MODUL

ANALISIS JABATAN
NUR FACHMI BUDI SETYAWAN, M.PSI

FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA
2013
 ANALISIS JABATAN

A. DEFINISI ANALISIS JABATAN

Jabatan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis yang dilakukan
sejak awal tahun 1900-an. Kemudian diperbaharui dengan pengertian mengenai
pengukuran kinerja, biaya dan standardisasi, peningkatan produktivitas prosedur teknik
industry lainnya. Sejalan dengan itu, pekerjaan berhubungan dengan proses analisis
yang digunakan untuk administrasi penggajian. Dalam masalah ini, analisis pekerjaan
digunakan untuk pengembangan deskripsi dan fungsi jabatan atau penentuan respon
terhadap masing-masing posisi.

Ada beberapa tokoh yang mendefinisikan analisis jabatan :

a. Rivai dan Sagala (2009) mengatakan bahwa analisis jabatan adalah kegiatan atau
proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan
setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara
operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan.
b. Simamora (2004) mengatakan bahwa analisis jabatan adalah proses menyusun
informasi pekerjaan dan mencari perilaku karyawan bagaimana yang dibutuhkan
untuk menunaikan pekerjaan tersebut.
c. Lloyd dan Leslie (2004) mengatakan bahwa analisis jabatan adalah proses
penentuan dan pencatatan tentang informasi yang berkaitan dengan karakteristik
dari suatu pekerjaan tertentu (Lloyd & Leslie, 2004)

Dari hasil analisis jabatan dapatlah disusun suatu uraian jabatan (job description) dan
spesifikasi pekerjaan (job specification). Uraian jabatan berisi tentang suatu informasi-
informasi jabatan yang menggambarkan tujuan, standar, kewajiban, dan skope tugas
dari suatu pekerjaan, sedangkan spesifikasi jabatan adalah uraian yang menyangkut apa
yang harus dipunyai olehseorang pemegang jabatan agar dapat melakukan tugasnya
dengan baik (termasuk persyaratan pengetahuan, kepribadian dan sikap)

B. TAHAPAN DALAM ANALISIS JABATAN

Terdapat enam tahapan dalam melaksanakan analisis pekerjaan sebagai berikut ini;
a. Menetapkan kegunaan dari informasi analisis jabatan
b. Menyeleksi atau menentukan posisi jabatan yang akan dianalisis
c. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang perusahaan (struktur),
sehingga mengetahui alur kerja dan nama-nama posisi jabatan.
 d. Mengumpulkan data analisis jabatan (job deskripsi dan job spesifikasi)
e. Membuktikan kebenaran hasil analisis jabatan pada pemegang jabatan dan
atasan langsung dari pemegang jabatan yang dianalisis
f. Mengembangkan job deskripsi dan job spesifikasi

C. JOB DESCRIPTION (URAIAN JABATAN)

Uraian jabatan berisi tentang apa saja yang dilakukan oleh pemegang jabatan,
bagaimana ia melakukannya dan dalam kondisi apa dia melakukannya.

Tidak ada bentuk standar untuk penulisan deskripsi jabatan, meskipun demikian
sebagian besar deskripsi pekerjaan mencakup :
1. Identifikasi Jabatan
a. Nama Jabatan
b. Nama Pejabat
c. Divisi yang menaungi
d. Kode Jabatan
e. Nama Perusahaan atau Instansi
f. Tanggal pembuatan analisis jabatan

2. Ringkasan Jabatan
Menggambarkan karakteristik umum dari pekerjaan dan hanya mencakup fungsi
atau pelaksanaan tugas utama dari pekerjaan tersebut.

3. Tugas-tugas
a. Penjabaran lebih rinci mengenai ringkasan pekerjaan
b. Dituliskan ke dalam tugas-tugas pekerjaan yang lebih detail

4. Hubungan Tugas
a. Menunjukkan bagaimana hubungan jabatan itu dengan jabatan-jabatan lain di
dalam maupun di luar organisasi
b. Misalnya A melapor ke B. A bekerja dengan C, A melakukan hubungan di luar
organisasi dengan C.

5. Wewenang
a. Menentukan batas-batas wewenang dari pemegang jabatan
b. Salah satunya pengambilan keputusan, Mana pekerjaan yang bisa diputuskan
sendiri dan mana pekerjaan yang harus mempertimbangkan keputusan atasan
6. Tanggung Jawab
Mencakup semua tugas yang menjadi tanggung jawabnya secara keseluruhan
termasuk kewajiban-kewajiban yang harus dipenuhi oleh suatu jabatan tertentu.

7. Standar Kinerja
a. Ukuran atau standar yang harus dicapai oleh pemegang jabatan dalam
melaksanakan tugas-tugas utamanya
b. Standar kinerjanya biasanya tergantung dari jenis pekerjaan
c. Situasi seperti apa dan bagaimana subjek dapat merasa puas bahwa
pekerjaannya terselesaikan dengan baik

8. Kondisi Lingkungan Kerja

Menunjukkan tingkat lingkungan kerja meliputi penerangan, suhu, kebersihan,
kebisingan dan kelembapan udara di tempat kerja

D. JOB SPECIFICATION (SPESIFIKASI JABATAN)

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan dengan baik dan
kompeten.

Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan deskripsi pekerjaan. Ada beberapa

pendekatan untuk penyusunan spesifikasi pekerjaan ini :
a. Spesifikasi untuk orang yang terlatih dan tidak terlatih
Pekerjaan orang yang terlatih, (misalnya desain grafis, koki, programmer,
atau penjahit) difokuskan pada jangka waktu pengalaman kerja, kinerja
pada bidang kerja dan pelatihan yang telah diikuti yang relevan dengan
bidang kerja.
Pekerjaan orang tidak terlatih (misalnya resepsionis, pramuniaga, SPG)
difokuskan pada karakteristik atau kriteria fisik, kepribadian, minat dan
ketrampilan yang mencerminkan potensi seseorang untuk dapat
melaksanakan bidang kerja tersebut.
b. Spesifikasi Pekerjaan berdasarkan pendapat
Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan hasil pendapat dari atasan
pejabat yang dianalisis atau Manajer HRD
Pengumpulan informasi spesifikasi pekerjaan didasarkan pada logika
berdasarkan uraian uraian jabatan
c. Spesifikasi berdasarkan analisa statistik
Pendekatan yang dapat dipertanggungjawabkan namun lebih rumit
dilakukan
 Menggunakan data statistik dengan mengkorelasikan sifat-sifat individu
(tinggi badan, kecerdasan, pola kerja) dengan standar kerja yang
ditentukan dalam uraian jabatan
Dianalisis hasil tes subjek dengan standar kinerjanya

Spesifikasi pekerjaan mencakup beberapa hal yaitu :

1. Fisik (tinggi badan, penampilan)
2. Latar belakang pendidikan
3. Jenis kelamin pekerja
4. Pengetahuan dan Ketrampilan bekerja
5. Batas umur
6. Status pernikahan
7. Pengalaman Kerja
8. dll.

E. TUJUAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan memiliki beberapa tujuan spesifik sebagai berikut :

a. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Informasi Jabatan yang diperoleh dapat membantu rekrutmen untuk mencari
tenaga kerja baru dan menemukan pelamar yang tepat untuk perusahaan. Dari
hasil analisis jabatan didapatkan spesifikasi jabatan sebagai kriteria untuk
mendapatkan karyawan yang tepat. Untuk mendapatkan karyawan yang tepat,
pemilihan alat tes harus secara kritis dapat menilai kemampuan dan ketrampilan
calon karyawan.
b. Pengembangan Karir
Dengan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan akan memungkinkan
perencanaan karir yang berarti oleh karyawan. Analisis pekerjaan dapat
memberikan fokus terhadap pengembangan karir guna memastikan bahwa
karyawan saat ini memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan di masa mendatang
c. Pelatihan
Informasi dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk dasar merancang
program pelatihan yang efektif. Misalnya diketahui sebuah pekerjaan yang
membutuhkan ketrampilan khusus maka dapat diadakan program pelatihan
sesuai dengan yang dibutuhkan tersebut.
d. Kompensasi
Kompensasi pada umumnya terkait dengan tugas dan tanggung jawab suatu
pekerjaan, sehingga besarnya kompensasi menuntut penilaian akurat dari
berbagai jenis pekerjaan. Bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan
 rangking jabatan semakin tinggi, maka harga atau gaji semakin besar. Sebaliknya
bila pekerjaan mudah, ringan, risiko kecil, tanggung jawab kecil, dan rangking
rendah, maka gaji jabatannya semakin kecil
e. Desain Organisasi
Analisis Jabatan sering diaplikasikan dalam desain atau desain ulang sebuah
perusahaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya. Terkadang hasil analisis
jabatan sering mengungkapkan contoh organisasi atau perusahaan yang buruk
terkait dengan faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan

F. METODE-METODE PENGUMPULAN INFORMASI UNTUK ANALISIS JABATAN

Terdapat beberapa metode yang tersedia untuk melaksanakan analisis jabatan.

a. Wawancara
Teknik pengambilan informasi paling sering dipakai dan metode yang paling
akurat. Dengan wawancara diperoleh informasi yang lebih mendalam
Dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur
Kelemahannya : Waktu lama & keberhasilannya tergantung kemampuan
pewawancara
Beberapa bentuk pertanyaan dalam wawancara antara lain :
Apa yang anda lakukan dalam pekerjaan?
Apa tugas utama dalam posisi anda?
Apa tanggung jawab dan wewenang dari tugas anda?
Seperti apa lingkungan fisik kerja anda?
Berhubungan dengan jabatan apa saja ketika anda melakukan
pekerjaan?
Apa pendidikan, ketrampilan, dan pengalaman yang diperlukan?
Distorsi informasi adalah masalah utama dalam wawancara karena analisis
jabatan sering dipandang oleh karyawan sebagai efisiensi gaji atau kontrak
kerja karyawan, sehingga karyawan sering memberikan jawaban palsu
kepada analis jabatan. Beberapa pedoman dalam melaksanakan wawancara
adalah sebagai berikut:
Analis dan atasan pemegang jabatan bekerjasama mengidentifikasi
pekerja yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaannya dan objektif
dalam menggambarkan tugas dan tanggung jawabnya
Melakukan pendekatan dengan dengan pekerja yang akan dianalisis.
Mengetahui namanya, menjelaskan maksud dan tujuan dari analisis
jabatan dan menjelaskan bagaimana proses pemilihan karyawan
untuk diwawancarai.
 Ikuti pedoman terstruktur atau daftar pertanyaan, berikan jarak
antara pertanyaan satu dengan yang lainnya sebagai ruang jawaban.
Bila pejabat melaksanakan pekerjaan tidak seperti biasanya, katakan
kepada pejabat tersebut supaya menjelaskan arti pentingnya
pelaksanaan tugas mereka yang tidak seperti biasanya tersebut dan
berapa kali terjadinya.
Setelah wawancara selesai, periksa kembali informasinya bersama-
sama pekerja yang diwawancarai dan atasan langsungnya.
b. Observasi
Metode yang relatif sederhana dengan cara mengamati secara langsung perilaku
karyawan
Dapat dilihat apakah yang dikerjakannya sudah sesuai dengan uraian
pekerjaannya
Dapat digunakan sendiri atau dapat dikombinasikan dengan teknik yang lain
misalnya wawancara
Informasi yang dicatat mencakup apa yang telah di selesaikannya, bagaimana
cara menyelesaikannya, alat dan bahan yang digunakan, seperti apa lingkungan
kerjanya.
Kelemahaannya : Hanya cocok untuk pekerjaan yang sifatnya sederhana, Mahal,
lambat dan kurang akurat
c. Kuesioner
Pemegang jabatan diminta mengisi / menjawab pertanyaan tertentu
Dapat menghemat waktu dan biaya relatif murah
Kelemahannya kurang akurasi dan dapat salah interpretasi
Perlu kerjasama dengan pemegang jabatan, ada kuesioner yang tidak kembali
atau pertanyaan yang tidak dijawab
d. Buku Harian
Peserta diberikan buku harian dan diminta mengisi dalam jangka waktu tertentu
Memberikan informasi yang tepat data pekerjaan per bulan, per minggu, per hari
Kelemahannya waktu yang diperlukan cukup lama, dapat timbul kesan negatif
pemegang jabatan (ketatnya pengawasan & tidak dipercaya)
 CONTOH DESKRIPSI PEKERJAAN

Nama Jabatan : Manajer Pemasaran

Nama Pejabat : Mr. X
Divisi / Departemen : Pemasaran
Instansi : PT. Maju Mundur
Tanggal dibuat : 1 Oktober 2013

1. FUNGSI / RINGKASAN JABATAN

Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinasikan pemasaran produk dan / atau jasa
organisasi dengan melaksanakan tugas-tugas sendiri atau melalui supervisor di bawahnya
2. TUGAS-TUGAS
a. Menetapkan tujuan pemasaran untuk memastikan pangsa pasar dan profitabilitas produk
atau jasa
b. Mengembangkan dan melaksanakan rencana-rencana serta program=program pemasaran,
baik jangka pendek maupun jangka panjang, untuk menjamin petumbuhan laba dan
perluasan produk dan / atau jasa perusahaan
c. Meriset, menganalisis, dan memonitor faktor-faktor finansial, teknologi, dan demografi yang
dapat memberikan gambaran menguntungkan tidaknya kesempatan pasar yang ada.
d. Merencanakan dan mengawasi pengaturan advertensi dan aktivitas promosi yang mencakup
tampilan dalam media cetak, elektronik dan direct mail.
e. Melakukan komunikasi dengan agen-agen periklanan dari luar perusahaan pada saat
berlangsungnya program advertensi
f. Membuat anggaran pemasaran perusahaan
g. Mempersiapkan laporan aktivitas pemasaran
h. Melakukan survei pemasaran tentang produk yang sudah ada dan konsep produk baru

3. WEWENANG
a. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan tugas
b. Menentukan pembantu untuk melaksanakan program pemasaran
c. Mengevaluasi kinerja pembantu dalam melaksanakan program pemasaran
d. Mengusulkan program-program pemasaran yang diperlukan
4. HUBUNGAN KERJA
a. Atasan langsung : top manajer
b. Bawahan langsung : kepala bagian penjualan, kepala bagian riset, kepala bagian promosi,
kepala bagian pengembangan produk
c. Hubungan horizontal : manajer keuangan, manajer HRD, manajer produksi

5. TANGGUNG JAWAB
a. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan program pemasaran
b. Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan program pemasaran
c. Bertanggung jawab atas semua biaya pelaksanaan program pemasaran

6. STANDAR KINERJA
a. Peningkatan laba 25 % dalam waktu 1 tahun
b. Pangsa pasar mengalami pertumbuhan 10 % dari luas pasar yang ada dalam waktu 1 tahun
c. Volume penjualan meningkat 50 % dalam waktu 1 tahun

7. KONDISI KERJA
a. Bekerja di kantor yang nyaman
b. Kelembapan udara : OK
c. Suhu : OK
d. Kebersihan : OK
e. Penerangan : OK
 CONTOH SPESIFIKASI JABATAN

Nama Jabatan : Manajer Pemasaran

Nama Pejabat : Mr. X
Divisi / Departemen : Pemasaran
Instansi : PT. Maju Mundur
Tanggal dibuat : 1 Oktober 2013

1. PENDIDIKAN
Berijazah master S2 atau sederajat

2. PENGALAMAN KERJA
Berpengalaman 4 10 tahun di bidang kerja yang ada kaitannya, telah mengikuti pelatihan di
bidang yang relevan dengan hasil yang memuaskan

3. KETRAMPILAN
a. Ketrampilan Matematis
mampu menerapkan konsep matematika lanjutan seperti logaritma, persamaan kuadrat,
dan permutasi. Mampu menerapkan deskriptif matematik seperti distribusi frekuensi,
pengujian reliabilitas dan validitas, analisis varian dan analisis faktor

b. Ketrampilan Berbahasa
Mampu membaca, menganalisis dan menginterpretasikan jurnal-jurnal ilmiah dan teknis,
laporan keuangan dan dokumen-dokumen legal

c. Kemampuan Berfikir Logis

Mampu merumuskan masalah, mengumpulkan data, menggambarkan kenyataan, dan
mengambil kesimpulan secara valid. Mampu menginterpretasi berbagai macam instruksi
teknis dalam bentuk matematik atau diagram