Universidad del Bio Bio

Facultad de ciencias empresariales

PROYECTO DE SISTEMAS DE
INFORMACION
Caso: Healthlite Yogurt Company

Integrantes: Matas Troncoso

Felipe Bentez
Freddy Escobar
Wendolaine Castillo
Fecha de entrega: 13 de junio de 2017
Profesora: Roxana Torres
ndice
Introduccin.......................................................................................................................................2
Desarrollo...........................................................................................................................................3
1. Panorama general de la organizacin: su estructura, productos y niveles organizaciones
para la toma de decisiones.............................................................................................................3
2. Modelamiento de los principales procesos de negocios para ventas, marketing y
procesamiento de pedidos utilizando Bizagi en BPMN...................................................................3
3. Anlisis de los problemas de Healthlite, su relacin con los procesos de negocios y factores
contribuyentes a estos problemas..................................................................................................3
Requerimientos..........................................................................................................................4
Cuestionario...............................................................................................................................4
4. Plan de administracin global.................................................................................................5
Objetivos:...................................................................................................................................5
Marco de tiempo:.......................................................................................................................6
Puntos estratgicos:...................................................................................................................6
Valoracin de costos:..................................................................................................................6
Beneficios:..................................................................................................................................6
5. Modelo de nuevos procesos utilizando Bizagi en BPMN........................................................6
Conclusin..........................................................................................................................................7

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Introduccin.

El principal objetivo de este proyecto es modelar y redisear los procesos de la empresa

Healtlite Yogurt Company, especificando requerimientos para generar un sistema de ventas,
marketing y procesamiento de pedidos.

El rediseo de procesos de negocio es una disciplina que ha tomado mucha fuerza en los
ltimos aos, que redefine y fortalece las disciplinas ya mencionadas de ventas, marketing y
finanzas.

En este proyecto de rediseo de procesos, recae un gran entendimiento de lo que son las
organizaciones, nuestro enfoque es la empresa Healtlite. Comprendemos que las organizaciones
son redes de compromisos entre personas y que estos compromisos tienen patrones repetitivos
que definen su estructura, los cuales son llamados procesos de negocios y que estos mismos estn
formados por distintos ciclos de trabajo que conforman dichos procesos.

Por otra parte, utilizaremos la herramienta Bizagi en la notacin BPMN, para mostrar en
primera instancia el modelamiento de los principales procesos de negocios y posteriormente su
modelacin con la implementacin de un nuevo plan, el cual incluye una lista de objetivos, marco
de tiempo y entre otros, para mostrar una posible solucin a las dificultades que posee esta
empresa.

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Desarrollo
1. Panorama general de la organizacin: su estructura, productos y niveles
organizaciones para la toma de decisiones.

Healthlite es una empresa lder fabricante de yogurt de diferentes sabores y

productos lcteos relacionados, esta empresa distribuye sus productos en ms de 20
regiones de USA con unos altos niveles de demanda, cada una con aproximadamente 30
representantes y un gerente regional de ventas. Healthlite posee un grupo de marketing de
12 personas en las oficinas corporativas y un director corporativo de ventas y marketing. En
las oficinas corporativas hay aproximadamente 20 trabajadores que abren, ordenan e
ingresan comprobantes de pedidos por semana.
Toda informacin debe pasar por las oficinas corporativas donde apenas 20
empleados deben ingresar ms de 500.000 comprobantes a la semana, todas las
decisiones de envi pasan por las oficinas corporativas.
Como toda empresa presenta una jerarqua la que se indica a continuacin:

Geren
Geren
te
te
Gener
Gener
al
al
Oficinas
Oficinas
Corporativas
Corporativas
Gerentes
Gerentes Regionales
Regionales

Vendedores
Vendedores

Clientes.
Clientes.

Desde un mbito tcnico, tambin consta con:

Oficina corporativa: Posee un computador central el cual contiene solo datos de la cuenta
consolidada de los clientes y para datos de facturacin.

Plantas procesadoras: Minicomputadores que estn conectados al computador central.

Los pedidos son verificados y procesados de forma centralizada.

Oficinas regionales: Cada oficina regional cuenta con una terminal que est conectada al
Computador Central.

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2. Modelamiento de los principales procesos de negocios para ventas,
marketing y procesamiento de pedidos utilizando Bizagi en BPMN.

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3. Anlisis de los problemas de Healthlite, su relacin con los procesos de
negocios y factores contribuyentes a estos problemas.

Uno de los problemas de Healthlite es que, los datos sobre los gastos de ventas y
publicidad, campaas promocionales y espacio en los estantes de los clientes, dedicado a
sus productos, se guardan manualmente en las oficinas regionales, claramente la cantidad
de datos es gigantesca por lo que les genera un papeleo enorme, en vez de tener todo eso
guardado en una base de datos de un ordenador.
La empresa tena una abundancia de clientes para un solo representante, esto
conlleva a un bajo rendimiento del trabajador ya que podra llevarlo a cometer errores
entre tanto pedido y/o papeleo, y aparte de algn riesgo en su salud, como el estrs por el
exceso de trabajo o por tratar de llevar todo bien.
Los gerentes no contaban con la informacin en tiempo real en cada una de las
regiones, por lo cual tenan que llamar por telfono a los subordinados y luego conjuntar la
informacin.
Otro problema que rodeaba a esta empresa es el envo a destiempo de los
productos correctos a los lugares correctos, ya que demoraban mucho en procesar y enviar
un pedido. Por qu es un problema esto? Simple, su producto de venta es un yogurt que
su fecha de caducidad es no ms de un mes, por lo que, si se demora en entregar es menos
tiempo para venderlo y mayor probabilidad de prdida, ya que los clientes de los clientes
de la empresa no compraran un alimento vencido o a punto de vencer. Todo funciona
como una pirmide.
Unido a todo esto, tambin se encontraba la competencia, ya que ofrecan
entregas en menor tiempo, punto en donde la empresa tena problemas, y esto implicaba
un descenso en las ventas y menos ganancias, puesto que disminuiran los clientes.
Sus sistemas de comunicaciones y procesos de pedidos estn desfasados con la
tecnologa y exigencia actuales. De los factores que contribuyen a estos problemas
tenemos que:
-Administracin: Falta de toma de decisin para implementar nuevas soluciones de
sistemas de informacin.
-Organizacin: Falta de capacidad para procesar ms rpido los pedidos.
-Tecnologa: La tecnologa como factor, es fundamental para un buen futuro de la
empresa. El problema era que no contaban con tecnologa de punta y se mantenan con las
que ya posean sin actualizarlas. Como la empresa no se adaptaba al cambio, provocaba
que no se pudiese rendir como se quisiera, ya que el no poder obtener informacin valiosa
de los clientes, las ordenes y los pedidos, impiden que puedan ganar espacio en anaqueles,
lo que resta rentabilidad a la empresa.

Requerimientos
Los requerimientos son todas las necesidades y deseos pedidos por el cliente y las
personas involucradas en el software, deben nacer desde los futuros usuarios del sistema,
ya que estos deben ver reflejados sus intereses por informacin que realmente les ayude
en su proceso de toma de decisiones. Mediante esta definicin pudimos reconocer los

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 siguientes requerimientos de informacin para la mejora o creacin de nuevos sistemas de
informacin:

Comunicacin entre los gerentes y representantes de ventas.

Sitio Web orientado a las ventas.
Implementacin de nuevas tecnologas.
Envo a tiempo de los productos correctos a lugares correctos.
Regularizar las diferencias en la contabilidad con las oficinas corporativas.
Utilizar mejor los sistemas de informacin para apoyar actividades de venta y
marketing.
Utilizar incentivos para ayudar a los trabajadores a tener un mejor rendimiento.

Cuestionario.
Preguntas relacionadas con los requerimientos del sistema.

Pregunta Abierta/Cerrada Dirigido a

1. Estn conformes con la Cerrada Representante de ventas
comunicacin efectuada por los
gerentes?
2. Se deberan implementar nuevas Cerrada Administracin
tecnologas?
3. El trato entre cliente y representante Cerrada Representante de ventas
Es importante?
4. De qu manera se puede optimizar el Abierta Administracin.
tiempo de envo de pedidos?
5. Cmo regularizar las diferencias en la Abierta Oficinas corporativas,
contabilidad con las oficinas ventas y administracin.
corporativas?
6. Cmo utilizar mejor los sistemas de Abierta Administracin
informacin para apoyar actividades
de venta y marketing?
7. Cmo evitar enviar pedidos a lugares Abierta Administracin
errneos?
8. Cmo beneficiara un sitio web Abierta rea ventas
orientado a ventas a la empresa?
9. Est de acuerdo con la Cerrada Administracin
implementacin de un sitio Web?
10. Recomendara algn tipo de Cerrada Administracin y
incentivo (bonos, das libres, breaks) Representantes de venta
para fomentar el buen rendimiento?
11. Qu tipo de comunicacin debera Abierta Representante de venta
existir entre gerentes?
12. Agregar un mtodo de transporte Cerrada Administracin
ms eficaz, ayudara en la entrega de
productos?
13. Cmo beneficiaria un sitio web Abierta Administracin
orientado al manejo de ventas?

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14. De qu manera podemos enfrentar Abierta rea de produccin y
de mejor forma el control de calidad Administracin
de nuestros productos?
15. Cmo fortalecer la relacin con Abierta Gerencia y
nuestros clientes y proveedores? Administracin

4. Plan de administracin global.

Objetivos:
-Mejorar la rentabilidad de la empresa.

-Disminuir tiempos de envo, recepcin y entrega de pedidos.

Marco de tiempo:
-Largo plazo (ms de 1 ao)

Puntos estratgicos:
- Fortalecimiento de las buenas relaciones con los clientes y proveedores, con los clientes
al atender el pedido en el tiempo, cantidad, calidad, precio y lugar solicitado.

- Liderazgo en costos bajos, si bien es cierto al implementar un sistema de informacin

integrado implica una inversin inicial esta ser pagada con el aumento de las ventas al
poder atender el crecimiento del mercado de una manera ms eficiente, sin demoras en el
envo, recepcin, procesamiento y entrega de los pedidos, adems que se reducir
modestamente el personal encargado de realizar estas operaciones. Adems, permitir
optimizar la inversin en Marketing y Ventas, controlando los gastos de publicidad.

- Agregar un departamento de informtica que maneje todo el flujo de informacin para

as obtener informes mucho ms rpidamente y al instante.

Valoracin de costos:
- Los costos que asumirn al implementar esto, son costos monetarios, al bajar los precios
para ser lderes tambin bajamos los ingresos a la empresa en un principio, ya que tendrn
los mismos clientes con distintos precios, pero luego ser distinto, al aumentar el nmero
de clientes, ya que, as los ingresos subirn

Beneficios:
-Incremento en las ventas

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 -Mejor imagen de la empresa para el entorno

- Posibilidad de abrir su destino comercial a nuevos clientes

5. Modelo de nuevos procesos utilizando Bizagi en BPMN

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 Todo aquellos procesos de generar informes que se hacan por
separado los realiza el departamento de informtica as envan informe
de manera inmediata y la toma decisiones es ms rpida.

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 Conclusin.

Con este trabajo realizado podemos concluir que es muy determinante en una empresa la forma
en la cual planteamos nuestro sistema de informacin, ya que logramos as tener una visin
distinta de la empresa, tanto en lo organizacional como en lo funcional

Tambin podemos volver a confirmar que, al tener un buen sistema, en cualquier entidad, con
todas sus partes detalladas, nuestra entidad logra un mejor desempeo como tal, y as podemos
hacer un crecimiento de esta.

Y por ltimo logramos obtener a travs del modelo de Bizagi la optimizacin de los procesos que
tenemos dentro de esta.

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