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Comunicao
1
Conceito de Atendimento
Comportamento gera comportamento.
2
Conceito de Atendimento
3
4
Prestar um servio de qualidade significa
satisfazer as necessidades explcitas e
implcitas dos clientes desse servio.
5
Quando que os clientes se referem
Organizao e aos seus servios?
6
Quando se proporciona ao cliente uma experincia que o
surpreende agradavelmente, ento presta-se um servio de
qualidade
Um bom atendimento deixa o cliente bem impressionado
7
Consequncias do mau atendimento
O CLIENTE
8
O atendimento constitui um elemento
fundamental da imagem de marca.
9
Etapas do Processo de Atendimento
1. Acolhimento/Abordagem inicial
2. Resoluo/Encaminhamento da
situao/Prestao do servio
3. Despedida
10
1. Acolhimento/Abordagem Inicial
A abordagem inicial a tambm designada fase
do acolhimento, receo e adaptao ao
cliente. um momento-chave pois conforme o
cliente for recebido formar uma opinio
favorvel ou no a respeito da
empresa/instituio. A primeira impresso que o
cliente tiver da nossa empresa/instituio ser
aquela que vai perdurar, por isso importante
que todos os elementos da empresa estejam
conscientes da filosofia e objetivos da empresa,
para poderem agir em conformidade com eles.
11
Os primeiros 20 segundos so fundamentais
para formar uma boa ou m imagem da
empresa, por isso muito importante, saudar
o cliente, fazer um sorriso natural, ter uma
atitude simptica e cordial, mostrar-se
disponvel e predisposio para mostrar o seu
profissionalismo e garantir que o cliente ir
receber um bom atendimento.
12
Deve Dirigir-se ao cliente, sorrindo e dizer:
Bom dia/tarde/noite, sou o (a)
Em que posso ajud-lo?
Em que posso ser til?
13
Se for a primeira visita que o cliente faz nossa
instituio muito importante perceber de
quem se trata (ateno porque nunca sabemos
quem estamos a atender) e o que pretende, de
forma a atend-lo da melhor forma possvel e a
encaminh-lo corretamente para a pessoa mais
indicada resoluo do seu objetivo.
14
Durante a fase da abordagem inicial o que se
pretende :
Atrair a Ateno A
Incutir o Interesse I
Desencadear o Desejo D
Atingir um Acordo A
AIDA um acrnimo usado em marketing e publicidade que descreve uma lista comum de
eventos que podem ocorrer quando um consumidor se envolve com um anncio. A base de
promoo da marca tambm.
A - Ateno (conscincia): atrair a ateno do cliente.
I - Interesse: despertar o interesse do cliente, com foco em e demonstrando vantagens e
benefcios (em vez de se concentrar em recursos, como na publicidade tradicional).
D - Desejo: convencer os clientes de que eles querem e desejam o produto ou servio e que ir
satisfazer as suas necessidades.
A - Ao: conduzir tomada de deciso e / ou compra.
15
Durante esta fase da abordagem inicial
muito importante:
17
Nesta fase, tambm designada de Identificao e
Satisfao da Necessidades e Objetivos do
Cliente, importante no esquecer que:
18
Deve ouvir o cliente;
19
Cada Cliente tem as suas prprias necessidades,
desejos, sentimentos, vontades, anseios e
expectativas. Tal como voc, os seus Clientes
necessitam sempre de:
Serem compreendidos
Dar a entender ao cliente que os estamos a
compreender
Serem bem recebidos
importante que o Cliente sinta que o esto a
atender com prazer
Sentirem-se importantes
uma arma poderosa fazer o seu Cliente sentir-se
importante.
20
Necessitam de - Conforto
Os Clientes precisam sentir que o espao um
lugar confortvel, onde sero bem tratados e as
suas necessidades satisfeitas.
Para identificar as necessidades dos Clientes,
deve estar atento e utilizar uma ferramenta
fundamental, A COMUNICAO, atravs:
21
2 A Escuta Ativa
22
3 A Eficcia das Perguntas
4 A Reformulao
Consiste em ouvir a expresso de um Cliente e em
repeti-la com o objetivo de confirmar a compreenso
das suas necessidades e inteno de compra.
24
3. Despedida do Cliente
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Saiba despedir-se dos seus Clientes para eles
regressarem.
Algumas expresses que poder utilizar:
Bom dia/tarde/noite, e obrigado pela sua visita,
pela sua preferncia
Disponha sempre.
No hesite em contactar-me caso necessite.
Felicidades.
Parabns.
Volte sempre.
At prxima.
26
Quando est ocupado ou existe qualquer outro
gnero de impedimento:
um momento que j o atenderei.
aguarda um momento por favor?
27
Diferentes tipos de pblicos
Clientes/Utentes Externos
Clientes Internos
28
Clientes/Utentes Externos - So as pessoas e
organizaes que contactam com a nossa
Instituio e as pessoas e organizaes que
ainda no contactaram, mas que podero vir a
contact-la no futuro.
29
Para que a qualidade seja realmente
conseguida, necessrio que a cadeia de
clientes/fornecedores/utentes/pessoal interno,
da organizao prestadora de servio, funcione
com toda a harmonia, sem a qual ser
certamente afetada a satisfao do
cliente/utente externo.
30
PESSOAL SATISFEITO PESSOAL IMPLICADO E
RESPONSVEL
CLIENTES SATISFEITOS
31
O desempenho do profissional deve incidir
essencialmente, no Cliente/utente. Este a
razo de ser da sua atividade e, por isso, deve
ser correspondido nas suas expetativas e
necessidades.
32
Na Organizao existem muitos
colaboradores, com um objetivo comum:
33
Face a este objetivo, todos os colaboradores
dependem, em termos pessoais e funcionais, uns
dos outros.
-Esprito de equipa
- Cooperao e interajuda
35
Assim, todas as caractersticas e exigncias
relativas ao relacionamento com os clientes
externos devem ser transpostas para o cliente
interno.
36
* As tcnicas de atendimento a utilizar perante o
cliente externo devem ser desenvolvidas e
aplicadas por todos os colaboradores entre si,
de forma a aperfeioarem a relao
interpessoal em contexto profissional.
37
Por vezes, um mau atendimento resulta de
falhas existentes na comunicao e na relao
entre os colaboradores da organizao.
38
Caratersticas Essenciais do
Atendedor
39
Caratersticas Essenciais do
Atendedor
Atendedor
Relao Atendimento: Relao Direta
Cliente
41
Caratersticas Essenciais do
Atendedor
O ideal ser no apenas investir na qualidade
dos produtos mas tambm na fidelizao dos
clientes. Uma posio cada vez mais
valorizada. E, para que tal acontea, atrair o
cliente e assegura-lo mesma s possvel
atravs de um Bom Atendimento. O
profissional do atendimento em cada
momento responsvel por essa funo, a
fidelizao dos clientes.
42
Caratersticas Essenciais do
Atendedor
O Atendimento passa a ser instrumento de
diferenciao entre a empresa e as outras.
43
Caratersticas Essenciais do
Atendedor
O profissional do atendimento a imagem da empresa
perante o pblico, assim como o seu primeiro contacto.
Princpios da Qualidade do Atendimento :
O Cliente satisfeito um Cliente Eterno
70 % da satisfao do cliente formado no
momento do atendimento
Nem sempre se tem uma segunda oportunidade
para se criar uma boa impresso
Relaes eficazes com os clientes, aliadas
qualidade tcnica e preo justo, fortalecem a
imagem da Empresa
44
Caratersticas Essenciais do
Atendedor
Recuperar o cliente custar pelo menos 10 vezes
mais do que mant-lo
Cada cliente insatisfeito influencia 20 pessoas
Um Cliente satisfeito influencia 5 pessoas
46
Como avaliara qualidade do
atendimento?
Podemo-lo fazer analisando 5 parmetros:
CONFIABILIDADE (a capacidade de
proporcionar o que foi prometido, com
segurana e preciso)
CONVIO (dos conhecimentos e da
capacidade dos funcionrios transmitirem
confiana e segurana)
ASPETOS TANGVEIS (as instalaes fsicas,
os equipamentos e a aparncia pessoal)
47
EMPATIA (o grau de cuidado e de ateno
individual proporcionado aos clientes)
Cortesia, Etiqueta e Protocolo no
Atendimento.
RECETIVIDADE (disposio para ajudar os
clientes a fornecer um atendimento
imediato).
48
Requisitos Fundamentais para
o Atendimento
Ter a devida formao para a funo
Saber que um dilogo deve estabelecer-se
nos 2 sentidos
Ter autoridade suficiente para dar resposta ao
cliente
Tratar o cliente com considerao
Estar empenhado em satisfazer as dvidas
do cliente de forma a serem esclarecidas
Saber colocar questes
49
Aspetos Negativos do
Atendimento
No ter formao
Ignorar o cliente quando chega e no o cumprimenta
Tratar o cliente com frieza, distanciamento
No saber ouvir
Mostrar irritao, aborrecimento, nervosismo,
impacincia, m vontade
Transferncia de problemas pessoais para o cliente
Interromper o cliente
Ser confuso nas ideias
Utilizar linguagem que no seja adequada ao cliente
50
Pensar que tem sempre razo
Tirar concluses precipitadas
Deixar o cliente sem resposta
No olhar o cliente nos olhos
Revelar desinteresse (olhar volta, mastigar
pastilhas, olhar com frequncia para o relgio)
Gesticular muito e falar alto
Prestar informaes erradas
No ter um comportamento social adequado
(tossir e espirrar sem colocar a mo, bocejar,
usar perfumes agressivos, no ter uma imagem
agradvel)
51
Bom Profissional do
Atendimento
Deve conhecer as suas obrigaes e o seu papel
A importncia do seu trabalho
O limite das suas responsabilidades
Conhecimento dos seus clientes, caractersticas
e necessidades
Assegurar a exatido, transparncia e
objetividade das informaes prestadas aos
clientes
Prestar informaes precisas
Procurar solues e sugestes para as
necessidades dos clientes
52
Produtos e servios da organizao
Atender com cordialidade e simpatia
Os profissionais do atendimento devem ter um bom
conhecimento da organizao
Ter considerao pelos outros, inclui:
Ter cortesia
Compreender os outros
Saber ouvir
Saber comunicar
Ter uma conduta tica irrepreensvel (saber o que
vamos fazer, relacionamento, contacto com os
outros)
53
1 - Autodiagnstico
Avalie a sua atitude/comportamento. Leia os seguintes itens e coloque um crculo
naquele que melhor se adequada a si. Seja honesto nas respostas.
10- A sua atitude/comportamento no pode ser melhor nesta rea; 1- no pode ser pior.
1. Presencial
2. Telefnico
3. Atendimento Automtico
56
1. Atendimento Presencial
57
Deve, sobretudo, cuidar:
Expresso facial (Linguagem do corpo ou
Kinestesia)
Tom de Voz (Paralinguagem refere-se a
todos os componentes vocais da fala)
Apresentao Pessoal (postura corporal,
vesturio, penteado) (Linguagem do corpo
ou Kinestesia)
Linguagem simples e objetiva
58
Perfil e Funes do
Atendedor
Ainda se denota alguma dificuldade em cativar e
formar profissionais de atendimento quando
sobretudo encaram o trabalho somente como meio
de sobrevivncia. Aprende-se a ser atencioso no
servio ao cliente, no se nasce ensinado. Como na
aprendizagem de qualquer competncia, o atingir a
excelncia no atendimento ao cliente exige prtica e
experincia.
60
O profissional eficiente aquele que consegue
alcanar os resultados que foram estabelecidos
para o seu trabalho, ou seja, consiga atingir os
seus objetivos e satisfazer o cliente. Pretende-se
estabelecer uma relao entre atendedor e
cliente em que este se recorde com agrado.
Quando os clientes voltarem significa que
gostaram da forma como foram atendidos. Para
que tal seja possvel, o profissional de
atendimento dever reunir um conjunto de
atitudes e comportamentos adotar. Eis alguns
requisitos a possuir a nvel pessoal e relacional.
61
Plano Relacional
O ato de prestao de um servio uma relao
entre no mnimo duas pessoas. Da a
importncia das qualidades do prestador para
desenvolver essa relao. Essa relao mais
fcil quando o prestador tem:
62
Conhecimento - do produto/servio: caratersticas de
utilizao, aplicao, pontos fortes/fracos, conhecimento
dos produtos concorrentes, benefcios do produto e preo;
da empresa: que departamentos tem, o que fazem os
trabalhadores e quem contatar em caso de necessidade.
63
Empatia entender o que o cliente quer; sentir o
que sente o cliente/utente; centrar-se
totalmente no cliente/ utente; transmitir um
interesse constante em atender o cliente/utente.
65
Em primeiro lugar o profissional de
atendimento dever sentir-se bem consigo
prprio e com o mundo sua volta.
68
Vesturio Profissional (Linguagem do
corpo ou Kinestesia)
69
O que no deve constar no guarda-roupa
profissional:
70
Para evitar ambos os sexos na
apresentao pessoal (Linguagem do corpo
ou Kinestesia)
71
Formas de Expresso
72
Sorriso (Linguagem do corpo ou
Kinestesia)
74
Expresses a serem evitadas (Linguagem do
corpo ou Kinestesia)
Fazer caretas
Morder os lbios
Franzir a testa
Levantar as sobrancelhas demasiadamente
Balanar a cabea
Piscar os olhos
Entortar a boca
Bocejar
Mexer-se constantemente
Roer unhas
Mexer no cabelo constantemente
Esconder s mos sob a mesa
Cruzar os braos
Encolher os ombros
75
Expresses adotar (Linguagem do
corpo ou Kinestesia)
Saber sentar-se
77
As palavras (Linguagem Verbal)
78
Utilize perguntas que estabeleam ligao
entre os assuntos
Siga as pistas deixadas pelo cliente
Evite concluses precipitadas ou opinies
preconcebidas
No reprove o utente
D oportunidade ao cliente para acrescentar
mais qualquer aspeto no final
Responda s perguntas que lhe so feitas
79
1. No. 1. Talvez.
3. E depois, que mais? 3. H algo mais que possa fazer por si?
80
Regras aplicar no Atendimento
Presencial
Precedncia
No caso do atendimento presencial a pessoa mais importante na
etiqueta organizacional o cliente, porque considerado como
anfitrio.
Pontualidade
O profissional j deve estar no seu local de trabalho antes da abertura
da instituio para o qual presta trabalho. O cliente ao entrar na
empresa j deve ter algum para lhes dar ateno e responder as
suas necessidades.
Saudaes
O colaborador que est no atendimento deve tomar a iniciativa de
cumprimentar verbalmente o cliente e no esperar para que este o
cumprimente.
No atendimento, a pessoa mais importante o cliente, logo se este
nos estende a mo, toma a iniciativa, o profissional do atendimento
deve lhe retribuir. Aperto de mo firme e deve-se manter o
contacto ocular.
81
Forma Correta de Cumprimentar
82
Reunies
86
A escolha do restaurante deve ser feita com muito
cuidado, deve-se privilegiar os restaurantes j
conhecidos e que permitam alguma privacidade. Por
vezes, nestas situaes descuidam-se as
precedncias, sendo o elemento de escolha
preponderante para proximidade com algum com
que se pretende falar.
Elevador
Convidar 1 o cliente a entrar no elevador e na
sada ser o colaborador o 1 a sair para indicar o
caminho
Abrir Portas
Abrir a porta para o cliente passar e segurar a
porta at o cliente ter passado
culos escuros
Evento ao ar livre, deve retirar os culos
escuros
88
Fato de Homem
Quando se levanta, deve sempre abotoar o
casaco
Locais de Organizao
O cliente deve estar sempre acompanhado.
Desateno
Olhar para os lados, revela falta de educao
Estrangeiros
Informar acerca da cultura e hbitos dos
visitantes
89
Etiqueta e Protocolo: Cuidados
90
A ATITUDE POSITIVA
O que v na figura ao lado?
91
2. Telefnico
93
Requisitos para o desempenho da
funo:
95
O TELEFONE E A IMAGEM DA EMPRESA
97
A COMPREENSO DA MENSAGEM
O telefone permite a troca de informao, esclarecimentos,
resoluo de assuntos urgentes e a rentabilidade do tempo de
trabalho.
Assim, o atendedor deve SABER ESCUTAR, demonstrando ateno
atravs da emisso de pequenas interjeies. A adoo das atitudes
de investigao e reformulao contribui eficazmente para a
empatia na relao, para alm de constiturem duas formas de dar e
receber feedback.
A emisso da resposta
A mensagem deve ser:
- Clara;
- Concisa e objetiva;
- Precisa.
A finalizao
Frase amvel e conclusiva
Fidelizao do cliente
98
Comportamentos a evitar no desempenho da funo
O mau atendimento irrita o cliente ou interlocutor e
transmite-lhe uma imagem negativa da organizao
ou empresa.
100
101
O Material bsico
Existe um conjunto de materiais que o profissional deve ter
sempre a mo
Listas telefnicas atualizadas
Relao das extenses identificadas por departamento e
funcionrios
Lista de nmeros mais utilizados
Tabela de tarifrios de chamadas
Lpis, caneta, mquina de calcular
Bloco de notas
Livro ou bloco de registo de ocorrncias
Tabelas de preos, catlogos e folhetos dos produtos ou
servios da empresa ou organizao (se inerente a extenso
da funo)
Organograma da empresa com indicao dos nomes,
funes e responsabilidades dos colegas
102
ETAPAS DO ATENDIMENTO
TELEFNICO
1- Atender a chamada
Os primeiros cinco segundos so vitais
A rapidez no atendimento
A primeira impresso de um cliente sobre a empresa ou
organizao comea no momento em que o telefone toca. Se
a chamada no atendida antes de 2 ou 3 toques a
mensagem que logo transmitida ao cliente que a sua
chamada no suficientemente importante para a empresa
ou que a empresa funciona mal e com pouco
profissionalismo.
Para se iniciar o atendimento corretamente e no predispor
negativamente o cliente deve-se atender o telefone com a
mxima brevidade.
103
Rececionar a chamada e saudar o cliente
A saudao
A saudao consiste em fazer a primeira
apresentao da empresa e da pessoa que esta a
atender deve ser feita de forma amigvel, simptica
e com cortesia transmitindo logo ao cliente a
predisposio do profissional em o atender e ajudar.
Uma boa saudao meio caminho para criar
empatia.
104
- Cuidado: Depois de repetir 5000 vezes a mesma
saudao natural que esta saia de forma
mecnica, sem energia, sem entusiasmo, de
forma automtica ou muito rpida.
107
Nota: se o nome do cliente de difcil pronuncia deve pedir para
confirmar a forma como se pronncia e tomar nota.
Exemplo 5:
[Cliente]: o meu nome Joo Hairikinum
[Profissional]: peo desculpa, disse airi ki nu, estou a pronunciar
corretamente? Obrigado.
108
B) Obrigatrio durante utilizar Por Favor e
Obrigado quando se solicita informaes ou
respostas ao cliente, transmite uma atitude de
cortesia e profissionalismo, alm do
profissional estar a dar a devida importncia
ao cliente.
109
Exemplo 7:
[Cliente]: preciso responder a um inqurito
tipo finanas s para saber o saldo da minha
conta?
[Profissional]: Lamentamos que o
procedimento seja to extenso e desde j
agradecemos a sua pacincia Sr. Antunes, ns
s queremos ter a certeza que no
cometemos nenhum erro,
110
D) saber interromper o cliente, por regra deve-se
deixar o cliente acabar de falar antes de o interromper.
No entanto existem clientes que no sabem que
informaes devem de dar, alguns tem histrias muito
longas e muito pormenorizadas para contar, outros
esperam que o profissional faa perguntas antes de
explicarem a sua pretenso.
111
De qualquer maneira a interrupo do cliente sempre
uma situao delicada e complicada em que o
profissional tem sobretudo que utilizar o seu bom senso
e a sua intuio.
Assim se o profissional sentir que o cliente vai ficar
ofendido, o melhor deix-lo continuar (dentro dos
limites do razovel) e tirar notas para no se perder e
mais facilmente determinar o objetivo da chamada.
112
Exemplo 8:
[profissional], minha Senhora, peo desculpa por
interromper, mas melhor ser atendida pelo
nosso departamento comercial, permite-me que
transfira a sua chamada?
Exemplo 9:
[profissional], O senhor desculpe estar a
interromp-lo, terei todo o prazer em ficar com a
informao que me esta a dar mas necessito
primeiro de lhe fazer algumas perguntas.
113
Atuar em conformidade
Depois do cliente ter apresentado as razes do
seu telefonema, temos que agir, trs hipteses:
116
Transferir a chamada - Procedimento:
117
Exemplo 12 :
118
O fecho da chamada e a despedida
Depois de dado resoluo a pretenso do cliente ou de o ter reencaminhado vem a
despedida.
Os ltimos 5 segundos so to importantes como os primeiros
Exemplo 14 :
[profissional] posso ser-lhe til em mais alguma questo?
Exemplo 15:
Sr. Antnio, a J.S. Silva agradece o seu contacto, tenha um muito bom dia.
Agradecemos a sua preferncia D. Antnia, at breve.
Obrigado por preferir os nossos servios Sr. Filipe, tenha um bom dia.
Estamos ao seu dispor sempre que necessitar dos nossos servios, tenha um bom
dia Sr. Freitas.
119
A linguagem e o atendimento telefnico
1- A voz
A voz no momento do atendimento reflete a atitude do profissional e o seu
estado de esprito. Os clientes querem ouvir uma voz que transmita:
Profissionalismo
Cortesia
Convico
Para isso a voz deve ser:
Calorosa
Franca
Enrgica
Calma
Confiante
120
O profissional deve usar e adaptar a voz para:
Criar confiana no cliente
Sugestionar o cliente
Influenciar o cliente
Persuadir o cliente
Dar segurana ao cliente
121
CARACTERSTICAS DA VOZ (Paralinguagem)
A entoao
A entoao a caracterstica pela qual damos nfase ou realce
s palavras importantes e que queremos que fiquem mais
marcadas no cliente.
Mudar a entoao tambm evita o tom monocrdico e
apagado do discurso.
Exemplo 16 : Vamos expedir a sua encomenda HOJE AT AO
FIM DA TARDE.
O tom
O tom a caracterstica que identifica a voz como grave ou
aguda. Nota: vozes mais graves tendem a ser mais
sussurradas e vozes agudas tendem a ser mais estridentes,
sobretudo quando a pessoa est mais nervosa ou excitada.
122
A velocidade
A velocidade refere-se ao nmero de palavras que so
ditas por minuto, a regra no servio de atendimento de
160 a 180 palavras por minuto.
Nota: O risco de se falar com maior rapidez aumenta
consoante se comunica repetidamente as mesmas
informaes.
O Volume
O volume caracteriza o falar alto ou baixo, devemos
falar com o volume adequado ao cliente que temos pela
frente. Por norma deve-se utilizar um volume mdio.
Nota: O cliente que fala em voz baixa vai sentir-se
incomodado se responder em voz alta.
Nota: Evitar a tendncia que algumas pessoas tem de
falar muito alto quando ouvem mal ao telefone,
123
Exerccio N 6, Em grupos de 2 formandos, a vez,
vo ler o texto que se segue e vo analisar as
caractersticas de voz de cada um.
126
No usar palavras ou expresses negativas
No podemos ajudar
No sei
No posso fazer mais nada
A culpa no nossa
No assumimos a responsabilidade
Vai demorar muito
Est muito atrasado
No possvel
Isto est sempre a acontecer
127
Expresses ou palavras que inferiorizam o cliente
ou que pe em dvida a palavra do cliente
O senhor (a) no percebeu bem
Esta a perceber?
Compreendeu tudo?
O senhor (a) no leu bem o folheto
Isso est bem claro nas instrues
O erro no foi nosso
Isso no pode ser como o senhor esta a dizer
O material nunca sai danificado das nossas
instalaes, etc.
128
O silncio
O silncio do profissional no atendimento telefnico deve ser
usado para ouvir com ateno o cliente e reforar essa mesma
ateno em relao as palavras-chaves ditas pelo cliente.
137
Exemplo:
Bom dia, est a ligar para C.M,
Departamento Comercial da Entidade X. De
momento no posso atender, agradeo o
favor de deixar o seu nome e nmero de
contacto depois do sinal, pois entrarei em
contacto consigo logo que me possa ser
possvel.
138
4. Atendimento por email
Exemplo:
Estarei ausente entre (dia/ms). Para
qualquer assunto urgente por favor contactar
a pessoa X atravs do email Y ou contacto
telefnico.
139
Correspondncia
140
141
142
143
144
145
146
147
148
Comunicao no atendimento
150
Processo Comunicacional
151
Barreiras Comunicao
Utilizao de uma linguagem que o
interlocutor no entende ou no domina
Desinteresse
152
Formas de ultrapassar as Barreiras Comunicao
Ter em conta a experincia do outro
Deixar preconceito de lado
Usar a informao de retorno
153
Toda pessoa possui sua prpria forma de se comunicar atravs de
gestos. Gestos universais como acenos de cabea (sim, no), indicar,
apontar, so um espelho da pessoa.
154
mover a cabea para frente - pressa, desejo de falar;
posio de descanso das mos - confiana;
rubor - nervosismo;
pupila dilatada - interesse, grande animao;
olhar para baixo - medo, timidez, mentira, submisso;
sobrancelhas erguidas - surpresa, interesse, dvida;
sobrancelhas franzidas - concentrao, quero entender como?
tosse - nervosismo , vontade de falar;
bocejo - desinteresse, tdio;
inalaes e exalaes - impacincia;
estalo de dedos - concentrao, gabarolice;
troca de olhares - eu no disse? No falei? Viu?
olhar o relgio - pressa, impacincia, desejo de encerrar o contacto;
ficar em p - dominao, encerramento da conversa;
oferta de caf - mudana de assunto, introduo ao dilogo.
155
Atitudes a evitar
156
157
Escuta Ativa
159
Gesto das Reclamaes
161
Tudo isto para agradar ao cliente, porqu?
162
O bom Atendedor aquele que consegue que a
Instituio e o pblico concretizem os seus objetivos:
Prestao do servio
Satisfao com a relao de Atendimento.
163
O tratamento eficaz das reclamaes pode conduzir
satisfao do cliente
Cada cliente que reclama acredita que tem uma razo
vlida para o fazer e o tratamento das reclamaes
exige grande disponibilidade mental para encarar o
que no se gosta.
O atendedor/vendedor deve despir-se de
preconceitos, abrir a mente e mostrar-se disponvel.
A eficcia no tratamento de uma reclamao deve ter
seguir os seguintes passos:
1/ 2 Incio da comunicao;
3 O cliente acalma-se;
4- Fim da comunicao.
164
1. Silncio o cliente est alterado. Por isso deixe-o
falar e no interrompa.
Mantenha-se calmo e v pensando nos
argumentos;
Atitudes e comportamentos nesta fase: manter a
calma; ter gestos calorosos; no demonstrar
nervosismo; no mostrar agitao.
166
5. Reconhecer/Esclarecer/Atuar reconhecer se a
reclamao legtima e esclarecer o cliente acerca
da soluo a ser tomada.
167
Na reclamao importante:
dar ateno e ser simptico (aceitar a reclamao)
dizer Obrigado; explicar porque se agradece a
reclamao;
no considerar as reclamaes como pessoais;
deixar o cliente desabafar;
ouvir atentamente;
pedir desculpa pelo erro cometido;
mostrar disponibilidade e empenho na correo da
situao;
corrigir o erro Imediatamente;
certificar-se que o cliente ficou satisfeito;
prevenir futuros erros e fazer tudo isto gerindo
eficazmente o tempo - o seu e o do cliente.
168
Fatores que determinam negativamente a imagem
do profissional e da empresa
No acolher corretamente o cliente;
No atender rapidamente;
Comer, beber ou fumar durante o atendimento;
Deixar os utentes espera sem apresentar
justificao;
Manter duas conversas em simultneo;
Saudaes ininteligveis ou dizer apenas diga
quando se atende;
Desculpar-se com a organizao ou outros
colegas;
Desarrumao do posto de trabalho.
169
Anlise do perfil do cliente
Existem diversos tipos de clientes, que devem ser
tratados de formas diferentes, pois exigem
cuidados diferentes.
170
O cliente habitual conhece a instituio e os
funcionrios todos pois vai frequentemente
nossa instituio
O cliente espordico aparece poucas vezes
O cliente forreta quer gastar pouco dinheiro
O cliente informado est sempre informado de
tudo
O cliente mal informado desconhece a maior
parte das coisas e somos ns que temos que o
informar (muitas vezes mesmo at sobre os seus
direitos)
O cliente conflituoso tenta sempre arranjar
problemas
O cliente de passeio limita-se a ver e no compra
nada.
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Tipos de clientes:
Cliente satisfeito;
Cliente indiferente;
Cliente insatisfeito;
Cliente satisfeito:
aquele que foi to bem atendido que indica o
seu estabelecimento para seus amigos,
parentes, empresas, etc
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O que fazer para conquist-lo?
- Dar-lhe um atendimento personalizado.
- Cumprir tudo o que lhe foi prometido.
- Fazer com que toda a prestao de servios seja
rpida, fcil e agradvel.
- Elogie-o, aprecie suas roupas, seja simptico.
Um pouco de cortesia no vai custar nada.
- Ajude e d assistncia tcnica: deixe-o tranquilo
e confiante.
- Chame-o pelo nome. Ele gosta de ser
reconhecido e lembrado. Se isso no acontece ele
fica completamente frustrado.
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Cliente indiferente:
O atendimento que ele recebeu foi normal, no
teve nada que o surpreendeu. Ele no vai falar
nem bem nem mal do seu estabelecimento,
simplesmente no vai falar, e ser alvo fcil para a
concorrncia.
Cliente insatisfeito:
O atendimento que ele recebeu foi pssimo. Este
cliente provavelmente vai contar para muitas
pessoas que foi mal atendido.
CUIDADO COM ELE.
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O que fazer para NO o ter?
- No o trate como se ele no conhecesse nada, no
tente engan-lo.
- No cobre mais do que o justo (o seu concorrente
pode, com isso, estar a ganhar muitos clientes).
- Faa com que o cliente confie em voc e na sua
empresa.
- Obedea os prazos estabelecidos (no aceite mais
servio do que a capacidade da sua empresa).
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Atender Reclamaes
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Consideraes Finais
Um atendimento efetuado com segurana absoluta, mantendo os
compromissos, transmite credibilidade.
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EM SUMA ...
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