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DESCRIPCIN Y DISEO DE LOS PROCESOS.

BASES METODOLGICAS
Metodologa IDEF

(Integration Definition for Function Modelling)

permite:

Definir y dibujar cmo un proceso se relaciona y est integrado con el resto de procesos de la organizacin.

Representar grficamente cada proceso por separado, en forma de caja que recibe tres tipos de entradas y que, tras aportar valor aadido, emite una salida.

Las entradas del proceso son: por la izquierda, solicitud o requerimiento del servicio; por la parte inferior, los recursos consumidos (materia prima, servicios
externos, informacin, ...); y, por la parte superior, los factores que condicionan la forma en que se presta el servicio (denominados por algunos autores guas) y
que incluyen protocolos, necesidades del usuario, presupuestos, .... La salida del proceso es el servicio facilitado al usuario.

La metodologa de descripcin y diseo de procesos presenta como objetivo fundamental: Establecer un modelo terico al que se ha de ajustar el desarrollo de
cada proceso, en el marco de la operatividad del Centro Regional de Optimizacin y Desarrollo de Equipo.

Para ello, es imprescindible tener en cuenta las siguientes premisas bsicas que deben estar presentes durante toda la fase de diseo del proceso, el cual ha de:

Centrarse en el Cliente, es decir, incorporar las expectativas de los usuarios de los procesos.

Garantizar la continuidad del servicio solicitado por el Cliente.

Incluir slo aquellas actividades que s aportan valor agregado.


Procurar la participacin de todos los profesionales, asegurando su implicacin y satisfaccin.

Ser flexible, para adaptarse a nuevos requerimientos e incorporar mejoras.

Con estas bases, la propuesta metodolgica que se plantea comienza por delimitar el rea de actuacin para, en y durante el servicio, definir los destinatarios
del proceso y explorar sus expectativas, disear los flujos y las actividades que conformarn el proceso, as como los distintos elementos que intervienen en el
mismo, representarlo grficamente, y aportar un conjunto pertinente de indicadores.

1. Definicin funcional del proceso


1. Definicin global del proceso
2. Lmites del proceso: entrada, marginal y final
3. Responsable del proceso
1. Destinatarios y expectativas del proceso
2. Destinatarios y objetivos del proceso
2. Objetivos y flujos de salida. Caractersticas de calidad
1. Elementos que intervienen y recursos del proceso
3. Componentes del proceso
2. Actividades del proceso. Caractersticas de calidad
4. Representacin grfica del proceso Diagrama de flujos del proceso
5. Indicadores Estructura de indicadores del proceso

1. Definicin global del proceso 1. Definicin funcional del proceso


Es la primera etapa en la descripcin del Se trata de definir de forma clara y prctica el proceso a travs de sus funciones.
proceso. Por ello, es imprescindible una
formulacin adecuada que facilite su 2. Lmites del proceso: entrada, marginal y final
correcto desarrollo posterior. No se El proceso ha de ser continuo y fluido, con actividades y responsabilidades perfectamente definidas y
pretende realizar una definicin estndar, concatenadas. Debe resultar sencillo identificar la entrada y la salida, para establecer los lmites del proceso. En
sino centrar el proceso a travs de una definitiva, se trata de delimitar dnde empieza y dnde termina la secuencia de actividades relacionadas con el
fase previa de discusin en la que los proceso.
grupos de trabajo constituidos. Lmite de entrada. Donde se produce la entrada, en qu nivel de la organizacin se puede presentar
Lmites marginales. Estn constituidos por aquellas actividades que, aun perteneciendo al proceso lgico, no se van
a formalizar.
Lmite final. Igual que con el lmite de entrada, la salida del proceso puede producirse en cualquiera de los niveles
de la organizacin.
3. Responsable del proceso
Persona o unidad cuya actividad est relacionada directamente con el desarrollo del proceso: es el responsable de
la gestin sistemtica del proceso y de la mejora continua del mismo.

El responsable de un proceso debe cumplir unos requisitos bsicos:

Saber: conocer en profundidad el proceso que va a liderar; disponer de conocimientos en metodologa de calidad,
gestin de procesos.

Poder: capacidad para la toma de decisiones y para facultar al personal (empowerment) en la toma de decisiones
sobre la gestin y mejora del proceso, en funcin del grado de responsabilidad delegada a cada uno. En este sentido,
es importante la capacidad de liderazgo del Responsable.

Querer: asumir voluntariamente la responsabilidad de la gestin del proceso.

Las funciones del Responsable del proceso se resumen en:

Asegurar que el proceso se desarrolla como est diseado.


Buscar la participacin y el compromiso de todas las personas que intervienen en el desarrollo del mismo.
Garantizar el control y la mejora continua del proceso.
Asegurar que el producto final satisface las necesidades del destinatario.
Adaptarlo a las necesidades cambiantes de los usuarios, tecnologa, etc.

2. Destinatarios y objetivos del 1. Destinatarios y expectativas del proceso


Es imprescindible tener claramente definidos los destinatarios de los productos y/o servicios que se prestan, con el
proceso
fin de adecuar al mximo posible las actividades a sus necesidades y expectativas.
Los destinatarios son las personas o estructuras organizativas sobre los que la salida del proceso tiene impacto y,
por tanto, quienes van a exigir que todo haya funcionado correctamente y que el proceso haya aportado valor
aadido.
Expectativas de los destinatarios:
Son las creencias de cmo debe ser el producto o servicio que van a recibir. En definitiva, lo que cada uno espera
de los elementos que forman parte del proceso. Afecta a la mayora de las actividades que lo integran y dependen
de cada destinatario, por lo que pueden ser muy diversas.

La valoracin de las necesidades, expectativas y satisfaccin de los usuarios es un aspecto clave en la gestin de
procesos, pues permite obtener la informacin necesaria para adaptar los mismos a las demandas de los usuarios
en un proceso continuo de mejora.
La razn ltima del proceso es satisfacer las necesidades y expectativas de sus destinatarios. Este objetivo es el
que debe guiar todas las actividades que se realicen.

2. Objetivos y flujos de salida. Caractersticas de calidad


Una vez definidas las necesidades y expectativas de los destinatarios, es necesario determinar cules son los
productos y/o servicios tangibles que se entregarn a los usuarios, los cuales se traducirn en actividades concretas
a desarrollar en el transcurso del proceso.

Estos flujos de salida pueden ser diferentes segn los distintos destinatarios del proceso. Cada uno de ellos debe
tener unas caractersticas de calidad, cuyo cumplimiento garantizar que se satisfacen las expectativas de los
usuarios y destinatarios del proceso. Por ello estas caractersticas de calidad deben plantearse en funcin de las
expectativas especficas que los usuarios hayan manifestado en el apartado anterior.

Para conseguir que esta parte del diseo del proceso sea de la mxima utilidad, y no se convierta en una relacin
de cuestiones obvias y reiterativas, es necesario que los Flujos de Salida y las caractersticas de calidad sean
cuestiones concretas y operativas, adaptadas a las necesidades y expectativas de los usuarios, especficas del
proceso y que se puedan traducir en actividades definidas. De este modo, se conseguir que las caractersticas de
calidad reflejen aspectos inherentes al proceso, del mximo inters y con la mayor posibilidad de operativizarse.

3. Componentes del proceso 1. Elementos que intervienen y recursos del proceso


Personas que intervienen y recursos del proceso
Son los profesionales, unidades o recursos que contribuyen al desarrollo del proceso, realizando o permitiendo
alguna actividad. Se pueden agrupar en funcin de las actividades que realizan y por categoras.
Responsable del proceso.
Personas o unidades que realizan actividades: Realizan una actividad concreta dentro del proceso, que estar
definida y situada cronolgicamente en el diagrama del proceso junto con sus caractersticas de calidad.
Recursos materiales y humanos: Elementos de entrada al proceso. Estn determinados por las necesidades del
proceso para la consecucin de sus objetivos. Debern estar definidos los recursos principales del proceso, as como
sus requisitos de calidad, pudiendo agruparse en:
Consumibles
Inventariables o no consumibles (mobiliario y equipamiento)
Personal
Unidades de soporte: Son aquellas unidades responsables de los procesos de soporte. Ofrecen al proceso
operativo las entradas o recursos necesarios para la consecucin de sus objetivos. Cada uno de estos procesos de
soporte se constituyen con una estructura similar al resto de los procesos (responsable, destinatarios, entradas,
etc), y su objetivo ser dotar de recursos, y apoyo logstico o administrativo a los procesos operativos. Por tanto, se
comportan como proveedores del proceso operativo y aparecern como tales en los diagramas que definen a
aqullos. Las entradas que suministran las Unidades de soporte o apoyo se especificarn en el proceso operativo,
junto a la unidad proveedora que la ofrece.
2. Actividades del proceso. Caractersticas de calidad
Se describirn las actividades concretas que deben realizarse en cada proceso o subproceso, as como sus
caractersticas de calidad.

4. Representacin grfica del Diagrama de flujos del proceso


Consiste en la representacin esquemtica, paso a paso, de los detalles de un proceso. Incluye las entradas al
proceso
proceso (inputs) y sus salidas (outputs), as como el conjunto de actividades y tareas en el desarrollo del mismo.
Sirve para:
Visualizar globalmente el proceso.
Identificar rpidamente funciones, responsabilidades y competencias de los participantes.
Ligar las vas crticas con las organizativas, es decir, el qu y el cmo, en relacin con las tareas a realizar.
Identificar puntos donde se puede medir la efectividad y eficiencia del proceso.
5. Indicadores Estructura de indicadores del proceso

PROCESOS ESTRATGICOS O DE GESTIN PROCESOS OPERATIVOS O CLAVE PROCESOS DE APOYO O SOPORTE


NECESARIOS PARA EL MANTENIMIENTO Y PROGRESO GUARDAN RELACIN DIRECTA CON LOS CLIENTES. APOYAN A LOS PROCESOS OPERATIVOS PARA QUE SE
DE LA ORGANIZACIN TIENEN IMPACTO SOBRE SU SATISFACCIN CUMPLAN

Tipos de procesos
DEFINICIN GLOBAL
Tipo de proceso PRODUCTIVO
PROCESO CAPACITACIN TECNICA ESPECIALIZADA
Responsable del proceso
DEFINICIN Proceso por el cual, se disea e imparte un curso de capacitacin de formacin de capital humano presencial grupal y se establecen
FUNCIONAL los lineamientos para dar el servicio.
LMITE DE ENTRADA Solicitud del cliente al Departamento de Gestin Tecnolgica y Vinculacin. DETONANTE DEL
Ejecucin del Programa de Capacitacin Tcnica Especializada, segn la calendarizacin de cursos y la PROCESO
demanda existente.
Solicitud expresa a altos miembros de la Unidad Directiva

LMITE FINAL
LMITES MARGINALES
Intervienen en la
definicin
DESTINATARIOS Y EXPECTATIVAS DEL PROCESO
DESTINATARIOS EXPECTATIVAS

OBJETIVOS Y FLUJOS DE SALIDA. CARACTERSTICAS DE CALIDAD


DESTINATARIO OBJETIVOS Y FLUJOS DE SALIDA CARACTERSTICAS DE CALIDAD Caractersticas de
(especficas del proceso)
COMPONENTES DEL PROCESO
PROFESIONALES QUE ACTIVIDADES CRITERIOS DE CALIDAD
INTERVIENEN ( especificaciones o cualidades que
deben cumplir las actividades del proceso)

RECURSOS CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS RECURSOS / REQUISITOS


http://es.wikipedia.org/wiki/IDEF0