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Unidad 11.

Impresin
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser el diseo y
la configuracin de las pginas a imprimir y la operacin de imprimir los datos.

11.1. Vista de Diseo de pgina


En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos. En Excel 2013, la vista preliminar como tal est mucho ms
limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos ms
adelante.

En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresin se utiliza
el Diseo de pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa Vista.

La forma de visualizar la hoja cambiar de aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora. La nica diferencia es
que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies
de pgina y sabremos cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan los datos a la pgina.

Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir vindolas:

Curso experto en Microsoft Excel 2013 Alfredo Rico RicoSoft 2014 Pgina 169
Al mover las barras de desplazamiento, un pequeo cuadro informativo nos indicar en qu columna o fila
estamos situados.

Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas, podremos ajustar los mrgenes de forma sencilla,
arrastrando sus lmites.

La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de frmulas y los Ttulos.
En caso de estar en la vista normal y no en la de diseo, tambin dispondremos de estas opciones,
exceptuando la regla.

Otra opcin muy utilizada es la de Zoom.

Con la opcin Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la celda u objeto seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn dnde har
Excel los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimirn.

11.2. Configurar pgina


Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para modificar factores
que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin,encabezados y pies de pgina, tamao
del papel, ...

Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.

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En la seccin Configurar pgina, encontraremos botones rpidos a muchas de las opciones: para configurar
mrgenes, la orientacin del papel, el tamao, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos pulsar el pequeo
botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una nueva ventana.

El cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias pestaas: La primera de las fichas se
denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que
utilizamos y otros parmetros.

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de
la misma forma).

El recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas
especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...).

Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la
ficha Mrgenes.

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Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde
del papel queremos que se siten.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar
automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de pgina podrs personalizarlos y ajustar diferentes parmetros.

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Para conocer cmo personalizar el encabezado o pie de pgina

Unidad 11. Avanzado: Encabezado y pie de pgina


Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas, y un pie de pgina es
un texto impreso en la parte inferior de cada pgina. Los pasos para crear un encabezado o un pie de
pgina son los mismos.

Desde la vista de Diseo de Pgina


1. Haz clic en la pestaa Vista.

2. Pulsa el botn Diseo de pgina.

3. Vers que en la propia hoja aparece el texto "Haga clic para agregar encabezado". Para el pie de pgina es
exactamente igual. Deberemos hacer clic sobre el texto y se pondr en modo edicin, permitindonos escribir el
texto deseado.

4. Adems, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de
pgina. En ella, encontrars la pestaa Diseo, que te permitir incluir elementos muy utilizados: la fecha
actual, el nmero de pgina, la ruta o nombre del fichero, etc. As como imgenes, por ejemplo para insertar el
logotipo de la empresa en el encabezado.

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Observa detenidamente las opciones disponibles en la barra:

Desde la ventana Configurar pgina


1. Ir a la pestaa Diseo de pgina.

2. En el grupo Configurar pgina, hacer clic en el botn de abajo a la izquierda.

Tambin puedes acceder a esta ventana pulsando CTRL+P o Archivo > Imprimir. Encontrars un enlace
llamado Configurar pgina en la zona inferior.

3. Hacer clic sobre la pestaa Encabezado y pie de pgina.

En esta ficha tenemos dos recuadros, uno para ver el encabezado y otro para ver el pie. En nuestro caso slo
tenemos encabezado.

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En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso Ejemplo Encabezado.
Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Paramodificarlo, haremos clic
sobre el botn Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido. En nuestro caso, no hay ninguno.
Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Paramodificarlo, haremos clic
sobre el botn Personalizar pie de pgina...

En cualquiera de los dos casos, los pasos que vienen a continuacin son los mismos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Excel divide el encabezado y el pie de pgina en tres secciones. Dependiendo de dnde queremos que
aparezca el contenido del encabezado o pie de pgina, hacer clic en la seccin deseada y escribir el texto
deseado.

Existen unos botones que nos servirn para introducir unos cdigos o modificar el aspecto del encabezado o
pie de pgina.

Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botn, aparece el
cuadro de dilogo Fuente ya estudiado en este curso.

Para que aparezca el nmero de la pgina. Al hacer clic sobre este botn, aparece en la seccin en la
que nos encontramos situados &[Pgina] de forma que, a la hora de imprimir la hoja, aparecer el nmero de
pgina correspondiente a la hoja impresa.

Para incluir el nmero total de pginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn,
aparece &[Pginas] y, a la hora de imprimir, saldr el nmero total de pginas.

Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Fecha] y en la impresin
saldr la fecha real.

Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Hora] y en la impresin
saldr la hora real.

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Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir, su posicin en el disco). Al
hacer clic sobre este botn, aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro
de trabajo completo.

Para poner el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn, aparece &[Archivo] y en la
impresin saldr el nombre del libro de trabajo.

Para poner el nombre de la hoja. Al hacer clic sobre este botn, aparece &[Etiqueta] y en la impresin
saldr el nombre de la hoja impresa.

Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botn, aparecer el cuadro de dilogo para elegir la
imagen a insertar y, una vez elegida sta, en el recuadro del encabezado o pie de pgina pondr &[Imagen] y
en la impresin saldr la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa, por
ejemplo.

Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botn solamente estar activo en caso de
haber aadido una imagen en el encabezado o pie de pgina. Al hacer clic sobre este botn, aparece el cuadro
de dilogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de aspecto de la imagen deseados.

Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botn Aceptar.

Unidad 11. Impresin


La ltima ficha es Hoja, que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la
hoja.

En rea de impresin: podrs indicar el rango de celdas a imprimir.

En Imprimir ttulos podrs activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que, en cada pgina que se imprima, aparezca como ttulo de
columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.

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- Repetir columnas a la izquierda para que, en cada pgina que se imprima, aparezca como ttulo de la fila
aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrs activar opciones, como:

- Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr
sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido incluir, y si quieres
hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.

- Tambin podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la direccin que seguirn para la impresin.

Tanto en esta ficha como en las otras, podrs acceder a las Opciones especficas de la impresora
seleccionada para la impresin, as como dirigirte a la opcin Imprimir..., desde sus correspondientes botones.

11.3. Imprimir
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la
opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:

Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la impresin, que nos
permitirn:

Elegir cuntas copias queremos imprimir del documento.

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Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que no queramos
utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar
las Propiedades de impresora seleccionada.
Opciones de Configuracin como:

- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.

- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin, se imprime X veces cada pgina, por
ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copiasde un libro que ocupa cuatro pginas. En
cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera:
1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

- La orientacin y el tamao del papel.

- Modificar los mrgenes.

- Ajustar la escala de impresin.

- Acceder a la Configuracin de pgina.

En la zona de la derecha, vemos la vista previa de la pgina. En caso de tener ms de una pgina,
podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a

visualizar . Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina, estos botones estarn inactivos.

Tambin, en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa,
pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina completa.

Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar el botn de la
zona superior.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones, te aconsejamos realizar el Ejercicio imprimir.

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Unidad 11. Ejercicio: Impresin

Objetivo.
Practicar las diferentes opciones de impresin disponibles en Excel.

Ejercicio paso a paso.


1. Si no tienes abierto Excel, brelo para realizar el ejercicio.

2. Abre el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.

Vamos a comprobar primero cmo quedar nuestra hoja antes de imprimirla.

3. Haz clic en Archivo.

4. Haz clic en la opcin Imprimir. Observars una vista previa del documento a la derecha.

Observa cmo en la parte inferior nos indica que nuestra hoja ocupar 2 pginas, ya que es demasiado
ancha.

5. Haz clic sobre el botn derecho para que nos visualice la segunda pgina de la hoja.

6. Y luego, haz clic sobre el botn de la izquierda para volver a la primera.

Como ocupa dos pginas debido a la anchura del documento, lo ms acertado sera imprimirlo en
horizontal. Para ello:

7. Haz clic en el botn Orientacin vertical...

8. Y selecciona Orientacin horizontal en el men. Observars cmo cambia la vista previa de la derecha.

Vamos a intentar que nos quepa en una nica pgina.

9. Haz clic en el botn inferior Sin ajuste de escala

10. Selecciona la opcin Ajustar hoja en una pgina.

Vamos a cambiar los mrgenes.

11. Haz clic en el botn de mrgenes. El nombre debera ser Mrgenes normales.

12. En el men, escoge la opcin inferior Mrgenes personalizados para cambiarlos.

13. En los recuadros Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo, escribe 1.

A partir de ahora podemos imprimir la hoja de clculo, de la que queremos dos copias. Pero antes sera
aconsejable guardar los cambios.

16. Pulsa CTRL+G para guardar.

17. En la parte superior, en Copias, escribe 2. Asegrate de tener la impresora conectada.

18. Haz clic sobre el botn Imprimir que hay a su izquierda.

19. Cierra el libro de trabajo.

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