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Introduccin a Excel 2013

1 Introduccin a Excel 2013

1.1 Informacin general

Excel es un programa de tipo de Hoja de Clculo que nos permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos
complejos. Consiste en una serie de datos distribuidos en celdas dispuestas por filas y columnas. Estos
datos pueden ser de varios tipos y son capaces de relacionarse unos con otros para la resolucin final del
clculo.

En principio, una hoja de clculo pretende sustituir a la clsica hoja de papel en la que se realizan
operaciones aritmticas y otras operaciones matemticas ms complejas. la hoja de clculo combina la
capacidades de computo de la maquina con sus funciones de interrelacin de los datos y permite conferirlas
una buena presentacin.

Con respeto a Excel, se puede decir que adems incorpora otras posibilidades que la hacen ms potente,
como la incorporacin de imgenes, representaciones de datos matemticos mediante grficos e
intercambio de informacin con otros programas de Windows ( como Word, Access, etc.).

Este curso esta dirigido a todo usuario que se inicia con Excel 2013. Ha sido concebido con el fin de
ayudarle a localizar rpidamente las opciones que se deben activar y las operaciones que se deben realizar
para llevar a cabo acciones determinadas. Tambin se va explicar todas las funciones que la aplicacin
posee y viendo el uso de este programa para crear y modificar hojas de clculo: se describe las funciones
ms avanzadas como listas, frmulas, conceptos avanzados sobre grficos, acceso a datos externos,
plantillas y colaboracin con otros usuarios.

La formacin est basada en contenidos 100% actualizados y totalmente interactivos mediante capturas de
pantalla y videos en las que se muestra, sobre una simulacin de la propia herramienta, cmo se realizan
cada una de las acciones. Esa metodologa se combina con ejercicios, para que el usuario pueda practicar
en todo momento, y sobre la marcha, lo que va aprendiendo. con la ayuda on-line de un profesor ilustre en
la materia para resolver, al momento, cualquier duda que le pueda surgir.

(Ver el video en la plataforma)

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1.2 Tratar y editar hojas de clculo

Antes de empezar, vamos a echar un vistazo a las diferentes funciones que nos brinda el Excel:

1. Pestaa Archivo: contiene las opciones principales para trabajar con el documento
completo(Abrir, Guardar, Imprimir, etc.).
2. Barra de herramientas de acceso rpido: Contiene botones con las funciones ms utilizadas.
Podemos aadir y eliminar los botones que deseemos a esta barra.
3. Cinta de opciones: Contiene botones con las funciones del programa organizadas por pestaa. Al
pulsar sobre los botones, las tareas que tengan asociadas entran en funcionamiento. Haciendo clic
en las pestaas se cambia de cinta para acceder s otros botones y, por tanto, a otras funciones.
4. Grupos: Renen botones cuyas funciones pertenecen a un mismo tipo de trabajo.
5. Celdas: Son las encargadas de albergar los datos de Excel. En ellas se escriben rtulos de texto,
datos numricos, frmulas, funciones, etc.
6. Encabezado de filas/columnas: Los encabezados indican las numeracin de las filas y columnas.
Tambin tienen otras funciones como seleccionar filas o columnas completas (haciendo clic en
una ) y ampliar o reducir la altura y anchura de las celdas(haciendo clic entre dos y arrastrando).
7. Posicin actual del cursor: Indica dnde se encuentra el usuario en cada momento al introducir
datos en Excel irn a parar a esa celda.
8. Barras de desplazamiento: Permiten moverse por la hoja de clculo.
9. Barra de estado: Muestra informacin complementaria del programa segn se suceden las

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diferentes situaciones de trabajo.
10. Etiquetas de hojas: Se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo. se hace clic
en una para acceder a su contenido. Como se va a ver, cada hoja del libro ofrece una tabla que
estn distribuidas en filas y columnas numeradas: las filas numricas(1, 2, 3, etc.) y las columnas
de forma alfabtica (a, b, c, etc.).

Para editar una hoja de calculo en Excel se tiene la opcin de crear una nueva hoja de o abrir alguna de las
ya existentes. En el caso de creacin de una nueva es posible hacerlo desde una en blanco o desde alguna
basada en las plantillas predeterminadas.
1. Para acceder a un nuevo de libro de trabajo vaco, hemos de utilizar la pestaa Archivo situado en
la parte izquierda de Excel y seleccionar la opcin Nuevo, aparecer la siguiente ventana.:

2. Si se va a tratar de una hoja vaca, se hace clic en Libro en blanco. O sino, podemos elegir la
plantilla que nos guste.
3. Si se va a crear un documento de un tipo especifico, se pueden utilizar plantillas. Se trata de
documentos que ya contienen ciertas informacin que se podr completar con nuevos datos. Por ejemplo,
existen plantillas diseadas para asistir en la creacin de Presupuestos, Calendarios, Ventas, etc. Se hace
clic en uno de esos enlaces y Excel descarga varios modelos de Internet para que podamos seleccionar uno
haciendo clic en l.

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(Ver el video en la plataforma)

1.3 Trabajar con las hojas de clculo

1.3.1 Hojas de clculo y libros de trabajo

Un libro de trabajo rene varias hojas de clculo en un solo documento. Cuando guardamos un
documento de Excel en el disco, realmente almacenamos un libro de trabajo completo. La distribucin de
paginas (y los botones para buscarlas) puedes verse en la siguiente imagen.

Como hemos dicho, Excel nombre las hojas como Hoja1, Hoja2, etc. Pero existen cuatros botones y
una barra de desplazamiento a su misma altura para poder moverse entre las pginas. Si sabe que hay ms
hojas de las que se ven a primera vista, podr ver el resto utilizando los botones, (1, Ver imagen de arriba),
para pasar a la hoja anterior del libro y (2, ver imagen de arriba) para pasar a la hoja posterior del libro.

1.3.2 Bloques de celdas(Rangos)


Existen un modo de referirse a un grupo de celdas contiguas, siempre y cuando formen un
rectngulo de celdas. Para ello, se utiliza la referencia de dos de ellas: la superior izquierda y la inferior
derecha del grupo. Para referirse al grupo (rango) de celdas basta con escribir la primera, seguida de dos
puntos(:) y, a continuacin, escribir la segunda.

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En este ejemplo puede apreciarse un rango de celdas ocupadas con datos. El rango comenzara por la celda
cuya referencia es B4 ( que contiene el dato Enero) y terminara en D8(que contiene el dato 5). Para
referirse a este rango se indicara B4:D8.

1.3.3 Desplazamiento por las hojas de clculo

Para ir a una determinada celda hay que moverse con la barra de desplazamiento vertical u horizontal, pero
esto a veces es complicado con Excel, ya que hay muchas celdas y el cursor puede ir demasiado deprisa.
Para evitar el problema hay que utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en la parte superior de las
celdas. Se puede apreciar en la siguiente imagen.

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En dicho cuadro se puede escribir una celda cualquiera, por ejemplo, Enero y al pulsar Intro se marca la
nueva celda como activa y directamente se traslada a dicho lugar. Pulsando Ctrl + Inicio se vuelve a la
celda A1.
Mediante el botn derecho del ratn, puede elegir Definir nombre para crear nuevos nombres del rango.
Al seleccionar esta opcin, se obtiene el mismo cuadro que hemos visto para esta funcin.

Para poder desplazar por una hoja de clculo se pueden utilizar un atajo de teclas que definen las acciones
representadas en la siguiente tabla.

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1.3.4 Aadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro

Un libro siempre tiene una hoja activa denominada Hoja1, pero a la derecha aparece un icono con el signo
mas(+). Esto quiere decir que se pueden aadir o eliminar hojas, e incluso se puede personalizar el
trabajo de Excel con tantas hojas en un libro como se quiera.

Dentro de un libro, existe la posibilidad de aadir una hoja de clculo pulsando el botn Insertar que se
encuentra en el grupo Celdas de la pestaa Inicio en la cinta de opciones. Esta funcin inserta la hoja de
clculo entremedias de otras. Si se encuentra en la Hoja3 en el momento de utilizarla, la nueva hoja la
sustituir desplazando la misma Hoja3 y las posteriores hacia posiciones subsiguientes. Por tanto, antes de
insertar una hoja de clculo deber hacer clic en la etiqueta de otra donde quedar aadida la nueva.

1- Por otra parte, si desea eliminar una hoja del libro a pesar de que est contenga datos, puede hacerlo
pulsando el botn Eliminar que se encuentra Localizada en el mismo lugar que el anterior. Al hacerlo, la
hoja en la que se encuentra en ese instante desaparecer y el hueco que deja ser ocupado por las hojas
posteriores, que se adelantan una posicin.

2- Si desea eliminar varias hojas, puede hacerlo siguiendo este mismo mtodo, pero deber seleccionar
primero todas aquellas hojas del libro que dese eliminar; aunque Excel pedir, por precaucin, que
confirme el borrado mediante un cuadro de dilogo.

3- Tambin se puede copiar el contenido completo de una hoja haciendo un clic sobre la hoja a copiar,
presionando la tecla Ctrl y , sin soltarla, arrastrar el icono de la hoja hasta la nueva posicin, soltando
entonces el puntero. Aparece con el mismo nombre, pero al final tendr el nmero 2 entre parntesis,
pudiendo despus renombrarla. Por otra parte, se puede cambiar el orden de posicin de una hoja,
realizando la misma prctica que en el puntero anterior, pero sin presionar Ctrl.

4- Para modificar el nombre se pulsa el botn derecho sobre la celda y se elige la opcin Cambiar nombre.
Para realizar el cambio de color se pulsa tambin con el botn derecho y se elige la opcin Color de
etiqueta que, a su vez, despliega la gama de colores que se pueden seleccionar para la hoja.

5- El nmero de hojas con las que se abre un libro puede configurarse. Para ello se abre el men
ARCHIVO se entra en Opciones y en la ficha General se modifica el apartado Incluir este nmero de
hojas. Al pulsar en Aceptar se guarda para futuras ocasiones.

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Nota: Otra de las opciones que ofrece Excel 2013 es la de modificar los nombres de las
hojas y, adems, aplicar a cada una de las etiquetas un color.

1.3.5 Seleccin de celdas

Para seleccionar un rango de celdas tenemos varias posibilidades:


1- Manteniendo pulsada la tecla de MAYUSCULA, emplear las teclas de los CURSORES (flechas).
Al hacerlo, el bloque se ir marcando en la pantalla, como veremos claramente. Tambin pueden
emplearse, manteniendo pulsada la tecla de MAYUSCULAS, todas las teclas de desplazamiento
por las celdas.
2- El bloque puede marcarse tambin con el ratn llevando su puntero a una celda cualquiera,
haciendo clic all y, sin dejar de pulsar el botn, arrastrar el ratn hasta llevar el puntero al final
del rango deseado. Una vez all, y al liberar el botn del ratn, el bloque queda marcada para lo
que se desee.
3- Se puede seleccionar una columna completa haciendo clic sobre su cabecera (A, B, C, etc.). Si
se trata de varias columnas, se hace clic y, sin soltar el botn del ratn, se arrastra a la izquierda o
la derecha hasta seleccionar las columnas. Esto mismo se puede hacer con las teclas Ctrl + Barra
Espaciadora.

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4- Se puede seleccionar una fila completa haciendo clic sobre su cabecera (1, 2, 3, etc.). Si se trata
de varias filas, se hace clic y, sin soltar el botn del ratn, se arrastra hacia o hacia abajo hasta
seleccionar las filas,. Esto mismo se puede hacer con las teclas MAYUSCULAS + BARRA
ESPACIADORA.
5- Se pueden seleccionar varias celdas, filas o columnas que estn separadas manteniendo pulsada
la tecla de Ctrl y haciendo varios clics en los lugares clave: celdas sueltas, varios bloques de
celdas (haciendo el clic y arrastrando), columnas, filas , etc.
6- Se puede seleccionar toda una hoja de clculo haciendo clic en el botn donde se cruzan los
encabezados de las filas y las columnas.
Despus de haber marcado las celdas (lo veremos en pantalla porque cambian de color), hemos
de pulsar una nueva combinacin de teclas, o bien, activar alguna opcin del men para elegir la
accin se ve a realizar en las celdas seleccionadas.

Nota: Tambin se pueden seleccionar filas o columnas completas.

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1.4 Introduccin de datos
1.4.1 Datos de textos

Los datos de textos son, evidentemente, pequeos mensajes o datos textuales que se asignan a las
celdas de una hoja de clculo. Normalmente, se utilizan como rtulo para algn grafico matemtico, como
ttulos, o bien, para especificar datos de forma concreta utilizando nombres que los definan.

Para escribir datos de texto, bastar con situarse en la celda deseada y comenzar a escribir el dato. En
principio, los datos de texto aparecen alineados a la izquierda de la celda; sin embargo, como veremos ms
adelante, podremos emplazarlos de otro modo.

1.4.2 Datos numricos

Los datos numricos hacen referencia a nmeros sencillos escritos en las celdas adecuadas. Sobre
estos nmeros se construyen los datos ms complejos de la hoja de clculo. Podremos realizar funciones
ms complejas utilizando como base de los datos numricos simples. As pues, tendremos la posibilidad
de crear frmulas y utilizar funciones de Excel empleando para ello los datos numricos.

Para escribir en la hoja de calculo un dato numrico simple, basta con situarse en la celda deseada y teclear
directamente el numero que se desea emplear. Algunos ejemplos de datos numricos son.

1.4.3 Datos de fecha

Las fechas puedes contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en
la impresora. Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar las celdas contiguas que estn en blanco a su
derecha para visualizarlo, aunque el texto se almacena nicamente en la primera celda y se visualizar al
completo en la barra de frmulas. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

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1.4.4 Operadores (Frmulas)

en el caso de los datos numricos ms complejas consiste en crear formulas basndose en la


aritmtica tradicional. Para ello, utilizaremos los siguientes operadores aritmticos:

+ Para sumas. Ejemplo: 5+34 / Para divisin. Ejemplo: 30/3


- Para resta. Ejemplo: 90-2 ^ Para potencia. Ejemplo: 5^4
* Para multiplicacin. Ejemplo: 3*10 () Parntesis: para agrupar operaciones.
Ejemplo: (3+3)/C2

Toda Frmula en Excel, sea del tipo que sea, debe ir precedida del signo igual (=). Por ello, si
desea comprobar alguno de los ejemplos que acabamos de exponer, comience por teclear ese
carcter y, sin separacin alguna, el resto de la formula. Siempre que necesite eliminar un dato de una
celda, haga clic sobre ella y pulse la tecla SUPR.

1.4.5 Relleno automtico de datos

Otra posibilidad es de la de rellenar un rango de celdas automticamente. en primer lugar

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debemos establecer un valor inicial con el que comenzar el relleno y despus, como hasta ahora,
seleccionar el bloque de celdas que se va a rellenar. Por ejemplo.

Como podemos ver; el dato 1 en la fila superior de la columna derecha del bloque marcado. Ese nmero
ser el inicial que Excel utilizar para el relleno. Dicho relleno podr ser repetitivo o progresivo.
Para rellenar el rango, en la pestaa Inicio, en el grupo Modificar, despliegue el botn Rellenar y , a
continuacin, en abajo, derecha, arriba o izquierda.

Toda las opciones de este men que comienzan por la palabra Hacia, rellenan respetivamente el rango
repitiendo el dato inicial que hayamos escrito y siguiendo la direccin que indica la propia opcin (abajo,
derecha, arriba e izquierda). Si en el ejemplo que hemos puesto activsemos la opcin Hacia abajo, la
columna C de la hoja de clculo se rellenara de 1 hasta completar el bloque as:

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(Ver el video en la plataforma)

1.5 Referencias a celdas

Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo y se puede usar
en una frmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que
calcule la frmula.
Puede usar una referencia de celda en una o varias frmulas para hacer referencia a:
Datos de una celda en la hoja de clculo.
Datos que se encuentran en distintas reas de la hoja de clculo.
Datos que se encuentran en celdas de otras hojas de clculo en el mismo libro.
Por ejemplo:

1.5.1 Referencias absolutas y relativas

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Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relacin con la
columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una
referencia relativa a otra celda, Excel ajustar automticamente su columna y su fila.

Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos
por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fcil, ya que es la combinacin de la
columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente frmula contiene una referencia relativa a la celda
A1 y cuyo valor es multiplicado por 2. As de sencillo es, las referencias relativas siempre son la
combinacin de una letra y un nmero sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes
observar que he ingresado la frmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha frmula es 20 ya que se
obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique
al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean
copiadas.

Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el smbolo $ a la columna y fila de la
referencia. La siguiente frmula tiene una referencia absoluta a la celda A1. Esta es la misma frmula del
primer ejemplo de la seccin anterior. As que la colocar tambin en la celda B1 y la copiar hacia abajo.
La siguiente imagen muestra el resultado de dicha accin:

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Y cuanto a la referencia mixta est formada por una parte relativa y otra absoluta, ya sea la columna fija y
la fila relativa o la columna relativa y la fila absoluta. Ejemplo: =$B1 o =B$1.

Al copiar y pegar en una celda, una frmula con una referencia mixta, la parte relativa se modificar de
forma automtica, y la parte absoluta quedar fija.

Para hacer referencias mixtas, tenemos que poner delante de la letra de la columna o del nmero de fila el
signo ($), de manera manual o con F4. Si le damos dos veces a la tecla, fijar la fila y si le damos 3 veces,
la columna.

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1.6 Imprimir hojas de clculo


1.6.1 Vista preliminar

Se puede saber cmo aparecer impresa una hoja de clculo (o parte de ella) antes de pasarla a
Imprimir. Para ello, se accede a la pestaa Archivo, se hace clic en opcin Imprimir. La parte derecha de
la ventana mostrar el document a Imprimir:

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1- El botn muestra la siguiente hoja del libro de trabajo que ser impreso. Slo estar disponible si
hay varias pginas y no nos encontramos en la ltima.
2- El botn muestra la hoja anterior del libro de trabajo que ser impreso. Este botn slo estar
disponible si hay varias pginas y no nos encontramos en la primera.
3- El botn (Toda la pgina) en la esquina inferior derecha aumenta o disminuye el tamao de la
muestra para una mejor percepcin de los detalles de la hoja.
4- el botn (Mostrar mrgenes) muestra las lneas de los mrgenes y de los tamaos de
encabezados y pies de la hoja. Al estar activas estas lneas, pueden modificarse sus distancias fcilmente
con el ratn. Sitese con l sobre la lnea que desea desplazar. Pulse el botn izquierdo del ratn y arrastre.
5- Puede hacer clic en la pestaa de otra pestaa de la cinta de opciones o pulsar la tecla Escape (ESC)
para volver al documento.

Cuando haya empleado la vista preliminar (o el cuadro de dilogo de imprimir) podr


ver unas lneas puntuales en la hoja de clculo( en pantalla) que le indicarn los limites de
las hojas de papel en los que se imprimirn los datos.

1.6.2 Impresin de documentos

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Pasamos a ver todas las funciones que ofrece Excel para imprimir. Se pulsan las teclas Ctrl + P, o
bien se selecciona la opcin Imprimir de la pestaa Archivo. La citada pestaa se divide en dos paneles:
uno acabamos de describirlo para la vista preliminar y el otro (el izquierdo) contiene los elementos para
controlar la impresin. Es a este ltimo panel al que dedicamos este apartado.

1- Con el cuadro de texto Copias se puede especificar el nmero de ejemplares que se desean
imprimir.
2- si dispone de varias impresoras o si la que se tiene es compatible con otras, puede indicarse con
cul se desea imprimir las hojas del clculo. En el grupo impresora aparece el nombre de la que
utilizar Excel, si no se elige otra, para reproducir los resultados. Para seleccionar otra, despliegue
su lista . Al hacerlo, aparecer una relacin con las impresoras instaladas, lo que significa que se
podr utilizar cualquiera de ellas para imprimir. Justo debajo, puede ver el enlace Propiedades de
impresora, para modificar el modo en que sta imprimir(mayor o menor calidad, color o escala
de grises, etc.).
3- La lista desplegable que aparece como Imprimir hojas activas permite seleccionar qu parte del
libro se va a imprimir: imprimir todo el libro (imprimir la totalidad del libro de trabajo),
Imprimir hojas activas (imprimir slo aquellas hojas del libro que hayamos seleccionado
previamente) e imprimir seleccin nicamente (imprime aquellas celdas de la hoja de clculo que
se seleccionen previamente).
4- Con los cuadros de texto de Pginas se puede indicar qu parte del libro se va a imprimir en

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cuanto a sus pginas.
5- El vinculo Configurar pgina lleva al cuadro dilogo de configurar pgina.
6- el botn Imprimir inicia el proceso de escritura de la impresora.

(Ver el video en la plataforma)

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