ORGANIZACIN

Del griego organon = instrumento

Segn la Real Academia Espaola:

o Asociacin de personas regulada por un conjunto de normas en

funcin de determinados fines
o Disposicin, arreglo, orden

Uso castellano: Organismo, este implica:

Partes y funciones diversas

Ningn organismo tiene partes ni funciones idnticas
Unidad funcional
Todas las partes tienen un fin en comn e idntico
Coordinacin y autoconstruccin
Cada parte realiza actividades diferentes pero al mismo tiempo se
complementan entre s para lograr el fin que se busca
Definicin
Coordinacin entre las funciones, niveles y actividades de elementos
materiales y humanos de un organismo social; con el fin de lograr su
mxima eficiencia para alcanzar los objetivos sealados.
Estructurar como deben ser las jerarquas y funciones (como y quien va a
hacer cada cosa)
Enlaza la mecnica administrativa + dinmica administrativa
Terry: orden de las funciones y responsabilidades asignadas a cada
persona para lograr un objetivo.
Sheldon: combinacin de trabajo de los individuos + elementos necesarios
para su ejecucin. Coordinacin de esfuerzos.
Beechler, Carmichael y Sarchet: coordinacin entre personas + trabajo +
recursos.
Petersen y Plowman: Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad.
Objetivos
1. Bsicos
1.1 Suplir las limitaciones
Es necesaria la coordinacin con otras personas para llegar al fin
deseado
1.2 Comunicacin de los valores
 Nos asociamos con las personas segn nuestras debilidades,
limitaciones, pensamientos, afectos, amistad, etc. (segn afinidad)
1.3 Logara eficacia de la accin con la mayor eficiencia posible
- Eficacia: lograr objetivos propuestos
- A + organizacin + logros de metas con esfuerzo
2. Secundarios
2.1 Aumentar nuestras capacidades
Al combinar nuestras capacidades + las de otros
2.2 Aprovechar conocimientos previos
Transmitirlo a los dems
2.3 Ahorrar tiempo
A + organizacin se realizan con + rapidez las cosas
2.4 Favorecer la especializacin
A + especializacin + eficiencia y perfeccin
Funcin social
Una sociedad no puede existir sin organizacin
A + organizacin + beneficios de una sociedad
Tipos
- Estructura planeada
Formal - Establece relaciones entre sus componentes
- Conduce a un logro eficaz del objetivo
- Resultado de una decisin explicita
- No es formalmente planeada
Informal - Surge espontneamente
- Sirve para resolver problemas no previstos
Por sus fines (por objetivo inmediato)
Polticas - Objetivo: bien comn
- Ej: el Estado, el ejrcitos, partidos polticos
- Objetivo: produccin de un bien o de un servicio
Primarias Secundarias Terciarias
 - Produccin de materia - La fuerza productiva - Lo que se produce es un
prima proviene del ingenio del servicio
hombre
- La produccin proviene - Transformacin de la - Ej: comercio, bancario,
de la naturaleza materia prima turistico
Econmicas principalmente y - Ej: Industrias
secundariamente del productoras de muebles,
hombre que es quien los ropa, etc.
trabaja
- Ej: ganadera,
agricultura
Educativas - Objetivo: Investigar, trasmitir y difundir conocimientos
y culturales
- Universidades, museos, etc.
Religiosas - Objetivo: satisfacer y dirigir las aspiraciones que el hombre tiene ante algo
trascendente al que considera, tiene ciertos deberes con el
Sociales - Objetivo: comunicacin con los dems

Principios
Especializacin
o Al dividir el trabajo, asignndole a cada empleado una actividad
especfica a realizar se obtiene ms precisin, eficacia y destreza.
o La divisin de trabajo es un medio para logar la especializacin
(mayor profundidad de conocimientos) y por lo tanto mayor precisin,
destreza y perfeccin.
o Es necesario que se conozca su relacin con las dems
especializaciones, de lo contrario no se alcanzara la eficacia.
o Evitar la superespecializacin ya que se producir monotona y
puede que haya especializacin en actividades que no tienen
importancia.
Unidad de mando
o Para cada funcin de be haber solo un mando
o Un subordinado solo debe recibir rdenes de una sola persona
Nadie puede servir a dos personas
Equilibrio de autoridad - responsabilidad
o Establecer las responsabilidades de cada nivel jerrquico
 o Autoridad: se ejerce de - , esta se delega
o Responsabilidad: se ejerce de - , esta se comparte
o Es decir: A + autoridad + responsabilidad
Equilibrio de direccin control
o Delegar: hacer a travs de otros
o Delegar depende de la capacidad de la persona en que se delega,
de la funcin delegada
Definicin de puestos
o Establecer por escrito las actividades y responsabilidades que
corresponden a cada puesto
o Establecer lo que cada quien debe hacer
Funcionalizacin
Reglas de divisin de funciones
1. Primer regla
o Elaborar una por escrito una lista de todas las funciones del primer
nivel jerarquico
2. Segunda regla
o Definir cada funcin de la lista
o Ayuda a ver si hay funciones repetidas
o Deben quedar funciones distintas sin tomar en cuenta que personas
las realizaran
3. Tercer regla
o Repetir regla 1 y 2 para el segundo nivel jerarquico
4. Cuarta regla
o Repetir la regla 1 y 2 para cada uno de los departamentos
5. Quinta regla
o Una vez obtenidas las listas de las funciones evaluar la cantidad,
preparacin y experiencia de la personas con que se dispone para
cumplirlas.
6. Sexta regla
 o Consignar la departamentalizacin
o Sealar a cada persona la funcin que le corresponde (jefe de
ventas, contador)
o O poner debajo de la funcin el nombre de la persona que la
realizara
Unidades de organizacin
Se forman al agrupar las funciones que deben realizarse
Criterios: *checar pag 288
1. Trabajo que se debe hacer
2. Personas con que se dispone para hacerlo
3. Lugar en donde se realizara dicho trabajo
Sistemas de organizacin
Son las combinaciones de la funciones
Se expresan en cartas o graficas de organizacin

Organizacin lineal o militar

o Cada individuo tiene un solo jefe
o Solo recibe rdenes de ese jefe y solo reporta a el
o Ventajas
No hay fugas de responsabilidad
No hay conflictos de autoridad
Hay mayor rapidez de accin
Hay mucha disciplina
o Desventajas
No hay especializacin
No es flexible en caso de crecimiento de la empresa
Es difcil capacitar a un jefe en todos los aspectos que debe
coordinar
Organizacin funcional/de Taylor/ de mayordomos funcionales
o Fundador de la administracin cientfica
 o Apoya la divisin de funciones, una persona para cada actividad
o Cada persona tendra autoridad sobre su propio campo
o Ventajas
+ especializacin por lo tanto + capacidad delos jefes por lo
tanto + eficiencia
Posibilidad de adaptacin (flexibilidad) en caso de cambios en
el proceso
o Desventajas
No hay una exacta divisin de autoridad y responsabilidad
Hay duplicidad de mando
Fugas de responsabilidad
Existen muchos conflictos
Organizacin lineo-funcional
o Toma las ventajas de los dos sistemas anteriores
Del primero: conserva la autoridad y responsabilidad
transmitida a travs de un solo jefe para cada funcin
Del segundo: Se conserva la especializacin del empleado en
cada funcin. Esa nica autoridad recibe asesoramiento de
personas especializadas en cada funcin
Organizacin staff
o El jefe staff no obra con autoridad propia sino delega
o Se basa en el asesoramiento hacia los subordinados de los
especialistas segn sus experiencias, conocimientos.
o Staff: se presenta en lneas punteadas
o Autoridad directa: con lnea continua
o Se asesora cuando
Se investiga las posibles mejores o innovaciones
Se planean nuevas mejoras
Se sugieren planes concretos y detallados a la gerencia hasta
obtener aprobaccion
Se convence y se obtiene aceptacin y colaboracin de jefes
 Ayuda a la implantacin de nuevos sistemas
Se revisan permanentemente resultados, para valorar
posibles sugerencias de mejoras
o Se sirve
Se realizan tareas para a nombre, en beneficio y en
representacin del jefe
Porque el jefe no tiene preparacin especfica en la funcin a
realizar o no tiene el tiempo para hacerla

Organizacin por proyectos

o Existen dos o ms jefes sobre un subordinado (diferencia con unidad
de mando)
o Existe un administrador que organiza y controla las actividades
relacionadas con el proyecto/producto/programa
o Surge en la NASA
o Es temporal: al terminar el proyecto el jefe deja de tener autoridad en
las dems funciones de la organizacin
o Es muy costoso
o Hay una organizacin matriarcal: tanto los jefes ordinarios como el
jefe de proyecto tienen autoridad sobre los subordinados
o Se toman los empleados por un tiempo determinado y una ves
concluido el proyecto los regresa a su puesto normal.
o Desventajas
Favorece duplicidad de mando
o Checar pag 297

Organizacin por comits

o Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo
de personas que se renen para discutirlos y tomar una decisin en
conjunto.
o Clasificacin:
Directivo: Representa a los accionistas de una empresa.
 Ejecutivo: Es nombrado por el comit directivo para que se
ejecuten los acuerdos que ellos toman.
Vigilancia: Personal de confianza que se encarga de
inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.
Consultivo: Integrado por especialistas que por sus
conocimientos emiten dictmenes sobre asuntos que les son
consultados.
Organizacin multidivisonal
o Surge por la formacin de corporativos
o Para la organizacin de empresas subordinadas
o Nivel divisional: es el ms alto jerrquicamente y es que toma
decisiones estratgicas y a largo plazo
Organigrama
Sinnimos: cartas o graficas de organizacin
Forma en el que se representan los niveles de organizacin
Cada puesto se coloca en un cuadro as como el nombre de la persona que
lo ocupa y se unen los cuadros a travs de lneas
Funcin:
o Muestra la divisin de funciones
o Muestra los niveles jerrquicos
o Marca la autoridad y responsabilidades
o Marca el staff y la autoridad lineal de cada departamento
o Marca los jefes de cada grupo de trabajadores
o Relaciones entre puestos y departamentos
Requisitos
o Deben ser claros
No poner muchos cuadros
Separar los cuadros en espacios adecuados
o No incluir trabajadores/empleados
Solo representan el cuerpo administrativo
Van del director general supervisores del ultimo nivel
 o Colocar con letra mayscula el nombre del puesto y con letra menor
el nombre de quien lo ocupa
De preferencia no poner nombres de quien lo ocupa
Tipos

- Cada puesto subordinado se

representa por cuadros en un nivel
inferior unidos por lneas
Verticales
- Son los usados por su fcil
comprensin
- Indicas objetivamente los
noveles jerrquicos
- Desventaja: efecto de
triangulacin, para evitarlo es
necesario hacer cartas muy largas
o hacer una carta por
departamento
- El mximo nivel jerrquico se
Horizontales coloca a la izquierda y los dems
niveles hacia la derecha
sucesivamente
- Representa las entidades de
izquierda (las de mayor jerarqua)
a derecha
- El mximo nivel se coloca en el
Circulares centro, se trazan crculos
concntricos alrededor de cada
nivel
- Permite colocar mayor nmero
de jerarquas
- Se usan sangras, lneas
Escalares horizontales y verticales
- No utiliza cuadros
Niveles jerrquicos
Administracin: hacer a travs de otros, implica delegar responsabilidad y
autoridad
Para que crezca un organizacin no se basa en que haya ms personas si
no ms funciones y por lo tanto nuevos jefes.
Crecimiento vertical
o funciones del jefe nombra nuevos auxiliares ya hay muchos
auxiliares el jefe elige a algunos auxiliares que supervisen a todos
los dems auxiliares
o jefes y niveles jerrquicos
o Desventajas
Dificultad de comunicacin y lentitud, las ordenes tardan en
llegar a niveles inferiores ya que deben pasar por varios jefes
Posibilidad de mala interpretacin de la orden debido a todas
las personas que deben pasar (telfono descompuesto)
Crecimiento horizontal
o funciones del jefe nombra nuevos auxiliares esos auxiliares
siguen dependiendo de el
o funciones o jefes pero no niveles jerrquicos
o Desventajas
Hay recarga de trabajo para el jefe ("amplitud de control/
tramo de control)
Dificultad de atender a todos los subordinados
Centralizacin y descentralizacin
o Se debe equilibrar lo que se delga y lo que se controla
o Administracin centralizada:
Delega poco y conserva en los altos niveles jerrquicos el
mximo control y decsiones
o Administracin descentralizada
Delega mucho y conserva solo lo necesario a altos niveles
 o Checar pag 312
Funciones y obligaciones: Puestos

Ultimo paso de la organizacin: establecer lo que debe hacer cada unidad

de trabajo. Es decir definir puestos
Puesto: unidad de trabajo especfica e impersonal. Es lo que debe hacerse
y lo que se requiere que el trabajador tenga.
Unidad de trabajo: persona concreta que va a ocupar el puesto
Especifica: lo que debe hacerse y lo que se requiere que el trabajador
tenga, estas dos caractersticas son imposibles de intercambiar
Impersonal: es una unidad teorica, no se refiere a personas que lo ocupan.
Ej: existe el puesto de chofer y hay 20 choferes.
Analisis de puestos
o Analizar: separar y ordenar
o Es la descripcin del puesto, es decir, determinar lo que el trabajador
debe hacer y la determinar lo que el trabajador necesita para
realizarlo con eficacia
o Consiste en:
Como obtener datos de lo que constutye el puesto
Como ordenar dichos datos
Como consignar los mismos
o Formato:
1. Encabezado/identificacin
a) Titulo
b) Ubicacin
c) Instrumental
d) Jerarqua (quien lo manda y a quien manda)
2. Descripcin genrica
3. Descripcin especifica
a) Detallar cada operacin con estimacin de tiempo que
requiere (permanentes, peridicas o eventuales)
b) Requisitos que se necitas de quien ocupe el puesto
o Altos ejecutivos
Se refiere a las labores y funciones de UNA persona
Se describe el mnimo que debe hacer para satisfacer el
puesto
Especificar las funciones y actividades que realiza ya que
generalmente realiza labores de varios puestos el solo
Fijar periodos amplios para la realizacin de la
actividad/funcin
 Hacer nfasis en sus responsabilidades ms que en sus
funciones
Manuales de organizacin
Contienen:
1. Objetivos generales de la empresa y del departamento
2. Polticas y normas de la empresa y del departamento
3. Carta de organizacin
4. Reglas para la coordinacin y para que asi se eviten conflictos
5. Autoridad y responsabilidad de cada jefe
6. Anlisis de puestos de los jefes del departamento
7. Representacin grfica (graficas de proceso o de flujo) de
procedimientos y tramites del departamento
Carta de distribucin de trabajo

Para distribucin de funciones y mejorar la estructura de los grupos.

Funcin:
o Analizar las funciones de grupos pequeos
o Explicar la distribucin de trabajo y las relaciones entre trabajos
Formato: pag 319
1. Elaborar una lista de deberes o actividades de cada persona
Especificar horas que se toman por semana
2. Elaborar una lista de grades funciones por grupo
3. Vacear todas las funciones tanto personales como grupales
4. Sumar horas
5. Anlisis del cuadro: para evaluar las posibles mejoras ha realizar
6. Realizar una nueva carta de distribucin con los cambios sugeridos
Comits