TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a

continuacin:
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando,
a la asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe
plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de
auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes

MEMORANDO REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA

INTERNA

EMPRESA: Jugos Soles S.A.

Direccin: Calle 3 N 45 74
Representante: William Andrs Perez F.
Tel: 3647654
Cargo: Gerente General
Correo electrnico: gerencia@jugossoles.com.co
De: Equipo Auditor (rea Gerencia de Calidad)
auditoria@jugosoles.com.co
Para: Coordinacin Laboratorio de Ensayos e Investigacin
Mara del Carmen Bello
Fecha: Septiembre 15 de 2017.

Objetivo: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestin de Calidad de Jugos Soles S.A., en los
procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Jugos Soles S.A.
Criterios de Auditoria:
SGC de MRC
Poltica de Gestin Financiera.
 Poltica de Logstica y Servicio al Cliente
Manual de Procedimientos
Polticas Corporativas de MRC
Norma ISO 9001:2008
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de
2014
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de
Ensayos M-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-02 Versin Julio de
2016
Manual de Calidad M-AM-001, Versin 01 de Junio de 2015

Acta 001.
Reunin de Apertura:
15 de septiembre de 2017
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre:
15 de septiembre de 2017
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo

auditor de Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de
seguimiento al proceso del cual se hace mencin en el alcance de este
documento. El objetivo es verificar y evaluar que se estn aplicando
los procesos y procedimientos inherentes a la prestacin de servicios
del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en cada uno
de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe
ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio
de Ensayos e Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y
los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de
Noviembre del presente ao, con una duracin de 7 horas, en las
instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista
de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder
del grupo auditor, antes del 01 de septiembre de 2017. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de
las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la
reunin de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas
relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial le pido el
favor de disponer de la documentacin, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los
equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se
conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la
auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria:
Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea:
Superintendencia de Logstica

Asistentes:
Gerencia General
Secretaria de Gerencia
Superintendencia de Logstica
Supervisor de Logstica
Oficina Asesora de Control interno
ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Juan Manuel Perilla Experto Tecnico SGC Firma:

Alfredo Quintanilla Ingeniero de Procesos Firma:
Cristian David Perez Representante de Gerencia Firma:

Auditados
Mara del Carmen Bello Coordinador Laboratorio de Ensayos e Investigacion Firma:
Pedro Jose Camacho Coordinador de Analisis y Ensayos Firma:
Luis Enrique Mora Analista Instrumental Firma:
Laura Maria Duran Analista Fisioquimico Firma:
Julian Martinez Analista Fisioquimico Firma:
Patricia Malaver Auxiliar de Laboratorios Firma:
 OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma
activa en idioma Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos

de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
auditoriasexter.col@gmail.com. Cualquier duda comunicarse al
celular: 320 765 8978. Los elementos 4.2.3 (control de documentos),
4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones
correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en
todas las reas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos
corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn
pendientes.
b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Poltica de Logstica y ltima actualizacin 15 de
Servicio al Cliente Diciembre 2015
2 Poltica de Gestin ltima actualizacin 5 de enero
Financiera 17
Instructivos de desarrollo de I-EL-002. Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio Instructivos
3 Manual de Procedimientos. ltima actualizacin 9 de febrero
Cap. Compras y Logstica 2016
Manual de Procedimientos de M-PC-002 Versin Junio de 2014
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005 Libros de registro de
Retencin y Archivo del muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versin Junio 2015

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.

La tcnica que utilizaremos es la escucha activa, ya que esta consiste

en una forma de comunicacin que demuestra al hablante que el oyente
le ha entendido.
d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o
estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la
auditora (ejemplo: lista de Chequeo).
 e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: 28 Septiembre 2017 Auditor (es): Oficina asesora de
control interno
Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Superintendencia de
Logstica.
Criterios
Evidencias de Hallazgos de
No. de C NCM NCm
Auditora Auditora
Auditora
1 Procedimientos poltica de Falta agregar X
de costos en gestin implementacin de
materiales en financiera procedimiento
bodega y stand- para costos en
by materiales de
bodega y stand-by

2 Formato nico Cap. No se tiene en X

de despachos, Compras y cuenta el formato
Manual de logstica nico de
procedimientos despachos y
recibo de
mercanca en el
procedimiento

3 Cambios Poltica de Falta actualizacin X

organizacionales logstica y de la poltica de
servicio al logstica, cuya
cliente ltima
actualizacin fue
el 15 de diciembre
2015 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del ao 2016
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega
y stand-by.
 Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al
manual de procedimientos.
Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente
puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del
ao 2016.
Conclusiones de la auditoria
Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de
resultado en uno solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y
anlisis de muestras.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el
diligenciamiento de los libros de registros de muestras.
Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigacin y ensayos que permitan generar
actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los
mismos.

g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta
actividad).
 DEPENDENCIA laboratorio de Ensayos e
PROCESO: Auditoria
AUDITADA: investigacin
FECHA: 15-sep-17 HORA DE INICIO: 7:45 A.M

LUGAR: Calle 3 N 45 74 HORA DE TERMINACION: 4:30 P.M

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Juan Manuel Perilla Experto Tecnico SGC Firma:

Alfredo Quintanilla Ingeniero de Procesos Firma:
Cristian David Perez Representante de Gerencia Firma:

Auditados
Mara del Carmen Bello Coordinador Laboratorio de Ensayos e Investigacion Firma:
Pedro Jose Camacho Coordinador de Analisis y Ensayos Firma:
Luis Enrique Mora Analista Instrumental Firma:
Laura Maria Duran Analista Fisioquimico Firma:
Julian Martinez Analista Fisioquimico Firma:
Patricia Malaver Auxiliar de Laboratorios Firma:

2.AGRADECIMIENTO:
Se agradeci al (los) lder (es) del proceso(s) y a los funcionarios de la(s) dependencia (s) auditada,

por la disponibilidad de los recursos fsicos y logsticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y

por disposicin del personal que fue requerido en las evaluaciones, que fueron realizadas.
3.HECHOS RELEVANTES:
El auditor presenta los hechos ms relevantes (fortalezas y debilidades), encontrados en desarrollo de
la auditoria.

protocolos de anlisis y entregas de resultados.

Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado en uno solo. Es
indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras.

4.PLAN DE MEJORAMIENTO:
El (los) responsable (s) del (los) proceso (s) evaluado (s) enviar (n) el plan de mejoramiento
propuesto a la Oficina de Control Interno el da 30 del mes 09 del ao 2017 segn el formato
establecido (Plan de Mejoramiento)
5. INFORME DE AUDITORIA:
Finalmente se inform que se proceder a la entrega del informe final de la auditoria interna el da 15
del mes 09 del ao 2017.

_______________________________ _______________________________
Auditor (Jefe de ofic. Control interno y Lder del Proceso
evaluacin) Auditado
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo
tras el desarrollo de esta actividad.

La auditora interna organizacional es fundamental para encontrar

falencias o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada
proceso que la conforma ya sea compras, recurso humano, misionales
o de mejora continua.

La auditoras internas es uno de los pilar de mejoramiento y

sostenimiento del SGC, para obtener resultados exitosos en la
implantacin del SGC, debemos tener un buen procedimiento para la
realizacin de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante
el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as la calidad
de la labor que desempea en su campo econmico