Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
la elaboracin de
Notas
Secretara de Centro de
SPGI Planificacin CI I Informacin y
y Gestin Comunicacin
Institucional Institucional
Autora:
Lic. Julia del Barco
Asesora bibliogrfica
Bibl. Gladys Gonella
Diseo grfico:
DG Omar Ambrosino
Publicado por
CICI
Centro de Informacin y
Comunicacin Institucional
2015
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
1
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
Tipo de texto: Notas El propsito de una nota puede ser muy variado,
a travs de este medio podemos:
Sus caractersticas:
2
Es un tipo de texto no normativo de . Segundo prrafo: (se
transmisin de informacin. justifica el pedido)
Armar una nota en tres prrafos
Se brindan los detalles acerca del tema que se
La nota se estructura en tres prrafos, en el presenta en la nota. Aqu se deben exponer los
primero se plantea el tema, en el segundo se datos precisos sin caer en apreciaciones
fundamenta y en el tercero se cierra y saluda. personales.
1
. Primer prrafo: (se realiza gradual, progresiva y ordenada. Ello requiere
el pedido o solicitud) tener en claro prioridades e importancia, siendo
esencial la intencin tanto de lo que se quiere
comunicar como de la respuesta que se espera
Se da cuenta de los objetivos del emisor y el obtener.
tema central de la nota. Lo ms recomendable
es ir directamente al grano. Que en la primera
frase se conozca el asunto del escrito. Se debe
explicar de forma clara y breve el asunto,
utilizando el trato de "usted", sin caer en
excesivos formalismos como "excelentsimo
seor" "le ruego encarecidamente" lo
saludamos con distinguida consideracin... etc.
2
3 I
. Tercer prrafo: (se saluda) d e n t i f i c a c i n y
encabezamiento
Una retirada corta, envuelta de respeto y 1. Utilizar el membrete con logos que
sencillez, abre las puertas a una nueva identifiquen a la Direccin General a la cual
comunicacin. pertenece.
Ejemplo:
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
3
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
M
odelo de nota
Margen superior: 5 cm
"2015 - Ao del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres
Secretario de Planificacin
4 cm
y Gestin Institucional
1 cm
Sergio Obeide
S / D:
Margen izquierdo:
Margen derecho:
Me dirijo a usted para solicitar /informar/
comunicar/invitar
.................................
Nombre y apellido
4
Leyenda: establecida cada ao por Decreto para la papelera oficial. Membrete
(identificador
"2015 - Ao del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres
con logos de
la institucin).
Encabezado
Crdoba, 27 de enero de 2015
Secretario de Planificacin
y Gestin Institucional Comenzar a escribir a dos (2) interlineas Lugar
Sergio Obeide del encabezado y a diez (10) espacios del
S / D: margen izquierdo.
y fecha
Debe escribirse
a dos interlneas
Me dirijo a usted para solicitar /informar/ por debajo del
membrete.
comunicar/invitar Debe escribirse
de manera
completa, sin
abreviar. El lugar
con mayscula
inicial, el mes
.................................
con minscula
(pues es un
Mi pedido se funda en el hecho de que
sustantivo
comn) y el ao
con nmeros
........ completos.
.
Sin otro particular, lo/la saludo
atentamente,
Nombre y apellido
E
spacios
F
ormato tipogrfico
U
so de papel la documentacin.
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
5
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
P
autas de estilo y gramtica
Los ttulos si estn abreviados irn con Decidir si las notas tendrn referencia o no.
mayscula inicial: Dr., Ab, Lic., Ing., Mgtr., etc. No es obligatorio colocar referencia pero si se
adopta como criterio, debe emplearse de
El cargo va en minscula si adems del cargo
manera coherente y consistente. En caso de
va el nombre y apellido del funcionario.
Ejemplos: usar referencia deber ir a la derecha entre el
El decano de la Facultad de xxxx, Dr. Juan Prez tratamiento y el primer prrafo de la nota.
El Decano de la Facultad de xxxx, autoriz... Por ejemplo: Ref. Expediente N xxx/2015
Los nombres de los meses del ao y los de los En qu persona gramatical redactamos la
das de la semana se escriben en minscula nota?
inicial.
Es fundamental elegir un nico criterio al
Emplear trminos de respetuosa momento de redactar la nota. Se debe optar
consideracin sin caer en un exceso de por enunciar en primera persona o tercera y
cortesa. El servilismo y las frases pomposas sostenerlo a lo largo de todo el texto.
han cado en desuso. Para el saludo puede
emplear la frmula "Saludo a usted Ejemplos:
Me dirijo a usted (Primera persona singular)
atentamente" Saludo a usted cordialmente.
Nos dirigimos a usted (Primera persona
Usar el usted como forma de tratamiento.
plural)
Corresponde que las formas de tratamiento
como "usted", que se emplea por cortesa, se Quien suscribe se dirige a usted/el que suscribe
escriba en minscula, aunque en el pasado se dirige a usted/ la que suscribe se dirige a
se hayan escrito con mayscula inicial por usted (Tercera persona)
motivos de respeto y pervivan en los
documentos oficiales y en textos No sera correcto comenzar la nota con "Me
administrativos, son nombres y adjetivos dirijo a usted" y finalizarla con "lo saludamos", el
comunes, y por lo tanto, no hay ninguna razn sujeto de la enunciacin debe ser el mismo en
6 lingstica para escribirlo con mayscula. todo el discurso.
La mayscula inicial solo es obligatoria en las al lector del texto. Pues ste sabe cules
abreviaturas de los tratamientos que han son los plazos para responder.
quedado fosilizadas en esa forma: Ud. De todos
Evitar el empleo del lenismo (uso de "le"
modos conviene no emplear estas abreviaturas
en el cuerpo del texto. cuando corresponde lo/la). Este uso de "le"
es propio del espaol peninsular, pero es
Evitar muletillas y frases hechas que incorrecto en Hispanoamrica.
debieran desaparecer de la redaccin
administrativa porque carecen de significado
real, como las siguientes:
Evitar empleo de abreviaturas en los
En respuesta a
Prximo pasado saludos.
Nos complacemos en anunciarle
Tenga a bien
Dando cumplimiento as
Se sirva
En espera de La firma debe ir a la derecha y las iniciales
Aprovechamos la oportunidad de quien tipea a la izquierda. Si hubiera
Quedamos a su disposicin ms de una firma, deber tenerse en cuenta
Le suplicamos que la firma de la autoridad ms importante
De nuestra distinguida consideracin ir a la derecha.
De mi consideracin
A sus rdenes Evitar el uso de expresiones extranjeras y
Nos es grato
Nos complace latinismos: solo emplearlos cuando no haya
Esperando su pronta respuesta expresiones equivalentes en espaol. Este
A la mayor brevedad posible tipo de expresiones se escriben con otro
Acuso recibo tipo de letra o con cursiva.
Dando curso a
Nos complace Evitar el uso del adjetivo "el mismo" "la
Esperando su pronta respuesta misma" con funcin pronominal. No debe
Agradecindole por anticipado usarse un adjetivo para reemplazar a un
Con el agrado de siempre sustantivo. Si es necesario hacer referencia
Habiendo tenido conocimiento a un sustantivo se deben usar pronombres
Cumplimentando demostrativos (como esto, eso, aquello,
etc.) los posesivos (suyo, su, vuestro, etc.)
Emplear formas llanas de expresin que no o los personales (t, l, usted, ello, etc.)
incurran en exceso de cortesa. Es
recomendable evitar expresiones como: de
mi mayor consideracin, de mi distinguida y
fina consideracin; por su digno intermedio;
esperando una resolucin favorable, etc.
Este tipo de expresiones son arcaicas y
fosilizadas. Arcasmo: elemento lingstico
cuya forma o significado , o ambos a la vez,
resultan anticuados en relacin con un
momento determinado. Atentan contra la
comprensin y predisponen negativamente
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
7
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
Evitar anteponer los adjetivos a los Emplear formas de los demostrativos y evitar
sustantivos. La anteposicin del adjetivo le el empleo de expresiones como: "la
pertenece a los textos literarios, y no a los presente", "los rasgos de la misma".
textos administrativos, donde debe primar la
claridad y precisin. Se recomienda dar preferencia a la voz
Es preferible decir
Uno de los errores ms comunes en los textos El Director de la empresa comunic una
administrativos, es la supresin del sustantivo. circular.
El adjetivo califica o determina al sustantivo por En lugar de:
tal motivo, nunca debe quedar sin la palabra a la Una circular fue comunicada por el Director
que modifica, porque la oracin queda truncada de la empresa.
y carece de sentido.
Evitar las redundancias.
Ejemplos: Actualmente vigente, base
fundamental, hace diez aos atrs, vuelvo
a insistir, lapso de tiempo, lleno total,
meollo central, creciente aumento, se
vuelve a reiterar.
Evitar el uso del gerundio con valor del verbo
conjugado. El gerundio indica una accin Desestimar el empleo de pleonasmos. Es
simultnea o anterior a la del verbo principal. la repeticin de las palabras con sentido
Por eso NO puede usarse para indicar una equivalente.
accin posterior a la del verbo principal. Ejemplos: Imperiosa necesidad, renuncia
indeclinable, lo vi con mis propios ojos.
8
P untuacin Es conveniente conocer que las cosas, las
personas, los animales, las cualidades fsicas y
morales, tienen un gnero, este puede ser:
masculino, femenino, neutro. Es importante
tomar en cuenta la concordancia de los
Es necesario recordar que las ideas se expresan sustantivos a travs del uso correcto de los
en frases completas y simples. Separe ideas adjetivos: Cuando un solo adjetivo se refiere a
diferentes y establezca puntos y aparte. dos o ms sustantivos con distinto gnero se
prefiere el masculino para el adjetivo.
Recomendaciones:
Ejemplo:
No separar mediante comas al sujeto del "Recibi pagars y chequeras usados".
verbo. "La resolucin aprobada, entr hoy en En la expresin "Recibi pagars y chequeras
vigencia". Lo correcto sera "La resolucin usadas", debemos suponer que slo las
aprobada entr hoy en vigencia. chequeras estaban usadas.
Usar los dos puntos luego de una Un ejemplo sera la falta de concordancia
enumeracin explicativa. Los dos puntos en las frases:
aclaran que despus de lo dicho viene la Los ejercicios y las tareas sirve para el
explicacin. aprendizaje.
Debe recordarse que el gnero y el nmero
En una nota administrativa se encuentran los del sujeto condicionan al verbo.
siguientes elementos:
Evitar la cacofona. Sonido repetido o
Encabezado montono producido cuando se repiten las
Logo mismas letras o palabras. Presencia de la
Fecha y lugar misma vocal en la unin de las palabras: Eva
Cuerpo de texto va a Acapulco. La cacofona puede evitarse:
Firma del remitente sustituyendo las palabras problema por un
Datos del destinatario sinnimo. Alterado el orden de las palabras.
Expresando la misma idea de otra forma. La
repeticin indiscriminada de
Usar coma para enumeraciones simples:
terminaciones iguales produce
"Participaron del evento autoridades, monotona en el escrito.
estudiantes, docentes y personal TAS
Evitar la anfibologa. Ambigedad. Son las
Utilizar el punto y la coma para separar frases
construcciones que admiten ms de un
largas que estn relacionadas. significado.
Ejemplo: Cada poder del estado tiene una Ejemplo: Seor, vamos a su casa, ella nos
funcin que es la ms caracterstica: el Poder espera.
Legislativo, sancionar leyes; el Poder Judicial, Se recogieron los papeles olvidados
dictar sentencias; el Poder Ejecutivo, hacer cautelosamente.
cumplir las leyes. La anfibologa puede evitarse: Omitiendo la
repeticin de la palabra o palabras necesarias
para que resulte clara la expresin. La
colocacin, lo ms cercana posible, de las
palabras o frases relacionadas entre s. El uso
cuidadoso de signos de puntuacin.
C oncordancia de gnero
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
9
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
Ejemplo:
No estoy seguro - No estoy seguro de esto
No puede olvidarse - No puede olvidarse de eso
-Decreto N 28/2015. Poder Ejecutivo Nacional. Publicada en el Boletn Oficial del 12-ene-2015,
Nmero: 33047. (p. 4).