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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
Fecha: 26-05-17

PROCESO SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Cdigo: P-SGC-02

1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la planificacin y
realizacin de auditoras internas al Sistema de Gestin de la Calidad en la
empresa ASECONTRC a travs de cuales, se verifique la eficacia de los
procesos del Sistema, como tambin para informar sus resultados y mantener
los registros de calidad que se deriven de su aplicacin.
2. ALCANCE
Aplica al proceso de Gestin de la Calidad y todos los procesos definidos en el
mapa de procesos. Inicia con la programa de auditoras y finaliza con la
elaboracin y presentacin del informe consolidado a la direccin.
3. RESPONSABLE
El equipo auditor es el encargado de llevar a cabo la auditora conforme a los
lineamientos establecidos en este procedimiento.
4. DEFINICIONES

AUDITORIA: Es el proceso sistemtico, independiente y documentado para

obtener evidencia de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar
la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora.
CONCLUSIN DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria que
proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y
todos los hallazgos.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CRITERIO DE AUDITORIA: Conjunto de polticas procedimientos o
requisitos usados como referencia en la auditoria.
EVALUACIN DE CUMPLIMIENTO: Verifica la adherencia de la Entidad a
las normas constitucionales, legales y de autorregulacin que le son
aplicables.
EVALUACIN ESTRATGICA: Hace referencia al proceso mediante el cual
se evala y monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la
Entidad, evala el logro de los objetivos misionales.
HALLAZGO: Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada en la
auditora reunida contra los criterios de auditora.
LISTA DE VERIFICACIN: Es una lista de chequeo elaborado por un
auditor, que ayuda a centrar la auditora en aspectos relevantes y permite
recopilar las evidencias.
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NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PLAN DE AUDITORA DE AUDITORAS: Documento que describe las
actividades o aspectos claves que deben revisarse en cada auditoria.
PROGRAMA DE AUDITORIAS: Conjunto de una o ms auditoras
planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propsito especfico.

5. GENERALIDADES
Los auditores internos de la Organizacin auditan procesos diferentes a los
cuales pertenecen o donde no tienen responsabilidad directa sobre la
actividad auditada. Los Auditores Internos son responsables de llevar a cabo
las auditoras al Sistema de gestin de Calidad, por lo que deben diligenciar
y aprobar la documentacin asociada, es decir: Formatos de Acciones
Preventivas, correctivas y de Mejora, y el Formato de Plan de Mejora
funcional y por Procesos, que posteriormente la Oficina de Control Interno
utiliza para el seguimiento a la implementacin de las acciones de
mejoramiento hasta su cumplimiento final.

6. POLITICAS

6.1 Competencia y evaluacin de los auditores.

Funciones
Los auditores internos debern realizar entre otras las siguientes actividades:
1. Elaborar el plan de auditora que les corresponda.
2. Realizar las auditoras internas de manera tica, imparcial, sincera, honesta
y con mucha discrecin de acuerdo al Plan de Auditorias.
3. Elaborar y utilizan la Lista de Verificacin y documentos de trabajo necesarios
para realizar las actividades de auditora.
4. Recolectar, analizan y registran la informacin a travs de entrevistas,
observacin y revisin de documentos o registros.
5. Mantener mentalidad abierta y consideran los puntos de vista del auditado.
6. Verificar que los procedimientos y otros documentos de trabajo estn a
disposicin y sean comprendidos por los funcionarios de la organizacin
7. Confirmar que la evidencia de auditora es suficiente y apropiada para apoyar
los hallazgos y conclusiones de la auditora.
8. Identificar las observaciones, No conformidades y diligenciar los reportes.
9. Elaborar los informes sobre los resultados de las auditoras efectuadas.
10. Elaborar las conclusiones de las auditorias de manera clara y oportuna.
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11. Aprobar el Plan de Mejoramiento funcional y por proceso presentado por

Auditado, previo el anlisis de la causa raz del problema por parte del
auditado.
12. Mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin obtenida durante
la auditora interna de calidad.

Conocimientos y habilidades

1. Conoce sobre los principios, procedimientos y tcnicas de auditoria.

2. Organiza el trabajo eficazmente.
3. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia.
4. Es un buen entrevistador, escucha, observa, revisa documentos, registros y
datos.
5. Entiende y comprende el uso apropiado del uso de tcnicas de muestreo.
6. Verifica la exactitud de la informacin recopilada.
7. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente
y apropiada para el mismo.
8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la informacin.
9. Posee gran habilidad de comunicacin.
10. Conoce las herramientas, mtodos estadsticos y tcnicas de calidad.
11. Conoce los trminos de calidad y los comprende.
12. Conoce los principios de gestin de la calidad y su aplicacin.
13. Conoce el tamao de la organizacin, su estructura y las relaciones de la
organizacin.
14. Conoce los procesos generales de la entidad y la terminologa.
15. Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad.
16. Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos,
Resoluciones, Convenios, Acuerdos, Cdigos y Reglamentos que aplican al
tema auditado.

Perfil del auditor por competencias

Educacin: Tcnico o Profesional en cualquier campo.
Formacin: Estructura norma NTC 19011 y en al menos uno de los siguientes
tpicos:
- Estructura norma ISO 9001
- Administracin del riesgo.
Habilidades: Funcionario de planta de la empresa certificado o haber sido
auditor en otra entidad privada o pblica.
Experiencia:
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Auditor Lder: 30 horas de auditoria certificadas en Auditorias de Calidad.

Miembro del Equipo Auditor: No es necesaria experiencia.
Trabajo en equipo: Capacidad de interactuar y adaptarse con otros para el
logro de un propsito comn.
Comunicacin asertiva: Facilidad para escuchar y comprender ideas,
transmitir informacin precisa, clara y oportuna mediante un lenguaje
apropiado.
Compromiso con la entidad: Capacidad para orientar el desempeo
personal hacia la consecucin de los objetivos de la organizacin.

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 PREPARACIN

Dentro de los Auditores Calificados se nombra un auditor lder, quien asigna

los procesos a auditar, teniendo en cuenta que al auditor asignado no le
corresponda el proceso del cual ha sido responsable y se nombra para cada
ciclo de auditora.
El auditor prepara la auditoria solicitando los documentos al responsable del
proceso y con la norma elabora la hoja de verificacin, de la auditoria.

7.2 EJECUCIN
De acuerdo a la programacin se inicia la Auditora Interna de Calidad y la
reunin de apertura a la cual asisten: El responsable del rea a ser auditada, los
auditores y los responsables del proceso a auditar, estipulando el alcance,
objetivo, la fecha de inicio, fecha de finalizacin de la auditoria y fecha de la
reunin de cierre.
Se desarrolla la auditora interna de calidad de acuerdo a la hoja de verificacin,
Aplicando el ciclo PHVA a los procesos auditar.
Los auditores tienen plazo para la entrega del informe de Auditoria, al Auditor
Lder tres das despus de la fecha de finalizacin de la auditoria. Cinco (5) das
despus de terminar la Auditoria, se efecta una reunin de cierre con los
auditores y los responsables de los procesos auditados para informar los
resultados de la Auditoria y entregar el informe de la misma.
El informe de la Auditora interna de Calidad contiene:
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Proceso auditado.
No conformidades, conformidades y/o observaciones.
Conclusiones.
7.3 DOCUMENTACIN

Es una actividad posterior a la actividad de campo. Permite presentar las

conclusiones del equipo auditor al auditado y a la alta direccin, durante los
primeros ciclos de auditora se recomienda efectuar una reunin previa del
equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones.
En la reunin de cierre nicamente se presentan las no conformidades y
observaciones redactadas por consenso del equipo auditor.
Debe darse nfasis en la obtencin de un acuerdo con los auditados sobre no
conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor. Se
recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria sobre:

a. Actividad auditada
b. Personas entrevistadas
c. Conclusiones sobre aspectos favorables
d. Conclusiones sobre aspectos desfavorables
e. Documentos consultados.
f. Presentacin de observaciones y no conformidades
8. SEGUIMIENTO
El Auditor del proceso efecta el seguimiento de acuerdo a la fecha estipulada en
el formato Estado de acciones preventivas y correctivas y bajo la metodologa
establecida en el servicio no conforme; al finalizar el ltimo seguimiento se concluye
si fue o no eficaz la accin, si esta fue eficaz se cierra la accin, de lo contrario se
genera una accin correctiva.
9. REGISTROS
- Formato de acciones preventivas y correctivas.
- Formato del servicio no conforme
- Formato de plan de mejora