GESTION DE PROYECTOS CON PMBOOK

INTRODUCCIN
Qu es el P.M.I. (Project Management Institute)?
Organizacin internacional sin fines de lucro, fundada en 1969, que asocia a
profesionales relacionados con la Direccin de Proyectos. Es la ms grande del
mundo en su rubro, dado que posee ms de 461,609 miembros en 203 pases.
Posee 278 Captulos Constituidos y 12 Captulos Potenciales (Abr/16). La oficina
central se encuentra en la localidad de Newtown Square, Philadelphia (USA).
Sus principales objetivos son:
Formular estndares para profesionales en Direccin de Proyectos.
Generar conocimiento a travs de la investigacin.

Promover la Direccin de Proyectos como profesin a travs de sus programas

de certificacin.
Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
La Gua del PMBOK, desarrollada por el Project Management Institute, contiene
una descripcin general de los fundamentos de la Gestin de Proyectos
reconocidos como buenas prcticas. Actualmente en su quinta edicin, es el
nico estndar aprobado por ANSI (Instituto Nacional Estadounidense de
Estndares) para la gestin de proyectos.
Posee 10 reas del conocimiento y 5 grupos de procesos.
reas del conocimiento: Gestin de la Integracin, Alcance, Tiempo, Costos,
Calidad, RRHH, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados.
Grupos de proceso: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Monitoreo y Control y
Cierre.
POR QU FRACASAN LOS PROYECTOS?
Se estima que el 80% de los proyectos fracasan. Segn Alfonso Nez (ESAN,
2013) las razones por las que fracasan los proyectos se dividen en tres grandes
grupos:
1. Cambios en los objetivos definidos a nivel estratgico: 21%.
2. No utilizacin o incorrecta utilizacin de metodologas de trabajo: 31%.
3. Problemas humanos, de conduccin, comunicacin y conflictos entre la
gente: 48%.
Consecuencias del fracaso de un proyecto
No se cumple con las expectativas del cliente y dems stakeholders en cuanto a
Tiempo (Cronograma), Costo (Presupuesto) y Calidad (Del entregable).

2. No se inicia el retorno de la inversin a tiempo. Retraso en el cumplimiento de

la estrategia adoptada por la organizacin. Prdida de la ventana de oportunidad
para la introduccin al mercado de un producto nuevo.

1.1 PROPSITO DE LA GUA DEL PMBOK

La aceptacin de la direccin de proyectos como profesin indica que la

aplicacin de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y tcnicas
puede tener un impacto considerable en el xito de un proyecto. La Gua del
PMBOK identifica ese subconjunto de fundamentos para la direccin de
proyectos generalmente reconocido como buenas prcticas. Buenas prcticas
significa que se est de acuerdo, en general, en que la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las
posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos.
Qu es un proyecto?
Segn el PMBOK, un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico, y que tiene la caracterstica de ser temporal,
es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, donde el final se alcanza
cuando:

Se alcanzan los objetivos del proyecto.

Cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no
pueden ser cumplidos.
Cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Qu es la Direccin de Proyectos?
Segn el PMBOK, la Direccin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para alcanzar
los objetivos de ste. Esta aplicacin de conocimientos requiere de la gestin
eficaz de los procesos de Direccin de Proyectos. Se logra mediante la
aplicacin e integracin adecuadas de los 47 procesos de la direccin de
proyectos, agrupados de manera lgica, categorizados en cinco Grupos de
Procesos. Estos cinco Grupos de Procesos son:
Inicio,
Planificacin,
 Ejecucin,
Monitoreo y Control
Cierre.
Dirigir un proyecto por lo general incluye, entre otros aspectos:
Identificar requisitos;

Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los

interesados en la planificacin y la ejecucin del proyecto;

Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de

naturaleza colaborativa entre los interesados;

Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar
los entregables del mismo;
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen.

Relaciones entre Direccin de Portafolios, Direccin de Programas,

Direccin de Proyectos y Direccin Organizacional de Proyectos
La direccin de portafolios, la direccin de programas y la direccin de proyectos
se alinean o son impulsadas por las estrategias organizacionales. Sin embargo,
la direccin de portafolios, la direccin de programas y la direccin de proyectos
difieren en la manera en que cada una contribuye al logro de los objetivos
estratgicos. La direccin de portafolios se alinea con las estrategias
organizacionales mediante la seleccin de los programas o proyectos
adecuados, el establecimiento de prioridades con respecto al trabajo a realizar y
la provisin de los recursos necesarios, mientras que la direccin de programas
adecua sus proyectos y componentes de programas y controla las
interdependencias a fin de lograr los beneficios estipulados. La direccin de
proyectos desarrolla e implementa planes para lograr un alcance determinado,
que viene dado por los objetivos del programa o del portafolio al cual est
vinculado

Relacin entre Direccin de Proyectos, Gestin de las Operaciones

y Estrategia Organizacional

La gestin de las operaciones es responsable de la supervisin, la direccin y el

control de las operaciones del negocio. Las operaciones evolucionan para dar
soporte al negocio en el da a da, y son necesarias para alcanzar los objetivos
estratgicos y tcticos del negocio. Algunos tipos de operaciones son por
ejemplo las operaciones de produccin, las operaciones de fabricacin, las
operaciones contables, el soporte de software y el mantenimiento.
 Gestin de las Operaciones y Direccin de Proyectos

Los cambios en las operaciones de negocio pueden dar lugar a un proyecto

especfico, en particular cuando se producen cambios sustanciales en las
mismas como consecuencia de la entrega de un nuevo producto o servicio. Las
operaciones permanentes estn fuera del alcance de un proyecto; sin embargo,
existen puntos de interseccin en que se cruzan ambas reas.

Gestin de las Operaciones

La gestin de las operaciones es un rea de gestin que se ocupa de la

produccin continua de bienes y/o servicios. Implica asegurar que las
operaciones de negocio se desarrollan de manera eficiente, mediante el uso de
los recursos ptimos necesarios y cumpliendo con la demanda de los clientes.
Trata de la gestin de procesos que transforman entradas
Organizaciones y Direccin de Proyectos

Las organizaciones establecen la direccin estratgica y los parmetros de

desempeo a travs de la gobernabilidad. La direccin estratgica establece el
propsito, las expectativas, las metas y las acciones necesarias para guiar el
desarrollo del negocio y est alineada con los objetivos de negocio. Las
actividades de la direccin de proyectos deben estar alineadas con la direccin
del negocio a alto nivel, y en caso de cambios, se deber volver a alinear los
objetivos del proyecto.
Valor del Negocio

El valor del negocio es un concepto nico para cada organizacin. El valor del
negocio se define como el valor del negocio en su totalidad, como la suma total
de sus elementos tangibles e intangibles. Como ejemplos de elementos tangibles
se pueden citar los activos monetarios, los equipos, la participacin de los
accionistas y los servicios. Dependiendo de la organizacin, el alcance del valor
del negocio puede ser a corto, mediano o largo plazo. Se puede crear valor a
travs de la gestin eficaz de las operaciones permanentes. No obstante, a
travs del uso eficaz de la direccin de portafolios, la direccin de programas y
la direccin de proyectos, las organizaciones tendrn la capacidad de emplear
procesos establecidos y confiables para cumplir con los objetivos estratgicos y
obtener mayor valor de negocio a partir de sus inversiones en proyectos.
Rol del Director del Proyecto

El director del proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutora

para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. El rol
del director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un
gerente de operaciones. Por lo general, el gerente funcional se dedica a la
supervisin gerencial de una unidad funcional o de negocio y la responsabilidad
de los gerentes de operaciones consiste en asegurar que las operaciones de
negocio se llevan a cabo de manera eficiente.

Adems de las habilidades especficas a un rea y de las competencias

generales en materia de gestin requeridas para el proyecto, una direccin de
proyectos eficaz requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes
competencias:

Conocimiento: Se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la

direccin de proyectos.

Desempeo: Se refiere a lo que el director del proyecto es capaz de hacer o

lograr cuando aplica sus conocimientos sobre la direccin de proyectos.
Personal: Se refiere a la manera en que se comporta el director del proyecto
cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo. La eficacia
personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de la personalidad y liderazgo,
lo cual proporciona la capacidad de guiar al equipo del proyecto mientras se
cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo.
2. INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
2.1 Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos

La cultura, estilo y estructura de una organizacin influyen en la forma en que se

llevan a cabo sus proyectos. Tambin pueden influir en el proyecto el nivel de
madurez de la direccin de proyectos de la organizacin y sus sistemas de
direccin de proyectos.

Las experiencias comunes de los miembros de la organizacin son las que

conforman la cultura de la misma; la mayora de las organizaciones han
desarrollado culturas nicas a travs de la prctica y el uso comn a lo largo del
tiempo. Las experiencias comunes incluyen, entre otras:
Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas;
Normas, polticas, mtodos y procedimientos;
Sistemas de motivacin e incentivos;
Tolerancia al riesgo;
Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad;
Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo; y
Entornos operativos.
Estructuras de la Organizacin

Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura
orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.
Bastantes estructuras organizacionales incluyen los niveles estratgico, de
mandos intermedios y operativos. El director del proyecto puede interactuar con
los tres niveles, dependiendo de factores tales como:
La importancia estratgica del proyecto,
La capacidad de los interesados para influir en el proyecto,
El grado de madurez en la direccin de proyectos,
Los sistemas de direccin de proyectos, y
Las comunicaciones en la organizacin.
Procesos y Procedimientos

Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo del

proyecto incluyen, entre otros:
Inicio y Planificacin:

Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos

estndar de la organizacin con el fin de que satisfagan las necesidades
especficas del proyecto;
Estndares especficos de la organizacin, tales como: polticas (p.ej.,
polticas de recursos humanos, polticas de seguridad y salud, polticas de
tica, y polticas de direccin de proyectos), ciclos de vida del producto y
del proyecto, polticas y procedimientos de calidad (p.ej., auditoras de
procesos, objetivos de mejora, listas de verificacin y definiciones
estandarizadas de procesos para su uso en la organizacin); y
 Plantillas (p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose
del trabajo, de diagramas de red del cronograma del proyecto y de
contratos).
Ejecucin, Monitoreo y Control:

Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las etapas

durante las cuales se modificarn los estndares, polticas, planes y
procedimientos de la organizacin ejecutora (o cualquier otro documento
del proyecto), y cmo se realizar la aprobacin y validacin de cualquier
cambio;
Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo,
revisiones requeridas de gastos y desembolsos, cdigos contables y
provisiones contractuales estndar); Procedimientos para la gestin de
incidentes y defectos que definen los controles, la identificacin, y las
acciones de seguimiento a realizar para los mismos;
Requisitos de comunicacin de la organizacin (p.ej., tecnologa
especfica de comunicacin disponible, medios de comunicacin
autorizados, polticas de conservacin de registros y requisitos de
seguridad);
Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de
trabajo;
Procedimientos de control de riesgos, que incluyen categoras de riesgos,
plantillas de declaracin de riesgos, definiciones de probabilidad e
impacto, y la matriz de probabilidad e impacto; y
Guas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de propuestas
y criterios para la medicin del desempeo estandarizados.
Cierre:

Guas o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas,

auditoras finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones
del producto y criterios de aceptacin).
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa varan ampliamente en cuanto a tipo o
naturaleza. Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:

La cultura, estructura y gobierno de la organizacin; La distribucin geogrfica

de instalaciones y recursos;

Los estndares de la industria o gubernamentales (p.ej., reglamentos del

organismo de control, cdigos de conducta, estndares de producto, estndares
de calidad y estndares de fabricacin);
Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital);
 Los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y
conocimientos como los relacionados con el diseo, el desarrollo, las leyes, las
contrataciones y las compras);

La gestin de personal (p.ej., pautas de seleccin y retencin de personal,

revisin del desempeo de los empleados y registros de capacitacin, poltica de
incentivos y horas extras y registro de horas trabajadas);
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa;
Las condiciones del mercado;
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
El clima poltico;
2.2 Interesados del Proyecto

Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando

participan en un proyecto. Estos niveles pueden cambiar durante el ciclo de vida
del proyecto. Su participacin puede variar desde una participacin ocasional en
encuestas y grupos de opinin, hasta el patrocinio total del proyecto, lo cual
incluye proporcionar apoyo financiero, poltico o de otro tipo. Algunos interesados
tambin pueden impedir el xito del proyecto, ya sea de forma pasiva o activa.
Estos interesados requieren la atencin del director del proyecto a lo largo del
ciclo de vida del proyecto, as como la planificacin para abordar cualquier
incidente que pueda surgir.
Gobernabilidad del Proyecto

La gobernabilidad del proyecto es una funcin de supervisin que est alineada

con el modelo de gobierno de la organizacin y que abarca el ciclo de vida del
proyecto. El marco de gobernabilidad del proyecto proporciona al director y al
equipo del proyecto la estructura, los procesos, los modelos de toma de
decisiones y las herramientas para dirigir el proyecto, a la vez que apoya y
controla el proyecto para lograr una entrega exitosa. La gobernabilidad del
proyecto es un elemento crtico de cualquier proyecto, particularmente en el caso
de proyectos complejos y de alto riesgo.
2.3 Equipo del Proyecto

El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos

que actan conjuntamente en la realizacin del trabajo del proyecto para
alcanzar sus objetivos. El equipo del proyecto incluye al director del proyecto, al
personal de direccin del proyecto y a otros miembros del equipo que desarrollan
el trabajo, pero que no necesariamente participan en la direccin del proyecto.
Este equipo est compuesto por individuos procedentes de diferentes grupos,
con conocimientos en una materia especfica o con un conjunto de habilidades
especficas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. La estructura y las
caractersticas de un equipo de proyecto pueden variar ampliamente, pero una
constante es el rol del director del proyecto como lder del equipo,
independientemente de la autoridad que ste pueda tener sobre sus miembros.

2.4 Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un

proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente
secuenciales y sus nombres y nmeros se determinan en funcin de las
necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que
participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de
aplicacin.
Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto

Los proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los proyectos pueden

configurarse dentro de la siguiente estructura genrica de ciclo de vida