5 consejos

para mejorar la
colaboracin
Introduccin 2

Como lder empresarial, se anticipa y responde

constantemente a las necesidades cambiantes de
los empleados. En consecuencia, puede estar bajo
presin para evaluar, comprender y, posiblemente,
adoptar diversas soluciones ms convenientes
para los equipos. Puede que algunos empleados
le pidan constantemente nuevas herramientas o
que incluso ellos mismos las instalen sin la ayuda
o supervisin del equipo de TI, mientras que otros
pueden mostrarse cansados o escpticos sobre
aprender a usar otra aplicacin o solucin nueva.

Aunque es importante comprender las necesidades

de todos, a la larga, los empleados tienen que ser
capaces de colaborar y comunicarse de forma
segura, independientemente de dnde y cmo
trabajen. A diario, comparten archivos, trabajan
de forma remota e intercambian informacin
Cmo puede ofrecer
entre departamentos, y las herramientas que la mejor colaboracin
usan deben ayudarles, no ponerles trabas. Las moderna, mientras reduce
aplicaciones divididas e independientes pueden los desafos de complejidad?
provocar dolores de cabezaa los empleados Use una plataforma que
y el equipo de TI. Estas soluciones especficas
combine sin problemas la
presentan una serie de problemas, entre los que se
incluyen: aumentos en los costos y la complejidad,
mayor cantidad posible de
brechas de seguridad y cumplimiento, capacidad estas caractersticas en una
de escala limitada y productividad reducida. nica experiencia de usuario.
Para los empleados, esto implica iniciar y cerrar
sesin en ms aplicaciones, acordarse de todas
Alan Lepofsky
las contraseas y aprender a utilizar herramientas Vicepresidente y analista principal,
adicionales. Para el equipo de TI, supervisar el Constellation Research1
mantenimiento, la seguridad y la administracin de
estas herramientas, lo que le quitar tiempo valioso.
Incluso sin la complejidad de administrar docenas
de programas independientes, el potencial de un
exceso de informacin es suficiente para volver
loco a cualquiera.
1
Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed
Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.
Introduccin 3

La solucin? Un conjunto integral de herramientas de

colaboracin facilita la productividad de forma ms efectiva
que mediante el uso de varias herramientas separadas. Si
el equipo tiene herramientas que trabajan juntas sin ningn
problema, todos ganan. No solo sern ms productivos los
empleados, sino que sentir mayor seguridad al saber que
todas las herramientas son compatibles y seguras. Un informe
de Constellation Research apunta que las plataformas [de
colaboracin] se distinguen por proporcionar un conjunto
comn de atributos que pueden apreciar tanto el equipo de
TI como los usuarios finales. 1
Introduccin 4

Usar un conjunto de aplicaciones

de colaboracin integral ahorra
tiempo, dinero y cordura.
Los empleados podrn colaborar,
comunicarse y compartir informacin
ms fcilmente porque todas las
herramientas estarn en una plataforma,
lo que mejorar las funcionalidades de
bsqueda y acabar con la necesidad
de cambiar entre varios programas.
En lugar de tener que trabajar con
docenas de programas, los empleados
solo tendrn que usar un conjunto de
aplicaciones, lo que implica menos
aprendizaje, soporte y contraseas que
recordar.
La integracin de SharePoint con Office
en la nube, Outlook y Exchange Online,
Yammer y OneDrive para la Empresa
lo distinguen de la competencia.
Gartner la denomina una herramienta
con potentes funcionalidades de
colaboracin y trabajo en equipo y
apunta que SharePoint es, a menudo,
la base de la funcionalidad social y de
colaboracin.3

Podrn experimentar la facilidad

con la que las soluciones funcionan
en conjunto, lo que permitir una
colaboracin sin problemas entre Un conjunto de aplicaciones
departamentos. Con Microsoft Office de colaboracin integrado
365, sus empleados y usted pueden proporcionar el soporte
sentirse seguros en un conjunto de tecnolgico potente
aplicaciones que contiene algunas de
que su equipo necesita.
las mejores herramientas del mercado,
como SharePoint (clasificada como
Acontinuacin le ofrecemos
lder en portales horizontales y de cinco consejos para mejorar
administracin de contenido empresarial la colaboracin en el rea de
por Gartner en 2015).2 trabajo.

2
Magic Quadrant for Horizontal Portals. 2015, Gartner
3
Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2015, Gartner
Consejo N. 1: Ahorrar tiempo y aumentar la productividad 5

CONSEJO N. 1

Ahorrar tiempo
y aumentar la
productividad
La capacidad de acceder rpidamente a la
informacin y comunicarse sin problemas desde
cualquier lugar ayuda a los equipos a trabajar ms
rpido y de forma ms inteligente. Compartir ideas
y permanecer sincronizados resulta ms fcil con
un conjunto de aplicaciones de productividad, ya
que los empleados y departamentos trabajan en
diferentes plantas y oficinas (o incluso por todo el
mundo).

Con sistemas de servidor hbrido (en la nube y

local) como Microsoft SharePoint, los archivos de la
organizacin pueden almacenarse y compartirse
de forma segura en cualquier momento. Los
empleados pueden identificar los archivos a los que
tienen acceso, encontrar conexiones relevantes y
despus, compartir y comentar con sus equipos
en Yammer. Si los programas se conectan sin
problemas, no se pierde tiempo ni se requiere ms
trabajo.
Consejo N. 1: Ahorrar tiempo y aumentar la productividad 6

Segn IDC, las aplicaciones de

colaboracin en la nube permiten Cmo ayud Office 365 a
a los empleados trabajar entre Booz Allen Hamilton?
departamentos, ubicaciones y lmites
organizativos fcilmente.4 No solo
resulta positivo para equipos locales
Tenemos que abordar
que quieran mejorar la productividad, las preferencias de rea
sino tambin para trabajadores remotos de trabajo de diferentes
o viajeros que pasan ms tiempo generaciones de empleados
fuera que en la oficina. Y, una vez que que esperan ser mviles,
una empresa adopta el software de estar conectados y ser
colaboracin, los empleados pueden productivos en cualquier
ahorrar aproximadamente una hora al
momento, lugar o nmero
da tras tres aos de la implementacin.5
de dispositivos. Ese es
exactamente el entorno de
trabajo que proporciona
Office 365.

4
Worldwide Content Collaboration Software Deborah Youmans,
Forecast, 2015-2019, 2015, IDC Directora de Desarrollo de colaboracin, Booz
5
The Total Economic Impact of Microsoft Office Allen Hamilton
365: Enterprise Customers, 2015, Forrester
Research

De aproximadamente
22500 empleados, 21000
movieron 6 terabytes de
datos a OneDrive para la
Empresa en ocho meses.
Compartir informacin para
potenciar la innovacin
se convirti en algo sin
precedentes en Booz Allen.

Joseph Atwell,
Arquitecto tcnico, Booz Allen Hamilton

Lea el caso prctico

Consejo N. 2: Reducir los costos y la complejidad 7

CONSEJO N. 2

Reducir los costos y la

complejidad
$8.8m
Las herramientas de colaboracin que compramos
estn diseadas para ayudarnos, pero los costos -$3.2m
de concesin de licencias, precios de los servicios,
$5.6m
recursos de TI y el tiempo de inactividad de los
empleados pueden ser determinantes. Puede que
quiera ahorrarle tiempo y dinero a la empresa
agregando ms herramientas de productividad
sin darse cuenta de los costos ocultos. Instalar un
conjunto de herramientas de colaboracin de un
nico conjunto de aplicaciones en lugar de comprar
varias herramientas a distintos proveedores puede Cambiar a una solucin
ahorrar una cantidad sorprendente de dinero. integral puede dar lugar a:

Al usar un conjunto de aplicaciones de un nico

8800 millones de dlares:
proveedor, las funcionalidades de las distintas beneficios totales
herramientas resultarn ms fciles de usar y 3200 millones de dlares:
costarn menos. Como indica Constellation costos totales
Research, tanto los costos de concesin de 5600 millones de dlares:
licencias como el tiempo de instalacin disminuyen
valor actual neto(NPV)
drsticamente. Las plataformas ofrecen un nico
contrato en vez de tener que tratar con varios
proveedores. Normalmente, esto implica un precio Nuestros equipos operativos
general mucho menor que adquirir servicios de
aprovechan SharePoint para
varias soluciones convenientes. Tambin acaba
agregar informacin en una
con la carga administrativa de tratar con varias
renovaciones.1 vista en vez de tener que
acceder a varios sistemas.
De hecho, Forrester Research revel que, al cambiar
a una plataforma integral, las organizaciones Allen Chang,
pueden obtener beneficios totales de 8800 Director de Tecnologas e Innovacin de TI, Air
millones de dlares. En promedio, los costos totales Canada
alcanzan solo los 3200 millones de dlares en tres
aos, lo que implica un valor neto actual (VNA) de
5600 millones de dlares.5 Lea el caso prctico
Consejo N. 3: Garantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa de inicio a fin
CONSEJO N. 3
Garantice la seguridad
y el cumplimiento de un
extremo a otro
Debido al riesgo de filtracin de
informacin siempre en aumento, el
equipo de seguridad estar preocupado
por la posicin de seguridad de la
informacin de la empresa, y tiene
motivos.
Los hackers son ms prolficos que
nunca y daan la estabilidad financiera,
la reputacin y las relaciones entre
empleados de las organizaciones.
Adems, las amenazas pueden aparecer
dentro, si un empleado sin saberlo pone
una organizacin en riesgo al hacer
clic en vnculos malintencionados o
comparte informacin confidencial de
forma externa mediante una aplicacin
no segura.6
8
El costo total promedio
consolidado de
una filtracin de
informacin en
2015 fue de 3800
millones de dlares,
un aumento del 23%
desde 2013.
Usar un conjunto de herramientas de
colaboracin no es solo ms simple,
sino que tambin es ms seguro.
Sabr dnde se almacenan los datos
de la organizacin, qu empleados
tienen acceso a ellos y qu mtodos de
seguridad y cumplimiento los protegen,
tal como explica Alan Lepofsky, de
Constellation Research. Adems,
al agrupar varias herramientas, la
informacin va de un proveedor a otro,
en vez de permanecer bajo el control y
la direccin de un solo origen. 1
6
"2015 Cost of Data Breach Study", 2015, IBM
Corporation
Consejo N. 3: Garantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa de inicio a fin 9

Las caractersticas de privacidad y

medidas de seguridad integradas
de la plataforma de Office 365 estn
disponibles en varios dispositivos,
por lo que no tiene que preocuparse
por la seguridad. La Administracin
de dispositivos mviles, estndar con
Office 365 Enterprise, ayuda al equipo
de TI a administrar los riesgos de
seguridad que surgen con la prdida
o el robo de dispositivos. Permite a los
administradores de TI eliminar datos
en cualquier dispositivo personal o
propiedad de la empresa perdido
o robado. Adems, la proteccin
contra amenazas avanzada de
Exchange Online analiza todos los
correos entrantes y salientes de una
organizacin en busca de ataques
sofisticados, datos adjuntos no
seguros y vnculos malintencionados.

Microsoft trabaj con nosotros

para proporcionar garantas
de que estamos trabajando
en un entorno que minimiza
el riesgo empresarial. Se estn
centrando evidentemente en
la seguridad de la informacin
en la nube.

Michael Waters,
Director de seguridad de informacin
empresarial,
Booz Allen Hamilton
Consejo N. 4: Escale a su ritmo 10

CONSEJO N. 4

Escale a su ritmo

Implementar un nuevo conjunto de Exchange Online e implementar Skype

aplicaciones puede parecer abrumador.
Office 365 le permite hacerlo a tu propio
ritmo y permite que los empleados estn
listos para trabajar ms rpido. Con un
conjunto de herramientas que puede
implementar, usted decide si prefiere
migrar a los empleados por grupo o por
programa. La capacidad de implementar
un lanzamiento estable permite ahorrar
costos y aumentar la productividad al
ayudar a la empresa a adaptarse a las
nuevas soluciones simplificadas con el
tiempo.
Para Air Canada, cliente de Microsoft,
no era posible realizar un lanzamiento
inmediato de todas las soluciones en el
conjunto de aplicaciones para sus 27000
empleados internacionales yen constante
movimiento. En las primeras etapas de
la migracin de Office 365, Air Canada
trabaj con Microsoft Consulting Services
para implementar Active Directory y
Office 365 ProPlus, y despus migrar a
Empresarial y SharePoint Online. Poco
despus, se implement Yammer en
toda la empresa (empezaron solo en una
rama y continuaron a partir de ah) y los
empleados comenzaron a usar OneDrive
para la Empresa.
Esta implementacin completa tuvo
lugar en los primeros 10 meses de la
participacin de Air Canada. Allen
Chang, administrador de innovacin
de TI, atribuy al equipo de Microsoft
Consulting Services el mrito de integrar
varios proveedores externos y conseguir
que trabajen juntos para cumplir con la
programacin [de la implementacin].7

7
Air Canada Soars Into the Cloud to Speed Processes and Improve Service,
2015, Microsoft Customer Stories: Air Canada
Consejo N. 5: Controle el back-end 11

CONSEJO N. 5

Controle el back-end
Cuando se realiza la transicin a un nuevo sistema, a veces surge una
pregunta: cmo puede el equipo de TI administrar la transicin y el
mantenimiento de la plataforma con los recursos existentes? Como
se mencion en el consejo N. 4, una transicin no solo ocupa tiempo
valioso del usuario final, sino que tambin puede ser una gran carga para
el equipo de TI. Las actualizaciones automticas ahorrarn tiempo valioso
al equipo de TI, y el equipo de expertos de Office 365 le asistir en cada
paso del proceso.

Allen Chang, el administrador de tecnologa e innovacin de TI de

Air Canada, descubri que la implementacin avanz mucho ms
rpido con Office 365 y apunt que l solo podra haber administrado
fragmentos y actualizaciones simples si hubiera intentado seguirle el
ritmo. Con Office 365, apunt, obtenemos las mejoras y podemos
centrarnos en desarrollar aplicaciones para aprovecharlas.7
 12

Gracias a programas simplificados y a la interfaz

de usuario identificable, los empleados dependen
Microsoft presenta
menos de TI para la infraestructura. Con Grupos de
Office 365, los empleados pueden crear sus propios constantemente nuevas
grupos y alias para colaborar y conectar rpidamente, funcionalidades y ms
sin aportaciones de TI. Una gran autonoma implica almacenamiento. Envibamos
mejoras para la empresa en general. solicitudes de caractersticas y
parecan estar la siguiente vez
Asimismo, la implementacin de actualizaciones de
software basadas en la nube permiten al equipo de
que usbamos un programa.
TI centrarse en el trabajo, y no en actualizaciones
de software. Constellation Research apunta que las Allen Chang
plataformas de colaboracin puedan lanzar nuevas Administrador de tecnologa e innovacin de TI,
Air Canada
versiones de software con mayor facilidad, varias
veces al ao, en vez de herramientas nicas que
lanzan actualizaciones una vez cada varios aos.1
Esto deja tiempo libre al equipo de TI para establecer
prioridades en las operaciones empresariales, en vez
de pasarse los das actualizando aplicaciones.
 13

Su empresa se merece lo mejor, y las soluciones especficas

y dispares no le proporcionan los servicios que necesita
cuando las agrupa. Implementar un conjunto de
herramientas colaborativas puede satisfacer tanto a los
primeros usuarios como a los que se resisten al cambio,
a la vez que mantiene administrables las peticiones del
departamento de TI.

Con una nica infraestructura para ahorrar tiempo, dinero y

preocupaciones a la empresa y a los empleados, el conjunto
de aplicaciones Office 365 es la solucin simple para facilitar
la colaboracin entre empleados. Comunquese y comparta
archivos mediante Yammer y OneDrive para la Empresa,
crea un repositorio de administracin de contenido
en SharePoint, establezca reuniones online con Skype
Empresarial, y enve y reciba correos mediante Outlook y
Exchange.

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funcionalidades de colaboracin clave del conjunto de
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