CURSO DE MICROSOFT EXCEL 2007

MACROS

Introduccin Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos
y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo
un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

GRABAR UNA MACRO

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones
en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.

Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones
que desea grabar.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este
submen seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las
siguientes opciones:

Ver Macros... Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con
esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.

Antes de realizar una Macro es muy importante hablar sobre sus seguridades. Se puede grabar las macros desde
la Vista Programador, generalmente no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel

Luego en la opcin Ms frecuentes Active con un visto la opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones, observe:

Damos clic en Aceptar y observe como aparece la vista programador en Excel:

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SEGURIDAD EN MACROS

Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo
siguiente: En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros. Se visualiza:

En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse
cdigo posiblemente peligroso).

Y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine
de trabajar con las macros.

Grabar Macro

Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro
2. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones que se realicen.
3. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.

4. Habilite siempre dando clic en la opcin Usar referencias Relativas para que las
macros puedan ser usadas en cualquier celda.

Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de
comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algn error mientras
se graba la macro, tambin se graban las correcciones que se realicen.

Ejemplo 1: Vamos a grabar una macro sencilla que cada vez que la activemos nos salga el texto CURSO DE
EXCEL 2007, con negrita, con subrayado, tamao 18, letra Algerian, color rojo y alineado al centro, veamos:

Primero dar clic en el botn Usar referencias relativas, luego ubicamos el curso en la celda B2, observe:
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Una vez ubicados en la celda damos clic en el botn Grabar macro, tenga en cuenta los pasos que se deben
hacer, por que todo lo que se haga la macro lo graba:

Se debe asignar un Nombre de la macro para nuestro caso la macro se llamar Curso.

En la opcin Mtodo Abreviado aparece que se activara con la combinacin de teclas Control (CTRL) + la letra
que usted indique, Ejemplo s

La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + s

Guardar macro en, son los posibles lugares donde se puede alojar la macro que se est grabando, ya sea en
Este libro, en un Nuevo libro o en el Libro de macros personal. Para nuestro ejemplo dejamos Este libro. Observe
como debe de ir configurada la macro:

Damos clic en Aceptar para iniciar la grabacin de la macro. En este momento, todas las acciones que realice se
estarn registrando por Excel, as que recomiendo no hacer pasos innecesarios:

En la celda escribimos:

Luego vamos a la vista Inicio y le aplicamos Negrita:

Aplicamos tamao 18 y ampliamos la celda:

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Aplicamos fuente o letra Algerian y ampliamos nuevamente la celda:

Aplicamos subrayado:

Aplicamos color rojo:

Por ltimo aplicamos alinear al centro:

Volvemos a la vista Programador y damos clic en el botn detener grabacin para finalizar la
macro.

Ahora para probar la macro ubiqumonos en la celda B12, observe:

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Pulsamos la combinacin de teclas Ctrl + s, observe que automticamente la macro se ejecuta y realiza todo el
proceso anteriormente grabado:

Como Asignar una Macro a un Botn

Teniendo ya la macro creada podemos asignarle un botn. Para ello en la vista Programador, damos clic en la
opcin Insertar y en Controles de formulario damos clic en el botn de comando, observe:

Damos clic en cualquier parte de la hoja para ubicar el botn de Comando y observe la ventana que aparece,
seleccione la macro que se desea asignar al botn en este caso Curso:
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Damos clic en Aceptar, seleccionamos borramos y cambiamos el nombre al botn, observe:

Digitarle el nombre al botn en este caso pongmosle Macro Curso y ampliamos el tamao al botn, observe:

Damos clic en una de las celdas de la hoja para activar el botn, observe que al acercar el cursor este toma forma
de mano lo que indica que el botn esta activo:

Para probarlo ubique el cursor en la celda B6 y luego de clic en el botn Macro Curso, observe, que
automticamente se activa la macro y aplica el formato a la celda seleccionada:

Listo terminamos nuestro primer ejemplo de macros usando el grabador, si se dieron cuenta no tuvimos que
realizar ni crear ninguna lnea de cdigo.

Aunque este tipo de macros solo nos sirven cuando debemos aplicar muchos formatos, abrir archivos, guardar,
ubicarse en una posicin especifica de Excel, etc.
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Programar en el Editor de Visual Basic de Excel

Macrofunciones

Una macrofuncin es una funcin definida por el usuario. En Microsoft Excel 2007 al igual que los
macrocomandos, se guardan en mdulos (recuerda: un tipo especial de hojas) y han de estar escritas en Visual
Basic. A diferencia de los macrocomandos, crear una macrofuncin supone que el usuario ha de teclear su
definicin en un mdulo.

Por qu el usuario va a querer crear una macrofuncin? Por varias razones: porque usa muchas veces una
frmula que no viene predefinida en Excel; porque es ms rpido crear una funcin y llamarla posteriormente que
introducir las mismas operaciones cada vez que haga falta; porque la hoja de clculo puede resultar ms legible: si
tenemos una macrofuncin cuyo nombre es AreaEsfera, no hacen falta ms explicaciones sobre cul es su
cometido.

Estructura de una macrofuncin

La estructura de una macrofuncin es la siguiente:

Function es la palabra que indica en Visual Basic que lo que sigue es una macrofuncin.
End Function indica que se ha terminado la macrofuncin.

Estas palabras han de escribirse literalmente, no pueden ser utilizadas por el usuario en el cuerpo de la
macrofuncin y se denominan palabras reservadas (al escribirlas en el mdulo, aparecern de color azul).

NombreFuncin ha de escribirse el nombre que le asignamos a la macrofuncin y que servir posteriormente

para llamarla.

Argumentos son los datos iniciales para los clculos que llevar a cabo la macrofuncin y sus valores podrn ser
diferentes cada vez que sta se utilice.

Cuerpo de la funcin se deben insertar las operaciones necesarias para calcular el resultado de la macrofuncin
a partir de los datos iniciales recibidos como argumentos.

Una de dichas operaciones debe ser de la forma NombreFuncin=Resultado, esto es, a la izquierda del signo
igual debe escribirse el nombre de la funcin y, a su derecha, una expresin que tome el valor que deseamos que
la macrofuncin devuelva como resultado, puede ser una formula.

Cmo crear una macrofuncin

Como ya dijimos, crear una macrofuncin supone que el usuario ha de teclear su definicin en un mdulo. Para
ello, ejecutar el Editor de Visual Basic desde la Vista Programador y luego dar clic en la opcin Visual Basic,
observe como:
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Este es el editor de Visual Basic, como pueden darse cuenta el editor es una ventana diferente a la hoja de Excel,
observe:

Recuerde que para crear o programar las macrofunciones necesitamos crear un mdulo que es una hoja que nos
permite escribir el cdigo de programacin de la macrofunciones.

Los Mdulos irn siempre asociados a un libro de trabajo. En un mdulo se pueden definir tantas macrofunciones
como se desee.

Para crear un mdulo nuevo se debe seleccionar el men Insertar y luego dar clic en la opcin Mdulo, observe:

Observe que en el explorador ya nos aparece una nueva carpeta y el Modulo que acabamos de crear que es
Modulo 1 y al lado derecho nos aparece la hoja para poder programar las macrofunciones, observe:
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Ahora en la hoja del modulo procederemos a programar la macrofuncin.

Ejemplo 1: Vamos a crear una macrofuncin que nos calcule el rea de un triangulo, que es igual a la Base por la
Altura sobre 2. Es decir:

Areatriangulo = Base * Altura / 2

Comencemos a programar la funcin:

Primero debemos escribir la palabra reservada Function que le indica a Visual Basic que se va a escribir una
funcin, luego escribimos el nombre de la funcin en este caso es Areatriangulo, luego abrimos parntesis para
escribir los argumentos o parmetros que se ingresan o los que estn escritos en las celdas, cada argumento que
usemos debemos separarlo de una coma, en nuestro caso vamos a usar dos argumentos que son Base y Altura,
al final cerramos el parntesis, observe:

Damos enter y observe que automticamente se escribe el final de la funcin, veamos:

En medio ya podemos escribir la formula o las operaciones que va a calcular la funcin, para hallar el rea de un
triangulo primero llamamos la funcin que en este caso es Areatriangulo = Base * Altura / 2, la escribimos tal
cual, observe:

Listo quedo programado nuestra primera macrofuncin, guardamos los cambios, y volvemos a la Hoja de Excel y
creamos la siguiente planilla:
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En la columna rea del triangulo vamos a usar la Macrofuncin creada, como cualquier funcin de Excel
comenzamos con igual luego con el nombre de la funcin, observe que con solo escribir la A ya podemos ver que
la funcin ya aparece en Excel, observe:

Damos doble clic en el nombre de la funcin y observe como queda ahora:

Seleccionamos los parmetros que vamos a enviarle a la funcin que son Base y Altura en nuestro caso son las
celdas A2 y B2 separados por ; cerramos parntesis, observe:

Damos enter y observe que ya aparece calculada el rea del Triangulo, observe:
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Podemos copiar la funcin a las dems celdas de abajo y observe ya la planilla totalmente calculada:

Ejemplo 2: Calculemos el rea de un Trapecio la cual es Base Mayor + base menor * altura sobre 2, es decir:

AreaTrapecio = (BaseMayor + BaseMenor) * Altura / 2

Construimos la funcin:

Function AreaTrapecio (BaseMayor, BaseMenor, Altura), observe que la nueva macrofuncin queda debajo de
la anterior, veamos:

Escribimos la formula que va a realizar la funcin, observe:

Guardamos los cambios y volvemos a Excel y creamos la siguiente planilla en la misma hoja de la anterior
Macrofuncin, observe:

Seleccionamos los parmetros que vamos a enviarle a la funcin que son Base Mayor, Base Menor y Altura en
nuestro caso son las celdas E2, F2 y G2 separados por ; cerramos parntesis, observe:
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Damos enter y observe que ya aparece calculada el rea del Trapecio, observe:

Podemos copiar la funcin a las dems celdas de abajo y observe ya la planilla totalmente calculada:

Gracias a todos por realizar el curso y les auguro muchos xitos.