Ley 962 de 08/07/2005

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Publicado: Julio 8, 2005

ltima Actualizacin: Junio 30, 2017

NORMA MODIFICADA POR:

Art 309 de la Ley 1437 de 2011 , Decreto 0019 de 10-01-2012 y Ley 1819 de 29-12-2016

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Ley 962
Julio 08 de 2005

POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES SOBRE

RACIONALIZACIN DE TRMITES Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL
ESTADO Y DE LOS PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES
PBLICAS O PRESTAN SERVICIOS PBLICOS

El Congreso de Colombia

DECRETA:

CAPITULO I

DISPOSICIONES COMUNES A TODA LA ADMINISTRACIN

PBLICA
ARTCULO 1. OBJETO Y PRINCIPIOS RECTORES. La presente ley
tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la
Administracin Pblica, de tal forma que las actuaciones que deban
surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o
cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los
principios establecidos en los artculos 83, 84, 209 y 333 de la Carta
Poltica. En tal virtud, sern de obligatoria observancia los siguientes
principios como rectores de la poltica de racionalizacin, estandarizacin
y automatizacin de trmites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los
administrados:

1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio

de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, nicamente
podrn exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estn
previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados
expresamente por sta. En tales casos las autoridades pblicas no
podrn exigir certificaciones, conceptos o constancias.

Las autoridades pblicas no podrn establecer trmites, requisitos o

permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrn solicitar la presentacin de documentos de
competencia de otras autoridades.

2. Procedimiento para establecer los trmites autorizados por la

ley. <Modificado por el Art 39 Decreto 0019 de 10-01-2012> Las
entidades pblicas y los particulares que ejercen una funcin
administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un
trmite, debern previamente someterlo a consideracin del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica adjuntando la
manifestacin del impacto regulatorio, con la cual se acreditar su
justificacin, eficacia, eficiencia y los costos de implementacin para los
obligados a cumplirlo; as mismo deber acreditar la existencia de
recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacin.
En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la poltica de
simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica autorizar su
adopcin e implementacin.

Para el cumplimiento de esta funcin el Departamento Administrativo de

la Funcin Pblica contar con el apoyo de los Comits Sectoriales e
Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podr establecer
mecanismos de participacin ciudadana a fin de que los interesados
manifiesten sus observaciones.

El Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

rendir, al inicio de cada perodo de sesiones ordinarias, informe a las
Comisiones Primeras de cada Cmara sobre la expedicin de los nuevos
trmites que se hayan adoptado.

Pargrafo 1. El procedimiento previsto en el presente artculo no se

aplicar cuando se trate de adoptar trmites autorizados por los decretos
expedidos durante los estados de excepcin, con motivo de la
declaratoria de un estado de catstrofe o emergencia natural o cuando
se requiera la adopcin inmediata de medidas sanitarias para preservar
la sanidad humana o agropecuaria.

Pargrafo 2. Las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales

o Municipales nicamente podrn adoptar, mediante ordenanza o
acuerdo, las medidas que se requieran para la implementacin o
aplicacin de los trmites creados o autorizados por la Ley.

3. Informacin y Publicidad. Sin perjuicio de las exigencias generales

de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea
exigible al administrado, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico
de Informacin de Trmites (SUIT) cuyo funcionamiento coordinar el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica; entidad que
verificar para efectos de la inscripcin que cuente con el respectivo
soporte legal.

Toda entidad y organismo de la Administracin Pblica tiene la obligacin

de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para
su suministro pueda exigirle la presencia fsica al administrado.
Igualmente deber informar la norma legal que lo sustenta, as como la
fecha de su publicacin oficial y su inscripcin en el Sistema nico de
Informacin de Trmites (SUIT).

4. Fortalecimiento tecnolgico. Con el fin de articular la actuacin de la

Administracin Pblica y de disminuir los tiempos y costos de realizacin
de los trmites por parte de los administrados, se incentivar el uso de
medios tecnolgicos integrados, para lo cual el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, en coordinacin con el Ministerio de
Comunicaciones, orientar el apoyo tcnico requerido por las entidades y
organismos de la Administracin Pblica.
ARTCULO 2. MBITO DE APLICACIN. Esta ley se aplicar a los
trmites y procedimientos administrativos de la Administracin Pblica,
de las empresas de servicios pblicos domiciliarios de cualquier orden y
naturaleza, y de los particulares que desempeen funcin administrativa.
Se exceptan el procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan la
Procuradura y Contralora respectivamente.

Para efectos de esta ley, se entiende por Administracin Pblica, la

definicin contenida en el artculo 39 de la Ley 489 de 1998.

ARTCULO 3. LAS PERSONAS, EN SUS RELACIONES CON LA

ADMINISTRACIN PBLICA, TIENEN LOS SIGUIENTES DERECHOS
LOS CUALES EJERCITARAN DIRECTAMENTE Y SIN APODERADO:

A obtener informacin y orientacin acerca de los requisitos jurdicos o

tcnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones,
actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar as como a
llevarlas a cabo.

A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los

procedimientos en los que tengan la condicin de interesados y obtener
copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.

A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas

legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestin.

Al acceso a los registros y archivos de la Administracin Pblica en los

trminos previstos por la Constitucin y las leyes.

A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores pblicos, los
cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de
sus obligaciones.

A exigir el cumplimiento de las responsabilidades de la Administracin

Pblica y del personal a su servicio, cuando as corresponda legalmente.

A cualquier otro que le reconozca la Constitucin y las leyes.

ARTCULO 4. DIVULGACIN Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS

OFICIALES PARA LA PRESENTACIN DE DECLARACIONES Y
REALIZACIN DE PAGOS. <Modificado por el Art 26 Decreto 0019 de
10-01-2012> Cuando sea del caso, los destinatarios a quienes se les
aplica el presente Decreto-Ley, debern habilitar los mecanismos
necesarios para poner a disposicin gratuita y oportuna de los
interesados el formato definido oficialmente para el respectivo perodo en
que deba cumplirse el deber u obligacin legal, utilizando para el efecto
formas impresas, magnticas o electrnicas.

Las entidades pblicas y los particulares que ejercen funciones

administrativas debern colocar en medio electrnico, a disposicin de
los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las
disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible
al ciudadano, la entidad respectiva deber publicarlo en el Portal del
Estado colombiano. Las autoridades dispondrn de un plazo de tres
meses contados a partir de la publicacin del presente decreto, para
publicar los formularios hoy existentes.

Para todos los efectos legales se entender que las copias de

formularios que se obtengan de los medios electrnicos tienen el carcter
de formularios oficiales.

PARGRAFO 1. El Gobierno Nacional reglamentar el desmonte

progresivo de los cobros por formularios oficiales, con excepcin de
aquellos relacionados con el proceso de contratacin estatal y el acceso
a la educacin pblica; as como la implementacin de medios
tecnolgicos para el cumplimiento de la respectiva obligacin, en un
trmino no mayor de un (1) ao.

PARGRAFO 2. En todo caso las entidades de la Administracin Pblica

debern colocar en medio electrnico, a disposicin de los particulares,
todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones
legales.

Para todos los efectos de ley se entender que tienen el carcter de

formularios oficiales aquellas copias de dichos formularios que obtengan
de los medios electrnicos a que se refiere el inciso anterior.

ARTCULO 5. NOTIFICACIN. Cualquier persona natural o jurdica que

requiera notificarse de un acto administrativo, podr delegar en cualquier
persona el acto de notificacin, mediante poder, el cual no requerir
presentacin personal, el delegado slo estar facultado para recibir la
notificacin y toda manifestacin que haga en relacin con el acto
administrativo se tendr, de pleno derecho, por no realizada. Las dems
actuaciones debern efectuarse en la forma en que se encuentre
regulado el derecho de postulacin en el correspondiente trmite
administrativo. Se excepta de lo dispuesto en este artculo la
notificacin del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos
pblicos, de naturaleza pblica o de seguridad social.

ARTCULO 6. MEDIOS TECNOLGICOS. Para atender los trmites y

procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la
Administracin Pblica debern ponerlos en conocimiento de los
ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear,
adicionalmente, cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de
que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad,
economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la
funcin administrativa. Para el efecto, podrn implementar las
condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean
procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia
tengan algunas entidades especializadas.

La sustanciacin de las actuaciones as como la expedicin de los actos

administrativos, tendrn lugar en la forma prevista en las disposiciones
vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actuaciones y
actos, podrn adicional mente utilizarse soportes, medios y aplicaciones
electrnicas.

Toda persona podr presentar peticiones, quejas, reclamaciones o

recursos, mediante cualquier medio tecnolgico o electrnico del cual
dispongan las entidades y organismos de la Administracin Pblica.

En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una

prestacin econmica en todo caso deben allegarse los documentos
fsicos que soporten el derecho que se reclama.

La utilizacin de medios electrnicos se regir por lo dispuesto en la Ley

527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o
modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Captulo 8 del
Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo, artculos 251 a 293, del
Cdigo de Procedimiento Civil, y dems normas aplicables, siempre que
sea posible verificar la identidad del remitente, as como la fecha de
recibo del documento.

PARGRAFO 1. Las entidades y organismos de la Administracin

Pblica debern hacer pblicos los medios tecnolgicos o electrnicos de
que dispongan, para permitir su utilizacin.
PARGRAFO 2. En todo caso, el uso de los medios tecnolgicos y
electrnicos para adelantar trmites y competencias de la Administracin
Pblica deber garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e
integridad.

PARGRAFO 3. Cuando la sustanciacin de las actuaciones y actos

administrativos se realice por medios electrnicos, las firmas autgrafas
que los mismos requieran, podrn ser sustituidas por un certificado digital
que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para
el efecto establezca el Gobierno Nacional.

ARTCULO 7. PUBLICIDAD ELECTRNICA DE NORMAS Y ACTOS

GENERALES EMITIDOS POR LA ADMINISTRACIN PBLICA. La
Administracin Pblica deber poner a disposicin del pblico, a travs
de medios electrnicos, las leyes, decretos y actos administrativos de
carcter general o documentos de inters pblico relativos a cada uno de
ellos, dentro de los cinco (5) das siguientes a su publicacin, sin
perjuicio de la obligacin legal de publicarlos en el Diario Oficial.

Las reproducciones efectuadas se reputarn autnticas para todos los

efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o
documento.

A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar

cualquier trmite administrativo, no ser obligatorio acreditar la existencia
de normas de carcter general de orden nacional, ante ningn organismo
de la Administracin Pblica.

ARTCULO 8. ENTREGA DE INFORMACIN. A partir de la vigencia de

la presente ley, todos los organismos y entidades de la Administracin
Pblica debern tener a disposicin del pblico, a travs de medios
impresos o electrnicos de que dispongan, o por medio telefnico o por
correo, la siguiente informacin, debidamente actualizada:

Normas bsicas que determinan su competencia;

Funciones de sus distintos rganos;

Servicios que presta;

Regulaciones, procedimientos y trmites a que estn sujetas las

actuaciones de los particulares frente al respectivo organismo o entidad,
precisando de manera detallada los documentos que deben ser
suministrados, as como las dependencias responsables y los trminos
en que stas debern cumplir con las etapas previstas en cada caso;

Localizacin de dependencias, horarios de trabajo y dems indicaciones

que sean necesarias para que las personas puedan cumplir sus
obligaciones o ejercer sus derechos ante ellos;

Dependencia, cargo o nombre a quin dirigirse en caso de una queja o

reclamo;

Sobre los proyectos especficos de regulacin y sus actuaciones en la

ejecucin de sus funciones en la respectiva entidad de su competencia.

En ningn caso se requerir la presencia personal del interesado para

obtener esta informacin, la cual debe ser suministrada, si as se solicita
por cualquier medio a costa del interesado.

<Artculo Derogado por el Art 309 de la Ley 1437 de

2011> ARTCULO 9. DE LA OBLIGACIN DE ATENDER AL
PBLICO. Las entidades pblicas no podrn cerrar el despacho al
pblico hasta tanto hayan atendido a todos los usuarios que hubieran
ingresado dentro del horario normal de atencin, el cual deber tener una
duracin mnima de ocho (8) horas diarias, sin perjuicio de la
implementacin de horarios especiales de atencin al pblico en los
eventos en que la respectiva entidad pblica no cuente con personal
especializado para el efecto. Estas entidades debern implementar un
sistema de turnos acorde con las nuevas tecnologas utilizadas para tal
fin. El Ministerio de Relaciones Exteriores sealar el horario en las
oficinas de nacionalidad, tratados y visas, por la especialidad y
complejidad de los temas que le corresponde atender conservando una
atencin telefnica y de correo electrnico permanente.

ARTCULO 10. UTILIZACIN DEL CORREO PARA EL ENVI DE

INFORMACIN.Modifquese el artculo 25 del Decreto 2150 de 1995, el
cual quedar as:

ARTCULO 25. UTILIZACIN DEL CORREO PARA EL

ENVI DE INFORMACIN. Las entidades de la Administracin
Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos,
propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por
medio de correo certificado y por correo electrnico.

En ningn caso, se podrn rechazar o inadmitir las solicitudes o

informes enviados por personas naturales o jurdicas que se
hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados o usuarios se entendern

presentadas el da de incorporacin al correo, pero para efectos
del cmputo del trmino de respuesta, se entendern radicadas
el da en que efectivamente el documento llegue a la entidad y
no el da de su incorporacin al correo.

Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los

que se refiere el presente artculo, y que sean enviadas por
correo, debern ser respondidas dentro del trmino que la
propia comunicacin seale, el cual empezar a contarse a
partir de la fecha de recepcin de la misma en el domicilio del
destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de
recepcin del documento en el domicilio del destinatario, se
presumir a los diez (10) das de la fecha de despacho en el
correo.

Igualmente, los peticionarios podrn solicitar el envo por correo

de documentos o informacin a la entidad pblica, para lo cual
debern adjuntar a su peticin un sobre con porte pagado y
debidamente diligenciado.

PARGRAFO. Para efectos del presente artculo, se entender

vlido el envo por correo certificado, siempre y cuando la
direccin est correcta y claramente diligenciada.
ARTCULO 11. PROHIBICIN DE EXIGENCIA DE REQUISITOS
PREVIAMENTE ACREDITADOS. Modifquese el artculo 14 del Decreto
2150 de 1995, el cual quedar as:

ARTCULO 14. En relacin con las actuaciones que deban

efectuarse ante la Administracin Pblica, prohbese la
exigencia de todo comprobante o documento que acredite el
cumplimiento de una actuacin administrativa agotada, cuando
una en curso suponga que la anterior fue regularmente
concluida.

Igualmente no se podr solicitar documentacin de actos

administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual
se est tramitando la respectiva actuacin.

Las autoridades administrativas de todo orden no podrn revivir

trmites o requisitos eliminados o modificados por el legislador
o el Gobierno nacional.
ARTCULO 12. PROHIBICIN DE EXIGENCIA DE COMPROBACIN
DE PAGOS ANTERIORES. Modifquese el artculo 34 del Decreto 2150
de 1995, el cual quedar as:

ARTCULO 34. PROHIBICIN DE EXIGENCIA DE

COMPROBACIN DE PAGOS ANTERIORES. En relacin con
los pagos que deben efectuarse ante la Administracin Pblica,
queda prohibida la exigencia de comprobantes de pago hechos
con anterioridad, como condicin para aceptar un nuevo pago,
salvo que este ltimo implique la compensacin de deudas con
saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba
acreditar, por quien corresponda, el pago de periodos en mora
al sistema de seguridad social integral.
ARTCULO 13. PROHIBICIN DE EXIGENCIA DE PRESENTACIONES
PERSONALES PARA PROBAR SUPERVIVENCIA. Ninguna autoridad
podr exigir presentaciones personales para probar supervivencia
cuando no haya transcurrido ms de un (1) ao contado a partir de la
ltima presentacin de supervivencia. Este trmino ser de tres (3)
meses cuando se trate de entidades que hagan parte del Sistema de
Seguridad Social Integral, a menos que la persona se encuentre
residenciada fuera del pas en sitio donde no exista representacin
consular colombiana, en cuyo caso operar el trmino de seis (6) meses.

PARGRAFO. El certificado de supervivencia solamente se podr exigir

cuando el importe de la prestacin se pague por abono en cuenta
corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestacin, o
cuando se cobre a travs de un tercero.

ARTCULO 14. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS

ENTIDADES PBLICAS. El artculo 16 del Decreto Ley 2150 de 1995,
quedar as:

ARTCULO 16. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS

ENTIDADES PBLICAS. Cuando las entidades de la
Administracin Pblica requieran comprobar la existencia de
alguna circunstancia necesaria para la solucin de un
procedimiento o peticin de los particulares, que obre en otra
entidad pblica, procedern a solicitar a la entidad el envo de
dicha informacin. En tal caso, la carga de la prueba no
corresponder al usuario.

Ser permitido el intercambio de informacin entre distintas

entidades oficiales, en aplicacin del principio de colaboracin.

El envo de la informacin por fax o cualquier otro medio de

transmisin electrnica, proveniente de una entidad pblica,
prestar mrito suficiente y servir de prueba en la actuacin de
que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente
certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido
solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se
atribuya el trmite.

Cuando una entidad pblica requiera informacin de otra

entidad de la Administracin Pblica, esta dar prioridad a la
atencin de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un
trmino no mayor de diez (10) das, para lo cual deben
proceder a establecer sistemas telemticos compatibles que
permitan integrar y compartir informacin de uso frecuente por
otras autoridades.
ARTCULO 15. DERECHO DE TURNO. Los organismos y entidades de
la Administracin Pblica Nacional que conozcan de peticiones, quejas, o
reclamos, debern respetar estrictamente el orden de su presentacin,
dentro de los criterios sealados en el reglamento del derecho de
peticin de que trata el artculo 32 del Cdigo Contencioso
Administrativo, sin consideracin de la naturaleza de la peticin, queja o
reclamo; salvo que tengan prelacin legal. Los procedimientos especiales
regulados por la ley se atendern conforme a la misma. Si en la ley
especial no se consagra el derecho de turno, se aplicar lo dispuesto en
la presente ley.

En todas las entidades, dependencias y despachos pblicos, debe

llevarse un registro de presentacin de documentos, en los cuales se
dejar constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se
presenten por los usuarios, de tal manera que stos puedan verificar el
estricto respeto al derecho de turno, dentro de los criterios sealados en
el reglamento mencionado en el inciso anterior, el cual ser publico, lo
mismo que el registro de los asuntos radicados en la entidad u
organismo, Tanto el reglamento como el registro se mantendrn a
disposicin de los usuarios en la oficina o mecanismo de atencin al
usuario.

Cuando se trate de pagos que deba atender la Administracin Pblica,

los mismos estarn sujetos a la normatividad presupuestal.

ARTCULO 16. COBROS NO AUTORIZADOS. Ningn organismo o

entidad de la Administracin Pblica Nacional podr cobrar, por la
realizacin de sus funciones, valor alguno por concepto de tasas,
contribuciones, formularios o precio de servicios que no estn
expresamente autorizados mediante norma con fuerza de ley o mediante
norma expedida por autoridad competente, que determine los recursos
con los cuales contar la entidad u organismo para cumplir su objeto.

Para el caso de los ingresos percibidos por el Ministerio de Relaciones

Exteriores por concepto de expedicin de pasaportes, visas,
legalizaciones y apostilla se mantendr lo establecido por las normas de
carcter reglamentario o actos administrativos proferidos sobre los
mismos.

ARTCULO 17. En ningn caso en las actuaciones de la administracin

podrn establecerse incentivos a los servidores pblicos por la
imposicin de multas o sanciones y la cantidad o el valor de las mismas
tampoco podrn tenerse en cuenta para la evaluacin de su desempeo.
ARTCULO 18. SUPRESIN DE LAS CUENTAS DE COBRO. El artculo
19 del Decreto Ley 2150 de 1995, quedar as:

ARTCULO 19. SUPRESIN DE LAS CUENTAS DE

COBRO. Para el pago de las obligaciones contractuales
contradas por las entidades pblicas, o las privadas que
cumplan funciones pblicas o administren recursos pblicos, no
se requerir de la presentacin de cuentas de cobro por parte
del contratista.

Las rdenes de compra de elementos o las de prestacin de

servicios, que se encuentren acompaadas de la oferta o
cotizacin presentada por el oferente y aceptada por el
funcionario competente, no requerirn de la firma de aceptacin
del proponente.

Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de la expedicin de la

factura o cualquier otro documento equivalente cuando los
Tratados Internacionales o las Leyes as lo exijan.
ARTCULO 19. PUBLICIDAD Y NOTIFICACIN DE LOS ACTOS DE
REGISTRO Y TRMINO PARA RECURRIR. Para los efectos de los
artculos 14, 15 y 28 del Cdigo Contencioso Administrativo, las
entidades encargadas de llevar los registros pblicos podrn informar a
las personas interesadas sobre las actuaciones consistentes en
solicitudes de inscripcin, mediante la publicacin de las mismas en
medio electrnico pblico, en las cuales se indicar la fecha de la
solicitud y el objeto del registro.

Los actos de inscripcin a que se refiere este artculo se entendern

notificados frente a los intervinientes en la actuacin y frente a terceros el
da en que se efecte la correspondiente anotacin.

Cuando se publique la actuacin de registro en curso en la forma prevista

en el inciso primero de este artculo, los recursos que procedan contra el
acto de inscripcin podrn interponerse dentro de los cinco (5) das
siguientes a la fecha del registro respectivo.

ARTCULO 20. SUPRESIN DE SELLOS. En el desarrollo de las

actuaciones de la Administracin Pblica, intervengan o no los
particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la
modalidad o tcnica utilizada, en el otorgamiento o trmite de
documentos, salvo los que se requieran por motivos de seguridad.

La firma y la denominacin del cargo sern informacin suficiente para la

expedicin del documento respectivo. Prohbase a los servidores
pblicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la
Administracin Pblica. Igualmente queda prohibido a los Notarios
Pblicos asentar tales registros, as como expedir certificaciones sobre
los mismos.

PARGRAFO. La presente supresin de sellos no se aplica a los

productos que requieren registro sanitario, cuando las normas lo exijan
como obligatorio, y a los sellos establecidos con base en los. Acuerdos y
Tratados Internacionales de naturaleza comercial suscritos por Colombia.

ARTCULO 21. COPIAS DE LOS REGISTROS DEL ESTADO

CIVIL. Las copias de los registros del estado civil que expida la
Registradura Nacional del Estado Civil o las Notaras mediante medio
magntico y ptico, tendrn pleno valor probatorio. El valor de las
mismas ser asumido por el ciudadano teniendo en cuenta la tarifa que
fije anualmente el Registrador Nacional del Estado Civil la cual se fijar
de acuerdo a las normas, constitucionales y legales y en ningn caso el
precio fijado podr exceder el costo de la reproduccin.

PARGRAFO. Las copias del registro civil de nacimiento tendrn plena

validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedicin. En
consecuencia, ninguna entidad pblica o privada podr exigir este
documento con fecha de expedicin determinada, excepto para el trmite
de pensin, afiliacin a la seguridad social de salud, riesgos
profesionales y pensiones y para la celebracin del matrimonio, eventos
estos en los cuales se podr solicitar el registro civil correspondiente con
fecha de expedicin actualizada, en ningn caso, inferior a tres (3)
meses.

ARTCULO 22. NMERO NICO DE IDENTIFICACIN

PERSONAL. Crase el Nmero nico de Identificacin Personal, NUIP,
el cual ser asignado a los colombianos por la Registradura Nacional del
Estado Civil en el momento de inscripcin del registro civil de nacimiento
expedido por los funcionarios que llevan el Registro Civil. El NUIP se
aplicar a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las
personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las
autoridades pblicas.

El NUIP ser asignado por cada oficina de registro civil y su

administracin corresponde a la Registradura Nacional del Estado Civil,
la cual determinar la composicin y estructura del mismo. Para los
mayores de edad al momento de expedirse la presente ley, se entender
que el NUIP es el nmero de cdula de ciudadana de cada colombiano.

El NUIP no cambiar en ningn momento y cuando existan cambios de

documentos, se conservar el NUIP original.

La Registradura Nacional del Estado Civil podr crear los mecanismos

de expedicin de documentos que permitan la plena identificacin de los
menores y de los mayores de edad.

El NUIP ser vlido como nmero de identificacin universal en todas las

entidades del Sistema Integral de Seguridad Social

ARTCULO 23. PROHIBICIN DE RETENER

DOCUMENTOS. Modifquese el artculo 18 del Decreto 2150 de 1995, el
cual quedar as:

ARTCULO 18. PROHIBICIN DE RETENER

DOCUMENTOS. Ninguna autoridad podr retener la cdula de
ciudadana, la cdula de extranjera, el pasaporte, la licencia de
conduccin, el pasado judicial, la libreta militar, o cualquier otro
documento de las personas. Si se exige la identificacin de una
persona, ella cumplir la obligacin mediante la exhibicin del
correspondiente documento. Queda prohibido retenerlos para
ingresar a cualquier dependencia pblica o privada.
ARTCULO 24. PRESUNCIN DE VALIDEZ DE FIRMAS. <Modificado
por el Art 36 Decreto 0019 de 10-01-2012> Las firmas de particulares
impuestas en documentos privados, que deban obrar en trmites ante
autoridades pblicas no requerirn de autenticacin. Dichas firmas se
presumirn que son de la persona respecto de la cual se afirma
corresponden. Tal presuncin se desestimar si la persona de la cual se
dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante mtodos
tecnolgicos debidamente probados se determina la falsedad de la
misma.
Los documentos que implican transaccin, desistimiento y, en general,
disposicin de derechos, debern presentarse y aportarse a los procesos
y trmites administrativos de acuerdo con las normas especiales
aplicables. De la misma manera, se exceptan los documentos
relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del
magisterio.

ARTCULO 25. PROHIBICIN DE DECLARACIONES

EXTRAJUICIO. Modifquese el artculo 10 del Decreto 2150 de 1995, el
cual quedar as:

ARTCULO 10. PROHIBICIN DE DECLARACIONES

EXTRAJUICIO. En todas las actuaciones o trmites
administrativos, suprmase como requisito las declaraciones
extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier ndole. Para estos
efectos, bastar la afirmacin que haga el particular ante la
entidad pblica, la cual se entender hecha bajo la gravedad
del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar
hechos ante una autoridad administrativa bastar la declaracin
que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la
misma autoridad, bien sea en declaracin verbal o por escrito
en documento aparte, sin perjuicio de que el afectado con la
decisin de la administracin pueda ejercer el derecho de
contradiccin sobre el testimonio.

PARGRAFO. Lo dispuesto en el presente artculo no regir en

los casos en que la Administracin Pblica acte como entidad
de previsin o seguridad social o como responsable en el
reconocimiento o pago de pensiones, ni para los casos
previstos en materia del Sistema General de Seguridad Social
en Salud y riesgos profesionales, ni para los relacionados con
Proteccin Social que establezca el Gobierno Nacional.
CAPITULO II

RACIONALIZACIN DE TRMITES PARA EL EJERCICIO DE

ACTIVIDADES POR LOS PARTICULARES
ARTCULO 26. FACTURA ELECTRNICA. Para todos los efectos
legales, la factura electrnica podr expedirse, aceptarse, archivarse y en
general llevarse usando cualquier tipo de tecnologa disponible, siempre
y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la
respectiva tecnologa que garantice su autenticidad e integridad desde su
expedicin y durante todo el tiempo de su conservacin.

La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedicin de

una factura electrnica se sujetar al consentimiento expreso, informado
y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio.

ARTCULO 27. REQUISITOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE

ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO. Las autoridades y servidores
pblicos correspondientes se sujetarn nicamente, a lo dispuesto en la
ley 232 de 1995, Por la cual se dictan normas para el funcionamiento de
los establecimientos comerciales, en cuanto a los requisitos exigibles
para la apertura y funcionamiento de los establecimientos de comercio.

No podr condicionarse el cumplimiento de los requisitos legales a la

expedicin de conceptos, certificados o constancias que no se
encuentran expresamente enumerados en la citada ley.

La ubicacin de los tipos de establecimientos ser determinada dentro

del POT, expedido por los respectivos concejos municipales, teniendo en
cuenta que en ningn caso podrn desarrollarse actividades cuyo objeto
sea ilcito de conformidad con las leyes.

ARTCULO 28. RACIONALIZACIN DE LA CONSERVACIN DE

LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del
comerciante debern ser conservados por un periodo de diez (10) aos
contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante,
su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o
electrnico que garantice su reproduccin exacta.

Igual trmino aplicar en relacin con las personas, no comerciantes, que

legalmente se encuentren obligadas a conservar esta informacin.

Lo anterior sin perjuicio de los trminos menores consagrados en normas

especiales.