Funciones del departamento de compras

El objetivo bsico de la funcin de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-
contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.
En otras palabras, el objetivo es no slo obtener las materias primas al precio ms bajo, sino que reducir el costo final del
producto, o sea, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia, todos los materiales necesarios para la
produccin o la operacin diaria de la empresa.

Los principales funciones del departamento de compras:

1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de
suma importancia que evales el precio constantemente.
Para las empresas grandes, la recomendacin es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del
inventario. Para una pequea empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

2. Asegurar el flujo continuo de la produccin:

A travs de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento
mantencin.

3. Aumentar la rotacin de activos:

La inversin en los inventarios se debe mantener mnimo en relacin con el volumen de ventas. Principalmente por los
costos asociados a mantener inventarios.

4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratgica.
Entonces, un buen comprador buscar otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de
negociacin, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las
emergencias.

5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolucin de una imagen favorable en todos los mbitos.
Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en trminos de cambiar o negociar un precio razonable y poder
tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales.
Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su influencia en la actividad de la empresa es
enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la produccin, adems, el precio de los materiales
entregados afecta directamente el costo del producto acabado.
Algunos consejos:

a) Siempre paga a tiempo: No juegues con los proveedores valiosos. Si haces una orden, no trates de cambiar la
forma, el momento y la cantidad de pago. En el mundo de los negocios las buenas relaciones con los socios comerciales
juegan un rol importante. El pago a tiempo es la mejor demostracin de una actitud seria.

b) Estipular el tiempo de entrega adecuado: Si ests tratando con un buen proveedor que proporciona la entrega
oportuna de materiales, entonces no debes fijar plazos poco realistas. De lo contrario, el proveedor puede ir a un
competidor menos exigente.

c) Hazte amigo con los proveedores: En los negocios no es fcil encontrar verdaderos amigos. La actividad de tu
empresa depende de las relaciones con los proveedores, por lo que se debe hacer todo lo posible para personalizar tu
relacin con ellos
Visita el proveedor de la oficina, recomienda sus productos o servicios a otras personas. En general, debes establecer
una estrecha amistad con ellos.

d) Comparte informacin: Mantn a los proveedores informados con las actividades de tu empresa. Hblales acerca de
los nuevos productos, servicios, promociones especiales, cambios en puestos clave en tu empresa, etc.
Pero ojo, todo lo anterior no significa que los proveedores pueden abusar de tu confianza.
Puedes ser exigente, pero lo ms importante es que tu siempre seas justo.
Indcales claramente tus necesidades, la calidad de los materiales que necesitas y el momento de su entrega. Explica a
los proveedores que no vas a pagar un precio ms alto que el pagado por otras empresas.
Cualquier relacin que tengas con los distintos proveedores debes ir desarrollndola en el tiempo, as que trata de
trabajar con proveedores que entiendan y comparten tus puntos de vista sobre los negocios.

6. Conseguir la mxima integracin con otros departamentos de la empresa:

La funcin de compra est ntimamente relacionada con:

el departamento de produccin, en relacin a las especificaciones y el flujo de material.

al departamento de ingeniera para la compra de herramientas, equipos y mquinas.
a marketing por los pronsticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.
a finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
a recursos humanos para una correcta dotacin de personal.
y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantencin para una buena relacin con los
proveedores.

7. Formar y desarrollar al personal:

Al igual que las otras reas, el departamento de compras est compuesto por diversos tipos de personas.
La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitacin o formacin del personal utilizando el
recurso humano propio.

8. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestin cuando se requieran:

Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de
registros pueda ser facilitado y analizado para y por todos los interesados.
La presentacin de informes peridicos de gestin de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del
departamento.
Una manera eficaz de mantenerse en la misma lnea con los proveedores es compartiendo informacin sobre las
principales transacciones.