibilidad al comit organizador?
Has distribuido responsabilidades entre los distintos miembros de la direccin y
comit organizador?
Has identificado los distintos grupos de inters a los que tienes que implicar en tu
iniciativa?
Has seleccionado tus proveedores teniendo en cuenta sus polticas de RSC y/o
sostenibilidad?2
Has enviado tu plan de sostenibilidad a cada uno de los proveedores, socios y/o
colaboradores?
Has informado a los asistentes a tu evento o congreso acerca de la sostenibilidad
del mismo?
Has pensado en calcular la huella de carbono del evento?
SEDE
Has seleccionado la sede de celebracin de tu evento o congreso pensando en
minimizar los desplazamientos de los asistentes?
Has valorado la facilidad de aparcamiento en las inmediaciones de la sede
escogida?
Has solicitado informacin acerca de la accesibilidad de las instalaciones
escogidas?
En caso de que sea necesario, has buscado el acompaamiento necesario para las
personas que lo necesiten?
Gua de Congresos Sostenibles de la UC

Te has informado acerca de la poltica o medidas ambientales (eficiencia

energtica, ahorro de agua, gestin de residuos, etc.) adoptadas por la sede?
Has informado a la sede del plan o criterios de sostenibilidad de tu evento o

1 En el apartado 5.2. de esta gua se adjunta un modelo de plan de sostenibilidad que puede ayudarte en la
planificacin (pgs. 23-49).
2 En la web de la Oficina Ecocampus encontrars un listado de empresas que han accedido al Ttulo

Comprometidos con la Sostenibilidad y que, por tanto, cumplen con los requisitos propuestos en esta gua.

27
 congreso que le afectan directamente?
ALOJAMIENTO
Has consultado el listado de alojamientos que han obtenido el Ttulo de
Comprometidos con la Sostenibilidad otorgado por la UC para facilitar la
organizacin de eventos y/o congresos sostenibles?3
Has escogido el/los alojamiento/s para los asistentes a tu evento o congreso
pensando en minimizar sus desplazamientos?
Te has informado acerca de la accesibilidad del/los alojamiento/s?
Has consultado la capacidad del/los alojamiento/s para atender necesidades
nutricionales especficas?
Has preguntado acerca de la poltica o acciones ambientales (eficiencia energtica,
ahorro de agua, gestin de residuos, etc.) de que dispone el/los establecimiento/s
elegido/s?
Has informado al / los alojamiento/s escogidos acerca del plan o criterios de
sostenibilidad de tu evento o congreso que le afectan directamente?
CATERING Y RESTAURACIN
Has consultado el listado de empresas de catering y/o restauracin que han
obtenido el Ttulo de Comprometidos con la Sostenibilidad otorgado por la UC para
facilitar la organizacin de eventos y/o congresos sostenibles? 4
Has tenido en cuenta las distintas necesidades nutricionales a la hora de concertar
tus mens?
Has solicitado la utilizacin de productos locales, de temporada y/o de comercio
justo?
Has tratado de conocer el nmero aproximado de comensales para tratar de que no
sobre comida?
En caso de que vayas a desplazar a los asistentes a tu evento o congreso a un
restaurante, te has asegurado de que sea accesible?
Te has informado acerca de la poltica o medidas ambientales (eficiencia
energtica, ahorro de agua, gestin de residuos, etc.) adoptadas por la/s empresa/s
de catering y/o restauracin?
Has comunicado a la/s empresa/s de catering y/o restauracin acerca del plan o
criterios de sostenibilidad de tu evento o congreso que le afectan directamente?
ENCUENTRO
Has consultado el listado de imprentas que han obtenido el Ttulo de
Comprometidos con la Sostenibilidad otorgado por la UC para facilitar la

3 Consulta el listado en www.unican.es/ecocampus

4 Consulta el listado en www.unican.es/ecocampus

28
 organizacin de eventos y/o congresos sostenibles? 5
Has tratado de minimizar la impresin de documentos?
Te has preocupado de que el material de oficina y/u obsequios procedan de fuentes
sostenibles o sean reciclados?
Has tratado de distribuir nicamente el material necesario entre los asistentes?
Has facilitado a los asistentes la devolucin del material que no se desee conservar
a la finalizacin del evento o congreso?
Has solicitado a los asistentes la devolucin de las fundas de las acreditaciones a la
finalizacin del evento o congreso?
Te has asegurado de disponer de papeleras de separacin de residuos en el lugar
de celebracin del evento o congreso?
Has tratado de monitorizar el nivel de satisfaccin de los asistentes con el evento o
congreso?6
Has informado a los asistentes de las lneas o criterios de sostenibilidad de tu
evento o congreso que les afectan directamente?
TRANSPORTE
Has puesto a disposicin de los asistentes a tu evento o congreso, informacin
acerca de los puntos de transporte pblico ms cercanos?
Has informado a los asistentes de las rutas y tiempos para desplazarse hasta el
lugar de celebracin del evento o congreso a pie o en bicicleta?
Has fomentado el uso del coche compartido?
Has tratado de organizar alguna sesin virtual para evitar el desplazamiento de
algn invitado o, incluso, de los propios asistentes?
Has informado a los asistentes de las lneas o criterios de sostenibilidad de tu
evento o congreso que les afectan directamente?
Si contratas algn servicio de transporte privado, Le has hecho partcipe de tu plan
o acciones de sostenibilidad?
ACTIVIDADES PARALELAS
Has solicitado que los materiales a utilizar en las exposiciones hayan sido
realizados con materiales reciclados o respetuosos con el entorno?
Te has asegurado de que las actividades de ocio asociadas al evento o congreso
sean coherentes con el mensaje del mismo o traten de difundir la cultura local?
Has informado a los asistentes, socios o proveedores de las lneas o criterios de
sostenibilidad de tu evento o congreso que les afectan directamente?
COMUNICACIN

5 Consulta el listado en www.unican.es/ecocampus

6 No te olvides de preguntar tambin por la sostenibilidad.

29
 Has informado a los asistentes, socios y/o colaboradores de que la Universidad de
Cantabria es una institucin adherida al Pacto Mundial de Naciones Unidas?
Has comunicado a los asistentes a tu evento o congreso que la organizacin ha
sido realizada a bajo criterios de relacionados con la sostenibilidad?
Has incluido en tus notas de prensa informacin acerca de la sostenibilidad del
evento o congreso?7
Has tratado de incorporar a distintas unidades de la UC o a otros agentes externos
en el diseo, ejecucin y/o evaluacin del plan de sostenibilidad?
Una vez evaluado el plan de sostenibilidad has informado a los asistentes,
proveedores, socios y/o colaboradores de los resultados obtenidos (tambin acerca
de la huella de carbono y su compensacin, si es que lo has realizado)?

7 En el servicio de comunicacin de la UC cuentan con modelos de notas prensa especficas para ello.

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 CUESTIONARIO DE SATISFACCIN

NOMBRE DEL EVENTO O CONGRESO

Su opinin es importante para tratar de mejorar nuestro desempeo. La informacin aqu recopilada
nos resultar muy til para conocer sus valoraciones y sugerencias. Por favor, califique su grado de
satisfaccin en los siguientes puntos, teniendo en cuenta que el 1 implica el mnimo grado de
satisfaccin y 5 el mximo (maque con una X) MUCHAS GRACIAS!

No
1. INFORMACIN GENERAL 1 2 3 4 5
aplica
Organizacin y planificacin general del evento o congreso
Difusin del evento o congreso
Utilidad del sitio web del evento o congreso
Facilidad para la realizacin de trmites administrativos: inscripcin
Facilidad para la realizacin de trmites administrativos: envo de
comunicaciones
Proceso de aceptacin de comunicaciones
Agilidad en el proceso de acreditacin
Atencin del personal organizador del evento o congreso
No
2. LOGISTICA 1 2 3 4 5
aplica
Facilidad de desplazamiento hasta la sede del evento o congreso
Aparcamiento
Calidad y comodidad de las instalaciones de la sede (equipamiento,
mobiliario, iluminacin, etc.)
Utilidad de los materiales entregados para el evento o congreso
Calidad de las bebidas y alimentos ofrecidos durante el evento o congreso
Atencin a personas con necesidades especficas (accesibilidad, necesidades
nutricionales diferentes, etc.)
Inters de las actividades paralelas al evento o congreso (stands informativos,
cena, entrega de premios, etc.)
No
3. PROGRAMACIN 1 2 3 4 5
aplica
Pertinencia de las conferencias organizadas: inauguracin, clausura y
sesiones plenarias (o las que correspondan)
Pertinencia de las reas temticas establecidas
Distribucin de las mesas de presentacin de ponencias
Grado de inters de las ponencias expuestas
Innovacin en los temas presentados
Calidad en la moderacin de las mesas (control de tiempos, turnos de
palabra, etc.)
Cumplimiento de la programacin establecida

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 No
4. SOSTENIBILIDAD 1 2 3 4 5
aplica
Pertinencia del Plan de Sostenibilidad establecido
Claridad de las indicaciones ofrecidas para el cumplimiento del Plan
Percepcin del cumplimiento de los objetivos y lneas de accin planteados
No
5. VALORACIN GENERAL 1 2 3 4 5
aplica
Grado de satisfaccin general con el evento o congreso

COMENTARIOS Y SUGERENCIAS ADICIONALES:

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