BOLETN No.

5 - AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS

La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus
clientes mediante el uso de su crdito.

Actividades bsicas que la integran

Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza, utilizando los medios que se consideren
convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de cada cliente (estados
de cuenta, cartas, recordatorios, cartas de insistencia, llamadas telefnicas,
telegramas, visitas, entrevistas personales, redocumentaciones, agencias de
cobranzas, abogados, etc.) y dejar constancia de los resultados de la misma.

Objetivos de la Auditoria Operacional de Cobranzas

Promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin.

Metodologa
Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra
operacin, la metodologa y las tcnicas de que dispone el auditor son similares. Sin
embargo, se comentan los siguientes aspectos:

Investigacin y anlisis
Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio
adecuado de la situacin operacional de cobranzas, como relacin de saldos de
clientes, antigedad de los mismos, rotacin de las cuentas por cobrar, importes
cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de
los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza.

Entrevistas
Elaboracin de guas de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer cmo se
realiza la operacin de cobranzas.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de cobranzas
para conocer las actividades que realizan, las cargas del trabajo, el nivel de preparacin
del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos
vigentes.

Consiste en la elaboracin del informe de la auditoria operacional. Conviene destacar

en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y
cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern
incluidos en el informe.

Informe
Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditoria operacional de
cobranzas son los que se mencionan a continuacin:

Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados

en la operacin.
Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin.
Incluye desde archivos hasta la elaboracin de correspondencia y
sistematizacin parcial o total de la operacin.