NDICES

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada
uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz de Auditora". Esta clave recibe el nombre
de ndice y mediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teora no importa
qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles
modificaciones.

Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los siguientes:

I. ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas de Activo y dobles letras maysculas a las cuentas
de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevaran nmeros arbigos ascendentes.
II. ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra mayscula, y a las cdulas analticas dos letras
maysculas.
III. ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas Numrico Alfabtico y Alfabtico Doble. pues se le asigna
una letra mayscula a las cdulas sumarias de Activo y doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cdulas
analticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados
se indexan con nmeros arbigos en mltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilizacin por la
facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
IV. ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos progresivos y
las cdulas analticas nmeros fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como ndice numrico el cdigo asignado
a las cuentas por el Plan nico de Cuentas PUC
V. ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos en mltiplos de
1000 y a las cdulas analticas nmeros arbigos dependientes de los de las sumarias en mltiplos de 100.
VI. ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como ndice el cdigo correspondiente a las clases, grupos,
cuentas y subcuentas del Plan nico de Cuentas. El ndice de las hojas de trabajo tendra un dgito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio
3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Produccin o de Operacin 7. El ndice de las cdulas sumarias tendra
dos dgitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El ndice de las cdulas analticas puede tener de 4 a 6 dgitos: Caja
110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que
explique el significado del ndice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar ndices con
demasiados dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.

MARCAS DE AUDITORIA: Son signos que utiliza el auditor para sealar el tipo de procedimiento que est aplicando, simplificando con ello su
papel de trabajo.

Objetivos de las marcas de Auditoria:

I. Dejar constancia del trabajo realizado.

II. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues evitan describir detalladamente las
actividades efectuadas para la revisin de varias partidas.
III. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
IV. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

Por las caractersticas especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de dos tipos: Marcas de auditoria estndar y Marcas de
auditoria especficas. Marcas de auditoria estndar: Se utilizan para hacer referencia a tcnicas o procedimientos que se aplican
constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilizacin y
aceptacin general. Marcas de auditoria especficas: Son de uso no comn; en la medida en que se adopten debern integrarse al ndice
de marcas correspondiente y sealarse con toda claridad al pie o calce delos papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria
especfica y segn el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro.
Se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditora; sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas
que debern ser definidas al calce de la cdula o en una cdula de marcas al final del expediente, que permita su fcil consulta.
MARCAS DE AUDITORIA

Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula
(analtica o subanaltica generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para
los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o
planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una
significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones
bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero,
fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado.
En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo
significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado.
Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las
marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la
cdula de las Marcas de Auditora.

AUDITORES ANDINOS LTDA.

AUDITORIA A:
CLIENTE:
MARCA SIGNIFICADO

Confrontado con libros

Cotejado con documento
Correccin realizada
Comparado en auxiliar
Sumado verticalmente
Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
Pendiente de registro
No rene requisitos
S Solicitud de confirmacin
enviada
SI Solicitud de confirmacin
recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmacin
recibida inconforme pero
aclarada
SC Solicitud de confirmacin
recibida conforme
Totalizado
Conciliado
Circularizado
Inspeccionado