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EL PAS

REUNIN ORDINARIA GESTION DOCUMENTAL

ACTA 02

FECHA: Andaluca, 11 de agosto de 2017


HORA: De las 18:30 a las 20:36 horas
LUGAR: Auditorio Juan de Dios Rodrguez

ASISTENTES: Marlwin Fabin Hurtado Castao, Gerente


Karol Liceth Romero Echavarra, Departamento de Financiera
Martha de la Torres, Departamento de Comercio
Luz Aura Ramrez Orozco, Jefe de Personal
Sandra Milena Giraldo Serna, Departamento de Archivo
Rosalba Gonzlez Coy, Jefe de Marketing Y Ventas
Patricia cortes moreno, Secretaria General
Deysi Marcela Herrera Arenas, Auxiliar Administrativa
Olivia Muos Hernndez, Direccin General
Mara Alejandra Pearanda, Jefe del Departamento Tcnico
Yessica Lorena Ospina Gaitn, Jefe de personal

ASISTENTES: Lista adjunta (31 personas)

INVITADOS: Doctora Ana Isabel Snchez Salazar, Instructora.

AUSENTES: Valentina Domnguez Ramrez (sin excusa)


Luz Amparo Galeano Torres (sin excusa)
Mara Eugenia Pearanda de la Torre (sin excusa)
Juan David Pearanda Peralta (sin excusa)
Viviana Rojas Salcedo (con excusa)

ORDEN DEL DIA:

1. Llamado a lista y verificacin del curum.


2. Lectura del acta anterior.
3. Aplicacin de la ley 594 Ley General de Archivos.
4. Aplicacin del acuerdo 060 en la unidad de correspondencia de archivo y gestin
documental.

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5. Aplicacin del acuerdo 042 en la unidad de correspondencia de archivo y gestin


documental.
6. Principios de la institucionalidad e instrumentalidad de toda documentacin.
7. Pautas de Archivo.
8. Proposiciones y varios.
9. Convocatoria.

DESARROLLO:

1. Llamado a lista y verificacin del curum


La secretaria de gerencia Patricia Cortes Moreno verific el curum y se constat
que haba suficiente asistencia para el desarrollo de la reunin.

El gerente Marlwin Fabin Hurtado Castao, agradeci a todos los presentes por
aceptar el llamado a la reunin, donde se habl sobre la ley 594 y los acuerdos 060
y 042.
En nombre de la compaa el Pas brind una cordial bienvenida, y expres que se
sintieran a gusto, dijo: recuerden que esta es nuestra empresa.
Cedi la palabra al departamento de Marketing y Ventas a cargo de la Jefe Rosalba
Gonzlez Coy.

2. Lectura del acta anterior.

3. Aplicacin de la ley 594 Ley General de Archivos.


La jefe de departamento de Marketing y Ventas, Rosalba Gonzales Coy dio una
cordial bienvenida, hablo sobre la ley 594 del 14 de julio de 2000, por medio de la
cual se dicta la ley general de archivos, se dictan otras disposiciones, establece las
reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del estado,
comprendiendo a la administracin pblica en sus diferentes niveles y las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas, entre otros.

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que los artculos 8 y 9 de la citada ley, consagran dentro de la clasificacin de los


archivos desde el punto de vista territorial, los archivos de entidades del orden
distrital y dentro de la organizacin del estado los archivos de los organismos de
control, respectivamente.
El acuerdo 07 de 1994, mediante el cual la junta directiva del archivo general de la
nacin de Colombia, adopta y expide el reglamento general de archivos, regula en
su artculo 19, la creacin en cada entidad, de un comit de archivo, como grupo
asesor de la alta direccin, el cual ser responsable de "definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos".

Anotacin:
El gerente Marlwin Fabin Hurtado Castao, intervino para dar paso a la lectura del
acta anterior.
La secretaria general, Patricia Cortes Moreno pidi disculpas por haber omitido el
punto numero dos donde se da la lectura al acta anterior y procedi a realizarla.
El gerente Marlwin Fabin Hurtado Castao, puso en consideracin el acta anterior
y fue aprobada.

4. Se dio continuidad al tercer punto con la intervencin de la Jefe Rosalba


Gonzales Coy del departamento de Marketing y Ventas, quien hablo del ACUERDO
060 DE 2001 - PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIN Y RECUPERACIN DE
INFORMACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN COLOMBIA

Palabras Claves: Archivo General de la Nacin, Acuerdo 060 de 2001, ley 594,
Recuperacin de la Informacin, informacin, Colombia, comunicaciones.Con las
normas impuestas en Colombia y con la identificacin de las comunicaciones del

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estado las cuales son circulares, memorandos, oficios o cartas Reunin Ordinaria
como es conocido en el medio lo que se pretende es dar a conocer las leyes que se
pueden aplicar a estas funciones.

Por consiguiente en el acuerdo 060 del ao 2001, se establecen las pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas
que cumplan con funciones pblicas, estas comunicaciones oficiales trata
bsicamente del tratamiento correcto para las cartas, circulares, memorando, y todo
tipo de documentos que se genere en el ejercicio de una labor pblica.

La constitucin poltica en los artculos 15, 21,42, la ley 594 del ao 2000 artculo 27
y el acuerdo 060 del ao 2001 las normas que se deben cumplir para el trato de la
informacin pertinente y de la correspondencia que se genere. De acuerdo a lo
anterior el respectivo acuerdo establece y regula los temas correspondientes a las
comunicaciones del estado o estatales las cuales hacen un desarrollo a travs de
la Constitucin Poltica de Colombia de acuerdo a la ley 594 del Archivo General de
la Nacin.

De la misma manera, el acuerdo 060 del ao 2001, en las pautas que da para el
cumplimento debido de la correspondencia, dice que. Las firmas deben ser de las
personas autorizadas, que los procedimientos para la radicacin de comunicaciones
especiales es el principio de orden original y una secuencia numrica, que la
numeracin de estos actos administrativos debe llevar un estricto orden numrico.
Tambin en cuanto al control que se debe llevar es por medio de planillas ya
normalizadas por la ley y la conservacin documental debe asegurar la integralidad
de los documentos, para las comunicaciones oficiales recibidas por medios
electrnicos se deben hacer seguimiento de las comunicaciones por el mismo
medio en que fueron creadas.

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Para finalizar es importante que los documentos generados en funcin de un bien


pblico, debe ser tan importante en cuanto a trato, conservacin y disposicin final
de acuerdo a la ley que los rige as las organizaciones tendran un mejor
funcionamiento del archivo.

5. ACUERDO 042 OCTUBRE 31 DEL 2002


Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de
gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se
regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos.

Artculo Primero
Objetivo: Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de los
archivos de gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas.

Articulo Segundo
Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos
de gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva
entidad.

Artculo Tercero
Conformacin en los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes de la uni
administrativa.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento
en la tabla de retencin documental aprobada, velar por la conformacin,
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Organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta


los principios de procedencia y orden original, sin perjuicio de la responsabilidad
sealada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

Artculo Cuarto
Criterios para la organizacin de archivos de gestin
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.

La secretaria General, Patricia Cortes Moreno le dio la palabra a doctora Olivia


Muos Hernndez, Direccin General.

6. Principios de la institucionalidad e instrumentalidad de toda documentacin.


Quien habl fue la doctora Olivia Muos Hernndez, Direccin General donde dijo
que la informacin que reposa en toda empresa es el soporte para la toma de
decisiones, respaldan gestin o actividades tanto en el campo administrativo como
en el econmico, poltico, cultura y justicia; testimonio, la prueba de hecho y obra.
Garantizadores de derecho y ncleos de informacin.

Principio de procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo


documental al que naturalmente pertenecen.

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La secretaria General, Patricia Cortes Moreno le dio la palabra a doctora Karol


Liceth Romero Echavarra, Departamento de Financiera

7. Pautas de Archivo.
Quien hablo fue la doctora Karol Liceth Romero Echavarra, Departamento de
Financiera donde dijo que en el artculo 060 nos da las pautas para archivar
adecuadamente en nuestro departamento de finanzas, utilizaremos el organizar,
identificar y archivar directamente todos los documentos con el ejercicio econmico
de la empresa.

La secretaria General, Patricia Cortes Moreno le dio la palabra a doctora Mara


Alejandra Pearanda, Jefe del Departamento Tcnico.

8. Foliacin
Quien hablo fue la doctora Mara Alejandra Pearanda, Jefe del Departamento
Tcnico donde dijo que la foliacin se debe realizar a medida que se va generando
y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de
los tramites.
Debe efectuase en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz de mina
negra y blanda (HB,B), en forma legible y sin enmendaduras.

Proposiciones y varios.

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Observacin por parte de la asistente Zuly Castro; Sera bueno que la empresa
proporcione unos refrigerios ya que salimos de la jornada laboral a la capacitacin.

Se dio la palabra a la doctora Valentina Domnguez, Jefe de Financiera, donde


expone que se puede destinara para refrigerios el valor de $400.00 para cubrir los 4
das de la capacitacin, el desembolso se har con la aprobacin de la gerente.

Se le dio la palabra a la doctora Viviana Alexandra Martnez Gerente, donde aprob


el presupuesto, adems se comprometi a darle un da compensatorio a cada
auxiliar administrativo que va a recibir la capacitacin.

Convocatoria
La prxima reunin se llevara a cabo el da 18 de agosto de 2017, en el auditorio
Juan de Dios Rodrguez, a las 18:00 horas.

Se da por terminada la reunin ordinaria de aplicabilidad de normas Icontec a las


19:05 horas.

Viviana Alexandra Martnez Valentina Domnguez Ramrez


Gerenta Jefe de Jefe de Financiera

Mara del Carmen Morales Luz Mery Quir


Jefe de Calidad Jefe de Personal

Viviana Rojas Salcedo Maria Isabel Fernndez


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Coordinadora de Archivo Secretaria General

Heidy Tatiana Viviescas,


Auxiliar Administrativa

Anexos: Se anexa lista de asistentes (2 folios)

Transcriptor: Heidy Tatiana Viviescas

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