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CURSO DE EXCEL 2013

LIBROS, HOJAS Y ZONA DE


TRABAJO

Introduccin de Datos
Introducir un valor o un dato en una celda es tan simple como:

1. Hacer clic sobre la celda donde se quiere introducir el dato.

2. Escribir con el teclado el valor a introducir.

3. Presionar la tecla Retorno o Intro para confirmar el valor escrito.

En una celda podemos aadir texto, nmeros, texto y nmeros o frmulas. Si introducimos
valores constantes, pueden ser un nmero, una fecha u hora o un texto.

Desde la ficha Archivo, Opciones, ficha Avanzadas, podremos personalizar el entorno de trabajo
de datos en las celdas.

Si en lugar de introducir directamente un valor, introducimos primero un signo igual (=), Excel
interpretar que hemos introducido una frmula. Cuando se introduce en una celda cualquier
dato, ste se visualiza completo en la barra de frmulas. (Imagen)

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Introduccin de texto en celdas.


El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en
la impresora. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

1. Escribe tu nombre y apellidos en una celda cualquiera. Cuando acabes, haz clic en la celda
a su derecha y pon tu edad.

Comprueba cmo desaparece visualmente parte del contenido de la celda que contena el
nombre y apellidos.

2. Haz clic en la celda donde aadiste tu nombre y comprueba que se visualiza completo en
la barra de frmulas.

3. Para visualizar todo el contenido, es tan sencillo como llevar el cursor al encabezado,
entre las columnas B y C, vers que el puntero tiene forma de cruz.

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4. Cuando el puntero tenga la forma de cuadrado, arrstralo hacia la derech a y, despus,


sultalo.

5. Haz clic en la celda A2 y arrastra el puntero cogiendo tambin la B2. Presiona la tecla
suprimir para eliminar el contenido. Ms adelante aprenderemos a ampliar o modificar
la celda para ver todo el contenido si es necesario.

Ahora, seguiremos una prctica con todo tipo de datos.

1. Sitate en la celda B2 y escribe el ttulo Introduccin de datos. Presiona Intro. Observa


que el texto ocupa dos celdas, pero slo est en la celda B1 insertado. Haz clic en la celda
B2, presiona sobre el botn Negrita y luego, sobre el botn Fuente, elige Arial, y en
Tamao, 14 puntos.

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Introduccin de nmeros en celdas.


Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos
especiales +-() / %.

Los signos + delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo
ste tiene que ir precedido por el signo -. Al escribir un nmero entre parntesis, Excel
lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad.

Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.

Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un nmero se escribe (imagen), Excel asigna formato Moneda al nmero y


as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como formato de


porcentaje.

Si introducimos fracciones tales como , , debes escribir primero un cero para que no
se confundan con nmeros de fecha.

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Si un nmero no cabe en su celda, como primera medida se pasa automticamente a


notacin cientfica.

Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

2. Introduce los siguientes nmeros en las celdas, partiendo de la celda B3, para pasar de
una a otra en la misma columna, presiona Intro al acabar: 12/23, 19% 1234567890E,
22230 + 234, -234, (234), 123,56. Observa que lo que vas escribiendo aparece en la Barra
de frmulas.

Observa cmo van adquiriendo formato, los positivos no aparecen con el signo, pero los
negativos s.

Introduccin de fechas en celdas.


Las fechas se pueden introducir aadindolas como queremos que aparezcan, o bien de una
forma en que Excel interprete que se trata de una fecha.

Para una fecha comprendida entre 1909 y 2029. Slo ser necesario aadir los dos ltimos
dgitos del ao, pero si no estn incluidas en este intervalo, deberemos aadir el ao completo.

Por defecto, siempre se alinean a la derecha.

Si quieres introducir de forma rpida la fecha del da puedes hacer Ctrl + tecla de
coma y punto y coma, y luego Intro.

O si lo que necesitas escribir es la hora actual, Ctrl + Mays + tecla punto y dos puntos,
y luego Intro.

Recuerda que puedes borrar los datos de una celda poniendo el ratn encima y
haciendo clic con la tecla Suprimir. Si deseas sustituir el valor de una celda, poniendo
el ratn encima y escribiendo el nuevo valor borrars el anterior y grabars el nuevo.

3. Introduce las siguientes fechas, partiendo de la celda C3, en celdas diferentes. 1/10/2013,
1-10/2013, 10:48 Am, 1/10/2055, 12/1/05, 13/4/2022, 11/01/2022, 11/1/2022.

Observa cmo se van formateando las fechas de manera automtica al presionar


intro.

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Introduccin de frmulas.
Es una secuencia formada por:

Valores constantes.

Referencias a otras celdas.

Nombres.

Funciones.

Operadores.

Se pueden realizar operaciones bsicas, como sumas, restas, multiplicaciones o divisiones, o


bien frmulas complejas como funciones. En una frmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se debe comenzar
SIEMPRE por el signo igual (=).

1. Operadores Aritmticos: se utilizan para producir resultados numricos.

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Signo
Indicador Ejemplo
operador
+ Suma =3+2 Resultado 5
=3-2 Resultado 1
- Resta
=-2-3 Resultado -5
* Multiplica =3*2 Resultado 6

/ Divide =4/2 Resultado 2

% Tras un valor constante, porcentaje =3*10% Resultado. 0,3

^ Exponente =2^3 Resultado 8

2. Texto: se emplea para concatenar (unir) celdas que contengas texto. Ejemplo: =2 &
VERDADERO da como resultado 2VERDADERO.

3. Relacionales: para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso)


como resultado de la comparacin.

EJEMPLO: <> = <= >= <>

Signo
Indicador Ejemplo
operador
= igual =3=2 Falso

> Mayor que =4 > 1 Verdadero

< Menor que =3<2 Falso

>= Igual o mayor que =3 >=3 Verdadero

<= Igual o menor que =5 <=2 Falso

<> Diferente de =4 <> 2 Verdadero

4. Referencia: indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en
la frmula. En Excel pueden ser de dos tipos:

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Operador de rango: indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas.

Ejemplo: =SUMA (A2:A8) para sumar A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8

Operador de unin: indicado por un punto y coma (;), une los valores de dos o ms celdas.

Ejemplo: =SUMA(D6:D12;E6:E12) para sumar los valores introducidos entre D6 y D12 y, luego,
volver a sumar E6+E12.

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Orden de operaciones.
Cuando dentro de una frmula tenemos ms de un operador debemos tener presente que segn
el orden en que se ejecuten dichos operadores, el resultado de la frmula puede variar.

Para controlar el orden de precedencia de los operadores dentro de una frmula slo podemos
utilizar los parntesis. Cuando colocamos parntesis alrededor de un clculo estamos indicando
a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho clculo y por lo tanto se realizar
primero.

5. Teniendo en cuenta lo que acabamos de explicar, sitate en la celda D3 y escribe las


frmulas que aparecen en la figura siguiente, teniendo en cuenta que cada una ir
introducida en una celda diferente, dentro de la misma columna.

En la ltima celda hemos insertado la frmula haciendo lo siguiente, si lo hiciste


manualmente, borra el contenido para practicarlo de la manera que se explica
seguidamente. Primero, escribimos el signo igual (=), luego hacemos clic en la celda C8,
escribimos el signo menos (-) y hacemos clic en la celda C7.

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Recuerda que al crear una frmula en una celda vaca, lo correcto es hacer
referencia a la celda en cuestin para operar con ella, por ejemplo, C8. Si ms tarde
cambiamos los datos a los que hace referencia la frmula, no habr que cambiar la
frmula, se actualizar automticamente!

6. Puede haber ocurrido que haya adquirido el formato de fecha (error del propio programa,
pero fcil de solucionar); si ocurre esto, simplemente desde la ficha inicio, grupo Nmero,
haz clic en el botn Estilo millares para adquirir el formato de nmeros. (Imagen)

7. Modifica el contenido de la celda C8 y aade ahora la fecha 13/04/2023. Vers que


automticamente se actualiza el resultado en la celda D10. Sin embargo, si miras en la
barra de frmulas, sta no ha cambiado, =C8-C9. (Imagen)

Cmo resuelve Excel los resultados con error.


Cuando Excel no puede calcular un resultado aparecen diferentes formas de error que hemos de
saber interpretar. Se producen cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.
Argumentos son los valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El
tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms
comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda, nombres,
rtulos y funciones.

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Estos errores, a veces, no son difciles de resolver. Vamos a provocar uno de ellos. El error vendr
porque una de las celdas contiene un valor con el que no puede operar (texto) y muestra como
resultado #VALOR!

8. Sitate en la celda D11 y escribe la frmula =B2*D3, te dar como resultado #VALOR!,
simplemente porque no puede multiplicar texto.

9. Presiona el botn Evaluar (Sealado con flecha en la figura superior) que aparece
a la izquierda del resultado y elige Ayuda sobre este error. Comprueba que el error viene
de una celda donde hay datos de texto, motivo por el que no puede dar un resultado.
Cierra la ventana de la ayuda para salir.

10. Vamos a provocar otro error, sitate en la celda D12, escribe =12/0, presiona Intro y

aparecer #DIV/0! Si haces clic en el botn Evaluar , observars que la primera


opcin del men desplegable ya te indica cul es el error, indicndote que no puede
realizar una operacin de divisin por cero (0).

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Si se eliminan las celdas a las que hace referencia una frmula o se pegan celdas movidas sobre
otras a las que se haca referencia en otras frmulas, aparecer el error #REF!

11. Vamos a provocar otro error, en este caso #NUM! Sitate en la celda D12 y aad e la
frmula =-1*20^200000000000. El resultado es demasiado grande para operar con l.
Debes introducir valores exponentes no superiores a 10 elevado a 307. Rastrea los errores.

12. Sitate en la celda D13 y escribe la frmula =pepe*6. Nos devolver el error #NOMBRE!
Rastrea los errores. Puede ocurrir que salga una serie de almohadillas, esto indica que no
cabe el resultado en la celda. Si es as, sita el cursor en la lnea divisoria entre el

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encabezado de las columnas E y F y arrastra el puntero para agrandar el tamao de la


columna o haz doble clic. Se ampliar la columna y se visualizar el error. #NOMBRE!

El resultado ser el que se muestra en la imagen siguiente.

Borrar todo.
Vamos a continuar con nuestro trabajo, pero como has creado formatos, vamos a borrar todo el
contenido, formatos y datos sin necesidad de salir ni cerrar Excel. Para realizar esta tarea
necesitaremos previamente seleccionar las celdas a tratar.

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13. Selecciona el rango B2:D14, haciendo clic en la celda B2 (aparecer el puntero con forma
de cruz blanca); arrastra el puntero hacia la derecha y hasta que llegues a la D2, sin soltar
el botn baja hasta la celda D4. Todo habr quedado con el fondo gris (seleccio nado todo
el rango B2:D14); luego, presiona sobre la tecla Suprimir.

14. Aunque parece que se ha borrado todo el contenido, sitate en la celda C6 y escribe 2000.
Comprueba que contina el formato de fecha del trabajo anterior.

Para eliminar todo (contenido y formatos):

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15. Selecciona nuevamente el rango de datos B2:D14. EN la ficha Inicio, dentro del grupo
Modificar, haz clic en el botn Borrar todo. Si presionas sobre l vers que se eliminan
todos los formatos y dejaremos la hoja lista para seguir trabajando nuevamente en ella
sin necesidad de cerrar ni salir de Excel. (Imagen)

Seleccin de celdas.

La forma habitual de trabajar con una hoja de clculo es seguir estos pasos:

1. Seleccionar las celdas con las que queremos trabajar.

2. Aplicar frmulas y funciones a aplicar.

3. Formatear los datos, ya sea a travs de un icono o de un men.

4. Configurar las opciones de la ordenacin.

El primero de los puntos anteriores, la seleccin, es imprescindible, ya que ser la base para que
los siguientes pasos funciones correctamente.

Seleccionar una nica celda.


Cuando queremos escribir un valor en una celda, introducir una frmula, aplicar color de fondo,
etc., es necesario seleccionarla previamente. La forma de seleccionar una celda es muy sencilla
y ya la hemos practicado.

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Coloca el cursor del ratn sobre la celda B3 y haz clic. Para evitar problemas, procura hacer clic
en el centro de la celda.

Sabremos que la hemos seleccionado correctamente si sta queda enmarcada de color oscuro.
En el cuadro de nombres aparecer escrita, de forma automtica, la coordenada de la celda
clicada, en este caso B3.

Seleccin de celdas contiguas.


A menudo, es necesario aplicar una orden a ms de una celda. En este caso, no es prctico
aplicarla a cada celda de forma individual, ya que sera necesario mucho tiempo. La solucin es
hacer una seleccin conjunta de todas las celdas en un primer momento, as posteriormente,
cuando se decida la orden a ejecutar, sta se aplicar a todas las celdas seleccionadas. Acabamos
de ejercitarlo en la prctica anterior.

Cuando las celdas a seleccionar estn todas correlativamente situadas, la manera de


seleccionarlas es:

1. Haz clic en cualquiera de los extremos de las celdas de seleccin (la primera superior
izquierda). Por ejemplo, vamos a seleccionar el rango B2:D5. Hacemos clic en la celda B2
y mantenemos pulsado el botn izquierdo del ratn.

2. Arrastramos el ratn, primero hacia la derecha y hasta la D2; luego, bajamos el cursor
hasta la celda D5 y soltamos el botn del ratn.

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Sabremos que hemos seleccionado el rango correctamente porque el conjunto de celdas queda
sombreado.

Seleccin de celdas separadas.


Cuando las celdas sobre las que hemos de aplicar una orden cualquiera no estn contiguas, la
forma de seleccionarlas no es tan intuitiva, aun as es fcil tambin.

1. Seleccionamos el rango inicial, por ejemplo, B2:C5.

2. Presionamos la tecla Ctrl y teniendo presionada esta tecla, seleccionamos otra celda o
conjunto de celdas no contiguas, por ejemplo, el rango E2:G5.

3. Sin dejar de presionar Ctrl, repetimos los pasos en otro rango, por ejemplo, B7:G7.

Para que veas resultados inmediatos, vamos a aplicar un formato a las celdas an seleccionadas.

Una vez seleccionados todos los rangos, desde la ficha inicio, grupo Fuente, haz clic en la flecha
del botn Aplica bordes en las celdas y elige la opcin Bordes de cuadro grueso.

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Simplemente, intentamos ver un resultado de orden a una seleccin discontinua. De la misma


manera que se aplica un formato, se aplican frmulas, datos, etc. El resultado sera:

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Ahora que ya sabes cmo llevar a cabo la tarea, selecciona el rango B2:G7 y borra todo el formato.

Seleccionar filas o columnas completas.


A veces, necesitaremos ejecutar una determinada orden sobre una o varias filas y/o una o varias
columnas completas. Para seleccionar una columna:

1. Sitate en el encabezado de la columna, por ejemplo, pon el cursor sobre la columna


denominada C. Vers que el puntero cambia de forma, haz clic y se seleccionar toda la
columna. Una vez seleccionada, si quieres seleccionar columnas contiguas, arrastra el
puntero por el encabezado, por ejemplo, hasta la columna D.

Si quieres seleccionar a la vez varias filas, por ejemplo, las filas 4, 5 y 6, primero presiona Ctrl y,
sin soltar la tecla, haz clic encima de la fila 4 y arrastra el puntero hasta la fila 6. Suelta el puntero.

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PARA SELECCIONAR REALIZA LA TAREA


Una celda Haz clic en la celda o utiliza las teclas de direccin para ir a la
celda.
Un rango de celdas Haz clic en la primera celda del rango y arrastra el puntero
hasta la ltima celda, o bien, mantn presionada la tecla
Mays mientras presionas las teclas de direccin para ampliar
la seleccin. Tambin puedes seleccionar la primera celda del
rango y, a continuacin, presionar F8 para ampliar la seleccin
mediante las teclas de direccin. Para detener la ampliacin
de la seleccin, vuelve a presionar F8.
Un rango de celdas grande Haz clic en la primera celda del rango y, a continuacin,
mantn presionada la tecla Mays mientras haces clic en la
ltima celda del rango. Puedes desplazarte para hacer visible
la ltima.
Todas las celdas de una hoja de Haz clic en el botn Seleccionar todo.
clculo

Para seleccionar la hoja de clculo completa, tambin puedes


presionar Ctrl + E. NOTA: si contiene datos, Ctrl + E selecciona

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la regin actual. Al presionar Ctrl + E de nuevo, se selecciona


toda la hoja de clculo.
Celdas o rangos de celdas no Selecciona la primera celda o rango de celdas y, a
adyacentes continuacin, mantn presionada la tecla Ctrl mientras
seleccionas las dems celdas o rangos. Tambin puedes
seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a
continuacin, presionar Mays + F8 para agregar otra celda o
rango.
Una fila o columna completa Haz clic en el encabezado de la fila de la columna.
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna
Tambin puedes seleccionar celdas de una fila o de una
columna si seleccionas la primera celda y, a continuacin,
presionas Ctrl + Mays + Flecha (flecha derecha o flecha
izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las
columnas).
NOTA: si la fila o columna contiene datos, Ctrl + Mays +
Flecha selecciona la fila o columna hasta la ltima celda
usada. Al presionar Ctrl + Mays + Flecha de nuevo, se
selecciona la fila o columna completa.
Filas o columnas adyacentes Arrastra el puntero por los encabezados de fila o columna. O
bien, selecciona la primera fila o columna y, a continuacin,
mantn presionada la tecla Ctrl mientras haces clic en los
encabezados de otras filas o columnas que desees agregar a
la seleccin.
La primera o la ltima celda de una Selecciona una celda de la fila o columna y, a continuacin,
fila o columna presiona Ctrl + Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para
las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas).
La primera o la ltima celda de una Presiona Ctrl + Inicio para seleccionar la primera celda de uan
hoja de clculo o de una tabla de hoja de clculo o de una tabla de Excel. Presiona Ctrl + Fin para
Microsoft Office Excel seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una
tabla de Excel que contenga datos o formato.
Celdas hasta la ltima celda usada Selecciona la primera celda y, a continuacin, presiona Ctrl +
de la hoja de clculo (esquina Mays + Fin para ampliar la seleccin de celdas hasta la ltima
inferior derecha) celda usada en la hoja de clculo (esquina inferior derecha).
Celdas hasta el comienzo de la hoja Selecciona la primera celda y, a continuacin, presiona Ctrl +
de clculo Mays + Inicio para ampliar la seleccin de celdas hasta el
comienzo de la hoja de clculo.
Ms o menos celdas que la Mantn presionada la tecla Mays mientras haces clic en la
seleccin activa ltima celda que desees incluir en la nueva seleccin. El rango
rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic
se convierte en la nueva seleccin.

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Relleno y autocompletado automtico.


Esta versin tiene una opcin muy rpida de relleno automtico, situada en la ficha inicio, grupo
Modificar. Pueden considerarse series de relleno automtico, por ejemplo:

1, 2, 3, 4, 5, 6,

9:00, 10:00, 11:00, 12:00, lun, mar, mi, jue,

Lunes, martes, mircoles, jueves,

Ene, feb, mar, abr,

Ene, abr, jul, oct, ene,

Ene-12, Abr-12 ju-12, oct-12,

12-ene, 12-abr, 12-jul, 12-oct,

2012, 2013, 2014, 2015, 2016,

1-ene, 1-mar, 1-may, 1-jul, 1-sep,

Trim1 (o T1 o Trimestre1), Trim2, Trim3, Trim4,

Texto1, textoA, texto2, textoA, texto3, textoA,

1er perodo, 2do perodo, 3er perodo,

Producto 1, Producto 2, Producto 3,

1. Partiendo de la celda B2 comienza a escribir 1, en la B3, 2. Imagina que queremos seguir


escribiendo hasta el 10, Excel nos ahorrar trabajo. Selecciona las celdas B2:B3 y observa
que en la parte inferior derecha hay un cuadrado pequeo, este cuadrado se conoce
como Controlador de relleno o Cuadro de llenado.

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2. Lleva el puntero hasta l, el puntero cambia por una flecha de punta doble o cruz negra,
arrastra el cuadro de llenado hacia abajo. Suelta el puntero.

3. Selecciona el rango B2:B10 y, ahora, arrastra el cuadro de llenado hacia la derecha dos
columnas.

Se repetir el contenido dos veces.

De la misma manera puedes arrastrar hacia la izquierda o hacia arriba.

A travs del botn que aparece en la parte inferior derecha del autorrellenado, puedes elegir
entre diferentes opciones de relleno de la seccin. Por ejemplo, si hubiera fondo, lneas, formato
de texto o nmero, podras elegir entre Rellenar formato solo o Rellenar sin formato. (Imagen)

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4. Vamos a rellenar ahora con fechas. Sitate en la celda E2. Escribe el primer da o fecha
de la lista, por ejemplo, lunes, y arrastra el cuadro de llenado hacia abajo. Se habr
completado con los das de la semana.

5. Ahora efectuaremos el autorrelleno con fechas; sitate en la celda F2 y escribe 1/3/2015;


luego, arrastra el cuadro de llenado hasta la F9.

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Recuerda que puedes utilizar las opciones de autorrelleno y, posteriormente, activar slo Rellenar
das de la semana.

De la misma manera, podemos autorrellenar frmulas que se adaptan al contenido.

Bien, ahora que ya sabemos movernos y trabajar un poco con las hojas de clculo, vamos a
realizar un trabajo completo similar al siguiente, pero antes vamos a borrar todo el contenido
aadido anterior.

6. Desde la ficha Inicio, grupo Modificar, haz clic en el botn Borrar y elige Borrar todo.
Luego, aade los datos que aparecen en la figura siguiente, teniendo en cuenta que
debers ampliar el ancho de columna (doble clic entre letras de columna) para visualizar
todos los datos y autorrellenar los datos del rango A3:A7, seleccionando previamente
A3:A4 y arrastrando el cuadro de llenado hasta la A7.

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7. Al rellenar los datos de la celda B7 habrs comprobado que se autocompleta, al comenzar


a escribir Ayudante, aunque debers completarlo con 1 y 2. Si Excel tiene varias celdas
con palabras que comienzan igual, mostrar el autocompletado cuando acabemos de
escribir los caracteres iguales.

Usar el botn Autosuma.


Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desees sumarlos. Un modo rpido de
hacerlo es mediante Autosuma.

8. Sitate en la celda D8. Desde la ficha Inicio, grupo Modificar, haz clic en el botn
Autosuma o simplemente presiona a la vez las teclas Alt + =.

La Autosuma suma los nmeros y muestra el resultado en la celda que selecciones.

9. Excel interpreta automticamente las celdas de nmeros que se quieren sumar.


Presionar Intro para aceptar el total.

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Bajo el botn Autosuma tambin encontramos otras opciones, como Promedio, Contar nmeros,
etc., son funciones que explicaremos con detalle ms adelante.

10. Con los conocimientos que has adquirido, aplica la frmula en Sueldo quincenal, celda E3
= d3/2, y arrastra el cuadro de llenado hacia abajo hasta la celda E7.

11. Copia los datos de las columnas D y E en las columnas vacas F y G seleccionando el rango
D3:E7 y arrastrando el cuadro de llenado hasta la G7.

Nuestro trabajo tiene ahora un aspecto similar al siguiente:

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Herramientas de anlisis rpido.


Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla.
Esto permite filtrar u ordenar rpidamente los datos para empezar. Es un elemento necesario
para aplicar las herramientas de anlisis rpido.

12. Selecciona el rango A2:F8.

13. Observa que en la parte inferior del rango seleccionado aparece el icono Anlisis
rpido, haz clic sobre l. Si no aparece puedes presionar a la vez Ctrl+q.

Aparece un men similar al siguiente. Observa que est seleccionada ahora la pestaa Formato.

Tablas.
Una forma de trabajar de manera gil es con tablas. Para ello tendremos activo y abierto el botn
de Anlisis rpido.

14. Desde el botn Anlisis rpido, haz clic en Tablas y luego en el botn Tabla.

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Debes de tener la pantalla as:

Y un resultado final similar a ste:

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15. Ahora, puedes jugar con los datos: fltralos para ver slo los datos que desees u ordnalos
para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haz clic en la flecha (imagen) de cada
encabezado de tabla o de columna y, luego, desactiva el cuadro Seleccionar todo para
filtrar datos de fila o de columna. Puedes activar o desactivar los cuadros de los datos que
desees mostrar en la tabla.

Si arrastras el ratn al final de la tabla, se copiarn formatos y encabezados.

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16. Para ordenar todos los datos, haz clic en Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor
a menor.

Mostrar los totales de los nmeros.


Las herramientas de anlisis rpido permiten obtener el total de los nmeros rpidamente.
Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra lo s resultados del
clculo debajo o junto a los nmeros.

17. Selecciona las celdas que contienen los nmeros que deseas agregar o contar, por
ejemplo, D3:F7.

18. Haz clic en el botn Anlisis rpido o presiona Ctrl+q.

19. Haz clic en Totales, mueve el cursor por los botones para ver los resultados del clculo
de los datos y haz clic en el botn Sumar (por ejemplo) para aplicar los totales.

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Observa el resultado de suma que figura en la fila inmediatamente inferior a la seleccionada.

20. Cuando te guste el resultado, haz clic en esa opcin para activarlo.

Mostrar los datos en una grfica.


La herramienta de anlisis rpido recomienda la grfica adecuada para los datos y muestra una
presentacin visual con escasos clics del ratn.

21. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas mostrar en una grfica, por
ejemplo, selecciona el rango B3:C7.

22. Haz clic en el botn Anlisis rpido o presiona Ctrl+q. Haz clic en Grficos, muvete por
los grficos recomendados para ver cul se adapta mejor a tus datos y haz clic en el que
desees y colcalo por debajo de los datos.

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Excel muestra distintos grficos en su galera en funcin de lo recomendado para sus


datos.

Dar significado a los datos.


Con el formato condicional o los minigrficos se pueden resaltar los datos ms importantes
o mostrar las tendencias de los datos. Todo ello se obtiene con la herramienta Anlisis
rpido.

23. Selecciona los datos que deseas examinar ms de cerca, por ejemplo, selecciona
el rango C3:F7.

Formato condicional.
24. Haz clic en el botn Anlisis rpido. Examina las opciones de Formato y elige el ms
adecuado. Nosotros hemos elegido la primera opcin, Barras de datos. (Imagen)

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Minigrficos.
Los minigrficos son grficos muy pequeos contenidos en una celda de hoja de clculo que
ofrecen una representacin visual de datos. Has de tener en cuenta que los minigrficos se
colocan en la columna a la derecha inmediatamente siguiente a la seleccin.

25. Modifica un poco los sueldos de la columna E para dar variedad a los datos. Despus,
selecciona el rango C3:F7. Haz clic en el botn Anlisis rpido y elige Minigrficos.
Nosotros hemos seleccionado Lnea.

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Activar y desactivar una tabla de datos.


Si ya no deseas trabajar con los datos de una tabla (ser una tabla de datos si aparece una flecha
similar a sta (imagen) en el encabezado de tabla de una columna), convierte la tabla en un rango
de datos normal manteniendo cualquier formato de estilo de tabla que hayas aplicado. Cuando
ya no necesites la tabla ni los datos contenidos en ella, puedes eliminarla.

26. Selecciona la tabla de datos y, desde la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, haz clic en
el botn Filtro. De esta manera tan sencilla se activa o se desactiva una tabla de datos.

Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas de datos, que forman parte de
un conjunto de comando de anlisis de hiptesis.

Guardar trabajo.
Una vez creado un trabajo, seguro que deseamos guardarlo, de manera que podamos abrirlo
ms tarde y modificarlo, ampliarlo, imprimirlo, utilizarlo, etc. Esto lo conseguiremos desde la
ficha Archivo, Guardar.

27. Haz clic en la ficha Archivo. Observa que existen dos opciones que nos permiten guardar
nuestro trabajo, Guardar y Guardar como.

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La diferencia entre estas dos opciones es la siguiente:

Guardar: si se utiliza la primera vez que guardamos nuestro trabajo hace la misma
funcin que la opcin Guardar como. Excel nos preguntar qu nombre queremos darle
a nuestro trabajo y en qu lugar de nuestro ordenador queremos guardarlo. Una vez
guardado por primera vez nuestro trabajo, podemos seleccionar esta opcin para ir
guardando los cambios hechos sobre l. En este caso Excel ya no preguntar nada.

Guardar como: esta opcin es la que aparece por defecto cuando grabamos por primera
vez nuestro trabajo. Excel nos preguntar qu nombre queremos darle a nuestro trabajo
y en qu lugar de nuestro ordenador queremos guardarlo. Una vez guardado nuestro
trabajo, podremos seleccionar esta opcin siempre que queramos guardarlo con un
nombre diferente o en un lugar distinto. Si queremos ubicar nuestro trabajo en una
carpeta que no est visible en la pantalla de Guardar como, debemos seleccionar el
botn Examinar. De esta manera podremos buscar nuestra ubicacin, as como escribir
el nombre de nuestro trabajo e indicar el formato o tipo (por defecto formato Excel 2013
,xlsx)

28. Elige Guardar; luego, Examinar. Localiza la carpeta donde quieres guardar el trabajo. En
el cuadro Nombre de archivo aade primer_ejercicio y oprime sobre el botn Guardar.

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Recuerda que en la barra de herramientas de acceso rpido tambin dispones del


botn Guardar y, dependiendo de si es la primera vez o no que se guarda el trabajo,
funcionar de una manera u otra.

Obtener mejores vistas de la hoja de clculo.


De vez en cuando vale la pena echar un vistazo general a la hoja de clculo, especialmente
cuando se escriben datos. Y recuerda que siempre es importante saber en qu columna y fila
estamos introduciendo los datos.

Inmovilizar y dividir las columnas y filas.


Cuando trabajamos con hojas de clculo que tiene muchos valores en las celdas puede ocurrir
que al bajar por las filas o al movernos a la derecha por las columnas, hacia direcciones altas de
las celdas, perdamos la descripcin de los datos que hay que introducir, ya que dejamos de ver

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la primera fila y la primera columna. Para ver una parte de una hoja de clculo, sin que nos
importe la ubicacin donde nos situemos, se puede dividir la hoja de clculo o inmovilizar las
columnas y las filas en pantalla.

1. Desde la ficha Archivo, elige Nuevo. Haz doble clic sobre la plantilla Informe de ventas
diario o semanal.

2. Haz clic sobre la plantilla y presiona sobre Crear o haz doble clic sobre la plantilla en
cuestin para traerla a pantalla.

3. Desde la ficha Vista, grupo Ventana, haz clic en el botn Inmovilizar.

En la imagen se puede ver cmo se ha dividido la hoja de clculo por lo que el tt ulo de la fila 1 y
las descripciones de las columnas de la fila 2 aparecen siempre en pantalla, no importa cunto
nos desplacemos hacia abajo. De esta forma aunque se divida la pantalla, siempre tendremos
las descripciones visibles y sabremos qu datos hay que introducir en cada celda porque veremos
claramente los nombres de los encabezados de columna en la parte superior de la hoja de clculo.

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Al inmovilizar las columnas o las filas mediante la inmovilizacin de paneles en una hoja de
clculo, se muestran una lnea horizontal y otra vertical que indican las columnas y las filas que
estn congeladas.

4. Para inmovilizar una fila o una columna, hay que situarse en la celda adyacente y pulsar
sobre el botn de comando Inmovilizar paneles del grupo Ventana en la ficha Vista.

La divisin en cambio es ms potente que la inmovilizacin de columnas o filas porque, por


ejemplo, nos permite arrastras las lneas de divisin a nuevas ubicaciones cuando se divide la
hoja de clculo, y, adems, se puede eliminar una divisin simplemente haciendo doble clic en
ella.

Si nuestro objetivo es simplemente inmovilizar la fila superior o la columna izquierda de


una hoja de clculo, debemos utilizar el comando de inmovilizar paneles.

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Dividir la hoja de clculo e inmovilizar paneles.

Sigue estos pasos para dividir la hoja de clculo o inmovilizar columnas y filas en pantalla:

1. Haz clic en la celda directamente debajo de la fila o la derecha de la columna que desees
inmovilizar o dividir.

2. En el grupo Ventana de la ficha Vista, elige entre Dividir o Inmovilizar las columnas y
las filas.

Dividir: los marcadores de divisin se encuentran directamente encima de la barra de


desplazamiento vertical y directamente a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
Se puede indicar dnde van las barras de separacin porque el puntero se transforma en una
flecha doble cuando nos situamos sobre una barra de divisin. Haz clic y arrastra una barra de
divisin para dividir la pantalla vertical u horizontalmente.

Inmovilizar paneles: si eliges esta opcin, debes seleccionar una de las tres opciones de
inmovilizacin en la lista desplegable. La primera opcin, Inmovilizar paneles, congela las
columnas a la izquierda y las filas por encima de la celda que seleccionemos. Las opciones
segunda y tercera, respectivamente, congelan la fila superior o la primera columna. Las barras o
lneas aparecen en la pantalla para mostrar qu filas y columnas se han inmovilizado o dividido.
Al movernos por la hoja de clculo, las columnas y las filas inmovilizadas o que se encuentran
por encima y a la izquierda de la divisin permanecen en la pantalla, siempre visibles.

Utiliza una de estas tcnicas para deshacer la divisin o inmovilizacin de celdas:

3. Deshacer dividir: pulsa en el botn de comando Dividir en el grupo Ventana de la ficha


Vista, o haz doble clic en una de las barras de divisin para eliminarla, o bien arrastra una
barra de divisin a la parte superior o a la izquierda de la ventana de la hoja de clculo.

4. Deshacer Inmovilizar paneles: haz clic en el botn Inmovilizar paneles en el grupo


Ventana de la ficha Vista, y en la lista desplegable elige Movilizar paneles.

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Ocultar columnas y filas.


Otra forma de ayuda en el manejo de una hoja de clculo es ocultar temporalmente las columnas
y las filas.

Ocultar columnas o filas: arrastra el cursor por los encabezados de las columnas para
seleccionar todas las columnas y las filas que deseas ocultar. A continuacin, haz clic en el botn
de comando Formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio, elige Ocultar y mostrar, y selecciona
Ocultar columnas u Ocultar filas.

Mostrar columnas o filas: selecciona las columnas a la derecha y la izquierda de las columnas
ocultas, o las filas por encima y por debajo de las filas ocultas. A continuacin, haz clic en el botn
de comando Formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio, elige Ocultar y mostrar, y selecciona
Mostrar columnas o Mostrar filas.

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Es fcil olvidar dnde se encuentran las columnas o las filas que se han ocultado. Para asegurarse
de que se muestran todas las columnas y las filas de la hoja de clculo, haz clic en el botn
Seleccionar todo para seleccionar todos los componentes de la hoja de clculo. Recuerda que
el botn Seleccionar todo (imagen) se encuentra en la esquina superior izquierda, entre la
primera fila y la primera columna.

A continuacin, haz clic en el botn de comando Formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio y
elige Ocultar/Mostrar columnas, vuelve a hacer clic en el botn de comando Formato y
selecciona Ocultar/Mostrar filas.

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