APLICAR TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN TENIENDO EN CUENTA LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

TERCER TRIMESTRE

APRENDICES:
BRAYAN CAMILO GARCA PRIETO
CRISTIAN FELIPE TRIANA CALVO
NICOLAS ALVAREZ PACHON
VIVIAN OME MEDINA

FICHA: 1323947

INSTRUCTORA:
ELIANA CHAVEZ ROMERO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA
CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA
BOGOT D.C
 Introduccin

Esta cartilla se hace con el fin de demostrar lo elaborado durante el proceso de formacin
del tercer trimestre en la competencia aplicar tecnologas de la informacin las cuales nos
ayudarn a fortalecer los conocimientos para la empresa la cual se est trabajando, de
manera que en el siguiente tema se evidenciara una parte lo que se est queriendo aplicar.

A Travs de esta explicacin la empresa podr crear planes de contingencia los cuales
ayudarn a disear un fortalecimiento basndose en lo ya elaborado para fomentar la
prctica de estos temas, de tal manera que si ya practican estos temas tener un breve
anlisis de este ya que vemos que es importante para la empresa, lo cual generar un
mejoramiento continuo dentro de la misma.
 OBJETIVO GENERAL

Identificar las diferentes tecnologas que la empresa pueda utilizar de tal manera que pueda
tener bases slidas donde encuentre una informacin clara y concisa la cual le ayude a
determinar qu mejoras puede implementar la organizacin, para que de este modo se
puedan poner en prctica.
 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Conocer de manera clara las diferentes herramientas que se pueden manejar en

Word.
2. Brindar informacin de que tipo de programas se pueden utilizar para tener una
buena seguridad informtica tanto en la informacin privada como pblica.
3. Aplicar lo aprendido en TICS de cada herramienta que nos ensearon de las distintas
plataformas que se pueden usar en la organizacin.
4. Identificar las herramientas que ayudarn a crear los distintos formatos que la
empresa pueda solicitar.
5. Tener claros los sistemas operativos que la empresa puede implementar mejorando
as la productividad, teniendo un adecuado aprovechamiento de los tiempo y
movimientos.

SEGURIDAD INFORMTICA
En el siguiente informe se ver evidenciada la seguridad informtica aplicada a
nuestra empresa la cual ayudar a que si la empresa no tiene un buen manejo de
esta, les ser de buena ayuda para implementar una seguridad informtica dentro
de la organizacin ya que es muy importante contar con ella por un buen uso de la
informacin que esta puede manejar.

IMPLEMENTACIN

Se debe de tener en cuenta que la seguridad informtica es muy importante puesto

que gracias a ella se mantendr un estricto control de la informacin que se tiene
tanto en la empresa como informacin personal.

Gracias a esto la empresa debe aplicar por tal motivo la seguridad informtica ya
que esta le ayudar a tener un adecuado y estricto control de la informacin ms
relevante que se maneja, puesto que si no la tienen puede otras empresas ajenas a
la empresa hagan un uso indebido de esta informacin afectando as en gran parte
la organizacin.

Se deben tener una serie de configuraciones o sistemas de seguridad los cuales

nos ayudan a proteger nuestra informacin de personas no deseadas, ya que esto
puede llegar a perjudicar no solo nuestra informacin personal sino que tambin
nuestra informacin laboral siendo esto un factor de gran importancia en la
organizacin, sabiendo que all se maneja una gran cantidad de informacin
diariamente la cual es de vital importancia para un buen funcionamiento de la
misma. Cabe resaltar que si por algn motivo esta informacin llega a caer en
manos equivocadas esto puede ser perjudicial en la organizacin, teniendo en
cuenta que podra ser utilizada para beneficios personales lo que podra poner en
riesgo la imagen de la compaa.

La empresa debe tener en cuenta algunos tipos de controles estrictos para que la
informacin sea difcil de encontrar para personas ajenas a ella.

1. Utilizar contraseas que no se adivinan fcilmente.

2. Asegurarse de que el sistema operativo de los ordenadores est protegido
por parches de seguridad y las actualizaciones necesarias.
3. Asegurarse de que todos los ordenadores estn protegidos por un buen
antivirus.
4. No hacer clic en archivos adjuntos desconocidos o no solicitados.
5. No descargar programas desconocidos en ordenadores sin previo aviso.
Adems de esto las empresas deben contar con una red informtica que les pueda
ayudar a conocer qu riesgos puede tener la empresa en cuanto a la informacin
que all se maneja.

Se debe tener en cuenta que en el mercado existen varias herramientas de apoyo

para evaluar los riesgos que se puedan presentar, por tal motivo se evidenciara que
la herramienta que se est eligiendo tenga una buena recoleccin de datos y
anlisis, para que una vez terminada esta evaluacin dentro de nuestra empresa
sea precisa en el riesgo que este presentando y de este modo sabemos que costo y
tiempo se llevar para tener este problema solucionado.

Se pueden llegar a presentar algunas amenazas con estos programas ya que

pueden llegar a presentar alguna clase de vulnerabilidad y esta puede ser
aprovechada desde un sitio externo a la empresa y puede dejar comprometido toda
la seguridad de informacin que esta maneja, ac se puede ver algunos de los
posibles problemas que pueden existir en un programa de estos:

USUARIOS: Causa el mayor problema ligado a las seguridad de un sistema informtico.

PROGRAMA MALICIOSO: Son los programas destinados a perjudicar o hacer un uso ilcito
de los recursos con los que cuenta el sistema.

ERRORES DE PROGRAMACIN: La mala instalacin o el mal uso de los programadores

que genera una prdida de informacin.

INTRUSOS: Personas que lograr ingresar y obtener toda la informacin de la organizacin.

FALLOS ELECTRNICOS: Si no se cuenta con una buena seguridad se puede llegar a

perder toda la informacin.

Adems de estos problemas cabe resaltar que los hacker son una amenaza constante ya
que ellos pueden afectar una red informtica por el simple hecho de verse desafiados a
querer la informacin de una entidad o porque sean contratado por una empresa que est
buscando tener informacin de su competencia y por eso contratan un hacker para poder
robar esta informacin privada de una empresa y se pueda usar con fin de daar a est con
su propia informacin, aunque los hacker no todos son malos pues cada uno se caracteriza
por un tipo de sombrero de color denominados de la siguiente manera:

HACKER DE SOMBRERO NEGRO: Persona de amplios conocimientos, pero utiliza la

informacin para hacer dao, como la accin de atacar una empresa.

HACKER DE SOMBRERO GRIS: Persona que est al lado del bien y del mal, comparte
informacin, puede ayudar a una organizacin como hackear a esa misma para buscar
beneficios propios.

HACKER DE SOMBRERO BLANCO: Persona que trabaja a travs de la tica y los

valores, ayudando a proteger empresas.
Otro caso es que se puede ver son los ataques informticos que pueden llegar a
afectar a la empresa por lo cual se traen algunos de estos a continuacin.

Ataques por repeticin: Ocurre cuando un pirata informtico copia una secuencia
de mensajes entre dos usuarios y enva tal secuencia a uno o ms usuarios.

Ataques de modificacin de bits: Se basan en las respuestas predecibles de las

estaciones receptoras. El pirata modifica bits de un mensaje para enviar un mensaje
cifrado errneo a la estacin receptora.

Ataques de denegacin de servicio:(DOS, Denial of Service): consiste en

colapsar total o parcialmente a un servidor para que ste no pueda dar respuesta a
los comando (no para sacar de l informacin). En la red internet, esto puede
lograrse saturando un solo servidor con mltiples solicitudes desde mltiples
ordenadores.

Para hacer un buen uno de la seguridad informtica en la empresa lo primero que

debemos hacer es:

- Tener una contrasea que nos genere una seguridad muy alta ya que puede ser
desde el comienzo un punto importante para no descifrar fcilmente por personas
ajenas a esta, por lo cual es recomendable que la contrasea tenga variaciones
entre la letra ya sean maysculas y minsculas y nmeros pueden ser de alguna
fecha especial que solo conozca una persona y no sea tan relevante.

- Nunca dejar la informacin guardada en un ordenador por el motivo que en

cualquier momento una persona pueda descargar esta informacin a una USB y
robar esta informacin por lo cual es recomendable que la persona encargada de
esta informacin tenga un CD, USB o un correo especial el cual pueda tener a salvo
la informacin de la empresa para no verla afectada.

- Codificar la informacin para que cuando se est enviando de un lugar a otro no

vaya a caer en manos errneas

- Restringir el acceso (de personas de la organizacin y de las que no lo son) a los

programas y archivo

- Asegurar que los operadores puedan trabajar pero que no puedan modificar los
programas ni los archivos que no correspondan (sin una supervisin previa.)

-Asegurar que se utilicen los datos, archivos y programas correctos y por el

procedimiento elegido, puesto que la empresa ya debe tener uno de confianza.
- Organizar a cada uno de los empleados por jerarqua informtica, con claves
distintas y permisos establecidos, en todos y cada uno de los sistemas empleados.

- Actualizar constantemente las contraseas ya que si se utilizan demasiado en un

caso cualquiera alguna persona puede grabar esta contrasea y robar informacin.

cabe resaltar que la empresa debe resaltar los principios de la seguridad informtica
para su mayor confidencialidad de este modo se podr cumplir con lo deseado, los
principios los cuales rigen la seguridad informtica son los siguientes:

- Integridad
- Disponibilidad
- Factores de riesgo
- ambientales y fsicos
- tecnolgicos y humanos

Adems de esto existen unos mecanismos de seguridad los cuales sirven para
fortalecer la confidencialidad de la informacin, estos mecanismos dependen del tipo de
riesgo y/o amenaza a la cual la empresa pueda estar siendo amenazada,

- Preventivos: Estos actan antes de que un hecho ocurra y su funcin es detener

las amenazas no deseadas.

- Detectivos: Su funcin es revelar la presencia de algn componente en el sistema

que no es deseado y se caracteriza por enviar un aviso a tiempo.

- Correctivos: Actan luego de ocurrido un hecho y su funcin es corregir las

consecuencias.
 MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES

En el siguiente informe se ver evidenciado todo lo que tiene que ver con el
mantenimiento de computadores, lo cual se aplicar a nuestra empresa, ya que esto
ayudar a tener no solo un buen mantenimiento de todas las partes fsicas de los
equipos sino que tambin se podr llevar un adecuado control de todos los sistemas
operativos lo que aportar una mayor eficiencia al momento de realizar las
actividades que surjan en la empresa. Gracias a esto la empresa podr tener un
adecuado uso de los tiempos y movimientos mejorando as no solo su productividad
sino que tambin su economa teniendo as una mejora continua.

El mantenimiento de los computadores es una de las tareas de mayor importancia

que se deben realizar en cuanto a la tecnologa de la organizacin, ya que no solo
se habla del mantenimiento de las partes fsicas (Hardware) del computador sino
que tambin de todos los programas (Software) que en l se encuentran.

Gracias a estos equipos la empresa puede llevar un adecuado cubrimiento con lo

que se est trabajando, porque si se tiene un buen ordenador la empresa puede ser
ms productiva en cambio de uno que est en mal estado va a hacer retrasar la
produccin que se tiene. De este modo la empresa debe contar con un personal
especializado para cuando un computador este presentando fallas este se debe
revisar de manera inmediata, cabe resaltar que este personal lo pueden tener
situado dentro de la misma empresa por seguridad o externo.

Cuando el personal es externo a la compaa se debe tener un control ms estricto

de seguridad, ya que no se puede confiar en cualquier persona, debe ser alguien
que ya lleve muchos aos trabajando con la empresa, puesto que si no se tiene un
adecuado seguimiento de las personas que arreglan nuestros equipos se pueden
presentar problemas que en muchas ocasiones son irreversibles.

Adems de esto la persona que est encargada del mantenimiento de los

computadores debe tener cierto tipo de elementos para la limpieza y control de lo
que est haciendo, pues no puede usar cualquier tipo de herramientas en un
computador ya sea para limpiarlo o cambiar alguna de sus piezas.

Contar con una planeacin preventiva es de vital importancia no solo porque se

ahorra dinero en la empresa sino que tambin no se pierde tiempo en grandes
jornadas de mantenimiento de los equipos de la organizacin generando esto una
mayor productividad y ganancia.
PLANEACIN DE UN MANTENIMIENTO PREVENTIVO

La necesidad de crear un plan para realizar el mantenimiento de los computadores

es evitar que estos presentan fallas debido a problemas tcnicos encontrando y
corrigiendo aquellos problemas antes de que se conviertan en fallas que solo se
pueda solucionar siendo analizadas y solucionadas por expertos.

El objetivo principal es mejorar aspectos operativos relevantes ampliar la vida til y

mantener en ptimo estado de funcionamiento de los equipos de acuerdo con los
mantenimientos preventivos, correctivos y as proteger toda la informacin
procesada y almacenada en cada computador.

PASO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DE UN EQUIPO DE CMPUTO

1. Diagnostico situacional
2. Levantamiento de inventario
3. Mantenimiento preventivo de los equipos
4. Mantenimiento correctivo de los equipos
5. Cronograma de ejecucin de mantenimiento preventivo
6. Materiales necesarios para realizar el mantenimiento
7. Seguimiento y monitoreo

El mantenimiento preventivo es planificado y nos ayuda a garantizar la fiabilidad de

los equipos, antes de que se pueda producir un accidente o avera por algn
deterioro. Este mantenimiento se realiza peridicamente revisando aspectos tanto
de hardware como del software, lo cual se hace para mejorar o mantener un
desempeo fiable del computador.

Tipos de mantenimiento preventivo:

Programado: dependiendo del tiempo que se ha utilizado el equipo y antes de que

se presente una falla se planea el mantenimiento.
Predictivo: Es donde se realiza la intervencin prediciendo el momento que el
equipo quedara fuera de servicio esto seda mediante un seguimiento de
funcionamiento y evolucin.
De oportunidad: Es aprovechar los periodos en los cuales no se utilizan los equipos
para realizar el mantenimiento y as poder garantizar un eficiente funcionamiento.

Este tipo de mantenimiento garantiza y aumenta la durabilidad del computador y del

sistema revisando e integrando archivos incorrectos y correctos donde se necesitan
y los que sobran sean eliminados de la forma ms correcta posible, este
mantenimiento preventivo les permite a las organizaciones ahorrar tiempo, asegurar
sus datos, aumentar el rendimiento y ahorrar dinero.
Hay algunos tipos de mantenimiento correctivo que se deben tener en cuenta para
un buen control de los computadores, cabe resaltar que este mantenimiento se
realiza con el fin de solucionar los problemas que se presenta en el computador,
pero como su nombre lo indica este no es planeado, esto quiere decir que la falla o
el dao se presenta inesperadamente.

Cuando se realizan estos mantenimientos, el proceso productivo se detiene, por lo

que disminuyen las cantidades de horas productivas. Estos mantenimientos no se
aplican si no existe ninguna falla. Es impredecible en cuanto a sus gastos y al
tiempo que tomar realizarlo.

Tipos de mantenimiento correctivo:

Inmediato: Este mantenimiento se realiza en el momento en el cual se presenta la

falla o dao del equipo ya que es de emergencia y se realiza rpido porque el
problema se puede hacer ms grande.
Programado: en este tipo de mantenimiento se corrigen fallas con hechos ciertos, no
es necesario resolver el conflicto en el momento que se presenta el problema, ya
que permite utilizar el equipo, pero presenta la falla que debes solucionar
programando el mantenimiento.

Es de gran importancia ejecutar frecuentemente el mantenimiento del computador

ya que los diferentes factores como el tiempo que se utiliza, las actividades que se
llevan a cabo, el ambiente donde se encuentre el equipo no debe estar expuesto a
la humedad, evitar los golpes, todos estos factores hace que se presente un
deterioro, este uso continuo va desgastando considerablemente la vida til de la
computadora.

En particular en un computador hay dos cosas distintas que deben cuidarse: el

hardware (la parte fsica) y el software (los programas y la informacin que el
computador tiene).
Gran parte de los problemas se presentan en los sistemas de computadores se
pueden evitar, realizando peridicamente el mantenimiento preventivo y teniendo en
cuenta algunas medidas preventivas:
1. Instale un antivirus.
2. Apaga tu equipo cuando no lo ests usando.
3. Debes de apagar tu equipo correctamente, cerrando todas las aplicaciones
y desde el men inicio.
4. Conctelo a un regulador de voltaje.
 ACTIVIDADES REALIZADAS EN UN MANTENIMIENTO DE HARDWARE Y
SOFTWARE

Mantenimiento de hardware- pc

El buen estado de una PC para su buen funcionamiento es muy importante aunque

se suele descuidar bastante. Uno de los principales problemas es la acumulacin de
polvo ya que trae graves consecuencias, la mayora de ellas se relacionan con el
exceso de temperatura, puede ir desde el mal funcionamiento del equipo hasta el
dao de los componentes como el procesador, la tarjeta grfica, disco duro e incluso
los mdulos de memoria y la placa base.

En un computador, la gran mayora de los componentes generan calor y este debe

ser desvanecido de alguna forma. Uno de los primeros enemigos para que el calor
en un equipo aparezca es el polvo que se acumula en el disipador del procesador,
ranuras de ventilacin, ventiladores, memorias, placa base, etc.

Para la limpieza del pc es necesario disponer de un bote de aire comprimido o

contar con un aparato que permite enviar aire a presin a partes donde no se puede
tener acceso. Al tener un mantenimiento como este en todos los computadores de la
empresa, muy seguramente no se tendrn inconvenientes en los diferentes
departamentos de la organizacin que dependan de un buen funcionamiento de sus
equipos.

Mantenimiento de software

Es muy importante tener en cuenta que con un buen mantenimiento del software de
los computadores en la empresa, se podr aumentar no solo la velocidad de los
mismos sino que tambin aumentar la eficiencia del desarrollo de las actividades
que all se realicen. Para lograr un buen mantenimiento de la mayor parte del
sistema operativo de los equipos se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Se debe contar con un excelente antivirus el cual nos asegure que la mayor
parte de nuestras aplicaciones y documentos van a estar completamente
seguras.
2. Se deben eliminar todos los archivos, aplicaciones y documentos que no se
utilicen.
3. Cabe resaltar que el software de la empresa debe estar en constante
actualizacin, adems de esto se deben instalar aplicaciones nuevas las
cuales brindan nuevas herramientas de trabajo que disminuyan el tiempo de
realizacin de las actividades.
 WORD SMARTART

Creemos importante conocer este tema puesto que en la organizacin se debe saber cmo
manejar esta clase de temas ya que esta herramienta es una ayuda muy buena para
cuando se necesite crear ciertos listados o grficas que muchas veces se desconocen cmo
insertar en los documentos pues con esta ayuda se pueden insertar grficas tales como:
- Listas
- Procesos
- Ciclo
- Jerarqua
- Relacin
- Matriz
- Pirmide
- Imagen
a continuacin se mostrar cmo insertar algunos de estos campos mencionados
anteriormente.

- Nos dirigimos en la barra de herramientas insertar, buscamos ilustraciones.

Nos dirigimos a ilustraciones y SmartArt

le damos click en SmartArt y nos debe salir un cuadro con las siguientes opciones.

luego le damos en alguna de estas opciones, la cual escojamos nos dejara aparecer la
grfica para trabajar en ella. cabe resaltar que podemos escoger la grafica que mejor se
adecue a lo solicitado.
Se escogi en este caso un organigrama, el cual si evidenciamos se puede dar color y se le
insertaran los nombres que debern ir en cada uno de los cuadros designados.

- luego de esto se dar clic sobre cualquier parte del organigrama ac evidenciamos que
aparecer un cuadro donde se irn agregando los nombres que irn en el organigrama.

Adems en esta opcin se puede al dar enter agregar ms cuadros por si el organigrama es
extenso.

CORRESPONDENCIA
lo primero que vemos en esta ficha es el grupo crear

y vemos que este grupo se pueden crear sobres y etiquetas

SOBRES: En esta opcin se abre una nueva ventana llamada sobres en donde tiene la
opcin de escribir la direccin, los datos del remitente y se puede escoger su tamao y
automticamente este se convierte en un sobre.

ETIQUETAS: En esta opcin se coloca la direccin del remitente y se manejan las etiquetas
que se desee.

GRUPO INICIAR COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

En esta opcin se crea un documento y se enva a diferentes personas, seleccionando el tipo de

documento que se est trabajando ya s cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etiquetas,
directorio o un documento normal, adems de que Word crea una copia de cada destinatario y
reemplaza dichos campos con la informacin personal estos campos quedan especificados.

AC PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

- Seleccione el tipo de documento

- Seleccione el documento inicial

- Seleccione los destinatarios

- Escriba la carta
 - Vista previa de las cartas
- Complete la combinacin

GRUPO ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS

BLOQUE DE DIRECCIONES: Para insertar un bloque de direcciones seleccionamos el lugar en donde

queramos que aparezcan los datos de los destinatarios, al seleccionar bloque de direcciones nos
aparece un cuadro de dilogo donde podemos elegir los datos que deseamos incluir en este bloque.

LNEA DE SALUDO: Al seleccionar esta opcin se despliega un cuadro de dilogo permitindonos

crear y personalizar la lnea de saludo de la manera que mejor nos parezca.

INSERTAR CAMPO COMBINADO: Agrega cualquier campo de la lista de destinatarios al documento,

cuando se haya terminado la combinacin de correspondencia, Word reemplazar estos campos con
la informacin de la lista de destinatarios.

GRUPO VISTA PREVIA DE RESULTADOS

VISTA PREVIA DE RESULTADOS: Es la opcin en donde se ver el documento ya acabado.

COMPROBACIN DE ERRORES: Es la opcin en donde se ve cualquier error y da la opcin de que

se pueda mejorar sin tener que borrar todo el documento.

GRUPO FINALIZAR
FINALIZAR Y COMBINAR: Esta opcin es la que al darle clic nos finaliza los cambios y hace la
combinacin deseada.