Gestin de mantenimiento

AUDITORIA DE LOS 1. INTRODUCCIN A LAS AUDITORIAS DE

GESTIN INTEGRADAS
SISTEMAS DE GESTIN 2. AUDITORIA DE UN SISTEMA INTEGRADO
3.

INTEGRADO
 1. Verificar el adecuado funcionamiento
respecto de las polticas y objetivos
GESTIN CALIDAD establecidos por la Direccin de la
AUDITORA organizacin.
INTEGRADA
MEDIO AMBIENTE
2. Demostrar ante los clientes y partes
Es un proceso interesadas la existencia de un sistema
PREVENCIN DE sistemtico, de gestin enfocado en el cumplimiento
RIESGOS LABORALES de sus requisitos y en el cumplimiento
independiente y de la legislacin aplicable
documentado

O 1. VERIFICAR LA CONFORMIDAD
B
J
E 2. VERIFICAR LA EFICACIA
T
I 3. VERIFICAR QUE ES
V SOSTENIBLE EN EL TIEMPO
O
 1 PLANES DE AUDITORIAS

PROCESO DE REALIZACIN 2 PREPARACIN

DE LA AUDITORIA 3 REALIZACIN

4 ANLISIS

5 TOMA DE ACCIONES

6 VERIFICACIN

NO
7 CONFORME
Todas las auditoras se realizan siguiendo
las directrices ya existentes y recogidas en las SI
normas ISO 19011 e ISO 17021.
8 FIN DE AUDITORIA
 PLANIFICANDO
INICIO DE LA AUDITORA
LA AUDITORIA
ACTIVIDADES DE LA
AUDITORIA REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
PREPARANDO LA
PREPARACIN DE LA AUDITORA IN
AUDITORIA
SITU

REALIZACIN DE LA AUDITORA IN
SITU
REALIZANDO LA
AUDITORIA
INFORME DE AUDITORIA

TERMINADA
FINALIZACIN DE LA AUDITORIA
LA AUDITORIA

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA
 A. Informacin de entrada para
INICIO DE LA AUDITORIA planificar la auditoria

Lo que se persigue con la auditora: lograr una certificacin,

transmitir una visin del estado de los sistemas de gestin a la
OBJETIVOS Direccin, enfoque hacia la mejora continua, etc.

MBITO
Dentro del ao, en varios aos, etc.
TEMPORAL
Actividades de las que se quieren verificar su adecuada
ALCANCE A AUDITAR implantacin ejemplo lneas de produccin.

ALCANCE GEOGRFICO Emplazamientos fijos y temporales existentes.

Actividades que se desarrollan, actividades ms

PROCESOS A AUDITAR conflictivas con mayor necesidad de control, etc.

Como son las normas ISO 9001, ISO 14001 y

NORMAS A AUDITAR OHSAS 18001
 INICIO DE LA AUDITORIA B. Programa del ciclo de auditoria
Este programa lo que permite es planificar dentro del
Empresa mbito temporal definido las auditoras necesarias para
Ao: 2012 verificar todo el sistema de gestin de la empresa auditada
Emplazamientos Procesos a Equipo
Alcance Previsto Realizado Observaciones
a auditar auditar auditor

Frecuencia de realizacin de auditoras.

Resultados de objetivos e indicadores de gestin.
Ao: 2013 Resultados del desempeo ambiental y de seguridad y
Emplazamientos Procesos a Equipo salud en el trabajo.
Alcance Previsto Realizado Observaciones
a auditar auditar auditor
Reclamaciones y satisfaccin de clientes.
Resultados de anteriores auditoras internas, externas de
certificacin o externas de clientes.
Ao: 2014 Emplazamientos temporales y fijos existentes.
Emplazamientos Procesos a Equipo
a auditar auditar
Alcance Previsto Realizado
auditor
Observaciones Complejidad de procesos y actividades que se llevan a cabo.
Disponibilidad de auditores cualificados as como
independencia de las actividades que son auditadas.
Aprobado por: Tipo de auditora y normas a auditar.
Fecha:
Cambios significativos acontecidos en la organizacin.
Revisado y act.
por: Fecha: Turnos y sus horarios.
 INICIO DE LA AUDITORIA

C. Seleccin del equipo auditor D. Contactar con los auditados

 Estudiar la documentacin del auditado (polticas, objetivos,
REVISIN DE LA procedimientos, instrucciones, registros, etc.).

DOCUMENTACIN
Realizar un croquis del funcionamiento de la
organizacin auditada.

Identificar toda la legislacin aplicable a la empresa,

as como los requisitos de esta legislacin.

Anotar toda la informacin relevante para la

preparacin de la auditora

Realizar un informe o reporte de los resultados de la revisin

de la documentacin
PREPARACIN DE LA
AUDITORIA IN SITU
Determinacin del
tiempo de auditora
Plan de auditora
Asignacin de las tareas
al equipo auditor
Preparacin de los
documentos de trabajo
Normas a auditar Legislacin aplicable
Integracin del sist. gestin a auditar Plantilla media de la organizacin
Complejidad de los procesos Nivel de subcontratacin de la actividad
Los requisitos de la norma de sistema Los resultados de una auditora previa.
de gestin que sean pertinentes. Consideraciones sobre el nmero de
El tamao y la complejidad de la emplazamientos y los riesgos asociados
organizacin, el contexto tecnolgico a los productos, a los procesos o a las
y reglamentario act. de la organizacin.
El auditor lder debe asignar a cada miembro sus funciones y responsabilidades, teniendo
en cuenta la independencia y competencia requerida para cada actividad. Esta asignacin
de tareas debe realizarse previa consulta con los auditores afectados
En esta preparacin se encuentran incluidos todos los
documentos e informes generados durante la revisin de la
documentacin.
REALIZACIN DE LA
AUDITORIA IN SITU
Realizacin de Reunin formal de apertura con todos los implicados de la organizacin
auditada (como es la direccin y responsables de los procesos a auditar)
la reunin de El objetivo es proporcionar una corta explicacin sobre la manera en que
apertura se desarrollarn las actividades de auditora

Presencia de La presencia de observadores no debe interferir en la auditora

guas y Siempre debera haber un gua de auditora. Su principal labor es facilitar
observadores la auditora este no debe interferir en el proceso de auditora.

Comunicacin El equipo auditor debe evaluar peridicamente el progreso de la auditora

durante la e intercambiar informacin, comunicar su progreso y cualquier problema
que acontezca a la organizacin auditada.
auditora
REALIZACIN DE LA
AUDITORIA IN SITU
Bsqueda, Se debe basar en la tcnica del muestreo, pero este muestreo debe ser
dirigido mediante una adecuada seleccin de la muestra
recopilacin y
La informacin obtenida debe verificarse mediante documentos que la
verificacin de avalen, registros mustrales que lo confirmen o bien que varios
la informacin entrevistados transmitan la misma informacin.

Despus de todo el desarrollo de la auditora, el equipo auditor jefe debe

Identificacin tener tiempo para reunirse con el equipo auditor y utilizando la
de los hallazgos informacin recopilada durante la auditora generar y categorizar los
hallazgos de auditora en funcin del impacto y criticidad que tienen en el
de auditora sistema de gestin auditado.

No conformidades (Mayores, menores)

UN EJEMPLO DE Observaciones
CATEGORIZACIN Oportunidades de mejora
Esfuerzo notable
REALIZACIN DE LA
AUDITORIA IN SITU

1. Revisar los hallazgos de auditoria y cualquier otra informacin reunida

Preparacin de durante la auditoria, con respecto a los objetivos de la auditora.
2. Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la
las conclusiones incertidumbre inherente al proceso de auditora.
de auditora 3. Identificar toda accin de seguimiento necesaria.
4. Confirmar que el programa de auditora es adecuado o llevar a cabo

Reunin formal de cierre con la Direccin y con todos los responsables de los
procesos auditados (siempre que sea posible)
Realizacin de la El objetivo de la reunin de cierre es presentar las conclusiones de auditora,
reunin de incluyendo todas las recomendaciones relativas a la certificacin.
cierre En esta reunin, se debera acordar el plazo para la presentacin de las
correcciones y acciones correctivas y preventivas necesarias para subsanar
las no conformidades detectadas.
 La estructura del informe, podra ser la siguiente:

Nmero y referencia del informe.

Identificacin de la empresa auditora si no es auditor

INFORME DE independiente.
Identificacin de la organizacin auditada (nombre, direccin de la
AUDITORA empresa y del representante de la Direccin de la organizacin
auditada).
Nombre de los miembros del equipo auditor y del auditor jefe.
El resultado de toda auditora es un informe escrito Paginado (pgina y nmero de pginas).
donde se recogen las conclusiones de la auditora. Este Declaracin de confidencialidad.
informe debe ser realizado por el auditor jefe y debe Objetivos de auditora.
entregarse a la organizacin auditada. Criterios de auditora (normas de gestin auditadas, requisitos
legales aplicables, documentacin de la empresa auditada, etc.).
Alcance de la auditora, especificando los procesos auditados.
El informe de auditora debe Tipo de auditora (interna, de certificacin, parcial, de cliente, etc.).
poseer las siguientes virtudes: Fecha y lugar donde se realiz la auditora in situ as como duracin
Completo de la auditora.
Preciso Personal entrevistado.
Conciso 1 Hallazgos y evidencias de la auditora.
Claro Recomendaciones (oportunidades para la mejora).
Conclusiones de la auditora y valoracin general del sistema de
gestin implantado.
Cualquier problema no resuelto, si fuera identificado.
INFORME DE AUDITORA
INFORME DE AUDITORA
 SELECCIN DE NORMAS EN UNA
AUDITORIA INTEGRADA
Normas de gestin de calidad
(ISO 9001, ISO/TS 16949, EN 9100,
ISO 13485, UNE 66926, ISO 22000)
Normas de gestin ambiental
(ISO 14001, Reglamento
EMAS, EN 16001, etc.)
Otras normas
ISO 26000 Responsabilidad Social, SGE
Otras 21 Gestin tica, ISO 22301 Continuidad
del Negocio, ISO 28000 Seguridad de las
normas Cadenas de Suministro, UNE 166002
Gestin de la l+D+i, ISO 27001 Segundad
de la Informacin
Normas de gestin de seguridad y
salud en el trabajo
(OHSAS 18001, UNE 81900, etc.)
CONCEPTO PRCTICO DE INTEGRACIN
DE SISTEMAS

Se considera un sistema integrado de gestin al conjunto de elementos

interrelacionados para satisfacer los requisitos de los clientes, con un
impacto ambiental mnimo de los procesos desarrollados y con el
menor riesgo posible para la seguridad y salud de los trabajadores.

Los objetivos de la integracin

Simplificar al
Evitar y Optimizar mximo la MEJORANDO SU
eliminar recursos gestin de los
duplicidades RENDIMIENTO
sistemas
EL NIVEL REAL DE INTEGRACIN SE COMPONE PRINCIPALMENTE DE LA
COMBINACIN DE LOS SIGUIENTES FACTORES:

Integracin a nivel de implantacin del

Integracin a nivel organizacional
sistema
Este nivel tiene mayor impacto en la realizacin de las actividades
Es el definido por el nivel real de integracin existente en la
diarias. Nos encontramos con dos subniveles a su vez.
empresa. Principalmente se observa en quin tiene la
responsabilidad mxima en la gestin del sistema de gestin. Es
Integracin solamente de la gestin del sistema: En este caso
muy importante analizar la integracin organizacional, porque ella
se integra solamente los elementos comunes de los sistemas
es la que nos va a dar una medida del nivel de Integracin real de la
de gestin (polticas, objetivos, gestin documental y de
empresa.
registros, gestin de no conformidades, auditoras internas y
revisin por la Direccin).
El principal fundamento que debe conocer todo auditor referente a
Integracin total de la gestin del sistema: Todos los
la integracin, es que para que el sistema integrado, sea
documentos se realizan con el enfoque puesto en todos los
"integrado y funcional, debe haber una Direccin de todos los
sistemas de gestin que lo componen (por ejemplo,
sistemas que componen la Integracin que permitan que se lleven
instrucciones de puesto de trabajo de lneas de produccin)
a cabo desde el mismo departamento o rea funcional. Este es el
primer problema real de los sistemas de gestin integrados, las
organizaciones han realizado sistemas Integrados a nivel
documental cuando su organizacin real no est integrada.
INTEGRACIN ENTRE LOS
SISTEMAS DE GESTIN

Los motivos de esta mala integracin se deben a varios

factores, pero principalmente son dos:

Existencia de un primer sistema de gestin integrado al que se aaden

posteriormente otros sistemas nuevos de gestin.

Mal enfoque conceptual hacia el concepto de sistema de gestin

integrado.
INTEGRACIN ENTRE LOS
SISTEMAS DE GESTIN

Para una adecuada concepcin del sistema de gestin integrado, se debe partir de la realidad de
funcionamiento de la empresa y para ello se deben conocer tanto los departamentos de la organizacin
como la relacin de actividades que se realizan y sus interrelaciones, es decir, entender que el sistema de
gestin nace de un adecuado enfoque a procesos.

Condicionantes
Un proceso es el
Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o
PROCESO que interactan, las cuales
transforman elementos de
Entradas Salidas entrada en resultados

Recursos
INTEGRACIN ENTRE LOS
SISTEMAS DE GESTIN

ESTRATGICOS OPERATIVOS DE APOYO

Son los procesos que limitan o

controlan la gestin. Normalmente
Son los procesos que generan el Son los procesos que apoyan y
son los que nos van a definir el modo
valor aadido de la empresa ya que soportan a los operativos. Son
de actuacin de la empresa. Ejemplo
son aquellos necesarios para la necesarios para que se puedan
de ellos son los procesos de
obtencin del producto/servicio. obtener los productos y servicios que
Direccin (planificacin estratgica,
Como ejemplo de estos procesos generan el valor aadido Como
control de gestin, etc.), los procesos
estn las actividades comerciales, los ejemplo estaran los procesos de
de clientes (satisfaccin de los
procesos de fabricacin o prestacin infraestructuras, recursos humanos,
clientes), o procesos de obligado
de servicio. laboratorios de control, etc.
cumplimiento (como son requisitos
legales).
INTEGRACIN ENTRE LOS
SISTEMAS DE GESTIN
La suma de todos estos procesos, normalmente se recoge en un mapa de procesos, que es el documento donde
se recogen todos los procesos de un sistema de gestin as como sus interrelaciones existentes

PA-01 PA-02
Marketing y
Direccin
PROCESOS ESTRATGICOS comunicacin
PROCESOS OPERATIVOS

Satisfaccin de
PA-03 Diseo y desarrollo
Requisitos de

PA-04 Comercial
clientes

clientes
PA-05 Pre-venta (anteproyecto)
PA-06 Coordinacin de Proyectos
PA-07Realizacin de instalacin e infraestructura
PA-08 Servicio Posventa

PROCESOS PA-09 PA-12

DE APOYO Instalaciones y PA-10 PA-11 PA-13
Recursos
Calidad Compras Almacn
equipos Humanos
ENFOQUE HACIA LA MEJORA
CONTINUA

Otra actividad crtica en el proceso de auditora y que aporta

un gran valor al auditado es verificar el enfoque hacia el
camino de mejora continua que la organizacin ha
implantado. MEJORA
CONTINUA

Todas las normas de gestin se estructuran con base en el

ciclo de mejora continua (ciclo Deming o ciclo PDCA) que
grficamente se representa del siguiente modo: