INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL

Una Planilla Electrnica es una disposicin rectangular de elementos (Matriz o Tabla) que
est organizada sobre la base de filas y columnas. Las filas se encuentran enumeradas de
forma correlativa, partiendo del 1 y terminando en el 1.048.576. Las columnas aparecen
identificadas con letras de van desde la A, B, C...Z, AA, AB, AC,.... etc., y as hasta llegar a
la XFD, es decir, tenemos un total de 16.384 columnas.

A la interseccin de una fila con una columna se le denomina CELDA, lugar en el

cual se puede almacenar algn tipo de dato.
Columna

A B C
1
Fila 2 Celda
3

Como se ha visto, la Planilla Electrnica contiene una gran cantidad de celdas, es

por ello que a cada una se le identifica por lo que se denomina DIRECCION DE
CELDA. Esta direccin de celda esta compuesta por la letra de la columna y el nmero de
la fila, ejemplo:

Direcciones de Celdas Vlidas:

A1 - A2 - B3 AA56
Tenemos as la primera celda de nuestra planilla ser la A1, y la ltima ser la IV65536

Es importante tener claro este concepto de direccin de celda, puesto que en todo
momento deberemos trabajar con ellas, sobre todo a la hora de crear frmulas y clculos, en
donde hacemos referencia a los datos por medio de la DIRECCION DE CELDA.

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Rango de Celdas:

As como siempre deberemos tener presente las direcciones de celda, hay otro
concepto que es muy utilizado en las planillas, este es el RANGO o BLOQUE DE
CELDAS.

Este se entiende como un conjunto de celdas que pueden ser un columna o una
porcin de ella, una fila o parte de ella, una celda, un rea rectangular de la planilla o toda
la Planilla Electrnica. Ejemplos de Bloques de Celda son:

A2:A6 A4:C4 A2:C8

A cada bloque o rango de celda se le identifica por las direcciones de la primera y ltima
celda de que esta conformado (como en el ejemplo de la pgina anterior), ambas separadas
por dos puntos.

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 INTRODUCCION DE DATOS A LA PLANILLA

Antes de comenzar a ingresar datos en la planilla es recomendable organizar la

informacin en filas y columnas, puesto que ello nos facilitara la creacin de la planilla al
momento de realizarla en el computador.

La forma de introducir datos en la planilla es sencilla. El procedimiento a seguir es

tan simple como ubicarse en la celda deseada, teclear el dato (texto, nmero, frmula) y
luego pulsar la tecla ENTER o cualquiera de las teclas de control de cursor.

Los tipos de datos que puede contener una planilla son:

- Rtulos: que corresponden a contenidos alfabticos o alfanumricos.

- Valores: que corresponden a contenidos numricos, por lo tanto estn constituidos por
los dgitos, el signo de puntuacin (. o ,) y el signo del nmero (+ o -).

- Frmulas: que corresponden a expresiones aritmticas que relacionan celdas y/o

valores.

El Sistema, automticamente, reconoce cuando el usuario est trabajando con uno u

otro tipo de dato, segn sea la naturaleza del primer smbolo que se digite.

Si estamos trabajando con un rtulo, seguramente el primer signo que digitaremos

ser una letra; entonces, el programa asume que el resto de los caracteres sern
alfanumricos. De manera anloga se procede con los nmeros.

Ejemplo:

ARTICULO, TOTAL, BULNES 444, etc.

En el caso particular de las frmulas, para que el programa las diferencie de los
otros tipos de datos, se debe anteponer el signo igual ( = ).

Ejemplo:

=200+10
=A1+A2

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 Una celda tiene la capacidad de almacenar un total de 255 caracteres (letras,
nmero, smbolos). Se debe tener en cuenta que la capacidad de almacenar caracteres no es
lo mismo que los caracteres que se despliegan por cada columna. Por defecto cada columna
tiene predeterminado un ancho de nueve (9) caracteres, con lo que cada celda podr mostrar
en pantalla nueve caracteres, a menos que la celda inmediatamente siguiente, hacia la
derecha, no contenga informacin, con lo cual los caracteres se desplegaran en ese espacio.
Sin embargo el ancho de cada columna se puede cambiar, este ancho puede variar entre 0 y
255 espacios.

REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e
indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea
utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una
hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas.

Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a
otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se
denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan
referencias remotas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que
rotula las columnas con letras (desde A hasta XFD, en un total de 16.384 columnas) y las
filas con nmeros (del 1 al 1.048.576). Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra
de columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la
interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas,
introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a
continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A
continuacin, se muestran algunos ejemplos de referencias.

Para hacer referencia a Utilice

La celda en la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. B15:E15

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 Segn la tarea que se desee ejecutar en Microsoft Excel, pueden utilizarse
referencias relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posicin de
la frmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen
referencia a las celdas ubicadas en una posicin especfica. Para obtener ms informacin
acerca de las referencias de celda absolutas y relativas, haga clic en .

Diferencia entre referencias relativas y absolutas:

Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se

basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente
ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda
por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas.

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, se actualizarn las

referencias en la frmula pegada y se har referencia a diferentes celdas relativas a la
posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6 se ha copiado en
la celda B7. La frmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, que hace referencia a la celda
que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una frmula en una celda
diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5
por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, cambiarn ambas
referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de
dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una
referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a
continuacin:

=A5*$C$1

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 MOVER O COPIAR UNA FRMULA

Si se mueve una frmula, las referencias de celda no cambiarn. Si se copia una

frmula, las referencias absolutas de celda no cambiarn; las referencias relativas de celda
cambiarn.

Pasos a seguir para copiar una frmula:

1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desee copiar.
2. Haga clic en el botn copiar o en Edicin-Copiar.
3. Marque o seleccione las celdas donde desea poner la misma frmula.
4. Haga clic en el botn pegar o en Edicin-Pegar.

Tambin pueden copiarse frmulas en celdas adyacentes utilizando el controlador de

relleno. Seleccione la celda que contenga la frmula y, a continuacin, arrastre el
controlador de relleno al rango que desee rellenar.

El Controlador de Relleno es un Pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior

derecha de la seleccin. Cuando se seala con el puntero el controlador de relleno, ste
cambiar a una cruz negra. Para copiar el contenido en las celdas adyacentes o para rellenar
una serie de datos, arrastre el controlador de relleno.

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 FUNCIONES

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores
especficos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis.
Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PROMEDIO
calcula el promedio de los nmeros entregados como argumentos.

Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o referencias de celda.
El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos
pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.

La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un

parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de
cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la
funcin.

Otros Ejemplos:

=SUMA(A1:A10)
=SUMA(C10:H10)
=PROMEDIO(F5:F15)

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 DEFINICIN DE ALGUNAS FUNCIONES

SUMA: =SUMA(rango_de_celdas)

- Permite sumar todos los nmero indicados como argumento de la funcin.

PROMEDIO: =PROMEDIO(rango_de_celdas)

- Permite calcular el promedio de los nmero indicados como argumento de la funcin.

CONTAR: =CONTAR(rango_de_celdas)

- Permite contar el nmero de elementos contenidos en el rago de celdas indicado.

MAX: =MAX(rango_de_celdas)

- Permite determinar cual es el nmero mayor o mximo, entre los indicados en el rango
de celdas.

MIN: =MIN(rango_de_celdas)

- Permite determinar cual es el nmero menor o mnimo, entre los indicados en el rango
de celdas.

REDONDEAR: =REDONDEAR(nmero;decimales)

- Permite redondear un nmero al nmero de decimales deseado.

Ejemplo:

=REDONDEAR(100,5897;2) dara como resultado 100,59.

=REDONDEAR(A5,1) esta funcin redondeara a un decimal el nmero contenido en la

celda A5.

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Tipos de Datos en la Planilla Electrnica:

Alfanumrico: Todo tipo de texto que incluya letras, nmeros, smbolos,

etc. (A...Z, 0...9, .,-.....).
(10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675)

Numrico: Cualquier grupo o serie de dgitos numricos.

Constante.
(0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e)

Fecha - Hora: Todo tipo de dato que represente la hora o fecha

(21/04/99, Jun-99,21-Abr-99, 9:00 p. 8:00 a.)

Frmulas: Combinacin de Nmeros, operadores matemticos, y

funciones. (=A1+A2, =B1*A1, =300*5, =500/5, etc.)

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 FRMULAS EN LA PLANILLA ELECTRNICA

Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de

las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de
frmulas.

Operadores de clculo de las frmulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de
clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma,
resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.

Operador aritmtico Significado Ejemplo

+ (signo ms) Suma 3+3

- (signo menos) Resta 3-1
Negacin 1
* (asterisco) Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua) Divisin 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico

VERDADERO o FALSO.

Operador de comparacin Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1

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Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las

operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una
frmula contiene operadores con el mismo precedente (multiplicacin y divisin) Excel
evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin,
escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.

Operador Descripcin
() Parntesis
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicacin y divisin
+y Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
= < > <= >= <> Comparacin

AYUDA MEMORIA PARA LA CREACION DE FORMULAS

Operacin Con Nmeros Con Direcciones de Celda

Sumar dos nmeros =20+20 =A1+A2

Restar dos nmeros =100-50 =B5-B6
Multiplicar dos nmeros =250*5 =C5*C6
Dividir dos nmeros =500/10 =D24/D30
Calcular el 10% de 1500 =1500*10% =B10*10%
Calcular el promedio de tres =(70+45+50)/3 =(A1+A2+A3)/3
nmeros =PROMEDIO(A1:A3)
=SUMA(A1:A3)/3
Sumar un rango de valores =SUMA(B10:F10)
Promediar un rango de =PROMEDIO(B10:F10)
valores
Aproximar un nmero a dos =REDONDEAR(2,567;2) =REDONDEAR(A5;2)
decimales
Redondear un nmero a cero =REDONDEAR 2,567;0) =REDONDEAR(A5;0)
decimal (sin decimales)

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 Mensajes de error ms frecuentes
Cuando una frmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica
cul es el fallo cometido:

#valor!

En el primer caso (#VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la frmula algunos
caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numrico
sino de texto.

Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal.
Microsoft Excel y sus formatos numricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por
ejemplo, la parte entera de un nmero, del decimal, que dependen de la versin en uso. Emplear
otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicacin lea como texto lo que debera
ser un nmero.

Para solucionar este problema hay que asegurarse de cul es la formula correcta para la versin en
uso, y asegurarse de que, en las opciones, est especificado el idioma correcto para formatos
numricos, teclado, etc.

#div/0!

El segundo caso (error del tipo #DIV/0!) se corrige cambiando la frmula, considerando que
hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es
una casilla en blanco.

#ref!

El error del tipo #REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una frmula con
referencias relativas, se estn tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de
clculo.

######

Si despus de una operacin aparecen los smbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no
cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los
resultados.

#Nombre?

Este error quiere decir que hay algn error en el enunciado de la frmula, algn espacio o alguna
letra incorrecta.

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 VENTANA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL 2010

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