Comit

Concepto: Es un grupo de individuos que trabajan en conjunto para resolver

alguna problemtica o llevar a cabo un proyecto. Un Comit puede ser definido
como un tipo de organizacin o comisin, formada con una misin especfica,
la cual generalmente est relacionada con la investigacin de un asunto, la
planificacin y ejecucin de una etapa o fase administrativa, o la preparacin
de un evento especfico.

Comits de lnea y de staff

Algunos comits asumen funciones administrativas, pero otros no. Si la

autoridad de un comit implica la toma de decisiones que afectaran a los
empleados dado que stos sern los responsables de ejecutarlas, el grupo
recibe el nombre de comit de lnea con funciones administrativas. Si su
relacin de autoridad con un superior es de asesora, se trata entonces de un
comit staff.

Importancia de los comits

Dentro del mbito administrativo, poltico y de la organizacin, la existencia de
los comits reviste gran importancia, pues estas entidades delimitadas y que
son formadas para misiones temporales- permiten la realizacin de importantes
funciones e investigaciones, sin que la ejecucin de estas tareas
extraordinarias afecte el normal desenvolvimiento de las tareas rutinarias de
una empresa o institucin.

Tipos de Comit

As mismo, la diversa cantidad de funciones que pueden asumir este tipo de

entidades hace que los especialistas en organizacin tambin distingan entre
distintos tipos de Comits. De esta forma, las ciencias administrativas han
decidido clasificar los distintos tipos de comits que existen, de acuerdo al
campo o rama en el cual se encuentran inscritos. A continuacin, una breve
descripcin de estos:

1. Comit Ejecutivo

Este comit por lo general lo componen las distintas figuras directivas de una
organizacin o empresa. En este sentido, y contando con la autoridad que les
dan sus cargos, el Comit Ejecutivo se encarga principalmente de la toma de
decisiones, durante el desarrollo de la etapa para la que ha sido formado,
aunque en algunos casos tambin pueden ser conformados de manera
permanente. As mismo, tiene facultad para dar solucin a algunos
inconvenientes organizativos.
 2. Comit financiero

Por su parte, dentro de una empresa o institucin tambin puede darse el caso
de tener un Comit Financiero, el cual estar conformado por personas
especialistas y encargadas del rea financiera, quienes estudiarn y decidirn
cul es la mejor manera de colocar en el mercado los excedentes lquidos de la
empresa, a fin de obtener rentabilidad, sin que en ningn momento la empresa
corra algn riesgo. As mismo, el Comit Financiero tendr bajo su
responsabilidad llevar al da las distintas cuentas, presupuestos y dems
asuntos contables de la empresa o institucin, por lo que en ocasiones tambin
es denominado Comit de Cuentas.

3. Comit de Personal

As mismo, algunas entidades, como los Congresos, Asambleas o Comits

Preparatorios, cuentan a su vez con un Comit de Personal, el cual est
conformado por un grupo de funcionarios, en competencia en Talento Humano,
cuya principal funcin es encargarse de la captacin, seleccin y contraccin
del personal requerido dentro de la entidad, a fin de garantizar de manera
adecuada el talento humano que se necesite para su correcto funcionamiento.

4. Comit cientfico

Aun cuando el trmino cientfico pudiese prestarse para algn tipo de

confusin, este tipo de comits son comunes durante la organizacin o
realizacin de determinados tipos de conferencias o congresos, y estn
conformados por un grupo de especialistas en la rama sobre la que se
desarrollar la actividad, cumpliendo con la funcin de convocar especialistas,
analizar las ponencias, proponer temas y actividades.

5. Comit de alimentos y bebidas:

Selecciona los mens del evento (desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre otros.)
Organiza los horarios para la alimentacin.
6. Comit de programas

Este comit presta apoyo al comit organizador en todo lo concerniente a la

estructuracin del programa general del evento. Principales funciones:

Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.

Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
Estructurar el programa tcnico

7. COMIT DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

 Se encarga de lo referente a la planificacin y logstica de las
actividades relacionadas con la celebracin del evento. Funciones:
Reservacin del centro de convenciones
Montaje de los salones.
Alquiler de equipos de sonido
Alquiler de todos los equipos audiovisuales
Reproduccin del material
Organizacin y contratacin del personal tcnico
8. Comit de promocin/ relaciones publicas:
Diseo y elaboracin del logotipo, afiche, programas, folletos,
papelera especial,
invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
Diseo y compra del impreso.
Elaboracin de pancartas
Actos de inauguracin y clausura.
Planificacin y coordinacin del protocolo con los medios de
comunicacin.
9. Comit de transporte: Coordina todo lo referente al transporte.
Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las
terminales.
Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del
evento

10. Comit de seguridad:

Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados
especiales como de los delegados y participantes.
Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la
empresa prestadora de servicios.
Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevencin
de incendios.
Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios

LA COORDINACIN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de
un evento y el xito tiene mucho que ver con el desempeo de excelentes
coordinadores de reas. Por ello su funcin principal es la de dirigir y
supervisar que los coordinadores de reas y su grupo cumplan con sus
obligaciones.

Roles fundamentales del Coordinador General:

a) Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y
nmero de participantes, tener una campaa publicitaria exitosa, tener
actividades creativas.
b) Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administracin y
operacin, antes, durante y despus del evento.

Funciones principales del coordinador general.

La mayor parte de stas las lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores
de rea y son:

1. Realizacin y desarrollo de la Convencin

Reclutar a los miembros del Comit Organizador.
Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
Establecer objetivos y metas.
Planificar, organizar, dirigir y controlar la realizacin y desarrollo general.
Supervisar el trabajo que realice el Comit Organizador, desde la
planificacin inicial hasta el trmino del evento.
Desarrollar un sistema eficiente de coordinacin y supervisin, para
garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un
espritu profesional y de calidad.
Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de
entregarse de tiempo completo.

2. Polticas, reglamentos, programas y procedimientos

Coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles
participantes.
Definir y elaborar las polticas, procedimientos y programa general junto al
resto de los Coordinadores de rea.
Redactar el reglamento general y uno tcnico adecuado a las
caractersticas especficas de cada evento, con la colaboracin de todas las
reas.
Elaborar el reglamento y programa tcnico junto con el Coordinador
Tcnico.

Un Patrocinio es una estrategia publicitaria en forma de convenio en la que

ambas partes involucradas reciben un beneficio. El patrocinio implica una
publicidad en un determinado lugar, el dueo de este sitio o cosa permite que
la publicidad sea colocada en encima, a la vista de todo espectador, cliente.
Este tipo de publicidad tiene un impacto favorable en el consumidor, ya que
para l es inevitable no sentirse atrado por la presencia de la marca en algn
objeto que para l es de preferencia.

Patrocinio o ayuda que recibe una persona, una entidad, un proyecto, etc., para
propiciar su desarrollo o su ejecucin.
La donacin es el acto que consiste en dar fondos u otros bienes materiales,
generalmente por razones de caridad. En algunos ordenamientos jurdicos est
regulada como un contrato.

Un plan de contingencia es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo.

Presenta una estructura estratgica y operativa que ayudar a controlar una
situacin de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas.

Plan de contingencia

El plan de contingencia propone una serie de procedimientos alternativos al

funcionamiento normal de una organizacin, cuando alguna de sus funciones
usuales se ve perjudicada por una contingencia interna o externa.

Esta clase de plan, por lo tanto, intenta garantizar la continuidad del

funcionamiento de la organizacin frente a cualquier eventualidad, ya sean
materiales o personales. Un plan de contingencia incluye cuatro etapas
bsicas: la evaluacin, la planificacin, las pruebas de viabilidad y la ejecucin.

Los especialistas recomiendan planificar cuando an no es necesario; es decir,

antes de que sucedan los accidentes. Por otra parte, un plan de contingencia
debe ser dinmico y tiene que permitir la inclusin de alternativas frente a
nuevas incidencias que se pudieran producir con el tiempo. Por eso, debe ser
actualizado y revisado de forma peridica.

Un plan de contingencia tambin tiene que establecer ciertos objetivos

estratgicos y un plan de accin para cumplir con dichas metas.

En concreto podemos establecer que todo plan de contingencia tiene que estar
conformado a su vez por otros tres planes que sern los que establezcan las
medidas a realizar, las amenazas a las que se hace frente y el tiempo de
establecimiento de aquellas.

En primer lugar, est el plan de respaldo que es aquel que se encarga de

determinar lo que son las medidas de prevencin, es decir, las que se tienen
que llevar a cabo con el claro objetivo de evitar que pueda tener lugar la
materializacin de una amenaza en concreto.

En segundo lugar, tambin integra al proyecto de contingencia lo que es el plan

de emergencia que, como su propio nombre indica, est conformado por el
conjunto de acciones que hay que llevar a efecto durante la materializacin de
la amenaza y tambin despus de la misma. Y es que gracias a aquellas se
conseguir reducir y acabar con los efectos negativos de aquella.
Y en tercer lugar est el plan de recuperacin que se realiza despus de la
amenaza con el claro objetivo de recuperar el estado en el que se encontraban
las cosas antes de que aquella se hiciera real.

Es mejor planificar cuando todava no es necesario.

Los responsables de la Planificacin, deben evaluar constantemente los

planes creados del mismo modo debern pensar en otras situaciones
que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia esttico se queda
rpidamente obsoleto y alimenta una falsa sensacin de seguridad, solo
mediante la revisin y actualizacin peridicas de lo dispuesto en el Plan
las medidas preparatorias adoptadas seguirn siendo apropiadas y
pertinentes.

Toda planificacin de contingencia debe establecer objetivos estratgicos

as como un Plan de accin para alcanzar dichos objetivos. A
continuacin veremos las diferencias fundamentales entre una
Planificacin de la Contingencia y la planificacin de los objetivos:

La planificacin de la contingencia implica trabajar con hiptesis y

desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificacin.

La planificacin de objetivos ya se conoce el punto de partida y se basar

en la evaluacin de las necesidades y recursos.
Un Plan de Contingencia debe ser exhaustivo pero sin entrar en
demasiados detalles, debe ser de fcil lectura y cmodo de actualizar.
Debemos tener en cuanta que un Plan de Contingencia, eminentemente,
debe ser Operativo y debe expresar claramente lo que hay que hacer,
por quien y cuando.

Toda Planificacin debe tener en cuenta al personal que participar

directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos
que operativamente participaran en el accidente. Debemos tener en
cuenta los procedimientos para la revisin del Plan, quien lo actualizar y
como, esa informacin, llegara a los afectados.

El Plan de Emergencia

Una Planificacin de Contingencias debe ser tambin un Plan de

Emergencia que contenga los siguientes elementos:

a) Identificacin del escenario

b) Objetivos operativos
c) Medidas que se deben adoptar
d) Investigacin
e) Conclusiones

Objetivos Generales
a) Minimizar las perdidas
Objetivos Particulares
b) Gestin y coordinacin global, asignacin de responsabilidades
c) Activacin del Plan de Emergencia
d) Minimizar las perdidas

Contenido del Plan de Contingencia

a) La naturaleza de la contingencia
b) Las repercusiones operativas de la contingencia
c) Las respuestas viables
d) Las implicaciones financieras de las respuestas
e) Cualquier efecto en otro proceso

Se debern valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la ms

intuitiva y sin embargo una de las ms importantes ya que sienta las
bases de toda la planificacin posterior. Para establecer escenarios es
necesario formular distintas hiptesis, aunque estas se basen en todos
los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de
imprevisibilidad.

Debe ser un documento vivo, actualizndose, corrigindose, y

mejorndose constantemente. No se trata de un documento que deba
ser revisado exhaustivamente y en fechas fijas, sino de un documento
que est en permanente estado de cambio, esto es, en mejora continua.

Los planes de contingencia debern ser realistas y eficaces. Deber

existir un mecanismo para determinar qu plan de contingencia
alternativo se instrumentar, tomando en consideracin la eficiencia
con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con
respecto a otros objetivos es secundario.
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Fuente:
Publicado en http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm
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Datos generales para elaborar un Plan de
Contingencias:
1) Elaborar una deteccin de riesgos generales de la localidad en la que
se encuentra la empresa o institucin que se trate. Esto se conoce como
Anlisis de Riesgos.

2) El plan debe tener informacin previa o una introduccin que contenga

lo siguiente: lugares fsicos, con mapas del inmueble, actividades que ah
se realizan, miembros que la forman, recursos con los que cuenta,
empresas y otros inmuebles que la circundan.

3) Organizacin y estructura para la atencin de emergencias:

organigramas de comits de emergencias, brigadas de emergencias,
servicios mdicos, servicios de apoyo internos y externos como polica,
bomberos, servicios mdicos, transporte, etc. Debe quedar muy claro
quien toma las decisiones y el nivel de delegacin en cada situacin o
contingencia.

4) En base al Anlisis de Riesgos, se tendr una seccin con las

instrucciones de qu hacer en cada una de las emergencias posibles
encontradas, como: incendios, sismos, inundaciones, robo con violencia,
etc. Cada uno de los riesgos deber tener las instrucciones para:
empleados, mandos medios y comits de ejecutivos, qu deben hacer
cada uno de ellos en general.

5) Secciones de anexos con: mapas y rutas de evacuacin, datos

personales de emergencia de todos los miembros de la asociacin y
telfonos de contactos importantes para la atencin de las emergencias.

DIFERENCIAS ENTRE PATROCINIO Y AUSPICIO Y SPONSOR 1.

PATROCINIO:

Participacin de una persona fsica o jurdica en la financiacin directa o

indirecta de actividades sociales, culturales, deportivas o de otro tipo o en su
difusin audiovisual. Acto de patrocinar algo o a alguien: El concierto se
realiz bajo el patrocinio de la embajada de Argentina. NO involucra el
desembolso de recursos econmicos por parte de la institucin que entrega el
apoyo.

Cmo solicitarlo?

Los patrocinios se solicitan mediante una carta, a la que se acompaa una

descripcin breve, aunque lo ms completa posible, del proyecto que busca
respaldo y antecedentes del o los ejecutantes, sean instituciones o personas
naturales.

Obligaciones del patrocinador

La carta que concede el patrocinio, puede incluir segn necesidad del

patrocinado:

La mencin de la institucin patrocinada y de uno o ms ejecutantes

destacados,

Una breve descripcin del proyecto y de los mritos que lo hacen merecedor
del apoyo, y

Una recomendacin directa en la que pide el apoyo de otras instituciones.

2.

AUSPICIO:

Un auspicio es un aval que se puede solicitar desde la organizacin de un

evento a entidades pblicas o privadas con el fin de darle jerarqua al
encuentro que estamos organizando. A diferencia de un patrocinio o
auspiciante corporativo, no es una relacin comercial la que se establece, sino
que es institucional, ya que es un nombramiento firmado por la autoridad de
esa entidad.

Quines otorgan auspicios?

Ministerios (Salud, Economa, Educacin, etc)

Secretaras y Subsecretaras

Municipios

Entidades afines a la temtica (Asociaciones, Sociedades, Fundaciones, ONG)

Facultades afines de las distintas Universidades pblicas y privadas En el caso

de eventos regionales o internacionales se puede sumar la declaracin de
inters desde la Secretara de Turismo, quien adems provee material de
difusin gratuito del pas o ciudad sede para que sea difundido entre los
asistentes al evento durante la etapa de promocin Si se va a solicitar un
auspicio a alguna institucin pblica, hay que tener en cuenta que se tiene que
solicitar con bastante anticipacin, ya que por cuestiones burocrticas, tienen
plazos de respuesta bastante extensos que pueden llegar a demorar entre uno
y hasta tres meses. Dependiendo de cada entidad, se tiene que presentar una
determinada documentacin (una carta de presentacin y algn folleto con el
anuncio del evento) generalmente a travs de mesa de entrada en el lugar, es
importante averiguar con anticipacin si se debe completar adems algn
formulario tipo con firma de las autoridades del evento. En relacin a las
instituciones privadas, generalmente el otorgamiento de un auspicio no demora
ms de una semana y muchas veces puede solicitarse por e-mail o por fax.

3.

SPONSOR:

Un
sponsor

es un

patrocinador

. Es una persona o una organizacin que patrocina, apoya o financia una

actividad o proyecto, habitualmente con fines publicitarios. Por ejemplo,
'Transportes Herrero ser el sponsor del partido benfico'. La palabra 'sponsor'
procede del ingls y sta del latn

sponsor

(fiador, auspiciador). En ocasiones aparece adaptada como 'espnsor'. Se

prefiere la utilizacin de la palabra espaola 'patrocinador' y sus derivados:
'patrocinar' en vez de '(e) sponsorizar' y 'patrocinio'

en lugar de '(e)sponsorizacin'. En muchos pases de Amrica Latina se utilizan

las palabras 'auspiciador', 'auspiciar' y 'auspicio'.

El sponsor y la gestin de proyectos

En organizacin empresarial, se suele entender que el sponsor o patrocinador

de un proyecto a la persona o grupo de personas que defienden un proyecto y
se encargan de otorgar o conseguir financiacin. La figura del sponsor de un
proyecto est ligada a la del gerente del proyecto, que sera el responsable de
gestionar el proyecto.

El sponsor en la Publicidad

En el mundo de la empresa, es habitual el patrocinio o la sponsorizacin como

estrategia publicitaria y comercial. Un sponsor puede ser una persona, una
empresa o una institucin. Habitualmente se utiliza un sponsor en eventos
deportivos y culturales. Por ejemplo, la Primera Divisin de Ftbol de Mxico se
conoce desde 2013 como Liga Bancomer MX. Otros ejemplos son el nombre
del estadio del equipo alemn de ftbol del Bayern de Mnich (llamado Allianz
Arena). Con este tipo de actuaciones se pretende, entre otras cosas, que los
potenciales consumidores asocien su marca a las caractersticas positivas del
equipo, evento, jugador, etc. que patrocinan. Adems, con el patrocinio de
determinadas actividades, el sponsor difunde una imagen positiva por su labor
social (por ejemplo, una marca que patrocina una carrera solidaria o un partido
benfico).

El sponsor y el mecenas

En ocasiones la sponsorizacin o patrocinio se puede confundir con el

mecenazgo. Sin embargo, la accin del mecenas no pretende alcanzar
beneficios comerciales directos mientras que la labor del sponsor va
encaminada a la obtencin de beneficios. En algunos lugares, las donaciones
econmicas por parte de empresas a organizaciones sociales conllevan una
reduccin de impuestos y en algunos casos se identifican como una forma de
sponsorizacin.