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GERNCIA DE COMUNICAO COMO GARANTIA DE

SUCESSO EM PROJETOS DE TI

Darlan Eduardo Schwade, Patrcia Mariotto Mozzaquatro

1
Acadmico(a) do curso de Cincia da Computao
2
Professora do curso de Cincia da Computao
Universidade de Cruz Alta (UNICRUZ) Cruz Alta/RS Brasil
{s.darlaneduardo, patriciamozzaquatro}@gmail.com

Resumo. A rea da tecnologia da informao vem crescendo consideravelmente


nos ltimos anos, tornando a gerencia de projetos uma atividade amplamente
comprometedora. A gerncia de projetos engloba vrias etapas, onde o risco
evidente e pode comprometer de forma direta o sucesso do projeto. Busca-se
relatar neste artigo a importncia da gerncia de projetos como garantia de
sucesso do projeto, dando nfase especial ao ato de se comunicar, ou seja, a
comunicao. Esta influencia de forma direta em todas as fases de
desenvolvimento, sendo considerada como um dos principais fatores de insucesso
dos projetos atuais, principalmente na rea de TI (tecnologia da informao).

Palavras-chaves: Gerencia de Comunicao, Gerencia de Projetos, Tecnologia


da Informao.

1. Introduo
Nos ltimos anos a rea da tecnologia da informao tem apresentado maior crescimento e
desenvolvimento, uma evoluo em alta velocidade tida como uma espcie de revoluo
tecnolgica. A demanda por produtos e servios vem crescendo em ritmo acelerado, os
negcios evoluem rapidamente e novos empreendimentos esto surgindo com muita
frequncia.
Toda essa demanda imposta pela sociedade e pelo mercado consumidor resulta na
busca constante por inovaes tecnolgicas que venham suprir as necessidades de produo
das empresas, proporcionando maior conforto vida social. Isso implica em ampla
necessidade de profissionais capacitados em reas especificas do meio tecnolgico, como
analista de sistemas, programador, administrador de redes, helpdesk, etc...
Hoje esta necessidade considerada como um grande desafio para as empresas, j
que os nvel de crescimento muito rpido, surgindo a toda hora novas ideias, gerando
novos projetos a serem desenvolvidos, implementados ou inovados. A adaptao do
profissional junto equipe de desenvolvimento deve acontecer de forma rpida para no
atrasar ou comprometer os resultados, alm do mais este tambm deve apresentar
conhecimento e experincia suficientes para contribuir ativamente para o bom andamento
do projeto.
Neste processo de integrao e adaptao preciso destacar a importncia do
gerente de projetos no papel de desenvolver atividades, objetivando manter o foco da
equipe de forma unida e comunicativa, sendo a comunicao um ponto fundamental para o
sucesso do projeto, pois engloba, dentro de um ambiente de projetos, vrios fatores
indispensveis, como o levantamento de requisitos entre o gerente de projetos e os usurios,
a troca de informaes entre a equipe de desenvolvimento, as negociaes com
fornecedores e demais envolvidos.
A necessidade de aprofundamento no tema definiu o objetivo deste artigo, o qual
demonstra como problemas de comunicao esto diretamente relacionados a muitos
problemas encontrados em ambiente de TI, como tambm a importncia do gerente de
projetos na gesto e planejamento da comunicao, a fim de evitar srios agravantes que
venham a ocasionar o insucesso do projeto.
O presente artigo constitui-se de quatro sees. A primeira seo apresenta uma
descrio das atividades e competncias de um gerente de projetos na administrao do
mesmo. Em seguida, na seo dois foca-se na gerncia de Comunicao em projetos de TI
(Tecnologia da Informao). Na seo trs so abordadas as garantias de sucesso em um
projeto. As Consideraes Finais so apresentadas na seo quatro e, finalmente as
Referncias.

2. A importncia do gerente de projetos


Gerenciar projetos a atividade de coordenar as interaes com clientes e usurios,
ajustando prioridades e alocando recursos. Ele a pessoa designada pela organizao
executora para atingir os objetivos do projeto.
O gerente de projetos quem comanda e monitora toda equipe de desenvolvimento,
mantendo sempre a concentrao e o foco de todos no objetivo do projeto, estabelecendo
um conjunto de prticas que venham a garantir a integridade e qualidade em todas as partes
do mesmo.
Esta atividade requer vrias habilidades e experincias, tais como: analise e
gerenciamento de riscos, planejamento e anlise de decises, capacidade de liderana e
esprito de equipe, iniciativas, habilidade de apresentao, comunicao e negociao, entre
outras. Isso implica em um profissional amplamente qualificado, o que depende
gradualmente da complexidade do projeto. Tem-se o gerente de projetos como o grande
responsvel pelo seu sucesso, sendo que este relativo e depende de vrios fatores como
apresentado no modelo de gerenciamento de projeto proposto pela PMI (PMI, 2000)
A PMI uma entidade mundial sem fins lucrativos, voltada ao gerenciamento de
projetos, a qual define a gesto de projetos como sendo uma atividade que envolve criar um
equilbrio entre as demandas de escopo, tempo, custo, qualidade e bom relacionamento com
o cliente. O sucesso na gesto de um projeto est relacionado ao alcance dos seguintes
objetivos: entrega dentro do prazo previsto, dentro do custo orado, com nvel de
desempenho adequado, aceitao pelo cliente, atendimento de forma controlada s
mudanas de escopo e respeito cultura da organizao. (PMI, 2000)
Tal processo engloba vrias variveis que caracterizam os riscos que se repercutem
ao longo de todo ciclo de vida do projeto. Este modelo propem tambm a anlise e
gerenciamento de tais riscos, dos quais se tem a comunicao como um dos principais
pontos de instabilidade, de modo a comprometer no sucesso de projeto.
Tem-se a rea de Tecnologia da Informao como um exemplo claro do quanto
comunicao pode influenciar no resultado final do projeto, conforme ser apresentado nas
prximas sees.

3. Gerncia de comunicao em Projetos de TI


Com o avano da tecnologia, conforme j se falou anteriormente, a rea de TI vem
crescendo consideravelmente, e envolto a este crescimento est o aumento da demanda de
novos projetos, alguns mais complexos e com prazos de concluso menores, o que exige do
gerente de projetos maiores habilidades na coordenao das atividades de desenvolvimento
dentro da equipe, e tambm de integrao com usurios e fornecedores.
Dentre as fases que envolvem o projeto, a considerada mais importante a fase
inicial, na qual o gerente de projetos necessita interagir com os usurios finais, entendendo
as atividades do setor e as necessidades do mesmo, a fim de estabelecer o plano de gesto
de desenvolvimento do projeto.

Figura 1 Diagrama de Comunicao


Fonte: (RESENDE, 2009)
Neste ato, de extrema relevncia a comunicao, que ao de transmitir uma
mensagem e, eventualmente, receber outra mensagem de resposta. A Figura 1 ilustra este
processo de comunicao, o qual embora represente a troca de informaes (mensagens) de
maneira simples, na prtica trata-se de um processo bastante complexo.
Na gerncia de projetos a comunicao deve assegurar que as informaes
necessrias sejam coletadas e disseminadas no momento adequado de forma completa e
correta, alm do mais devem garantir que os membros envolvidos tenham acesso a essa
informao atualizada.
Estabelecer um plano de comunicao muito importante para um bom andamento
do projeto em todas suas fases de desenvolvimento, pois este responsvel por determinar
o objetivo dos procedimentos, tratando questes quanto troca de informaes com os
stakeholders1 e a melhor forma de atend-las.

1
um termo usado em diversas reas como administrao e arquitetura de software referente s partes
interessadas que devem estar de acordo com as prticas de governana corporativa executadas pela empresa.
Nas fases iniciais a comunicao fator determinante, pois ao planejar o escopo do
projeto necessita-se identificar as informaes quanto ao produto, negcio, premissas e
restries de maneira correta, a fim de fazer uma previso quanto ao custo, prazo, recursos,
entre outros.
Esta atividade hoje a mais frequente em ambiente de projetos, sendo considerada
tambm uma das mais difceis j que est sujeita a constantes distores dentro da empresa.
Ela tem influencia direta na tomada de decises, no processo de motivao, liderana e
destaque, fatores extremamente importantes na garantia de sucesso do projeto, alm de
outros a serem apresentados no tpico abaixo.

4.Garantias de sucesso e Projeto


O Gerenciamento das Comunicaes do Projeto descreve os processos necessrios para
assegurar a gerao, captura, distribuio, armazenamento e pronta apresentao das
informaes do projeto para que sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Engloba
os processos necessrios para garantir o adequado planejamento, coleta, gerao,
armazenamento e disseminao das informaes relativas ao projeto no tempo adequado a
todos os stakeholders.
Comunicar o elo entre os diversos componentes do projeto, e para isto, deve-se
garantir que a informao seja compreendida por todos, identificar as melhores formas de
distribuio (reunies, smbolos, estilo da escrita, tcnicas de apresentao e outros). uma
atividade transversal no ciclo de vida do projeto, sendo frequentemente ignorada pelos
gerentes de projeto, mesmo que, segundo Paula Coelho nos projetos concludos com
sucesso o gerente gasta 90% do seu tempo envolvido com algum tipo de comunicao
(formal, informal, verbal, escrita) (COELHO, 2005)
A estrutura organizacional dada pelo modelo proposto pela PMI (2000) define que
cada processo de comunicao composto por trs tipos de itens, so eles: itens de entrada,
itens de ferramentas e/ou tcnicas e itens de sada, no qual o item de sada de cada etapa
serve como item de entrada para a prxima, ou seja, a gesto de comunicao em um
ambiente de processo um fluxo continuo durante todo o ciclo de vida do mesmo, onde
cada etapa desenvolvida gera informaes importantes para sequencia do projeto.
Segundo Dinsmore e Cavalieri, este gerenciamento da comunicao composto
pelos seguintes processos: planejamento das comunicaes, distribuio das informaes,
relato de desempenho e encerramento administrativo (DINSMORE; CAVALIERI, 2003),
(PMI, 2000). A Figura 2 ilustrada abaixo mostra o diagrama de classe no processo de
gerenciamento, cujas etapas de gerenciamento so mostradas na Figura 3.

Figura 2- Etapas do Gerenciamento de Comunicao


Figura 3 - Etapas do Gerenciamento de Comunicao
Fonte: (PMBoK, 2000, p 104)
A seguir sero apresentados os processos decorrentes destas etapas de
gerenciamento da comunicao conforme (PMBOK, 2008):
Identificar partes interessadas: o processo de identificao de todas as partes
envolvidas no projeto, sejam elas pessoas ou organizao, como tambm documentar as
informaes relevantes relacionadas a seus interesses, j que estas de alguma forma sero
afetadas pelo desenvolvimento do projeto. Esta parte muito importante para a analise e
compreenso dos nveis de interesse, expectativa, importncia e influencia dos envolvidos.
Planejar a comunicao: O bom planejamento da comunicao engloba extrair os
recursos, determinar as necessidades de informaes, definir uma abordagem de
comunicao e identificar os meios adequados para garantir que o fluxo de informaes
durante a execuo do projeto ocorra de forma eficiente e eficaz, garantindo o bom
andamento do projeto.
Distribuir informaes: O processo de distribuio das informaes uma etapa
presente e indispensvel em todas as etapas do ciclo de vida do projeto, na qual a
informao disponibilizada as partes interessadas no projeto, conforme planejamento,
cujo foco est no processo de execuo, incluindo a implementao do plano de
gerenciamento da comunicao e respostas a solicitaes inesperadas.
Gerenciar as expectativas das partes interessadas: o processo de interao e
integrao com as partes interessadas, gerenciando suas expectativas a fim de atender suas
necessidades. Esta etapa da gerncia de comunicao visa garantir que as partes
interessadas entendam os ricos e benefcios do projeto, e que o gerente de projetos
identifique as expectativas, desejos e metas, abordando precaues e analisando riscos. O
bom gerenciamento das expectativas ajuda a aumentar a probabilidade de aceitao do
projeto.
Relatar o desempenho: Caracteriza-se pelo processo de anlise, coleta e distribuio
das informaes sobre o desempenho, inclusive relatrios de andamento, medies do
progresso e previses.
Aplicar de forma correta a gerencia de comunicao em ambientes de
projeto fator determinante para o sucesso do projeto, principalmente se tratando de
ambientes de projetos em TI, onde o fluxo de informao ocorre tambm entre profissionais
de diferentes reas, gerando muitas vezes lacunas no processo de comunicao, j que a
linguagem de comunicao utilizada pela equipe de desenvolvimento muitas vezes no
compreendida pelos demais profissionais.
A comunicao pode ocorrer de diversas direes, s vezes de maneira
imprevisvel. tida como o meio ao qual flui a informao entre os membros da equipe. No
planejar um projeto o gerente deve considerar a estrutura organizacional da empresa, alm
de analisar recursos humanos, qualidades, riscos, integrao e suprimentos, entre outros.
Pode-se dizer que as distores na troca de informaes ocorridas durante a
execuo do projeto em uma gerncia de projeto mal efetivada considerada um dos
principais fatores que podem vir a ocasionar o insucesso do projeto, assim como tantos
outros que englobam a comunicao. A Figura 4 ilustra perfeitamente os resultados
decorrentes destes problemas.

Figura 4 Problemas de Comunicao em Projetos


A Figura 4 representa como o mau entendimento dos ideais propostos pelo cliente
pode resultar em um projeto cujo resultado final no atenda seus objetivos. A fim de
assegurar a qualidade e aceitao do projeto o gerente de projetos deve implantar na gesto
de comunicao formas de tornar o ciclo de informaes entre a equipe de desenvolvimento
e todos os envolvidos no projeto, tornando esta amplamente efetiva, garantindo uma troca
de informaes com eficincia e eficcia de forma clara, no ambgua e completa,
utilizando as diversas dimenses comunicativas disponveis, conforme cita Mariella Braga
em sua dissertao (Braga, 2005).
Estas definies so muito importantes nas fases iniciais do projeto, pois nelas que
ocorrem a anlise e extrao de requisitos, nos quais h um contato direto com os usurios
finais a fim de compreender suas necessidades. Estas informaes definiram o escopo do
projeto, o qual utilizado pela equipe de desenvolvimento para a execuo do mesmo.
Sendo assim, caso o escopo definido pelo gerente de projetos aps o trmino destas fases
no atenda o perfeitamente as requisies dos usurios, provavelmente o resultado do
projeto no ir atender tais necessidades.
Tendo em vista todas as etapas no processo de comunicao em ambientes de
projetos citados acima, bem como os pontos importantes neste processo de
desenvolvimento, observa-se que o sucesso dos projetos est diretamente relacionado
tima aplicao da gerncia de comunicao durante todo o ciclo de vida do projeto.

5. Consideraes Finais
Todas as variveis presentes no ciclo de vida de um projeto caracterizam grandes desafios
em um ambiente de desenvolvimento, os quais devem ser muito bem gerenciados e
organizados para obteno de um resultado final de sucesso.
A comunicao base fundamental em todas as relaes interpessoais do dia-a-dia,
sejam elas negcios, relacionamentos, integrao entre outras atividades dirias. de
extrema importncia que est informao seja transmitida de maneira correta, garantindo o
sucesso no entendimento do assunto proposto pelas partes envolvidas.
Com base nos tpicos descritos neste artigo, vimos que o alcance dos objetivos
propostos em qualquer interao interpessoal diretamente relacionado correta
compreenso, entendimento e organizao das informaes envolvidas.
Em ambientes de projetos torna-se indispensvel prtica da boa gerencia de
comunicao, garantindo que as informaes que giram em torno dos envolvidos no projeto
sejam verdadeiras e estejam disponveis na medida em que so solicitadas.
Observa-se que este fluxo de informaes tem ligao direta em todas as fases de
desenvolvimento, estando relacionadas a todas as atividades a serem desenvolvidas durante
a execuo do projeto, e quando aplicadas corretamente, fator determinante no sucesso do
projeto.

Referncias
BRAGA, Mariella Moreira. O Papel da Comunicao na Gerncia de Projetos: Um
Estudo de Caso. Universidade de Salvador (UNIFACS). Salvado, BA. 2005.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Inc. Um guia do Conhecimento em
Gerencia de Projetos (Guia PMBOK). 4o Edio.Atlanta, EUA.2008.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Inc. Um guia do Conhecimento em
Gerencia de Projetos (Guia PMBOK). PMI Standarts Committee,2000.
TORREO, Paula Geralda Barbosa Coelho. Project Management Knowledge Learning
Environment: Ambiente Inteligente de Aprendizado para Educao em Gerenciamento
de Projetos. Dissertao de Mestrado. Fundao Getlio Vargas. 2005 (www.fgv.br).
KOLOTELO, Jorge Luciano Gil, CARVALHO, Hlio Gomes O papel da comunicao
na gesto por projetos: um estudo de caso da empresa paraestatal. XIII SIMPEP.
Bauru, SP.2006.
QUARTAROLI, Claudio, MARTINS, Leila Costa Silva. Gesto de Comunicaes em
Projetos de Tecnologia da Informao. PM Word Today. Vol. II. 2010.
REZENDE, Rogrio Magno Pires. Por que gerenciar comunicao nos projetos?.
Techoje uma revista de opinio, Belo Horizonte, abr. 2009. Disponvel em:
<http://www.techoje.com.br/site/techoje/artigos_autor/artigos/647>. Acesso em: mar.
2011