Captulo III

PRESENTACIN FORMAL DE DOCUMENTOS

Un documento no debe presentarse de cualquier modo, sino de tal manera que su aspecto
exterior estimule positivamente para su lectura.

Los documentos que elaboramos constituyen nuestra carta de presentacin. En ellos se

refleja nuestro nivel cultural, nuestra preparacin, nuestro cuidado y nuestra identificacin con la
entidad donde trabajamos.

La presentacin formal de un documento compromete la consecucin de sus objetivos. Es

fcil suponer que se encuentre mal distribuido en el papel, escrito de extremo a extremo, sin
mrgenes, o sea, mal presentado, condicionar anmicamente al destinatario, quien lo leer tal vez
por compromiso.

Por esta razn, cada vez que se nos ofrezca la oportunidad de redactar un documento
debemos hacerlo con muchsimo cuidado, sin menos precisar su debida configuracin visual, con el
fin de crear en el lector esa imagen armoniosa y esttica que proyecta un documento bien
presentado.

El destinatario resulta doblemente impresionado cuando recibe un documento bien

redactado y bien presentado.

Una adecuada presentacin formal de un documento se logra observando los siguientes

tpicos:

1. MRGENES

Los mrgenes son los espacios en blanco que se dejan alrededor de los escritos.

Las dimensiones de los mrgenes se establecen teniendo en cuenta el tamao de los

papeles en los cuales se redactan los documentos y los efectos estticos que se desean
lograr.

Los papeles que ms se utilizan para la elaboracin de documentos administrativos son de

dos tamaos: el A4 y el A5.

1.1. MRGENES DEL PAPEL A4

El papel A4 recibe la denominacin de papel oficial y mide 29.7 cm. de largo por 21 cm
de ancho. Es el papel que ha reemplazado a los tradicionalmente conocidos como
papel oficio y papel carta, los que an se usan pero cada vez menos.
El papel A4 sirve para la elaboracin de todo tipo de documentos, a excepcin de los
memorandos, citaciones individuales y otras comunicaciones de corta extensin que se
redactan en papel A5.

Los mrgenes del papel A4 deben ajustarse a las siguientes dimensiones: el margen
superior, a 12 espacios verticales o a 5 cm; el izquierdo, a 20 espacios horizontales o a
4.5 cm; el derecho, a 12 espacios horizontales o a 2.5 cm; y el inferior, a 7 espacios
verticales o a 3 cm.

MRGENES DEL PAPEL A4

Superior: 12 esp. Vert. 5 cm.

Derecho: 12 esp. Horiz. 2.5 cm.

Izquierdo: 20esp. Horiz. 4.5 cm

Inferior: 7 esp. Vert. 3 cm.

1
1.2. MRGENES DEL PAPEL A-5

El pale A5 es la mitad del papel A4. Mide 21 cm. de largo por 14.8 cm. de ancho. Se usa
para la redaccin de documentos breves.

Los mrgenes del papel A5 tienen las siguientes dimensiones: el margen superior: 7
espacios verticales o 3 cm; el izquierdo: 12 espacios horizontales o 3 cm; el derecho: 8
espacios horizontales o 2 cm.; y el inferior: 5 espacios verticales o 2 cm.

MRGENES DEL PAPEL A5

Superior: 7 esp. Vert. O 3 cm.

Izquierdo: 12 esp. Horiz. O 3 cm

Derecho: 8 esp. Horiz. O 2 cm.

Inferior: 5 esp. Vert. O 2 cm

OBSERVACIONES:

a) El margen superior del papel A4 se reduce a 9 espacios verticales o a 4 cm. si dicho

papel ha de servir para redactar o imprimir la segunda pgina y los siguientes
documentos extensos.

b) Las dimensiones de los mrgenes que acabamos de dar, tanto para el papel A4
como para el A5, no deben tomarse como rgidas e invariables, sino como simples
pautas o guas.

Si el redactor considera que estas dimensiones no son las ms adecuadas, podr

tomar otras, pero teniendo en cuenta la cantidad de texto por redactar, la debida
presentacin global del documento.

Al adoptar nuevas dimensiones, el redactor deber tratar de establecer una

aproximada igualdad entre los mrgenes superior e izquierdo, por un lado; y entre
los mrgenes derecho e inferior, por el otro, sin perder de vista que los dos
primeros deben tener mayor dimensin que los dos restantes.

2
2. ESPACIOS:

Las partes de un documento deben distribuirse en el papel con esttica, armnicamente

espaciadas, de manera que la visin de todo genere en el destinatario una apreciacin
positiva.

Los espacios que separan unas partes de otras varan segn el tamao del papel que se
emplea para redactar documentos.

2.1. ESPACIOS EN PAPEL A4

Con el fin de determinar los espacios verticales (cuando se escribe a mquina) que
separan a las partes de un documento que se redacta en papel A4, tomamos como
muestra al oficio, por ser el ms conocido. Estos espacios podrn ser tomados como
base para la elaboracin de los dems documentos.

Los espacios en blanco que se dejan entre las partes del oficio son:

Entre Espacios verticales

a) Borde superior de la hoja y lugar y fecha 12 5 cm

b) Lugar y fecha y cdigo 3
c) Cdigo y destinatario 2
d) Destinatario y asunto 2
e) Asunto y referencia 2
f) Referencia (o asunto) y texto 3
g) Lnea y lnea 1
h) Prrafo y prrafo 2
i) La ltima lnea del texto y antefirma 3
j) Antefirma y pos firma mecanografiada 4
k) Antefirma y sello de pos firma 2
l) Nombre del firmante y su cargo 1
m) Cargo del firmante y anexo
(o copia si no hay anexo) 2
n) Anexo y con copia 2
o) con copia y pie de pgina 2

3
 ESPACIOS VERTICALES EN PAPEL A4

Borde superior de la hoja

12 esp. 5 cm.

MINISTERIO DE TRABAJO

Chimbote, 11 de enero del 2012

3

OFICIO N 014-97-JRT
2
Seor: Dr. JOS UNTIVEROS BONILLA
Jefe Regional del Instituto Peruano
de Seguridad Social de Trujillo
CIUDAD
2
Asunto: Solicito copias certificadas de recetas y facturas del Sr.
Csar Cabana Torres
3
Es grato dirigirme a Ud. para solicitarle tenga a bien disponer la remisin a esta Jefatura de
las copias certificadas de las recetas mdicas y las facturas de compra de medicina del Sr.
Csar Cabana Torres, correspondientes a los meses de noviembre y diciembre pasados.
Necesitamos tales documentos porque el interesado los ofrece como pruebas de su
enfermedad al exigir su reposicin en la Compaa de Seguros Atlas S.A.
2
Aprovecho la oportunidad para reiterarle mi consideracin ms distinguida.

Atentamente,

Abog. MARLENEE G. SILVA OLIVO

Jefe Regional de Trabajo
2
c.c.:
Asesora Legal

2 Archivo.
MGSO/srr.

4
2.2. ESPACIOS EN PAPEL A5

Para especificar los espacios verticales que separan a las partes de un documento que se
redacta en papel A5, tomamos como muestra al memorando.

El memorando se redacta en diversos formatos. Nosotros distinguimos 4 como los ms

difundidos. Es ms: a estos 4, por la similitud que guardan entre s, los dividimos en dos
grupos: memorandos que se redactan en formatos A y B, por un lado, y los que se
redactan en formatos C y D, por el otro.

Los espacios verticales para los memorandos en formatos A y B son los siguientes:

Entre Espacios verticales

a) Borde superior de la hoja, lugar y fecha 7 3 cm.

b) Lugar, fecha y cdigo 2 2.5.

c) Cdigo y destinatario 2

d) Destinatario y asunto

(o referencia si no hay asunto) 1.5

e) Asunto y referencia 1.5.

f) Referencia (o asunto) y texto 3

g) Lnea y lnea 1

h) Prrafo y prrafo 1.5.

i) La ltima lnea del texto y antefirma 2

j) Antefirma y pos firma escrita a computadora 2

k) Antefirma y sello de pos firma 1.5.

l) Nombre del firmante y su cargo 1

m) Cargo del firmante y anexo

(o con copia si no hay anexo) 1.5.

n) Anexo y con copia 1.5.

o) con copia y pie de pgina 1.5.

5
 ESPACIOS PARA MEMORANDOS EN FORMATOS A Y B

Borde superior de la hoja

7 esp. o 3 cm

Chimbote, 31 de enero de 2013

2 2.5
MEMORANDO N 071-13-DRT

2
Seor: CPC. ERIC LEON GAMARRA
Contador General
1.5 Asunto: otorgamiento de viticos

_________________________________________________________________________________
3
Agradecer a Ud. tenga a bien proporcionar cuatro das de viticos al Sr. Luis Toledo
Gallardo, chofer de esta Direccin Regional, quien viajar a Moquegua a traer el tractor
CaterpillarDG 7654-245, el prximo 02 de febrero del presente ao.
1.5
Este gasto deber afectar al Proyecto Carretera Majes-Cailloma.

Atentamente,

1 Ing. JORGE CRESPO MARREROS.

Director Regional de Transporte

1.5
c.c.:
Jefe de Proyectos
Archivo.
1.5
PAR/ihm.

6
 Los espacios verticales para los memorandos en formatos C y D se detallan a
continuacin:

Entre Espacios verticales

a) Borde superior de la hoja y el cdigo o

nombre del documento 7 esp. O 3 cm.
b) Cdigo o nombre del documento y
destinatario 2 2.5.
c) Destinatario, remitente Asunto y fecha 1
d) Fecha y texto 3

Los espacios para las dems partes son los mismos que para los memorandos en
formatos A y B.

ESPACIOS PARA MEMORANDOS EN FORMATOS C Y D

7 esp. o 3 cm.

MEMORANDO N 320-13-UA
2 2.5
A : Jefe de Personal
De : Jefe Unidad Artesana
1 esp.
c/u Asunto : Apoyo de personal
Fecha : 24 de Abril de 2013
______________________________________________________________________________________________________________
3
En vista que el stand de nuestra institucin an no ha sido instalado en el campo ferial
Los Libertadores y considerando que el tiempo apremia, ruego a Ud. se sirva designar
04 personas para que colaboren con nosotros en dicha instalacin por el lapso de 02
das, a partir del da de hoy.

2
Atentamente,
2
JENNY QUISPE LOPEZ
1 Jefe Unidad Artesana
1.5
c.c. Archivo.

1.5 JQL/luh.

7
 OBSERVACIONES:

a) Las partes de un documento y los prrafos del texto se diferencian unos de otros
por el mayor espacio vertical en blanco que deja entre ellos, para hacerlos resaltar y
sobresalir. (Se exceptan el destinatario, remitente, asunto y fecha de los
memorandos o informe en formatos C y D que se redactan a un solo espacio).

b) Los elementos de cada parte se escriben a un solo espacio vertical entre ellos.
(Observe la separacin de los elementos del membrete, destinatario, pos firma,
anexo y con copia).

c) As como las dimensiones dadas por los mrgenes no son inalterables, los espacios
verticales que acabamos de proporcionar tampoco lo son; vienen a ser simples
guas y referencias, los mismos que podrn variar teniendo en cuenta la extensin
de los textos y los criterios estticos del redactor.

3. UBICACIN ESTNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

La ubicacin ms conocida de las partes de un documento, tanto en papel A4 como en A5,

es la siguiente:

3.1. El membrete, destinatario, asunto, referencia, anexo, con copia y pie de pgina tienen
ubicacin fija: se redactan a partir del margen izquierdo del papel.

3.2. El nombre del ao se ubica frente al membrete o debajo de este.

3.3. El lugar y fecha se redacta a partir de la parte cntrica de la hoja hacia la derecha. (Slo
en los documentos en Estilo bloque extremo se escribe a partir del margen izquierdo).

3.4. El cdigo se localiza en el lado izquierdo antes del destinatario, aunque a veces se
traslada a la parte cntrica superior de la hoja; depende de los documentos y formatos
que se usen.

3.5. El texto se extiende a lo largo del papel debidamente centrado.

3.6. La antefirma se escribe a partir de la parte cntrica de la hoja hacia la derecha.

3.7. La pos firma se redacta debajo de la antefirma, ms o menos, a partir de la mitad de la

palabra atentamente.

UBICACIN ESTNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

8
 1 ___________

2 _________________

3 _______________

4 __________________
5 __________________
6 __________________
7 __________________

_________________________________
_________________________________
8 ____________________
_________________________________
____________________

9 ________
10 ______
11 _______
12 ______
13 _ / _

Leyenda

1. Membrete 8. Texto
2. Nombre del ao 9. Antefirma
3. Lugar y fecha 10. Pos firma
4. Cdigo 11. Anexo
5. Destinatario 12. con copia o distribucin
6. Asunto 13. Pie de pgina
7. Referencia

4. NUMERACIN DE LA SEGUNDA PGINA Y DE LAS SIGUIENTES

En el caso de emplear dos o ms pginas en la redaccin de un documento,

recomendamos:

4.1. Utilizar papel membretado solamente para la primera pgina; y para la segunda y las
siguientes, papel de igual calidad, tamao y gramaje, pero sin membrete.

4.2. Numerar las pginas a partir de la segunda, dando por sobreentendida la numeracin
de la primera y de aquellas que inician captulo.

4.3. Identificar las pginas correspondientes con cualquiera de las siguientes numeraciones:

9
4.3.1. Simple, es decir, con nmeros arbigos entre guiones.

Se prefiere esta numeracin por su sencillez. Se ubica en la parte cntrica

superior de la hoja, a 5 espacios verticales o a 2 cms. del borde respectivo. As:

5 esp. o 2 cm.

- 2 -

4.3.2. Minuciosa, o sea, con los elementos siguientes:

a) Cdigo del documento; y

b) Abreviatura de pgina seguido del nmero arbigo que le corresponde.

Estos elementos se localizan uno debajo de otro, en el lado superior izquierdo

de la hoja, a la misma distancia del borde superior que la numeracin anterior:

5 esp. o 2 cm.

INFORME N 076-97-UA

Pg. 2

La numeracin minuciosa facilita la compaginacin de un documento,

particularmente, cuando se traspapela.

4.3.3. Compuesta, que comprende los nmeros que corresponden a la pgina

respectiva y a la ltima pgina del documento. Estos nmeros se separan por
guion y se grafican en la parte cntrica inferior de la hoja, a 5 espacios verticales
o a 2 cm. del borde respetivo.

2-4

5 esp. o 2 cm.

La numeracin efectuada debe entenderse como si se tratara de la

identificacin de la pgina 2 de un documento que tiene 4 en total.

La numeracin compuesta es de uso reciente. Se utiliza con fines de seguridad,

para evitar el desglosamiento o la adicin de pginas.

10
 OBSERVACIONES:

a) Si la numeracin que se emplea es la simple o minuciosa, debemos tener

presente las siguientes indicaciones:

1) Los textos que se pasan a la segunda y otras pginas deben redactarse

a 5 espacios verticales o a 2 cm. de la numeracin efectuada. Por
ejemplo:

- 2 -
5 esp. o 2 cm.

Conviene que estudien con anticipacin para

desarrollar de forma ptima las prcticas y
evaluaciones programadas.

2) En la ltima pgina adicionada (que podra ser la segunda u otra), debe

redactarse, por lo menos, 2 lneas del texto, tal como se observa en el
ejemplo anterior.

b) En cambio si la numeracin escogida es la compuesta, la redaccin del texto

debe suspenderse a 3 espacios verticales o a 1.5 cm. de la respectiva
numeracin:

En la evaluacin del mes pasado fui aprobado

porque estudi anticipadamente.
3 esp. o 1.5 cm.

2 - 4

c) Todas las pginas de un documento deben ser ordenadas correlativamente

y luego engrapadas.

5. ESTILOS FORMALES DE REDACCIN

Los estilos formales de redaccin ms difundidos en la administracin pblica como privada

son tres:

5.1. BLOQUE

11
 El estilo bloque se caracteriza por iniciar la redaccin de los prrafos del texto sin dejar
sangra.

OFICIO EN ESTILO BLOQUE

-------------------------------

------

----------------------------

-------------------
-------------------
-------------------
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
--------------------------------------------

-----------------------------------------------------------
--------------------------------------------
--------------,

-----------

-----------
---/ ---

Conocemos con el nombre de sangra al espacio en blanco correspondiente por lo

general a 5 espacios horizontales en blanco-que se deja al empezar el primer rengln
de cada prrafo del texto de un documento.

5.2. SEMIBLOQUE

El estilo semibloque se singulariza por comenzar la redaccin de los prrafos del texto
dejando sangra.

OFICIO EN ESTILO SEMIBLOQUE

-------------------------------

------

----------------------------

-------------------
-------------------
------------------- 12
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
 OBSERVACIN:

Cuando decimos que la sangra equivale por lo general a 5 espacios horizontales en

blanco, queremos decir que no es inalterable, sino susceptible a aumentar o
disminuir. Lo que el redactor debe tener presente al variar esa cantidad es que el
nmero de espacios que deja al iniciar el primer prrafo debe conservarlo al
comenzar los dems del documento que redacta.

5.3. BLOQUE EXTREMO

El estilo bloque extremo se distingue por comenzar la redaccin de todas las partes del
documento en el margen izquierdo, a excepcin del nombre del ao que mantiene su
ubicacin habitual y del sello de legalizacin que se imprime al lado derecho de la firma.

OFICIO EN ESTILO BLOQUE EXTREMO

-------------------------------

------

----------------------------

-------------------
-------------------
-------------------
13
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
 OBSERVACIONES:

a) De los tres estilos formales de redaccin estudiados, los que gozan de mayor
difusin son los dos primeros: el bloque, porque su uso ahorra tiempo y esfuerzo; y
el semibloque, porque, al dejar sangra, nos aproxima al estilo empleado en los
peridicos, libros y revistas, publicaciones a las que estamos acostumbrados.

b) No debe pensarse que los estilos formales se emplean slo para redactar oficios,
tambin se usan para los dems documentos.

6. PUNTUACIN DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

Es natural dudar acerca de la gratificacin de determinados signos de puntuacin al trmino

de las partes de un documento o de los elementos de dichas partes. Esta gratificacin de
determinados signos depende de la clase de puntuacin que se adopte.

Distinguimos tres clases de puntuacin: abierta, cerrada y mixta (esta ltima se denomina
tambin puntuacin estndar).

En la pgina que sigue diferenciamos las clases de puntuacin mencionadas.

14
 PUNTUACIN DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO
ABIERTA CERRADA MIXTA
No emplees signos de puntuacin despus de: Usa los siguientes signos:
a) La fecha: a) Punto, despus de la fecha:
Chimbote, mayo 17 de 2013 Chimbote, Mayo 17 de 2013
b) Las lneas del destinatario: b) Coma, al concluir las lneas del destinatario, a excepcin de la ltima que
Seor: JUAN VASQUEZ CRUZADO lleva punto:
Jefe de Imprenta Seor: JUAN VASQUEZ CRUZADO ,
CIUDAD Jefe de Imprenta,
CIUDAD.
c) Del asunto: c) punto, al terminar el asunto:
Asunto: Permiso Asunto: Permiso.
d) La referencia: d) punto, al finalizar la referencia:
Ref: Of N 176-13-DP Ref.: Of. N 176-13-dp.
La puntuacin mixta utiliza puntuacin abierta
De 19-11-13 DE 19-11-13.
para las partes del encabezamiento y emplea
e) La antefirma: e) coma, al finalizar la antefirma:
puntuacin cerrada para las partes del
Atentamente Atentamente,
trmino, con la excepcin que, para pos
f) La identificacin del firmante, luego de su cargo: f) coma, despus de la identificacin del firmante y punto al final del cargo:
firma usa puntuacin abierta.
Lic. LUIS PERALTA AGREDA Lic. LUIS DAZ VEGA,
Programador Programador.
g) Las lneas del anexo g) punto, al concluir la mencin del ltimo documento anexado:
ANEXOS: ANEXOS:
01. C. mdico 01. C. mdico
02. C. trabajo 02. C. de trabajo.
h) Las lneas de con copia o distribucin: h) punto, al terminar la nmina respectiva:
c.c.: c.c.:
subdireccin subordinacin
archivo Archivo.
i) Del pie de pgina i) Punto, al finalizar el pie de pgina;
LPA/pgg LPA/pgg.

15
 OBSERVACIONES:

a) Al redactar un documento debemos adoptar solamente una clase de puntuacin.

b) En ningn caso, el membrete, nombre del ao y cdigo llevan signo de puntuacin

al finalizar su redaccin.

c) Los prrafos del texto se separan por medio del punto; pero si mantienen estrecha
relacin entre s, se pueden separar tambin por punto y coma.

d) De las tres clases de puntuacin estudiadas, la abierta es poco utilizada; la cerrada

es antigua, ya en desuso; y la mixta o estndar es la ms difundida actualmente:
nuestros ejemplos tienen esta puntuacin.

7. CORTE DE PALABRA AL FINAL DE RENGLN

Si cuando estas escribiendo a computadora, se nos presenta la necesidad de partir una

palabra a final de rengln, por falta de espacio para escribirla ntegramente, dicha palabra
podr ser fragmentada teniendo en cuenta las siguientes normas:

7.1. REGLA GENERAL

Si una palabra no puede escribirse en forma completa a final de rengln, podr dividirse
en dos, pero conservando al trmino de la lnea la unidad de una de sus slabas.

Esta divisin se realiza considerando el espacio que se dispone a final de rengln y las
posibilidades de separacin silbica de la palabra a fragmentarse. Por ejemplo, el
vocablo documentacin podra dividirse hasta de 4 formas, pero dependiendo del
espacio que se dispondra. Veamos:

------------------------------do- (Si el espacio al final de rengln es

pequeo)
cumentacin
-----------------------------docu- (Si es regular)
mentacin
documen- (Si es grande)
tacin
documenta- (si es mayor)
cin

7.2. REGLAS ESPECIALES

16
La regla general que hemos dado es limitada por las siguientes normas especiales para
facilitar la lectura de los textos o por razones estticas:

7.2.1. No debe dejarse slaba mono litera a final de rengln. O sea no debe dividirse
as:
---------------u-
nidad
Sino de esta forma: -------------uni-
dad

7.2.2. No debe pasarse a rengln slaba monoltera. No est permitido separar del
modo que se indica a continuacin:

---------prove-
a
Cuya divisin correcta es:
----------pro-
vea

7.2.3. No debe partirse una palabra por donde presenta encuentro de vocales, por
ms que stas formen slabas diferentes. Por ejemplo, no debe fragmentarse as:

------------ego-
smo

Sino de la manera que sigue: ----------egos-

mo

7.2.4. Si la h se hallare entre consonante y vocal, podr dicha grafa iniciar rengln
siguiente:

--------------ad-
herido.

7.2.5. Una palabra formada con prefijo ser partida, de preferencia, conservando su
prefijo ntegro:
--------------re-
hacer
7.2.6. Las siglas y abreviaturas monoslabas no se fragmentan. Por ejemplo, no se
divide UNSCH, pero s se podra dividir UNESCO.

17
7.2.7. La segmentacin de cifras debe evitarse. Sin embargo, si ella fuese necesaria, se
separarn despus de las fracciones de billn, milln o millar:

-----------19.-
214.00
OBSERVACIONES:

a) El corte de una palabra o cifra a final de rengln se indica por medio de un guion.
Este signo, de acuerdo con el espacio que se dispone, se coloca:

1) Inmediatamente despus de la parte segmentada de la palabra que queda a

final de rengln:

-----------cono-
cimiento

2) O un poco separado de ella:

-----------cono -
cimiento

b) Al cortar una palabra, debemos evitar el uso del doble o triple guion. Por ejemplo,
no debemos sealar el corte de una palabra del siguiente modo:

-----------trans-
portar
-----------comer-
ciante

porque no existe justificacin alguna para formar una lnea de guiones. En lugar de
trazar esa lnea, debemos cubrir el espacio que tenemos utilizando otro recurso o
simplemente debemos graficar un guion bien centrado.

c) Tambin debemos evitar cubrir con guiones el espacio que queda a final de rengln
despus de haber redactado una palabra completa. Es decir, no debemos ofrecer
trabajos tipiados as:

--------documento-
Original
-------------para
sus fines
Porque tampoco hay razn para justificar este empleo, por dems innecesario.

d) No debemos preocuparnos por conseguir la recta linealidad del margen derecho de

las pginas que redactamos. No por buscar esa deseada linealidad vamos a abusar

18
 del guion. Si la referida inquietud se obtiene trabajando con cuidado, partiendo las
palabras como es debido y graficando el guion donde corresponda, en buena hora;
en caso contrario, emplearemos otras tcnicas, como la de dejar espacios al interior
de los renglones.

El espacio que no ha sido cubierto a final de rengln no debe obsesionamos,

porque-como son pocos-se perdern en el conjunto del trabajo.

8. RECOMENDACIONES PARA REDACTAR DOCUMENTOS

8.1. Delimitar los mrgenes correspondientes.

8.2. Leer las palabras inmediatamente despus de redactarlas. En el caso de haber sido mal
escritas, corregirlas en el acto o antes de imprimir.

8.3. Despus de punto, punto y coma, coma y dos puntos, dejar un espacio para continuar
con la escritura de la palabra que les sigue.

Veamos:

Se servir Ud. considerar, en la planilla de sueldos del mes entrante, al

personal que se nomina a continuacin: Julio La Torre Vargas, Coordinador;
Teresa Mosquera Hildebrant, Supervisora, y Vernica Astenjo Gamarra,
Tcnica. La remuneracin de los mismos consta en los respectivos contratos.

8.4. No dejar espacio entre los parntesis, las rayas, las comillas y los signos de interrogacin
y exclamacin y las palabras que encierran, pero as antes de abrirlos y despus y de
cerrarlos.

Observemos:

- Hemos recibido veintin (21) ejemplares de la referida publicacin.

- Vea la forma de solucionar ese problema-como es de su competencia-lo antes

posible.

- Como la distribucin del Mapa Agropecuario de Huanta est demorando, srvase

comunicar el motivo de dicha tardanza.

- Los ndices de produccin han disminuido enormemente. La sequa ocasionar an

ms daos?

- La matrcula est prxima. Contratemos ms personal!

19
8.5. Dejar un espacio entre la raya que se usa al principio de un escrito y la palabra que le
sigue:

En virtud del provedo que antecede, hemos comprobado lo siguiente:

- Fecha de ingreso del trabajador: 02 de enero de 2012;

- Fecha de cese: 31 de marzo de 2013.

8.6. No graficar punto si la oracin termina en una abreviatura, en vista que el punto de la
abreviatura seala tambin el fin de la oracin:

Garantizar el normal desarrollo de las actividades es responsabilidad de

todos, especialmente de Ud.

8.7. Del mismo modo, no colocar punto si la oracin termina con signo de interrogacin o
exclamacin o puntos suspensivos. Y si hay necesidad de continuar con otra oracin,
empezar con inicial mayscula, dejando un espacio en blanco:

A cunto asciende nuestro presupuesto del presente ao? Todava no lo

sabemos.

Qu cara est la vida! Los sueldos y salarios ya no alcanzan. Qu hace Ud.

para sobrevivir?

Los ms beneficiados son los departamentos del norte: Tumbes, PiuraEs el

momento de exigir igual trato econmico.

Por qu no nos avisa cundo viaja al extranjero? Desconfa Ud? Qu

barbaridad!

8.8. En cambio continuar con normalidad si los signos de puntuacin mencionados en el

numeral anterior se presentan dentro de la oracin:

Seor, cul es su nombre?; aprese.

Qu fro!, abrgate.

Esas plantas crecen a la orilla de los ros, acequias., siempre en lugares

hmedos.
<

8.9. No dejar espacio al iniciar el rengln siguiente si el punto seguido recae justo en el
margen lateral derecho:

Normemos el trnsito vehicular.

20
 No esperemos un accidente para hacerlo

8.10. No pasar a rengln siguiente signos de puntuacin.

8.11. No dejar espacio en la escritura de cifras, de las abreviaturas a.m. y p.m. y despus de
los signos de billn, milln, millar y decimal:

El horario de atencin al pblico es de 10 a.m. a 12 m. y de 4 a 5 p.m.

La partida 02.00 asciende a TRESCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL Y

OO/100 NUEVOS SOLES (S/. 345,000.00).

8.12. Cuidar la linealidad del lateral derecho al formar columnas de nmeros y letras:

1. v. a)

17. vi. b)

186. xix. c)

21