Manual de Usuario

Informe Rector
SABER 3, 5 y 9
Contenido
1. INTRODUCCION ................................................................................................................................. 3
2. DATOS GENERALES DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ............................................ 5
Advertencias ............................................................................................................................................ 5
Errores ....................................................................................................................................................... 5
3. LISTA DE SEDES JORNADA ............................................................................................................ 6
4. ESTUDIANTES PREINSCRITOS .................................................................................................... 7
Agregar estudiantes .............................................................................................................................. 7
Carga individual ................................................................................................................................. 8
Advertencias en cargue individual ............................................................................................. 9
Errores en cargue individual ........................................................................................................ 9
Cargue masivo ......................................................................................................................................... 9
Descargar el Formato ................................................................................................................... 10
Estructura de Formato de Cargue Masivo ............................................................................ 11
Cargue Masivo Formato ............................................................................................................... 11
Errores y Mensajes de Advertencias - Cargue Masivo .................................................... 13
Modificar estudiantes ........................................................................................................................ 15
Eliminar un Estudiante ..................................................................................................................... 15
Estudiantes ausentes y discapacitados....................................................................................... 15
5. REGISTRO INFORMACION APLICACIN DE LA PRUEBA ............................................... 16
Relacin del total de matriculados, presentes, ausentes y sin material ........................ 16
Advertencias ......................................................................................................................................... 17
6. Certificado del diligenciamiento............................................................................................... 18
Descargar Certificado de Participacin ...................................................................................... 18
7. GLOSARIO .......................................................................................................................................... 20
 1. INTRODUCCION

El informe del rector debe ser diligenciado por el rector para cada una de sus sedes
jornadas.

Se debe ingresar a:
http://InformeRector3579.icfes.gov.co/InformeRectorSABER
En usuario, ingresar el cdigo DANE de la institucin principal
Para la contrasea: Saber359.2017

Usted deber tener a la mano los anexos 1 y 2 para diligenciar el informe. Le

agradecemos diligenciar su informe a la mayor brevedad despus de aplicada la
prueba. Si encuentra dificultades con el sistema, le sugerimos intentar en diferentes
momentos del da ya que todos los rectores del pas estarn intentando hacer la
misma tarea.

El formulario est diseado para los navegadores Firefox 5.0 superior y Chrome.
En una versin diferente de navegador algunas opciones pueden no funcionar
correctamente.

El informe se compone de 5 secciones:

1. Datos generales del establecimiento educativo

2. Listado de sede jornadas
 3. Lista de estudiantes preinscritos (de la sede jornada)
4. Relacin de Matriculados (para cada sede jornada)
5. Certificado de participacin

En cada seccin, debe dar clic en el botn para que la informacin quede
guardada correctamente y permita navegar en las diferentes secciones.

A partir de la seccin 3, el usuario podr navegar las diferentes secciones que

componen el informe, por medio de un men, el cual se encuentra en la parte
superior de la pgina, como se muestra a continuacin:
 2. DATOS GENERALES DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO

En esta seccin el rector podr actualizar informacin del establecimiento educativo

Advertencias

Las advertencias son mensajes que se presentan al usuario para alertarlo sobre
una situacin, pero no le bloquean el proceso. Esta se visualiza cuando se intenta
modificar informacin de los siguientes campos:
Sector
Calendario

Errores

Los errores son mensajes que se presentan al usuario para informarle que falta
llenar el campo Nombre del rector/Coordinador de Sede
 3. LISTA DE SEDES JORNADA

En esta pantalla se muestra la lista de sedes jornadas que pertenecen al

establecimiento y el estado en el que se encuentra cada informe. Se pueden
presentar 3 estados:
Sin comenzar: Pendiente por diligenciar
Iniciado: Informe iniciado, pero an no finalizado
Finalizado: El certificado est listo para ser generado ya que el informe fue
diligenciado y finalizado de manera correcta.

El rector deber seleccionar una sede jornada para continuar con el

diligenciamiento del informe, ya sea de las que estn en estado Ir al informe o
Sin comenzar.

Cuando el informe es finalizado puede descargar el certificado cuantas veces lo

necesite. Al final el rector debe tener tantos certificados como nmeros de
jornadas tenga.
 4. ESTUDIANTES PREINSCRITOS

La pantalla presenta la lista de estudiantes preinscritos para la sede jornada, divido

en 3 pestaas (1 por grado). El rector debe actualizar la lista, indicando, cuales
tienen discapacidad cognitiva, cuales son estudiantes ausentes o realizar el
cambio de nombres si se requiere, usando la opcin editar .

Agregar estudiantes
Desde la lista de estudiantes, tambin se pueden agregar estudiantes nuevos que
no se encuentren en la lista inicial. Para esto, el rector puede hacerlo uno por uno o
de forma masiva mediante un formato de Excel.
Carga individual

La carga individual le muestra al rector un formulario con los siguientes campos:

Se recomienda ingresar toda la informacin posible del estudiante, en caso que no

cuente con toda esta informacin, los campos mnimos requeridos son:

Primer nombre
Primer apellido
Grado
Nmero de hoja de respuestas
Una vez diligenciados todos los campos, debe dar clic en el botn Guardar y el
sistema guarda la informacin del estudiante, e inmediatamente este estudiante es
visible en la lista de estudiantes, en la pestaa del grado correspondiente.
Advertencias en cargue individual

Pueden salir advertencias indicando que la hoja de respuesta ingresada es

adicional o que la hoja de respuesta ya est asociada a otro estudiante. En
ambos casos el estudiante quedara agregado a la lista de estudiantes.

Advertencia 1:

Advertencia 2:

Errores en cargue individual

Antes de guardar, el aplicativo valida que el nmero de hoja de respuesta sea vlida
(generada por el ICFES para la aplicacin 2017), esto quiere decir que debe
coincidir con alguna de las hojas de respuesta enviadas por el ICFES.

Cargue masivo

Al realizar clic en el botn de cargue masivo, el sistema despliega una nueva pgina
en la cual existen dos secciones, la primera permite descargar el formato que se
debe diligenciar y la segunda permite agregar el formato ya diligenciado, con el fin
de registrar los estudiantes que aplicaron la prueba.
Descargar el Formato

Al realizar clic en el icono, el sistema permite descargar en su equipo el formato que

se debe diligenciar, para esto debe almacenarlo en la ruta seleccionada y presionar
el botn guardar.
Estructura de Formato de Cargue Masivo

Al abrir el archivo en Excel descargado en el punto anterior, este posee la siguiente

estructura:

Al igual que la carga individual, los campos obligatorios son: Hoja de respuesta,
Grado, Primer nombre y Primer apellido, pero debe indicar si cada estudiante tiene
o no discapacidad cognitiva y si es ausente o presente.

Cargue Masivo Formato

Al diligenciar el formato descargado, se debe subir el archivo, para esto debe hacer
clic en el botn , el cual permitir seleccionar el archivo para ser cargado,
una vez se seleccione, este se visualizara teniendo la opcin de ser eliminado.
Al presionar clic en el botn , el sistema proceder a cargar el archivo que se
encuentren en la lista de archivos cargados, despus el sistema mostrar los
mensajes que ocasionaron el cargue del archivo. Si la aplicacin encuentra algn
error, ningn registro ser guardado, informando al rector en donde se encuentran
los errores por filas.

En ocasiones la carga puede tardar unos minutos; en este caso el rector debe
actualizar el estado manualmente, como se muestra a continuacin.

El botn Actualizar Estado, permite refrescar la pgina hasta ver el mensaje que
indica el resultado que genero el cargue del archivo.

Errores y Mensajes de Advertencias - Cargue Masivo

Los mensajes de errores se presentan al usuario para informarle que no se puede

crear el registro debido a una situacin que no es correcta, las advertencias son
mensajes que se presentan al usuario para alertarlo sobre un evento, pero no le
bloquean el proceso. Para este proceso se presenta un mensaje (Error o
Advertencia), en la parte superior de la pgina, por cada registro evaluado.
Aun con los mensajes de advertencia, la aplicacin guarda todos los registros. Si la
carga es exitosa, mostrara el siguiente mensaje:

Nota: En caso de existir algn error en el archivo, este no permitir cargar ningn
estudiante.
Modificar estudiantes
Desde la lista de estudiantes preinscritos, debe dar clic en el smbolo del registro
que desea modificar. El sistema muestra los campos de nombre y apellidos en un
formulario. All puede modificar la informacin teniendo en cuenta que el primer
nombre y el primer apellido son obligatorios.

Una vez modificados los campos, de clic en el botn Guardar.

Eliminar un Estudiante

Para eliminar un estudiante debe dar clic en el smbolo del registro que desea
eliminar. El sistema elimina el estudiante seleccionado. Tenga en cuenta que los
estudiantes eliminados no sern tenidos en cuenta en el total de matrcula.

Estudiantes ausentes y discapacitados

Para indicar si un estudiante de los que estn en la lista de preinscrito no fue a
presentar la prueba, se hace por medio de la columna Estado y si va a indicar
que se trata de un estudiante con discapacidad cognitiva, se hace por medio la
columna Discapacidad.

5. REGISTRO INFORMACION APLICACIN DE LA PRUEBA

Los rectores de las instituciones donde se aplica la prueba de tipo censal deben
registrar la informacin relativa al nmero de estudiantes por grado que aplicaron la
prueba.
Relacin del total de matriculados, presentes, ausentes y sin material

Teniendo en cuenta la informacin registrada en la seccin anterior, el sistema

calcula el total de matriculados, presentes, ausentes por grado. Adicional a esto, el
rector debe indicar si hubo estudiantes sin material de examen.
Nota: Si el rector ingresa una cantidad diferente a 0 en total de estudiantes sin
material, el total de matricula se ver afectado.

Advertencias

Las advertencias son mensajes que se presentan al usuario para alertarlo sobre
una situacin, pero no le bloquean el proceso. Se presentan en la parte superior del
formulario y las que se pueden generar son las siguientes:

Si el sistema detecta que el nmero de participantes en papel est entre

50% y 70% de los matriculados, advierte al usuario que dado esta
condicin puede presentar problemas con el procesamiento de los
exmenes. La advertencia es la siguiente:
Advertencia: Apreciado rector: Segn la informacin diligenciada, el
porcentaje de estudiantes que presentaron la prueba en el grado, en esta
sede jornada es ms bajo que el 70% de los matriculados. Por favor
recuerde que esto podra resultar en inconvenientes en el procesamiento
de los resultados de su establecimiento en este grado.
Si el sistema detecta que el nmero de participantes en papel es ms bajo
que el 50% de los matriculados, se genera la siguiente advertencia:
Advertencia: Apreciado rector: Segn la informacin diligenciada, el
porcentaje de estudiantes que presentaron la prueba en el grado, en esta
 sede jornada es ms bajo que el 50% de los matriculados. Recuerde que
esto implica que sus resultados a nivel de sede jornada no estarn
disponibles y que posiblemente haya inconvenientes en el procesamiento
de este grado en el agregado del establecimiento..

6. Certificado del diligenciamiento

Al continuar con el diligenciamiento, el sistema presenta una pantalla que confirma

que el informe ha sido diligenciado con xito.

Descargar Certificado de Participacin

A los rectores de las instituciones que hayan aplicado la prueba, se les otorgar un
Certificado de Participacin por cada informe de sede jornada que termine.
Al presionar Clic en el botn , el sistema automticamente
generar el certificado en formato PDF con el fin de que pueda ser descargado en
su equipo. Al abrirlo se visualizara un documento de la siguiente manera, el cual
indicar la Sede, Cdigo DANE, Jornada y Sitio Aplicacin de la Prueba.

Salesiano Maldonado

TUNJA - BOYAC

xxxxxxxxxxxx Completa
 7. GLOSARIO

Aplicacin: prueba que se realiza a una muestra o de manera censal. (Ej. Prueba
Piloto 5 y 9 de octubre 2011).

Sede: el espacio fsico de un colegio.

SedeJornada: se refiere a una jornada especfica de una sede.

Jornada: un tiempo especfico que se ocupa dentro de una sede. Las jornadas
posibles son maana (AM), tarde (PM) y todo el da.