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Software de Mantenimiento SysMan Ver. 7

Manual de Usuario
Rev.17.a.m

Sistema de Gestin de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 7

Presentacin

Cmo obtener mejores resultados del presente manual

Descripcin del contenido por captulo.

Captulo 1 -Instalacin del Producto y Generalidades del Programa

Requisitos del Sistema

Instalacin del Programa

Interfaz principal del producto

Primeros Pasos con SysMan

Configuracin de Trminos
Codificacin de sus Equipos

Captulo 2 - Descripcin General de Procesos

Adaptacin de SysMan por tipo de Industria

Codificacin de Los Equipos (Estrategias Sugeridas)

Ordenes de Trabajo Generales (Reparaciones, Mejoras, Apoyo)

Preventivos (Mantenimiento Programado)
Inventario de materiales y repuestos
Evaluacin de datos
Sumario de rdenes de trabajo

Captulo 3 Descripcin General Opciones (Interfaz de Usuario)

Men de Opciones (Barra Superior)

Men Archivo
Abrir Base de Datos
Cerrar Base de Datos

Men Catlogos
 rea (Trmino Modificable)
Equipo (Trmino Modificable)
SubEquipo (Trmino Modificable)
Componente (Trmino Modificable)
Lnea Produccin (Trmino Modificable)
Grupo (Trmino Modificable)
Clasificacin General
Rutina Mtto. / Actividades
Almacenes
Materiales Repuestos
Ficha Materiales/Repuestos
Proveedores Mat./Repuestos
Motivos Salidas Materiales/Repuestos
Servicios a Contratar
Herramientas
Ficha Herramientas
Clasificacin Herramientas
Trabajadores ( Personal Interno)
Ficha de trabajadores (Categora)
Trabajadores
Servicios Externos (Contratistas)
Ficha Servicios Externos
Clasificacin Servicios Externos

Proveedores (Materiales / Repuestos)

Ficha Proveedores
Clasificacin proveedores
Proyectos (Agrupa OTs)
Prioridades

Status OT (Orden de Trabajo)

Status OC (Orden de Compra)
Centro de Costos
Causas de Falla
Fallas
Listados (Catlogos)

Vincular
 Vincular Equipo-Lnea Produccin (Trminos Modificables)
Vincular Equipo - Grupo:
Vincular Equipo - Material/Repuesto
Vincular Material / Repuesto Proveedor

Utilidades
Configuracin SysMan
Configuracin Trminos
Configuracin Variables
Seguridad
Inventarios
Orden de Trabajo (Campos Requeridos)
Orden de Compra / Cotizaciones
Trminos Lectura
Mantenimiento Datos
Campos Personalizados

Seguridad
Activar/Desactivar seguridad
Grupo de Usuarios
Usuarios
Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

Panel Izquierdo (Acceso a Mdulos)

General
rbol de Activos
Planificador Mtto
Horizonte Trabajo
Sumario Ordenes de Trabajo
Examinador OT
Cerrar OTP Grupalmente
Preventivos
Orden de Trabajo Preventiva
 Plan de Mantenimiento
Generar Preventivos Planificados
Informes

Orden de Trabajo Gral.

Orden Trabajo General
Solicitud OT
Convertir Solic en OT Grupalmente
Informes

Informes / Indicadores
Reportes Disponibles
Crear Nuevo Reporte
Asistente de Creacin de Reportes
Generar Indicadores
Indicadores Disponibles
Descargar Reporte (Internet)

Inventarios
Almacn Mat./Repuestos. (Entradas-Salidas-Traslados)
Ficha Materiales./Repuestos
Informes

Compras
Solicitud de Cotizacin
Orden de Compra
Informes

Herramientas
Asignacin Herramientas
Almacn Herramientas (Entradas-Salidas)
Ficha Herramientas
Informes

Lecturas
Registro Lecturas
Importacin Lecturas
Informes
Proyeccin Recursos
Disponibilidad Mat./Repuestos
Disponibilidad Mano de Obra
Informes

Anexos

Visor de Solicitudes
Editor de Cadena de Conexin
El Software de Gestin de mantenimiento integral SysMan Ver 7, es un software que
cuenta con ms de dcada y media de continuo desarrollo y actualizacin a las ms exi-
gentes normas de calidad y gestin aplicadas en el sector industrial, comercial, de servi-
cios entre otros, cuenta con una Interfaz muy intuitiva y amigable con el usuario, as el
suministro de informacin y posterior seguimiento de la misma podr ser hecho de manera
efectiva.

El presente manual describe de manera general las opciones y funcionalidad de las pan-
tallas de SysMan, este le servir de apoyo, mas sin embargo toda implementacin en una
organizacin conlleva un flujo de trabajo especifico y ajustado a la empresa, el cual no es
descrito en este documento, el consultor que lo apoye en la implementacin del producto lo
guiara de manera personalizada en el uso del programa (puesta en marcha del Software)

Cmo obtener mejores resultados del presente manual

Por el hecho de que SysMan no est orientado a un tipo de empresa especfico las expli-
caciones de las pantallas y mdulos del mismo son de manera general, por lo tanto le
sugerimos leer previamente el tpico denominado Adaptacin de SysMan por tipo de
industria.

El presente manual est distribuido en 3 captulos, sugerimos iniciar la lectura con el

captulo denominado Descripcin General de Procesos de esta manera se familiarizar
con la metodologa y dinmica de uso de SysMan, as obtendr una visin general del
Software, Capacidades y podr disear una estrategia para el uso e implementacin del
mismo en su empresa.

Seguidamente en el captulo 3 encontrar una descripcin de todas las opciones del

programa (men superior y lateral izquierdo), acuda a este captulo una vez haya
comprendido el cmo SysMan trabaja, de manera tal que las opciones y explicaciones de
cada tpico sean mejor entendidas, tambin encontrara una descripcin detallada de las
opciones.

En lo que refiere a la Instalacin del producto encontrar en el captulo 2 informacin del

tema (de manera resumida), el detalle tcnico de instalaciones sobre todo en lo que refiere
a la edicin Empresarial ya sea SQL Server u Oracle dado que requieren un conocimiento
mayor de estas plataformas.

En el CD de instalacin del Programa se encontrar mayor informacin tcnica.

Seccin Descripcin

Captulo 1 Se comenta de las generalidades del

programa, as como una descripcin
Instalacin del Producto y de la interfaz principal del producto, y
Generalidades del programa las pautas generales de cmo instalar
el mismo

Captulo 2 En este captulo se describe de manera

resumida el cmo SysMan trabaja,
Descripcin General de Procesos presentamos las sugerencias de cmo
orientar la configuracin, codificacin
del equipo, Etc.

Es recomendable comenzar leyendo

este captulo dado que lo involucra-
remos con la dinmica de trabajo de
SysMan

Captulo 3 Se explican las opciones de los mens

desplegables, as como de las opciones
Descripcin General de Opciones contenidas en el bloque de mens de la
(Interfaz de Usuario) barra lateral Izquierda, una vez que
haya ledo y comprendido el Captulo 2,
aqu encontrar el detalle de cada op-
cin y pantalla del programa.
 Captulo 1
Instalacin del Producto y Generalidades del Programa
Requisitos del Sistema
SysMan trabaja sobre una plataforma de Windows 32 / 64 Bits, las estaciones de trabajo
debe tener una capacidad mnima de 200 Mb. libres en disco y un mnimo de 256 Mb.
de memoria RAM (Deseable 512 MB).

En el directorio principal del CD de instalacin encontrar un archivo con las pautas ac-
tualizadas de instalacin, estas varan dependiendo la presentacin adquirida (Profesional
o Empresarial) y segn el tipo de Base de Datos (ACCDB, SQL server, Oracle)

Instalacin del Programa

Dependiendo de la edicin del programa (Profesional o Empresarial) y segn el nmero de

usuarios (Standalone o Multiusuario) el esquema de instalacin cambiar. Puede
conseguir un documento detallado de las pautas de instalacin en el CD que le fue entre-
gado con el producto, de manera resumida a continuacin le presentamos los pasos a
seguir:

1.- Instalacin el driver de la llave USB (antes de conectarla fsicamente)

2.- Instalar la aplicacin

3.- Instalacin de la Base de Datos:

Edicin Profesional

Puede habilitar una carpeta en su servidor y compartirla para que pueda ser accesada por
todas las estaciones, seguidamente copiar la el archivo con extensin .smn que es la base
de datos vaca que encontrar en la carpeta Insolca de Archivos de Programa, esta base de
datos se encuentra vaca, puede renombrarla y colocar el nombre que desee (Ejem:
Mtto_empresax_sysman.smn)

Dependiendo de la edicin del programa (Profesional o Empresarial) y segn el nmero de

usuarios (Standalone o Multiusuario) el esquema de instalacin cambiar. Puede
conseguir un documento detallado de las pautas de instalacin en el CD que le fue entre-
gado con el producto, de manera resumida a continuacin le presentamos los pasos a
seguir:
1.- Instalacin el driver de la llave USB (antes de conectarla fsicamente)

2.- Instalar la aplicacin

3.- Instalacin de la Base de Datos:

Edicin Empresarial

Debe anexar la base de datos que encontrara en el CD a su servidor, seguidamente desde

el aplicativo Editor Cadena Conexin abrir el archivo con la extensin .csq (para SQL
Server) o .cso (para Oracle) y aqu encontrara la cadena de conexin (ADO) que conectar
al servidor, ajuste esta apropiadamente, luego grabe el archivo con el nombre que desee y
este ser el archivo que abrirn las estaciones para conectarse con el servidor y en con-
secuencia con la base de datos.

NOTA: La Edicin Empresarial debe ser instalada por el personal de soporte del Dpto. de
Sistemas de la empresa, encontrar ms pautas de como configurar el servidor en la sec-
cin de anexos de este manual.

4.- Desde SysMan en el men Archivo encontrar la opcin de Abrir Base de Datos,
despus de que la abra por primera vez se le presentar en este men un acceso directo al
archivo de base de datos (edicin Profesional) o a la cadena de conexin (Edicin Em-
presarial).

Aqu colocamos de manera resumida las pautas de instalacin, en el CD encontrar pautas

ms detalladas, solicite apoyo a su asesor de sistemas, l le podr recomendar como en
que ruta instalar sus datos as como efectuar los respaldos peridicos de la base de datos.
Interfaz principal del producto

La columna vertebral de SysMan en cualquiera de sus presentaciones es la estructura del

rbol que representa a los activos de su empresa, (sobre los cuales se sea realizar la
gestin de mantenimiento). Las opciones de manejo del producto estn distribuidas en dos
grupos y uno como visor de Tareas Pendientes, los cuales describimos a continuacin.

Men de Configuracin y Catlogos:

En estos men encontrara las funciones de configuracin del programa as como las que se
refieren al ingreso de datos de configuracin tambin llamados catlogos de datos, la fun-
cin de cada opcin de los mens las encontrar en el captulo 2.

Men Barra Lateral Izquierda:

Encontrar un acceso directo a los mdulos de uso del programa, estas funciones en su
mayora pueden ser ejecutadas desde las barras de botones o desde el rbol de Activos,
cuya funcin la explicaremos ms adelante (Captulo 2).

Barra de Tareas Pendientes:

Todas las tareas pendientes ya sea que refieran a Solicitudes de Trabajos, ordenes de
trabajos correctivos abiertos (anteriores a la fecha de hoy) as como a los preventivos
pendientes las encontrara graficadas segn su antigedad o das de retraso.
Primeros Pasos con SysMan

1.- Configuracin de Trminos

SysMan de manera predeterminada clasificar a los activos susceptibles a mantenimiento

como Equipo, Subequipo y Componente, estos ttulos pueden ser modificados y ajustados
segn el entorno de la empresa. Un Equipo puede contener n nmero de Subequipos y
estos a su vez un nmero de Componentes (siendo estos ltimos en los que recaen las
labores preventivas y correctivas). De igual manera lo categorizado como rea y Lnea de
Produccin tambin son Trminos que pueden ser ajustados por el usuario.

Todo Equipo debe pertenecer necesariamente a un rea (ubicacin fsica especfica) y

opcionalmente, a una Lnea de Produccin o Grupo de Equipos, pudiendo estar vinculado a
ms de uno de ellos.

A travs de la opcin Utilidades - Configuracin SysMan, usted podr modificar los ttulos
antes mencionados.

NOTA: Dado que este punto es determinante para la adaptacin del software a su orga-
nizacin, puede solicitarnos apoyo por el mail soporte-tecnico@insolca.com, as podremos
colaborar con usted en esta fase de adaptacin.

Se sugiere no desglosar excesivamente los equipos, si bien el sistema lo puede soportar,

esto dificultara el trabajo cotidiano de reporte de fallas, por lo tanto; tan slo codifique un
equipo y efecte pruebas de creacin de correctivos para as poner a prueba el sistema de
codificacin utilizado.

Cuando va a implantar el software en la empresa comience trabajando slo con los

correctivos, cuando logre ya encaminar este proceso y las personas involucradas con el
uso del software ya se manejen sin problema alguno con este mdulo entonces proceda
con los preventivos, recuerde que las probabilidades de xito en la implementacin de-
penden de dividir en fases claramente definidas. Puede, si lo desea; solicitar apoyo a
nuestro centro de soporte y ste le ser brindado sin costo a travs de nuestro site
www.insolca.com este apoyo puede ser canalizado ya sea va Telefnica, Chat-Voz,
Videoconferencia o E-Mail.

2.- Codificacin de sus Equipos.

Puede comenzar el registro de los Equipos, Subequipos y Componentes, le sugerimos

registre un Equipo de cada clase, con sus respectivos Subequipos y Componentes, luego
programar su Plan de Mantenimiento a travs del men Orden de Trabajo - A Programar -
Preventivos, el motivo por el cual le sugerimos este orden es porque cuando vaya a crear
otro equipo similar puede copiar toda la estructura de Subequipo, Componente y su Plan de
Mantenimiento ya estipulado (opcin que se le presenta cada vez que registra un nuevo
Equipo, Subequipo y Componente). De esta manera se ahorrar tiempo y esfuerzo en el
proceso de introduccin de datos.

En el Captulo 2 Uso del rbol de Activos encontrar informacin ms puntual de cmo

registrar sus equipos e el sistema

3. Ahora pudiera registrar los Recursos a utilizar, tales como: Materiales, Mano de Obra
y Servicios Externos, estos son opcionales y luego proseguir con el registro de las Rutinas
de trabajo, Fallas, Prioridades, etc.

Los pasos antes descritos tuvieron como finalidad el introducirlo en la dinmica de trabajo
de SysMan, por supuesto hay muchos procesos todava no descritos, por este motivo lea
atentamente el manual para que de esta manera usted decida cul ser el orden de trabajo
que ms se acople a las actividades de su empresa.
 Captulo 2
Descripcin General de Procesos
Adaptacin de SysMan por Tipo de Industria
Adaptacion de SysMan por Tipo de Industria

SysMan es un programa que cuenta con mucha flexibilidad el momento de adaptarlo a la

organizacin, sea esta del rubro que sea (Manufactura, Vehculos, Hoteles, Tiendas por
Departamentos, Etc.), por lo tanto reviste mucha importancia el establecer y definir los
trminos que definirn a los activos.

Primero y Principal es determinante el darle un enfoque prctico a la codificacin de sus

equipos, recomendamos diferenciar lo que son partes y refacciones de los equipos y
componentes, efectuamos este comentario dado que en el rbol de activos sugerimos
llegar hasta el nivel de componente o su equivalente, ya despus registrar las refacciones
o fallas tipo, pero estas le recomendamos no las refleje en el rbol de activos.

El programa cuenta con cuadro grandes niveles, debe ser suficiente si est siendo prctico
en el enfoque a utilizar, de lo contrario reevalu el esquema de codificacin que piensa
aplicar, sin embargo de manera adicional puede crearse otros sub clasificaciones, ya sea
como relaciones laterales o a travs de campos internos.

A continuacin le presentamos la pantalla en la cual definir los trminos a utilizar.

Le presentamos algunas sugerencias de los trminos por tipo de industria, puede utilizar
estas o una combinacin entre ellas o crear sus propios trminos.

Manufactura:
rea Procesos Equipo Componente
Planta rea Equipo Componente
rea Equipo Subequipo Componente
rea Equipo Sistema Componente

Vehculos
Flota Vehculo Seccin Componente
Tipo Vehculo Unidad Seccin Componente

Hoteles Centros Comerciales Hospitales

Edificio rea Piso Componente

Ciudad Ubicacin rea Componente
Organizaciones con Mltiples Sedes (Tiendas, Agencias Bancarias, Etc.)
Ciudad Agencia rea Equipo
Regin Tienda rea Componente

Ya con los ejemplos dados anteriormente tendr una idea de cmo orientar el enfoque de
codificacin, tema que trataremos con ms amplitud adelante.

Recuerde: Sea Prctico en el enfoque, no llegue al detalle por lo menos no en lo que pre-
sentara en el rbol de activos, hay otros modos de obtener informacin detalladla sin
necesidad de complicar el esquema general de distribucin de activos.
Codificacin de los Equipos (Estrategias Sugeridas)

Una vez que haya definido los trminos a ser utilizados para la codificacin de equipos debe
iniciarse la codificacin de los mismos, dado que el programa permite asignar cdigos
alfanumricos de hasta 20 caracteres le sugerimos que sea textual en los cdigos a asig-
nar, ahora si su empresa ya tiene asignados cdigos a los activos pudiera utilizar este como
un cdigo alternativo y en el programa asignar cdigos textuales, el criterio que sugerimos
usar es el siguiente:

En la medida de lo posible use los mismos trminos con los cuales su personal identifica a
los equipos, piense mas en sus usuarios y eventuales solicitantes (quienes le reportaran las
averas) el momento de establecer un criterio de codificacin, si le es imperativo asignar un
cdigo numrico no conocido por su personal ya sea porque se lo exigen en el rea de
administracin, utilcelo como un cdigo alternativo creando un campo personalizado y en
los reportes que se emitan a este departamento se usara este cdigo pero para el da a da
se usarn los cdigos textuales Mas amigables establecidos por usted.

Recuerde que en los sistemas antiguos o en los inicios de la era informtica se utilizaba
esquemas de codificacin tipo 1.23.34.4. Donde 1 era rea, 23 era tipo de equipo, 34 el
nmero del equipo, etc. (por colocar un ejemplo) ya hoy en da no tiene limitacin en cuanto
a asignar cdigos as que utilice estrategias ms comprensibles en la asignacin de los
mismos, recuerde que todo lo har desde un rbol con una vista de todos los equipos, no
tendr que digitar como tal el cdigo del equipo, todo ser muy visual as que tome esto en
cuenta en la asignacin de sus cdigos.
Desde el Men catlogos se registraran las reas y desde el rbol de activos se irn
agregando las dems ramas, se sugiere registrar un Equipo de cada tipo para que cuando
deba crear otro similar pueda copiar a estructura del ya existente y luego editar las carac-
tersticas de este, estrategia similar puede seguir para el registro de vehculos

Data Tcnica
La data tcnica podr ser registrada dentro de la ficha de cada equipo, componente, etc.,
para esto coloques en la rama respectiva y presione el botn Editar Ficha as acceder a
la ficha completa donde adems de registrar la data tcnica podr incorporar datos de la
garanta, fotos, manuales tcnicos (archivos anexos), etc.

SUGERENCIA : Sea practico en el enfoque a utilizar en la codificacin de sus activos, no

llegue al detalle, ya el detalle lo registrara en la orden de trabajo (refacciones utilizadas,
fallas, causas de falla, etc.) si usted llegara al detalle en el rbol esto ser u inconveniente el
momento de reportar las fallas dado que en muchos casos deber intervenir el equipo antes
de saber la parte que presento la avera en consecuencia no podr crear una orden de
trabajo antes de empezar la reparacin.

Las implementaciones ms exitosas del producto ya sean en empresas pequeas o en

organizaciones con mltiples sedes y ciudades han sido muy prcticas en el tema de la
codificacin de sus activos.
Dada la importancia que reviste el tema de la codificacin y de un enfoque adecuado de-
pender prcticamente el xito o no de la implementacin del producto, puede comunicarse
con nosotros para requerir apoyo o que evaluemos su enfoque de codificacin, puede
comunicarse a travs del mail soporte-tecnico@insolca.com
M: Ordenes de Trabajo Generales (Reparaciones, Mejoras, Apoyo).

Las ordenes de trabajo generales pueden ser Correctivas (Reparaciones) de Mejora o

Apoyo a otros departamentos de la empresa, esto dado que muchas veces el departamento
de mantenimiento suele colaborar en tareas no directamente vinculadas con el manteni-
miento de equipos (Reubicacin equipos, apoyo al Dpto.de operaciones, Etc.) y es nece-
sario justificar el tiempo empleado o las labores efectuadas por la jefatura de manteni-
miento.

Dado que SysMan sincronizar con su modo de trabajo es necesario en primer lugar que
defina como se reportarn las averas en el sistema, Involucrara directamente al Solici-
tante? Para que este registre en el Software la avera que despus usted lo convertir en
orden de trabajo, o el reporte de avera se lo comunicarn por otro medio (Oral, Escrito,
Mail, Etc.)? Ser usted quin cree directamente la orden de trabajo?.

Es muy importante definir el punto anterior, nuestra sugerencia es que en la medida de lo

posible involucre al solicitante, sea este el Supervisor de produccin, Supervisor de Planta,
Operador, Etc. Directamente de manera tal que sea quien desde el sistema le reporte la
avera, este proceso es tan sencillo que una persona sin mayor entrenamiento lo puede
hacer; incluso un entrenamiento bsico de no ms de 10 minutos suele bastar. El trabajar
de este modo le garantizar que el trabajo fluir desde el mismo origen de la falla y hacia el
departamento de Mtto. Como tal se liberara de la tarea de descripcin de la falla dado que lo
que har es convertir la solicitud en una orden de trabajo, imprimirla y asignarla al mecnico
o tcnico que gestionar la reparacin.
Ordenes de Trabajo Generales
(Reparaciones, Mejoras, Apoyo)

SysMan lo faculta a que pueda desde el rbol, nivel componente (rueda Roja) pueda crear
la Solicitud de OT o la Orden de Trabajo directamente, si es una Solicitud usted la observara
en el planificador de mantenimiento o si tiene activado el visor de solicitudes (ver anexos
manual) le podr parecer un mensaje emergente con el aviso de la falla.

Desde el planificador de mantenimiento podr convertir la solicitud en una orden de trabajo

Recomendaciones Generales

Una vez cree la orden de trabajo y asigne a la persona que gestionar el trabajo (respon-
sable principal) imprima esta y entrguesela al personal, trate de que SIEMPRE la orden de
trabajo tenga un Responsable, dado que ser l quien deber retornrsela una vez que la
ejecute y cierre para que as lo indique en el sistema, ya el programa lo provee de reportes
para medir la eficiencia de cada trabajador. No pierda de vista la misin del sistema que es
el monitorear toda su gestin de mantenimiento y de esto no escapa la eficiencia de los
miembros de su departamento.
Preventivos (Mantenimiento Programado)

De manera resumida le exponemos como SysMan trabaja en relacin a los planes pe-
ridicos de mantenimiento.

Las Rutinas de Mantenimiento vienen a ser un compendio de actividades peridicas que

ejecutara, estas rutinas de Mtto. Se programan o vinculan con los componentes (Rueda
Roja) desde el mismo rbol de Activos, y seguidamente ser debe establecer la frecuencia, a
sea esta en base a Tiempo, Lectura, Etc. A partir de este momento el programa le pedir
una fecha de inicio y/o Lectura inicial y ya el programa crear automticamente las prxima
orden de trabajo al faltar 30 das o menos de la fecha prxima (esto es modificable), solo
una vez que haya cerrado la OTP entonces el programa le crear la prxima orden de
trabajo, este es un mtodo muy efectivo de trabajar dado que el programa detendr la
creacin de rdenes de trabajo mientras tenga la ltima abierta.

Las rdenes de trabajo preventivas al crearse podrn ubicarlas a travs del Planificador de
mantenimiento, abrirlas desde este mdulo, imprimirlas, asignarlas al personal, etc.

Para crear un plan de mantenimiento programado debe en primer lugar crear las rutinas de
mantenimiento que se ejecutarn peridicamente, a continuacin le presentamos algunas
consideraciones a la hora de comenzar a crear sus rutinas.

1.- Asigne cdigo de fcil reconocimiento, por ejemplo, las primeras tres letras pueden
indicar el tipo de equipo al cual vinculara la rutina y a continuacin un cdigo numrico o un
indicativo del tipo de actividad, por ejemplo Inspeccin, Cambio Aceite, Etc.
Por ejemplo la Rutina a ser vinculada a las Bombas estar ser de Inspeccin y es la rutina
nmero 1, cdigo a signar ser: BMB_Revision_01.

SUGERENCIA: Sea prctico y objetivo en cuanto al plan de mantenimiento a programar,

tome en cuenta sus recursos (Personal, Presupuesto, Capacidad operativa, etc.) para que
programa un plan de trabajo que pueda cumplir.

En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la seccin derecha de la interfaz

principal de SysMan encontrar un resumen de todo lo abierto organizado o distribuido en
das de antigedad, esta es la mejor manera de obtener una Panormica de sus tareas,
ahora es normal que tenga muchas rdenes de trabajo abiertas por causas ajenas a su
departamento, tales como Falta de repuestos, falta de asignacin de recursos, aprobacin
En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la seccin derecha de la interfaz
principal de SysMan encontrar un resumen de todo lo abierto organizado o distribuido en
das de antigedad, esta es la mejor manera de obtener una Panormica de sus tareas,
ahora es normal que tenga muchas rdenes de trabajo abiertas por causas ajenas a su
departamento, tales como Falta de repuestos, falta de asignacin de recursos, aprobacin
de departamentos superiores, etc. Estos puede registrarlos como Status y asignar a las
ordenes de trabajo de esta manera podr realmente observar el desarrollo de su depar-
tamento de Mtto. E incluso proponer estrategias para implementar mejoras en el mismo.
(Contratar nuevo personal, mejorar los tiempos de procura de repuestos, etc.).

2.- Las rutinas cuando las registre que contengan varias actividades, trate de agruparlas
segn frecuencia, por ejemplo todas las actividades que se efectan mensualmente ya
sean de inspeccin o calibracin, etc., de esta manera el programa le generara menos
papeles (ordenes de trabajo) y as podr cumplir de mejor forma con su plan programado.

3.- Si cuenta con actividades semanales o diarias, dado que son tan peridicas trate de no
registrarlas a l sistema o si lo hace cree un nivel 0 en el rea (Prxima Pantalla) y ah pro-
grame este preventivo, genialmente los preventivos que suelen tener una frecuencia tan
corta suelen ser inspecciones o lubricaciones, son tareas tan cotidianas que puede que no
requiera que SysMan se los recuerde, esto con el fin de evitar la generacin excesiva de
ordenes de trabajo.

En Resumen: defina cuantas rdenes de trabajo puede atender mensualmente y segn

esto construya su plan de mantenimiento, sea prctico en la creacin de rutinas de Mtto.

4.- En la orden de trabajo puede establecer qu repuestos estima utilizar de esta manera al
crearse la orden de trabajo se asignarn estos repuestos a la OT creada pero en condicin
de Utilizados = NO, esto hasta que efectivamente los retiren de almacn, el trabajar de esta
forma tambin lo facultara a efectuar proyeccin de uso o consumo de repuestos, de modo
similar puede hacerlo con la mano de obra y servicios externos.
Inventarios de Materiales y Repuestos

SysMan cuenta con un mdulo muy completo de inventarios, a estas opciones puede in-
gresar directamente desde el botn de Inventario ubicado en la barra de botones superior
izquierda.

Tal como ya fue explicado anteriormente puede utilizar el mdulo de inventario para al-
macenar tems relacionados con el consumo de repuestos relacionados con el Mtto. (Or-
denes de trabajo o por otros motivos que serian no asociados con ordenes de trabajo, en
este apartado solo explicaremos lo relacionado con la salida relacionada con ordenes de
trabajo (Mtto).

Primero y principal debe establecer cul es el modo de trabajar actual o definir el cmo
desear trabajar, le exponemos a continuacin diverso modos de trabajo y l como SysMan
lo acompaara en estas tareas.

SysMan le permitir manejar mltiples almacenes, pudiendo efectuar traslados entre los
mismos. Ms adelante encontrara informacin adicional al tema
1.- Entrega de Materiales/Repuestos por Almacn previa autorizacin de Mtto (Genera-
cin de autorizacin o vale de salida)

Una vez impresa la OT y entregada el Tcnico o Mecnico inspeccionar el equipo y

anotar en la OT que repuestos requerir, entonces en el Dpto. de Mtto solo asignaran
estos repuestos a la OT ms no lo colocaran como utilizados (este permiso se les puede
retirar) seguidamente el mecnico se dirigir al Dpto. de Aplacen y aqu solo se le entregar
lo previamente autorizado (desde el mdulo de salida de repuestos asociado a Mtto)

NOTA: desde el men Utilidades Configuracin SysMan Inventarios pude colocar la

Permisologia para que Mtto. No pueda entregar repuestos (Solo Autorizar) y Almacn solo
Entregue (no pueda autorizar) de esta manera creara una capa de seguridad para que
SysMan se ajuste a sus polticas internas.

2.- Entrega de Materiales/Repuestos por Almacn sin requerir autorizacin de Mtto

El Mecnico o Tcnico se dirige a Almacn y solicita repuestos, El encargado de Almacn

Asignar y Entregar los repuestos asociados a la orden de trabajo, en consecuencia es
requerido que se cuente con la OT creada antes de proceder a retirar repuestos de al-
macn.

3.- El Departamento de Mtto, gestiona su propio inventario

Desde la misma orden de trabajo asignara el repuesto y lo marcara como Marcar como Ya
Utilizado as se descontar del inventario.

En muchas ocasiones se desea controlar los repuestos utilizados mas no se lleva un in-
ventario propio sino se compra la refaccin y se usa, es factible configurar el mdulo de
inventarios para que permita los negativos (Utilidades Configuracin SysMan) de esta
manera podr controlar lo ha usado mas no llevar un inventario (existencias).
Evaluacin de Datos

SysMan cuenta con mltiples herramientas para la evaluacin de los datos, comenzando
por los reportes reconfigurados, aqu encontrara con una lista de informes agrupados segn
familias, el generar estos es muy sencillo, adicionalmente todos los reportes puede ex-
portarlos a Excel y aqu aplicar los filtros dinmicos que desee, de esta manera multiplicara
su capacidad de anlisis e interpretacin de la data.

Adicionalmente cuenta con dos herramientas o mdulos que cuentan con un alto grado de
resumen de manera tal que podr de modo muy simple generar informes grficos, estas
herramientas las describimos.

Barra Tareas Pendientes

Esta barra le presentara tres grupos de evaluacin de datos, en cada grupo encontrara que
se agrupan el total de solicitudes u rdenes de trabajo agrupadas segn su antigedad
(rangos en das), las fechas que se evalan son las siguientes:

Solicitudes OT: Fecha Programada (Anterior al da de Hoy)

OT Generales: Fecha de Aviso (Anterior al da de Hoy)
Preventivos: Fecha Programada (Anterior al da de Hoy)

Puede aplicar los filtros que desee en la barra y presionar el botn de actualizacin, asi-
mismo puede activar la opcin que le permitir almacenar el filtro de manera que se evaluar
este automticamente al ingresar al programa.

Funciones Adicionales

Cada Grupo de datos le presentara un grafico de barras, con efectuar un doble clic en cada
barra podr generar un reporte detallado de cules son las solicitudes o ordenes de trabajo
que corresponden con la barra, este es un modo muy eficiente de generar informes segn
das de retraso.
Sumario Ordenes de Trabajo

Este mdulo de ser utilizado apropiadamente le permitir generar informes muy precisos en
relacin a las solicitudes y ordenes de trabajos abiertas y/o cerradas, y agruparlas por
rea, equipo, componente, etc. Incluso puede generar informes grficos (formato de rbol)
o tipo reportes desde la opcin de imprimir.

Encontrara mayor explicacin de este mdulo en el captulo 3 Descripcin General Op-

ciones (Interfaz de Usuario)
 Captulo 3
Descripcin General Opciones
(Interfaz de usuario)
Men de Opciones (Barra Superior)

Men Archivo

Abrir Base de Datos

Abre una base de datos ya existente en el disco.

Por el hecho de que una base de datos le permite manejar la informacin de varias plantas
y lneas de produccin no es necesario que tenga un archivo de datos por cada una de
ellas, la ventaja de tener una sola base de datos es la de que eventualmente se podrn
generar reportes evaluando todos los datos en conjunto, beneficio del cual no podra dis-
frutar si utiliza mltiples bases de datos (archivos) para almacenar sus informacin.

SUGERENCIA: Le recomendamos que solamente utilice diferentes bases de datos (ar-

chivos) cuando est seguro de que no necesitar evaluar todos sus datos en conjunto; es
decir; sern totalmente independientes, por ejemplo: dos empresas diferentes con rutinas
de mantenimiento, empleados, maquinarias, etc., diferentes.

Presentacin Profesional.

La presentacin profesional cuenta con bases de datos en formato .accdb (similar a las que
utiliza Access 2007), pero cuenta con la extensin .smn, recomendamos colocar el archivo
.smn en una ruta segura e invocarla desde esta carpeta, asegrese de contar con respaldos
peridicos de esta carpeta.

Presentacin Empresarial

Esta presentacin puede contar con Bases de datos ya sea bajo plataforma SQL Server u
Oracle, ahora para abrir esta base de datos deber invocar un archivo con la extensin .csq
(SQL Server) o .cso (Oracle), en el interior de este archivo se encuentra la cadena que
permitir conectarse con la base de datos (string de conexin).

En el anexo de este manual encontrara mayores especificaciones tcnicas de cmo

gestionar la conexin con bases de datos SQL u Oracle.
Cerrar Base de Datos

Cierra la base de datos actualmente abierta.

Catlogos
En el men catlogos encontrara las opciones de registro de datos que sern utilizados
para la mayora de los procesos del programa, por ejemplo Equipos, Rutinas, Empleados,
Fallas, Etc.).

Todas las pantallas de registro de datos son similares en cuanto a funcionamiento, asi-
mismo cuentan con campos comunes y campos propios de de cada catlogo.

El funcionamiento de las pantallas de registro de datos (edicin y borrado) as como los

campos comunes a todos los catlogos son explicados a continuacin.

Barra de Tareas

Codigo a crear o editar

Campos creados por usted

El modo de funcionamiento es el siguiente: si usted ingresa un cdigo no existente el pro-

grama le abrir una pantalla con los campos en blanco de esta manera podr agregar un
nuevo registro, ahora si el cdigo ya est registrado tendr la oportunidad de modificarlo o
eliminarlo completamente
El botn signado con una lupa le permitir acceder a un examinador en el cual se le pre-
sentar los registros existentes (ya sean equipos, rutinas, fallas, etc.) aqu lo podr selec-
cionar y as editarlo.

En la barra de botones ubicada en la esquina superior izquierda encontrara las funciones

que le permitirn grabar los registros, borrar, imprimir los datos, avanzar entre registros,
Etc.

Campos Comunes

Hay una serie de campos que son comunes a la mayora de los catlogos de datos, estos
los explicaremos a continuacin, le recordamos que los campos propios de cada catlogo
sern explicados con detalle en el respectivo tpico.

Descripcin

Aqu ingresara la descripcin del registro, ste campo es requerido (obligatorio)

Comentarios

Aqu ingresara los comentarios del registro, no tiene lmites en cuanto a palaras a incluir

Archivos Anexos

Vincular archivos ya sean estos de imgenes, videos, archivos Word, Excel, Autocad, Etc.

Campos Personalizados

Es factible crear nuevos campos a todas las tablas, por ejemplo si no usted requiriera de un
campo que no haya sido considerado por nosotros puede agregarlo desde el men Utili-
dades-Campos Personalizados, esta opcin la encontrar descrita con mayor detalle en el
tpico relacionado a la opcin del men.

rea (Trmino Modificable)

El primer dato a incluir en SysMan es el rea, tmese en cuenta que el Trmino rea puede
ser modificado por usted, el rea se puede considerar como la Raz del rbol que cons-
truir, si est trabajando con una Industria podra dividir esta en diferentes reas, o si sus
datos corresponden a una empresa de transporte por ejemplo pudiera renombrar el trmino
rea a Flota aqu registrar las Flotas.
Equipo (Trmino Modificable)

La creacin y edicin de Equipos se sugiere efectuarla desde el rbol de Activos, dado que
de manera ms directa podr seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opcin tambin
podr efectuar estas tareas.

Descripcin Campos Principales

Criticidad: Segn este parmetro podr filtrar los Equipos que a su criterio consi-
dere crticos.

Condicin Actual: De manera predeterminada estarn en Servicio pero puede

cambiar segn sea el caso.

Vincular grupo: Puede crear vnculos opcionales, esto le podr ser til a la hora de
generar reportes.

Fecha Vencimiento Garanta: Este dato ser tomado en cuenta por el mdulo de
control de garantas, pero es opcional.
La creacin y edicin de Equipos se sugiere efectuarla desde el rbol de Activos, dado que
de manera ms directa podr seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opcin tambin
podr efectuar estas tareas.

SubEquipo (Trmino Modificable)

La creacin y edicin de Subequipos se sugiere efectuarla desde el rbol de Activos, dado

que de manera ms directa podr seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opcin
tambin podr efectuar estas tareas.

Descripcin Campos Principales

Criticidad: Segn este parmetro podr filtrar los Equipos que a su criterio considere
crticos.

Condicin Actual: De manera predeterminada estarn en Servicio pero puede cambiar

segn sea el caso.

Vincular grupo: Puede crear vnculos opcionales, esto le podr ser til a la hora de generar
reportes.
Fecha Vencimiento Garanta: Este dato ser tomado en cuenta por el mdulo de control
de garantas, pero es opcional.

Componente (Trmino Modificable)

La creacin y edicin de Componentes se sugiere efectuarla desde el rbol de Activos,

dado que de manera ms directa podr seleccionarlo, mas sin embargo desde esta opcin
tambin podr efectuar estas tareas.

Descripcin Campos Principales

Criticidad: Segn este parmetro podr filtrar los Equipos que a su criterio considera
crticos.

Condicin Actual: De manera predeterminada estarn en Servicio pero puede cambiar

segn sea el caso.

Vincular grupo: Puede crear vnculos opcionales, esto le podr ser til a la hora de generar
reportes.

Fecha Vencimiento Garanta: Este dato ser tomado en cuenta por el mdulo de control
de garantas, pero es opcional.
Lnea Produccin (Trmino Modificable)

El trmino Lnea de Produccin (Marca, Modelo, Lnea, Zona del Pas, Etc.) es modificable
y le permitir vincular diversos equipos desde el Men Vincular.

Eventualmente podr vincular ms de un equipo a una lnea de produccin y as crear

filtros en los reportes.

Grupo (Trmino Modificable)

El trmino Grupo es modificable y le permitir vincular diversos equipos desde el Men

Vincular.
Eventualmente podr vincular ms de un equipo a un grupo y as crear filtros en los re-
portes.

Clasificacin General
La agrupacin denominada Clasificacin General puede ser utilizada para asociar cual-
quiera de los tres niveles bajo cualquier criterio particular, por ejemplo: marca, modelos, o
cualquier otro criterio que pueda ms adelante utilizar para generar reportes
Rutina Mtto./ Actividades

Las rutinas de mantenimiento incluyen una serie de procedimientos y actividades que sern
efectuados de manera peridica, las rutinas son utilizadas para elaborar los planes de
mantenimiento a los equipos, una vez creadas las rutinas se vinculan a los componentes
desde el rbol de Activos y se establecer la periodicidad de creacin, ya sea esta en
base a tiempo, lectura, toma de medidas, o mixta, encontrara ms informacin de cmo
programar los preventivos ms adelante.

El registro de las rutinas de mantenimiento podr ser efectuada a travs de esta opcin,
cuando vaya a crear una nueva rutina tendr la posibilidad de hacerlo copiando las ca-
ractersticas de una ya existente (de manera opcional), de responder afirmativamente a la
pregunta de si desea copiar de una rutina existente deber indicar la rutina de la cual se
efectuar la copia, as como opcionalmente podr anexar a la nueva rutina el consumo
estimado de recursos, tales como Mano de obra, Materiales/Repuestos y/o Servicios ex-
ternos que tenga asignados la rutina de la cual se efectuar la copia.

Una vez creada la rutina sta ser visualizada como se muestra en la prxima pantalla, aqu
encontrar las pestaas correspondientes a los recursos a utilizar (Mano de obra, Mate-
riales/Repuestos, Servicios externos), en stas puede establecer el consumo estimado de
cada recurso, estos consumos estimados podrn ser ajustados al crear las OT.

Vincular Imgenes, Planos, Documentacin

Tcnica, Etc.

Recursos
que se esti-
man utilizar
en la ejecu-
cin

Descripcin General de
la Rutina

Descripcin de Actividades a Efectuar, se recomienda incluir

varias actividades en una Rutina
Almacenes

SysMan lo faculta a usar un mximo de 99 Almacenes, de manera predeterminada esta

registrado el almacn principal con el cdigo ALM_01, a medida que registre nuevos
almacenes este correlativo seguir incrementando, Ejem. ALM_02, ALM_03, Etc.

Al crear un Almacn de manera predeterminada se colocara en condicin de Operativo,

esta condicin puede desactivarla en el caso de que este almacn este fuera de uso.

Ms adelante en la seccin de creacin de grupos de trabajo encontrara pautas para que

pueda vincular el uso de determinados almacenes con grupos de usuarios determinados,
esto es particularmente til en el caso de que cuente con almacenes en diferentes
ubicaciones fsicas y desea restringir el uso de los almacenes a grupos de usuarios
circunscritos a estas ubicaciones.

Cada vez que efectu una ingreso, traslado o salida de Materiales o Repuestos deber
indicar el Almacn que afectara, este tema ser tratado con mayor amplitud en el modulo de
movimientos de inventario.
Materiales Repuestos

Ficha Materiales/Repuestos

Registra los materiales y/o repuestos utilizados en su gestin

IMPORTANTE: Si borra un material o repuesto se borrar todo su

consumo en las OT creadas y sus vnculos en las rutinas.

Descripcin Campos Principales

Materiales/Repuestos Alternativos: Puede colocar hasta tres Mat / Rep. Alternativos,

stos no necesariamente deben estar registrados en el sistema.

Mnimo/Mximo: Establecer los lmites superior e inferior en cuanto a la existencia a

mantener, a travs de los reportes podr generar listados que evalen esta informacin.
Proveedores

Puede registrar a todos los proveedores de repuestos y/o materiales que utiliza en sus
labores de mantenimiento, una vez registrados estos proveedores deber vincular stos
con los materiales y/o repuestos que distribuyen, esta asociacin la podr efectuar desde
la opcin de vincular material-proveedor.

Motivos Salidas Materiales/Repuestos Herramientas

Es posible registrar un catalogo de motivos por los cuales se da salda a los materiales del
almacn y estos motivos no son originados por labores de mantenimiento ya sea preventivo
y /o correctivos, por ejemplo: devolucin, salida de materia prima (en el caso de que se
desee contralar este tipo de inventarios)

Servicios a Contratar
Puede registrar la lista de servicios que contratara por ejemplo: Soldadura, Pintura, Etc. Al
contratista o servicio externo debe registrarlo por la ficha del servicio externo.
Herramientas

Ficha Herramientas

A travs de este mdulo registrara sus Herramientas, opcionalmente podr asignar estas a
los empleados y as llevar adems de un inventario completo en Almacn una relacin de
las Herramientas asignadas a cada uno de ellos.

Clasificacin Herramientas

Puede crear Clasificaciones o Grupos segn el tipo de Herramientas, por ejemplo: Medi-
cin, Calibracin, Ajuste, Construccin, Etc.

Trabajadores (Personal Interno)

Categora de Trabajador
Puede categorizar a sus empleados segn el criterio que desee, asignar a cada categora
un costo por hora especfico de manera tal que cuando registre un empleado pudiera
asignarlo a determinada categora. Esta informacin ser de mucha utilidad para saber en
determinado momento a cunto ascienden sus costos de mano de obra en las OT efec-
tuadas.

Trabajadores
La ficha de cada empleado puede ser creada a travs de esta pantalla, asimismo el em-
pleado deber ser asignado a una determinada categora (Mano de obra) lo cual es obli-
gatorio.
IMPORTANTE: Si borra un Empleado y ste ya fue asignado a OT anteriores stas no
sern afectadas.

Ficha Servicio Externo (Contratista)

Es probable que existan labores de mantenimiento preventivo o correctivo que no sean
efectuadas por personal de su empresa sino por personal de otras empresas de servicio,
puede registrar tambin esta categora.

IMPORTANTE: Si borra un Servicio externo se eliminar tambin su vnculo en las OT y

Rutinas creadas.

NOTA: Al crear una OTC/OTP puede especificar el uso de un servicio externo ya sea en
base a tiempo de prestacin de labores (Horas, Das) o por trabajo realizado.

Es probable que existan labores de mantenimiento preventivo o correctivo que no sean

efectuadas por personal de su empresa sino por personal de otras empresas de servicio,
puede registrar tambin esta categora.
Clasificacin de Servicios Externos

Los Servicios Externos o Contratistas pueden ser clasificados segn la naturaleza del
servicio que presta, Ejem. Soldadura, Mecnica Automotriz, Etc. O segn cualquier criterio
particular Ejem.

Ubicacin Fsica, Areas de Trabajo (Zonas), Etc. Esta clasificacin podr ser usada en la
creacin o edicin del Servicio Externo como tal.

Proveedores (Materiales/Repuestos)

Ficha Proveedores

Puede registrar a todos los proveedores de repuestos y/o materiales que utiliza en sus
labores de mantenimiento, una vez registrados estos proveedores deber vincular stos
con los materiales y/o repuestos que distribuyen, esta asociacin la podr efectuar desde
la opcin de vincular material-proveedor.
Clasificacin Proveedores

Los proveedores de Materiales y Repuestos pueden ser clasificados segn criterios

particulares, ya sea dependiendo el rubro o naturaleza de los suministros, Ejem. Filtros,
Ferretera, Etc. o ubicacin Fsica. Esta clasificacin podr ser usada en la creacin o
edicin del Proveedor como tal.

Proyectos (Agrupa OTs)

Puede crear un Proyecto, este puede ser utilizado para agrupar rdenes de trabajo, ya sea
preventiva o correctiva, al hacerlo de esta manera podr eventualmente generar reportes
que agrupen a estas OT vinculadas y evaluar datos especficos (costos, personal involu-
crado, tiempo utilizado, etc.)
Descripcin Campos Principales

Fecha Inicio: Esta ser la fecha de inicio para el proyecto, este es un dato opcional

Fecha Culminacin: Esta ser la fecha estimada de culminacin

No permitir creacin de OT fuera de Lapso: De estar activado este selector no se podr

vincular OT si su fecha de creacin se encuentra fuera del rango o intervalo delimitado por
las fechas de inicio y culminacin.

Presupuesto Asignado : Aqu podr reflejar el presupuesto asignado al proyecto, de manera

tal que pudiera generar reportes que evalen todas las OT vinculadas y analizar sus
costos comparando este monto con el presupuesto asignado a dicho proyecto.

Prioridades

Puede crear un catlogo de prioridades segn su criterio, por ejemplo: Urgente, Alta, Baja,
Emergencia, etc.

IMPORTANTE: Si borra una prioridad y sta ya ha sido utilizada por una OT, Programacin
Preventivo, etc., estas no sern afectadas y se mantendr la referencia (cdigo) aun
cuando ya no exista la prioridad.
.

Especialidades

Puede registrar diferentes Especialidades tales como Mecnica, Elctrica, Instrumental,

Etc., estas pueden ser asignadas opcionalmente a las rutinas de trabajo y por ende a los
preventivos que las utilizaran o a los correctivos ya sean o no programadas (con solicitud de
OTC previa).

Por ejemplo si desea a una rutina vincularle una especialidad de Mecnica, todas las OT
que se encuentren afectadas por esta rutina sern tambin de especialidad Mecnica,
esta condicin puede ser utilizada como filtro al momento de generar horizontes grficos u
rdenes de trabajo de manera grupal.

Status OT ( Orden de Trabajo)

Los Status OT pueden ser utilizados para sub clasificar las ordenes de trabajo segn
determinadas caractersticas, por ejemplo pudiera crear un Status denominado Espera
Repuestos y si una orden de trabajo se encuentra abierta por este motivo asignarle este
Status, de manera tal que pudiera generar reportes solo presentando o filtrando segn esta
caracterstica.

Status OC ( Orden de Compra)

La Orden de Compra (Modulo de Compras) puede ser asignada de manera opcional a

diferentes Status, por ejemplo Pendiente Aprobacin, Pendiente Asignacin
Recursos, Etc. estos Status pueden ser registrados a travs de esta pantalla.

La Orden de Compra (Modulo de Compras) puede ser asignada de manera opcional a

diferentes Status, por ejemplo Pendiente Aprobacin, Pendiente Asignacin
Recursos, Etc. estos Status pueden ser registrados a travs de esta pantalla.
Centro de Costos

A travs de esta pantalla podr registrar los Centros de Costos, ahora en el modulo de
Configuracin de SysMan, Pestaa Variables podr establecer o definir el Nivel en el cual
se registrara el Centro de Costo segn sea el caso se habilitara este campo en la
respectiva ficha de Area o de Equipo y as ser evaluado en los reportes de Costos

Tmese en cuenta que el Termino Area o Equipo puede ser modificado, en lneas
generales el Centro de Costo puede ser asociado a la primera o segunda Rama del
rbol.

En los Reportes Personalizados encontrara los informes que evalan los costos asociados
a centros de Costos determinados.

Causas de Falla

La creacin de una catlogo de Causas de fallas es muy til para determinar el porqu
stas se presentan y, por supuesto, generar reportes estadsticos basados en este par-
metro. Por ejemplo, un catlogo de causas pudiera contener los siguientes tems: Mal Uso,
Vandalismo, Robo, Mantenimiento Inadecuado, Falta de Mantenimiento, etc.

IMPORTANTE: Si borra una causa y sta ya ha sido utilizada por una OTC, etc. sta no
ser afectada y se mantendr la referencia (cdigo) aun cuando ya no exista la causa.

Fallas

Estas son particularmente tiles para generar las OTC, puede crear un catlogo de fallas
frecuentes de manera tal que al presentarse una de stas simplemente debe vincular sta a
la OTC.

Es posible generar estadsticas basadas en este parmetro. Un ejemplo de fallas a registrar

podran ser las siguientes: Rotura de empacadura, Filtracin de agua, Corrosin, etc.

IMPORTANTE: Si borra una falla y sta ya ha sido utilizada por una OTC, etc. sta no ser
afectada y se mantendr la referencia (cdigo) an cuando ya no exista la falla.
NOTA: Al vincular la falla a una OT, opcionalmente se puede importar las actividades
(Pautas generales de reparacin), as como la prioridad.

Listados (Catlogos)

Este Submen le presentar las opciones para generar listados de los catlogos, al ingresar
a cualquiera de los examinadores encontrar un filtro a travs del cual podr aplicar criterios
de bsqueda muy flexibles y una vez seleccionados los campos proceder a generar lis-
tados, exportarlos a Excel (desde la pantalla de presentacin preliminar), etc.

A continuacin presentamos un modelo del examinador de datos que es invocado

Establecer Campo para Bsquedas u Ordenamiento
Aplicar Filtro
Seleccionar Campos a Imprimir
Imprimir Listado
Imprimir Ficha Registro

Mdulo vincular

Vincular Equipo-Tipo de equipo (Trminos Modificables)

Este vnculo crear nexos entre un equipo y una o varias lneas de produccin, el ttulo de
Lnea de Produccin podr ser cambiado por usted.

Un ejemplo vlido sera si usted desea agrupar todas las maquinarias utilizadas en las
labores de empaque de su producto final bajo una lnea de produccin especfica, de esta
manera en cualquier momento puede pedir un reporte solicitando slo analizar esta lnea de
produccin.

Vincular Equipo - Grupo de equipo

Puede vincular un equipo a uno o varios grupos, los cuales pueden ser creados por usted
atendiendo sus necesidades. Por ejemplo, si usted desea tener agrupados todos los
equipos de aire acondicionado o los que utilicen algn tipo de motor elctrico de manera
tal que pueda eventualmente generar un reporte analizando slo estos sin importar la
planta o lnea de produccin a la que pertenezcan.

Otro uso podra ser el crear un grupo por cada empresa de mantenimiento que se contrata
y colocar dentro de este grupo a los equipos de los cuales son responsables, sta sera
una manera muy fcil de monitorear la incidencia de fallas y as evaluar la calidad de ser-
vicio recibida.

Nota: todo Equipo necesariamente debe estar vinculado a una Planta (el ttulo de planta es
modificable), en una relacin de n:1, pero su pertenencia a una o varias Lneas de pro-
duccin Grupos es opcional, la relacin de estas ltimas es de n:n.
Vincular Equipo - Material/Repuesto

Puede vincular Materiales/Repuestos que son utilizados por un determinado equipo

a ste, as cuando vaya a asignar un Material/Repuesto desde una Orden de Tra-
bajo (OT), ya sea preventiva o correctiva, y solicitar un tem de Inventario,
puede pedir en el filtro del examinador de Materiales/Repuestos que slo se le
presenten los registros que estn vinculados a un determinado Equipo.

Vincular Material / Repuesto - Proveedor:

Los Materiales/Repuestos puede vincularlos a su respectivo proveedor provee-

dores a travs de esta pantalla.

Mdulo Utilidades

Configuracin SysMan

SysMan puede ser personalizado para aso ajustarlo a las condiciones de su em-
presa, tal como se menciono anteriormente.

Configuracin Trminos

Los ttulos de Equipo, Subequipo y Componente pueden ser aqu modificados, este
cambio afectara a todo el programa con excepcin del ttulo de las tablas, las cuales
mantendrn su respectivo nombre de equipo, sub equipo y componente. Proba-
blemente tenga que tambin modificar ciertos encabezados de algunos reportes pre
configurados.
.

Configuracin Variables

Generacin Automtica de Preventivos Programados: Al habilitar esta opcin los

Preventivos Programados en Base a Tiempo o Mixtas sern creados automticamente
cada vez que se ingrese al Sistema, para esto se considerara un Horizonte en Das segn lo
estipulado en esta pantalla.

Duracin Jornada: Los datos de horas por da y das por semana sern utilizados para
calcular el consumo de mano de obra al programar las rutinas y en las ordenes de trabajo
preventivas y/o correctivas.

Ejemplo: Si usted especifica que una rutina amerita de da y medio de trabajo el programa
trasladara este da y medio a horas, si la jornada del da es de 8 horas el monto restante
ser de 12 horas de trabajo (da y medio).

Nota: la programacin de los preventivos no tomara en cuenta esta configuracin, es decir,

si usted programa una periodicidad de 3 semanas entre la aplicacin de ciertas rutinas de
trabajo, ser 3 semanas reales (7 das) las que se calcularn.

Generar OTP Programadas para los das: Al generar las ordenes de trabajo preventivas
(OTP) programadas de manera automtica estas pueden ser asignadas a los das Sbados
o Domingos, en el caso de no desearlo as desactive los selectores (Sbado y/o Domingo) y
las OTP sern creadas para el siguiente da hbil.

Incremento Porcentual pago horas extras : El porcentaje a definir ser trasladado a la

ficha de Mano de Obra, aqu puede ajustarlo segn la categora, cuando asigne personal en
una orden de trabajo (Mano de Obra) y marque la casilla de Hora Extra se aplicara el
incremento porcentual segn categora de Mano de Obra

Centro de Costo Asociado A: Segn se defina el Nivel en el cual se registrara el Centro

de Costo se habilitara este campo en la respectiva ficha de rea o de Proceso y as ser
evaluado en los reportes de Costos.

Avisar si hay alguna Slc/OT Abierta antes de crear una nueva; De estar activa esta
opcin cuando vaya a crear una nueva Solicitud de OT o una nueva Orden de Trabajo
desde el rbol de Activos el programa le avisara si ya hay alguna abierta con anterioridad
(asociada al mismo Componente) y tendr la opcin de editarla
Seguridad

Es posible activar los niveles de seguridad en SysMan a travs de esta opcin, ya sea para
activar o desactivar la seguridad se requiere que se introduzca la clave del Administrador,
esta clave ser proporcionada con la adquisicin del programa.

En el caso de que haya activado la seguridad, la prxima vez que ingrese al programa y
abra cualquier archivo de datos la clave ser solicitada.

En lo referente a la creacin de grupos de usuarios, usuarios y el establecimiento de los

permisos, este tema ser desarrollado ms adelante.

En el caso de activar la Permisologia por contenido los usuarios solo tendrn acceso a los
datos que pertenezcan al equipo que a su vez est vinculado al grupo de equipos autori-
zado en Grupo de Usuarios, por ejemplo puede autorizar a determinado usuario para que
solo ingrese y/o modifique Ordenes de trabajo relacionadas con determinados equipos, en
la seccin de Grupo de Usuarios, se explicar detalladamente el cmo habilitar esta
Permisologia.

.
Nota: Por defecto el usuario Administrador tiene el cdigo ADM

Niveles de seguridad principales: Al activar los niveles de seguridad principales cada vez
que se ingrese al sistema se solicitara un nombre de usuario y contrasea, los permisos del
usuario sern adquiridos del grupo del usuario al cual este vinculado, se sugiere ser muy
cuidadoso con los permisos para de esta manera proteger su base de datos. Una vez
activados los permisos toda operacin que se efectu llevara una firma electrnica del
usuario que inicia la sesin.

Permisos por contenido : De estar activada la Permisologia por contenido el usuario solo
podr accesar datos del Ubicacin que estn vinculados a un Grupo de Ubicacin espec-
fico, el cual a su vez debe estar autorizado en el grupo de usuarios al cual pertenece el
usuario en curso. En el caso de que el usuario no cuente con el permiso de contenido
respectivo se le restringir la posibilidad de modificar datos de los Equipo vinculados a la
Ubicacin respectiva, la restriccin afectar las siguientes pantallas, OTC, OTP, Registro
de lecturas, Programar Preventivos, Programar Correctivos (Solicitud OTC). Se sugiere que
con el fin de brindar mayor proteccin a la base de datos se alterne la restriccin por con-
tenido con una adecuada asignacin de permisos en cuanto a procesos, los cuales podrn
ser efectuados al editar los grupos de usuarios respectivos.
Inventarios

En esta pantalla podr configurar el cmo se comportara el subsistema de inventarios

perteneciente a SysMan, ya que existe la posibilidad de acoplarse a sistemas externos de
inventario deber configurar apropiadamente el programa, para esto explicaremos deta-
lladamente cada seccin de esta pantalla.
Opciones de configuracin - Globales

Salida de materiales desde OT: Habilita la opcin de marcar los Materiales/Repuestos

como Utilizados desde la pantalla de OTC - OTP.

Asignar Materiales desde almacn: Permitir asignar Materiales/Repuestos desde Al-

macn, de lo contrario solo podr asignar recursos desde la edicin de las OT.

Opciones de configuracin - Sistema Externo de Inventarios

Exportar Movimientos Inventario : Esta opcin habilitara la caracterstica que permite

exportar los movimientos de inventario que se registren e SysMan a un archivo de resumen
(MOVIMIENTOS.MVT), este archivo ser utilizado por el programa de exportacin que
adicionalmente puede adquirirnos, este programa permitir comunicar a SysMan con sus
sistemas de inventario y viceversa (sea cual sea su plataforma), de no haber adquirido el
mdulo de comunicacin puede contactar a su distribuidor ms cercano.
Opciones de configuracin - Globales
Registro Remoto de tems Registrados: De estar activada esta opcin cuando se solicite
un tem no registrado en las bases de SysMan este ser buscado en las bases de datos del
sistema externo de inventario y de conseguirlo ser importado y registrado automtica-
mente en los archivos de SysMan.

Si el usuario tiene suprimido el permiso de registro de Materiales/Repuestos pero si esta

activado el Registro Remoto de tems la nica manera de agregar tems ser a travs del
registro remoto, es decir no se podr registrar nuevos Materiales/Repuestos desde las
pantallas de SysMan.

Utilizar Existencia Externa: Cuando se invoque una existencia esta ser leda del pro-
grama de inventarios externo.

Cadena Conexin: De haber Activado la Opcin de Registro Remoto o Utilizar Existencia

Externa y la comunicacin sea efectuada va ODBC/ADO, aqu deber especificar la ca-
dena de comunicacin adecuada. Para mayor informacin puede recurrir a los manuales
escritos del programa de comunicacin, de no haber adquirido el mdulo de comunicacin
puede contactar a su distribuidor ms cercano.

Re calcular Inventarios.

Este botn re calcular el nivel actual de inventarios por tem, para esto evaluar todas las
entradas y salidas de tems.

Orden de Trabajo (Campos Requeridos)

Se presentaran tres pantallas en las cuales podr establecer que campos sern requeridos
para el ingreso de datos ya sea en las Solicitudes, Ordenes de Trabajo Generales y Pre-
ventivos.

Asimismo en esta pantalla puede establecer el texto que de manera predeterminada se

presente como pie de pgina en las Ordenes de Trabajo, ya sean estas las OT Generales
(Reparacin, Mejoras, Otros) y en las Preventivas (OTP)
Orden de Compra / Cotizaciones

En esta pantalla podr establecer los datos a ser presentados en las rdenes de compra,
Ejem: Datos Empresa, Direccin Entrega, Observaciones, estos datos sern transferidos a
toda nueva orden de compra que se genere, sin embargo estos datos pueden ser
modificados en la OC.
Puede definir las firmas o autorizaciones con la que debe contar la orden de compra, estas
sern presentadas el momento de imprimir el documento.
Los impuestos que sern aplicados al monto total sern configurados en lo que refiere a las
siglas del mismo Ejem. IVA, IGV, Etc. as como el porcentaje de incremento como tal.
Asimismo en esta pantalla puede establecer el texto que de manera predeterminada se
presentara en las rdenes de Compra y en las Solicitudes de Cotizacin.
Trminos de Lectura

Aqu podr establecer los trminos que sern utilizados para el registro de lecturas, estos
registros podrn ser utilizados para programar los preventivos estableciendo una periodi-
cidad por Lectura.

En el Captulo 2 encontrar ms informacin de cmo interactan las

Lecturas - OTP - Programacin de Preventivos.

Utilice el primer trmino para que haga referencia al formato de lectura que ser de mayor
uso en su empresa, de no controlar el mantenimiento de vehculos puede serle til para
vincularlo a la lectura de Horas, Piezas, Etc.
Mantenimiento Datos

Respaldar Base de Datos (crear copia de seguridad)

Puede crear una copia de seguridad del archivo actualmente en uso, para esto se creara un
archivo con el mismo nombre y se le anexara la fecha del sistema y la extensin .res

Compactar Base de Datos

Este proceso deber ejecutarlo peridicamente ya que este desfragmentara las tablas de
datos para eliminar los espacios que pueden haberse creado por los registros borrados, de
esta manera optimizara su rendimiento.

Reparar Base de Datos

Las bases de datos pueden resultar daadas cuando el usuario termina la aplicacin in-
correctamente, al repararse se validarn todas las tablas y todos los ndices. Los datos
que no puedan repararse se perdern.
.

Estas opciones solo son aplicables a la presentacin profesional de SysMan, ya que esta
utiliza bases de datos.mdb (renombradas como.accdb), en lo que refiere a la presentacin
Empresarial, ya sea bajo SQL Server u Oracle, el mantenimiento de los datos puede ser
efectuado por la consola administrativa de ambos manejadores de bases de datos.

Campos Personalizados

Es posible agregar campos a determinadas tablas de datos, esta opcin lo facultara a

modificar la configuracin original de base de datos.

Las tablas que componen la base de datos de SysMan cuentan con una estructura fija
compuesta por una serie de campos fijos en cada tabla, adicionalmente podr agregar o
borrar campos pero no podr alterar los campos fijos.

IMPORTANTE: a pesar de que puede renombrar estos ttulos dentro del programa, la tabla
que los contiene mantendr su nombre original.
Mdulo de Seguridad

SysMan cuenta con un muy completo mdulo de seguridad, para esto utiliza un esquema
de Grupos de usuarios (Perfiles) y Usuarios, ahora los Grupos de Usuarios pueden ser
creados segn el perfil del trabajador, Ejem. Jefe Mantenimiento, Compras, Supervisor,
Etc., una vez que haya creado el Grupo debe registrar el usuario y posteriormente vincularlo
al grupo especfico de esta manera tomar los permisos de su grupo o grupos a los que est
vinculado.

El programa maneja dos esquemas de permiso, los permisos de seguridad principales y los
de contenido, en el tpico relacionado con la Configuracin de SysMan - Seguridad se
explica con detalle esta pantalla

Activar/Desactivar seguridad
A travs de este mdulo podr activar o desactivar la requisicin de clave para ingresar al
programa as como la Permisologia respectiva,
,

Grupo de Usuarios
Puede crear n nmero de grupos de usuarios, en esta pantalla adems de asignar una
descripcin al grupo con su respectivo comentario contar con 5 pestaas las cuales se
presentan y explican a continuacin:

Pestaas Datos 1 - Datos 2 - Datos 3

Aqu establecer los permisos de Consulta, Agregar, Modificar o Borrar datos para las
siguientes pantallas de modificacin de datos.

Si va a utilizar mltiples almacenes puede autorizar el acceso solo a determinado almacn a

los miembros del Grupo de usuarios en proceso de registro, si deja este campo en blanco
los usuarios podrn accesar a todos los almacenes.
Tome en cuenta que de no estar activado el permiso de consultar, quedara bloqueado el
examinador de datos respectivo (incluidos los reportes instantneos)
En el caso de retirar el permiso de registrar el movimiento de materiales, tambin deber
restringir desde la pestaa de Recursos el permiso de Asignar Materiales/Repuestos

Ejemplo: Su empresa cuenta con tres reas claramente definidas, estas pudieran ser tres
plantas, o tres edificios, Flotas de vehculos, Etc. cada una de estas cuentan con un per-
sonal diferente, ahora su inters reside en que el personal de la planta A no pueda modi-
ficar datos de la planta B ni C y viceversa, pero usted o el gerente de mantenimiento
(Plantas A, B y C ) si podr eventualmente ingresar datos a equipos pertenecientes a las
tres plantas, continuando con el ejemplo nombrado se relatara paso a paso el cmo habilitar
este permiso.

1.- Crear tres Grupos de Equipos, estos podran denominarse Planta_A, Planta_By
Planta_C, en el caso del grupo Planta_A a este debern vincularse todos los equipos de
la Planta A y as sucesivamente deber procederse con el Grupo Planta_B (Equipos
Planta B) y Grupo Planta_C (Equipos Planta C).

Esta operacin podr efectuarla desde el men Datos Grupo de Equipos y Vncular
Equipo-Grupo

2.- Debe crear tres grupos de usuarios a los que podemos denominar GrpUsu_A,
GrpUsu_B, GrpUsu_C , en el caso de Grupo de usuarios GrpUsu_A solo se le asignara
acceso a grupo de equipos Planta_A (Creado anteriormente), de manera similar se de-
ber proceder con el GrpUsu_B, GrpUsu_C,

3.- Ahora asumamos que el usuario Carlos Suarez registrado como C_Suarez lo vin-
culemos al grupo de usuarios GrpUsu_A (Utilidades Seguridad Vincular Usuario Grupo
de Usuarios) entonces Carlos Suarez slo podr accesar datos de Equipos de la Planta A.

La restriccin ser aplicada a los siguientes mdulos: OTC, OTP, Registro Lecturas, Pro-
gramacin Preventivos, Programacin Correctivos - Solicitud OTC.

NOTA: Este permiso slo funcionara si estn activados los niveles principales de seguridad
(Configuracin SysMan - Seguridad) y obviamente los Permisos por contenido

Usuarios

Puede crear n nmero de usuarios, a cada uno de ellos le deber asignar una clave de
acceso, una vez registrado el usuario, para que este tenga asignados los permisos deber
vincularlo a uno o ms grupos de usuarios.

El Usuario ADM ya est registrado en la base de datos y pertenecer al administrador

principal del sistema.
De tener activada la seguridad cada vez que se efectu una operacin ya sea de registro de
datos, edicin se incluir una firma electrnica del usuario que efectu la operacin.

Puede crear n nmero de usuarios, a cada uno de ellos le deber asignar una clave de
acceso, una vez registrado el usuario, para que este tenga asignados los permisos deber
vincularlo a uno o ms grupos de usuarios.

El Usuario ADM ya est registrado en la base de datos y pertenecer al administrador

principal del sistema.
De tener activada la seguridad cada vez que se efectu una operacin ya sea de registro de
datos, edicin se incluir una firma electrnica del usuario que efectu la operacin.

Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

Para que un determinado usuario sea afectado por los permisos asignados a un grupo de
usuarios especfico deber previamente vincularlo a travs de esta opcin, un usuario
podr ser vinculado a ms de grupo.

El Grupo ADMINISTRADOR ya est registrado en la base de datos.

Panel Izquierdo (Acceso a Mdulos)

En el panel izquierdo encontrar los accesos directos a los mdulos del programa, estos
estn distribuidos en las siguientes secciones.
General

rbol de Activos

Se puede considerar este mdulo como el panel de control principal del programa, dado
que podr efectuar la mayora de procesos, tales como la creacin, edicin de equipos,
rdenes de trabajo, programacin de planes de mantenimiento, etc.

Si bien muchos procesos pueden ser efectuados desde sus mens respectivos (Catlogos,
Preventivos, Etc.) le recomendamos que trate de hacerlo desde esta pantalla dado que de
manera ms directa podr ubicarse en la rama respectiva y encontrara las opciones para
efectuar las tareas ms frecuentes (barra de botones seccin izquierda de la pantalla) o
efectuando un doble clic o clic con el botn derecho acceder a mens contextuales con las
opciones ms comunes.

Presentamos a continuacin la Pantalla del rbol de Activos con una descripcin general de
sus funciones
1.- Las opciones superiores le permitirn establecer como desea presentar su rbol de
activos, describimos las opciones a continuacin:

Abrir al Inicio: Al ingresar al programa se invocara automticamente esta pantalla

rea: (trmino configurable): podr definir si quiere incluir en el rbol el rea al que per-
tenecen sus equipos, recuerde que el trmino rea puede haber sido modificado por usted.

Incluir Rutinas Mtto: De manera predeterminada no se incluye la rama que refiere a los
planes de mantenimiento vinculados, esto dado que son solo como referencia, si desea
visualizarlos en el rbol active esta opcin.

Cdigo a Maysculas: Convertir el cdigo de los equipos a maysculas (solo con fines de
presentacin)

Incluir Descripcin: Se anexa la descripcin en cada Rama.

Incluir Serial Componente: Puede incluir el serial del Componente (este trmino puede
ser modificado) en la rama a ser presentada en el rbol, de esta manera pudiera por
ejemplo efectuar bsquedas segn el serial.
2.- Barra de Botones

Estas opciones tambin pueden ser accesadas desde cada rama ya sea con el botn de-
recho del mouse o con un doble clic en la ltima rama (Rueda color rojo)

3.- Filtro

Puede establecer filtros especficos para poder visualizar determinadas ramas, si desea
aplicar un filtro determinado debe presionar el botn Modificar filtro, establecer el filtro y
seguidamente Actualizar rbol

4.- Buscar

Podr buscar cualquier palabra o fraccin de esta en todas las ramas, este ser ubicado ya
sea si el texto se encuentra en el cdigo o descripcin.

5.- Guardar Filtro

De activar esta opcin el programa le aplicara el filtro seleccionado la prxima vez que
ingrese al rbol, ahora esta opcin es til cuando desea que determinado departamento
solo visualice ciertos equipos.

6.- Imprimir

Se le presentaran tres opciones de exportacin, ya sea por impresora, a un archivo HTML

(para ser visualizada con un navegador Web) o va Mail, en este ltimo caso el programa le
anexara el rbol a un correo web, (Outlook)
Planificador Mtto

En el visor del planificador de mantenimiento se presentaran todas las Solicitudes de OTC

(Correctivos Programados) y las OTC (Solicitudes ya convertidas en Ordenes de Trabajo
Correctivas), as como las OTP (Preventivos ya creados). No se presentaran los preven-
tivos a ser creados segn el plan de mantenimiento programado, este horizonte de pre-
ventivos puede ser visualizado a travs del mdulo Horizonte de Trabajo.

En el visor solo observara un lapso de 4 semanas pero puede moverse con la ayuda del
Scroll vertical y horizontal, asimismo puede establecer otra fecha de inicio de presentacin
de la data presionando el botn signado con los tres puntos.

Nota: Puede modificar la fecha programada de la OT ya sea dragando el icono (recuadro de

color verde) o efectuado doble clic sobre el icono e ingresando a la pantalla de Edicin
Rpida OT.

Puede utilizar el filtro (Abrir Filtro) para que en el visor se reflejen solo las OT segn de-
terminado criterio.
A continuacin presentamos la leyenda que explica la simbologa utilizada:

Pantalla de Filtro

Al aperturar el filtro encontrara diversas opciones para aplicar filtros, por ejemplo podr
visualizar solo OT abiertas, Cerradas, Reportadas por determinado empleado, Ver solo
reportes de avera (solicitudes sin OT generada), etc.

Al presionar el botn OT (Edicin Rpida) o efectuando un Doble Clic sobre el registro o

icono que presenta podr abrir o cerrar una Orden de trabajo sin necesidad de ingresar a la
pantalla que le presenta la ficha completa.
Horizonte Trabajo

Este mdulo le permitir generar de manera grafica el horizonte de tareas a crear ya sean
estas por programacin de preventivos y/o correctivos (Solicitudes OTC), asimismo puede
incluir en el informe las OT ya creadas (Preventivos y Correctivos) abiertas y/o cerradas.

Puede configurar el informe para que presente el nmero de columnas que desee y esti-
pular los das que representara cada columna, en el caso de los preventivos el programa
efectuar una proyeccin de los prximos preventivos solo si son en Base a Tiempo o Mixto
(Tiempo y Lectura), si el preventivo solo est programado en base a lectura no se efectuara
la proyeccin por el hecho de no contar con los datos que permitan efectuar las proyec-
ciones en base a un calendario.

Si la ltima orden d trabajo de un plan de mantenimiento est cerrada se considerara la

fecha de fin de labores o de arranque como punto de partida para la proyeccin de los
ltimos mantenimientos, mas si la orden est abierta se asumir la fecha de creacin para
la proyeccin de los prximos preventivos.

La informacin presentada en este calendario puede ser impresa tipo Banner.

Puede insertar filtros para restringir los datos a ser mostrados en el horizonte.

Al presionar el botn Crear OT se invocara la pantalla de creacin de ordenes de trabajo y

se transferirn los valores introducidos, tales como fecha Desde, Hasta y el contenido
de los filtros.

En la pestaa filtros a aplicar conseguir las opciones necesarias para filtrar la informacin
a presentar.

NOTA: el filtro de empleado solo es aplicable a las OT ya creadas y a las solicitudes de

OTC, este filtro no afectara a los preventivos planificados.

Sumario Ordenes de Trabajo

Este mdulo es uno de los ms completos del programa en cuanto a la presentacin de

manera resumida de extracto de informacin referente a rdenes de trabajo abiertas, ce-
rradas, solicitudes, etc.

A continuacin presentamos la pantalla del mdulo y ms adelante explicaremos breve-

mente la funcin de cada opcin del filtro.
Las fechas a evaluar en el caso de las Solicitudes de OTC (Reporte de Averas) y de las
OTP (Ordenes de Trabajo Preventivas) ser la Fecha Programada, en el caso de las OTC
(Ordenes de Trabajo Correctivas) ser la Fecha de creacin de la orden.

1.- Fechas A Evaluar: de manera predeterminada el programa evaluar los ltimos 30

das, mas este rango puede ser modificado, Las fechas a evaluar en el caso de las Solici-
tudes de OTC (Reporte de Averas) y de las OTP (Ordenes de Trabajo Preventivas) ser la
Fecha Programada, en el caso de las OTC (Ordenes de Trabajo Correctivas) ser la Fecha
de creacin de la orden.

2.- Presentar Total De: Aqu se estipular que tipo de rdenes de trabajo sern contabi-
lizadas y presentadas en el informe.

3.- Rama a Totalizar: segn el nivel de detalle que desee puede definir a qu nivel del rbol
o Rama determinada desea sea incorporar los totales.

4.- Filtro a aplicar: establecer el filtro que se aplicar a los datos a ser evaluados.
5.- Incluir Ramas sin Datos: De manera predeterminada no se incluirn las ramas que no
contengan datos esto para solo presentar la informacin ms relevante, pero esto puede
ser cambiado y as presentar todas las ramas.

Examinador OT

La pantalla que se presentar al invocar esta opcin le permitir visualizar sus rdenes de
trabajo, discriminndolas en Preventivas y/o Correctivas, cuenta adicionalmente con un
completo filtro de seleccin que lo ayudara a encontrar la informacin segn sus peticiones.

A travs de este mdulo es que podr imprimir las OTP OTC, al hacerlo presionando los
botones de impresin ubicados en la parte superior de la pantalla le aparecer la pantalla de
visualizacin previa, en esta pantalla conseguir el men con las opciones aplicables a las
rdenes de trabajo, tal como lo reflejamos en la siguiente pantalla:
Cerrar OTPs grupalmente

Es posible cerrar OTPs abiertas de manera grupal, para esto deber ingresar a los filtros
(abrir) y seleccionar slo OTPs abiertas.

Puede generara un resumen previo, de esta manera podr apreciar el nmero de OTP a ser
cerradas, as como las que no podrn serlo ya sea porque las fechas no son coherentes o
se requiere de una lectura asociada.

SUGERENCIA: Sea cuidadoso al utilizar este mdulo ya que de manejarlo inapropia-

damente podr cerrar todas las OTPs del sistema, se sugiere habilitar un permiso de ac-
ceso a esta pantalla, para esto deber trabajar con Usuario y Grupo de Usuarios.
Preventivos

Las opciones que encontrar en este mdulo refieren a los preventivos, recuerde que
puede efectuar las tareas de Creacin, Edicin de OTP, as como programacin de pre-
ventivos de manera ms directa desde el rbol de Activos.

De manera predeterminada al crear una OTP y especificar la rutina de mantenimiento a

utilizar se asumir que el consumo estimado de recursos de la rutina ser similar a la nueva
OTP, por supuesto usted podr ajustar esta informacin agregando y /o modificando los
recursos.

Si desea consultar alguna orden de trabajo especfica es recomendable que lo haga desde
el Planificador de Mantenimiento, utilizando los faltos ubique las rdenes de trabajo y luego
las consulte o edite.

Orden de Trabajo Preventiva

La orden de trabajo Preventiva es generada automticamente segn el plan de manteni-

miento que se tenga programado, tomando en cuenta la frecuencia ya sea en base a horas,
lectura, Etc. Ahora tambin puede crear una orden de trabajo preventiva de manera directa
desde el rbol de Activos, generalmente el preventivo se crea de manera directa cuando se
va a adelantar uno ya sea porque presento un falla y se decidi adelantar el preventivo o es
una tarea que no desea programarla.

A continuacin describiremos lo campos que componen la orden de trabajo preventiva

Pestaa: Principal
Fecha y Hora de creacin: esta fecha no es modificable y es la que corresponde a la
creacin de la OTP, este dato ser tomado del sistema el momento que se genere la OTP,
ya sea como una nueva o al generar las planificadas.

Rutina: cdigo de la rutina de mantenimiento a aplicar.

Tipo (Especialidad): especialidad a la que pertenece la Rutina vinculada a esta OTP.

Asignada a, Solicitada por, Aprobada por: estos tpicos son opcionales, slo podrn
introducirse cdigos de empleados registrados.

Parada Necesaria: de activar la casilla de Parada Necesaria, la fecha de arranque ser

obligatoria para poder cerrar la OTP y ser la que se tomar en cuenta para la programa-
cin del prximo preventivo, por el contrario de no utilizar la fecha de arranque ser la fecha
final la utilizada para proyectar el prximo preventivo a efectuar.

Prioridad: puede introducir una prioridad previamente registrada

Pestaa Sumario - Lecturas Vnculos

Aqu se ingresara el sumario de labores que sera un resumen de las tareas efectuadas, de
manera automtica se anexaran las actividades que fueron descritas en la rutina que se
vincul a la creacin de la orden de trabajo.

La inclusin de las imgenes (Archivos anexos) al igual que de un sumario de manteni-

miento es opcional.

El registro de lectura es altamente recomendado si esta OTP fue creada en base a una
frecuencia de lectura, tmese en cuenta que la generacin automtica de las prximas
OTP depender de esta lectura y de que por supuesto esta OTP se encuentre cerrada.

Si al salir de la OTP sin haber registrado una lectura y pretender cerrar esta orden de trabajo
recibir un mensaje de que es necesaria la lectura, REGISTRELA para as respetar la
programacin de preventivos.

Nota: En el caso de eliminarse una OTP que tenga una lectura asociada recibir una ad-
vertencia, de proseguir con el borrado se desvincular la lectura, es decir esta permanecer
pero como es obvio ya no estar vinculada a la OTP borrada.
Pestaa: Materiales

En esta pantalla podr vincular los Materiales y Repuestos a ser utilizados en esta OTP,
puede si lo desea solo asignara el repuesto y que desde el mdulo de inventario al hacer
entrega del repuesto a trabajador lo marque como UTILIZADO o desde esta pantalla
asignar y retirar el repuesto.

Adicionalmente puede establecer la garanta del repuesto.

Cuando vaya a efectuar un retiro de algn repuesto o autorizar la salida, deber especificar
el Almacn que ser afectado, por supuesto solo si cuenta con la Permisologia adecuada
podr utilizar el Almacn, la Permisologia la puede establecer en el Grupo de usuarios.
Pestana Mano de Obra

Aqu ingresara a las personas que participaron en el trabajo

Los costos de mano de obra sern calculados dependiendo el empleado elegido, su ca-
tegora (mano de obra) y por supuesto del tiempo utilizado para cumplir con la OTP.
Pestaa Servicios Externos

Aqu anexara las empresas externas que fueron contratadas para el preventivo.

Nota: en el caso de que borre algn recurso utilizado (Material, Mano de Obra, Servicio
Externo) y este haya sido utilizado por alguna OTP, se eliminar este consumo, pero si
borro algn empleado y este ya ha sido vinculado a alguna OTP se mantendr su cdigo
como referencia (Mano de Obra).

IMPORTANTE: si borra la rutina a la que se encuentra vinculada esta OTP, se borrara

tambin la OTP.

Al asignar un recurso tal como un servicio externo, puede estipular prestacin del servicio
ya sea en formato de tiempo (Horas, Das) y/o por trabajo efectuado.
Plan de Mantenimiento

Este Mdulo le presentar el plan de preventivo asociado a determinado componente, le

recomendamos ingresar a este desde el rbol de Activos, as lo har de manera ms di-
recta, para esto se coloca sobre el componente y seguidamente presiona el boto Pro-
gramar Preventivos.
Una vez seleccionado el componente al cual se programara el preventivo (sugerimos
hacerlo desde el rbol con el botn de agregar ingresara a la siguiente pantalla.
Aqu seleccionar la rutina y establecer la frecuencia, una vez efectuado esto al presionar el
botn Continuar se presentar la siguiente pantalla.
Bsicamente lo que se debe establecer en esta pantalla es la fecha a partir de la cual se
comenzara a contabilizara o calcular la creacin del prximo preventivo.

Hecho esto el programa generara automticamente los preventivos de los prximos 30 das
a partir de la fecha del sistema, una vez que cierre el preventivo abierto se generara el
siguiente en base a la fecha de fin de labores.

Generar Preventivos Planificados

Este mdulo es prcticamente el motor de generacin de los preventivos, no es necesario
que lo utilice dado que el programa cada vez que ingrese al sistema evaluara los preven-
tivos de los prximos treinta das y los crear automticamente, este nmero de das (30)
puede ser modificado desde la pantalla de configuracin SysMan
Informes
Ingresara a los reportes de Preventivos

Orden de Trabajo Gral.

Orden Trabajo General

La orden de trabajo General puede ser Correctiva (Reparacin), Mejora o de Apoyo (A

Otros Dpto.) La orden de trabajo la puede crear de manera ms directa desde el rbol de
Activos, seleccionando el Componente al cual reportar la orden de trabajo y presionando
el botn Crear OT.

La Orden de trabajo General puede ser creada de dos maneras, una de manera directa y
otra convirtiendo una solicitud de OT en una orden de trabajo desde el planificador de
mantenimiento.

La OTC no necesariamente debe estar vinculada a una Rutina de Trabajo, pero si lo desea
puede vincularla y de esta manera se le anexar adems de las actividades, el consumo
estimado de recurso.
Fecha y Hora de creacin: esta fecha no es modificable y es la que corresponde a la
creacin de la OTC, este dato ser tomado del sistema al momento que se genere la OTC,
ya sea como una nueva o al generar las planificadas.
Rutina: cdigo de la rutina de mantenimiento a aplicar, esta es opcional y le ser solicitada
al crear una nueva OTC o al crear una solicitud de OTC (programar correctivo).

Reportada Por, Solicitada por, Aprobada por: estos tpicos son opcionales, slo podrn
introducirse cdigos de empleados registrados.

Pestaa: Causa - Falla Sumario

-Falla: opcionalmente podr agregar un cdigo de fallas registradas en el sistema.

Causa: Opcionalmente puede relacionar el correctivo con alguna causa registrada.
Pestaa: Lecturas Vnculos

La inclusin de las imgenes (Archivos anexos) es opcional. El registro de lectura es op-

cional, en el caso de que exista una programacin de preventivos que vincule al compo-
nente y rutina (si la hubiere) que afectan a la OTC, el programa le sugerir registrar la
lectura, de no hacerlo no se afectar la creacin de las OTP automticas (programacin de
preventivos).
Pestaa: Materiales / Repuestos

En esta pantalla podr vincular los Materiales y Repuestos a ser utilizados en esta OTP,
puede si lo desea solo asignara el repuesto y que desde el mdulo de inventario al hacer
entrega del repuesto a trabajador lo marque como UTILIZADO o de desde esta pantalla
asignar y retirar el repuesto.

Adicionalmente puede establecer la garanta del repuesto, el uso a esta informacin lo

encontrara en el mdulo de garantas.
Pestaa Mano de Obra

Aqu ingresar las personas que participaron en la reparacin

Los costos de mano de obra sern calculados dependiendo el empleado elegido, su ca-
tegora (mano de obra) y por supuesto del tiempo utilizado para cumplir con la OTC.
.

Servicios Externos

Al igual que el consumo de materiales y mano de obra el consumo de este rubro podr ser
ajustado al momento de ser creada la OT.
Deber seleccionarse la opcin de Trabajo Realizado cuando el servicio externo no sea
contabilizado por tiempo sino por trabajo efectuado, al hacerlo de esta manera deber
especificar el costo de dicho trabajo en la OT creada referenciando esta rutina.

Solicitud OT

Se sugiere crear solicitudes de OT desde el rbol de Activos colocando sobre el compo-

nente (Rueda roja) y presionar el Botn de Solicitud OT as lo har de manera ms directa.

La Solicitud de Orden de Trabajo (OT) es un paso previo y opcional a la creacin de una

orden de trabajo general, puede ser utilizada para el reporte de averas, una vez que se
crea la solicitud se contabilizar est en la barra de tareas pendientes y la solicitud podr
ser convertida en una orden de trabajo desde el planificador de mantenimiento efectuando
un doble clic sobre el icono o registro de la solicitud y presionando el botn Generar OT.

Adicionalmente puede activar un visor de solicitudes en la PC del departamento de man-

tenimiento para que se presente un alerta (mensaje emergente) cada vez que se reporte
una avera este visor estar activo aun cuando no se encuentre SysMan abierto en el PC,
podr leer ms de este visor de solicitudes en el anexo de este manual.
Convertir Solic en OT Grupalmente
Este mdulo puede ser utilizado si desear convertir todas las solicitudes automticamente
en orden es de trabajo, ahora el modo ms usual de convertir solicitudes en OT es desde el
Planificador de Mantenimiento, efectuando doble clic sobre el icono o registro de la solicitud
y presionando el botn Generar OT
Informes
Ingresar a los reportes de OT Generales

Informe / Indicadores

Reportes Disponibles
SysMan cuenta con una amplia gama de reportes, estos estn distribuidos en familias o
grupos segn la naturaleza del reporte (Preventivos, Eficiencia, OT Generales, Etc.),

Al generar un reporte se le presentar un asistente en el cual podr ingresar los parmetros

que construirn el informe tal como se presenta en la siguiente pantalla.

Recuerde que puede modificar los reportes pero se requiere un conocimiento bsico del
lenguaje SQL, por ser este un estndar en informtica puede solicitar apoyo a su Depar-
tamento de Informtica.

En el asistente se presentaran los parmetros definidos, todos los reportes pueden ser
modificados no solo en cuanto a encabezados sino en lo que refiere a los parmetros que
filtraran los datos.

Crear Nuevo Reporte

Todos los reportes en SysMan estn construidos ntegramente con un lenguaje de peti-
ciones denominado SQL (Structured Query Language), ste es un estndar en informtica
y puede ser utilizado en diferentes plataformas.

Ya sea si se la versin adquirida es la Profesional (Bases de datos. MDB) o la Empresarial

(SQL Server u Oracle) se utiliza el lenguaje SQL para la construccin de los reportes, por
supuesto con las adaptaciones propias de la base de datos, por ejemplo se utiliza Trans-
act-SQL si la base de datos esta bajo SQL Server.

Al ingresar al asistente de creacin de nuevos reportes (Men Reportes - Crear nuevo

reporte) se le presentar la siguiente pantalla:

Utilizar Asistente de Creacin de Nuevos Reportes

Esta opcin le dar acceso al asistente que lo guiar paso a paso en la construccin de un
nuevo informe, esto sin necesidad de que usted maneje el lenguaje SQL. En las prximas
pginas se explicar con ms detalle el uso de este asistente.

Utilizar Cadena SQL

En el caso de que usted cuente ya con una cadena SQL puede utilizar esta opcin para
ingresar al sistema un nuevo informe.

Utilizar Archivo .rps

Un Archivo .rps contiene todos los elementos necesarios para crear un nuevo informe en
SysMan, este archivo puede serle enviado va mail, o puede descargarlo desde nuestro
web site (www.insolca.com).

Deber presionar el botn Seleccionar y ubicar el archivo .rps que ser utilizado para
crear un nuevo informe, seguidamente presione el botn continuar y se le presentar la
pantalla que lo facultar a grabar el reporte e incluirlo en su galera de Reportes Pre con-
figurados.
Asistente de Reportes (Modo de uso)
Si bien este asistente lo guiar en todos los pasos bsicos de creacin de un nuevo reporte,
es recomendable que se tenga un conocimiento previo del lenguaje SQL para entender
mejor el uso del asistente.

El Asistente de creacin de reportes est conformado por tres pestaas.

1.- Seleccin de Tablas

2.- Modificacin de encabezados e inclusin de funciones
3.- Construccin de las condicionales SQL

Luego de creado el reporte puede grabarlo y adjuntarlo a una familia de reportes especfica,
como por ejemplo: Maquinarias, Preventivos, Etc.

En las prximas pginas explicaremos detalladamente cada pestaa.

1.- Seleccin de Tablas

En esta pantalla podr elegir las tablas que se involucrarn en la construccin del reporte,
notar que si selecciona ms de dos tablas al pasar a la siguiente pantalla el programa le
presentar una advertencia que le recuerda que al seleccionar ms de
Dos tablas debe incluir una instruccin WHERE o JOIN para relacionar ambas tablas, de lo
contrario es bastante probable que se genere un producto cartesiano de la combinacin de
los datos de las tablas, esta combinacin puede llegar a ser muy extensa, por ejemplo si
tiene 2 tablas una de 40 registros y la otra de 30 registros el producto cartesiano dar un
resultado de 1200 registros.
El producto cartesiano explicado anteriormente es una caracterstica natural del SQL.

2.- Modificacin de encabezados e inclusin de funciones.

En el recuadro ubicado en la parte superior de la pantalla encontrara todos los campos

pertenecientes a las tablas elegidas en la pestaa anterior, podr seleccionar los campos a
incluir como encabezados, asimismo a estos podr agregarles funciones y renombrar estos
ttulos.

3.- Construccin de las condicionales SQL

Las condicionales que filtrarn los datos a ser reflejados en el reporte son insertadas a
travs de esta pantalla, si bien no es necesario saber manejar en su totalidad el lenguaje
SQL unos cuantos conocimientos bsicos de este le facilitaran esta tarea.

Una cadena de condiciones SQL bsicamente est conformada por una serie de frag-
mentos unidos por operadores lgicos tales como AND y OR, ejemplo:

(a > b) and (b=c) or (j=h)

Cada fragmento condicional consta de 2 entidades, la primera es fija y se referir a un

campo determinado, la otra entidad puede ser fija o variable (parmetro), pudiendo elegir
una de la tres alternativas disponibles segn sea su necesidad.

A.- Valor Fijo

B.- Determinado Campo
C.- Contenido Recuadro de Peticin (parmetro)

A.- Valor Fijo

Este botn le presentar un recuadro en el cual podr introducir un valor fijo, este valor
quedara escrito dentro de la cadena SQL.

Por ejemplo en la siguiente pantalla se ingresara una condicional que hace referencia a un
valor fijo.

La cadena original era la siguiente:

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP, EQUIPO.Codigo AS Equipo_Codigo
FROM PREVENTIVOS, EQUIPO WHERE

Despus de ejecutado el botn Insertar la cadena quedo conformada como sigue:

Como pudo observar se agrego una condicional fija.

La cadena original era la siguiente:

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP FROM PREVENTIVOS WHERE PREVEN-
TIVOS.Cerrada = True
Como pudo observar se agrego una condicional fija.

B.- Determinado Campo

Esta opcin le permitir seleccionar como segunda entidad a otro campo, recuerde lo co-
mentado anteriormente acerca de los productos cartesianos generados por no asociar
adecuadamente dos tablas, la asociacin puede crearla a travs de esta opcin.

Por ejemplo asumimos que se desea generar un reporte que utiliza las tablas preventivos y
equipo, ya que es necesario vincularlas por un campo en comn se elegir el Cdigo de
Equipo (PREVENTIVOS.EQU = EQUIPO.Codigo)

La cadena original era la siguiente:

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP, EQUIPO.Codigo AS EQUIPO_Codigo
FROM PREVENTIVOS, EQUIPO WHERE
Despus de insertada la cadena el resultado ser.

SELECT PREVENTIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina,

PREVENTIVOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP, EQUIPO.Codigo AS EQUIPO_Codigo
FROM PREVENTIVOS, EQUIPO WHERE PREVENTIVOS.EQU = EQUIPO.Codigo

C.- Contenido Recuadro de Peticin (Parmetro).

Usualmente al generar un reporte se deseara que el programa solicite ciertos datos para
as dependiendo estos se construya el reporte, de crear un informe basado en una cadena
SQL fija este aplicara siempre el mismo filtro a la informacin. La posibilidad de crear
una cadena de peticin denominada con parmetros le permitirn completar y modificar el
filtro preestablecido, por ejemplo podra tener un reporte que analizara los movimientos
efectuados entre dos diferentes fechas, entonces podra crear un reporte con parmetros
de manera tal que las fechas inicial y fecha final de anlisis de informacin seran introdu-
cidas al momento de generar el reporte, usted puede crear hasta 18 recuadros de peticin
(parmetros) por reporte.
En la siguiente pantalla se elige el campo PREVENTIVOS.Fecha_OTP para compararlo
con un parmetro:

Al presionar el botn Contenido Recuadro Peticin se le presentar una pantalla en la

cual encontrar las siguientes 2 opciones:

Parmetro Predefinido

De activar esta opcin aparecer la lista de parmetros ya predefinidos para la cadena en

construccin, pero solo si son del mismo tipo de campo (Fecha, Lgico, Numrico, Texto),
de esta manera al generar el reporte e introducir el dato que corresponde a este parmetro
afectar automticamente en todas las secciones de la cadena SQL donde este sea utili-
zado.

Nuevo Parmetro (Crear Parmetro)

Esta opcin le permitir crear un nuevo parmetro, para esto deber decidir si el parmetro
invocar un valor cualquiera el cual ser proporcionado por el usuario (pudiera ser un fecha
cualquiera) o si le presentar el contenido de determinado campo, por ejemplo si va a
generar un reporte que solo evalu Preventivos vinculados a determinada planta puede
obligar al sistema que le presente la lista de plantas registradas en la tabla Planta

Tambin es necesario que describa el texto de la pregunta que identificar al parmetro,

esta pregunta no podr exceder de 150 caracteres (Pregunta a formular).

En la siguiente pantalla le presentamos como debe quedar el parmetro antes de ser in-
sertado a la cadena:
Una vez insertado el parmetro la cadena quedara de la siguiente manera:

PARAMETERS [Fecha Mayor o Igual a] [PETICION : Fecha/Hora]; SELECT PREVEN-

TIVOS.Nro_OTP AS Nro_OTP, PREVENTIVOS.Rutina AS Rutina, PREVENTI-
VOS.Fecha_OTP AS Fecha_OTP FROM PREVENTIVOS WHERE PREVENTI-
VOS.Fecha_OTP > DateValue(cdate([Fecha Mayor o Igual a]))

La pantalla resultante una vez que se genere el reporte con parmetros sera la siguiente:

La pantalla resultante una vez que se genere el reporte con parmetros sera la siguiente:

El parmetro origino la creacin del paso 1 de 1 (recuadro 1), al introducir el dato y pre-
sionar el botn de Ensamblar SQLse reemplazara el parmetro con la fecha introducida.

Recuerde que puede crear hasta un mximo de 18 parmetros (pasos).

Generar Indicadores

Este mdulo le permitir generar los indicadores de gestin ms utilizados, estos

indicadores tambin llamados Key Performance Indicators (KPI) o Indicadores Clave de
son mediciones cuantificables que reflejan la gestin de determinadas reas de la
organizacin

1.- Fechas A Evaluar: de manera predeterminada el programa evaluar los ltimos 30

das, mas este rango puede ser modificado, Las fechas a evaluar en el caso de las
Solicitudes de OTC (Reporte de Averas) y de las OTP (rdenes de Trabajo Preventivas)
ser la Fecha Programada, en el caso de las OTC (Ordenes de Trabajo Correctivas) ser la
Fecha de creacin de la orden.

2.- Presentar Total De: Aqu se estipular que tipo de rdenes de trabajo sern
contabilizadas y presentadas en el informe.
3.- Rama a Totalizar: segn el nivel de detalle que desee puede definir a qu nivel del rbol
o Rama determinada desea sea incorporar los totales.

4.- Filtro a aplicar: establecer el filtro que se aplicar a los datos a ser evaluados.

5.- Incluir Ramas sin Datos: De manera predeterminada no se incluirn las ramas que no
contengan datos esto para solo presentar la informacin ms relevante, pero esto puede
ser cambiado y as presentar todas las ramas.

Indicadores Disponibles
TMEF

El Tiempo Medio Entre Fallas (MTBF Mean Time Between Failures) presenta el tiempo
promedio de fallas presentadas en un periodo de tiempo, este es un indicador de Confiabilidad

TMEF = Tiempo Total de Operacin / Nro. Fallas

El Tiempo Total de Operacin equivale al periodo evaluado menos la sumatoria de los

tiempos de parada de las OT del periodo

Uno de los parmetros ms importantes utilizados en el estudio de la Confiabilidad

constituye el MTBF, es por esta razn que debe ser tomado como un indicador que represente de
alguna manera el comportamiento de un equipo especfico

SysMan evala el campo Horas de Parada en las OT para efectuar este clculo

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluacin de Preventivos
 - Si solo hay una OT registrada en el periodo de evaluacin Carece de sentido estadstico
- Cuando NO se registran las horas de parada y la reparacin las requiri. Este indicador se
desfasara de la realidad

TMPR

El Tiempo Medio de Reparaciones (MTTR Mean Time To Repair) nos ofrece un

estimado del tiempo que tarda en repararse el equipo, al lograr un TMPR menor se reducen
los tiempos muertos del equipo

TMPR = Tiempo en Reparaciones / Nro. Fallas

Este es un parmetro de medicin asociado a la mantenibilidad, es decir, a la

ejecucin del mantenimiento

SysMan evala el campo Horas de Parada en las OT para efectuar este calculo

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluacin de Preventivos

TMPF
El Tiempo Medio para Fallar (MTTF Mean Time To Fail) mide el tiempo promedio
que es capaz de trabajar el equipo sin fallas dentro de el lapso evaluado este es un
indicador directo de Confiabilidad, el TMPF puede ser tambin considerado como el
Tiempo Promedio Operativo o Tiempo Promedio Hasta la falla

TMPF = Tiempo entre Fallas/Nro de Fallas

La diferencia entre TMEF y TMPF reside en que este ltimo indicador considera el
tiempo de aparicin entre cada falla y el TMEF divide el nmero de fallas entre el periodo
evaluado menos la sumatoria de las horas de parada, sin considerar el tiempo entre cada
falla

NOTA: Si bien algunos autores suelen utilizar el TMPF solo para equipos no
reparables otros utilizan este ndice como una medida de frecuencia promedio entre fallas
para equipos reparables

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluacin de Preventivos
 - Si hay menos de 3 OT, dado que se evala el promedio de Intervalos

TMPF
El Tiempo Medio para Fallar (MTTF Mean Time To Fail) mide el tiempo promedio
que es capaz de trabajar el equipo sin fallas dentro de el lapso evaluado este es un
indicador directo de Confiabilidad, el TMPF puede ser tambin considerado como el
Tiempo Promedio Operativo o Tiempo Promedio Hasta la falla

TMPF = Tiempo entre Fallas/Nro de Fallas

La diferencia entre TMEF y TMPF reside en que este ltimo indicador considera el
tiempo de aparicin entre cada falla y el TMEF divide el nmero de fallas entre el periodo
evaluado menos la sumatoria de las horas de parada, sin considerar el tiempo entre cada
falla

NOTA: Si bien algunos autores suelen utilizar el TMPF solo para equipos no
reparables otros utilizan este ndice como una medida de frecuencia promedio entre fallas
para equipos reparables

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluacin de Preventivos
- Si hay menos de 3 OT, dado que se evala el promedio de Intervalos

PPF
Proyeccin prxima falla (estimado)

PPF=Fecha Ult. Reparacin + TMPF

Se efecta una proyeccin de cuando deber presentarse la prxima falla para esto
se utiliza el ndice TMPF (Tiempo Medio Para Falla)

NO APLICA (Motivos)
- En la Evaluacin de Preventivos
- Si hay menos de 3 OT, dado que se utiliza el indicador TMPF y este evala el
 promedio de Intervalos

DISP (C)
La Disponibilidad segn evaluacin de correctivos presenta el porcentaje de tiempo
que el equipo estar en pleno funcionamiento
IMPORTANTE: Este indicador requiere el campo Horas de Parada si este dato no es
registrado, aun cuando tenga OTs registradas la disponibilidad ser de un 100% dado que
no se registro paradas en el equipo

DISP(C) =TMEF*100/ (TMEF+TMPR)

Dado que la formula incluye indicadores que solo consideran las fallas presentadas
(TMEF, TMPR) se evaluaran con este indicador solo las Ordenes de Trabajo Correctivas no
los tiempos empleados en tareas preventivas, para esto tiene otro indicador de
Disponibilidad DISP(P)

La Disponibilidad es el indicador de Confiabilidad

NO APLICA (Motivos)
- Si solo hay una OT registrada en el periodo de evaluacin, dado que se requiere el
indicador TMEF

DISP(P)
La Disponibilidad segn evaluacin de preventivos presenta el porcentaje de tiempo
que el equipo estar en pleno funcionamiento
IMPORTANTE: Este indicador requiere el campo Horas de Parada si este dato no es
registrado, aun cuando tenga OTPs registradas la disponibilidad ser de un 100% dado
que no se registro paradas en el equipo

DISP(P)= (Tiempo Total de Operacin-Horas Mtto.)/Tiempo Total de Operacin

Se evaluarn con este indicador solo las rdenes de Trabajo Preventivas, para la
disponibilidad segn Correctivos se utiliza otra frmula en la que se consideran ndices
propios de correctivos (TMEF, TMPR)
La Disponibilidad es el indicador de Confiabilidad
NO APLICA (Motivos)
- Si solo hay una OTP registrada en el periodo de evaluacin.

Disponibilidad Efectiva: Dado que para efectos prcticos la disponibilidad de

un Equipo estara afectada simultneamente por las horas de parada tanto de Mtto
correctivo como de Mtto preventivo, requiere determinar qu porcentaje del ciclo de
trabajo estara disponible de manera general contemplando ambos tipos de
mantenimientos.
Disp (Efec) = ( Disp(c) +Disp(p) -100) %
Aplica si se tiene informacin para generar los indicadores parciales Disp(c) y Disp(p)

TMEMP
TMEMP = (Total de horas de parada en Mtto Preventivo/ Numero de Mtto )
Evaluado en un determinado intervalo.
NO APLICA (Motivos).
-Al ser una operacin de igual naturaleza que el TMEF carece de sentido
estadstico cuando solo est registrado en el lapso de evaluacin un (1) preventivo
nicamente
-Cuando no se registra en la orden de trabajo preventiva las horas que se
utilizaron en el Mtto preventivo
-Cuando se evalan correctivos
Descargar Reporte (Internet)
Puede descargar nuevos reportes desde nuestro Web Site, para esto deber solicitar una
clave de acceso

Mdulo de Inventarios
En este mdulo encontrara las opciones referentes al manejo de los inventarios de Mate-
riales y repuesto que estn asociados o no a Mantenimiento.

Almacn Mat. /Repuestos. (Entradas-Salidas-Traslados)

En esta pantalla encontrar las opciones con las que podr movilizar su inventarios, ya se
las entradas a almacn, salidas por mantenimiento (asociadas a rdenes de trabajo) o por
otros motivos por ejemplo, dotacin a trabajadores, uniformes, artculos de limpieza, etc.
Esto dado que SysMan cuenta con un mdulo muy completo de inventario ya sea de re-
puestos y de cualquier otro tem no asociado a mantenimiento
Encontrar una explicacin ms detallada de cada mdulo que es invocado de esta pantalla
en el men catlogos (captulo 2, Men Opciones Barra superior)

Ficha de Mat./ Rep

Registra los materiales y/o repuestos utilizados en su gestin
IMPORTANTE: Si borra un material o repuesto se borrar todo su
consumo en las OT creadas y sus vnculos en las rutinas.

Informe
Ingresara a los reportes de Inventarios de materiales / repuestos

Compras

Este modulo le presentara las opciones de crear la Solicitud de Cotizacin como paso
previo a la generacin de la Orden de Compra y el generar la Orden de Compra como tal

La generacin de la Solicitud de Orden de Compra es opcional y suele ser utilizada si desea

requerir una cotizacin ya sea por Servicios o por Materiales y Repuestos, esta solicitud es
enviada a sus proveedores y una vez que decida cul ser la cotizacin que aprobara
puede generar la orden de compra, para esto el momento de crear la orden de compra el
sistema le consultara si desea crearla directamente o importarla de una solicitud de
cotizacin.

Puede crear varias rdenes de trabajo de una misma solicitud, solo se importaran los tems
que previamente han sido aprobados en la solicitud
Solicitud de Cotizacin

Al crear una solicitud de Cotizacin deber establecer si la Solicitud ser de

Materiales/Repuestos o de Servicios Externos, segn sea el caso deber ingresar el
Proveedor en el caso de Materiales/Repuestos y el Servicio Externo o Contratista en el caso
de que vaya a solicitar Servicios.
Una vez creada la solicitud a travs del Icono Agregar tem podr agregar tems a la
solicitud, en esta solo especificar la cantidad a requerir y los comentarios.
Una vez que decida aprobar determinado tem de la Solicitud puede ingresar por el boto
Aprobar y as establecer la cantidad aprobada as como el precio del tem en el caso de
que vaya a crear la Orden de Compra posteriormente importando de la solicitud, solo los
tems aprobados sern importados.

Tambin cuenta con las opciones de Editar para cambiar la cantidad solicitada y
modificar los comentarios del tem as como de la opcin Borrar/Anular para eliminar el
tem siempre y cuando no est aprobado o anular el tem.

Recuerde que la solicitud una vez registrada puede imprimirla y desde el visor de impresin
enviarla va mail a su proveedor.

En el caso de que este creando una solicitud de Servicios Externos, estos debern ser
registrados previamente desde el Men Catlogos, no solo el Servicio Externo (Contratista)
sino el tipo de Servicio a Contratar
Orden de Compra
Al crear la orden de trabajo el programa le consultara si esa ser creada directamente o
ser creada importando de una solicitud de cotizacin que tenga ya tems aprobados, de
ser as deber indicar el numero de la Solicitud y el programa le indicara cuantos tems tiene
aprobados

Una vez creada la Orden de compra puede proceder a agregar los tems a requerir y
posteriormente imprimir la Orden de Trabajo y Enviarla va Mail, en la impresin de la Orden
de Trabajo tendr las opciones de personalizar la presentacin de esta en cuanto la
informacin que desea presentar

Pantalla principal Orden de Compra

Pestaa donde se presenta la data adicional, esta es importada del mdulo de
Configuracin de Sistema y puede ser modificada antes de ser impresa.

Agregar tem
A travs de esta opcin agregara nuevos tems estableciendo la cantidad a solicitar y el
costo unitario ya establecido con el proveedor
Editar

Solo podr editar la cantidad siempre y cuando no haya reportado ya como ingresado a
almacn o servicio externo ya prestado

Recepcin
La Recepcin del Material Repuesto o la certificacin de que el servicio externo fue
prestado podrn hacerlo desde esta opcin

Recepcin Material/Repuesto
Ingresara a la pantalla siguiente
Editar

Solo podr editar la cantidad siempre y cuando no haya reportado ya como ingresado a
almacn o servicio externo ya prestado

Si utiliza el botn Buscar Entradas Almacn Se buscaran todas las entradas/ingresos a

los Almacenes de Mat. /Repuestos Vinculados a la Orden de Compra en proceso, de esta
manera podr certificar que estos hayan sido entregados por el Proveedor tal como se
muestra en la siguiente pantalla
Este proceso es opcional, si desea usarlo deber registrarse el numero de Orden de
Compra cuando se ingrese el Mat. /Repuesto al almacn

Recepcin o Certificacin de prestacin de Servicio Externo

Cuando la orden de compra sea de Servicios y vaya a reporta la Recepcin del servicio
se le presentara la siguiente pantalla
Ahora si utiliza el botn Buscar Servicios vinculados a OT y OTP Se buscaran todos los
Servicios que estn relacionados a las Ordenes de Trabajo y que a su vez estn Vinculados
a la Orden de Compra en proceso, de esta manera podr certificar que estos hayan sido
entregados (prestados) por el Contratista (Serv. Ext.)

Este proceso es opcional, si desea usarlo deber registrarse el nmero de Orden de

Compra cuando agregue el Servicio Externo a la Orden de Trabajo

La orden de Compra al ser visualizado en el visor de presentacin preliminar puede ser

modificada en cuanto a la data a incluir, tal como se presenta en la siguiente pantalla
Informes
Ingresara a los reportes Cotizaciones y compras

Herramientas

Asignacin Herramientas

Este mdulo le permitir llevar un inventario de todas sus herramientas, controlando no solo
los niveles de existencia sino las que haya asignado a sus trabajadores, fecha de asig-
nacin, estado de la herramienta, reportadas como perdidas, etc., se explica con mayor
detalle este mdulo en el men catlogos (captulo 2, Men Opciones Barra superior)

Almacn Herramientas (Entradas-Salidas)

En esta pantalla encontrara las opciones con las que podr movilizar sus inventarios de
herramientas, ya sea las entradas a almacn, salidas por desincorporacin (Dao, Venta,
Etc.)

Encontrar una explicacin ms detallada de cada mdulo que es invocado de esta pantalla
en el men catlogos (captulo 1)

Ficha Herramientas
Registra las herramientas utilizadas en su gestin, se explica con mayor detalle este
mdulo en el captulo 1 (Catlogos)
Informes
Informes relacionados con el mdulo de herramientas.
Lecturas

Registro Lecturas:
El registro de las lecturas es recomendable efectuarlo desde el rbol de activos, esto por la
practicidad en cuanto a la eleccin del componente al cual asignar la lectura.

Importacin de Lecturas

Este mdulo le permitir importar lecturas ya sean incrementales (Kilmetros, Horas, Etc.)
as como de Rango Vlido (Temperatura, Vibracin, Etc.) de un archivo en .CSV, estos
pueden ser generados en Excel y al ser grabados deber especificar el formato y que este
sea delimitado por comas y en formato .CSV
Este mdulo puede ser utilizado por ejemplo para el registro del Kilometraje de los
Vehculos de manera tal que si su plan de preventivos est regido por esta condicin se
generaran las rdenes automticamente.
Un uso frecuente de este mdulo es el de empresas que cuentan con una flota de vehculos
y tienen contratado el servicio de rastreo satelital, de ser as pueden descargar de la pagina
Web del proveedor del servicio el kilometraje acumulado de las unidades, grabarlos en un
archivo de Excel en formato CSV y proceder a importar esta data desde SysMan.
Una vez que se proceda a importar la data el programa generara un informe de los datos
importados, asimismo podr generar un archivo en el que presentara la data no importada.
Informes

Informes relacionados con las lecturas reportadas.

Proyeccin Recursos

Disponibilidad Mat./Repuestos
A travs de este mdulo se evaluarn todas las OTP/OTC seleccionadas (Abiertas) y se
totalizara el consumo estimado de Materiales y Repuestos que se encuentren como NO
Utilizados, hecho esto se comparar con la existencia actual y se presentar la cantidad
Faltante, en el caso de que se tenga activada la caracterstica de utilizar existencia ex-
terna, se sugiere previamente actualizar esta existencia (Mdulo Movimiento Mat./Rep.).
Disponibilidad Mano de Obra
A travs de este mdulo se evaluarn todas las OTC seleccionadas (Abiertas) y se totali-
zara el consumo estimado de Mano de Obra, se totalizara por categora, hecho esto se
proceder a comparar con el disponible segn las horas resultantes de los das que sern
evaluados (lapso en los cuales se pretende ejecutar la tarea), para este clculo se consi-
derara las horas de la jornada diaria as como los das laborables a la semana (esta ltima
caracterstica puede deshabilitarse), recuerde que estos parmetros pueden ser ajustados
por el usuario en el mdulo de Configuracin.

Informes
Ingresara a los reportes proyecciones

Visor de Solicitudes

El Visor de solicitudes al estar activado quedara residente en memoria y le presentara un

aviso emergente en la esquina inferior derecha de su monitor cada vez que le reporten una
avera desde cualquier terminal, esto independientemente de si tiene SysMan activo en la
PC.

El Visor de solicitudes se encuentra en el grupo de programas que instala SysMan, este

debe ser activado o invocado para que este operativo, si desea que sea llamado autom-
ticamente al ingresar a Windows debe establecer el vinculo en el grupo de programas de
Inicio, para esto puede colocarse sobre el programa Visor Solicitudes OTC (desde el
men programas de Windows, Grupo SysMan Ver. 6.0), presionar el botn derecho del
mouse y utilizar la opcin Anclar en el men Inicio

La primera vez que ingrese al programa se le presentara el siguiente mensaje:

El funcionamiento del este modulo as como la descripcin de las pestaas de este visor las
exponemos a continuacin:

Una vez que se reporte una avera (Solicitud OT) desde el rbol de Activos de SysMan se
presentara un mensaje emergente en la esquina inferior derecha, tal como se presenta a
continuacin:

Rama a la cual reportaron la avera o solicitaron el trabajo.

Ver el detalle de la solicitud

Por lo tanto deber establecer la ruta donde se encuentra la base de datos, esta seleccin
debe ser acorde con la edicin de SysMan que hayan adquirido, luego de hecho esto para
probar la conexin puede hacerlo con el botn disponible para esto

Icono del Visor de Solicitudes

Al presionar el botn de Ver Solicitud OT se le presentara una pantalla con el detalle de la
solicitud

En la pestaa de Historial de Ultimas Solic. Solo podr observar lo reportado en la presente

sesin o desde que activo el Visor.

Al ingresar al visor de solicitudes que ya debe estar activo se abrir la siguiente pantalla, la
describimos a continuacin

Ver el Historial pero solo de lo reportado en la sesin actual

Nmero de Solicitudes no atendidas (toda la Base de Datos)
Podr configurar el cmo se comportara el Visor cada vez que se reporte una avera
Activar Sonido
Editor de Cadena de Conexin

En el caso de utilizar otro usuario debe indicarse al igual que la clave de acceso

Si est seguro que la clave de usuario es correcta al igual que el usuario puede que deba
retirar el siguiente parmetro

Trusted_Connection=yes

Y volver a diagnosticar la clave de conexin.

Comentarios Adicionales

- En el caso de los servidores SQL Server debe considerar si la autentificacin es Mixta o

Solo Windows, segn esto ajustara la cadena de conexin.

- Si el servidor cuenta con autentificacin Mixta, puede crear un usuario nico en el ser-
vidor, por ejemplo sysmanuser, autorizar este en la base de datos y con este usuario se
conectaran todas las estaciones de trabajo.

- Si no logra conectarse desde las estaciones puede que las PCs o usuarios deben estar
autorizadas en la base de datos, esto segn el tipo de autentificacin del servidor.

Generalmente las instalaciones de la Edicin Empresarial son efectuadas por personal

calificado en el manejo de servidores ya sea SQL u Oracle

En el CD encontrara algunas pautas adicionales de instalacin

El Editor de Cadena de Conexin solo est habilitado para las presentaciones bajo SQL
Server u Oracle (Edicin Empresarial), la funcin de este modulo bsicamente es la de
establecer cul ser la cadena de conexin que se utilizara en los terminales para conec-
tarse con el servidor y en consecuencia con la base de datos.

Al ingresar al editor abrir el archivo con la extensin .csq (Sql Server) o .cso (Oracle) y le
presentara la cadena de conexin estndar similar a la siguiente (El Ejemplo ser hecho
con una cadena de conexin SQL Server)

Encriptar Cadena de Conexin

Una vez que haya definido y probado la cadena de conexin desde los terminales puede
opcionalmente encriptarla, grabarla y este ser el archivo que se abrir en las estaciones
para conectarse con la base de datos.

En la cadena de conexin hay que especificar el nombre del usuario, de manera prede-
terminada esta el usuario SA (en SQL Server), asimismo se especificara el nombre del
servidor y la base de datos, tal como se presenta en el siguiente ejemplo.

Provider=SQLOLEDB;PASSWORD=;USER
ID=sa;server=nombre_de_su_servidor;Database=sysman_v7;
Trusted_Connection=yes

Uso de la Cadena de Conexin

La cadena de conexin una vez probada puede grabarla con un nombre que refiera a su
empresa por ejemplo Mtto-suempresa-SysMan.csq y este archivo cpielo a las esta-
ciones dado que ser el que abrir desde SysMan para poder conectarse con la base de
datos.