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Manual

de
Usuario

Sistema de
Indicadores de
Gestin
Institucional

Oficina de Planificacin
Institucional
Contenido
Introduccin .................................................................................................................................. 6
1. Conceptos bsicos ................................................................................................................. 8
1.1. Pentaho .......................................................................................................................... 8
1.2. Indicador ......................................................................................................................... 8
1.3. Medidas .......................................................................................................................... 9
1.4. Dimensin ....................................................................................................................... 9
1.5. Jerarqua ......................................................................................................................... 9
1.6. Cubo .............................................................................................................................. 10
1.7. Tabla de hechos ............................................................................................................ 10
1.8. Esquema ....................................................................................................................... 11
2. Requerimientos del Sistema ................................................................................................ 11
3. Alcances y Limitaciones ....................................................................................................... 11
4. Seguridad, registro y autenticacin ..................................................................................... 12
4.1. Uso de la Informacin ................................................................................................... 13
4.2. Registro de usuarios en el sistema ............................................................................... 13
4.3. Autenticacin en el sistema .......................................................................................... 13
5. Componentes de la interfaz ................................................................................................ 14
5.1. Barra de men .............................................................................................................. 15
5.1.1. Archivo ................................................................................................................... 15
5.1.2. Vista ....................................................................................................................... 16
5.1.3. Ayuda ..................................................................................................................... 16
5.2. Men de herramientas principal .................................................................................. 16
5.3. rea de Trabajo ............................................................................................................ 18
5.4. Repositorio de Consultas .............................................................................................. 18
6. Creacin de consultas .......................................................................................................... 20
6.1. Diseo de consultas ..................................................................................................... 20
6.2. Crear una consulta ........................................................................................................ 21
6.3. Funcionalidades de la pantalla de consulta .................................................................. 22
6.4. Filtro de dimensiones y organizar informacin ............................................................ 24
6.5. Filtro de Contenido ....................................................................................................... 25
6.6. Impresin de consultas ................................................................................................. 28
6.7. Exportar informacin .................................................................................................... 28
7. Creacin de repositorios ...................................................................................................... 29

1
7.1. Crear/eliminar carpetas ................................................................................................ 29
7.2. Compartir carpetas con otros usuarios ........................................................................ 30
8. Guardar consultas ............................................................................................................... 33
9. Uso de Dashboard ............................................................................................................... 34
10. Salir del Sistema ................................................................................................................ 35
11. Otras herramientas de Pentaho ........................................................................................ 35
11.1. Creacin de consultas avanzadas ............................................................................... 36
11.2. Barra de herramientas Saiku Analytics ...................................................................... 36
12. Fichas de Usuario .............................................................................................................. 39
12.1. Estudiantes de Primer Ingreso ................................................................................... 39
12.2. Matrcula General ....................................................................................................... 41
12.3. Primera Carrera Matriculada ...................................................................................... 44
12.4. ltima Carrera Matriculada ........................................................................................ 46
13. Ejercicios ............................................................................................................................ 48
13.1. Ejercicio 1 ................................................................................................................... 48
13.2. Ejercicio 2 ................................................................................................................... 50
14. Apndices .......................................................................................................................... 53
Apndice 1 Memo Solicitud de Creacin de Usuario .............................................................. 53

2
ndice de Figuras
Figura 1. Pantalla de Acceso al Sistema de Indicadores ............................................................. 14
Figura 2. Pantalla principal del sistema ...................................................................................... 14
Figura 3. rea de Consulta .......................................................................................................... 18
Figura 4. Repositorio de Consultas .............................................................................................. 19
Figura 5. Nueva Vista de Anlisis ................................................................................................ 21
Figura 6. Pantalla de Dimensiones .............................................................................................. 22
Figura 7. Funcionalidades de Nueva Vista de Anlisis ................................................................ 22
Figura 8. Navegacin OLAP ......................................................................................................... 25
Figura 9. Navegacin OLAP ......................................................................................................... 26
Figura 10. Botn Ninguno ........................................................................................................... 26
Figura 11. Botn Aceptar ............................................................................................................ 27
Figura 12. Botn Aplicar .............................................................................................................. 27
Figura 13. . Agrupacin de informacin ...................................................................................... 28
Figura 14. Opciones de Carpeta .................................................................................................. 29
Figura 15. Opciones de Carpeta .................................................................................................. 30
Figura 16. Opcin de Propiedades .............................................................................................. 31
Figura 17. Botn Aadir .............................................................................................................. 31
Figura 18. Opciones de Aadir .................................................................................................... 32
Figura 19. Clasificacin de Carpeta ............................................................................................. 34
Figura 20. Salir del sistema ......................................................................................................... 35
Figura 21. Barra de Herramientas Saiku Analytics ...................................................................... 36
Figura 22. Barra de Herramientas Saiku Analytics ...................................................................... 36

3
ndice de Tablas
Tabla 1. Funcionalidades de la barra de herramientas principal ................................................ 17
Tabla 2. Funcionalidades de la pantalla de consulta .................................................................. 22
Tabla 3. Funcionalidades del Navegador OLAP ........................................................................... 24
Tabla 4. Permisos de las carpetas ............................................................................................... 33
Tabla 5. Funcionalidades para Guardar ...................................................................................... 33
Tabla 6. Funcionalidades Barra de herramientas Saiku Analytics ............................................... 37

4
ndice de Cuadros
Cuadro 1. Estudiantes de Administracin de Empresas por Sede y Grado Acadmico .............. 20

5
Introduccin

Hoy en da, las organizaciones manipulan un flujo de informacin el cual era


inimaginable aos atrs, esto gracias a que en la actualidad se cuenta con mayor
cantidad de instrumentos que permiten una capacidad de recolectar datos
rpidamente.

A nivel de una organizacin educativa de igual manera se cuenta con una gran
variedad de datos que se van acumulando, dentro de los cuales se puede destacar la
informacin relacionada con los estudiantes, los docentes, la estructura
organizacional, los planes de estudio, historiales acadmicos, financieros, informacin
de los departamentos de apoyo, entre muchos otros. Ante esta gran cantidad de
informacin ha surgido la necesidad de crear sistemas de informacin que permitan la
obtencin, mantenimiento y conservacin de estos datos para que luego puedan ser
consultados.

Lamentablemente para muchas organizaciones la gestin de los datos no se ha


convertido en un recurso valioso para mejorar su desempeo, sino en un problema
difcil de lidiar. Esto ha generado la necesidad de contar con una estrategia que
permita obtener valor a partir de los datos, lo cual requiere que estos sean procesados
para obtener informacin que contribuya en la toma de decisiones, la planificacin y
administracin de las organizaciones.

Estas necesidades han dado lugar al desarrollo de soluciones planteadas a nivel de las
tecnologas de informacin conocidas como herramientas de Inteligencia
Organizacional y conocidas en sus aplicaciones en el mercado como Inteligencia de
negocios (BI, por sus siglas en ingls), las cuales cuentan con una gran capacidad de
aprovechar los datos con la intencin de poder manipularlos de una manera ms
sencilla y generar informacin que permita entender cul es el desempeo de la
organizacin y as apoyar la toma de decisiones.

Sin embargo, para implementar un sistema de inteligencia organizacional, primero se


debe definir cules son los aspectos que se desea medir y que son relevantes para la

6
administracin, por lo que previamente se deben definir los indicadores que desean
analizar al procesar los datos disponibles en los sistemas de informacin.

En el caso del Instituto Tecnolgico de Costa Rica, surgi la visin de procesar la


informacin recopilada a travs de los diferentes sistemas de informacin para
obtener informacin relevante con respecto a una serie de indicadores definidos por
las diferentes instancias de la institucin y por organizaciones externas con las cuales
se intercambia informacin. Lo anterior con el objetivo de ofrecer informacin
sistematizada en un conjunto de indicadores, que valora a tiempo real aspectos
cruciales sobre la gestin y el desempeo institucional para el anlisis prospectivo,
toma de decisiones, seguimiento, control, mejoramiento continuo y rendicin de
cuentas.

Mediante el proyecto Sistema de Indicadores de Gestin Institucional, se


implement la plataforma de inteligencia organizacional, conocida como: Pentaho.
Este documento tiene como objetivo facilitar a todos los usuarios de este sistema su
uso. Primero se definen los conceptos bsicos asociados al uso del sistema, los
aspectos de interfaz grfica y posteriormente, se detalla cmo realizar consultas en el
sistema as como la visualizacin de Dashboards creados a partir de los indicadores
institucionales.

7
1. Conceptos bsicos

Seguidamente se muestra la definicin de una serie de conceptos que se deben de


conocer para hacer un uso correcto del Sistema de Indicadores de Gestin Institucional
y que a su vez facilitan la comprensin de la ayuda expuesta mediante este manual de
usuario.

1.1. Pentaho

Pentaho es una herramienta de inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en


ingls) desarrollada para la gestin y toma de decisiones empresariales. Es una
plataforma compuesta de diferentes programas que satisfacen los requisitos de
BI. Ofrece soluciones para la gestin y anlisis de la informacin, incluyendo el anlisis
multidimensional OLAP (Procesamiento Analtico en Lnea), presentacin de informes,
minera de datos y creacin de cuadros de mando para el usuario.

La marca Pentaho ofrece dos versiones de este producto, una de ellas bajo el
licenciamiento comercial, el cual requiere el pago por su uso, la otra versin y es la que
est en uso en el Tecnolgico es Pentaho Community Edition, es decir bajo la filosofa
del software libre. La plataforma ha sido desarrollada bajo el lenguaje de
programacin Java y tiene un ambiente de implementacin tambin basado en Java,
haciendo as que Pentaho sea una solucin muy flexible al cubrir una alta gama de
necesidades organizacionales. Adems cuenta con productos complementarios que
facilitan la extraccin, transformacin y la carga de datos a ser procesada por el
sistema de indicadores desde diferentes fuentes.

1.2. Indicador

Un indicador es una medida de la condicin de un proceso o evento en un momento


determinado. Un conjunto de indicadores puede proporcionar un panorama de la
situacin de un proceso o de una organizacin.

Los indicadores son una forma clave de realimentar un proceso, de monitorear el


avance, el progreso o la evolucin de un proyecto, un plan estratgico o una
determinada accin. Esto permite determinar si realmente se est cumpliendo con las

8
lneas base definidas o si se est trabajando de acuerdo a la alineacin estratgica
declarada.

1.3. Medidas
Una medida seala un valor numrico agregado que da significado a las distintas
dimensiones que est haciendo uso el indicador analizado. Algunos ejemplos de
medidas en el caso del Instituto Tecnolgico de Costa Rica pueden ser: cantidad de
estudiantes matriculados, cantidad de estudiantes becados, costos del estudiante,
entre otros.

1.4. Dimensin

Son los atributos que son analizados en un indicador, por ejemplo: Sexo del
estudiante, grado acadmico, escuela matriculada, provincia de procedencia, entre
otros. Una dimensin puede ser cualquier atributo que le permita caracterizar
categricamente los datos y le ofrezca un mejor punto de vista. Las dimensiones por s
mismas pueden crear una gran lista de medidas.

1.5. Jerarqua

Las jerarquas dividen las dimensiones en vas de navegacin, que pueden ser
utilizadas para tener informacin ms detallada a nivel granular. Qu tan granulada
debe ser la informacin, es una decisin que debe ser acordada previamente ya que
entre ms granulada est, mayor cantidad de clculos tendrn que ser realizados por
el usuario.

Ejemplos de jerarqua son:

Tiempo: esta puede estar compuesta por el ao, la modalidad y el perodo. Lo

cual permite hacer una consulta por ao en general o tambin especificar el


perodo de un tipo de modalidad.
Las direcciones: En el caso de Costa Rica las direcciones estn compuestas por la

provincia, el cantn, el distrito y otras seas. Esto facilita obtener informacin ya


sea por provincia y en caso de ser necesario, se puede tener un nivel de
desagregacin hasta llegar a la informacin organizada por distritos.

9
1.6. Cubo

Un cubo OLAP (Procesamiento Analtico en Lnea) proporciona una vista lgica de los
datos provistos por los diferentes sistemas de informacin facilitando su anlisis. Esta
vista se compone de una coleccin de dimensiones y medidas, todas centradas en una
tabla de hechos.

El anlisis de los datos est basado en las dimensiones del cubo, por lo tanto, se trata
de un anlisis multidimensional. Esto facilita que cada indicador se pueda evaluar en
cualquiera de los niveles de las jerarquas. As, por ejemplo, se puede obtener la
informacin de la matrcula basada en los aos, los semestres, por sexo, de acuerdo a
provincia de procedencia o de acuerdo a la nacionalidad, entre otros datos.

1.7. Tabla de hechos

Una tabla de hecho es una representacin de un proceso. Los hechos pueden ser
matrculas, transacciones, procesos de admisin, procesos de graduacin entre, otros.

La tabla de hechos contiene las claves subrogadas de aquellas dimensiones que


definen su nivel de detalle y los indicadores. En otras palabras, una tabla de hecho que
tiene como un identificador direccin se referencia a otra tabla que contiene todos
los detalles de esa direccin es decir la provincia, cantn y distrito. Otro ejemplo,
puede ser que la tabla de hechos contenga un identificador de Departamento o
Escuela el cual se referencia a una tabla donde se encuentra toda la informacin a
detalle sobre dicho instancia acadmica.

Estas tablas son utilizadas para crear los cubos OLAP, ya que contienen los registros de
las transacciones u operaciones realizadas por la organizacin a partir de las cuales se
van a asociar cada una de las dimensiones que contempla el cubo.

Ejemplos basados en los procesos ejecutados en el ITCR:

Registro de las matrculas

Registro de los beneficiados por los programas de ayuda a los estudiantes.

Registro de los graduados

10
Registro del proceso de admisin

1.8. Esquema

Un esquema es una coleccin de cubos, dimensiones compartidas entre los cubos y los
roles para personalizar los accesos tanto a nivel de cada uno de los cubos y las
dimensiones, como la informacin que estos contemplan.

El esquema tambin facilita agrupar los diferentes indicadores que la organizacin


desea analizar de acuerdo a un proceso en particular. Por ejemplo en el caso del ITCR,
se cuenta con un esquema enfocado al anlisis de la oferta y demanda, pero tambin
se puede contar uno que agrupa la informacin asociada con Recursos Humanos.

Ejemplos de los esquemas disponibles en el Sistema de Indicadores del ITCR son:

INOYD Indicadores de Oferta y Demanda

INPFE Indicadores del proceso de formacin estudiantil.

2. Requerimientos del Sistema


El Sistema de Indicadores de Gestin Institucional requiere acceso a Internet, es decir,
la aplicacin se encuentra alojada en un servidor que puede ser accedido va Internet,
por lo tanto no est restringido a slo la intranet del ITCR. Para un funcionamiento ms
amigable en cuanto a la navegacin del sistema se recomienda el uso de los
navegadores web, Mozilla Firefox, Google Chrome o Safari para acceder al sistema.

3. Alcances y Limitaciones
El Sistema de Indicadores de Gestin recupera informacin de diferentes bases de
datos institucionales y presenta los resultados segn procedimientos que han sido
acordados y verificados con los Departamentos responsables de la administracin de
dichas bases de datos. La actualizacin de los datos se realiza con frecuencia diaria
(excepto que se indique lo contrario), por lo cual los valores obtenidos deben ser
considerados como representativos del indicador o la dimensin estudiada con un
tiempo de actualizacin igual o menor a 24 horas. Corresponde a los administradores

11
de las bases de datos el establecimiento de controles de calidad, consistencia y
verificacin de los datos capturados.

Es de suma importancia que en el uso de los resultados que ofrece el Sistema de


Indicadores de Gestin los usuarios documenten la fecha y hora de su consulta.
Cuando los resultados de la bsqueda vayan a ser utilizados en forma posterior al
momento de la bsqueda, se recomienda que sean almacenados en archivos
personales del usuario. Esto por cuanto el Sistema realiza la consulta en lnea con la
informacin disponible en ese momento, permitiendo que los valores puedan cambiar,
segn se presenten cambios por actualizaciones de las bases de datos en los
indicadores o variables estudiadas. Esta recomendacin es particularmente aplicable
cuando la informacin generada vaya a quedar en documentos o presentaciones que
puedan ser ledas por personas diferentes a quien realiza la consulta. En tal caso debe
indicarse al pie de la informacin la fuente de donde proviene, segn se muestra en el
siguiente ejemplo:

Fuente: Sistema de Indicadores de Gestin Institucional, Oficina de


Planificacin Institucional, Instituto Tecnolgico de Costa Rica. Elaborado con
informacin de Bases de Datos del Departamento de Admisin y Registro,
actualizada al 08/08/2013 a las 8:45 a.m.

Los componentes variables de la indicacin anterior seran las bases de datos de donde
proviene la informacin y la fecha de actualizacin. En caso de tener dudas sobre
alguno de estos aspectos favor comunicarse a las extensiones 2711 o 2221

4. Seguridad, registro y autenticacin


Seguidamente se describen los lineamientos que se deben cumplir al hacer uso de la
informacin disponible en el Sistema de Indicadores de Gestin Institucional. De igual
manera se detalla el procedimiento de registro en el sistema y cmo se ha realizado la
definicin de roles segn el tramo de control de acuerdo a la estructura organizacional
del ITCR.

12
4.1. Uso de la Informacin

La informacin suministrada por el Sistema de Indicadores debe ser presentada


siempre en forma agregada y nunca orientar a la identificacin de una persona en
particular, o la divulgacin de sus datos personales o sensibles, segn lo establece la
Ley 8968: Proteccin de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales1. El
irrespeto a lo estipulado a esta Ley, as como a la Reglamentacin Interna del Instituto
Tecnolgico de Costa Rica relacionada con el manejo de informacin expone al usuario
a las sanciones previstas en tales instrumentos legales.

4.2. Registro de usuarios en el sistema

Dado que la creacin, mantenimiento y administracin del proyecto de Gestin de


Indicadores ha sido realizada por la Oficina de Planificacin Institucional, el registro de
un nuevo usuario del sistema debe de gestionarse a travs de esta oficina. Como
proceso de solicitud se debe enviar un memorndum dirigido a la OPI solicitando la
creacin de la cuenta de usuario con la informacin de la persona que va a adquirir el
acceso y una justificacin del por qu requiere dicho acceso. Es importante mencionar
que esta accin debe contar con la debida aprobacin de su jefe inmediato. Para
mayor referencia puede consultar el apndice 1, con una plantilla de la creacin del
memorndum.

4.3. Autenticacin en el sistema


Para ingresar al sistema de indicadores debe acceder a la siguiente direccin URL,
desde el navegador web

URL: http://www.tec-digital.itcr.ac.cr/pentaho/Login

La figura 1 muestra la pantalla de control de acceso al sistema, donde debe de ingresar


el nombre de usuario y contrasea (los cuales fueron asignados mediante el
procedimiento descrito en la seccin 4.2) y por ltimo, presionar el botn Login para
ingresar al sistema.


1
Gaceta n 170 de 5 setiembre 2011 N 8968 LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPBLICA DE COSTA RICA
DECRETA: PROTECCINDE LA PERSONA FRENTE AL TRATAMIENTODE SUS DATOS PERSONALES
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/ley_8968_proteccion_datos_personales.pdf

13

Figura 1. Pantalla de Acceso al Sistema de Indicadores

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

5. Componentes de la interfaz
En la figura 2 se muestra la pantalla principal del sistema despus de la autenticacin
correspondiente. En esta figura se identifican cuatro secciones las cuales conforman la
interfaz grfica y sern detalladas en las siguientes secciones de este manual para
facilitar el uso.

Figura 2. Pantalla principal del sistema

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

14
5.1. Barra de men
Como se muestra en la figura 2, en el rea superior izquierda, se encuentra la barra de
men con las siguientes opciones:

5.1.1. Archivo
Podr encontrar varias opciones que le permiten complementar las funciones de la
barra de herramientas principal.

1. Nuevo: permite al usuario crear una nueva consulta, segn la necesidad


muestra diferentes opciones de nueva consulta. Dentro de este puede
encontrar las opciones de:
Nuevo Reporte
Vista de Anlisis
CDE Dashboard
Saiku Analytics
Saiku Reporting

Estas opciones se encuentran detalladas en la seccin 5.2 Men de herramientas


principal

2. Abrir: permite al usuario abrir las carpetas y los indicadores que estn

almacenados en las mismas.


3. Recent: permite al usuario abrir las ltimas consultas almacenadas.

4. Guardar: permite al usuario guardar las modificaciones realizadas a las


consultas almacenadas y guardar consultas nuevas. (esta opcin se habilita slo
si se est realizando alguna consulta)
5. Guardar como: permite al usuario renombrar consultas ya guardadas y
almacenar nuevas consultas. (esta opcin se habilita slo si se est realizando
alguna consulta)
6. Administrar: permite al usuario modificar los permisos sobre las carpetas.
7. Propiedades: permite visualizar las propiedades de las consultas y carpetas
almacenadas. (actualmente inhabilitada)
8. Salir: permite al usuario salir del sistema.

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5.1.2. Vista
Muestra al usuario otras funcionalidades sobre la vista del sistema:

1. Ventana: es la vista predeterminada que tiene el sistema. Su activacin


permite mostrar u ocultar el repositorio de consultas.
2. Espacio de trabajo: permite al usuario crear su propio espacio de trabajo.

3. Use descripciones para los Tools Tips: actualmente est inhabilitada para esta

versin de Pentaho.
4. Themes: es el tema predeterminado que tiene el sistema de cmo mostrar la

interfaz.
5. Lenguajes: segn la preferencia el usuario puede especificar el idioma en el que

desea leer el sistema.


6. Actualizar: permite al usuario actualizar la informacin que se encuentra en las

carpetas.

5.1.3. Ayuda
Permite al usuario obtener informacin para la utilizacin del sistema.

1. Documentacin: dirige al usuario a manuales diseados por Pentaho con

materiales de referencia y documentacin basada en tareas sobre las


diferentes opciones y aplicaciones ofrecidas por la plataforma.
2. Pentaho.com: direcciona al usuario a la pgina principal de Pentaho.

3. Acerca de: direcciona al usuario a informacin relacionada con los trminos del

tipo de licencia utilizada.

5.2. Men de herramientas principal


En el rea superior de la pantalla se encuentra el men de herramientas principal que
permite al usuario ejecutar diferentes funcionalidades mientras realiza la consulta,
dicha rea se muestra en la figura 2.

A continuacin, en la tabla 1 se detalla cada una de las funcionalidades de la barra de


herramientas principal.

16
Tabla 1. Funcionalidades de la barra de herramientas principal

Funcin Smbolo Definicin


Abrir indicadores prediseados y las consultas
Abrir
creadas por el usuario.
Actualmente se encuentra en proceso de desarrollo
New Report
por lo que no est disponible para el usuario.
Nueva vista de Acceder a los esquemas y cubos donde est la
anlisis informacin en general.
Saiku Reportera por medio de grficos y tablas segn la
Reporting informacin seleccionada.
Pentaho Direcciona la usuario a complementos (plug-ing) y
Market place comunidades que permiten el desarrollo y
crecimiento de la plataforma.

New Saiku Permite crear documentos y tablas con la


Analytics informacin de la plataforma, por medio del arrastre.

Permite al usuario guardar las modificaciones


realizadas a las consultas almacenadas y guardar
Guardar
consultas nuevas. (esta opcin se habilita slo si se
est realizando alguna consulta)
Permite al usuario renombrar consultas ya guardadas
Guardar como y almacenar nuevas consultas. (esta opcin se
habilita slo si se est realizando alguna consulta)
Espacio de
Muestra el espacio de trabajo creado por el usuario.
Trabajo
Funciona para cambiar la vista de la ventana y
Cambiar mostrar las carpetas con los indicadores del sistema
ventana y los creados por el usuario dentro del repositorio de
consultas.
Son las herramientas de desarrollo del sistema, por
Communities
lo que solo los encargados del sistema tienen acceso.

17
5.3. rea de Trabajo
Este espacio es utilizado para desplegar la informacin de las consultas, reportes, grficos y
otras herramientas disponibles en Pentaho. Al iniciar la aplicacin por defecto se muestra los
botones de acceso directo para la generacin de nuevos reportes y nuevas consultas, tal como
se muestra en la Figura 3.

Figura 3. rea de Consulta

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

A continuacin se describe las funcionalidades de consulta:

1. New Report: permite al usuario acceder a la aplicacin de generacin personalizada


de reportes. (actualmente se encuentra en proceso de desarrollo por lo que no est
disponible para el usuario)

2. New Analysis: esto le permite realizar las bsquedas que el usuario requiere de la
informacin que el sistema tiene. En las siguientes pginas se detalla el uso de la
funcionalidad en la seccin 7. Creacin de consultas.

5.4. Repositorio de Consultas


Pentaho ofrece la funcionalidad al usuario de contar con su propio espacio de trabajo,
en donde l podr crear carpetas, almacenar bsquedas y consultar posteriormente de
indicadores previamente elaborados. Como se muestra en la figura 4, el rea de

18
navegacin permite visualizar las carpetas creadas y el rea de archivos muestra las
consultas almacenadas.

Es de suma importancia tomar en cuenta que al guardar las consultas se almacena el


algoritmo de bsqueda y no los datos, por lo cual deben exportarse las bsquedas,
funcionalidad que se detalla en la seccin 7.1 Exportar informacin de este
documento.

Nota Importante: como se menciona en la seccin 4. Seguridad, registro y


autenticacin el acceso a los indicadores previamente elaborados, depender de la
definicin de roles segn el tramo de control de acuerdo a la estructura organizacional
del ITCR.

Figura 4. Repositorio de Consultas

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

19

6. Creacin de consultas
Pentaho permite al usuario realizar bsquedas bajo especificaciones definidas dentro
del alcance del Indicador o del Cubo, por lo que a continuacin se describen los
diferentes procesos para crear la consulta que dicho usuario necesita.

6.1. Diseo de consultas


Es importante tener definido la informacin y agrupacin de este, en el momento de
construir la consulta en el sistema para mayor facilidad en el anlisis, por lo que debe
hacer una reflexin anticipada de la forma de la tabla o cuadro (contenido de las filas y
columnas) resultante a dicha consulta, para que la misma quede debidamente
acomodada segn sus propios criterios.

Por ejemplo, si desea obtener una consulta de estudiantes de Administracin de


Empresas determine cules caractersticas de esta poblacin desea conocer y cmo
desea visualizarla, en el cuadro 1 se muestra como en este caso se desea la consulta.

Cuadro 1. Estudiantes de Administracin de Empresas por Sede y Grado Acadmico

Grado
Departamento Sede 2011 2012 2013
Acadmico
M F M F M F
Bachillerato
Cartago Licenciatura
Maestria
Sede Bachillerato
Administracin
Regional Licenciatura
de Empresas
San Carlos Maestria
Centro Bachillerato
Acadmico Licenciatura
San Jos Maestria

20
Nota Importante: la informacin incluye los estudiantes de los planes de
Administracin de Empresas. No incluye los estudiantes matriculados en carreras
interdisciplinarias en las cuales participa la Escuela de Administracin de Empresas

6.2. Crear una consulta


Para realizar una nueva consulta existen tres formas:

1. Barra de men
2. Men de herramientas principal
3. Acceso directo del rea de trabajo

Puede consultar el apartado que corresponde en la seccin 5. Componente de interfaz


de este documento.

Cualquiera de las tres formas de ingreso mencionadas anteriormente, desplegar la


Nueva vista de Anlisis con los esquemas2 que contiene el sistema y los cubos3
correspondientes a cada esquema; como muestra la figura 5, por lo que debe
seleccionar cul esquema desea consultar y luego especificar cul cubo es de su
inters.

Figura 5. Nueva Vista de Anlisis

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Una vez seleccionado el cubo a consultar, su contenido ser desplegado en el rea de trabajo
de pentaho, tal como muestra la figura 6. Para mayor informacin de los cubos puede
consultar la seccin 14. Fichas de Usuario donde encontrar el detalle de los mismos y sus
dimensiones.

2
En la seccin 1. Conceptos Bsicos puede encontrar la definicin de esquema.
3
En la seccin 1. Conceptos Bsicos puede encontrar la definicin de cubo.

21
Figura 6. Pantalla de Dimensiones

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Nota Importante: como se menciona en la seccin 4. Seguridad, registro y


autenticacin el acceso a los indicadores previamente elaborados, depender de la
definicin de roles segn el tramo de control de acuerdo a la estructura organizacional
del ITCR.

6.3. Funcionalidades de la pantalla de consulta


Segn el esquema y cubo al que ingrese las dimensiones sern diferentes pero siempre
podr encontrar las siguientes funcionalidades, como se muestran en la figura 7:

Figura 7. Funcionalidades de Nueva Vista de Anlisis

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

A continuacin, en la tabla 2 se describe las funciones que se muestran en la figura 7:

Tabla 2. Funcionalidades de la pantalla de consulta

Funcin Smbolo Descripcin


Encuentra la informacin especfica (medidas y
Abrir navegador
dimensiones del cubo) para su manipulacin y
OLAP
organizacin segn sus necesidades.
Es la expresin textual del formato de la consulta
Editor MDX por lo que no debe ser modificado porque puede
alterar el resultado de la consulta.

22
Configurar la tabla OLAP para ordenar los
Ordenamiento resultados obtenidos por sus distintos tipos o
orden.
Da la posibilidad desplegar los miembros padres 4
Mostrar padres
de una consulta en su propia columna o fila.
Permite al usuario esconder las repeticiones de
Esconder
los encabezados cuando se tienen mltiples
repeticiones
dimensiones anidadas en un acceso comn.
Mostrar Permite al usuario ver las propiedades de la
propiedades bsqueda que realiz.
Suprimir
Permite visualizar o suprimir las columnas en las
filas/columnas
que se tiene resultado cero.
vacias
Permite intercambiar las dimensiones que se
Intercambiar ejes encuentran en los ejes. (columna a fila y
viceversa)
Permite al usuario definir el comportamiento de
Drill las consultas en los cubos al marcar un miembro
especfico.
Permite al usuario consultar los datos especficos
Mostrar datos de de la consulta. Por ejemplo, el nmero de carn
origen de un estudiante. Los datos mostrados dependen
del cubo consultado.
Mostrar y Le permiten al usuario crear un grfico con las
configurar grfico opciones disponibles en Pentaho.
Permite exportar las consultas realizadas en
Exportar a PDF
formato PDF
Permite exportar las consultas realizadas en
Exportar a Excel
formato.xls


4
Este botn alterna entre mostrar una vista jerrquica de los datos o una vista plana. Bsicamente se inserta
encabezados en las columnas de datos una vez detallada la jerarqua

23
6.4. Filtro de dimensiones y organizar informacin
La consulta muestra por defecto todos las dimensiones que el indicador contiene, por
lo que si se desea obtener la informacin de algunas dimensiones, se deben ocultar los
no deseados en la bsqueda. Para tal fin se deben filtrar dichas dimensiones lo cual

se puede lograr haciendo clic en el botn Abrir navegador OLAP

En el cual encontrar las funcionalidades que se detallan en la tabla 3:

Tabla 3. Funcionalidades del Navegador OLAP

Funcin Smbolo Descripcin


Permite al usuario filtrar las dimensiones, es decir, no se
Filtrar mostrarn en su bsqueda y solo se muestra los que el usuario
desea.

Columna Permite al usuario colocar las dimensiones en las columnas.

Fila Permite al usuario colocar las dimensiones en filas.

Permite al usuario colocar las dimensiones segn el orden que


Desplazar
desea.

Por ejemplo, por diseo del sistema, las dimensiones se muestran agrupadas en las
filas, las funcionalidades anteriores permiten al usuario mover las dimensiones segn
sea necesario. Como muestra la figura 8 los aos se traslad a la seccin de columnas,
se mantuvo la dimensin de sedes en la seccin filas y las dems se trasladaron a la
seccin filtro para que no sean tomadas en cuenta en la consulta.

24
Figura 8. Navegacin OLAP

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

6.5. Filtro de Contenido


Si desea obtener informacin ms especfica es decir, por un periodo determinado o
una variable especfica dentro de las dimensiones. Ingrese a la dimensin
correspondiente haciendo clic con el mouse sobre el nombre de la dimensin, por
ejemplo, como muestra la figura 9, donde se observa paso a paso como realizar la
seleccin correspondiente.

Ingresa a la seleccin de la dimensin Aos, seguidamente abrir el + para acceder a la


clasificacin de los aos; los cuales se encuentran agrupados , por lo que
posteriormente se expande el + del ao 2002 y se seleccionan los aos 2009 al 2012.

25

Figura 9. Navegacin OLAP

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Nota Importante: Se recomienda seleccionar la opcin Ninguno, esto con el fin de


eliminar las opciones marcadas y que por defecto sern visibles, como muestra la
figura 10.

Figura 10. Botn Ninguno

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Una vez hecho esto, seleccione los valores especficos en los tramos que desea y
ejecute la accin oprimiendo el botn Aceptar (Figura 11).

26

Figura 11. Botn Aceptar

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

En el caso que desee deshacer todas las especificaciones que ingres al sistema y
aplicar nuevamente la informacin, utilice el botn Cancelar (Figura 11). Repetir este
proceso con las dimensiones que considere necesarias.

Nuevamente seleccione Aplicar (Figura 12) para que el sistema genere la informacin
solicitada con los requerimientos que ha escogido.

Figura 12. Botn Aplicar

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

27
6.6. Impresin de consultas
Pentaho permite exportar la consulta realizada a los formatos .pdf a travs del botn

o .xls y realizar el procedimiento que estos formatos le permiten al usuario


para su impresin.

6.7. Exportar informacin


Pentaho permite exportar los resultados de una bsqueda en una hoja de Excel para
modificaciones posteriores de los datos.
Es importante tener presente que antes de exportar los datos el usuario debe estar
seguro de desplegar la informacin que requiere en forma previa desde Pentaho, ya
que una vez exportada la bsqueda, los despliegues de los datos de las dimensiones
consultadas no sern posibles en Excel. Para este fin debe colocarse el cursor en los
signos + localizados en el extremo izquierdo de cada una de las jerarquas, como
muestra la figura 13.

Figura 13. . Agrupacin de informacin

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

28
7. Creacin de repositorios
Como se menciona en las secciones anteriores de este documento, el sistema permite
al usuario almacenar las consultas realizadas.

Para mayor facilidad, dentro del repositorio existen carpetas y cada una de ellas estn
asignadas para cada usuario registrado en el Sistema de Indicadores, el nombre de la
carpeta es idntico a su respectivo nombre de usuario. Dicha carpeta es privada y
permite que los usuarios almacenen ordenadamente sus consultas del sistema.

7.1. Crear/eliminar carpetas


Para acceder al repositorio existen dos formas:

1. Barra de men
2. Men de herramientas principal5

Puede consultar el apartado que corresponde en la seccin 5. Componente de interfaz


de este documento.

Para crear nuevas carpetas, debe ubicarse en Carpeta personal, seguidamente


seleccione su carpeta segn nombre de usuario, sobre la carpeta seleccionada,
presione el botn derecho del mouse y este desplegar las opciones que se muestran
en la figura 14:

Figura 14. Opciones de Carpeta

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013


5
En el botn Cambiar ventana permite acceder ms rpidamente el repositorio de carpetas

29
Para eliminar una carpeta primero debe seleccionarla, sobre la carpeta, presione el
botn derecho del mouse y seleccionar la opcin de Eliminar. Verifique que la
confirmacin de eliminacin sea sobre la carpeta deseada. Presione clic sobre SI.

En el caso que desee crear una carpeta realice el mismo proceso y seleccione la opcin
de Nueva Carpeta, escriba el nombre de la carpeta y presione clic en OK.

7.2. Compartir carpetas con otros usuarios


El Sistema le permite, una vez creada y guardada una carpeta, invitar a otros colegas a ver
la informacin y compartirla. Dependiendo de la informacin generada y el nivel de
interaccin del usuario invitado usted tendr la capacidad de compartirla y permitirle
realizar modificaciones. Las opciones que tendra este usuario invitado seran: todos los
permisos, crear, actualizar, ejecutar eliminar y otorgar permisos, los cuales sern
detallados mas adelante en esta seccin.

Para compartir sus carpetas ingrese al Repositorio de Carpetas, seguidamente acceda a


Carpeta personal, seleccione la carpeta con el nombre de usuario. Sobre la carpeta o
archivo que desea compartir, presione el botn derecho del mouse y aparece las
opciones de carpeta, que muestra la figura 15:

Figura 15. Opciones de Carpeta

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

30
Ingrese a la opcin Propiedades y dentro de este ubicarse en el tab de Compartir
(Figura 16):

Figura 16. Opcin de Propiedades

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Seguidamente, acceda a la opcin Aadir (Figura 17)

Figura 17. Botn Aadir

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Despus, aparecer el recuadro Seleccionar un usuario o rol (Figura 18) donde usuario
hace referencia a cada uno de los nombres de usuario que existen en el sistema,
mientras que roles hace referencia a las agrupaciones de usuarios por departamento
y/o escuela; es decir si existen 1 o varios usuarios pertenecientes a un departamento
y/o escuela estos se encuentran agrupados en el rol correspondiente:

31

Figura 18. Opciones de Aadir

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Si desea compartir la carpeta con un usuario en especfico puede realizar la bsqueda


correspondiente con el scroll6 de Usuarios. En caso que desee compartirlo con un
grupo de algn Departamento, puede realizar la bsqueda en el scroll de Roles. (este
proceso tambin puede realizarlo para eliminar a alguien de la carpeta compartida)

Seguidamente debe asignar los permisos que dicho usuario podr tener sobre la
carpeta. A continuacin, en la tabla 4 se detalla las opciones de permisos.


6
Scroll: desplazamiento al movimiento de los contenidos que conforman el escenario de la
ventana que se muestra en una aplicacin informtica.

32
Tabla 4. Permisos de las carpetas

Permiso Descripcin
Todos los Asigna los permisos de crear, actualizar, ejecutar, eliminar, otorgar
permisos permisos y planificacin.
Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda crear
Crear
carpetas o guardar consultas que dentro de la carpeta compartida.
Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda actualizar
Actualizar
la informacin que se encuentra dentro de la carpeta compartida.
Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda ejecutar
Ejecutar
lo que contenga dicha carpeta sin realizar ningn tipo de cambio.
Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda eliminar
Eliminar
carpetas y consultas almacenadas en la carpeta compartida.
Otorgar Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda otorgar
permisos permisos sobre dicha carpeta a otros usuarios.

8. Guardar consultas
Para guardar una consulta existen dos funciones en la barra de herramientas principal,
las cuales se detallan en el la tabla 5.

Tabla 5. Funcionalidades para Guardar

Funcin Smbolo Descripcin


Permite al usuario guardar las modificaciones realizadas a las
Guardar consultas almacenadas y guardar consultas nuevas. (esta
opcin se habilita slo si se est realizando alguna consulta)
Permite al usuario renombrar consultas ya guardadas y
Guardar
almacenar nuevas consultas. (esta opcin se habilita slo si se
como
est realizando alguna consulta)

33
Nota Importante: Para almacenar las consultas es requisito indispensable tener
carpetas donde almacenarlas, por lo que para mayor facilidad en el repositorio de
carpetas existe una carpeta personal para cada usuario, con su respectivo nombre de
usuario. Dicha carpeta es privada y permite que los usuarios almacenen
ordenadamente sus consultas del sistema.

9. Uso de Dashboard
Los dashboard muestran datos necesarios en forma grfica para la toma decisiones.
Permite tener la apreciacin rpida de un conjunto de valores de uno o varios
indicadores, adems de una visualizacin de datos grfica permite un rpido
entendimiento de la informacin hacia el usuario final.

Para acceder a los conjunto dashboards, debe acceder al Repositorio de Carpetas,


seguidamente ingrese en la carpeta Indicadores de Gestin (figura 19):

Figura 19. Clasificacin de Carpeta

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Los dashboards deben ser consultados en las siguientes categoras:

Investigacin y Extensin
Oferta y demanda
Procesos de Formacin Estudiantil
Recursos Humanos
Resultados Acadmicos

34
Cada categora contiene la carpeta Dashboard, para acceder a su contenido debe abrir
el signo +, por ejemplo en la carpeta Oferta y Demanda y por ltimo, seleccionar el
dashboard deseado en el rea de Archivos.

Nota Importante: como se menciona en la seccin 4. Seguridad, registro y


autenticacin el acceso a los indicadores previamente elaborados, depender de la
definicin de roles segn el tramo de control de acuerdo a la estructura organizacional
del ITCR.

10. Salir del Sistema


Si desea salir del sistema ingrese en la opcin Archivo que se encuentra en la esquina
superior izquierda. Seguidamente ingrese en Salir.(Ver figura 20)

Figura 20. Salir del sistema

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

11. Otras herramientas de Pentaho


New Saiku Analytics7 es una herramienta alternativa que permite crear consultas con
la informacin que el sistema contiene. Esta herramienta funciona por medio de
arrastre, permitiendo al usuario una mayor facilidad en la visualizacin de la
informacin.


7
Para conocer ms sobre esta funcionalidad puede ingresar a la siguiente pgina web:
http://meteorite.bi/saiku/download

35
11.1. Creacin de consultas avanzadas
Para realizar estas bsquedas se debe tomar en cuenta las jerarquas de las
dimensiones, ya que despus de seleccionar el cubo a consultar, por medio de arrastre
coloca las dimensiones en columnas o filas, como se muestra en la figura 21.


Figura 21. Barra de Herramientas Saiku Analytics

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

Para realizar el arrastre de las dimensiones, con el cursor seleccione un miembro de la


dimensin sin soltarla y colquela sobre la orientacin (fila o columna) en la que desea
y seguidamente sultela para que el sistema empiece a generar la consulta.

11.2. Barra de herramientas Saiku Analytics


El sistema muestra la barra de herramientas que muestra la figura 22.

Figura 22. Barra de Herramientas Saiku Analytics

Fuente: Sistema Indicadores de Gestin Institucional, OPI, 2013

36
A continuacin en la tabla 6 se detalla las funcionalidades de la barra de herramientas de Saiku
Analytics:

Tabla 6. Funcionalidades Barra de herramientas Saiku Analytics

Funcin Smbolo Descripcin


Guarda las consultas almacenadas por el usuario en las
Guardar carpetas.
Ejecutar Permiten al usuario ejecutar las consultas que desea
consulta segn las modificaciones realizadas.

Alternar Permite ocultar las dimensiones seleccionadas y solo



campos muestra en pantalla la consulta.
Alternar Permite al usuario esconder o visualizar las carpetas

modificacin con los diferentes atributos segn el cubo seleccionado.
Da la posibilidad desplegar los miembros padres de una
Hide parents consulta en su propia columna o fila.
Permite visualizar o suprimir las columnas en las que se
No vacio
tiene resultado cero.
Intercambiar Permite intercambiar las dimensiones que se
ejes encuentran en los ejes. (columna a fila y viceversa)
Es la expresin textual del formato de la consulta por lo
Mostrar MDX que no debe ser modificado porque puede alterar el

resultado de la consulta
Permite al usuario definir el comportamiento de las
Drill consultas en los cubos al marcar un miembro
especfico.

Exportar XLS Permite exportar la consulta realizada en formato .xls.


Permite al usuario exportar la consulta en formato
Exportar CSV CSV8, es decir, un formato con ciertas especificaciones.


8
CSV: son un tipo de documento en formato abierto sencillo, para representar datos en forma de tabla, en
las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal:
Espaa, Francia, Italia...) y las filas por saltos de lnea.

37
Muestra en pantalla la expresin textual del formato de
Switch to MDX
la consulta y oculta los datos de la misma. Adems de
Mode
deshabilitar algunas de las funcionalidades de la barra.
Permite crear una grfica de la consulta realizada y
Saiku Chart darle el formato bsico que se necesita, adems
Plus permite observar tanto la grfica como el cuadro con la

informacin.
Permite obtener estadsticas bsicas de la informacin
Basic Stadistics consultada. (Min, Max, Sum, Promedio, Desviacin
estndar)

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38
12. Fichas de Usuario
12.1. Estudiantes de Primer Ingreso

CUBO N.1 ESTUDIANTES DE PRIMER INGRESO


TIPO DE PERIODO DE
CARACTERSTICAS CDIGO INDICADOR CATEGORA CONDICIN CLASE ACTUALIZACIN
INOYD-
Docente Alta Estratgico Impacto 10.04.2013
C- 01
NOMBRE Total de Estudiantes de Primer Ingreso a la Institucin

Es la cantidad de estudiantes segn nmero de carn que tramitan su


primera matrcula en la institucin, en cualquiera de sus programas
DESCRIPCIN
formales, incluye los programas de posgrado que se ofrecen con la
coadyuvancia de la FUNDATEC.

Sumatoria de un conteo nico de estudiantes segn nmero de carn


que tramitan su primera matrcula en la institucin, en las diferentes
formas de ingreso.

FORMA DE
Para ello se toma en cuenta las matriculas registradas de la tabla
CLCULO
IEMAFCURRI - DBSIE y la tabla IPPEFACADMEICA - DBPERSONAL y se
agrupan los estudiantes segn su ao de ingreso, del conjunto obtenido
slo se selecciona la primera matricula realizada por el estudiante, esto
es dentro de una modalidad y periodo.

UNIDAD DE Carns nicos de estudiantes que han registrado una matrcula en la


MEDIDA institucin
DEL INDICADOR DEL RESULTADO
A mayor cantidad de
El ndice refleja la cantidad total de estudiantes de primer
INTERPRETACIONES
estudiantes que han matriculado por primera ingreso, mayor ser la
vez alguna materia en la institucin. cobertura y acceso a la
educacin superior

OBSERVACIONES La informacin no existente en alguna de las categoras implica que no


se registran carnets en la misma

DESAGREGACIN
Aos Hacer referencia a ao, modalidad y periodo del ciclo lectivo

Hace referencia a Sede, centros de capacitacin, centro acadmico y


Sedes
recinto. Lugares donde se imparten actualmente las lecciones.

Programas Hace referencia a los programas docentes que se imparten formalmente


Docentes en el ITCR y las Escuela a los cuales pertenecen
Hace referencia al nmero y nombre del plan de estudios en el cual el
Planes de estudio estudiante ha sido registrado segn la opcin seleccionada en el examen
de admisin

39
Agrupamiento de disciplinas ofrecidas en la institucin considerando la
rea de
afinidad de los respectivos objetos de conocimiento. Dicha clasificacin
conocimiento
responde a los lineamientos estipulados por CONARE

Hace referencia a cada uno de los estudiantes que han registrado una
Estudiantes
matrcula (carns, apellidos y nombres)

ndice Desarrollo Hace referencia al ndice en una escala de 1 a 100 segn la zona de
Social residencia permanente del estudiante y las estipulaciones del MIDEPLAN

Localizacin Hace referencia a la localizacin del colegio de procedencia de los


Colegios estudiantes (pas, provincia, cantn y distrito)

Hacer referencia a la condicin de financiamiento del colegio de


Colegios
procedencia (pblico, privado, semipblico)
Hace referencia al grado acadmico asociado a la eleccin del estudiante
Grado Acadmico durante su proceso de admisin a la institucin. (Bachillerato,
Licenciatura, Maestra, Doctorado)

Sexo Hace referencia al sexo del estudiantes (hombre,mujer)

Residencia Tiempo Hace referencia al lugar donde reside el estudiante en tiempo lectivo
Lectivo (provincia, cantn, distrito)

Residencia Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente (


Permanente provincia, cantn, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al pas de nacionalidad del estudiante (pas)

Hace referencia a la clasificacin de las horas lectivas (diurna, nocturna,


Jornada
vespertina)
Hace referencia a las formas de ingreso a la institucin (examen de
Forma de Ingreso admisin -abierta, restringida, plan diferenciado-, exencin por materias,
revalidacin, titulo profesional, convenios, intercambio)
Hace referencia a aquellos planes de estudio que han sido acreditados
Acreditaciones
ante un ente externo a la institucin.
Hace referencia a aquellos estudiantes que reciben un aporte
institucional que se expresa en trminos econmicos, de exenciones o
Becados de servicios recibidos. Estos aportes no deben ser retribuidos por el o la
estudiante y procuran su desempeo acadmico exitoso.

Aporte Institucional que se expresa en trminos econmicos, de


exenciones o de servicios recibidos. Este aporte se asigna de acuerdo al
Financiados ndice socioeconmico que otorga una categora asociada a un
porcentaje en beca y un porcentaje en prstamo. El monto otorgado en
prstamo debe ser retribuido por el o la estudiante.

40
12.2. Matrcula General

CUBO N.2 MATRCULA GENERAL


TIPO DE PERIODO DE
CARACTERSTICAS CDIGO INDICADOR CATEGORA CONDICIN CLASE ACTUALIZACIN
INOYD-
Docente Alta Estratgico Impacto 10.04.2013
C- 02
NOMBRE Cantidad de Estudiantes Matriculados

Es la cantidad de estudiantes segn nmero de carn matriculados en


cualquiera de los programas formales que se ofrecen en el ITCR en las
DESCRIPCIN distintas sedes, para todas las modalidades, periodos y grados, incluye
los programas de posgrado que se ofrecen con la coadyuvancia de la
FUNDATEC.

Conteo nico de estudiantes de acuerdo con su nmero de carn en el


periodo de anlisis.
FORMA DE
CLCULO Consiste en una consulta directa a la tabla IEMAFCURRI de la base de
datos DBSIE, y el mapeo de los atributos en l registrados en sus
respectivas tablas de referencia.

Carns de estudiantes que han matriculado al menos una materia en


UNIDAD DE
cualquier modalidad y periodo.
MEDIDA
DEL INDICADOR DEL RESULTADO
Entre ms alto es la
cantidad de estudiantes
Es la cantidad total de estudiantes nicos que mayor es la cobertura,
INTERPRETACIONES
matriculan al menos un curso en la Institucin las oportunidades de
en cualquier modalidad y periodo. acceso y las
posibilidades de
desarrollo del pas

La matrcula de la modalidad de Verano es contabilizada en el ao


anterior a su finalizacin. Las matrculas sern efectivas el da
establecido.

OBSERVACIONES El total general (suma de periodos que contemplan un ao) no
necesariamente va a ser igual a la sumatoria de los periodos parciales.
(Ao)

Los valores anualizados estarn disponibles a partir del mes de Febrero
del ao posterior al consultado.

DESAGREGACIN

Aos Hacer referencia a ao, modalidad y periodo del ciclo lectivo

41
Hace referencia a Sede, centros de capacitacin, centro acadmico y
Sedes
recinto. Lugares donde se imparten actualmente las lecciones.

Programas Hace referencia a los programas docentes que se imparten formalmente


Docentes en el ITCR y las Escuela a los cuales pertenecen

Hace referencia al nmero y nombre del plan de estudios en el cual el


Planes de estudio
estudiante se encuentra registrado

Agrupamiento de disciplinas ofrecidas en la institucin considerando la


rea de
afinidad de los respectivos objetos de conocimiento. Dicha clasificacin
conocimiento
responde a los lineamientos estipulados por CONARE

Hace referencia a cada uno de los estudiantes que han registrado una
Estudiantes
matrcula (carns, apellidos y nombres)

Hace referencia a cada una de las asignaturas que conforma los planes
Materias
de estudio (cdigo, nombre)

Grupos Hace referencia al nmero de grupo ofertado para cada materia.

Estados de curso Hace referencia a la condicin que tiene cada estudiante en el curso *

ndice Desarrollo Hace referencia al ndice en una escala de 1 a 100 segn la zona de
Social residencia permanente del estudiante y las estipulaciones del MIDEPLAN

Localizacin Hace referencia a la localizacin del colegio de procedencia de los


Colegios estudiantes (pas, provincia, cantn y distrito)

Hacer referencia a la condicin de financiamiento del colegio de


Colegios
procedencia (pblico, privado, semipblico)
Hace referencia al grado acadmico asociado al plan en el cual se
Grado Acadmico encuentra matriculado el estudiante (Bachillerato, Licenciatura,
Maestra, Doctorado)
Sexo Hace referencia al sexo del estudiante (hombre,mujer)

Residencia Tiempo Hace referencia al lugar donde reside el estudiante en tiempo lectivo
Lectivo (provincia, cantn, distrito)

Residencia Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente (


Permanente provincia, cantn, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al pas de nacionalidad del estudiante (pas)


Hace referencia a aquellos planes de estudio que han sido acreditados
Acreditacin
ante un ente externo a la institucin.
Hace referencia a los nmeros de carn agrupados segn el ao de
Rangos de Carn
ingreso
Edad Hace referencia a la edad actual del estudiante.

42
Hace referencia a aquellos estudiantes que reciben un aporte
institucional que se expresa en trminos econmicos, de exenciones o
Becados
de servicios recibidos. Estos aportes no deben ser retribuidos por el o la
estudiante y procuran su desempeo acadmico exitoso.
Aporte Institucional que se expresa en trminos econmicos, de
exenciones o de servicios recibidos.
Este aporte se asigna de acuerdo al ndice socioeconmico que otorga
Financiados
una categora asociada a un porcentaje en beca y un porcentaje en
prstamo. El monto otorgado en prstamo debe ser retribuido por el o la
estudiante.

43
12.3. Primera Carrera Matriculada

CUBO N.3 PRIMERA CARRERA MATRICULADA


TIPO DE PERIODO DE
CARACTERSTICAS CDIGO INDICADOR CATEGORA CONDICIN CLASE ACTUALIZACIN
INOYD-
Docente Alta Estratgico Impacto 08.10.2013
C-03
NOMBRE Primera Carrera Matriculada.
Plan de estudios en el cual el estudiante registr su primer matricula
DESCRIPCIN
durante el ao consultado.

Sumatoria de un conteo nico de estudiantes matriculados que hicieron su


FORMA DE
primera matrcula en un plan de estudios en el ao de consulta, segn
CLCULO
carn.

UNIDAD DE Carns nicos que han sido registrado en un plan de estudios en la


MEDIDA institucin.

DEL INDICADOR DEL RESULTADO

Refleja la cantidad total de estudiantes que han


INTERPRETACIONES realizado su primera matrcula en un plan
Es un cubo, no aplica.
especfico durante el ao en el cual se realiza la
consulta.

La informacin no existente en alguna de las categoras implica que no se


registran carns en la misma.
OBSERVACIONES
La informacin ofrecida por este cubo debe ser comparada con la del
INOYD 04: ltima carrera matriculada para conocer los cambios de carrera
en el periodo anual de consulta.

DESAGREGACIN

Aos Hacer referencia a ao, modalidad y periodo del ciclo lectivo

Hace referencia a Sede, centros de capacitacin, centro acadmico y


Sedes
recinto. Lugares donde se imparten actualmente las lecciones.

Programas Hace referencia a los programas docentes que se imparten formalmente


Docentes en el ITCR y las Escuela a los cuales pertenecen

Hace referencia al nmero y nombre del plan de estudios en el cual el


Planes de estudio
estudiante se encuentra registrado

Agrupamiento de disciplinas ofrecidas en la institucin considerando la


rea de
afinidad de los respectivos objetos de conocimiento. Dicha clasificacin
conocimiento
responde a los lineamientos estipulados por CONARE

44
Hace referencia a cada uno de los estudiantes que han registrado una
Estudiantes
matrcula (carns, apellidos y nombres)

ndice Desarrollo Hace referencia al ndice en una escala de 1 a 100 segn la zona de
Social residencia permanente del estudiante y las estipulaciones del MIDEPLAN

Localizacin Hace referencia a la localizacin del colegio de procedencia de los


Colegios estudiantes (pas, provincia, cantn y distrito)

Hacer referencia a la condicin de financiamiento del colegio de


Colegios
procedencia (pblico, privado, semipblico)
Hace referencia al grado acadmico asociado al plan en el cual se
Grado Acadmico encuentra matriculado el estudiante (Bachillerato, Licenciatura, Maestra,
Doctorado)
Sexo Hace referencia al sexo del estudiante (hombre,mujer)

Residencia Hace referencia al lugar donde reside el estudiante en tiempo lectivo


Tiempo Lectivo (provincia, cantn, distrito)

Residencia Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente


Permanente (provincia, cantn, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al pas de nacionalidad del estudiante (pas).

Hace referencia a aquellos planes de estudio que han sido acreditados


Acreditaciones
ante un ente externo a la institucin.

Rangos de Carn Hace referencia a los nmeros de carn agrupados segn el ao de ingreso

Edad Hace referencia a la edad actual del estudiante.


Hace referencia a aquellos estudiantes que reciben un aporte institucional
que se expresa en trminos econmicos, de exenciones o de servicios
Becados
recibidos. Estos aportes no deben ser retribuidos por el o la estudiante y
procuran su desempeo acadmico exitoso.

Aporte Institucional que se expresa en trminos econmicos, de


exenciones o de servicios recibidos.
Financiados Este aporte se asigna de acuerdo al ndice socioeconmico que otorga una
categora asociada a un porcentaje en beca y un porcentaje en prstamo.
El monto otorgado en prstamo debe ser retribuido por el o la estudiante.

45
12.4. ltima Carrera Matriculada

CUBO N.4 LTIMA CARRERA MATRICULADA


TIPO DE PERIODO DE
CARACTERSTICAS CDIGO INDICADOR CATEGORA CONDICIN CLASE ACTUALIZACIN
INOYD-
Docente Alta Estratgico Impacto 08.10.2013
C-04
NOMBRE Primera Carrera Matriculada
Plan de estudios en el cual el estudiante registr su ltima matrcula
DESCRIPCIN
durante el ao consultado.

Sumatoria de un conteo nico de estudiantes matriculados que hicieron


FORMA DE
su ltima matrcula en un plan de estudios en el ao de consulta, segn
CLCULO
carn.

UNIDAD DE Carns nicos que han sido registrado en un plan de estudios en la


MEDIDA institucin
DEL INDICADOR DEL RESULTADO
Refleja la cantidad total de estudiantes que
INTERPRETACIONES han realizado su ltima matrcula en un plan
Es un cubo, no aplica.
especfico durante el ao en el cual se realiza
la consulta.
La informacin no existente en alguna de las categoras implica que no se
registran carns en la misma.
OBSERVACIONES
La informacin ofrecida por este cubo debe ser comparada con la del
INOYD 03: Primera carrera matriculada para conocer los cambios de
carrera en el periodo anual de consulta.
DESAGREGACIN

Aos Hacer referencia a ao, modalidad y periodo del ciclo lectivo

Hace referencia a Sede, centros de capacitacin, centro acadmico y


Sedes
recinto. Lugares donde se imparten actualmente las lecciones.

Programas Hace referencia a los programas docentes que se imparten formalmente


Docentes en el ITCR y las Escuela a los cuales pertenecen

Hace referencia al nmero y nombre del plan de estudios en el cual el


Planes de estudio
estudiante se encuentra registrado

Agrupamiento de disciplinas ofrecidas en la institucin considerando la


rea de
afinidad de los respectivos objetos de conocimiento. Dicha clasificacin
conocimiento
responde a los lineamientos estipulados por CONARE

Hace referencia a cada uno de los estudiantes que han registrado una
Estudiantes
matrcula (carns, apellidos y nombres)

46
ndice Desarrollo Hace referencia al ndice en una escala de 1 a 100 segn la zona de
Social residencia permanente del estudiante y las estipulaciones del MIDEPLAN

Localizacin Hace referencia a la localizacin del colegio de procedencia de los


Colegios estudiantes (pas, provincia, cantn y distrito)

Hacer referencia a la condicin de financiamiento del colegio de


Colegios
procedencia (pblico, privado, semipblico)
Hace referencia al grado acadmico asociado al plan en el cual se
Grado Acadmico encuentra matriculado el estudiante (Bachillerato, Licenciatura,
Maestra, Doctorado)
Sexo Hace referencia al sexo del estudiante (hombre,mujer)

Residencia Tiempo Hace referencia al lugar donde reside el estudiante en tiempo lectivo
Lectivo (provincia, cantn, distrito)

Residencia Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente


Permanente (provincia, cantn, distrito)
Nacionalidad Hace referencia al pas de nacionalidad del estudiante (pas).

Hace referencia a aquellos planes de estudio que han sido acreditados


Acreditaciones
ante un ente externo a la institucin.

Hace referencia a los nmeros de carn agrupados segn el ao de


Rangos de Carn
ingreso

Edad Hace referencia a la edad actual del estudiante.


Hace referencia a aquellos estudiantes que reciben un aporte
institucional que se expresa en trminos econmicos, de exenciones o
Becados
de servicios recibidos. Estos aportes no deben ser retribuidos por el o la
estudiante y procuran su desempeo acadmico exitoso.
Aporte Institucional que se expresa en trminos econmicos, de
exenciones o de servicios recibidos.
Este aporte se asigna de acuerdo al ndice socioeconmico que otorga
Financiados
una categora asociada a un porcentaje en beca y un porcentaje en
prstamo. El monto otorgado en prstamo debe ser retribuido por el o la
estudiante.

47
13. Ejercicios

13.1. Ejercicio 1

Cuadro No. 1: Estudiantes de Administracin de Empresas por Sede y Grado Acadmico, segn
gnero. 2011-2013

Grado
Departamento Sede 2011 2012 2013
Acadmico
M F M F M F
Bachillerato
Cartago Licenciatura
Maestra
Sede Bachillerato
Administracin
Regional Licenciatura
de Empresas
San Carlos Maestra
Centro Bachillerato
Acadmico Licenciatura
San Jos Maestra

Primera bsqueda dirigida

1. Para iniciar: Click New Analysis

2. Para seleccionar indicadores: Esquema: Click INOYD Indicadores de Oferta y


Demanda-

3. Para seleccionar el Cubo: Matrcula General

4. Click: OK

5. Para abrir el navegador OLAP: Click

6. Para mostrar en columna: Click en Aos


7. Para mostrar en columna: Click en Sexo


48
8. Para seleccionar aos del anlisis: Click en Aos

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los aos

c) Click en 2002

d) Click en 2011, 2012, 2013

e) Click en Aceptar

9. Para Seleccionar Sedes: Click Sedes

a) Click Ninguno

b) Click en Todas las Sedes

c) Click en AL-Alajuela

d) Click en CA-Cartago: Sede Central

e) Click en LM-Limn

f) Click en SC-Sede Regional San Carlos

g) Click en SJ- Centro Acadmico San Jos

h) Click en Aceptar

10. Para Seleccionar Programa Acadmico: Click en Departamento

a) Click Ninguno

b) Click Todos los Departamentos

c) Click en AA-Escuela de Ingeniera Agropecuaria Administrativa

d) Click en AE, AE, AEL, AEM, AEN, ARH

e) Click en Aceptar

f) Primera bsqueda dirigida

49
11. Para seleccionar Sexo

a) Click en Ninguno

b) Click en Todos los gneros

c) Click en Masculino y femenino

d) Click en Aceptar

12. Para filtrar todas las dems dimensiones:

a. Click en todas las dimensiones.

13. Click en Aplicar

14. Para exportar a Excel:

13.2. Ejercicio 2
Estudiantes de Primer Ingreso a la Escuela de Ingeniera Electrnica por Provincia de
Residencia y Tipo de Colegio, segn Sexo. 2009-2013

1. Para iniciar: Click New Analysis

2. Para seleccionar indicadores: Esquema: Click INOYD Indicadores de Oferta y


Demanda-

50
3. Para seleccionar el Cubo: Estudiantes de Primer Ingreso

4. Click: OK

5. Para abrir el navegador OLAP: Click

6. Para mostrar en columna: Click en Aos


7. Para mostrar en columna: Click en Sexo


8. Para seleccionar aos del anlisis: Click en Aos

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los aos

c) Click en 2002

d) Click en 2009, 2010, 2011, 2012, 2013

e) Click en Aceptar

9. Para Seleccionar informacin de hombres y mujeres desagregada: Click Sexo

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los Gneros

c) Click en Masculino y en Femenino

d) Click en Aceptar

10. Para Seleccionar Tipo de Colegio: Click Colegios

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los Colegios de Procedencia

c) Click en Pblico, Semi-pblico y Privado

d) Click en Aceptar

11. Para seleccionar la Provincia de Procedencia: Click en Direccin Permanente:

a) Click en Ninguno

51
b) Click en Todos los Domicilios

c) Click en San Jos, Alajuela, Cartago, Heredia, Guanacaste, Puntarenas y Limn.

d) Click en Aceptar

e) Segunda bsqueda dirigida

12. Para Filtrar las dems dimensiones:

a) Click en: Medidas, Sedes, Planes de Estudio, Departamento, rea de


Conocimiento, Estudiantes, ndice de Desarrollo Social, Direccin de Colegios,
Grado Acadmico, Direccin Tiempo Lectivo, Nacionalidad, Jornadas, Formas
de Ingreso y Acreditaciones.

13. Para seleccionar la Escuela de Ingeniera Electrnica: Click Departamento

a) Clic en Ninguno

b) Click en Todos los Departamentos

c) Click en DAR

d) Click en E- Escuela de Ingeniera Electrnica

e) Click en Aceptar

f) Segunda bsqueda dirigida

14. Pasar Provincias a primer lugar:

a) Click hasta quedar en el siguiente orden: Direccin permanente, Colegio y


Departamento.

b) Click en Aplicar

52
14. Apndices
Apndice 1 Memo Solicitud de Creacin de Usuario

XXX-XXX-XXX

MEMORANDO
Para: xxxxxxx

Oficina de Planificacin Institucional

De: Director

Departamento

Fecha: xxxxxxxx

Asunto: Trmite solicitud de creacin de usuario

Muy respetuosamente le solicito proceder al trmite de la solicitud creacin de usuario


para el acceso al Sistema de Indicadores de Gestin.

Informacin General
Nombre Completo del Solicitante:
Puesto desempeado:
Departamento:
Correo electrnico:
Periodo acceso:
Extensin:

Justificacin del acceso:

Agradezco su atencin.

53