BAB III

IDENTIFIKASI MASALAH

3.1 Latar Belakang

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
340/MENKES/PER/III/2010 adalah rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Masalah merupakan suatu kesenjangan yang terjadi antara kondisi ideal yang
didambakan dengan kenyataan yang tengah dijalani. Masalah akan muncul bila mana
keinginan suatu individu tidak mampu terpenuhi karna berbagai kondisi dan
keterbatasan yang ia miliki kategorisasi masalah. Masalah perlu diselesaikan, agar
target disuatu bagian atau unit itu dapat tercapai secara optimal.
Sub Bagian Pendaftaran merupakan sub bagian yang memberikan pelayanan
kepada pasien secara administratif di Rumah Sakit Umum Kota Depok, sehingga setiap
masalah yang terjadi perlu dilakukan suatu pemecahan masalah. Masalah yang terjadi
di Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi yang akan diangkat oleh penulis sebagai bahan
penelitian untuk karya tulis ilmiah guna memberikan usulan pemecahan masalah
kepada Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi

3.1.1 Pengertian Sistem dan Unsur-unsurnya

Sistem merupakan sekelompok komponen dan elemen yang
digabungkan menjadi satu untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Sistem
berasal dari bahasa Latin (systma) dan bahasa Yunani (sustma) yang artinya
adalah satu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi
untuk mencapai suatu tujuan.
Kata sistem banyak sekali digunakan dalam kata-kata sehari-hari,
dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk
banyak hal, dan pada banyak bidang, sehingga maknanya menjadi beragam.
Sebuah sistem juga merupakan sekumpulan benda yang memiliki hubungan
diantara mereka. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem,
diantaranya :
1. Input (Masukan)
Input (Masukan) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke
dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang akan diproses. Masukan
dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang
tidak tampak. Masukan juga merupakan kumpulan bagian atau elemen
yang terdapat dalam sistem dan digunakan sebagai masukan yang
kemudian akan di proses agar sistem tersebut dapat berfungsi. Elemen
dikelompokkan menjadi 5 unsur, yaitu :
a) Man : Tersedianya sumber daya manusia.
b) Money : Tersedianya dana yang mencakupi.
c) Method : Cara yang diperlukan.
d) Material : Tersedianya sarana dan prasarana.
e) Machine : Alat-alat yang digunakan.
2. Procces (Proses)
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau
trasformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih
bernilai. Untuk menghasilkan output yang diinginkan memerlukan metode
sebagai berikut :
a) Planning
Merencanakan suatu input yang akan diproses dengan berbagai
pertimbangan.
b) Organizing
Merupakan proses manajemen yang digerakkan oleh sebuah
struktur organisasi.
c) Actuating
Tindakan nyata dilakukan sesuai dengan rencana yang telah dibuat
untuk memproses suatu input.
d) Controlling
Pengawasan terhadap jalannya suatu kegiatan sehingga jauh dari
penyalahgunaan dan penyimpangan rencana.

3. Output (Keluaran)
Keluaran (output) adalah kumpulan bagian atau elemen yang
dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem tersebut. Elemen yang
dihasilkan menunjukkan kepada penampilan atau hasil dari pelayanan
kegiatan yang dilakukan.
4. Feedback (Umpan Balik)
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan
umpan balik (feedback). Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan
 baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar
sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
5. Impact (Dampak)
Dampak (impact) adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran
(output) bagi suatu sistem.
6. Environment (Lingkungan)
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang
merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan agar tidak
mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang
menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem.
Gambar 3.1
Hubungan Unsur dan Sistem

Lingkungan

Masukan Proses Keluaran Dampak

Umpan balik

Sumber : Azwar, Azrul, 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan

3.1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah adalah pembatasan mengenai masalah yang akan

diselidiki serta diselesaikan. Untuk menemukan masalah yang diteliti, dapat di
perhatikan beberapa sumber ilmu yang ada, antara lain:
1. Kepustakaan (buku ajar, jurnal ilmiah, buku teks, skripsi, dll)
2. Bahan-bahan diskusi, seminar, lokakarya, simposium, dll.
3. Pengalaman sendiri ataau pengalaman orang lain.
4. Pendapat pakar tertentu yang masi bersifat spekulatif.
5. Sumber non ilmiah, misalnya berita di surat kabar.
6. Kebijakan publik, berbagai kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah,
seperti undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah, dll.
 7. Intuisi, kemampuan individu dalam melakukan imajinasi terhadap berbagai
fenomena alam sekitar.
8. Kondisi objektif yang ada ditempat bekerja baik dari prosedur dan
mekanisme kerja, SDM, pelayanan terhadap pelanggan, fungsi manajemen
yang belum berjalan dengan baik, dll.

3.1.3 Metode Penemuan Masalah

Dalam menemukan masalah yang terdapat di instalasi rekam medis
sub bagian pendaftaran verifikasi penulis menggunakan beberapa metode yaitu
observasi, kuesioner dan wawancara.
1. Observasi
Metode observasi adalah cara mengumpulkan data dengan melakukan
pengamatan dan pencatatan terhadap aspek-aspek yang terdapat dalam
sistem.
2. Kuesioner
Kuesioner adalah salah satu cara yang digunakan oleh penulis untuk
mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan dalam menentukan
prioritas masalah penulis. Penulis menyebarkan kuesioner yang berisi
pertanyaan kepada 7 orang staf di instalasi rekam medis sub bagian
pendaftaran verifikasi.

3. Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab, baik secara langsung maupun bersumber dari
data.

3.1.4 Penentuan Prioritas Masalah

Penentuan prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh
sekelompok orang dengan menggunakan metode-metode tertentu, untuk
menentukan urutan masalah dari yang terpenting sampai yang kurang penting.
Penentuan prioritas masalah merupakan hal yang sangat penting
untuk melakukan suatu pemecahan masalah, karena dengan diketahuinya
masalah tersebut maka dapat diketahui yang akan menjadi penyebab masalah.
Dalam upaya penentuan prioritas masalah ada dua (2) macam cara yang dapat
digunakan, yaitu :
1. Scoring Technique
Pemilihan prioritas masalah dilakukan dengan memberikan nilai untuk
berbagai parameter tertentu yang telah ditetapkan. Parameter yang
dimaksud adalah :
a) Importancy (Pentingnya Masalah)
Semakin pentingnya masalah tersebut semakin diprioritaskan
penyelesaiannya. Ukuran pentingnya masalah banyak macamnya,
diantaranya adalah :
- Prevalensi (Prevalence) atau besarnya masalah.
- Akibat yang ditimbulkan oleh masalah (Severity).
- Kenaikan atau meningkatnya jumlah masalah (Rate of Increase).
- Keinginan yang tidak terpenuhi (Degree of Unmeet Need).
b) Technical Feasibility (Teknologi yang Tersedia dalam Mengatasi
Masalah Tersebut)
Penetapan prioritas masalah sangat ditentukan oleh teknologi yang
tersedia, makin canggih teknologi tersedia dan dapat dipakai untuk
mengatasi masalah tersebut, maka semakin diprioritaskan masalah
tersebut.

c) Resources Availability (Sumber Daya Yang Tersedia)

Semakin tersedia sumber daya yang digunakan untuk mengatasi
masalah, maka semakin diprioritaskan masalah tersebut. Sumber
daya yang dimaksud adalah tenaga manusia (man), sarana (material),
metode (method), mesin (machine) dan dana (money).
2. Non Scoring Technique
Ada cara untuk mengantisipasi keadaan dimana dapat dilakukan jika data
yang tersedia tidak lengkap, maka cara lain dalam menetapkan prioritas
masalah yang baik adalah dengan cara tanpa penilaian yang dikenal dengan
Nominal Grup Technique (NGT), pada dasarnya terdapat dua (2) macam
Nominal Grup Technique (NGT) yaitu :
a) Delphi Technique
Penetapan prioritas masalah tersebut dilakukan kesepakatan
sekelompok orang yang sama keahliannya, prioritas masalah
dilakukan melalui suatu pertemuan.
b) Delbeq Technique
Penetapan prioritas masalah dilakukan melalui kesepakatan
sekelompok orang yang tidak sama keahliaannya. Karena keahlian
peserta yang hadir dalam pertemuan tidak sama, maka perlu
dijelaskan lebih dahulu. Penjelasan harus dilakukan sedemikian rupa,
 sehingga disatu pihak dapat meningkatkan pengertian dan
pemahaman.

3.2 Metode Penemuan Masalah

Dalam rangka menemukan permasalahan benar-benar terjadi serta valid di
Instalasi Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi Rumah Sakit Umum
Daerah Kota Depok, maka penulis melakukan pengumpulan data dengan metode
sebagai berikut :

3.2.1 Observasi
Penulis mengamati kegiatan yang berlangsung di Instalasi Rekam
Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota
Depok, Dengan metode ini penulis dapat menemukan output yang masih
bermasalah.

Tabel 3.1
Hasil Observasi
No Daftar Masalah
1 Terhambatnya proses pendataan pasien IGD di Sub Bagian Pendaftaran
Verifikasi

2 Keterlambatan berkas pasien jaminan untuk diinput kedalam INA cbg

3 Ketidaklengkapan pengisian data identitas pasien baru

3.2.2 Kuesioner
Selanjutnya penulis menyebarkan kuesioner yang berisi pertanyaan
kepada 7 orang staf dilakukan dengan harapan bahwa penulis bisa
mendapatkan informasi yang jelas dari staf di Instalasi Rekam Medis Sub
Bagian Pendaftaran Verifikasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok.
Tabel 3.2
Hasil Kuesioner Daftar Masalah
No Daftar Masalah
1 Terhambatnya proses pendataan pasien IGD di Sub Bagian Pendaftaran
Verifikasi

2 Keterlambatan berkas pasien jaminan untuk diinput kedalam INA cbg

 3.2.3 Wawancara
Langkah terakhir yaitu melakukan wawancara, langkah ini untuk
mendapatkan informasi secara langsung dengan cara tanya jawab, baik secara
langsung maupun bersumber dari data di Instalasi Rekam Medis Sub Bagian
Pendaftaran Verifikasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok.

3.3 Daftar Masalah

Dari metode identifikasi masalah yang penulis lakukan, ditemukan daftar
masalah yang terdapat di Instalasi Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok

Tabel 3.3.
Daftar Masalah
Daftar Masalah Instalasi Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi
Tahun 2017
No Daftar Masalah Standar Fakta Ket
Setiap Belum adanya
melaksanakan informasi secara
Terhambatnya proses
proses pendataan tertulis yang
pendataan pasien IGD di
1 pelayanan pasien menunjukan +
Sub Bagian Pendaftaran
harus dilakukan tentang prosedur
Verifikasi.
secara cepat dan pendaftaran
tepat. pasien IGD.
Setiap berkas Masih
pasien jaminan ditemukannya
harus terkumpul berkas pasien
Keterlambatan berkas
selambat-lambatnya jaminan yang
pasien jaminan untuk
2 h+2 untuk diinput belum lengkap di +
diinput kedalam INA
kedalam ina cbg di h+2 sehingga
cbg.
Unit Pusat menimbulkan
Pendapatan. keterlabatannya
berkas.

3.4 Penetapan Prioritas Masalah

 Berdasarkan masalah yang telah ditemukan, maka langkah selanjutnya yaitu
menentukan prioritas masalah. Penemuan prioritas masalah sangat penting dalam
menentukan masalah yang nantinya masalah tersebut akan dijadikan masalah yang
utama. Dari ketiga masalah tersebut penulis telah menetapkan suatu prioritas masalah
dengan menggunakan cara Non Scoring Technique (Delphi Technique) yaitu dengan
menghitung jumlah terbanyak dari daftar masalah yang penulis cantumkan di lembar
kuesioner yang telah diisi oleh staf Instalasi Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran
Verifikasi. Hasil tersebut dapat dilihat pada tabel 3.4.

Tabel 3.3.
Prioritas Masalah
Hasil Kuesioner Dalam Penetapan Prioritas Masalah
di Instalasi Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi
Tahun 2017
No Pilihan Masalah Masalah Bukan Masalah Jumlah
Responden
1 Terhambatnya proses
pendataan pasien IGD di
5
Sub Bagian Pendaftaran
Verifikasi.
2 Keterlambatan berkas
pasien jaminan untuk 2
diinput kedalam INA cbg.

Berdasarkan hasil penilaian di atas dapat di simpulkan bahwa yang dapat di

prioritaskan utama adalah Terhambatnya proses pendataan pasien IGD di Sub
Bagian Pendaftaran Verifikasi, masalah ini harus segera ditangani agar Pendataan
pasien IGD dapat dijalani secara cepat dan tepat.

3.5 Penjabaran Masalah (5W + 1H)

Penjabaran masalah dengan metode 5W+1H akan mempermudah penulis
dalam memahami masalah yang akan dihadapi, maka dengan metode ini akan
memudahkan penulis untuk memahami masalah yang dihadapi, mendapatkan
informasi secara mendalam serta dapat menetapkan langkah terbaik dalam
penyelesaian masalah yang telah menjadi prioritas masalah.

3.5.1 What (Apa yang Menjadi Permasalahannya) ?

Hal ini dimaksudkan mengenai masalah yang akan diprioritaskan
serta dicari penyelesaiannya. Dalam hal ini adalah terhambatnya proses
pendataan pasien IGD di Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi.

3.5.2 Who (Siapa yang Terlibat) ?

Masalah ini melibatkan kepala dan seluruh staf yang ada di Instalasi
Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi.
3.5.3 When (Kapan Permasalahan Ini Terjadi) ?
Disini menjelaskan waktu terjadinya masalah tersebut dan
perkembangannya hingga saat ini yaitu di Instalasi Rekam Medis Sub Bagian
Pendaftaran Verifikasi.
3.5.4 Where (Dimana Permasalahan Ini Terjadi) ?
Pada bagian ini menjelaskan tempat terjadinya masalah.Masalah ini
terjadi di Instalasi Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Depok.
3.5.5 Why (Mengapa Masalah ini Terjadi) ?
Masalah ini terjadi dikarenakan Belum adanya informasi secara
tertulis yang menunjukan tentang prosedur pendaftaran IGD di Instalasi
Rekam Medis Sub Bagian Pendaftaran Verifikasi.
3.5.5 How (Bagaimana Mengatasi Masalah Ini) ?
Bagaimana masalah tersebut menjadi prioritas untuk diselesaikan.
Masalah yang terjadi tidak dibiarkan begitu saja, namun ada upaya untuk
meminimalisir masalah tersebut.