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Carta de Presentacin

A quien corresponda:

Somos un grupo de estudiantes de la carrera de Administracin y Sistemas

Computacionales que cursa la clase de Anlisis y Diseo de Sistemas I y pretende
mediante un sistema web, proporcionar una herramienta para la administracin de
proyectos, sistema que hemos llamado BLOP.

Este estudio de sistema comienza a realizarse al ver la necesidad de contar con

un administrador de proyectos que permita adems de las funciones bsicas del
mismo contar con una interfaz y procesos fciles de realizar y comprender.

El anlisis de BLOP lo desarrolla nuestro grupo de analistas, formado por:

Guadalupe Garca ngeles

Bianca Yadira Martnez Resndiz

Piedad Ibarra Morales

Odiln Cruz Chvez

Jess Broca Garca

BLOP, responde a la necesidad de realizar la gestin de proyectos de una manera

sencilla, con una interfaz amigable y por ser va Web al alcance de cualquier
usuario que cuente con conexin a la red.

Uno de los principales objetivos de BLOP, es lograr que el seguimiento de un

proyecto se convierta en una tarea fcil al usuario sin dejar a un lado su
complejidad como sistema. Adems BLOP le ofrece a la comunidad que lo use,
adquirir una nueva forma de trabajar, planificando sus actividades, definiendo las
personas necesarias para desarrollarlas y sobre todo fomentar una cultura de
disciplina al momento de llevar a cabo un proyecto.

Saludos.
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ATENTAMENTE
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CENTRO UNIVERSITARIO
HIDALGUENSE

LICENCIATURA ADMINISTRACIN Y SISTEMAS

COMPUTACIONALES

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN I

L.S.C. NORA NILDA HERNNDEZ HERNNDEZ

TRABAJO FINAL:
SISTEMA DE INVENTARIO PARA PAPELERA BLOP

PRESENTA:
GUADALUPE GARCA NGELES
BIANCA YADIRA MARTNEZ RESENDZ
PIEDAD IBARRA MORALES
ODILN CRUZ CHVEZ
JESS BROCA GARCA

PACHUCA DE SOTO, HIDALGO. JULIO 2017

CONTENIDO
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INTRODUCCIN...........................................................................................................4
1. TTULO.......................................................................................................................5
2. DEFINICIN................................................................................................................................5
3. JUSTIFICACIN.........................................................................................................................5
4. OBJETIVOS................................................................................................................................6
4.1 OBJETIVO GENERAL.........................................................................................................6
4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS...............................................................................................6
5. ANTECEDENTES.......................................................................................................................6
5.1 HISTORIA DE LA EMPRESA.............................................................................................6
5.2 DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA PAPELERIA BLOP..........................6
6. HIPTESIS..................................................................................................................................7
6.1 ROLES Y ACTIVIDADES....................................................................................................9
7. INSTALACIONES.....................................................................................................................10
8. ETAPAS DE PROCESO DE DESARROLLO.......................................................................11
8.1 PLANIFICACIN DEL PROYECTO................................................................................11
8.1.1 DELIMITACIN DEL MBITO DEL PROYECTO..................................................12
8.1.2 ESTUDIO DE VIABILIDAD........................................................................................13
8.1.3 ANAISIS DE RESGOS...............................................................................................14
8.1.4 ESTIMACIN...............................................................................................................14
8.1.5 PLANIFICACIN TEMPORAL Y ASIGNACIN DE RECUERSOS....................14
8.2 ANLISIS.............................................................................................................................17
8.2.1 TCNICAS DE ELICITACIN DE REQUERIMENTOS.........................................17
8.2.2 HERRAMIENTAS DEL SISTEMA.............................................................................17
8.2.3 METODOLOGA DE ANLISIS DE REQUERIMENTOS......................................18
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INTRODUCCIN

BLOP es una pequea empresa que est basada en la venta de papelera y

servicios de fotocopiado, enmicado y engargolado.

El presente proyecto propone el desarrollo de un sistema de gestin de inventario,

adecuado a fin de realizar los procesos de manera ms gil y eficiente,
garantizando a los usuarios la continuidad en la venta de los productos que
necesitan.

El inventario es y ha sido uno de los principales ejes de funcionamiento de

cualquier empresa, debido a su gran impacto econmico y a su aporte en los
procesos productivos. El mismo involucra, tanto el proveedor y productos
necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento frente a sus demandas,
como el de representar un activo o efectivo en forma de reportes; por lo que su
administracin debe ser llevada a cabo bajo un adecuado control que permita dar
un servicio de calidad.
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1. TTULO

BLOP
El concepto del ttulo es tomado a partir de las iniciales de los integrantes del
equipo de trabajo: Bianca, Broca, Lupita, Odiln, Piedad.

El sistema est diseado para registrar y controlar inventarios, manejando las

entradas, salidas y reporte de insumos, aplicado a una papelera.

2. DEFINICIN

Este proyecto est diseado con base a un sistema bsico que ser utilizado para
el control de un inventario sencillo, abarcando nicamente el registro de entradas,
salidas y reportes de insumos.

3. JUSTIFICACIN

El proyecto se realiza con la finalidad de registrar y administrar el inventario de

productos arrojando reportes semanales para verificar existencias utilizando datos
de contacto de proveedores, facilitando a todo usuario con acceso al sistema,
administrar dicho establecimiento.
El sistema estar diseado con las siguientes caractersticas:
Registro de entradas
Registro de salidas
Proveedores
Altas
Compras
Reportes o informes diarios, semanales, mensuales de:
Reportes de corte de caja al final del da,
Reporte de gastos y ventas mensual
Reporte de ganancias anual
Reporte de stock mnimo
En el sistema se podr observar una ventana inicial de identificacin de usuario
identificndolo por los campos nombre de usuario y contrasea para acceso al
sistema y poder visualizar el listado de productos existente.
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4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Sistematizar el proceso de entradas, salidas, proveedores y reporte de productos.

4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Asignar y registrar los ltimos 4 nmeros del cdigo de barras
Generar un cdigo interno que identifique a cada producto, este se realiza
con las iniciales de su descripcin
Asignar una breve descripcin del producto
Registrar los datos de contacto de proveedores
Registrar el precio de los productos al momento de la venta
Establecer un men de registro de entradas, salidas, proveedores y
reportes
Fijar y definir cantidades y precios para salida de productos
Elaborar una serie de informes para:

o Mostrar ventana emergente desglosando el artculo, su clasificacin e

indicando el aviso de stock mnimo visualizando los datos del proveedor
para contacto
o Construir y visualizar en el reporte, las ventas y existencias
o Elaborar un reporte que muestre fecha y hora

5. ANTECEDENTES

5.1 HISTORIA DE LA EMPRESA

Papelera BLOP, es un proyecto a futuro con el objetivo de brindar a los vecinos de
la colonia Morelos en Pachuca Hidalgo, la venta de diversos productos de
papelera.
La demanda ha favorecido al punto de ofrecer al pblico en general, la
oportunidad de impresin de trabajos, encuadernado y fotocopias.

5.2 DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA PAPELERIA

BLOP

La Papelera BLOP es administrada por Guadalupe Garca ngeles quien ofrece

sus conocimientos y atencin a los usuarios.

El horario de labores inicia de 10:00 am a 10:00 pm. Ofreciendo los servicios de:

Impresiones en blanco y negro y a color

Fotocopias
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Encuadernados
Enmicados
Diversidad de papelera

Los servicios y artculos que se brindan al pblico se describen a continuacin:

El proveedor de los artculos de papelera es Megapapelera, donde una vez

por mes y de acuerdo a las existencias del material recurre para resurtirse
de lo necesario.

La empresa Kyosera Mita nos proporciona el servicio de mantenimiento de

las fotocopiadoras cada vez que se requiera.

Artculos de cmputo como memorias USB, cartuchos son trados de

distintos proveedores de Mxico, D.F.(CDMX)

Al igual que en distintas ocasiones existe un proveedor ms, que puede ser
variado, en caso de que tengan algunas ofertas, como lo son las tiendas de
autoservicio.

En los servicios que se proporcionamos, el encargado es el que realizar las

actividades, como pueden ser engargolados, enmicados, entre otros.

6. HIPTESIS

El sistema facilitar el control del inventario, disminuyendo el tiempo de distintas

actividades. Como lo pueden ser conteos de toda la mercanca, utilidad, productos
existentes, entradas, salidas y reportes.
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Las actividades que durante la jornada diaria se realizan en PAPELERA

BLOP son las siguientes:

RECEPCIN DEL
RECEPCIN DEL
CLIENTE
CLIENTE

SERVICIO QUE SE
SERVICIO QUE SE
LE BRINDAR
LE BRINDAR

ATENCIN A SUS
ATENCIN A SUS
NECESIDADES
NECESIDADES

INFORME DE
INFORME
COSTODE
DEL
COSTO DEL
SERVICIO
SERVICIO

COBRO DE
COBRO DE
SERVICIO
SERVICIO

DESPEDIDA AL
DESPEDIDA AL
CLIENTE
CLIENTE
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6.1 ROLES Y ACTIVIDADES

A continuacin mostramos las actividades y los roles a seguir. (Ver Tabla 1)

Registros
/Documentos
Rol Actividad Descripcin
de
Referencia
1.1 Adquiere los
RESPONSABLE 1. Adquiere productos necesarios Inventario
para su venta.
2.1 Registra entradas,
precios, cantidades,
RESPONSABLE 2. Registra Inventario
cdigo, descripcin del
producto.
3. Solicita el 3.1 Solicita el servicio de
CLIENTE N/A
servicio manera personal.
RESPONSABLE 4.1 Realiza el servicio
4. Atiende el N/A
DE LA solicitado
servicio.
PAPELERIA
5.1 Realizar el recibo
original se entrega al
5.Elabora
RESPONSABLE cliente, mientras que las
recibo de cobro Recibo de
DE LA copias de recibo se le
y cobra el cobro
PAPELERA quedan a la responsable
servicio
de cobro junto con el
ingreso.
6.1 Ingresa se introduce
a la caja, sacando si es
6.Paga el
CLIENTE necesario el cambio Inventario
servicio
correspondiente al
cliente.
RESPONSABLE 7.Contabiliza el 7.1 Relaciona los recibos Oficio
DE LA Ingreso por da y los pega en (Resumen
PAPELERA hojas blancas. mensual)
7.2 Realiza de manera
diaria el depsito del
ingreso generado por los
servicios prestados y lo
relaciona con los recibos
pertenecientes.
7.3 Realiza de manera
mensual un oficio en el
cual incluye el resumen
de los ingresos y la
relacin de los recibos y
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fichas de depsito para

entregarlo a la
Coordinacin de
Finanzas del Centro, y
copia para contralora.
Se conserva una copia
para el archivo de la CTA
por un periodo mnimo de
cinco aos tal como lo
establece la Contralora
del Centro.

(Tabla 1)

7. INSTALACIONES
La empresa cuenta con todas las instalaciones necesarias para la operacin de
sus servicios.
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8. ETAPAS DE PROCESO DE DESARROLLO

8.1 PLANIFICACIN DEL PROYECTO

a) Se recopila informacin necesaria que proporciona el usuario.

b) Se crea un cronograma de entrega.
c) Se controla la velocidad del proyecto.
d) Se divide el proyecto en etapas.
e) Se corrigiera peridicamente metodologa

Cronograma de actividad (ver Tabla 2)

Tiempo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
(semanas)
Etapas
Introduccin X
Definicin del
X X
problema
Justificacin X X
Objetivos X X X
Marco
X X X
referencial
Diseo
X X
metodolgico
Etapas del
proceso de X X
desarrollo
Anlisis X X
Proceso de
X X
anlisis
Determinacin X X
de
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requerimientos
de procesos y
decisin
Diseo X X
Presentacin y
X X
exposicin
(Tabla 2)

8.1.1 DELIMITACIN DEL MBITO DEL PROYECTO

El Sistema de Control de Inventario BLOP, cubrir las etapas de diseo

metodolgico en una primera parte, la implementacin del proyecto se realizara en
su segunda parte.
El programa abarcara los siguientes puntos

Login: disear y crear una ventana donde las credenciales de acceso de un

usuario del sistema podrn ser validadas y de ser correctas el usuario conectarse
y pasar al men de inicio.

Men de inicio: disear y crear una ventana la cual contenga el men de

opciones que puede utilizar un usuario del sistema.

Se desarrollara una funcin la cual ser utilizada para extraer informacin de los
siguientes apartados:
Usuario
Proveedor
Artculos
Cdigos de barras
Conteos de Inventario.
Reporte de ventas

Informacin general de artculo: disear y crear una ventana donde un usuario

podr buscar y seleccionar un artculo para mostrar informacin general sobre
este.
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Entrada de mercanca: disear y crear una ventana donde un usuario

podr crear una entrada de mercanca.

Salida de mercanca: disear y crear una ventana donde un usuario podr crear
una salida de mercanca.

Conteo de inventario: disear y crear una ventana donde un usuario podr

visualizar sus conteos asignados as como realizar el envo de los resultados de
dichos conteos.
Disear y crear una ventana donde un usuario podr descargar la informacin
necesaria para la realizacin de reportes

8.1.2 ESTUDIO DE VIABILIDAD

La empresa no cuenta con un sistema que permita controlar su inventario, es

necesario la construccin de un sistema que permita optimizar el acceso a la
informacin requerida en forma rpida, eficiente y sobretodo con informacin
reciente.

La idea principal es analizar la factibilidad de llevar a cabo el desarrollo de un

Sistema de Control de Inventario BLOP, evaluando costo y beneficio,

La empresa BLOP cuenta con el equipo bsico de herramientas necesarias para

la implementacin de este proyecto.

Cuenta con una computadora con disco duro de 1 Tera , Memoria Ram de 8gb ,
sistema operativo Windows 7 que son caractersticas indispensables para que el
sistema funcione de manera correcta, esta computadora su funcin especfica
ser de control de inventarios igual cuenta con una impresora hp para generacin
de reportes.

En este sentido, y desde el punto de vista informtico, los recursos existentes, no

son un problema a la hora de crear este proyecto. En vista de tales garantas, es
totalmente factible proponer un nuevo proyecto sobre todo, si su objetivo
fundamental es maximizar las ventas y flujos de informacin necesaria para dar un
servicio de calidad.

Beneficios a Obtener:

Consulta de informacin en tiempo real.

Lograr un flujo de trabajo integrado al sistema.
Envo y recepcin de informacin.
Fcil instalacin
Mayor velocidad de captura de informacin.
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8.1.3 ANAISIS DE RESGOS

Algunos de los posibles riesgos que podramos presentar son los siguientes:
No tener el tiempo necesario para poder realizar el programa
No contar con el material necesario
No contar con la informacin necesaria para realizar alguna etapa del
trabajo del trabajo
Tener desconocimiento los posibles programas para realizar nuestra
aplicacin.
Tener suspensin de clases.

8.1.4 ESTIMACIN

A continuacin mostramos a la estimacin de nuestro programa (ver Tabla 3):

CONCEPTO DESCRIPCIN COSTO COSTO

MENSUAL ANUAL
Material de Hojas, USB, otros $ 145.00 $ 1,749.00
papelera
Equipo de Equipo de escritorio marca $ 1,083.33 $ 13,000.00
computo DELL
Gastos fijos Mantenimiento mensual, $ 860.83 $ 10,330.00
toner, cartuchos de tinta,
pago SAT, CANACOPE,
SIEM, LICENCIA
Software MICROSOFT OFFICE, $ 125.00 $ 1,500.00
S.O. WINDOWS 7,
VISUAL BASIC,
TOTAL $ 2,214.16 $ 26,579.00
(Tabla 3)

8.1.5 PLANIFICACIN TEMPORAL Y ASIGNACIN DE RECUERSOS

(ver tabla 5)
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1er 2da 3ra 4ta 5ta 6ta 8va 9na

semana semana semana semana semana semana 7ma semana semana semana

JULIO AGOSTO SEPTIE

ACTIVIDAD 7 8 14 15 21 22 28 29 4 5 11 12 18 19 20 21 22 23 24 25 26 1 2
Introduccin
Ttulo de Trabajo
Definicin del Problema
Justificacin
Objetivos
Objetivos General
Objetivos Especficos
Marco Referencial
Antecedentes
Diseo metodolgico
Etapas del proceso de
desarrollo
Anlisis
Login
Men de inicio
Informacin general del
artculo
Entradas
Salidas
Conteo de inventario
Reportes

Proceso de anlisis
Base de datos

Determinacin de
proceso y decisin
Conclusiones
Entrega de proyecto
(TABLA5)
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8.2 ANLISIS

8.2.1 TCNICAS DE ELICITACIN DE REQUERIMENTOS

No se utilizaron tcnicas para la recopilacin de informacin para el desarrollo del

proyecto debido a que existe un solo administrador y se cuenta con toda la
informacin necesaria para el desarrollo del programa de acuerdo a las
necesidades requeridas. (Ver Tabla 4)
SEGUIMIENTO Y
PLANEACIN DESARROLLO
RETROALIMENTACIN
La informacin se El programa se A la instalacin del
recopil directamente del desarrollar bajo la programa final, se
nico administrador del plataforma de Microsoft capacitar al
negocio, por lo cual no Visual Basic Studio, en administrador para el uso
se requiri de tcnicas complemento con el del mismo, as tambin,
de Elicitacin de programa Microsoft se proporcionar un
requerimientos. Access 2016. manual de uso en
El programa cuenta con formato electrnico.
usuario y contrasea El mantenimiento al
para evitar el acceso a programa, se realizar
otra persona diferente al cada ao, para respaldo
administrador. As y depuracin de
tambin, al ingresar al informacin,
programa, el usuario manteniendo el
podr dar de alta los programa en ptimas
productos, registrar las condiciones y
ventas, imprimir reportes principalmente su
y visualizar los datos del rendimiento.
contacto cuando stock
del producto sea el
mnimo.
(Tabla5)

8.2.2 HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

(Impresiones de pantalla del programa (an no tenemos imp pnt)).
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8.2.3 METODOLOGA DE ANLISIS DE REQUERIMENTOS

Se enlistan los elementos necesarios y requeridos para la implementacin del

sistema informtico:
Computadora de escritorio: Se utilizar un dispositivo de escritorio
compacto para mantenerlo fijo al mostrador, sin correr el riesgo de robo en
el caso de la eleccin de uso de laptop
Regulador de voltaje: Para evitar que el equipo sufra averas por la
variacin de voltaje
Software mnimo de Windows 7 o anterior: Se utilizar sistema operativo
Windows7 o anteriores, con el propsito de facilitar la realizacin del
programa a implementar
Paquetera Microsoft Office: Para la realizacin del programa se utilizar
Microsotf Access y Visual Basic Studio.

COSTOS (ver tabla 6)

HERRAMIENTA MARCA PRECIO
Equipo de cmputo de escritorio Dell $13,000.00
Regulador de voltaje Koblenz $500.00
Microsoft
S.O. Windows 7 $500.00
Windows
Microsoft
Microsoft Office $500.00
Office
Visual Basic Studio Microsoft $500.00
$15,000.00
(Tabla 6)