LINEAMIENTO CONFORMACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA

LABORAL (CCL)

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN

BOGOT 2016

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FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO ..................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE .................................................................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES.......................................................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................................. 3
5. COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL .................................................................................................... 4
6. COMPOSICIN ......................................................................................................................................... 4
7. MIEMBROS................................................................................................................................................ 4
8. CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL) ................................................... 4
9. RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL .................. 5
10. IMPEDIMENTOS PARA HACER PARTE DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL) Y
CAUSALES DE RETIRO .................................................................................................................................... 6
11. FUNCIONAMIENTO DEL CCL .................................................................................................................. 6
11.1. PRESIDENTE DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL) ......................................................... 7
11.2. SECRETARIA DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL) ......................................................... 7
11.3 ACTUACION EN CASO DE QUEJAS POR ACOSO LABORAL .............................................................. 7
11.4 IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES DE MIEMBROS DEL COMITE .................................................. 10
12. RESPONSABILIDADES DEL CCL ........................................................................................................ 10
13. REGISTROS ........................................................................................................................................... 11

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1. OBJETO

Establecer las actividades a desarrollar para la conformacin y funcionamiento del Comit de Convivencia
Laboral (CCL), y las responsabilidades del mismo. El cual se constituye como medida preventiva de acoso
laboral que contribuye a proteger a los colaboradores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en
los lugares de trabajo.

2. ALCANCE

Desde la convocatoria para eleccin y designacin de los miembros del Comit de Convivencia Laboral y su
funcionamiento.

3. DEFINICIONES

Se tiene en cuenta las definiciones descritas en el Decreto 1072 de 2015 en su Libro 2, Parte 2, Ttulo 4,
Captulo 6, Artculo 2.2.4.6.2, las establecidas en la norma ISO 9000 en su ltima versin, y dems definiciones
de las normas en sistemas de gestin que la entidad implemente y adopte como herramienta de trabajo, las
cuales estn disponibles en el grupo de planeacin de la entidad o a travs de los canales de comunicacin
que la misma establece para la consulta por parte de los funcionarios, independiente de su forma de
contratacin o vinculacin, incluyendo los contratistas, subcontratistas y partes interesadas.

DNP: Departamento Nacional De Planeacin

SG: Sistema de Gestin

SST: Seguridad y Salud del Trabajo

CCL: Comit de Convivencia Laboral

GSST: Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo (GSST)

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Normatividad que sobre este tema se encuentre en la legislacin colombiana, registrada en la matriz legal,
establecida segn el Lineamiento para la identificacin y actualizacin legal SO-L02

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5. COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

El comit de convivencia laboral (CCL) se constituye como una medida preventiva de acoso laboral, que
contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de
trabajo. El acoso laboral es una de las causas que provoca en las personas estrs, niveles de ira, ansiedad o
deseo de abandonar la Entidad, este puede llegar a ser sutil y es fcil de que pase desapercibido por parte del
resto de los colaboradores.

6. COMPOSICIN

El comit de convivencia laboral (CCL) estar compuesto por dos (2) representantes del empleador y dos (2)
de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. Los integrantes del comit cuentan con competencias
actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad,
reserva en el manejo de informacin y tica; as mismo, habilidades de comunicacin asertiva, liderazgo y
resolucin de conflictos.

NOTA 1. La Entidad podr de acuerdo a la organizacin interna designar un mayor nmero de representantes,
los cuales son iguales en ambas partes

El perodo de los miembros del Comit de Convivencia Laboral (CCL) es de dos (2) aos, a partir de la
conformacin del mismo, que se cuentan desde la fecha de la comunicacin de la eleccin y/o designacin.

7. MIEMBROS

MIEMBROS PRINCIPALES: El Comit de Convivencia Laboral (CCL) se compone por los representantes
elegidos por los funcionarios y los elegidos por la direccin general, quienes realizan sesiones ordinarias y
extraordinarias con el fin de estudiar y prevenir casos de acoso laboral dentro de la Entidad. El Comit adopta
sus decisiones por consenso; este es un acuerdo producido por el consentimiento de los miembros principales
que asistan a la sesin y cuya expresin de voluntad ser confidencial.

MIEMBROS SUPLENTES: Se designan funcionarios suplentes del comit de convivencia laboral (CCL) para
el caso de que falte alguno de los miembros elegidos por los colaboradores o la direccin general, el cual asiste
a las sesiones correspondientes.

8. CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL)

1. Revisar la normativa que rige el Comit de Convivencia Laboral (CCL), en especial su conformacin, y con
base en ella el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo (GSST) prepara un proyecto de circular
informativa de convocatoria para las elecciones para elegir los representantes de los funcionarios ante el
Comit de Convivencia Laboral (CCL), estableciendo la funciones del comit, requisitos y calidades para
quienes quieran postularse como candidatos y la reglamentacin del proceso de votacin. Posteriormente,
se entrega este proyecto a la Subdireccin de Recursos Humanos para su revisin y finalmente se entrega
a la Secretaria General para su aprobacin.

2. Expedicin de la Circular por parte de la Secretaria General.

3. Coordinar con el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Pblicas (GCRP) la difusin masiva de la Circular
informativa en los medios institucionales.

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4. La Subdireccin de Recursos Humanos recibe las solicitudes de inscripcin como candidato ante el Comit
de Convivencia Laboral (CCL), en los plazos definidos en la circular.

5. El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo (GSST) revisa si las personas inscritas cumplen los requisitos
estipulados en la circular. Se notifica la anulacin de la inscripcin mediante comunicacin oficial a aquellas
personas que no cumplan con los requisitos establecidos.

6. El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo (GSST) elabora la documentacin y logstica requerida, por
medio fsico (como votos, circulares de votacin, actas de apertura, actas de escrutinio, afiches de mesa,
sealizacin de mesa, y gestionar las urnas de votacin) o a travs del sistema de informacin de la
Subdireccin de Recursos Humanos.

7. La Subdireccin de Recursos Humanos designa la conformacin del equipo de verificacin en el escrutinio

y les notifica a cada uno de ellos por escrito con copia al jefe directo.

8. Realizar el escrutinio de la votacin dejando registro de los resultados en el acta de escrutinio, definiendo
los miembros elegidos por parte de los trabajadores.

9. Comunicar los resultados a todos los colaboradores de la Entidad.

10. El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo (GSST) prepara el proyecto de resolucin de designacin de
los representantes del empleador (principales y suplentes) y representantes elegidos por los funcionarios
que conforman el Comit de Convivencia Laboral (CCL), especificando la vigencia del Comit, para
revisin por parte de la Subdireccin de Recursos Humanos y aprobacin por parte del Director General.

11. Designar los representantes del empleador (principales y suplentes) y representantes elegidos por los
funcionarios ante Comit de Convivencia Laboral (CCL), mediante Resolucin.

9. RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

1. Estricta confidencialidad de la informacin que conozcan en ejercicio de sus funciones. Para lo cual se
firmar una clusula de confidencialidad.

2. Asesorar y aportar de manera tica al comit sus conceptos con el fin de facilitar la toma de decisiones.

3. Asistir puntualmente a las reuniones programadas y presentar de manera oportuna el cumplimiento de las
tareas asignadas por el comit.

4. Las dems que se sugieran y aprueben por unanimidad de los miembros del comit.

5. Declarase impedido en los casos que por razones ticas lo amerite.

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10. IMPEDIMENTOS PARA HACER PARTE DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL) Y
CAUSALES DE RETIRO

No pueden integrar el comit de convivencia laboral aquellos miembros de la Entidad que tengan las siguientes
situaciones:

Se les ha formulado una queja de acoso laboral o que hayan sido vctimas de acoso labora en los
ltimos seis (6) meses anteriores a fecha de la eleccin del comit.

No haber sido sancionado disciplinariamente el ao anterior a la fecha de conformacin del comit.

Son causales de retiro de los miembros del comit de convivencia laboral (CCL), las siguientes:

1. Cancelacin unilateral de cualquiera de las dos partes o de mutuo acuerdo del contrato laboral.

2. Encontrarse involucrado en un proceso disciplinario.

3. Infringir la clausura de confidencialidad.

4. La renuncia voluntaria.

11. FUNCIONAMIENTO DEL CCL

1. Nombramiento del Presidente y Secretario del comit y sus respectivos suplentes.

2. Firma de clusulas de compromisos de confidencialidad por parte de los miembros

3. Establecer el calendario de reuniones ordinarias, teniendo en cuenta la periodicidad prevista en la

Resolucin 000652 de 2012 o la norma que haga sus veces.

4. Aprobacin a las reformas o actualizaciones del reglamento del comit de convivencia laboral (CCL),
de acuerdo con la normativa vigente.

5. El comit de convivencia laboral (CCL) se reunir ordinariamente cada tres (3) meses y sesionar si
hay Qurum y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata
intervencin y podr ser convocado por cualquiera de sus integrantes.

NOTA 2. El qurum para sesionar el Comit estar constituido por la mitad ms uno de sus miembros. Pasados
los primeros treinta (30) minutos de la hora sealada para empezar la reunin del Comit sesionara con los
miembros presentes y sus decisiones tendrn plena validez

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11.1. PRESIDENTE DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL)

El comit de convivencia laboral (CCL) elije por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tiene
las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y eficaz.
3. Tramitar ante la alta direccin las recomendaciones aprobadas en el Comit.
4. Gestionar ante la Alta Direccin de la Entidad, los recursos requeridos para el funcionamiento del
Comit.

11.2. SECRETARIA DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL)

El comit de convivencia laboral (CCL) elije entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tiene
las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que
puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.
2. Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria realizada por el
presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el da, la hora y el lugar de la
reunin.
3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los
hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer
compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar por la reserva,
custodia y confidencialidad de la informacin.
6. Elaborar el orden del da, las actas de cada una de las sesiones del Comit y registrar la asistencia
de sus miembros en el formato F GDH- 09 Control de asistencia.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las diferentes
dependencias de la entidad pblica o empresa privada.
8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los
compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de las quejas,
seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a la alta direccin de la
Entidad.

NOTA 3. El orden del da contiene los temas a tratar durante la sesin y se distribuye a los miembros del comit
antes de ella, para que estn enterados del orden en que se tratarn los temas en cuestin.

11.3 ACTUACION EN CASO DE QUEJAS POR ACOSO LABORAL

La actuacin que debe adelantar el Comit de Convivencia Laboral para el trmite interno de las quejas
relacionadas con posibles conductas de acoso laboral ser el siguiente:

1. Las quejas pueden ser presentadas por las presuntas vctimas de manera escrita, ante el Comit
de Convivencia, a travs de la Secretara o quin haga sus veces, especificando los hechos que
considera constitutivos de acoso laboral, los nombres y apellidos de la persona que presuntamente

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incurri en los hechos, con exposicin sucinta de los mismos, las fechas en que dicho
comportamiento fue cometido y la manifestacin del inters de conciliar o no, allegando o
aludiendo las pruebas que fundamenten tal inconformidad. Al efecto debern diligenciar el
formato de presentacin de quejas relacionadas con situaciones de presunto acoso
laboral con cdigo FGSST13.

2. Una vez recibida la queja, le corresponde al Secretario del Comit de Convivencia Laboral analizar
la caducidad de la misma, de acuerdo a lo establecido en el artculo 18 de la Ley 1010 de 2006 o
la norma que haga sus veces. Si existe caducidad, el Secretario del Comit le informar al quejoso
de la misma y sus consecuencias, tras lo cual se archivar el expediente.

3. Si no existe caducidad, el Secretario del Comit de Convivencia Laboral o quien haga sus veces
verificar el contenido de la queja y la identidad de quien la suscribe e informar a los miembros
del Comit.

4. El Presidente del Comit de Convivencia convocar para el conocimiento de la queja al cuerpo

colegiado para que se estudie el caso en la sesin ordinaria inmediatamente siguiente.

Solo convocar a sesin extraordinaria si a ello hubiere lugar, cuando de los hechos objeto de la
queja evidencie ostensiblemente que pueden afectar, tanto la seguridad fsica y emocional del
servidor pblico como la prestacin del servicio y por tanto requiere de la inmediata intervencin
del Comit.

5. El Comit de Convivencia en la primera sesin examinar las posibles situaciones de acoso

laboral y/o hostigamiento, debiendo escuchar a las personas involucradas, a fin de garantizar los
derechos a la defensa y al debido proceso.
Al efecto el Comit fijar fecha y hora para llevar a cabo las entrevistas que considere pertinentes,
entre las cuales podr estar la del jefe inmediato y/o mediato del rea de desempeo de los
servidores pblicos involucrados para enterarlo de la queja y establecer las gestiones adelantadas
por ste sobre los hechos del presunto acoso laboral, los resultados y recomendaciones para el
mejoramiento del clima organizacional de la dependencia.

Tambin con el nimo de establecer las circunstancias de tiempo, modo y lugar para sugerir
soluciones conciliadas, el cuerpo colegiado podr decretar y practicar pruebas, solicitar informes,
inspeccionar documentos o realizar visitas al rea de los involucrados.

6. Una vez surtidas las entrevistas respectivas y con las pruebas del caso, el Comit decidir la
pertinencia o no de adelantar una audiencia de conciliacin, decisin que reposar en acta, con
la motivacin del caso.

7. Si tras efectuar esta labor, se considera por parte del Comit de Convivencia Laboral, que se
produjeron las circunstancias de tiempo, modo y lugar de la queja, pero no existe nimo
conciliatorio, proceder a travs de la Secretara a dar traslado de la queja a la Procuradura
General de la Nacin, para lo de su competencia.
a) Si se considera procedente la diligencia de conciliacin, el Comit fijar fecha y hora para la
diligencia, de lo cual el Secretario comunicar a las partes involucradas.
b) La audiencia de conciliacin se desarrollar siguiendo el siguiente orden:

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- El Presidente del Comit har una breve explicacin de los motivos por los cuales se ha
convocado a la diligencia, de la queja presentada y de las partes intervinientes en el conflicto.
- Luego dar la palabra al quejoso para que exponga los motivos por los cuales considera
haberse cometido contra l, una posible conducta de acoso laboral o las diferencias que quiere
conciliar.
- En los mismos trminos del literal anterior dar la palabra a la otra parte o partes
intervinientes.
- Si de la exposicin se establece que las diferencias suscitadas por la misma pueden
solucionarse o aclararse por va de la conciliacin, el Presidente del Comit instar a las partes
para que propongan soluciones y concilien sus diferencias de manera respetuosa, amigable,
dentro de preceptos de dignidad y justicia.
- El Comit propondr las frmulas de conciliacin pertinentes y sugerencias entre las partes y
encaminar el establecimiento de medidas de prevencin, manejo y solucin, que se orienten a
superar la situacin de acoso laboral.
- De la audiencia de conciliacin se levantar un acta que debe ser firmada por los integrantes
del Comit de Convivencia y por las partes intervinientes.
- En el acta correspondiente, se dejara constancia expresa de los puntos en los que hubo o no
acuerdo.

8. El acta reposar en los archivos y en virtud del principio de confidencialidad se mantendr con
carcter de reserva en el archivo que lleve el Secretario del Comit y solo ser puesta a disposicin
de sus integrantes, de las partes intervinientes o de autoridad competente, cuando se requiera.

9. Cuando no fuere posible llegar a un acuerdo voluntario y el quejoso insistiere en que la queja
constituye una conducta de acoso laboral, se dar traslado a la Procuradura General de la Nacin,
en los trminos del artculo 12 de la Ley 1010 de 2006 o la norma que haga sus veces, dejando
constancias que se agot el procedimiento previo y conciliatorio al interior de la entidad.
10. Si no asistiere alguno de los interesados, deber justificar debidamente su ausencia ante el
Comit, y ste fijar una nueva fecha que no podr ser mayor de tres (3) das hbiles siguientes.
Si no se presenta a la segunda citacin o no justifica su inasistencia, se dejar constancia en acta
suscrita por la parte presente y los miembros del Comit.

11. Si la parte renuente a asistir es la afectada, se entender desistida la queja y se proceder al

archivo de la misma; si por el contrario, la parte renuente es la denunciada, se entender que no
existe voluntad conciliatoria y el Comit deber enviar el expediente a la Procuradura General de
la Nacin, en los trminos del artculo 12 de la Ley 1010 de 2006 o la norma que haga sus veces.

12. Toda la actuacin que se produzca en virtud del procedimiento aqu sealado, as como las
pruebas y las identidades de las personas involucradas en ella, por va activa o pasiva, se
mantendr en reserva y confidencialidad.

NOTA 4. Si despus de evaluada la queja puesta a consideracin del Comit de Convivencia Laboral
correspondiente, en los trminos del numeral 6, se establece que no se trata de una conducta de acoso laboral,
o que se configura lo sealado en el numeral 10 de este item, se deber proceder al archivo correspondiente,
o poner en conocimiento de las autoridades competentes, segn sea la conducta, para que se adelanten las
acciones correspondientes, de lo cual se informar a las partes involucradas.

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11.4 IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES DE MIEMBROS DEL COMIT

a. Los miembros de los Comits de Convivencia Laboral en quienes concurran algunas de las causales
de impedimento, debern declararse impedidos para participar en las sesiones correspondientes tan
pronto adviertan la existencia de ella, situacin que pondrn en conocimiento de los dems miembros
del Comit, con indicacin de la causal invocada y de los hechos en que se fundamenta.
b. La recusacin se propondr ante el Comit de Convivencia con expresin de la causal alegada, de los
hechos en que se fundamente y de las pruebas que se pretendan hacer valer. No podr recusar quien
sin formular recusacin haya adelantado cualquier gestin en el procedimiento previo despus de que
el Comit de Convivencia haya asumido el conocimiento, si la causal invocada fuere anterior a dicha
gestin, ni quien haya actuado con posterioridad al hecho que motiva la recusacin, en estos casos la
recusacin debe rechazarse de plano. En todo caso para el procedimiento se tendr en cuenta el
artculo 143 del Cdigo General del Proceso (Ley 1564 de 2012 o la norma que haga sus veces)
c. El Comit decidir en la misma sesin si acepta el impedimento o la recusacin.
d. En caso que el miembro del Comit efectivamente est impedido o recusado, deber ser reemplazado
por el suplente.

Si el suplente tambin resulte incurso en casual de impedimento o recusacin y es uno de los representantes
de la Entidad, el Director designar temporalmente y para el caso especfico a otro funcionario del mismo nivel
jerrquico.

Si se trata de uno de los representantes de los empleados, el funcionario postulado a la eleccin que siga en
votacin, participar en la sesin en la cual se deba debatir el caso que origin el impedimento.

12. RESPONSABILIDADES DEL CCL

1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan situaciones que puedan
constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.

2. Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se formule queja o reclamo,
que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la Entidad.

3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.

4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes involucradas, promoviendo
compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las controversias.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia
laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.

6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su
cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones
formuladas o la conducta persista, el Comit de Convivencia Laboral, deber remitir la queja a la alta
direccin de la Universidad, cerrar el caso y el funcionario puede presentar la queja ante el inspector de
trabajo o demandar ante el juez competente.

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8. Presentar a la alta direccin de la Entidad las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas
preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe anual de resultados de la gestin del
comit de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comit de Convivencia Laboral
a las dependencias de Recursos Humanos y seguridad y salud en el trabajo (SST) de la Entidad.

10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de las quejas,
seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a la alta direccin de la
Entidad.

NOTA 5. La administradora de riesgos laborales (ARL) presta acciones de asesora y asistencia tcnica para
el desarrollo de medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.

13. REGISTROS

Los registros que se derivan del presente instructivo son los siguientes:

Formato FGSST13 presentacin de quejas relacionadas con situaciones de presunto acoso laboral

Formato de Control de Asistencia, F GSO 09

Fecha de Aprobacin: Junio 30 de 2016

Revis:

______________________________________________
Silvia Constanza Ortiz Calderon
Coordinadora Grupo de Salud Ocupacional

Aprob:

______________________________________________
Fridcy Alexandra Faura Perez
Subdirectora de Recursos Humanos

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