FORMATO DE VERIFICACIN ADMINISTRATIVA AL OPERADOR

Versin 02
PROGRAMA DE ALIMENTACIN ESCOLAR - PAE

No. de Radicado:

Ciudad/
Operador:
Municipio:

Direccin: Fecha Visita: Hora inicio:

Hora de
No. Contrato:
terminacin:
Identifique la causal del
Reporta Casos de
SI NO caso de atencin
atencin prioritaria:
prioritaria:
1ra Visita 2da Visita 3ra Visita
No. de raciones No. titulares de derecho
No. de visita:
entregadas: atendidos:

No. Poblacin No. Poblacin desplazada Celular / Telfono:

victima atendida: atendida: Correo electrnico:
Quien atendi la Quien realiz la
visita: visita:

Objeto de la visita: Verificar el grado de cumplimiento de las obligaciones contractuales segn lo contemplado en el Lineamiento Tcnico del Programa de
Alimentacin Escolar PAE y asesorar al Operador para su mejoramiento.

CRITERIOS DE EVALUACIN: 1(CUMPLE), 0 (NO CUMPLE), NA (NO APLICA), NO (NO OBSERVADO)

TEM ASPECTO A EVALUAR PUNTAJE OBSERVACIONES
OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS
Se han presentado al supervisor del Contrato dentro de los
quince (15) primeros das contados a partir del vencimiento
1 de cada mes informes sobre la ejecucin del contrato con
sus respectivos soportes, de acuerdo con el formato
definido por el MEN para tal efecto.
Se ha designado a un funcionario que acte como lder del
proyecto, el cual ser el enlace con el MEN para todos los
2 efectos de verificacin de cumplimiento de obligaciones,
solicitud de reportes y seguimiento a la ejecucin del PAE y
dems actividades.
Se ha informado, a la menor brevedad posible, las
anomalas, inconvenientes y novedades presentadas en la
3
operacin del programa al Ministerio de Educacin Nacional
- MEN.
Se han presentado mensualmente informes sobre los
inconvenientes presentados en la operacin del programa y
4
las acciones correctivas implementadas para corregir dichas
situaciones por parte del Operador.
Se han presentado para su aprobacin las garantas en las
condiciones, plazos y con el objeto y montos establecidos en
5
el contrato, as como mantener vigentes sus amparos y
prorrogarlos en los trminos sealados
Se ha participado y apoyado al Ministerio de Educacin
6 Nacional en todas las reuniones a las que ste lo convoque
relacionadas con la ejecucin del contrato.
Se tiene organizado cronolgicamente dentro de un orden
temtico, siguiendo las normas y recomendaciones del
Archivo General de la Nacin la informacin relacionada con
7 la operacin del PAE y se tiene a disposicin del Ministerio
de Educacin Nacional y de las entidades de control, toda la
informacin relacionada con el desarrollo y ejecucin del
contrato con sus respectivos soportes.
Se ha dado respuesta, dentro de los plazos establecidos por
el MEN, a las comunicaciones y requerimientos realizados
8
por el supervisor del contrato en el marco de la ejecucin
del Programa de Alimentacin Escolar.
Ha participado en los comits y mesa pblica descritos en
9 los Lineamientos Tcnico Administrativos del PAE y otros a
que haya lugar en el marco del Programa.
Se esta al da por todo concepto con el personal vinculado,
para llevar a cabo las actividades desarrolladas durante la
10 ejecucin del contrato, en donde se incluyan las
prestaciones legales de acuerdo con la modalidad de
contratacin definida por el Operador.
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Presentar un informe mensual donde se indiquen: 1) Las

raciones entregadas durante el mes, 2) Los recursos
11 ejecutados por esas raciones, 3) Las raciones no entregadas
durante el mes y 4) Los recursos no ejecutados durante el
mes.
Se ha entregado, al supervisor del contrato, el informe final
12 y de liquidacin del Contrato, de acuerdo con el formato
definido por el MEN para el efecto.

OBLIGACIONES FINANCIERAS
Abrir dos cuentas bancarias, una exclusivamente para el
manejo de los recursos provenientes del anticipo y la
13
segunda para recibir los pagos establecidos en el presente
contrato.

Radicar las cuentas de cobro o factura en los trminos y con

los requisitos exigidos por el MEN. La presentacin de los
14 cobros sin el cumplimiento de las condiciones descritas
anteriormente, harn que el Ministerio de Educacin
Nacional se abstenga de realizar los pagos correspondientes.

Cumplir con las obligaciones con los sistemas de salud,

riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de
Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello
15 haya lugar. El pago de los aportes de sus empleados, a los
sistemas mencionados se acreditar mediante certificacin
expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo
con los requerimientos de ley, o por el representante legal
del contratista.
Efectuar seguimiento y registro diario y entregar a la
supervisin y/o interventora del MEN el consolidado
mensual de la poblacin atendida: nios, nias y
adolescentes, incluyendo e identificando los beneficiarios en
condicin de desplazamiento y el nmero de complementos
alimentarios entregados en el marco del Programa de
16 Alimentacin Escolar, desagregado por Establecimientos
Educativos, con constancia de recibo a satisfaccin por parte
del rector del Establecimiento o su delegado (directivo
docente o docente), en los trminos establecidos en el
anexo Poblacin Atendida, el cual deber ser entregado
en medio fsico y magntico en los formatos suministrados
por el MEN.

OBLIGACIONES TCNICAS
Se han entregado, para aprobacin del supervisor, el ciclo
de mens de 21 das, avalados por un profesional en
nutricin, para las modalidades de racin preparada en sitio
17
y racin industrializada en estricto cumplimiento de la
minuta patrn establecida en el Lineamiento Tcnico
Administrativo del PAE.

Se ha entregado, para aprobacin del supervisor, propuesta

de rutas, periodicidad y das de entrega (modelo operativo)
de vveres e implementos de aseo a cada sede educativa, as
18
como la indicacin de las sedes educativas en las cuales se
entregar racin preparada en sitio y racin industrializada,
de acuerdo a los cupos adjudicados en cada una de stas.

Se disponer de una bodega de alistamiento o planta de

ensamble que cuente con concepto higinico sanitario
19 favorable vigente, emitido por la autoridad sanitaria
correspondiente y mantenerlo durante la ejecucin del
contrato.
Suministrar las raciones contratadas en la modalidad
preparada en sitio conforme a los lineamientos tcnico
administrativos del PAE y al ciclo de mens aprobado por el
supervisor o interventor del contrato, durante el nmero de
20 das contratados del calendario escolar, en los
Establecimientos Educativos de las reas rural y urbana
durante la jornada escolar, de acuerdo con lo establecido en
la priorizacin y focalizacin suministrada por la Entidad
Territorial Certificada.
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Suministrar la modalidad de preparacin denominada racin

industrializada, en los Establecimientos Educativos que no
cuenten con las condiciones locativas y de dotacin
21 requeridos para el almacenamiento, preparacin y
distribucin de la alimentacin, atendiendo las obligaciones
sealadas en los lineamientos tcnicos Administrativos del
PAE, previa autorizacin del Supervisor del Contrato.

Prestar el servicio de alimentacin, en los Establecimientos

Educativos y a nios, nias y adolescentes titulares de
22 derecho, indicados por el Ministerio de Educacin Nacional
como resultado del proceso de priorizacin y focalizacin
efectuada por las ETC y establecimientos educativos.
Se ha remitido al MEN los documentos necesarios en la
etapa de alistamiento al supervisor del contrato para su
23
aprobacin, una vez suscrita el acta de inicio del contrato, se
han hecho los ajustes necesarios para su aprobacin.
Coordinar con cada una de los Establecimientos Educativos
donde se prestar el servicio, la ejecucin de las actividades
24
de alistamiento requerido segn los Lineamientos Tcnico
Administrativos del PAE.
Suministrar al rector o su delegado (directivo docente o
docente) de cada Establecimientos Educativos informacin
sobre estudiantes atendidos diariamente en los formatos
25 que el Ministerio suministre para ello, de acuerdo a lo
establecido en los Lineamientos Tcnico Administrativos del
Programa, con el fin que el Establecimiento pueda realizar el
control y registro correspondiente a travs del SIMAT.
Disponer el personal idneo del personal manipulador de
alimentos para la ejecucin del objeto contractual
garantizando que el 60 % sea habitante o residente en el
26
territorio en el cual se prestar el servicio, cumpliendo con
los Lineamientos Tcnicos Administrativos y Estndares del
PAE.
Realizar la capacitacin previa y contina de acuerdo al plan
de capacitacin avalado por la supervisin o interventora
durante la ejecucin del contrato, al personal encargado, en
la manipulacin y preparacin de alimentos, as como
tcnicas de almacenamiento, estandarizacin de porciones,
27
higiene y buenas prcticas gestin ambiental y los que
adicionalmente considere pertinentes dejando constancia
de la misma (registro fotogrfico, evaluacin de las
capacitaciones e informes con sus respectivas planillas y/o
listas de asistencia).
Atender las solicitudes y visitas a los Establecimientos
Educativos, bodegas, plantas y sedes administrativas que
realice el MEN, las autoridades de la entidad territorial, o la
28
supervisin o interventora del Programa de Alimentacin
Escolar, los diferentes entes de control y/o actores del
Programa.
Verificar al momento de la recepcin de Bienestarina
entregada por el ICBF, la concordancia de la cantidad
recibida, los lotes de produccin y la fecha de vencimiento
29
con la informacin registrada en el acta de entrega. Y dejar
constancia en ella de las inconformidades en el evento que
las mismas existan.
Cumplir con lo establecido en el anexo Manejo de
30 Bienestarina contenido en los lineamientos tcnico
administrativos del Programa.
Suministrar al MEN dentro de los primeros diez (10) das de
cada mes, la informacin solicitada para la entrega de
31 Bienestarina en el formato Pedido de Bienestarina contrato
de aporte adjunto al presente, dentro de los plazos
establecidos.
Informar al MEN, las novedades y saldos que se presenten
respecto al manejo de Bienestarina para el ajuste del pedido
32
mensual correspondiente y registrarlas en el formato
previamente definido por el MEN.
Garantizar que la persona designada para la recepcin de la
Bienestarina tenga capacitacin previa en el manejo del
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producto en las diferentes etapas y que est presente en el
momento de la entrega por parte del ICBF.
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Almacenar la Bienestarina de acuerdo con las condiciones

34 mnimas establecidas por el ICBF y por el decreto 3075 de
1997 y dems normas que lo modifiquen o deroguen.
Se realiza seguimiento en el Establecimiento Educativo al
uso, almacenamiento y rotacin adecuada de la
35
Bienestarina, as como el registro de manejo de este
producto en los formatos establecidos por el MEN.
Realizar la rotacin adecuada de la Bienestarina de forma
que las Primeras en Entrar sean las Primeras en salir -
36 PEPS, as como entregar oportunamente la Bienestarina a
los Establecimientos Educativos que harn uso de la misma,
para evitar su deterioro.
Suministrar la Bienestarina de acuerdo con el gramaje
exigido para racin preparada en sitio y para racin
37
industrializada si aplica, conforme a los Lineamientos
Tcnico Administrativos del PAE.
Registrar en los formatos de control aprobados y
suministrados por el ICBF los movimientos de inventario y la
38
constancia de entrega de la Bienestarina a los beneficiarios y
Sedes Educativas, segn corresponda.
Informar al Centro Zonal, la Regional o a la Sede Nacional
ICBF segn corresponda, y al MEN la totalidad de las
39
novedades relacionadas con la recepcin, almacenamiento,
control y distribucin de la Bienestarina.
Se han sugerido acciones que propendan por el
40 mejoramiento del esquema de Monitoreo y Control del
programa PAE
Se han Implementado las acciones que permitan monitorear
y controlar la ejecucin del programa indicadas por el
41
componente de Monitoreo y Control del MEN, interventora
entre otros.
Remitir al MEN la informacin requerida para evaluar las
acciones de Monitoreo y Control Implementada por el
42
Contratista en respuesta a las visitas de Verificacin
realizadas por el MEN, interventora entre otras.
El operador realiza mnimo un 20% de compras locales del
43
total de las compras del Programa.
Los alimentos comprados por el operador corresponden con
44 los alimentos que se definen en los ciclos de mens
aprobados por el MEN.
Las cantidades de alimentos tienen correspondencia con el
45
ciclo de mens.
Las cantidades de alimentos permiten cumplir con las
raciones, de acuerdo con el nmero de nios, nias y
46
adolescentes a atender para el periodo de compra
correspondiente.
Se mantienen debidamente archivada toda la informacin
relacionada con el desarrollo, ejecucin del convenio y sus
respectivos soportes, para su consulta por parte del MEN y
47
de las entidades de control. Este archivo debe dar
cumplimiento a las normas internas del MEN y del Archivo
General de la Nacin.
Se aplican estrategias que incentiven la participacin de las
48 asociaciones de padres de familia en la operacin del
programa.
Se fomenta el desarrollo y promocin de la economa
regional a travs de compras locales, priorizando las
organizaciones de base comunitaria y/o de asociacin
juvenil que suministren productos necesarios para la
preparacin de las raciones alimentarias, de acuerdo a la
49 oferta en la regin; particularmente las provenientes de
productores apoyados por otras intervenciones pblicas, del
sector de la inclusin social, o de entidades del Sistema
Nacional de Bienestar Familiar, como alianzas productivas,
oportunidades rurales, programas de desarrollo y paz y mini
cadenas productivas.
Se promueve la participacin de la comunidad, los padres de
familia, los personeros estudiantiles y los organismos de
50 control social en el seguimiento del PAE, a travs de la
conformacin de comits de alimentacin escolar en las
instituciones educativas y las mesas pblicas.
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Se evidencia que el operador realiz las acciones necesarias

51 para el cierre de los hallazgos, requerimientos generados
durante la ejecucin del contrato.

Se evidencia que el operador realiz las acciones necesarias

52 para el cumplimiento del plan de mejoramiento propuesto
por ella y aprobado por la interventora.
Acatar las directrices que el MEN y/o el supervisor o
interventor del contrato dispongan en caso de presentarse
calamidades tales como desastres naturales u olas
53 invernales que impidan o afecten el normal desarrollo del
Programa de Alimentacin Escolar, para garantizar la
continuidad del servicio, de acuerdo con lo establecido en
los Lineamientos Tcnico Administrativos del PAE.
Se utiliza la imagen de EL MINISTERIO de acuerdo con los
54
lineamientos establecidos por ste.

(1) ITEMS EVALUADOS: 54

(2) ITEMS CON NA y NO
(3) ITEMS EVALUADOS DESCONTADO LOS NA
(4) ITEMS CON CALIFICACIN 1:
PORCENTAJE OBTENIDO: ITEM (4) / ITEM (3)

HALLAZGOS :

OBSERVACIONES DEL OPERADOR:

RESPONSABLE INTERVENTORIA RESPONSABLE DEL PROGRAMA POR PARTE DEL OPERADOR

FIRMA FIRMA

NOMBRE NOMBRE

C.C. C.C.

TELFONO TELFONO