FUNCIONALIDADE MANUTENO DA CERTIFICAO

Plataforma eletrnica da certificao

DSQA / Agosto 2015

Este documento tem como objetivo apoiar as entidades formadoras registadas na plataforma eletrnica da
Certificao de Entidades formadoras gerida pela Direo-Geral do Emprego e das Relaes do Trabalho
(DGERT), na utilizao da Funcionalidade de Manuteno da Certificao.

O Manual do Utilizador da Plataforma da Certificao (verso 3.12) encontra-se atualmente em processo de

atualizao. Uma vez concludo o mesmo, o contedo deste documento ser integrado nesse Manual.

Este documento da responsabilidade da Direo de Servios de Qualidade e Acreditao (DSQA) e encontra-

se disponvel na pgina eletrnica http://certifica.dgert.msess.pt

Se possvel, por uma questo ambiental, evite imprimir o documento.

APOIO

Para informao sobre o processo de auditorias de manuteno, consultar:

Manuteno da certificao linhas de orientao (disponvel em http://certifica.dgert.msess.pt)

Para esclarecimentos sobre este documento:

21 5953521 / 21 5953526 (secretariado DSQA)

Correio eletrnico certifica@dgert.msess.pt

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 A funcionalidade de manuteno da certificao

Processo tcnico

Uma vez obtida a certificao, a entidade formadora sujeita, regularmente, a uma avaliao da sua manuteno.
Este processo assegurado pela DGERT atravs da realizao de auditorias ou da avaliao do desempenho da
entidade formadora com base em indicadores.

Para informaes tcnicas sobre o processo de manuteno, consultar o documento

Manuteno da certificao linhas de orientao (disponvel em http://certifica.dgert.msess.pt)

Processo eletrnico

Os processos de manuteno da certificao so iniciados na plataforma eletrnica por iniciativa da DSQA,

sendo a entidade formadora certificada notificada atravs de mensagem no endereo de correio eletrnico que
indicou no seu registo.

A funcionalidade Manuteno da Certificao apenas possvel a entidades j certificadas e pode ser acedida
atravs do menu com essa designao.

Neste menu, a entidade pode:

Consultar o estado do processo de manuteno

Submeter elementos para avaliao documental
Responder a pareceres em audincia prvia
Submeter informao de regularizao de incumprimentos

Em diversas fases do processo, a entidade notificada atravs de mensagem automtica para o endereo de
correio eletrnico indicado no seu registo.

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Incio do processo eletrnico

Os processos de manuteno iniciados pela DSQA podem ser das seguintes tipologias:

Avaliao documental
Auditoria de manuteno
Caducidade da certificao
Outras situaes especficas

A tipologia mais comum respeita ao Processo de Auditoria de Manuteno, pelo que a ilustrao
do fluxo do processo e das funcionalidades disponvel neste documento, baseia-se neste processo.

Os processos iniciados nas outras tipologias seguem fluxos idnticos e permitem a utilizao das mesmas
funcionalidades.

Consulta do estado do processo

Aceder ao menu:
Manuteno da certificao

- Consultar estado dos processos

Na linha dos processos em cada estado, clicar na funo Ver para aceder

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 Selecionar o processo que pretende visualizar e clicar duas vezes ou clicar na funo Vista
Para voltar lista de processos, clicar na funo Vista

Para consultar a informao dos separadores disponveis em cada estado do processo, clicar no mesmo

Exemplo 1

XXXXXX

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Exemplo 2

XXXXXX

Resposta a parecer em audincia prvia

S possvel usar esta funcionalidade quando o pedido se encontra no estado Processo em audincia prvia

Aceder ao formulrio

Selecionar o menu:

Resposta a pareceres em audincia prvia

- Resposta em preenchimento

Preencher o formulrio

Preencher o quadro de enquadramento da resposta e anexar os documentos pretendidos

Submeter a resposta

Confirmar se foram inseridas todas as informaes e documentos pretendidos

Assinalar a caixa Preenchimento concludo e Gravar para submeter a resposta

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 XXXXXX

Caso grave o formulrio sem assinalar a caixa Preenchimento concludo, a resposta mantm-se no estado de
Resposta em preenchimento. Para retomar o preenchimento ou submeter o formulrio, deve aceder ao
submenu Consultar resposta a parecer em audincia prvia e clicar duas vezes na linha pretendida.

Aps a submisso da resposta, a entidade receber, no e-mail indicado nos Notificao automtica
por e-mail
contactos, a confirmao do envio da mesma.

Consultar a resposta submetida

Selecionar o menu:

Resposta a pareceres em audincia prvia

- Consultar resposta a parecer em audincia prvia

Clicar duas vezes na linha pretendida ou na funo Vista

Para voltar lista de respostas, clicar na funo Vista

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Resposta a processo em regularizao de incumprimento

S possvel usar esta funcionalidade quando o pedido se encontra no estado Processo em regularizao de
incumprimento

Aceder ao formulrio

Selecionar o menu:

Regularizao de incumprimentos

- Resposta em preenchimento

Preencher o formulrio

Preencher o quadro de enquadramento da resposta e anexar os documentos pretendidos

Submeter a resposta

Confirmar se foram inseridas todas as informaes e documentos pretendidos

Assinalar a caixa Preenchimento concludo e Gravar para submeter a resposta

XXXXXX

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Caso grave o formulrio sem assinalar a caixa Preenchimento concludo, a resposta mantm-se no estado de
Resposta em preenchimento. Para retomar o preenchimento ou submeter o formulrio, deve aceder ao
submenu Consultar resposta de regularizao de incumprimentos e clicar duas vezes na linha pretendida.

Aps a submisso da resposta, a entidade receber, no e-mail indicado nos Notificao automtica
por e-mail
contactos, a confirmao do envio da mesma.

Consultar a resposta submetida

Selecionar o menu:

Regularizao de incumprimentos

- Consultar resposta de regularizao de incumprimentos

Clicar duas vezes na linha pretendida ou na funo Vista

Para voltar lista de respostas, clicar na funo Vista

Todos os pareceres tcnicos emitidos pela DSQA podem ser consultados no menu Os meus documentos

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 FLUXO E ESTADOS DO PROCESSO DE AUDITORIA DE MANUTENO

AO DA DSQA
Estado
Inicia processo de auditoria de manuteno na plataforma PROCESSO DE AUDITORIA EM
PAGAMENTO

AO DA ENTIDADE

Paga a taxa no prazo indicado e envia comprovativo No paga a taxa no prazo indicado

Estado Estado
PROCESSO DE AUDITORIA EM AVALIAO PROCESSO EM AUDINCIA PRVIA

AO DA DSQA
Aps a realizao da auditoria, emite parecer de Estado
manuteno da certificao PROCESSO CONCLUIDO

Aps a realizao da auditoria, emite proposta de revogao

da certificao

Estado
PROCESSO EM AUDINCIA PRVIA

AO DA ENTIDADE

Consulta parecer emitido no menu Os meus documentos

Responde a parecer em audincia prvia e solicita ou no

No responde ao parecer em audincia prvia
prazo de regularizao de incumprimento

ACO DA DSQA
Efetua anlise tcnica da resposta e decide sobre eventual Emite deciso de revogao da certificao
prazo de regularizao Entidade consulta deciso no menu Os meus documentos

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 Estado
Se no for concedido prazo de regularizao
PROCESSO CONCLUDO
Se for concedido prazo de regularizao
PROCESSO EM REGULARIZAO DE
INCUMPRIMENTOS

ACO DA ENTIDADE
Submete informao de regularizao de incumprimentos no No submete informao de regularizao de
prazo definido incumprimentos no prazo definido

ACO DA DSQA
Efetua anlise tcnica da resposta e emite deciso final Emite deciso final
Entidade consulta deciso no menu Os meus documentos Entidade consulta deciso no menu Os meus documentos

Estado
PROCESSO CONCLUDO

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