CARACTERIZACION DE PROCESO CODIGO: 60.038.

01-008-10

Fecha: 23/10/2012
CONTROL INTERNO Reviso y Aprob:
ASESOR DE CONTROL
INTERNO

PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO

CONTROL INTERNO JEFE DE OFICINA ASESOR DE CONTROL INTERNO EVALUACIN Y CONTROL
PROPOSITO
Definir la metodologa para controlar y evaluar la calidad de la gestin Gerencial en todos los niveles, en el cumplimiento de los objetivos, en trminos de logro de las metas institucionales,
fomentando en la entidad la cultura del autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad, el servicio integral al cliente o usuario, garantizando el cumplimiento de la Constitucin, las
Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas tcnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000
ALCANCE
Aplica para las actividades de verificacin realizadas por parte del oficina asesora de control interno del Instituto.

PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE

PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS PH ACTIVIDADES DEL PROCESO RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS VA (METODOS- DOCUMENTOS) REGISTROS
SALIDA
PLANIFICACION Y DOCUMENTACION DE LAS ACTIVIDADES DEL Manual del Sistema de
NORMA ISO- Procedimientos. CONTROL INTERNO
PROCESO: CONTROL INTERNO Gestin de Calidad
9001:2000 Registros.
Participar en la elaboracin de los Procedimientos, registros, JEFE DE OFICINA ASESOR Manual de Procedimientos
CLIENTES REQUISITOS Mapa de Procesos. PLANEACION,
caracterizacin, Mapa de procesos y en general los diferentes DE CONTROL INTERNO
Control Interno Necesidades de los
P documentos del proceso con el fin de lograr su eficaz implemtacion y
Documentos del S.G.C. relacionados
con el proceso
MEJORA
ADMINISTRACIN
Y
mantenimiento en el S.G.C.
clientes y los diferentes Cuadro de Indicadores de Gestin. DEL S.G.C
procesos relacionados Plan de accin.
Participar en la definicin de metas de captacin y colocacin de
recursos financieros y sus tasas

TODOS
PROCESOS
LOS
DEL
Diferentes actividades P PLANEAR Y EJECUTAR EL CRONOGRAMA ACTIVIDADES DE JEFE DE OFICINA ASESOR Plan anual de la oficina Asesora de Plan Anual Cronograma CONTROL INTERNO
del Idesan CONTROL INTERNO DE CONTROL INTERNO control Interno de Actividades.
IDESAN H
COORDINACION Y SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS,
Resultados de
ELABORACION DE PROGRAMA DE AUDITORIAS AL SISTEMA DE
auditorias anteriores
CONTROL INTERNO. Indicador de Gestin
TODOS LOS Programa de auditorias del S.G.C.
JEFE DE OFICINA ASESOR TODOS LOS
PROCESOS
IDESAN
DEL Importancia
procesos
de
reas
los
a
P Realizar el programa de auditorias, junto con el equipo de Auditores DE CONTROL INTERNO
Planes de auditoria Interna
Registros de auditoria Interna
PROCESOS
Internos, definiendo fechas, seleccin de auditores, tipo de auditoria,
auditar.
procesos a auditar de acuerdo con el procedimiento 60.027.02-007
Auditorias Internas del S.G.C,

Misin, Visin, Poltica,

Gestin gerencial y Objetivos de calidad, Reorganizacin operativa,
Estrategia Empresarial. Plan de IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO conocimiento y apropiacin de la
implementacin y H PARA EL S.G.C. JEFE DE OFICINA ASESOR Poltica de calidad, objetivos, misin Manual del Sistema de
CONTROL INTERNO
Planificacin, Mejora y mejoramiento del DE CONTROL INTERNO y visin del instituto por parte de los Gestin de calidad.
administracin del S.G.C S.G.C, funcionarios.

Caracterizacin Proceso: 60.038.01-008-10 Pgina 1 de 5 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS PH ACTIVIDADES DEL PROCESO RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS VA (METODOS- DOCUMENTOS) REGISTROS
SALIDA
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

La Oficina de Control Interno es responsable de realizar la Evaluacin

del Sistema de Control Interno observando siempre un criterio de
independencia frente a la operacin y la autonoma de los actos de la
administracin.

REALIZAR EVALUACIONES EVENTUALES INDEPENDIENTES

Informes de evaluacin de control
Como una herramienta de apoyo a la Evaluacin del Sistema de GESTIN GERENCIAL
Interno.
Control Interno, la Oficina de Control Interno puede realizar Informes Reporte de hallazgos de Y ESTRATEGIA
Cuentas y Informes de Evaluaciones Eventuales
de Evaluacin Eventuales, que permitan establecer los mecanismos Auditoria. EMPRESARIAL.
Todos los procesos del comprobantes de JEFE DE OFICINA ASESOR Comunicaciones escritas con las
S.G.C. Egresos con sus H para definir los acuerdos sobre Planes de Mejoramiento, los cuales,
se disean conjuntamente con los servidores del nivel directivo
DE CONTROL INTERNO observaciones y recomendaciones
TODOS LOS
soportes Solicitud de acciones correctivas y/o
responsables de los procesos y el rea organizacional PROCESOS DEL
preventivas cuando se requiera.
correspondiente. S.G.C
Planes de Mejoramiento.
Revisin de comprobantes de Comprobantes de egreso
Verificacin estados de Cartera de los diferentes clientes
Revisin de conciliaciones bancarias
Arqueos de Tesorera y caja menor, Confrontaciones de Boletines
diarios , con lo registrado en el sistema
Verificacin del proceso de contratacin y ejecucin
Observacin directa, inspeccin de bienes y documentos
Seguimiento al plan de accin.

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

REALIZAR AUIDITORIAS INTERNAS

Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemtico,

objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados del Idesan. As mismo, permite emitir juicios basados en
evidencias sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los GESTIN GERENCIAL
Informe de Auditoria Interna
resultados obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de Y ESTRATEGIA
Planes de Mejoramiento, Solicitudes
inters. EMPRESARIAL.
Todos los procesos del Programa de Auditorias JEFE DE OFICINA ASESOR de accin correctiva, preventiva. Informe de Auditoria
S.G.C. Planes de Auditoria H La Auditora Interna se constituye en una herramienta de
DE CONTROL INTERNO Reporte de hallazgos e auditoria revisado por la Gerencia.
TODOS LOS
retroalimentacin del Sistema de Control Interno, que analiza las PROCESOS DEL
debilidades y fortalezas del control, as como el desvo de los avances S.G.C
de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y
operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular
recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a
partir de evidencias, soportes, criterios vlidos, y servir de apoyo a los
Directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se
obtengan los resultados esperados.

ASESORIA PARA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE PLANES

DE MEJORAMIENTO, Institucional, por procesos e individual.
GESTIN GERENCIAL
Y ESTRATEGIA
La oficina de control interno asesora en el conjunto de Elementos de Seguimiento a Planes de
Informes de Auditoria al Indicadores de Gestin. EMPRESARIAL.
Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias JEFE DE OFICINA ASESOR Mejoramiento.
sistema de Control
interno
H para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control DE CONTROL INTERNO
Planes de Mejoramiento
actualizados. TODOS LOS
Interno y en la gestin de operaciones, que se generan como Avance de planes de mejoramiento
PROCESOS DEL
consecuencia de los procesos de Auto evaluacin, de Evaluacin
S.G.C
Independiente y de las observaciones formales provenientes de los
rganos de Control.

Caracterizacin Proceso: 60.038.01-008-10 Pgina 2 de 5 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS PH ACTIVIDADES DEL PROCESO RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS VA (MTODOS- DOCUMENTOS) REGISTROS
SALIDA
GERENCIA,
Comunicaciones escritas.
ANLISIS, ESTUDIO, OBSERVACIONES, RECOMENDACIONES, CONTRALORA
Solicitud de acciones correctivas y/o
Informacin, soportes, ASESORIA, INFORMES DE LA CONTRALORIA: DEPARTAMENTAL,
preventivas cuando se requiera.
documentos. CONSEJO NACIONAL
Todos los procesos del JEFE DE OFICINA ASESOR
S.G.C.
Informes de auditoria
de la contralora
H Contralora Departamental (Inf. Control Interno) Anual.
Consejo Nacional de Control Interno (Avance del Sistema de
DE CONTROL INTERNO Informes.
Informes DE
INTERNO,
CONTROL

Departamental evaluacin) Anual. CONTADURA

Avance de planes de Mejoramiento
Informe Gestin Act. De control interno c/ 4 meses GENERAL DE LA
de la contralora
NACIN Y OTROS.

INFORME DEL AVANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Pagina Web.
Todos los procesos del DAFP. JEFE DE OFICINA ASESOR Informes de Avance del sistema de
S.G.C. Informes de Avance del H Consejo Nacional de Control Interno (Avance del Sistema de
evaluacin) Anual.
DE CONTROL INTERNO Control Interno.
Informes, Oficio Remisorio.
S.C.I.
Informe Gestin Act. De control interno c/ 4 meses a la Gerencia.

Cronograma de Actas
Todos los procesos del PARTICIPACIN Y ELABORACIN DEL COMIT DE CONTROL JEFE DE OFICINA ASESOR
S.G.C.
actividades de control
interno
V INTERNO DE CONTROL INTERNO
Actas de Comit de Control Interno CONTROL INTERNO

GESTIN GERENCIAL
Y ESTRATEGIA DE LA
Mapa de Riesgos de la
ADMINISTRACIN Y GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO Mapa de Riesgos de la Entidad ENTIDAD
Entidad
Planeacin, mejora y actualizado Revisin por la Direccin.
JEFE DE OFICINA ASESOR
administracin del S.G.C
Manual de H Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos del proceso,
generando acciones preventivas y diseando controles para reducir
DE CONTROL INTERNO
Acciones Preventivas y planes de Indicadores de gestin.
PLANEACIN Y
MEJORAMIENTO DEL
Administracin del
perdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. mejoramiento. S.G.C.
Riesgo
CONTROL INTERNO

GESTIN GERENCIAL
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL Y ESTRATEGIA DE LA
Comit de Coordinacin ENTIDAD
Comit de Coordinacin Cuestionario Auto Realizar la auto evaluacin del control teniendo en cuenta la encuesta, JEFE DE OFICINA ASESOR Cuestionario Auto evaluacin del de Control Interno.
de Control Interno. evaluacin del Control V y verificar la existencia de cada uno de los elementos de control as DE CONTROL INTERNO Control diligenciado para procesar. PLANEACIN Y
como evaluar su efectividad en el proceso, rea responsable y la MEJORAMIENTO DEL
entidad S.G.C.

Fichas Tcnicas de
Indicadores.
Manual de Sistema de
Planeacin, mejora y
Evaluacin y Control
administracin del S.G.C V relacionados con el proceso, calificarlos de acuerdo a la Gestin
Procedimientos.
Reglamentos,
Requisitos legales
CONTROL INTERNO
GESTIN GERENCIAL
Y ESTRATEGIA DE LA
AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN DEL PROCESO
ENTIDAD
Informe de Autogestin del proceso
Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestin JEFE DE OFICINA ASESOR
DE CONTROL INTERNO
Indicadores de Gestin
Revisin por la Direccin
PLANEACIN Y
MEJORAMIENTO DEL
realizada comparndolo con las metas establecidas, presentando
S.G.C.
informe Cuadro de Mando
CONTROL INTERNO
Informe de Indicadores

ELABORACIN DE INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO JEFE DE OFICINA ASESOR

Control Interno Datos V Recopilar datos, procesar indicadores y realizar anlisis DE CONTROL INTERNO
Indicadores de Gestin GERENCIA

DESARROLLAR ACTIVIDADES DE CORRECCION Y Planes de mejoramiento del proceso

Problemas potenciales MEJORAMIENTO DEL PROCESO JEFE DE OFICINA ASESOR Planes de Mejoramiento Individual Carpeta de acciones
Control Interno
y reales A DE CONTROL INTERNO Acciones correctivas correctivas. CONTROL INTERNO
Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el Acciones preventivas
proceso

Caracterizacin Proceso: 60.038.01-008-10 Pgina 3 de 5 Cod Fto: 60.038.02-014-03

PROCESOS CON LOS QUE
Este proceso interacta con todos los procesos del S.G.C. para verificar su eficacia.
INTERACTUA:

RECURSOS: Oficina, computador, software, personal, instalaciones.

RIESGOS : Ver Mapa de Riesgos de la Entidad

PARAMETROS DE CONTROL Y
Auditorias Internas, Revisin por la direccin, Indicadores de gestin, procedimientos
MEDICION:

REQUISITOS DEL CLIENTE: Servicio oportuno y amable, Confiabilidad y respaldo del instituto, Tasas y plazos competitivos, Agilidad en los
tramites, Informacin oportuna y veraz, Rendimiento de capital, Desarrollo socioeconmico, Proyeccin social.

REQUISITOS DE LA ORGANIZACIN: Manual de Calidad, Manual de Crdito, Manual de Administracin de Riesgo, Procedimientos, Estatuto
Orgnico.

REQUISITOS LEGALES: Ley N 87 de 1993 Normas para el desarrollo del control interno, Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno, Circular N02 del 2004 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno sobre elaboracin
REQUISITOS y presentacin Informe anual 2004, Resolucin 292 de la Contralora general de Santander del 28 de abril del 2004 sobre rendicin de cuentas, Ley
1599 del 20 de mayo del 2005 MECI-1000

REQUISITOS ISO: 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

REQUISITOS NTC-GP-1000: 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

REQUISITOS MECI-1000: 3.2 , 3.2.1, 3.2.2, 3.3.1, 3.3.2, 3.2.3, 5.5, 6.3

DOCUMENTOS RELACIONADOS
Manual de Calidad, Manual de Administracin de Riesgo, Manual de Riesgo Crediticio, Manual de Crditos por Libranza, Manual de
Contratacin, Manual de Polticas de Inversin de Excedentes, Manual de Evaluacin y Control de la Gestin, Manual de Perfiles y
Responsabilidades, Manual de procedimientos.
60.027.02-001 Creacin y Elaboracin de Documentos del S.G.C, 60.027.02-002 Control de documentos del S.G.C,
60.027.02-003 Control de Registros del S.G.C, 60.027.02-004 Acciones Correctivas y preventivas mediante planes de mejoramiento
60.027.02-006 Control del producto No Conforme, 60.027.02-007 Auditorias Internas del S.G.C , 22.027.02-024 Realizacin de control interno y de
gestin, 22.027.02-025 Revisin de operaciones administrativas y financieras, 22.027.02-053 Elaboracin y presentacin de Informes de control Interno

Caracterizacin Proceso: 60.038.01-008-10 Pgina 4 de 5 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO: CONTROL INTERNO

OBJETIVO INDICADOR TIPO FRECUENCIA RESPONSABLE

%CUMPLIMIENTO ASESOR DE CONTROL

PROGRAMA EFICACIA TRIMESTRAL INTERNO
CONTROL
2.5.1 Lograr la eficacia, eficiencia INTERNO
y efectividad de las actividades y
procesos, a travs del desarrollo % EFICACIA AL
de una cultura de mejora CIERRE DE ASESOR DE CONTROL
continua. ACCIONES EFICACIA TRIMESTRAL INTERNO
CORRECTIVAS-
CONTROLINTERNO
# NO
CONFORMIDADES
ASESOR DE CONTROL
AUDITORIAS EFECTIVIDAD TRIMESTRAL
INTERNO
INTERNAS-
CONTROLINTERNO

% AVANCE
GENERAL DE LOS EFICIENCIA TRIMESTRAL ASESOR DE CONTROL
PLANES DE INTERNO
MEJORAMIENTO

% EFICIENCIA
2.5.5 Ser una entidad AVANCE PLAN DE ASESOR DE CONTROL
EFICIENCIA TRIMESTRAL
confiable, actuando bajo los MEJORAMIENTO- INTERNO
principios de tica y CONTROLINTERNO
transparencia.
# NO
CONFORMIDADES
AUDITORIA
ASESOR DE CONTROL
ENTIDADES EFECTIVIDAD TRIMESTRAL
INTERNO
GUBERNAMENTAL
ES EXTERNAS-
CONTROLINTERNO
# De no
conformidades
Auditorias ASESOR DE CONTROL
EFECTIVIDAD TRIMESTRAL
entidades INTERNO
gubernamentales
externas
2.5.6 Fortalecer la implementacin
y desarrollo de la poltica de la
% EFICACIA AL
administracin del riesgo a travs
CIERRE DE
de la adecuada gestin y ASESOR DE CONTROL
ACCIONES EFICACIA TRIMESTRAL
tratamiento de los riesgos para INTERNO
PREVENTIVAS EN
garantizar el cumplimiento de la
CONTROLINTERNO
misin y visin institucionales.

2.5.12 Generar un Clima laboral %CUMPLIMIENTO

basado en autogestin, CRONOGRAMA DE
autocontrol y autorregulacin que EVALUACIONES
permita de forma controlada la INDEPENDIENTES
evaluacin y verificacin de la DE CONTROL EFICACIA TRIMESTRAL ASESOR DE CONTROL
gestin del Instituto Financiero INTERNO INTERNO
para el Desarrollo de Santander
IDESAN.

Caracterizacin Proceso: 60.038.01-008-10 Pgina 5 de 5 Cod Fto: 60.038.02-014-03