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Como criar o seu sistema de organizao

February 15, 2017 Ana Carolina

Ando reformulando o meu sistema de organizao nas ltimas semanas e tenho pensado
bastante sobre o que realmente essencial para mim.

O que eu preciso olhar todos os dias? O que me d paz, tranquilidade e segurana de ter por
perto? Qual gordura extra eu posso cortar? Ser que todos os meus rituais de organizao
dirios so assim to relevantes?

Depois de vrios anos estudando sobre organizao, produtividade e objetivos de vida, posso
dizer que j inventei bastante moda, j adotei opes mais simples e minimalistas e o mais
importante me conheo bem o suficiente para entender com mais clareza o que encaixa com
a minha personalidade.

Se organizar tambm se conhecer.

No tinha nem como ser diferente, n? Alinhar as nossas ambies e expectativas com a nossa
realidade, com o tempo que temos disponvel, com as limitaes financeiras & fsicas e fazer
com que tudo isso seja divertido e flexvel uma baita empreitada.

No final dessa viagem no tem como a gente no se conhecer mais.

E entre idas e vindas cheguei a um denominador comum: um conjuntinho de itens que sempre
so teis para colocar a vida nos trilhos e organizar o que queremos fazer.

Esse infogrfico um lembrete de que coisas so essas e logo abaixo est uma lista com
algumas informaes extras de como reunir e misturar esses ingredientes organizacionais.
Checklists

Bons aplicativos para guardar as suas checklists so o Evernote, o Bear ou at mesmo

o Todoist. Elas servem, basicamente, para te poupar de ter o mesmo trabalho duas vezes. Vai
limpar a casa? Faa uma checklist de todos os lugares que precisam ser limpos.

Voc pode achar que no, mas esses minutinhos preciosos que voc perde pensando em tudo
o que precisa fazer toda vez que for repetir uma certa atividade acabam fazendo uma puta
diferena no final das contas.

Vai dar uma festa? Sair de viagem? Cozinhar pra famlia toda no natal? Supervisionar um
evento? Fazer um trabalho de freelance pra algum? Escrever um post do blog?

Pra tudo isso vale pena ter uma lista: o que eu preciso fazer para concluir essa tarefa com
sucesso? Se voc repetir essa atividade com uma certa frequncia (mais de uma vez por ms,
por exemplo), crie uma checklist para ela.

Tarefas

Isso pode ser chover no molhado, mas no custa nada lembrar: tenha consigo uma lista de
todas as suas tarefas pendentes. Voc pode criar um bullet journal, baixar e imprimir um
planner ou usar aplicativos como o Todoist ou o Wunderlist.

O importante que voc faa um apanhado de tudo o que anda solto na sua cabea e ponha
no papel ou no computador. Conforme diz David Allen, mestre da organizao: a sua cabea
foi feita para ter ideias. Pra qu congestionar esse trfego com lembretes perifricos de coisas
menos importantes?

Sente em um lugar tranquilo e sem perturbaes e faa uma limpa no seu crebro. Escreva
tudo o que voc precisa fazer na prxima semana. Escreva tudo o que voc deveria fazer at o
fim do ms e, se lembrar, o que voc precisa fazer at o fim do ano. Com quais projetos
alheios voc j se comprometeu? Quais metas voc quer alcanar? Quais responsabilidades
voc j assumiu?

Escreva tudo em um nico lugar e coloque algumas etiquetas para facilitar a sua visualizao:
qual a prioridade dessa tarefa? Onde ela precisa ser feita na rua, no celular, online, na casa
da sua tia? Ela depende de alguma outra pessoa para ser concluda? Voc precisa conferir com
algum antes de dar continuidade?

Projetos

Pra lidar com projetos talvez seja benfico voc ter um pouco mais de espao para escrever,
mas muitas pessoas usam o Todoist pra isso tambm. So eles que vo te ajudar a construir os
seus sonhos mais elaborados.

De acordo com David Allen, qualquer coisa que precise de mais de uma ao para ser
concluda um projeto. Isso com certeza te ajuda a fazer um levantamento absolutamente
completo de tudo o que voc precisa fazer, mas eu deixei de aplicar essa definio na minha
vida faz um tempo.

Projetos so agrupamentos de tarefas que vo te ajudar a materializar alguma coisa

totalmente nova quando estiverem concludas. Uma boa diretriz para identificar quais so os
seus projetos ativos se perguntar: eu consigo traar uma rota de ao para atingir esse
objetivo tranquilamente?
Se voc decifrar o que precisa fazer para comear a estudar uma nova lngua sem ajuda do
papel e caneta, timo. Esse ser um projeto com baixa superviso. Mas quanto mais confuso,
ansioso, em dvida ou estressado voc ficar quando pensa em tal projeto, mais ele precisa
ganhar uma estrutura organizada.

Agenda

Pode ser um calendrio na parede, um aplicativo no celular ou uma agenda tradicional: no

importa. Ter um meio de administrar todos os seus compromissos com data e hora
absolutamente essencial.

Tudo o que precisar ser feito em um determinado dia (e em nenhum outro!) entra na agenda:
aulas, reunies, provas, documentos para ser entregues, compromissos de famlia, consultas
mdicas, etc. Tudo que tiver um prazo final definido entra na agenda tambm.

Vontades abstratas do que voc acha que deveria fazer em determinado dia no entram na
agenda essa tambm uma rega do GTD e aqui eu assino embaixo. No trate a sua agenda
como lista de tarefas.

Coloque na agenda lembretes de coisas importantes: aniversrio do seu amigo, o dia em que
seu chefe volta de viagem ou a data em que a sua prima vai fazer uma cirurgia. Coloque
tambm pequenos gatilhos de decises que voc quer tomar no futuro: hoje dia daquela
social na casa do fulano ou depois de amanh vo comear a vender os ingressos para o
show X.