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Secretos Excel Cero
desde
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Con el paso de los aos, Excel se transform en una

Secretos Excel
herramienta imprescindible para el trabajo en la oficina
y el hogar. En esta obra se presentan los mejores trucos
basados en casos reales, que nos permitirn dominar
la planilla ms famosa con la ayuda de los expertos!

Cero
Dentro del libro encontrar

Secretos Excel
desde
Formatos | Hoja (muy) oculta | El color segn el valor | Impresin | Configurar pginas
Sobre la coleccin Encabezado variable | Combinar correspondencia | Grficos dinmicos | Subgrficos
Barras de colores | Funciones especiales | Configurar un dato mvil | La funcin &
Aprendizaje prctico, divertido,
rpido y sencillo Sumar datos como texto | Clculos condicionales | Negativos y ceros | Clculos
con fechas y horas | Reconstruir fechas | Ordenar cumpleaos | Bases de datos
Lenguaje simple y llano para
una comprensin garantizada Carga rpida | Macros

Consejos de los expertos para


evitar problemas comunes
Excel Secrets from scratch Los mejores trucos para la
Guas visuales y procedimientos In present days, Excel is the most useful tool for home and office. This book will
paso a paso show you the best kept Excel tips and tricks, in a clear and entertaining way, planilla de clculos de Office
allowing you to improve your everyday work with amazing results.
Otros ttulos de esta
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Photoshop / Office / Hardware
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Si desea ms informacin sobre el libro:
El contenido Servicio de atencin al lector usershop@redusers.com Tcnicas para lograr grficos atractivos
de esta obra
form parte
del libro Excel Optimizacin de bases de datos
Revelado.
Automatizacin de tareas con macros

Soluciones prcticas
para problemas cotidianos.

Y mucho ms!

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En este libro encontraremos los
principales fundamentos sobre la
seguridad en la PC. Desde la pre-
vencin y deteccin temprana de
intrusiones hasta la eliminacin
definitiva de virus, todas las ame-
nazas y la forma de defenderse
ante ellas estn presentadas en
este obra nica.

>> HOME / SEGURIDAD


>> 192 PGINAS
>> ISBN 978-987-663-031-3

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TTULO: Secretos de Excel


AUTOR: Claudio Snchez
COLECCIN: desde Cero
FORMATO: 15 X 19 cm
PGINAS: 192

Copyright MMX. Es una publicacin de Fox Andina en coedicin con


Gradi S.A. Hecho el depsito que marca la ley 11723. Todos los derechos
reservados. No se permite la reproduccin parcial o total, el almacena-
miento, el alquiler, la transmisin o la transformacin de este libro, en
cualquier forma o por cualquier medio, sea electrnico o mecnico,
mediante fotocopias, digitalizacin u otros mtodos, sin el permiso pre-
vio y escrito del editor. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y
25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier con-
secuencia derivada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de
los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas
mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos
dueos. Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impre-
sin realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas
Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en VIII, MMX.

ISBN 978-987-663-032-0

Snchez, Claudio
Secretos de Excel. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora: Gradi;
Buenos Aires: Fox Andina, 2010.
192 p. ; 19x15 cm. - (Desde cero; 8)
ISBN 978-987-663-032-0

1. Informtica. I. Ttulo
CDD 005.3
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Prlogo

Prlogo al contenido
Microsoft Excel tuvo su antecedente en 1982, masivos con hojas de clculos ampliadas, impres-
producido por Microsoft, su nombre era Multiplan. cindible para una empresa de gran escala.
El xito de este programa fue relativo, debido a que
su competidor, Lotus, lo aventajaba en popularidad. En este libro, resolveremos distintas dificultades que
Para superar a este ltimo, en 1985 nace una nueva podemos atravesar con esta aplicacin, explicadas
hoja de clculo llamada Excel, lanzada nicamente tanto para la ltima versin de Excel, como para las
para Macintosh. Recin en 1987, sale al mercado la anteriores porque la importancia de este programa
versin para Windows, llamada Excel 2.0. es fundamental; puede utilizarse tanto para manejar
la economa domstica, como la de grandes empre-
Finalmente, en el ao 1993 se lo incluy en la sas. Por sus mltiples aplicaciones, se implement su
suite ofimtica Office y entr, para siempre, en enseanza desde el nivel primario hasta el universi-
nuestra vida cotidiana. Ms tarde, Excel 1995 tario, en diferentes carreras.
marc el salto cualitativo, ya que se pareca bas-
tante a las versiones que usamos actualmente, y Es nuestro deseo que esta obra les permita resolver
fue el primero para 32 bits. La novedad ms llama- todas las dificultades relacionadas con Microsoft
tiva de Excel 2007 es el cambio en su aspecto, ya Excel, adems de que les provea una interesante lec-
que se renovaron sus mens, al igual que los otros tura y se convierta en un manual infaltable en su
programas de Office 2007. Adems, otra de las biblioteca, tanto para los que recin comienzan a
ventajas de esta aplicacin es que nos permite utilizar este multifactico programa, como para los
importar, organizar y explorar conjuntos de datos que llevan aos trabajando con l.

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PRELIMINARES

El libro de un vistazo
Excel nos permite resolver una gran cantidad de problemas y tareas tanto en la oficina como en el hogar. Pero
no siempre las opciones y comandos del programa resultan tan sencillos e intuitivos como parecen. Por eso,
en este libro un experto nos brinda respuesta a un sinnmero de casos de los ms variados, que nos mostra-
rn el potencial de la herramienta en todo su esplendor.

CAPTULO 1 de planillas, que no siempre tienen solucin a travs


FORMATOS de las opciones convencionales.
Los casos estudiados en este captulo presentan
diversas opciones, recursos y trucos para controlar CAPTULO 3
el aspecto que muestran los datos de una hoja de GRFICOS
Excel. Aunque los comandos bsicos son bastante Los grficos son una opcin atractiva de los pro-
fciles de usar, muchas veces nos encontramos gramas de planilla de clculo. Son fciles de hacer
con casos especiales que parecen escapar a todo y lindos de ver. Pero, como todo en Excel, tienen
formato convencional. sus secretos. A veces vemos grficos muy intere-
santes, pero cuando tratamos de reproducirlos, no
encontramos las opciones necesarias. Hay ciertos
trucos y tcnicas secretas que sirven para lograr
efectos que no aparecen en los comandos y opcio-
nes estndares. Con esos trucos y tcnicas dare-
mos respuesta a los problemas planteados en las
consultas de este captulo.

CAPTULO 4
LAS FUNCIONES ESPECIALES
CAPTULO 2 Excel cuenta con un arsenal de ms de trescientas fun-
IMPRESIN ciones para clculos especiales. La ms conocida es la
Todos los usuarios de Excel sabemos imprimir las pla- funcin SUMA, pero hay muchas ms, para todo tipo
nillas. Conocemos cmo configurar el tamao de la de operaciones matemticas y financieras, para mane-
hoja, los mrgenes y los encabezados. Pero las dificul- jar textos, etctera. Curiosamente, muchas de estas
tades que aparecen a la hora de imprimir un archivo funciones se pueden usar para resolver problemas
de Excel suelen ir ms all de las opciones de impre- que, en principio, no parecen estar vinculadas con el
sin propiamente dichas. En este captulo resolvere- objetivo natural de la funcin. En este captulo explica-
mos algunos problemas relacionados con la impresin remos diversas aplicaciones de estas funciones.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ E l l i b ro d e u n v i s t a z o

CAPTULO 5 CAPTULO 8
CLCULOS CONDICIONALES MACROS
Los clculos condicionales son operaciones cuyo resul- Las macros de Excel permiten resolver en un solo paso
tado depende de una condicin. En general, estos problemas que, en principio, requeriran de un conjun-
clculos se realizan con la funcin SI. Pero tambin hay to de operaciones convencionales. Es como si crera-
otros casos en que esta funcin se usa junto con otras, mos nuestros propios comandos, combinando las
en combinaciones no siempre obvias. En este captulo opciones ya presentes en Excel. Aunque los problemas
plantearemos una gran variedad de problemas que se resueltos con macros suelen ser los ms complejos, en
resuelven con este tipo de expresiones. Algunos muy este captulo estudiaremos casos de todo tipo: algunos
simples y otros ms complejos. que requieren macros muy simples, que se explican
solas y otos que emplean macros tan complejas y
CAPTULO 6 avanzadas que constituyen verdaderos sistemas.
CLCULOS CON FECHAS
Y HORAS
Los datos que representan fechas u horas tienen un
tratamiento especial dentro de las hojas de Excel.
Con ellos podemos calcular vencimientos, horas tra-
bajadas, tiempos de carrera, etctera. Excel dispone
de opciones y recursos especficos para este tipo de
datos. Los casos resueltos en este captulo presentan
ejemplos de uso de estas opciones y recursos. Y,
tambin, algunos trucos poco conocidos. CAPTULO 9
MISCELNEA
CAPTULO 7 La cantidad y variedad de problemas que se pue-
OPERACIONES CON BASES den resolver con Excel es tal que se hace muy dif-
DE DATOS cil clasificarlos. Una misma dificultad puede invo-
Las bases de datos son una clase especial de pla- lucrar distintos tipos de recursos: funciones,
nillas de Excel. Se trata de listas formadas por comandos, macros. En este captulo agrupamos
columnas que contienen un tipo de dato determi- todo lo inclasificable, lo que no nos fue posible
nado. Las operaciones sobre este tipo de planillas encuadrar en ninguno de los dems captulos.
consisten en ciertas manipulaciones de los datos:
ordenarlos, copiarlos a otro lugar, extraer cierta SERVICIOS
informacin. En este captulo planteamos casos AL LECTOR
asociados a este tipo de hojas y algunos otros que, En el ltimo apartado, encontraremos un ndice
aunque no son exactamente sobre bases de datos, temtico con acceso directo a las palabras ms
estn emparentados con ellas. significativas de la obra.

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PRELIMINARES

Contenido del libro

Prlogo al contenido 003 CAPTULO 2


El libro de un vistazo 004 IMPRESIN 037
Contenido del libro 006
Introduccin a Secretos de Excel 010 Impresin 038
Imprimir imgenes 038
Imprimir factura 038
CAPTULO 1 Configurar pginas 040
FORMATOS 011 Elegir impresora 042
Cmo contar pginas 044
Formatos 012 Original, duplicado y triplicado 045
Caracteres matemticos 012 Encabezado variable 045
Anchos en centmetros 013 Combinar correspondencia 048
Hoja (muy) oculta 014 Multiple choice 050
Punto y aparte 017
Ocultar ceros 020
El color de la solapa 024
Bordes redondeados 024
Cdigo de barras 027
Convertir a nmero 028
El color segn el valor 029
Formato para guaranes 032
Multiple choice 036

CAPTULO 3
GRFICOS 051

Grficos 052
Qu es un histograma? 052
Sealar promedio 055
Grfico dinmico 057

6
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ C o n t e n i d o d e l l i b ro

Grfico y subgrfico 060 SUMAR.SI.SI 099


Barras de colores 063 SUMAR.SI en varias hojas 100
Grficos en cuatro cuadrantes 065 Condicin de entero 101
rea bajo una curva 067 Promedio condicional 103
Grfico para balance 068 Buscar el mayor 105
Multiple choice 072 Imgenes condicionales 106
Identificar el mximo 108
Multiple choice 110
CAPTULO 4
LAS FUNCIONES ESPECIALES 073

Las funciones especiales 074


Botn Pegar funcin 074
Estilos de puntuacin 076
Configurar un dato mvil 080
Dnde estoy? 081
La funcin EXTRAE 081
La funcin & 082
El botn Autosuma 082
Resolver ecuaciones 084
ngulos decimales 086 CAPTULO 6
La funcin CONTIENE 087 CLCULOS
Suprimir espacios en blanco 087 CON FECHAS Y HORAS 111
Sumar datos como texto 089
Multiple choice 090 Clculos con fechas y horas 112
Fecha y hora 112
Reconstruir fecha 113
CAPTULO 5 Reconstruir fecha (II) 114
CLCULOS CONDICIONALES 091 ltimo sbado 115
Series de meses 116
Clculos condicionales 092 Series de das hbiles 118
Negativos y ceros 092 Sealar fines de semana 120
Funciones dentro de funciones 093 Anunciar vencimiento 121
Multicondicional 095 Ordenar cumpleaos 124
Demasiadas condiciones 096 Sumar entre fechas 125
Cobradas, pendientes y anuladas 098 Contar por hora 126

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Reloj fichador 127 Extraer comentario 160


Multiple choice 128 El nombre de la hoja 161
Pintar mapas 162
Elegir imgenes 164
CAPTULO 7 Multiple choice 168
OPERACIONES CON BASES
DE DATOS 129
CAPTULO 9
Operaciones con bases de datos 130 MISCELNEA 169
Carga rpida 130
Eliminar blancos 131 Miscelnea 170
La funcin BDCONTARA 132 Seleccionar hojas 170
La funcin TABLA 134 Guardado automtico 171
Ordenar por terminacin 136 Saltar de panel en panel 172
Extraer datos 137 Actualizar vnculos 174
Obtener datos comunes 139 Sin actualizacin automtica 175
Problema con autofiltro 141 Eliminar objetos 176
Filtros mltiples 142 Reemplazar caracteres 177
Filtrar varias hojas 142 Copiar subtotales 179
Multiple choice 144 Multiplicar 180
Proteger archivo 182
Multiple choice 184
CAPTULO 8
MACROS 145

Macros 146
Las macros en Excel 2007 146
Botones de macro 148
La ruta del archivo 151
Correo por macro 151
Men para macros 153
Identificar formato 154 SERVICIOS
Mostrar dilogo 155 AL LECTOR 185
Cerrar casi todos 156
Generador de exmenes 157 ndice temtico 186
Conteo por color 158 Catlogo 189

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COLECCION FLUO - BOMBO PAG 08 - Base Editable - 15x19 - Dic 09.indd 1 10/05/2010 13:15:57
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PRELIMINARES

Introduccin a Secretos de Excel


El objetivo de este libro es aprender trucos y tc- grficos, funciones especiales, clculos condiciona-
nicas para resolver diferentes tipos de dificultades les, clculos con fechas y horas, operaciones con
que podemos tener con Microsoft Excel. Estas fechas y datos, macros y miscelnea. Este ltimo
soluciones no son las que comnmente se encuen- posee diferentes casos que no pudieron ser encua-
tran en los manuales del programa. Buscaremos drados en ninguno de los captulos anteriores, pero
respuestas a estos casos, mediante la combinacin contienen elementos de estos: macros, funciones y
de frmulas o aplicaciones de macros y hallaremos comandos, entre otros.
resultados sorprendentes. En general, los que usa-
mos Microsoft Excel cotidianamente, aplicamos La organizacin del libro permite tanto una lectura
siempre las mismas funciones y herramientas. Sin lineal, como una bsqueda puntual de aquello que
embargo, Excel esconde muchos secretos, que solo deseamos resolver. Esto ltimo lo podemos realizar
descubrimos cuando tenemos la necesidad de usar mediante la lectura del ndice temtico que se
alguna funcin o herramienta nueva. encuentra en la seccin de servicios al lector. Antes
de comenzar a utilizar los trucos seleccionados,
Este manual se encuentra dirigido a usuarios de Excel debemos tener en cuenta que, casi siempre, Excel
de todos los niveles que deseen aprender los secretos ofrece ms de una alternativa para realizar la
del programa. Sin embargo, se explicar todo paso a misma tarea. Lo que resultar obvio para algunos,
paso, para que los principiantes no tengan dificultad ser todo un hallazgo para otros. Pero el libro
alguna para aplicar con xito las frmulas. habr cumplido su objetivo si podemos descubrir
que muchas de las acciones que realizbamos
Se encuentra dividido en nueve captulos, en cada uno habitualmente de una forma particular, pueden
se tratarn diferentes temas: formatos, impresin, resolverse de manera ms fcil y rpida.

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SECRETOS-EXCEL_Cap1_011_036 corregido.qxp 26/05/2010 12:33 a.m. Pgina 11

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Captulo 1
Formatos

Aprenderemos diversas opciones,


recursos y trucos para controlar el aspecto
que muestran los datos.
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1.Formatos

Formatos
Los formatos de Excel son los que controlan cmo
aparece cada dato en la hoja, resultan bastante f-
ciles de usar, pero muchas veces nos encontramos
con casos especiales que parecen escapar a todo
formato convencional. En este captulo, describire-
mos algunos problemas que podemos resolver con
las distintas opciones de stos. En las versiones anteriores a Excel 2007 es posible
obtener la lista de objetos con las opciones
Insertar/Objeto (Figura 1).

Caracteres En cualquier caso, aparecern un cuadro de texto (pa-


ra escribir el carcter o la ecuacin) y una barra de he-
matemticos rramientas con botones para los distintos caracteres
matemticos. En particular, el botn Plantillas de
Para disear caracteres matemticos que no posee barras subyacentes y superpuestas permite
el Excel podemos recurrir a algn editor de caracte- insertar una letra cualquiera con una lnea encima.
res y construir el signo deseado pxel a pxel. Pero en Una vez obtenido el carcter (Figura 2), hacemos clic
el caso de caracteres matemticos, usaremos el edi- fuera del objeto para salir del editor y volver a la pla-
tor de ecuaciones de Microsoft, al cual es posible nilla. Podemos tomar el carcter con el mouse, como
entrar desde Excel: lo veremos en el Paso a Paso 1. cualquier objeto, y acomodarlo donde lo necesitemos.

PASO A PASO /1
Insertar caracteres matemticos

1 Seleccione la pestaa Insertar, dentro de la cinta de opciones.

2 Haga un clic en el botn Objeto. Aparecer un cuadro con la lista de objetos para insertar.

3 Recorra la lista hasta localizar y seleccionar la opcin Microsoft Editor de ecuaciones.


Haga un clic en Aceptar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ A n c h o s e n c e n t m e t ro s

FIGURA 1.
Aqu buscamos
el editor de ecuaciones
de Microsoft para insertar
caracteres o frmulas
matemticas.

FIGURA 2.
En la barra
de herramientas
del editor de ecuaciones,
hay un botn que inserta
un carcter cualquiera
con una lnea encima.
Sirve para escribir
el smbolo que representa
el promedio.

Anchos tuviera nueve letras (o un nmero de nueve dgitos).


En la actualidad, el ancho se mide en puntos, lo
en centmetros que representa aproximadamente una letra, pero,
como ahora las letras no tienen un ancho fijo, ha-
Tradicionalmente, el ancho de las columnas de una blar de palabra de nueve letras carece de senti-
planilla de clculo se meda en caracteres. En la do: la palabra MAM ocupa ms espacio que
poca de las planillas en modo texto (Figura 3), la palabra tipito, aunque la segunda tiene ms
el ancho estndar de una columna era de nueve letras. Depende mucho de la tipografa utilizada
caracteres: se poda escribir una palabra que en el texto, el tamao de cada letra.

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1.Formatos

cubren el ancho de una hoja carta, 216 mm. Eso re-


presenta aproximadamente 2,16 mm por punto
o 4,63 puntos por centmetro.

Hoja (muy) oculta


La opcin para ocultar una hoja se encuentra en la
pestaa Inicio. La secuencia es Formato/Ocultar
y mostrar/Ocultar hoja. La hoja luego puede ha-
cerse visible nuevamente con las opciones Formato/
Ocultar y mostrar/Mostrar hoja (Figura 4).

En Excel 2003 y en las versiones anteriores, las op-


ciones son Formato/Hoja/Ocultar y Formato/
Hoja/Mostrar. Parecera que hay dos estados de
FIGURA 3. En el viejo VisiCalc, cada celda visibilidad de una hoja: oculta y visible. Pero hay un
poda contener una palabra de nueve letras tercer estado: muy oculta. Veremos el procedimiento
o un nmero de nueve dgitos. para llevar la hoja a ese estado en el Paso a Paso 2.

Si queremos fijar el ancho en una medida determi-


nada, por ejemplo tres centmetros, tenemos
que probar: ajustamos el ancho, imprimimos, y
medimos el resultado en el papel. Parece tedioso,
pero, una vez que encontramos la relacin, sta
nos sirve para siempre. Por ejemplo, en nuestra im-
presora encontramos que dos columnas de 50 puntos

ANCHOS EN CENTMETROS
El ancho efectivo de una columna, en centmetros, vara con la tipografa empleada, con la
impresora y con la densidad de impresin utilizada. Encontrar el valor adecuado exige
muchos intentos. Buscar luego uno nuevo ante la menor modificacin puede ser frustrante.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Hoja (muy) oculta

FIGURA 4.
El libro actual tiene
una hoja muy oculta.
Pero la opcin
para mostrarla
permanece deshabilitada.

PASO A PASO /2
Hoja muy oculta

1 Con el botn derecho del mouse, haga un clic sobre la solapa de la hoja que desea ocultar.

2 Del men contextual, seleccione la opcin Ver cdigo. Esto abre el editor de Visual Basic.

3 Dentro del editor, tome las opciones Ver/Ventana propiedades.

4 Recorra las opciones de la ventana Propiedades hasta localizar la propiedad Visible.

5 Cambie el valor de la propiedad a 2-xlSheetVeryHidden. Cierre el editor y volver a Excel.

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1.Formatos

En este estado la hoja no se ve, y tampoco puede ha-


cerse visible con la opcin tradicional (desde el men
de Excel): encontraremos desactivada la opcin
Mostrar, como cuando el libro no tiene hojas ocultas.
Y no las tiene: la hoja est muy oculta (Figura 5).

Para hacerla visible tenemos que repetir el proce-


dimiento anterior, y cambiar la propiedad a
1-xlSheetVisible. Por supuesto, el que conozca
este secreto podr hacer lo mismo. Conviene en-
tonces proteger con una contrasea el acceso a las
propiedades del archivo (Paso a Paso 3).

Para ver esta proteccin en accin tenemos que gra-


bar el archivo, cerrarlo y volverlo a abrir. Si entonces
queremos entrar a las propiedades del archivo para
cambiar el estado de la hoja, Excel nos pedir la
contrasea (Figura 6).

FIGURA 5. En esta lista deplegable


indicamos la propiedad VeryHidden
(muy oculta) para la hoja seleccionada.

SMBOLOS ESPECIALES
Aplicando la tipografa Windings se pueden obtener smbolos especiales para lograr
ciertos efectos interesantes tales como indicadores tipo semforo. En captulos poste-
riores, estudiaremos casos en que ser necesaria esta tipografa.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Punto y aparte

Punto y aparte
Para colocar un dato separado en dos renglones,
dentro de la misma celda, existen por lo menos dos
formas de hacerlo (Figura 7).

Si tenemos un texto muy largo, ms que lo que da el


ancho de la celda, podemos aplicar una opcin de for-
mato. Si estamos usando Excel 2007, es muy fcil:
seleccionamos las celdas donde queremos aplicar la
opcin y hacemos un clic en el botn Ajustar
texto, dentro de la pestaa Inicio (Figura 8).

FIGURA 6. Indicamos una contrasea En las versiones anteriores de Excel, el procedi-


para proteger el cdigo asociado al libro. miento es un poco ms largo, como podremos
Luego, tenemos que grabar y cerrar el archivo. observar en el Paso a Paso 4.

FIGURA 7.
La celda A1 ha sido abierta
en dos renglones
con la opcin de
Ajustar texto.

LA FECHA ACTUAL
Con la opcin de ver frmulas obtenemos algo equivalente a una radiografa de nuestra pla-
nilla: vemos su verdadero contenido. Activar esta opcin puede servir para imprimir esta
radiografa y guardarla como documentacin de la planilla, como si fuera un registro.

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1.Formatos

PASO A PASO /3
Proteger las propiedades

1 Oprima la combinacin ALT+F11 para abrir el editor de Visual Basic.

2 Dentro del editor, tome las opciones Herramientas/Propiedades de VBAProject.


Aparecer un cuadro con dos fichas.

3 Seleccione la ficha Proteccin.


Marque la opcin Bloquear proyecto para visualizacin.

4 Escriba y confirme una contrasea. Haga un clic en Aceptar.


Cierre el editor para volver a Excel.

FIGURA 8.
Con un clic en este botn
abrimos la celda
seleccionada en tantos
renglones como sea
necesario para alojar
al dato que contiene.

LA BARRA DE FRMULAS
En Excel 2003 y en las versiones anteriores, la barra de frmulas se abre automticamen-
te en tantos renglones como sea necesario segn la longitud del valor ingresado. En Excel
2007 podemos modificar la altura de la barra de frmulas con el mouse.

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PASO A PASO /4
Ajustar texto

1 Seleccione las celdas donde quiere aplicar la opcin.

2 Tome las opciones Formato/Celdas.

3 Seleccione la ficha Alineacin.

4 Marque la opcin Ajustar texto.

5 Haga un clic en Aceptar.

Esta opcin abre la celda en tantos renglones como en dos renglones separados. Entonces escribimos la
sea necesario para alojar al dato sin superar el an- primera palabra y, antes de ingresar la segunda,
cho disponible (Figura 9). Tambin podemos lograr oprimimos la combinacin ALT+ENTER. Continua-
este efecto mientras escribimos el dato. Por ejemplo, mos con la segunda palabra y luego oprimimos la
queremos escribir dos palabras dentro de una celda, tecla ENTER (Figura 10).

FIGURA 9.
Esta es la opcin para
lograr el efecto de
varios renglones por fila
en las versiones de Excel
anteriores a la 2007.

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1.Formatos

FIGURA 10. Si oprimimos la combinacin


ALT+ENTER al escribir un dato, pasamos
a un nuevo rengln, dentro de la misma celda.
FIGURA 11. Las frmulas de la columna D,
La combinacin ALT+ENTER equivale a generar un ms abajo de la quinta fila, muestran
retorno de carro sin pasar a la celda siguiente. Po- valores iguales a 0 porque no hay datos
demos usarla varias veces dentro de una misma celda. para calcular en esas filas.
Cuando tenemos una fila de ttulos, y en uno o ms
de ellos abrimos la celda en varios renglones, con- Hay dos formas de ocultar los ceros de una planilla
viene aplicar la opcin de alineacin centrada en ho- (Figura 12). Una sirve para ocultar todos los ceros
rizontal y en vertical. Quedar mejor. de la planilla, como observamos en el Paso a Paso 5.

Si usamos Excel 2003, o una versin anterior, tene-


mos que seguir el procedimiento del Paso a Paso 6.
Ocultar ceros
Este mtodo tiene dos limitaciones. En primer lu-
Pongamos un ejemplo simple. Sea el caso de una pla- gar, como ya se dijo, es global: oculta todos los ce-
nilla con cuatro columnas: Nombre, Cantidad, Pre- ros. Es posible que solamente queramos ocultar
cio unitario y Precio total. Los tres primeros datos los ceros en cierto rango. Adems, no afecta a las
se escriben y el ltimo se calcula multiplicando Can- celdas donde tengamos aplicado algn formato
tidad x Precio unitario. Antes de escribir la can- especial. La segunda forma consiste en aplicar un
tidad y/o el precio unitario, esta frmula da igual a 0. formato personalizado sobre el rango donde se
Estos ceros son los que queremos ocultar (Figura 11). quieran ocultar los ceros (Paso a Paso 7).

FORMATOS DE TEXTO
La mayora de los formatos de tipografa se puede aplicar con el teclado. Por ejemplo,
CONTROL+N aplica formato de Negrita, CONTROL+S aplica formato de Subrayado y CONTROL+K
aplica formato de Cursiva. CONTROL+1 muestra el cuadro con todas las opciones de formato.

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FIGURA 12.
Si desmarcamos
esta opcin, las celdas
cuyo contenido sea
un 0 (una frmula cuyo
resultado sea cero)
aparecern como vacas.

PASO A PASO /5
Ocultar ceros

1 Haga un clic en el Botn de Office y luego seleccione Opciones de Excel.

2 Dirjase a la categora Avanzadas.

3 En el grupo Mostrar opciones para esta hoja, desmarque la opcin Mostrar


un cero en las celdas que tienen un valor cero.

4 Haga un clic en Aceptar.

ATAJOS DE TIPOGRAFA
La combinacin CONTROL+T da acceso a la lista desplegable de tamaos de fuente y CONTROL+F,
a la lista desplegable de tipos de fuente. En cambio, no hay combinaciones de teclas que sir-
van de atajo a las opciones de alineacin (Izquierda, Derecha o Centrado).

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1.Formatos

PASO A PASO /6
Ocultar ceros (Excel 2003 y anteriores)

1 Vaya a Herramientas/Opciones.

2 Seleccione la ficha Ver.

3 Desmarque la opcin Valores cero.

4 Haga un clic en Aceptar.

PASO A PASO /7
Formato para ocultar ceros

1 Seleccione el rango donde quiere ocultar los ceros.

2 En la pestaa Inicio, haga un clic en el botn de acceso al grupo Nmero.


Aparecer el cuadro con los distintos formatos numricos.

3 Dentro de Categoras, seleccione Personalizada.

4 Dentro de Tipo escriba 0,00 $;-0,00 $;.

5 Haga un clic en Aceptar.

En Excel 2003 y en las versiones anteriores obte- con la combinacin CONTROL+1 -el nmero uno-
nemos el cuadro para crear el formato con las op- (Figura 13). Lo que escribimos dentro de Tipo es el
ciones Formato/Celdas. Y, en cualquier versin, cdigo de formato. En realidad, dentro de esta

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ O c u l t a r c e ro s

FIGURA 13.
As creamos un formato
personalizado para
valores monetarios
que oculta los resultados
iguales a cero.

opcin podemos ingresar hasta cuatro cdigos, no escribimos nada. Eso indica que los valores
separados por punto y coma: iguales a cero no se vern en la celda.

El primero, se aplica a los valores positivos.


El segundo, a los valores negativos.
El tercero, a los valores iguales a cero.
El cuarto, a los datos tipo texto.

En la Figura 14, indicamos el cdigo para los va-


lores positivos (parte entera y dos decimales, con
el signo $), para los negativos (igual al anterior, FIGURA 14. La celda D6 tiene una frmula
pero con signo -) y, cuando deberamos escribir el cuyo resultado es 0. Pero en la planilla
correspondiente a los valores iguales a cero, del programa, aparece como vaca.

TIPOGRAFAS
Las tipografas ms empleadas son Arial y Times New Roman. La tipografa Courier reprodu-
ce el aspecto de un texto escrito en una antigua mquina de escribir, de ancho uniforme para
todas las letras. Conviene evitar las tipografas de fantasa que sean confusas e ilegibles.

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1.Formatos

El color Bordes
de la solapa redondeados
La opcin para cambiar el color de las solapas de un Para ponerle bordes redondeados a una celda o a un
libro apareci en Excel XP y se mantiene en Excel rango de celdas (Figura 16), comencemos por el
2003 y 2007. La forma ms simple de llegar a ella procedimiento para aplicar un borde en una celda o
es hacer un clic derecho en la solapa y tomar la op- rango de celdas (Paso a Paso 8)
cin Color de etiqueta. Esto abre una paleta de
colores de donde podemos seleccionar el color dese- Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior
ado (Figura 15). obtenemos el cuadro para crear el formato con las
opciones Formato/Celdas. Y, en cualquier versin,
La solapa de la hoja actualmente seleccionada con la combinacin Control+1 (el nmero uno).
permanecer blanca, con una lnea de color en el En Excel 2007 tenemos tambin las opciones Dibu-
borde de la parte inferior. jar borde y Dibujar cuadrcula de borde que

FIGURA 15.
De esta paleta de colores
podemos seleccionar
el que se aplicar
en la solapa de la hoja.
Esta opcin est
disponible en Excel XP
y versiones posteriores.

TAMAO DE FUENTE
El tamao de la letra se mide en puntos. Hay 72 puntos en una pulgada (2,54 centmetros).
Los tamaos ms usados son 10 12 puntos, lo que se obtendra en una antigua mquina de
escribir. Recomendamos no usar muchos tamaos de fuente distintos en una misma planilla.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ B o rd e s re d o n d e a d o s

convierte el puntero en un lpiz para dibujar los bor- Lo mejor que se nos ocurre es simular el borde con una
des a pulso. Pero ninguna de estas opciones nos da la Autoforma (Paso a Paso 9 y Figura 17). En las ver-
posibilidad de aplicar un borde redondeado. siones anteriores de Excel obtenemos la lista de au-
toformas con las opciones Insertar/Imagen/
Autoformas (Figura 18). El rectngulo tapar la
celda; para hacerlo transparente hacemos un clic de-
recho sobre l, seleccionamos Formato de forma y
luego marcamos la opcin Sin relleno.

FIGURA 16. Indicamos el tipo de lnea que


queremos aplicar sobre el rango seleccionado,
y el lugar exacto donde queremos aplicarla.

PASO A PASO /8
Bordes de celdas

1 Seleccione el rango donde quiere aplicar el borde.

2 En la pestaa Inicio haga un clic en el botn Bordes. Se desplegarn varias opciones.

3 Haga un clic en Ms bordes.

4 En esta ficha deber indicar el tipo de lnea deseada, su color (de la paleta de la derecha)
y el lugar donde desea aplicar el borde (con los botones que rodean al cuadro de la izquierda).

5 Cuando haya indicado todo esto, haga un clic en Aceptar.

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1.Formatos

PASO A PASO /9
Dibujar una autoforma

1 Dentro de la cinta de opciones, seleccione la pestaa Inicio.

2 Haga un clic en el botn Formas.

3 Se desplegar un men de formas geomtricas varias.

4 Haga un clic en Rectngulo redondeado.

5 El cursor se convertir en una pequea cruz.

6 Arrastrando el mouse, dibuje un rectngulo alrededor de la celda o del rango


donde desea aplicar el borde.

7 Para que el rectngulo coincida exactamente con los bordes que tiene la celda,
dibuje el borde mientras mantiene presionada la tecla ALT.

FIGURA 17. Con esta Autoforma podemos FIGURA 18. As queda el rectngulo redondeado
dibujar un borde redondeado en una celda. aplicado como borde para la fila de ttulos.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Cdigo de barras

Cdigo de barras Hay que tener en cuenta que hay varios sistemas
de codificacin y tenemos que buscar el que
Para obtener el cdigo de barras asociado a un corresponda a nuestras necesidades.
nmero dado hay que aplicar una fuente que
corresponda a ese cdigo.

Las fuentes se consiguen en Internet (por ejemplo en


www.barcodingfonts.com) y luego se instalan en
la carpeta Windows\Fonts. Una vez instaladas apa-
recern en el cuadro Fuente y en la ficha Fuente
correspondiente a Formato/Celdas (Figura 19).

FIGURA 19.
Las celdas de la columna
B tienen aplicada
una fuente que muestra
el cdigo de barras
asociado a esos datos.

CDIGO DE BARRAS
Normalmente, las fuentes para obtener cdigos de barras en una planilla Excel (o un
documento de Word) estn registradas, se venden por Internet y hay que pagar por
ellas. Pero tambin hay algunas que son gratuitas.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/
1.Formatos

Convertir a nmero otro sistema (Figura 20). Y, efectivamente, pode-


mos devolverle su carcter numrico con una
A veces, los datos numricos son tomados por Excel opcin del Pegado especial (Paso a Paso 10).
como un texto, produciendo errores en las frmulas En Excel 2003 y las versiones anteriores, el cuadro
que operen con ellos. Eso suele ocurrir cuando los Pegado especial se obtiene con las opciones
datos provienen de un archivo TXT, obtenido desde Edicin/Pegado especial (Figura 21).

FIGURA 20.
Excel toma los valores
de la columna C como
textos. Esto impide que
hagamos operaciones
matemticas con ellos.

FIGURA 21.
Con la opcin
Multiplicar podemos
devolverle el carcter
numrico a los datos
que Excel est tomando
como texto.

NMEROS COMO TEXTO


Cuando lo que queremos regresar a modo numrico son nmeros fijos y no frmulas,
otra forma de lograr este efecto es usar una de las opciones del Pegado especial para
multiplicar los nmeros por 1, o para sumarles cero.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ El color segn el valor

PASO A PASO /10


Pegado especial

1 En una celda auxiliar, escriba un 1 (el nmero uno).

2 Haga un clic en el botn Copiar, dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones.

3 Seleccione el rango de datos que va a convertir.

4 Haga un clic en la flechita que aparece bajo el botn Pegar para descolgar sus opciones.

5 Haga un clic en Pegado especial. Aparecer un cuadro con las distintas opciones.

6 Marque la opcin Multiplicar.

7 Haga un clic en Aceptar.

Lo que acabamos de hacer fue multiplicar por 1 los El color


datos que queramos convertir. Multiplicar por 1 no
afecta al valor, pero le devuelve el carcter numri- segn el valor
co. La siguiente pregunta resuelve un problema em-
parentado con ste. Si queremos cambiar el color de una celda segn
su valor, podemos utilizar la solucin estndar:
el Formato condicional.

Por ejemplo, supongamos que tenemos una serie


de valores en B2:B10 y un valor lmite en D1
(podemos verlo en imagen de la Figura 22).
Queremos que las celdas de la lista cuyo valor
sea mayor al de referencia se vean con fondo rojo, el
procedimiento lo podemos ver, de forma detallada,
en el Paso a Paso 11: Formato condicional.

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1.Formatos

Este formato es dinmico: si cambiamos algn


valor del rango, o el de la celda D1, cambiar el
color de las celdas que hayan modificado su esta-
do respecto de la condicin. Si luego queremos eli-
minar este formato, volvemos a seleccionar las cel-
das y tomamos las opciones Formato/Condicio-
nal/ Borrar reglas/Borrar reglas en las
FIGURA 22. Queremos que los valores de la lista celdas seleccionadas.
mayores que D1 aparezcan sobre fondo rojo;
es posible con un Formato condicional. La opcin de Formato condicional (Figura 24)
es una de las que ms cambi en Excel 2007.
Ahora las celdas del rango seleccionado que cum- El procedimiento para aplicarlo en Excel 2003
plan la condicin mayores que el valor de D1 y en las versiones anteriores, lo podemos ver en el
aparecern con el formato indicado (Figura 23). Paso a Paso 12.

PASO A PASO /11


Formato condicional

1 Seleccione la lista de valores.

2 Haga un clic en el botn Formato condicional dentro de la ficha Inicio de la cinta de


opciones. Se desplegar un men con ms opciones.

3 Tome las opciones Resaltar reglas de celdas/Es mayor que. Aparecer un cuadro
para indicar el valor lmite y el formato que se quiere aplicar.

4 Dentro de la opcin de la izquierda, seleccione D1, que es la celda que contiene el valor lmite.

5 En la opcin de la derecha seleccione el formato que va a aplicar. Por ejemplo, Relleno


rojo claro.

6 Haga un clic en Aceptar.

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FIGURA 23.
Este formato condicional
muestra sobre un fondo
de color los valores
del rango seleccionado
que sean mayores
que el contenido
de la celda D1.

FIGURA 24.
As se indica
el Formato condicional
en las versiones de Excel
anteriores a la 2007.

En los primeros cinco pasos indicamos la condicin condicional en estas versiones, tomamos nueva-
que deben cumplir las celdas para ser destacadas mente las opciones Formato/Formato condicio-
con el nuevo formato. Luego, establecemos el for- nal, hacemos un clic en el botn Eliminar y luego
mato propiamente dicho. Para eliminar un Formato marcamos la condicin que queremos borrar.

FORMATO CONDICIONAL 2007


El Formato condicional es una de las opciones que ms novedades ofrece en Excel 2007:
nuevos formatos disponibles, a algunos los podemos aplicar rpidamente desde el men
y podemos establecer un nmero indefinido de criterios dentro de un mismo rango.

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1.Formatos

PASO A PASO /12


Formato condicional (Excel 2003 y anteriores)

1 Seleccione la lista de valores.

2 Tome las opciones Formato/Formato condicional.

3 En la primera opcin indique valor de la celda.

4 En la segunda opcin indique mayor que.

5 En la tercera (y ltima) opcin seleccione la celda D1 (quedar expresada en la forma =$D$1).

6 Haga un clic en el botn Formato....

7 En la ficha Tramas seleccione el color Rojo.

8 Haga un clic en Aceptar (el formato).


Haga un clic en Aceptar (la condicin).

Formato Abrimos el Editor de caracteres privados de


Windows que muestra un cuadro con la lista de ca-
para guaranes racteres ya creados, que seguramente estar vaca.

Excel incluye, dentro de sus formatos monetarios, uno


para guaranes: muestra el valor de la celda junto con
las letras Gs. Pero no es se el smbolo del guaran.

En ese caso, podemos crear el smbolo en un editor


de caracteres, si tenemos instalado en nuestro equi-
po el editor de caracteres privados de Windows
(Paso a Paso 13 y Figura 25).

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Formato para guaranes

PASO A PASO /13


Abrir el editor de caracteres

1 Haga un clic en el botn Inicio de Windows.

2 Tome la opcin Ejecutar.

3 Dentro de Abrir escriba eucedit y luego, haga un clic en Aceptar.

FIGURA 25. Podemos crear smbolos


no incluidos en las tipografas convencionales.

Generamos nuestro nuevo carcter (Paso a Paso 14


y Figura 26). Disponemos del nuevo carcter y pode- FIGURA 26. As queda el smbolo del guaran
mos tomarlo desde el mapa de caracteres para utilizar- en el Editor de caracteres privados. Hay
lo en otro programa (Paso a Paso 15 y Figura 27). que guardarlo para usarlo en otro programa.

FORMATOS PERSONALIZADOS
Cada X.
FIGURA formato
xxx personalizado se construye con ciertos cdigos (el 0 representa una cifra, la h,
un valor hora, etctera). Para conocerlos, debemos consultar la Ayuda de Excel. Hay que indi-
car, en la caja de bsqueda, las palabras clave cdigos de formatos de nmero.

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1.Formatos

PASO A PASO /14


Crear nuevo carcter

1 Seleccione cualquier carcter no usado.

2 Haga un clic en Aceptar. Aparecer una cuadrcula donde podr dibujar el nuevo carcter.
En vez de dibujar el smbolo desde el comienzo, elija la g, y dibuje la lnea.

3 Tome las opciones Edicin/Copiar carcter. Aparecer la lista de caracteres estndares.

4 Seleccione la g y haga un clic en Aceptar.

5 Con las herramientas de dibujo, trace la lnea diagonal.

6 Tome las opciones Edicin/Guardar carcter.


Finalmente, debe cerrar el editor y puede empezar a utilizar el nuevo caracter.

PASO A PASO /15


Copiar nuevo carcter

1 Abra el mapa de caracteres con Inicio/Programas/Accesorios/Mapa de


caracteres (la secuencia exacta puede variar segn cmo tenga organizado el men).

2 Dentro de Fuente seleccione Todas las fuentes (Caracteres privados). Debe


aparecer la lista de caracteres creados, con el smbolo que gener recin.

3 Seleccione ese carcter.

4 Haga un clic en Seleccionar y luego otro en Copiar.

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Con esto copiamos el carcter en el Portapapeles


de Windows y lo podemos pegar en cualquier progra-
ma. Por ejemplo, en Excel, dentro de la opcin Tipo al
crear el formato personalizado (Figura 28). El proce-
dimiento sirve para crear cualquier smbolo que quera-
mos incluir en un formato personalizado.

La combinacin
Control+) muestra
la columna que se
FIGURA 27. Al indicar la opcin Todas las
fuentes (Caracteres privados) aparece
encuentra seleccionada
el smbolo creado antes en el editor. y actualmente oculta

FIGURA 28.
El smbolo creado
en el Editor
de caracteres privados
pudimos pegarlo dentro
de un formato
personalizado
para guaranes.

RESUMEN
Las opciones de formato son de las ms usadas en Excel. Los temas tratados dan una idea
de la variedad de problemas interesantes que se pueden resolver al aplicar conveniente-
mente estas opciones de formato y acelerar los tiempos de trabajo.

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1.Formatos

Multiple choice

1 Podemos construir caracteres 4 En qu versin de Excel


matemticos que no posee Excel? apareci la opcin que nos permite
a- S, pero solo en Excel 2003. cambiar el color de la etiqueta?
b- S, pero solo en Excel 2007. a- XP.
c- S, con un editor de caracteres b- 2003.
y construirlos pxel a pxel. c- 2007.
d- No. d- Ninguna de las anteriores.

2Qu combinacin de teclas utilizamos 5 En qu se mide el ancho


para obtener el cuadro para crear el formato? de las columnas de Excel?
a- CONTROL+1 a- En puntos.
b- ALT+= b- En picas.
c- ALT+F8 c- En centmetros.
d- ALT+FLECHA ABAJO d- En caracteres.

3 En cul versin de Excel tenemos 6 Qu opcin podemos utilizar


la opcin de Dibujar bordes y, tambin, para cambiar el color de una celda
la de Dibujar cuadrcula de borde? segn su valor?
a- XP. a- FORMATO CONDICIONAL.
b- 2003. b- Insertar autoforma.
c- 2007. c- ESPACIOS.
d- Ninguna de las anteriores. d- HALLAR.

Respuestas: 1c - 2a - 3c - 4a - 5a- 6a.

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Captulo 2
Impresin

Conoceremos opciones avanzadas


de impresin mediante la utilizacin
e implementacin de macros.
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2 . I m p re s i n

Impresin En las versiones anteriores a Excel 2007, la opcin


para imprimir imgenes se encuentra en la ficha Pro-
Todos los usuarios de Excel sabemos imprimir las piedades, dentro del men Formato/Imagen. Si to-
planillas. Conocemos cmo configurar el tamao do sale bien, la imagen aparecer en la hoja impresa.
de la hoja, los mrgenes y los encabezados. Pero
las dificultades que aparecen a la hora de imprimir
un archivo de Excel suelen ir ms all de las opcio-
nes de impresin propiamente dichas. En este cap- Imprimir factura
tulo, resolveremos diez problemas relacionados con la
impresin de planillas, que no siempre se solucionan a Contamos con una factura con una serie de cam-
travs de las opciones convencionales. pos: Nombre y al lado el nombre, Fecha y al lado
la fecha. La tenemos que imprimir en un
formulario que ya trae preimpresos los ttulos.
De modo que debemos imprimir el nombre, pero
Imprimir imgenes no el ttulo Nombre; la fecha, pero no el ttulo
Fecha. Para realizar esto generamos una copia de
Excel tiene una opcin para indicar que una imagen la factura en un rango auxiliar e incluimos sola-
insertada en la hoja se imprima. En el Paso a Paso 1, mente los datos que deseamos imprimir y no los
veremos cmo activarla. respectivos ttulos. Por ejemplo, supongamos que
la factura ocupa el rango A1:F10 y generamos
el duplicado en G1:L10, que ser el rango que
vamos a imprimir.

Este duplicado contendr frmulas que traen los


datos para imprimir desde la factura original
(Figura 1). Por ejemplo, si en A1 est la palabra
Nombre y en B1 el nombre, en H1 escribimos la
frmula =B1; si en A2 est la palabra Fecha y en

IMGENES DE ENCABEZADO Y PIE


A partir de Excel XP tenemos la opcin de incluir imgenes en el encabezado o el pie de pgi-
na. Esta opcin se mantiene en Excel 2003 y 2007. Nos permite crear planillas ms atracti-
vas ya que podemos insertar un logo que se imprima luego en todas las hojas.

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SECRETOS-EXCEL_Cap2_037_050 corregido.qxp 26/05/2010 12:37 a.m. Pgina 39

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Imprimir factura

PASO A PASO /1
Imprimir imgenes

1 Haga un clic derecho sobre la imagen que quiere imprimir.

2 Elija la opcin Tamao y propiedades.

3 Seleccione la ficha Propiedades

4 Marque la opcin Imprimir objeto.

5 Haga un clic en Aceptar.

ATAJOS DE TECLADO
La combinacin CONTROL+P muestra el men de impresin (equivale a la opcin Imprimir).
No existe en Excel una combinacin de teclas para mostrar la Vista preliminar, pero s la
encontramos en Word mediante la combinacin CONTROL+ALT+I.

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2 . I m p re s i n

FIGURA 1.
Estas dos facturas
son iguales, pero en la
segunda no aparecen
los ttulos que estn
en un formulario
preimpreso.

B2 el nombre, en H2 escribimos la frmula =B2. Configurar pginas


As hacemos con todos los valores que deban im-
primirse. En el Paso a Paso 2, veremos cmo es- Cuando se establecen las opciones de impresin, s-
tablecer el rango de impresin. tas quedan aplicadas a todas las hojas selecciona-
das. Para aplicar las mismas opciones a todo el libro,
En las versiones anteriores a Excel 2007, el rango basta con seleccionar previamente todas las hojas
de impresin se establece con Archivo/rea de como podemos ver en el Paso a Paso 3.
impresin/Establecer rea de impresin.
Las opciones establecidas mientras estaban selec-
cionadas las hojas se extendern a todo el libro
(Figura 2). Si queremos aplicar las opciones slo
en algunas hojas, las seleccionamos haciendo un clic
en la solapa de cada hoja mientras mantenemos
apretada la tecla CONTROL.

En las versiones anteriores a Excel 2007, llegamos a


las opciones de impresin desde el men Archivo/
Configurar pgina.

CORTES DE HOJA
Para insertar un corte de hoja manual ponemos el cursor en la primera columna de la
izquierda y en la primera fila de la nueva hoja. Lo hacemos con las opciones Insertar/Salto
de pgina o con el botn Saltos de la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Configurar pginas

PASO A PASO /2
Establecer rea de impresin

1 Marque el rango de celdas en la hoja.

2 Seleccione la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.

3 Haga un clic en el botn rea de impresin.

4 Haga un clic en Establecer rea de impresin.

OPCIONES DE IMPRESIN
En Excel 2003 y en versiones anteriores, las opciones asociadas a la impresin se encuentran
en los mens Archivo/Vista preliminar, Archivo/Configurar pgina y Archivo/Imprimir.
En Excel 2007, se encuentran en la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.

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2 . I m p re s i n

PASO A PASO /3
Aplicar opciones a todas las hojas

1 Haga un clic derecho sobre la solapa de cualquier hoja del libro.

2 Tome la opcin Seleccionar todas las hojas.

3 Con las hojas seleccionadas establezca las opciones de impresin en la ficha Diseo
de pgina de la cinta de opciones (Mrgenes, Orientacin, Tamao, etctera).

4 Deseleccione las hojas con un clic en cualquier solapa.

Elegir impresora
Para seleccionar la impresora que deseamos utilizar,
la instruccin que debemos incluir en nuestra macro,
antes de la impresin es Application.Dialogs
(xlDialogPrinterSetup).Show.

Application.Dialogs(<cuadro>).Show muestra
cualquiera de los cuadros estndares de Excel,
FIGURA 2. Las opciones de configuracin donde <cuadro> es un nmero que identifica al
de pgina quedarn aplicadas a todo el libro. cuadro que se va a mostrar.

NUMERAR PGINAS
Para numerar las pginas al imprimir una planilla de Excel tenemos que hacerlo a tra-
vs del encabezado o del pie de pgina. En la lista de encabezados o pies estndares
hay varias opciones que incluyen el nmero de pgina.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ E l e g i r i m p re s o r a

En el ejemplo que damos, este nmero aparece re-


presentado por una constante propia de Excel:
xlDialogPrinterSetup.

Al escribir la macro, en el momento de abrir el parn-


tesis en Application.Dialogs se descuelga una lis-
ta con todas las constantes disponibles (Figura 3).
Por su nombre, es posible saber cul corresponde
al cuadro deseado. Si la lista no aparece, tenemos
que activar una opcin en el editor de VBA, como FIGURA 3. Queremos que una macro muestre
podemos ver en el Paso a Paso 4. este cuadro para seleccionar la impresora.

PASO A PASO /4
Lista de argumentos en VBA

1 Ingrese al editor de Visual Basic con la combinacin ALT+F11.

2 Una vez dentro del editor tome las opciones Herramientas/Opciones.

3 Seleccione la pestaa Editor.

4 Marque la opcin Lista de miembros automtica.

5 Haga un clic en Aceptar.

LA FICHA PROGRAMADOR
Para disponer de la ficha Programador de la cinta de opciones, tenemos que marcar la
opcin Mostrar ficha programador en la cinta de opciones, dentro de la categora Ms
frecuentes dentro de Botn de Office/Opciones de Excel.

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SECRETOS-EXCEL_Cap2_037_050 corregido.qxp 26/05/2010 12:37 a.m. Pgina 44

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2 . I m p re s i n

Esta opcin vale para todas las instrucciones que ad-


mitan una lista de argumentos y simplifica mucho la
escritura del cdigo de las macros (Figura 4).

Cmo contar
pginas FIGURA 4. Al escribir la instruccin
Application.Dialogs se descuelga una lista
Si vamos a imprimir una lista muy larga, con una con los posibles valores de la constante
cantidad variable de filas, podemos saber cuntas que identifica a cada cuadro.
pginas va a ocupar con una macro que cuente los
cortes de pginas dentro del rea de impresin. Para que funcione correctamente, hay que generar
antes los cortes de pgina automticos. Para eso
alcanza con hacer una Vista preliminar.
Sub paginas()
cortes = ActiveSheet.HPageBreaks.Count
MsgBox (Hay & cortes & pginas en la hoja)
End Sub

La propiedad HPageBreaks.Count calcula la


cantidad de cortes de pgina horizontales (por eso
la H). En principio, hay un corte de pgina por ca-
da hoja que se va a imprimir. La macro funciona
tanto con los cortes de pgina automticos de Ex-
cel como con los que se insertaron manualmente a
travs de Insertar/Salto de pgina.

EDITOR DE VISUAL BASIC

La forma de abrir el editor de Visual Basic (para escribir o modificar una macro) depende de
la versin de Excel que estemos usando: a travs del men o de la ficha Programador de la
cinta de opciones. Pero en todas las versiones podemos hacerlo con la combinacin ALT+F11.

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SECRETOS-EXCEL_Cap2_037_050 corregido.qxp 26/05/2010 12:37 a.m. Pgina 45

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Encabezado variable

Original, duplicado Encabezado


y triplicado variable
Si al imprimir tres copias, necesitamos que en cada Si necesitamos imprimir una planilla que ocupa
una haya una leyenda que indique cul es el original, seis pginas. En las primeras tres tiene que impri-
cul el duplicado y cul el triplicado, podemos hacerlo mirse un encabezado y en las tres restantes, otro.
de forma automtica, sin tener que cambiar el texto en La computadora lo puede realizar de manera auto-
cada copia. Hacemos la impresin a travs de una ma- mtica mediante la macro.
cro que cambie el encabezado (o el pie de pgina).
Sub Titulos()
Sub Impresion() ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader =
ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = ORIGINAL Informe de ventas
ActiveSheet.PrintOut ActiveSheet.PrintOut From:=1, To:=3
ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = DUPLICADO ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader =
ActiveSheet.PrintOut Informe de produccin
ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = TRIPLICADO ActiveSheet.PrintOut From:=4, To:=6
ActiveSheet.PrintOut End Sub
End Sub

Esta macro establece el primer encabezado y luego


Esta macro debe utilizar la siguiente propiedad: imprime las hojas 1 a 3. Luego, establece el segundo
.PageSetup.CenterHeader para cambiar el enca- encabezado e imprime las hojas restantes. Uno no
bezado antes de cada impresin. Si el encabezado y el siempre recuerda las instrucciones de macro asociadas
pie de pgina estuvieran ocupados con algn otro a cada opcin o comando de Excel. Entonces se lo po-
elemento, el texto se pude ubicar en alguna celda ade- demos preguntar al grabador de macros. Veremos un
cuada. En el apartado siguiente, trabajaremos con un buen ejemplo del uso del grabador de macros como
caso similar y obtendremos una solucin parecida. asistente de programacin en el Paso a Paso 5.

EL TAMAO DE LA HOJA
Excel 2007 satisface uno de los principales reclamos de los usuarios: supera el lmite de 256
columnas por hoja, de la A a la IV. Ahora una hoja de Excel tiene 16384 columnas, de la A a la
XFD. Tambin admite ms de un milln de filas y 3267 caracteres por celda.

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PASO A PASO /5
El grabador como asistente

1 Seleccione la ficha Programador dentro de la cinta de opciones.

2 Haga un clic en el botn Grabar macro.

3 Escriba un nombre adecuado para la macro.

4 Presione Aceptar.

NAVEGACIN
Excel incluye un men de navegacin para pasar de hoja en hoja en un libro de muchas
hojas: con un clic derecho sobre los botones de hoja (abajo y a la izquierda del libro)
aparece un cuadro con la lista de hojas que contiene el libro.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Encabezado variable

En las versiones anteriores de Excel, tomamos las correspondiente a esas operaciones. En esta oca-
opciones Herramientas/Macro/Grabar nueva sin, establecemos un encabezado e imprimimos las
macro. En cualquier caso, con estas opciones encen- primeras tres pginas de la planilla. Luego apaga-
demos el grabador de macros que registrar todo lo mos el grabador y vemos la macro que hemos obteni-
que hagamos de ahora en ms y escribir la macro do, solo tenemos que seguir el Paso a Paso 6.

PASO A PASO /6
Ver cdigo de la macro

1 Seleccione la ficha Programador dentro de la cinta de opciones.

2 Haga un clic en el botn Detener grabacin.

3 Presione el botn Macros. Aparecer el cuadro con la lista de macros disponibles.

4 Seleccione la macro que acaba de crear.

5 Haga un clic en Modificar.

Con esto se abrir el editor de Visual Basic con el


.CenterHeader = Preuba de encabezado
cdigo de la macro que hace lo mismo que reali-
.RightHeader =
zamos antes desde el men.
.LeftFooter =
.CenterFooter =
Sub Macro1() .RightFooter =
.PrintHeadings = False
Macro1 Macro .PrintGridlines = False
Macro grabada el 27/10/2009 por Claudio Snchez .PrintComments = xlPrintNoComments
.PrintQuality = 360
ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = .CenterHorizontally = False
With ActiveSheet.PageSetup .CenterVertically = False
.LeftHeader = .Orientation = xlPortrait

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2 . I m p re s i n

Por ejemplo, en E1 escribimos Seor: (la macro es-


.Draft = False
cribir el nombre en F1). Luego ingresamos algn
.PaperSize = xlPaperA4
texto introductorio adecuado. En las columnas E y F,
.FirstPageNumber = xlAutomatic
a partir de la fila 6, la macro copiar concepto e im-
.Order = xlDownThenOver
porte para esta persona. Si queremos, podemos
.BlackAndWhite = False
escribir una firma o frase de cierre en la ltima fila
.Zoom = 100
de la carta (Figura 5).
.PrintErrors = xlPrintErrorsDisplayed
End With
En estas condiciones, la macro podra ser ms o me-
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=1,
nos como la siguiente:
To:=3, Copies:=1, Collate _
:=True
End Sub Sub Cartas()
ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = E1:H20
fila = 2
Do While Not IsEmpty(Cells(fila, A))
Podemos estudiar este cdigo y localizar las instruc-
Range(E5:H10).ClearContents
ciones que corresponden a las operaciones que nos
nombre = Cells(fila, A)
interesan. En este caso, las asociadas al estableci-
Range(F1) = nombre
miento de los encabezados o pies de pgina.
f1 = 5
Do While Cells(fila, A) = nombre And Not
IsEmpty(Cells(fila, A))

Combinar Cells(f1, E) = Cells(fila, B)


Cells(f1, F) = Cells(fila, C)

correspondencia fila = fila + 1


f1 = f1 + 1
Loop
No existe en Excel un comando equivalente a
ActiveSheet.PrintOut
Combinar correspondencia de Word, pero se
Loop
puede hacer lo mismo con una macro. Y cuando
End Sub
sta se usa, es posible realizar todas las mejoras que
a uno se le ocurran. Por ejemplo, supongamos
que tenemos la lista de personas (con Nombre,
Concepto e Importe) en A1:C10 (reservamos la pri- Lo primero que hace la macro es establecer el rango
mera fila para ttulos). Primero debemos preparar la de impresin de la carta modelo. Luego comienza a
carta modelo que la macro completar con los da- recorrer la lista de personas desde la segunda fila,
tos de cada persona. mientras encuentre datos en la columna A.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ C o m b i n a r c o r re s p o n d e n c i a

FIGURA 5.
Una macro recorre la lista
de la izquierda y completa
la carta de la derecha.
Cuando termina de armar
la carta de una persona,
la imprime.

Esto lo hacemos con la condicin Not IsEmpty (no el que corresponde a esta carta. Este segundo ci-
est vaca). El recorrido del rango empieza borrando clo se limita a copiar el concepto en la columna F
los datos de la carta anterior. Luego toma nota del y el importe en la columna G. Cuando el ciclo ter-
nombre de la persona y lo escribe en G1. Entonces mina, imprime la carta. La impresin se hace con
realiza un segundo recorrido para tomar nota de la instruccin ActiveSheet.PrintOut, pero,
conceptos e importe de esta persona. Dos condicio- mientras hacemos pruebas, conviene cambiarla
nes controlan este ciclo: que la columna A tenga da- por ActiveSheet.PrintPreview, que puede rea-
tos, como antes, y que el nombre de la persona sea lizar la vista preliminar.

La impresin se hace
con la instruccin
ActiveSheet.PrintOut
y las pruebas con
ActiveSheet.PrintPreview

RESUMEN
Cualquiera pensara que la impresin de una planilla Excel no ofrece demasiados secretos:
hacemos un clic en el botn Imprimir y listo. Sin embargo, los casos estudiados en este cap-
tulo demuestran que hay ms en la impresin de una hoja que lo que podramos pensar.

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2 . I m p re s i n

Multiple choice

1Qu debemos escribir, en una macro, 4 Cul combinacin de teclas


para que aparezca una lista con los posibles nos permite abrir el editor de Visual Basic
valores de la constante que identifica al cuadro? para escribir o modificar una macro?
a- Aplication.Dialogs a- CONTROL+1
b- ActiveSheet.PrintOut b- ALT+=
c- HPageBreaks.Count c- ALT+F11
d- PageSetup.CenterHead d- ALT+FLECHA ABAJO

2 En dnde se encuentran las opciones 5 Cul propiedad cambia el encabezado


asociadas a macros? antes de cada impresin?
a- En Diseo de pgina. a- Aplication.Dialogs
b- En Vista. b- ActiveSheet.PrintOut
c- En la Ficha programador. c- HPageBreaks.Count
d- En Frmulas. d- PageSetup.CenterHead

3Qu propiedad calcula la cantidad 6 Dentro de la macro, qu opcin


de cortes de pginas horizontales? permite imprimir?
a- Aplication.Dialogs a- Aplication.Dialogs
b- ActiveSheet.PrintOut b- ActiveSheet.PrintOut
c- HPageBreaks.Count c- HPageBreaks.Count
d- PageSetup.CenterHead d- PageSetup.CenterHead

Respuestas: 1a - 2c - 3c - 4c - 5d - 6b.

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Captulo 3
Grficos

Conoceremos tcnicas secretas


que sirven para lograr efectos que no aparecen
en las opciones estndares.
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3.Grficos

Grficos
Los grficos son una opcin atractiva de los programas
de planilla de clculo. Son fciles de hacer y lindos de
ver. Pero, como todo en Excel, tienen sus secretos. A
veces vemos grficos muy interesantes, pero cuando
tratamos de reproducirlos, no encontramos las opcio-
nes necesarias. Hay ciertos trucos y tcnicas secretas
que sirven para lograr efectos que no aparecen en los
comandos y opciones estndares. Con esos trucos y
tcnicas resolveremos los problemas planteados en los Si tenemos una tabla donde se indique la cantidad
casos estudiados de este captulo. de gente por regin, hacer el grfico es muy fcil: se-
leccionamos la tabla, hacemos un clic en el botn
Columna de la ficha Insertar y seguimos las ins-
trucciones. En las versiones de Excel anteriores a la
Qu es 2007, luego de seleccionar la tabla tomamos las op-
ciones Insertar/Grfico.
un histograma?
El problema no es el grfico sino el cuadro: tal vez no
Un histograma es un grfico de columnas barras tengamos un cuadro principal, de dos columnas don-
verticales donde cada una representa la cantidad de cada fila sea una provincia y donde se indique la
de veces que ocurre un determinado hecho. Por cantidad de asistentes de esa procedencia.
ejemplo, supongamos que organizamos un curso al
que asisten personas de distintas regiones y quere- Es ms probable que tengamos una lista de perso-
mos obtener un grfico que represente la proceden- nas (cada fila una persona), donde se indica la
cia de los asistentes: ms personas hay de una de- procedencia de cada una. A partir de esta lista
terminada regin, mientras ms alta ser la colum- tenemos que obtener el cuadro y, entonces s,
na correspondiente (Figura 1). pasar al grfico (Figura 2).

GRFICO INSTANTNEO
Si seleccionamos una tabla de datos y oprimimos la tecla F11, Excel crea automticamente
un grfico de Columnas y lo inserta en una nueva hoja de grficos. Esta tecla rpida es ms un
fastidio que una herramienta porque crea un grfico simple que luego tenemos que ajustar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Qu es un histograma?

FIGURA 1.
La altura de cada columna
de este grfico
es proporcional
a la cantidad de gente
que proviene
de la respectiva regin.

Hay varias formas de obtener el cuadro de valores a


partir de la lista. Una de las ms directas, es median-
te tablas dinmicas (Paso a Paso 1). Esto arma la ta-
bla dinmica con los totales por provincia (Figura 3).

En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el pro-


cedimiento es diferente (Paso a Paso 2). Esta tabla
dinmica obtenida tampoco es el cuadro que se gra-
ficar para obtener el histograma. Ocurre que, en
principio, cuando creamos un grfico a partir de una
FIGURA 2. Para crear el histograma, tabla dinmica, se obtiene un grfico dinmico.
necesitamos obtener una tabla que diga cuntas Si queremos uno comn, tenemos que copiar la ta-
personas hay en cada regin. bla a otro rango y graficar ese segundo rango.

LOS NUEVOS FORMATOS


Excel 2007 incluye nuevos formatos de celda que permiten crear un grfico dentro de un
rango. El grfico se obtiene al seleccionar los datos y, en la ficha Inicio de la cinta de
opciones, al hacer clic en Formato condicional y luego en Barras de datos.

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3.Grficos

PASO A PASO /1
Tabla dinmica

1 Seleccione la lista original.

2 Dentro de la ficha Insertar, haga un clic en el botn Tabla dinmica y,


del men que se descuelga, en la opcin Tabla dinmica. Aparecer un cuadro
con las opciones iniciales de la tabla.

3 Indique dnde quiere poner la tabla. Por ejemplo, marque la opcin Hoja de clculo
existente y, dentro de Ubicacin, haga un clic en una celda libre.

4 Haga un clic en Aceptar. Aparecer en el panel derecho de la pantalla una serie


de opciones para darle forma a la tabla.

5 Tome el campo Provincia (o como se llame el campo que contenga la procedencia) y


arrstrelo hasta el cuadro Rtulos de fila.

6 Tome nuevamente el campo Provincia y arrstrelo hasta el cuadro Valores. Con esto
aparecer la tabla con dos columnas: las provincias y la cantidad de personas en cada provincia.

7 Cierre el panel derecho.

FIGURA 3.
As queda la tabla
dinmica creada por Excel
a partir de la lista
de la izquierda.

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SECRETOS-EXCEL_Cap3_051_072 corregido.qxp 26/05/2010 12:40 a.m. Pgina 55

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PASO A PASO /2
Tabla dinmica en Excel 2003

1 Seleccione la lista original.

2 Vaya a las opciones Datos/Informe de tablas y grficos dinmicos.


Se abrir el asistente para tablas dinmicas.

3 En el primer paso indique Lista o base de datos de Microsoft Excel,


porque se es el origen de los datos.

4 Haga un clic en Siguiente.

5 En el segundo paso el cuadro debe mostrar correctamente el origen de datos,


tal como lo seleccion al principio. De modo que siga adelante con un clic en Siguiente.

6 En el ltimo paso determine la ubicacin para la tabla de valores que va a obtener.


Por ejemplo, Hoja de clculo existente y una celda libre en la hoja actual.

7 Presione Finalizar. Aparecer el esqueleto de la tabla y un cuadro con la lista de campos.

8 Tome con el mouse el campo Provincia y llvelo desde el cuadro Lista de campos
de tabla hasta donde dice Coloque campos de fila aqu.
Repita la maniobra anterior, pero esta vez lleve el campo a donde dice Coloque datos aqu.

Sealar promedio escribimos la funcin =PROMEDIO(B$2:B$7) y ex-


tendemos la frmula a toda la tabla.
Suponemos que la tabla que queremos graficar
tiene dos columnas: Mes y Ventas. Agreguemos Si construimos un grfico de columnas desde esta ta-
una nueva columna, con el ttulo Promedio, y cu- bla extendida, obtendremos dos columnas por cada
yo contenido sea el promedio de ventas. Por ejem- mes. La segunda representar el promedio y tendr la
plo, si las ventas estn en el rango B2:B7, en C2 misma altura en todos los meses (Figura 4).

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3.Grficos

FIGURA 4.
Este grfico tiene
dos series de columnas.
La segunda serie,
correspondiente
al promedio,
ser cambiada
por una lnea horizontal.

Ahora tenemos que hacer que la segunda serie de Con esto obtenemos un grfico de tipo mixto: una
datos, los promedios, se represente con una lnea serie en columnas y la otra en lneas. Todava pode-
horizontal. Tenemos que cambiar el tipo de grfi- mos cambiar las propiedades de la lnea eliminando
co, pero solamente para esta segunda serie. Para el marcador y ponindole un color ms llamativo.
eso hacemos un clic derecho sobre cualquier
columna de la segunda serie y luego tomamos la
opcin Cambiar tipo de grfico de series.
Aparecer un cuadro con la lista de tipos de grficos
disponibles, de la cual seleccionamos alguno corres-
pondiente a Lneas. Si utilizamos Excel 2003 o
cualquiera de las versiones anteriores, cambiamos
el tipo de la segunda serie con las opciones
Grfico/Tipo de grfico (Figura 5).

LNEAS CONTRA DISPERSIN


En un grfico de Lnea, los valores de x se ubican equidistantes en el eje horizontal. En los de
Dispersin, se ubican en forma proporcional a su valor, es decir que si los valores de x son
10, 40 y 50, el segundo nmero estar ms cerca del tercero que del primero.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Grfico dinmico

FIGURA 5.
La lnea horizontal
seala el valor promedio
de ventas. Permite ver
rpidamente en qu
meses se super
el promedio y en cules
no ocurri as.

Grfico dinmico El grfico dinmico aparece acompaado de un


cuadro llamado Panel de filtros. En este cua-
Los grficos dinmicos son una variante de las ta- dro podemos pedir que el grfico se limite slo a
blas dinmicas, que aparecieron en Excel 2000. algunos vendedores.
Por ejemplo, supongamos que tenemos una lista
de ventas. Cada fila corresponde a una venta y se Si hicimos algn ajuste en el grfico (por ejemplo,
indica el nombre del vendedor, el artculo vendido modificamos el color de las columnas), Excel con-
y el importe de la venta. Cada vendedor aparece servar el cambio tras la actualizacin. Eso no
ms de una vez, porque puede haber hecho ms ocurre en las versiones anteriores a Excel 2007:
de una venta. Queremos obtener un grfico de cada vez que actualizamos el grfico (porque cam-
columnas que represente el total de ventas por biamos un dato o porque aplicamos un filtro), se
vendedor (Paso a Paso 3). vuelve a las opciones originales.

MEN GRFICO
En Excel 2007, cuando seleccionamos un grfico, aparece el grupo de fichas Herramientas de
grficos en la cinta de opciones. En Excel 2003 y en las versiones anteriores, cuando selec-
cionamos un grfico, la opcin Datos del men principal cambia por Grfico.

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3.Grficos

Una posible solucin, si trabajamos con Excel 2003, que acabamos de crear, como veremos en el
consiste en la creacin de un tipo de grfico per- Paso a Paso 5. Con este proceso recuperamos los
sonalizado (Paso a Paso 4). Si aplicamos un atributos que habamos aplicado al grfico din-
filtro, volveremos al tipo estndar. Pero podemos mico. El tipo personalizado queda disponible,
recuperar los atributos nuevos, aplicando el tipo adems, para aplicar a otros grficos.

PASO A PASO /3
Grfico dinmico

1 Seleccione la lista original.

2 Dentro de la ficha Insertar, haga un clic en el botn Tabla dinmica y luego en la


opcin Grfico dinmico. Aparecer un cuadro con las opciones iniciales del grfico.

3 Marque la opcin Hoja de clculo existente y, dentro de Ubicacin, haga un clic


en una celda libre.

4 Presione Aceptar. Aparecer en el panel derecho de la pantalla una serie de opciones


para darle forma al grfico y un panel de filtros.

5 Tome el campo Nombre y arrstrelo hasta el cuadro Campos de eje.

6 Tome el campo Ventas y arrstrelo hasta el cuadro Valores. Con esto aparecer el grfico
de columnas con las ventas de cada vendedor.

7 Cierre el panel derecho.

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PASO A PASO /4
Crear un grfico personalizado en Excel 2003

1 Aplique sobre el grfico todos los atributos que desea.

2 Tome las opciones Grfico/Tipo de grfico. Aparecer el cuadro que muestra


la lista de tipos y subtipos.

3 Seleccione la ficha Tipos personalizados.

4 Dentro de Seleccionar desde, marque la opcin Definido por el usuario.

5 Haga un clic en Agregar.

6 Escriba un nombre adecuado para el nuevo tipo que est creando y una descripcin.

7 Haga un clic en Aceptar.

LOS GRFICOS EN LAS PLANILLAS


Las planillas de clculo permiten la creacin de grficos desde el viejo Lotus 1-2-3 de los 80.
Estas opciones funcionaban aun en computadoras sin monitor grfico. Haba que crear el
grfico a ciegas y cuando lo imprimamos, sabamos si haba quedado de forma correcta.

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3.Grficos

PASO A PASO /5
Aplicar el grfico personalizado

1 Tome las opciones Grfico/Tipo de grfico.

2 Seleccione la ficha Tipos personalizados.

3 Marque la opcin Definido por el usuario.

4 Seleccione el tipo que acaba de crear.

5 Haga un clic en Aceptar.

Grfico y subgrfico los rubros Compras, Administracin, Produc-


cin, Norte, Centro y Oeste.
Queremos hacer un grfico circular con cuatro
sectores y que uno de ellos conduzca a otro grfi-
co con los tres subsectores correspondientes.
Nuestra tabla tiene cuatro rubros: Ventas, Com-
pras, Administracin y Produccin. Al pri-
mer rubro le corresponden, a su vez, los subrubros
Norte, Centro y Oeste. Debemos reacomodar
los datos de modo de tener una nica tabla con

MEN GRFICO EN EXCEL 2003


En Excel 2003 y en versiones anteriores, al seleccionar un grfico, la opcin Grfico del men
principal contiene cuatro opciones para cambiar las respuestas que le podamos haber dado
al asistente durante la creacin del grfico. stas corresponden a los pasos del asistente.

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SECRETOS-EXCEL_Cap3_051_072 corregido.qxp 26/05/2010 12:40 a.m. Pgina 61

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Grfico y subgrfico

Falta el rubro Ventas, reemplazado por sus tres


subrubros (Figura 6). Primero creamos un grfico
de torta (Paso a Paso 6). Si usamos Excel 2003,
o una versin anterior, seguimos las indicaciones
del Paso a Paso 7. Con esto creamos un grfico
como el que necesitamos, salvo que el subgrfico
desagrega dos rubros, cuando deberan ser tres.

Para resolver este problema, hacemos un clic dere- FIGURA 6. Este grfico consta de una
cho sobre la torta (o la subtorta) y tomamos la torta principal, una de cuyas porciones
opcin Dar formato a la serie de datos. se desglosa en una subtorta.

PASO A PASO /6
Grfico de torta

1 Vaya a la tabla, con los rtulos y sus valores.

2 Seleccione la ficha Insertar, dentro de la cinta de opciones.

3 Descuelgue las opciones del botn Circular.

4 Elija el tercer subtipo, el que tiene una segunda torta ms pequea.

5 Ajuste las dems opciones, a gusto.

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3.Grficos

PASO A PASO /7
Grfico de torta en Excel 2003

1 Seleccione la tabla, con los rtulos y sus valores.

2 Tome las opciones Insertar/Grfico.

3 En el primer paso indique grfico tipo Circular y el tercer subtipo, el de la segunda torta.

4 Ajuste las dems opciones, a gusto.

5 Haga un clic en Finalizar.

Donde dice Segundo trazado contiene lti- A este grfico lo podemos ajustar como cualquier otro,
mos, indicamos 3. Completamos el proceso con un para cambiar leyendas, rtulos de datos y ttulos.
clic en Aceptar (Figura 7).

En las versiones anteriores de Excel, hacemos el clic


derecho sobre la torta y tomamos la opcin Forma-
to/Serie de datos seleccionada. Dentro de la
ficha Opciones, donde dice Segundo trazado
contiene ltimos, indicamos 3. Completamos con
un clic en Aceptar (Figura 8).

FIGURA 7. Indicamos que la subtorta se refiere


a los ltimos tres valores de la tabla.

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FIGURA 8.
As queda el grfico
con el subgrfico
que desagrega los valores
correspondientes
a Ventas.

Barras de colores el Costo, todas del mismo color (pero diferente al


de las Ventas) y as sucesivamente. Si hay una
Normalmente, en un grfico de columnas, las de la nica serie de datos, todas las columnas aparece-
misma serie son del mismo color. Por ejemplo, si rn del mismo color (Figura 9).
representamos Ventas, Costo y Ganancia para
cuatro empresas habr cuatro columnas para las Sin embargo, en este caso es posible diferenciar las
Ventas, todas del mismo color; otras cuatro para distintas columnas de la misma serie (Paso a Paso 8).

FIGURA 9.
En un grfico como ste,
todas las columnas
de una misma serie tienen
el mismo color.
Si hay una nica serie,
podemos hacer que cada
columna tenga
un color diferente.

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3.Grficos

PASO A PASO /8
Columnas de colores

1 Haga un clic derecho sobre cualquier columna.

2 En el men contextual, vaya a las opciones Dar formato a la serie de datos.

3 Seleccione la categora Relleno.

4 Marque la opcin Variar colores entre puntos.

5 Haga un clic en Cerrar.

OBJETOS Y FORMATOS
Una forma simple y rpida de cambiar alguna caracterstica de un objeto dentro de un grfi-
co consiste en seleccionar el objeto y oprimir la combinacin CONTROL+1 (el nmero 1). Esto
abre un juego de una o ms fichas con todas las opciones asociadas al objeto seleccionado.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ G r f i c o s e n c u a t ro c u a d r a n t e s

En Excel 2003 y en las versiones anteriores, esta po-


sibilidad est en el men Opciones.

Esto no funcionar si antes hemos modificado el


color estndar de las columnas, ya que el color
personalizado manda sobre la otra opcin.
Lo que tenemos que hacer es reestablecer previa-
mente el color estndar. Para eso, en la ventana
del paso 4, marcamos la opcin Automtica.
En las versiones anteriores de Excel, la opcin
Automtica est en la ficha Tramas. Si queremos mostrar los cuatro cuadrantes, inde-
pendientemente de que Excel los necesite, tene-
mos que establecer escalas manuales en ambos
ejes. Por ejemplo, supongamos que tenemos
Grficos en un grfico donde los valores de X y de Y van
de 0 a 2 (Paso a Paso 9).
cuatro cuadrantes
En Excel 2003 y en las versiones anteriores, este valor
Cuando creamos un grfico tipo Dispersin, Excel mnimo lo indicamos en la ficha Escala. Con esto le
establece los ejes en forma automtica: si los datos estamos pidiendo a Excel que dibuje la parte ne-
son todos positivos, el grfico mostrar solamente gativa del eje Y (aunque no la necesite). Hacemos
el primer cuadrante; si hay datos negativos podrn luego lo mismo con el otro eje. Si todo sale bien,
aparecer los dems cuadrantes (Figura 10). el grfico mostrar los cuatro cuadrantes.

FIGURA 10.
Este grfico
tiene valores positivos
para las dos variables.
Excel muestra solamente
el primer cuadrante,
porque todos los puntos
caen dentro de l.

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3.Grficos

PASO A PASO /9
Cambiar escala del eje

1 Haga un clic derecho sobre el eje horizontal.


Preferentemente, sobre alguno de los nmeros de la escala.

2 Del men contextual, elija la opcin Dar formato eje.

3 Seleccione la categora Opciones del eje.

4 Dentro de Mnima, marque la opcin Fija.

5 Indique un valor de -2.

6 Haga un clic en Cerrar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ re a b a j o u n a c u r v a

rea bajo una curva de trapecio. La superficie de cada trapecio es igual a


ancho*(lado izquierdo+lado derecho)/2.
Hasta donde sabemos no hay ninguna opcin o
funcin especfica para calcular el rea bajo una El primero de estos trapecios tiene un ancho igual a
curva. Lo que se puede hacer es una aproximacin A3-A2. Es decir, igual a la diferencia entre los dos
geomtrica (Figura 11). primeros valores de x. El lado izquierdo del trapecio
es igual a B2 (primer valor de y) y el lado derecho es
Por ejemplo, supongamos que los datos que vamos igual a B3 (segundo valor de y). Reemplazando
a graficar ocupan el rango A2:B12 con la variable X estos datos en la frmula anterior para el rea, que-
en la primera columna, la Y en la segunda y ttulos en da =(A3-A2)*(B2+B3)/2. Extendiendo esta frmu-
la primera fila. El grfico resultante puede considerar- la a toda la tabla, hasta la penltima fila, obtenemos
se como un conjunto de franjas verticales con forma la superficie de todas las franjas (Figura 12).

FIGURA 11.
Queremos calcular
la superficie del rea
sombreada encerrada
bajo este grfico.
Puede considerarse
como un conjunto
de franjas verticales
con forma de trapecio.

FIGURA 12.
La franja vertical sealada
en la figura tiene un ancho
igual a A8-A7; la altura
de su lado izquierdo es
igual a B7 y la del derecho
es igual a B8.
La columna C calcula
la superficie de todas
las franjas.

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3.Grficos

La suma de todos los valores obtenidos es igual al


rea bajo la curva que se quera calcular. La frmula
no se extiende a toda la tabla sino hasta la penlti-
ma fila porque la frmula calcula la superficie de la
franja cuyo lado derecho tiene una altura igual
al prximo valor de la tabla.

Grfico FIGURA 13. Estos son los datos que queremos


representar en un grfico que indique
para balance Activo = Pasivo + Patrimonio neto.

Para obtener un grfico donde la suma de dos varia- Entonces comenzamos a crear el grfico, segn las
bles sea iguale a una tercera. Aunque no encontramos indicaciones del Paso a Paso 10.
ningn grfico estndar para esto, hay una solucin un
tanto compleja. En primer lugar, supondremos que los Lo hicimos fue agregar una serie fantasma (sin
datos estn en el rango A1:B3, con los ttulos Acti- datos) en el grfico. Esta serie es importante para
vo, Pasivo y Patrimonio neto en la columna A que el grfico quede simtrico. Ahora, vamos a
y los importes en la columna B (Figura 13). acomodar las barras como corresponde al grfico
que buscamos (Paso a Paso 11 y Figura 14).

Veremos el grfico que buscbamos: la columna


de Activo a la izquierda y, a su lado, las columnas
de Pasivo y Patrimonio neto, una encima de
la otra (Paso a Paso 12). En realidad, la columna
de Activo se ver ms angosta que las otras dos.
Esto lo podemos ajustar con otra opcin (Figura 15).

HOJA DE GRFICO
Puede ser que, inexplicablemente, aparezca en un libro de Excel una hoja de grfico vaca
o con un grfico muy simple. Esto suele deberse a que oprimimos sin darnos cuenta la
tecla F11, que crea un grfico de columnas a partir de la celda seleccionada.

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SECRETOS-EXCEL_Cap3_051_072 corregido.qxp 26/05/2010 12:40 a.m. Pgina 69

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Grfico para balance

PASO A PASO /10


Grfico para balance (1)

1 Coloque el cursor en cualquier celda de la tabla.

2 Dentro de la ficha Insertar haga un clic en el botn Columnas y luego en el primer


subtipo. Aparecer el grfico con tres columnas, una al lado de la otra.

3 Presione el botn Cambiar entre filas y columnas.

4 Haga un clic en el botn Seleccionar datos.


Aparecer un cuadro con el detalle de las tres series de datos.

5 Presione el botn Agregar.

6 Dentro de Nombre de la serie, haga un clic en A4, debajo de la ltima celda de la tabla.

7 Dentro de Valores de la serie, haga un clic en B4.

8 Presione Aceptar.

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3.Grficos

PASO A PASO /11


Grfico para balance (2)

1 Haga un clic derecho sobre la columna del Patrimonio neto.


Tome la opcin Dar formato de la serie de datos.

2 Dentro de Opciones de serie marque la opcin Eje secundario.


Haga un clic en Cerrar.

3 Sin deseleccionar la columna, haga un clic en Cambiar tipo de grfico y luego en la


opcin correspondiente a Columna apilada (es el segundo subtipo desde la izquierda).
Haga un clic en Aceptar.

4 Ahora debe seleccionar la columna del Pasivo. Como qued tapada por la del patrimonio,
oprima la tecla Flecha Izquierda hasta que la vea seleccionada.

5 Apriete la combinacin SHIFT+F10 (que simula al botn derecho) y obtenga el men contextual.
Tome la opcin Dar formato de la serie de datos.

6 Dentro de Opciones de serie marque la opcin Eje secundario.


Haga un clic en Cerrar.

Si queremos mejorar an ms el grfico, ajustamos


la columna de Patrimonio neto (o de Pasivo)
para darle un ancho de intervalo que coincida con
el ancho visible de la del Activo.

Tambin podemos eliminar el eje secundario e incluir


rtulos de datos sobre las columnas.

En las versiones de Excel anteriores a la 2007 el


FIGURA 14. Los puntos de agarre y borde procedimiento cambia pero, esencialmente, se tra-
en A2:B2 son los indicadores. ta de cumplir los siguientes pasos:

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Grfico para balance

PASO A PASO /12


Grfico para balance (3)

1 Haga un clic derecho sobre la columna del activo.


Tome la opcin Dar formato de la serie de datos.

2 Dentro de Superposicin de series lleve el control deslizante hacia la izquierda,


hasta el valor de 100%.

3 Haga lo mismo con el control de Ancho del intervalo hasta el valor de 0%.
Haga un clic en Cerrar.

El primer paso es incluir una serie fantasma,


adicional a las tres de datos.
El segundo paso es asignar las series de Pasivo
y Patrimonio neto al eje secundario.
El tercer paso es establecer, para esas mismas dos
series, tipo de Columnas apiladas.
El ltimo paso consiste en ajustar el ancho y la
superposicin de las columnas.

FIGURA 15. Estas opciones hacen que Todos estos pasos, ms algunos ajustes estticos,
la columna del Activo quede (ms o menos) requiere de un trabajo un tanto artesanal, pero el
con el mismo ancho que las otras dos. resultado final es el buscado.

RESUMEN
Los grficos de Excel son fciles de crear y manejar, lo que deja poco lugar a las dudas.
Sin embargo, esas opciones son, al mismo tiempo, suficientemente poderosas como para
permitir trucos no previstos hasta por los creadores del programa.

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3.Grficos

Multiple choice

1 Cmo se llama el grfico de columnas 4 Cul es la combinacin de teclas


donde cada una representa la cantidad que permite cambiar algunas caractersticas
de veces que ocurri determinado hecho? de un objeto, dentro de un grfico?
a- De lnea. a- CONTROL+1
b- De dispersin. b- ALT+=
c- Histograma. c- ALT+F8
d- Dinmico. d- ALT+FLECHA ABAJO

2 En qu tipo de grficos los valores de X 5 Cul es la tecla que permite


se ubican equidistantes en el eje horizontal? crear un grfico de columna,
a- De lnea. a partir de la celda seleccionada?
b- De dispersin. a- F9
c- Histograma. b- F10
d- Dinmico. c- F11
d- F12

3Cuntas alternativas tiene la opcin


grficos del men principal en Excel 2003 6 De qu son una variante
y en versiones anteriores? los grficos dinmicos?
a- /. a- De grficos de lnea.
b- 2. b- De grficos de dispersin.
c- 3. c- De histogramas.
d- 4. d- De tablas dinmicas.

Respuestas: 1c - 2a - 3d - 4a - 5a - 6-d.

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Captulo 4
Las funciones
especiales

En este captulo, explicaremos


diversas aplicaciones de las funciones
para clculos especiales.
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4.Las funciones especiales

Las funciones
especiales
Excel cuenta con un arsenal de ms de trescientas
funciones para clculos especiales. La ms conocida
es la funcin SUMA, pero hay muchas ms, para to-
do tipo de operaciones matemticas y financieras,
para manejar textos, etctera. Curiosamente, mu-
chas de estas funciones se pueden usar para resol-
ver problemas que, en principio, no parecen estar En las versiones anteriores de Excel podemos incluir
vinculadas con el objetivo natural de la funcin. el botn Insertar funcin al personalizar las ba-
rras de herramientas (Paso a Paso 2).

El nuevo botn quedar en su sitio, y se mantendr


Botn ah al reiniciar la prxima sesin de Excel (Figura 4).

Pegar funcin
Hasta Excel 2000 la barra de herramientas Estn-
dar tena un botn para llamar al asistente para in-
sertar una funcin. A partir de Excel XP, esta opcin
se incluy en el botn Autosuma.

En Excel 2007, las barras de herramientas fueron re-


emplazadas por la Cinta de opciones. En la ficha
Inicio est el botn Autosuma (Figura 1) y, su
ltima opcin, es la del botn Insertar funcin.

Si queremos tener el botn Insertar funcin ms


a mano, en Excel 2007 lo podemos poner en la
barra de herramientas de acceso rpido
(Figura 2 y Paso a Paso 1). Ahora la barra de
herramientas de acceso rpido, que est a la FIGURA 1. En Excel 2007 (y a partir de Excel XP)
derecha del Botn de Office, mostrar el botn el botn Autosuma incluye una opcin para
Insertar funcin (Figura 3). llamar al asistente para insertar funciones.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Botn Pegar funcin

FIGURA 2.
Aqu podemos
personalizar la barra de
herramientas de acceso
rpido e incluir el botn
para insertar funciones.

PASO A PASO /1
Pegar funcin

1 Haga un clic en el botn Autosuma.

2 Con el botn derecho del mouse, haga un clic en la opcin Ms funciones.

3 Haga un clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

En Excel 2007, las barras


de herramientas
fueron reemplazadas
por la Cinta de opciones
FIGURA 3. As se ve el botn Insertar Adems, cualquiera sea la versin de Excel que este-
funcin, luego de incluirlo en la barra mos usando, podemos llamar al asistente para inser-
de herramientas de acceso rpido. tar funciones con la combinacin SHIFT+F3.

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4.Las funciones especiales

PASO A PASO /2
Personalizar barras de herramientas en Excel 2003

1 Vaya a las opciones Ver/Barras de herramientas/Personalizar.

2 Seleccione la ficha Comandos.

3 Dentro de Categoras, haga un clic en Insertar.

4 Dentro de Comandos, busque la opcin Insertar funcin y, tomndola con el mouse,


llvela hasta el punto de la barra de herramientas donde desea dejarla.
Por ejemplo, junto al botn Autosuma.
Haga un clic en Cerrar.

Estilos
de puntuacin
En principio, los signos de puntuacin de Excel
recordemos que estos son: separador decimal,
separador de miles y separador de argumentos
se pueden establecer desde el Panel de control
de Windows, veamos las referencias e indicaciones FIGURA 4. Desde Personalizar las barras de
en la Figura 5 y el Paso a Paso 3. herramientas agregamos o quitamos botones.

AYUDA INSTANTNEA
A partir de su versin XP, Excel incluye una ayuda instantnea para funciones. Para
activarla, tenemos que marcar la opcin Informacin sobre herramientas de funciones,
dentro de Herramientas/Opciones/General.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Estilos de puntuacin

PASO A PASO /3
Cambiar puntuacin

1 Vaya a las opciones Inicio/Panel de control (la secuencia exacta puede depender
de la organizacin de los mens).

2 Haga clic en Reloj, idioma y regin.

3 En la seccin Configuracin regional y de idioma, haga un clic


en Cambiar el idioma para mostrar.

4 En la ventana que se abre, elija Espaol del men desplegable y presione el botn
Personalizar este formato. Este estilo corresponde a coma para separar decimales,
punto para los miles y punto y coma para argumentos de funciones.
Haga un clic en Aceptar.

Tambin podemos modificar el estilo de puntuacin


desde Excel, sin cambiar la configuracin regional
de Windows. El procedimiento vara segn la ver-
sin de Excel que estemos usando (Figuras 6 y 7).
En Excel 2007 (Paso a Paso 4 y 5):

Esta configuracin afecta a todo Excel, incluso a las


planillas creadas con anterioridad al cambio: si las vol-
vemos a abrir veremos los separadores cambiados.

FIGURA 5. Establecemos el estilo de puntuacin


que se aplicar en las expresiones de Excel.

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4.Las funciones especiales

FIGURA 6.
Si desmarcamos la opcin
Usar separadores
del sistema podemos
cambiar los signos
de puntuacin de Excel
sin modificar
la configuracin regional
de Windows.

FIGURA 7.
Al desmarcar la opcin
Usar separadores
del sistema en Excel
2003 podemos cambiar
los signos de puntuacin
sin modificar
la configuracin regional
de Windows.

CONFIGURACIN REGIONAL
Adems de los estilos de puntuacin, la configuracin regional controla los formatos estn-
dares de fecha y moneda. Independientemente de estos formatos estndares, siempre pode-
mos aplicar otros segn nuestro gusto a travs de las opciones habituales de Excel.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Estilos de puntuacin

PASO A PASO /4
Cambiar puntuacin en Excel 2007

1 Haga un clic en el Botn de Office y luego en Opciones de Excel.

2 Seleccione la categora Avanzadas.

3 Dentro del grupo Opciones de edicin, desmarque la opcin


Usar separadores del sistema.

4 Establezca los separadores deseados. Al indicar coma para los decimales y punto para los
miles, automticamente quedar establecido el punto y coma para los argumentos.

5 Haga un clic en Aceptar.

PASO A PASO /5
Cambiar puntuacin en Excel 2003

1 Vaya a Herramientas/Opciones.

2 Seleccione la ficha Internacional.

3 Desmarque la opcin Usar separadores del sistema.

4 Indique los separadores deseados. Al elegir coma para los decimales y punto para los miles,
automticamente quedar establecido el punto y coma para los argumentos.

5 Haga un clic en Aceptar.

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4.Las funciones especiales

Configurar En C2 armamos la direccin del ltimo dato con la


funcin =DIRECCION(C1;1). Los argumentos de
un dato mvil DIRECCION son la fila y la columna de la celda cuya
direccin queremos obtener. Finalmente, obtenemos
Tenemos una hoja con una lista de movimientos y en el contenido de esta direccin con la funcin
una celda auxiliar necesitamos obtener el ltimo da- =INDIRECTO(C2). Esta funcin no nos trae el conte-
to de la lista, que deber cambiar a medida que nido de la celda C2 sino el contenido de la celda
agrego nuevos movimientos. Supongamos que la lis- cuya direccin est en C2. Podemos combinar todas
ta de datos est en la columna A. En la celda C1 es- las funciones en una nica frmula (Figura 8):
cribimos la funcin CONTARA(A:A), que nos dice =INDIRECTO(DIRECCION(CONTARA(A:A);1)). Si la
cuntos datos hay en la lista. Si la lista comienza lista no comienza en A1 a la expresin anterior le te-
en A1, la cantidad de datos coincide con el nme- nemos que sumar el nmero de fila del primer dato
ro de fila del ltimo dato. al valor devuelto por la funcin CONTARA.

FIGURA 8.
La frmula de la celda C1
devuelve el ltimo valor
de la columna A.
Este valor cambiar
y se mantendr
actualizado a medida
que agreguemos datos
a la lista.

NIVELES DE PARNTESIS
Para escribir una frmula compleja, con clculos dentro de clculos, podemos usar distintos
niveles de parntesis, pero no corchetes ni llaves. La cantidad de niveles de parntesis y fun-
ciones dentro de una misma frmula vara segn la versin de Excel que estamos usando.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ La funcin EXTRAE

Dnde estoy? La funcin EXTRAE


Para conocer nuestra ubicacin, necesitamos un Si tenemos un nmero formado por tres campos
procedimiento que detecte automticamente la separados por guiones: un prefijo de dos dgitos,
celda donde tenemos el cursor y que mande a dos un cdigo de longitud variable y un sufijo de un d-
variables la fila y la columna correspondiente. gito y queremos extraer el cdigo central, del que
Si queremos obtener fila y columna con una fr- no sabemos cuntos caracteres tiene, podemos
mula para usar en la planilla o dentro de una ma- usar la funcin EXTRAE. Su sintaxis es:
cro, podemos utilizar la funcin CELDA: =EXTRAE(texto;comienzo;largo). Por ejemplo,
si en A1 tenemos la palabra locomotora, la expre-
=CELDA(Fila) devuelve el nmero de fila de sin =EXTRAE(A1;5;4) devuelve la palabra moto:
la celda actual. cuatro letras comenzando en la quinta.
=CELDA(Columna) devuelve el nmero de orden
de la columna de la celda actual. Uno para la A, Ahora, supongamos que en A1 tenemos el valor
dos para la B y as sucesivamente (Figura 9). 27-16985-8. Sabemos que el campo central co-
mienza en la cuarta posicin, despus de los dgi-
tos del prefijo y del guin de separacin. Aunque
desconocemos cuntos caracteres tenemos que ex-
traer, s sabemos que son cinco dgitos menos que
la longitud del nmero, teniendo en cuenta los dos
FIGURA 9. La funcin CELDA devuelve distintas dgitos del prefijo, los dos guiones y el sufijo. La
propiedades de la celda actual. longitud la obtenemos con la funcin LARGO. En re-
sumen, la expresin final para obtener el campo cen-
Ambas frmulas actualizan su valor cada vez que se tral es =EXTRAE(A1;4;LARGO(A1)-5) (Figura 10).
recalcula la planilla (porque se cambia algn valor o
porque se oprime la tecla F9). De modo que no obte-
nemos los valores correctos en forma automtica, sim-
plemente moviendo el cursor. Si necesitamos obtener
esta informacin dentro de una macro, podemos usar
propiedades adecuadas del objeto ActiveCell:

ActiveCell.Row da el nmero de la fila.


ActiveCell.Column da el nmero de la columna. FIGURA 10. Las frmulas de la columna B
extraen el campo central sabiendo
Los valores de estas propiedades pueden asignarse a que comienza en la cuarta posicin y que tiene
variables adecuadas, segn el clculo que necesitemos. cinco caracteres menos que el valor total.

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4.Las funciones especiales

La funcin & Esta operacin puede hacerse tambin con la fun-


cin CONCATENAR. Por ejemplo, podemos obtener el
El smbolo & no es una funcin sino un operador que resultado anterior con =CONCATENAR(A1; ;A2).
une (tcnicamente se dice concatena) datos de ti- Entre los parntesis se indican, separados por puntos
po texto. Por ejemplo, si la palabra Feliz est escri- y comas, los trminos para concatenar (Figura 12).
ta en A1 y la palabra Navidad, en A2, la expresin
=A1& &A2 es igual a Feliz Navidad. En esta ex-
presin concatenamos las dos palabras con un espa-
cio intermedio (Figura 11).

FIGURA 12. La funcin CONCATENAR


hace el mismo trabajo que el operador &.
Junta (concatena) varios datos en uno solo.

FIGURA 11. La frmula de la celda A4 usa


el operador & para concatenar los datos de A1
y A2 junto con un espacio intermedio. El botn Autosuma
En principio, el uso del botn Autosuma es muy sim-
ple. Supongamos que queremos sumar los valores
del rango B2:B10 y obtener el total en B11. Prime-
ro seleccionamos el rango B2:B11, es decir, la lis-
ta de valores a sumar y la celda (por ahora, vaca)
donde queremos obtener el total; y por ltimo
hacemos un clic en el botn Autosuma, como
podemos ver en la Figura 13.

CONCATENAR

Cuando se aplica la funcin CONCATENAR (o el operador &) a celdas cuyo contenido es numri-
co, estos son tratados por Excel como si fueran textos. Por ejemplo, si la celda A1 tiene el
valor 10 y la celda A2, el valor 50, la expresin =CONCATENAR(A1;A2) es igual a 1050.

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el total debe ir en la celda siguiente. Sin embargo,


conviene incluir en la seleccin la celda donde ir
el total para evitar posibles ambigedades.

Por ejemplo, si tenemos varias columnas de datos


en A1:C4, y las seleccionamos para calcular tota-
les, Excel no sabe si queremos sumar por filas
(con los totales en la columna D) o por colum-
nas (con los totales en la fila 5). Resolvemos
la duda incluyendo en la seleccin las celdas
para los totales.

Otro caso problemtico es el siguiente. Suponga-


mos que tenemos dos columnas de datos y que obtu-
vimos sus respectivos totales en B11 y en C11. Ahora
queremos sumar ambos totales en D11. Si selecciona-
mos simplemente B11:C11 a Excel lo confunde eso
de armar una suma sobre sumas y cree que quere-
mos redefinir las sumas de B11 y C11.

FIGURA 13. Para obtener el total de una lista Resolvemos el problema seleccionando el rango
de datos, los seleccionamos y luego hacemos B11:D11 (los dos valores a sumar y la celda don-
clic en el botn Autosuma. Se debe incluir en la de queremos obtener la suma). Luego s hacemos
seleccin, la celda donde aparecer el total. clic en Autosuma (Figura 14).

En realidad, en el primer paso no es necesario ex- Ya que estamos en este tema, el efecto del botn
tender la seleccin hasta B11. Excel se da cuenta Autosuma lo podemos obtener con la combina-
de que, si los valores para sumar llegan hasta B10, cin ALT+= (el signo igual).

AUTOSUMA
La combinacin ALT+= (el signo igual) equivale al botn Autosuma. Si seleccionamos una
lista de nmeros encolumnados y oprimimos la combinacin ALT+=, Excel escribe la
funcin SUMA en la celda siguiente al ltimo valor de la lista.

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4.Las funciones especiales

manejo de matrices. Por ejemplo, sea resolver las ecua-


ciones 3x + y = 6 y 2x +v4y = 14. En primer lugar,
FIGURA 14. Si intentamos obtener la suma preparamos los siguientes rangos:
de dos funciones SUMA con el botn Autosuma, En A1:C1 escribimos los coeficientes de la pri-
Excel creer que queremos redefinir alguna mera ecuacin: 3, 1 y 6.
de las dos sumas originales. En A2:C2 escribimos los coeficientes de la
segunda ecuacin: 2, 4 y 14.

Resolver ecuaciones Esto nos define dos matrices: el rango A1:B2 es la ma-
triz de coeficientes, que contiene los coeficientes de las
Hay dos opciones de Excel para resolver ecuaciones: dos variables, en las dos ecuaciones. El rango C1:C2
Buscar Objetivo y Solver. Pero para el caso de se llama vector de trminos independientes, que
sistemas de ecuaciones lineales (aquellos en los que contiene los trminos independientes de ambas ecua-
las incgnitas no estn elevadas a potencias mayores ciones. Para resolver el sistema hay que hacer dos
o iguales que 2) podemos usar las funciones para el clculos (Paso a Paso 6 y Figura 15).

PASO A PASO /6
Resolver ecuaciones 1

1 Seleccione el rango A4:B5, con la misma forma y tamao que la matriz de coeficientes.

2 Sin deseleccionar el rango, escriba la funcin =MINVERSA(A1:B2).

3 Dele entrada con la combinacin CONTROL+SHIFT+ENTER.

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Con esto obtenemos una nueva matriz que es la in- la inversa de la matriz de coeficientes por el vector
versa de la matriz de coeficientes. Ahora viene el se- de trminos independientes. Como resultado obten-
gundo clculo (Figura 16 y Paso a Paso 7). Con la dremos los valores de las variables que satisfacen el
expresin que acabamos de obtener multiplicamos sistema de ecuaciones: el de x en C4 y el de y en C5.

FIGURA 15 . Las frmulas del rango A4:B5 FIGURA 16 . En este grfico, podemos ver
calculan la inversa de la matriz formada por el segn el resultado de las frmulas del rango
rango A1:B2. Esta matriz inversa se puede usar C4:CB5 la solucin a este sistema
para resolver sistemas de ecuaciones lineales. de ecuaciones es x=1 e y=3.

PASO A PASO /7
Resolver ecuaciones 2

1 Seleccione el rango C4:C5, con la misma forma y tamao que el vector


de trminos independientes.

2 Sin deseleccionar el rango, escriba la funcin =MMULT(A4:B5;C1:C2).

3 Dele entrada con la combinacin CONTROL+SHIFT+ENTER.

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4.Las funciones especiales

ngulos decimales
Para convertir coordenadas expresadas en grados,
minutos y segundos a formato decimal, tenemos
que recordar que un grado es igual a sesenta minu-
tos y que un minuto es igual a sesenta segundos. La
frmula depende de cmo est indicado el ngulo
en la planilla. Supongamos que tenemos los datos
separados en tres celdas: los grados en A1, los mi- 12 minutos y 44 segundos. Para pasar este valor a gra-
nutos en B1 y los segundos en C1. Pasamos todo dos (u horas) decimales tenemos que hacer dos cosas:
a grados con decimales mediante esta frmula Multiplicar el valor por 24. Esto se debe a que,
=A1+B1/60+C1/3600. El factor 3600 se debe internamente, el valor est medido en das.
a que un grado es igual a tres mil seiscientos se- Multiplicndolo por 24 lo pasamos a horas o, lo
gundos (Figura 17). que es equivalente en nuestro caso, a grados.
Adems, tenemos que aplicar en la celda formato
Otra posibilidad a tener en cuenta, es escribir los General (Figura 18).
ngulos empleando formatos de hora. Efectivamente,
el valor 27:12:44 tanto puede interpretarse como Si nos alcanza con precisin de hasta segundos, los
27 horas, 12 minutos y 44 segundos, como 27 grados, dos mtodos tienen que dar los mismos resultados.

FIGURA 17. La frmula de la celda D1 expresa FIGURA 18. La frmula de la celda B1 expresa
en grados y fraccin el ngulo indicado con en grados y fraccin el ngulo indicado en A1
grados en A1, minutos en B1 y segundos en C1. en formato de hora. B1 tiene formato General.

DATOS TIPO FECHA U HORA

En Excel, los datos que representan tiempo (fechas u horas) se guardan internamente como
un nmero de serie. Este nmero de serie representa la cantidad de das desde el 1 de enero
de 1900. Por ejemplo, el nmero 40 representa el 9 de febrero de 1900.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Suprimir espacios en blanco

La funcin CONTIENE =NO(ESERROR(HALLAR(IVA; B2))). La funcin


NO cambia el valor del argumento de VERDADERO a
En principio, no existe en Excel una funcin CONTIE- FALSO y viceversa.
NE. Pero se puede simular su efecto mediante una
combinacin de las funciones HALLAR, ESERROR y
NO. Comenzamos con la funcin HALLAR, que busca
un texto dentro de otro (Figura 19).

FIGURA 20. La combinacin de funciones de la


columna C devuelven el valor lgico VERDADERO
si la palabra IVA no est en las celdas
de la columna A y FALSO en caso contrario.
FIGURA 19. La funcin HALLAR busca un texto
dentro de otro. Si lo encuentra, devuelve
la posicin donde comienza. Si no lo encuentra,
devuelve un mensaje de error. Suprimir espacios
Por ejemplo la expresin =HALLAR(IVA;DERI- en blanco
VA) devuelve el valor 4, porque la secuencia IVA se
encuentra a partir de la cuarta letra de DERIVA. Una manera simple de suprimir los espacios en blan-
co es con la funcin ESPACIOS, que elimina todos
Si el texto no se encuentra, la funcin devuelve un los espacios que hay en un dato tipo texto, pero
mensaje de error. A la expresin anterior le podemos dejando un espacio intermedio entre palabras, si
aplicar la funcin ESERROR que devuelve VERDADERO hubiera alguno. La sintaxis es, simplemente,
si el argumento es un error. Entonces la expresin =ESPACIOS(texto), donde texto es el dato del
=ESERROR(HALLAR(IVA; B2)) devuelve el valor cual queremos eliminar los espacios. Por supuesto,
VERDADERO si la palabra IVA no se encuentra en B2 este argumento puede ser las coordenadas de la cel-
y FALSO si la encuentra (Figura 20). da que contiene el dato (Figura 21).

Alguien podra objetar que esta combinacin de Una vez escrita la funcin en una columna auxiliar, y
ESERROR y HALLAR equivale a no contiene extendida a todos los nombres de la lista, tenemos
(devuelve FALSO si el texto est y VERDADERO que pegar valores (Figura 22 y Paso a Paso 8).
si no est). Objecin vlida: entonces aplicamos a Con la lista ya limpiada de espacios supernumerarios,
todo la funcin NO de la siguiente manera: podemos borrar la columna auxiliar de frmulas.

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4.Las funciones especiales

FIGURA 21. La funcin ESPACIOS elimina FIGURA 22. Con esta opcin pegamos en la
los espacios en exceso dentro de un dato direccin actual el resultado de las frmulas
tipo texto. Pero deja un espacio entre palabras, antes copiadas al Portapapeles. Equivale
si es que hubiera alguno. a la opcin Valores del Pegado especial.

PASO A PASO /8
Pegar valores

1 Seleccione el rango donde tiene la funcin con los textos ya limpiados de espacios.

2 Haga clic en el botn Copiar de la ficha Inicio o use cualquiera de sus atajos.

3 Seleccione la primera celda de la lista de datos originales.

4 Descuelgue las opciones del botn Pegar y haga clic en Valores.

OPCIONES DE PEGADO
Si pegamos datos desde el Portapapeles usando el botn Pegar (o la combinacin CONTROL+V)
aparece, en el extremo inferior del rango pegado, el botn con las opciones de pegado. ste
funciona como una lista desplegable que ofrece algunas de las opciones del Pegado especial.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Sumar datos como texto

Sumar datos Si queremos sumar todo un rango de valores de es-


te tipo, no necesitamos convertirlos a nmero uno
como texto por uno en un rango auxiliar: podemos hacer la
conversin y la suma en la misma frmula. Si los
Hay, por lo menos, dos razones por las que un n- valores estn en el rango B2:B10, la frmula es
mero es considerado como texto por Excel: cuando =SUMA(VALOR(B2:B10)).
est precedido por un apstrofo o cuando la celda
que lo contiene tiene aplicado el formato Texto. En A esta expresin tenemos que darle entrada con la
cualquier caso, se le puede devolver el carcter nu- siguiente combinacin: CONTROL+SHIFT+ENTER. Es
mrico aplicando la funcin VALOR. Por ejemplo, lo que se llama una frmula matricial, la podemos
=VALOR(A1) (Figura 23). visualizar en la Figura 24.

FIGURA 23. En esta planilla podemos ver que FIGURA 24. La frmula de la celda B11 convierte
las cantidades de la columna B estn escritas a nmeros las cantidades de B2:B10 y las suma.
como texto (precedidos por un apstrofo). Es una frmula matricial que se ingresa
Por eso el total de la celda B11 da 0. con la combinacin CONTROL+SHIFT+ENTER.

RESUMEN
En este captulo, aprendimos a hacer los clculos y operaciones ms tiles y poderosas. Pero
las funciones especiales no terminan aqu. Quedan todava dos captulos relacionados, dedi-
cados a clculos condicionales y con fechas y horas.

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4.Las funciones especiales

Multiple choice

1 Cul opcin nos permite agregar 4 Cul combinacin de teclas


o quitar botones de la barra de herramientas? equivale el botn Autosuma?
a- Personalizar a- CONTROL+1
b- MAX b- ALT+=
c- ESPACIOS c- ALT+F8
d- HALLAR d- ALT+FLECHA ABAJO

2Cul de los siguientes smbolos 5 Cul funcin tiene la capacidad


concatena datos de tipo texto? de buscar un texto dentro de otro?
a- / a- CONCATENAR
b- $ b- MAX
c- & c- ESPACIOS
d- % d- HALLAR

3Cul funcin tiene la capacidad 6 Qu funcin permite suprimir


de unir datos de tipo texto? los espacios en blanco?
a- CONCATENAR a- CONCATENAR
b- MAX b- MAX
c- ESPACIOS c- ESPACIOS
d- HALLAR d- HALLAR

Respuestas: 1a - 2c - 3a - 4b - 5d - 6-c.

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Captulo 5
Clculos
condicionales

En este captulo, plantearemos


una gran variedad de problemas
que se resuelven con clculos condicionales.
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5.Clculos condicionales

Clculos
condicionales
Dentro de las operaciones que podemos realizar en
Excel hay una categora de clculos muy especial: los
clculos condicionales, cuyo resultado depende de una
condicin. En general, estos clculos se realizan con la
funcin SI, la funcin condicional, justamente. Pero en
muchos casos esta funcin se usa junto con otras, en
combinaciones no siempre obvias. En este captulo Pero hay otra expresin ms compacta (aunque un
plantearemos una gran variedad de problemas que se poco ms difcil de entender): =MAX(B2;0). Esta
resuelven con este tipo de expresiones. Algunos muy funcin devuelve el mayor valor entre los dos que
simples y otros ms complejos. aparecen entre parntesis. Si B2 es negativo, el
mayor de los dos ser el cero. Si es positivo, l se-
r el mayor (Figura 2).

Negativos
y ceros
Para convertir los nmeros negativos en positivos,
podemos hacerlo de dos maneras. La lgica sera
una condicional: =SI(B2<0;0;B2). Suponemos
que el nmero original est en B2, esta funcin
pregunta si es menor que cero, o sea, negativo. Si FIGURA 1. Las frmulas de la columna C
lo es, nos muestra un cero; si no, muestra el nme- transforman en cero los valores negativos
ro original (Figura 1). que aparecen en la columna B.

FUNCIN CONDICIONAL
La funcin SI se llama condicional porque el resultado que entrega depende de una
condicin. Resuelve problemas donde hay dos resultados posibles y una condicin que
decide cul de estos dos resultados tomar la funcin.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ F u n c i o n e s d e n t ro d e f u n c i o n e s

decide cul es el valor que efectivamente se toma


(ser o no mayor de doce aos). Estos tres elemen-
tos (los dos valores y la condicin) aparecern den-
tro de la funcin. Si la edad est en la celda B2 la
funcin es =SI(B2>12;10;5). O sea si la edad es
mayor que doce; la cuota vale diez; si no, vale cinco.
La funcin se llama condicional porque el valor que se
obtiene depende de una condicin (Figura 3).
FIGURA 2. Las frmulas de la columna C
usan la funcin MAX para transformar en cero Supongamos, entonces, que este club tiene tres
los valores negativos de la columna B. valores diferentes de cuota.

Funciones dentro
de funciones
La funcin condicional SI permite asignar uno de
dos valores posibles, segn una condicin. Por
ejemplo: un club cobra diez pesos la cuota a los
mayores de 12 aos y cinco a los menores. Tene-
mos una lista de sus socios, con sus respectivas
edades, y queremos calcular la cuota que le co-
rresponde a cada uno. Este es el tipo de problemas
que se resuelve con la funcin condicional. FIGURA 3. La funcin de la columna C asigna
un cinco o un diez segn el valor de la columna
Hay dos valores posibles para la frmula (la cuo- B. Se llama condicional porque el valor
ta de cinco o la de diez) y una condicin que que muestra depende de una condicin.

IMPORTES EN LETRAS
Una funcin que le falta a Excel es la que permitira expresar importes (y cantidades en
general) en letras; aunque incluye una funcin as: TEXTOBATH, pero slo sirve para el idio-
ma tailands. En Internet, es posible encontrar funciones adecuadas para nuestro idioma.

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5.Clculos condicionales

Los nios de hasta 12 aos no pagan. El segundo valor para la primera condicional es
De 13 a 18 aos pagan $ 5. otra condicional. El ltimo valor se asigna por des-
Ms de 18 aos pagan $ 10. carte, cuando no se cumple ninguna de las condi-
ciones. Ntense los dos parntesis que se cierran
La funcin condicional permite resolver problemas al final: uno para cada funcin (Figura 4).
en los que hay que elegir entre dos valores posibles.
En este caso los valores posibles son tres. Podemos
resolver la cuestin combinando dos funciones con-
dicionales. Debemos pensarlo as:

En principio hay dos casos: nios de hasta 12 que no


pagan y mayores de 12 que s pagan. Pero, para los
mayores de 12 aos hay, a su vez, otros dos casos
posibles: que tengan hasta 18 aos (pagan $ 5)
o ms (pagan $ 10). As como conceptualmente po-
demos abrir la eleccin en dos casos de dos valo-
res cada uno, tambin podemos resolver el proble- FIGURA 4. Las frmulas de la columna C
ma con dos funciones: una para cada eleccin. De combinan dos funciones condicionales
nuevo, si tenemos la edad en B2, nos queda para calcular el valor de la cuota
=SI(B2<=12;0;SI(B2<=18;5;10)). entre tres casos posibles.

Si hubiera ms de tres casos posibles, podramos


combinar ms funciones. Por ejemplo, suponga-
La funcin condicional SI mos que tenemos una lista de alumnos con las no-
permite asignar uno tas obtenidas en un examen. Queremos obtener
una calificacin en palabras segn la siguiente
de dos valores posibles, tabla: 3 o menos, Aplazado; 4, 5 6, Aprobado; 7,
segn una condicin 8 y 9, Bueno; 10, Sobresaliente.

SEPARADOR DE ARGUMENTOS
Normalmente, los argumentos de una funcin Excel (los datos que se escriben entre los
parntesis) se separan por puntos y comas. Pero eso depende de la configuracin de idioma.
Para cambiar esta configuracin, ver la seccin sobre estilos de puntuacin en el Captulo 4.

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SECRETOS-EXCEL_Cap5_091_110 corregido.qxp 26/05/2010 12:45 a.m. Pgina 95

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Multicondicional

Como hay cuatro casos posibles, lo resolvemos combi- Multicondicional


nando tres funciones. Si suponemos que la nota est
en B2 la funcin es como vemos en la Figura 5: La funcin condicional SI permite aplicar uno u otro
=SI(B2<4;Aplazado;SI(B2<7;Aprobado; porcentaje si hay dos tipos posibles de factura. Por
SI(B2<10;Bueno;Sobresaliente))). ejemplo =SI(A2=Factura A;B2*21%;B2*27%).
Esta funcin aplica un 21% sobre el importe de la cel-
Si leemos esta frmula desde la mitad, parecera da B2 si el tipo de comprobante es Factura A. En cual-
que dijera menos de siete es aprobado. Pero la quier otro caso aplica un 27%. La funcin SI analiza
condicin nota menor a 7 solamente se evala una condicin y, si se cumple, hace una cosa y si no se
si no se cumpli la anterior nota menor a 4. Por cumple hace otra: una condicin da lugar a dos situa-
lo tanto, el aprobado se lo llevan los que sacaron ciones segn se cumpla o no (Figura 6). Cuando hay
menos de 7, pero ms de 3, como debe ser. En la cuatro casos (como en el planteo del lector) hay que
siguiente consulta explicamos otro ejemplo de analizar tres condiciones con funciones anidadas:
funciones SI combinadas. =SI(A2=Factura A;B2*21%;SI(A2=Factura
A1;B2*10,5%; SI(A2=Factura A2;B2*27%;
0))). Esta funcin dice:

Si el comprobante es Factura A, aplicar 21%.


Si no
Si el comprobante es Factura A1, aplicar 10,5%.
Si no
Si el comprobante es Factura A2, aplicar 27%.
Si no
Considerar impuesto igual a cero.

FIGURA 5.
Las frmulas de la
columna C combinan tres
funciones condicionales
para asignar
una calificacin segn
cuatro casos posibles.
El ltimo caso se resuelve
por descarte, si no se
cumple ninguna condicin.

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5.Clculos condicionales

FIGURA 6.
Las frmulas
de la columna C aplican
un porcentaje
de impuesto, segn el tipo
de comprobante indicado
en la columna B. Se
analizan tres condiciones
para considerar cuatro
tipos de comprobante.

Como puede verse, se analizan tres condiciones. Excel anteriores a la 2007 imponen un lmite a la
Cada una corresponde a un caso. El cuarto caso cantidad de funciones condicionales que se pueden
sale por descarte. Cuando se anidan estas funcio- anidar, por eso no funcionan (Figura 7).
nes, cada una se abre antes de cerrar la anterior.
Al final, se cierran todas. Este problema no aparece en Excel 2007, que admi-
te muchos ms niveles de anidacin de funciones
dentro de funciones (Figura 8).

Demasiadas Si armamos la frmula en Excel 2007, pero luego


guardamos el archivo en formato Excel 97-2003, un
condiciones cuadro nos avisar que hay una frmula con ms
niveles de anidamiento que los permitidos en ese
Supongamos que tenemos una frmula con muchas formato (Figura 9).
condiciones: analiza importes, regiones, ciertas con-
diciones legales, etctera. Esto nos obliga a utilizar En realidad, cuando una frmula debe analizar ms
funciones SI dentro de otras funciones SI, como en de dos o tres condiciones, puede ser mejor usar la
el caso de la consulta anterior. Las versiones de funcin BUSCARV, con una tabla que considere cada

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES


Excel tiene un Asistente para pegar funcin, que nos gua mientras escribimos una
funcin y nos indica qu argumentos tenemos que escribir y en qu orden. El asisten-
te se puede invocar, en todas las versiones, con la combinacin SHIFT+F3.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Demasiadas condiciones

FIGURA 7.
La frmula de la celda D2
tiene muchas funciones
SI, una dentro de la otra.
Ms de las que admite
Excel 2003.

FIGURA 8.
La frmula de la celda D2
tiene muchas funciones
SI, una dentro de la otra
pero esto no es un
problema en Excel 2007.

condicin. Pero, si esto no es posible, se puede resol- =SI(condicin6;valor6;SI(condicin7;valor7;


ver el problema separando la frmula en dos. Por SI(condicin8;valor8;SI(condicin9;valor9;
ejemplo, si hay diez condiciones, en E2 se analizan SI(condicin10;valor10;valor11)))))
las primeras cinco:

=SI(condicin1;valor1;SI(condicin2;valor2;
SI(condicin3;valor3;SI(condicin4;valor4; Excel 2007, admite
SI(condicin5;valor5;D2)))))
muchos ms niveles
Esta frmula dice que, si no se cumple ninguna de de anidacin de funciones
las cinco condiciones, se toma el valor de la celda
D2. En D2 se analizan las cinco condiciones restan-
dentro de funciones que
tes (Figura 10): las versiones anteriores
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5.Clculos condicionales

rango sujetos a una condicin. Por ejemplo, supon-


gamos que la tabla ocupa el rango A1:C15, con t-
tulos en la primera fila. Queremos sumar las facturas
cobradas. La frmula es la siguiente (Figura 11):
FIGURA 9. Armamos en Excel 2007 una =SUMAR.SI(C2:C15;Cobrada;B2:B15)
frmula con muchos niveles de funciones SI,
una dentro de la otra. La funcin tiene tres argumentos entre los parntesis:
El primero de stos es el rango donde se evala
la condicin. En este caso, analiza si se encuen-
tra Cobrada, Pendiente o Anulada.
Cobradas, pendientes El segundo es la condicin que decide si el valor
se suma o no. En este caso, que el valor del
y anuladas rango anterior sea Cobrada.
El tercero es el rango de los valores que hay que
Tenemos una tabla de tres columnas: Factura, sumar. En este caso, el de los importes.
Importe y Estado, y el estado puede ser Cobrada,
Pendiente o Anulada. Si queremos obtener, en tres Cambiando la palabra Cobrada por Pendiente y
celdas separadas, el importe total de cada una de por Anulada, se pueden totalizar los importes para
ellas, debemos utilizar una funcin especfica: las otras dos condiciones. Estas palabras pueden ser
SUMAR.SI. Esta funcin suma los valores de un referencias a celdas que las contengan.

FIGURA 10.
Ahora la frmula
de la celda E2 analiza
las primeras cinco
condiciones. Si no se
cumple ninguna de ellas,
remite al valor de D2.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ SUMAR.SI.SI

FIGURA 11.
La funcin de la celda E2
suma los importes
de las facturas
con la condicin
Cobrada en la columna C.

SUMAR.SI.SI Nombre en la columna A.


Mes en la columna B.
En principio, la funcin SUMAR.SI permite hacer su- Importe en la columna C.
mas de los valores dentro de una lista que cumplen
una nica condicin. Para hacer lo mismo, pero con La base tiene ttulos en la fila 1 y los datos ocupan
ms de una condicin, hay dos soluciones posibles. hasta la fila 10. Para sumar los importes correspon-
Si utilizamos Excel 2007 tenemos la funcin dientes a Juan y al mes de Enero escribimos la
SUMAR.SI.CONJUNTO. Por ejemplo, veamos una ba- funcin: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C10;A2:A10;
se con la siguiente estructura: Juan;B2:B10;Enero) (Figura 12).

FIGURA 12.
La funcin de la celda E3
suma todos los importes
de la columna C que
cumplan las condiciones
columna A igual a Juan
y columna B igual
a Enero. Esta funcin es
exclusiva de Excel 2007.

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5.Clculos condicionales

El primer argumento es el rango que se debe sumar. Esta tcnica de combinacin de funciones SI con
Luego vienen tantos pares de argumentos como cri- otras funciones de Excel permite hacer muchos cl-
terios haya. Cada par consiste en un rango y un va- culos condicionales, incluso aquellos no previstos en
lor. En este ejemplo, indicamos que en la columna A Excel. Por ejemplo, un mximo condicional.
debe estar el nombre Juan y en la columna B, el mes
de Enero. Cuando se cumplen ambas condiciones,
la funcin suma el respectivo valor de la columna C.
SUMAR.SI
Si estamos usando Excel 2003 o una versin ante-
rior (donde no existe esta funcin) podemos obtener en varias hojas
el mismo resultado combinando la funcin SUMA
con tantas funciones SI como condiciones haya. En Supongamos que tenemos una lista sencilla, en una
este caso: =SUMA(SI(A2:A10=Juan;SI(B2:B10= nica hoja, con dos columnas: Artculo y Ventas,
Enero;C2:C10))). A esta funcin, debemos y queremos obtener las ventas totales del artculo
darle entrada con la siguiente combinacin: Cajas. Podemos usar la funcin SUMAR.SI que
CONTROL+SHIFT+ENTER (Figura 13). suma los valores de un rango en funcin de una

FIGURA 13.
La frmula de la celda E3
combina la funcin SUMA
con dos funciones SI para
sumar todos los importes
de la columna C que
cumplan las condiciones
columna A igual a Juan
y columna B
igual a Enero.

LTIMA FECHA
Si tenemos una lista de ventas, podemos combinar la funcin MAX con la funcin SI para
saber cundo fue la ltima vez que se vendi un determinado artculo: el mximo valor de
una fecha corresponde a la operacin ms reciente.

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condicin. Si suponemos que los artculos estn en


A2:A7 y sus respectivas ventas en B2:B7, la frmu-
la sera =SUMAR.SI(A2:A7;Cajas;B2:B7). La
funcin tiene tres argumentos entre los parntesis:

El primero es el rango donde se evala la con-


dicin. En este caso el rango donde estn los
nombres de los artculos.
El segundo es la condicin a cumplirse en el rango
anterior. En este caso, ser el artculo Cajas.
El tercero es el rango de los valores que se van a
sumar. En este caso, las ventas (Figura 14). Condicin de entero
En el problema planteado, el rango donde se evala Tenemos una lista de datos numricos y queremos
la condicin incluye varias hojas, una por da. La for- indicar, en una celda auxiliar, si estos datos son en-
ma de indicar este tipo de rangos multihoja es, por teros. Una forma para poder expresar esta condicin
ejemplo, Hoja1:Hoja30!A2:A7. Sin embargo, la es comparar el nmero con su parte entera: si el n-
funcin SUMAR.SI no admite este tipo de rangos mero es entero ambos valores sern iguales.
como argumento. Una solucin sera usar, en la hoja Algo as: =SI(A1=ENTERO(A1); Es entero;
adicional, tantas funciones SUMAR.SI como hojas ha- No es entero) (Figura 16).
ya. Luego se suman todos los subtotales obtenidos.
Una expresin de este tipo puede usarse para
Es posible que haya otras soluciones, pero sta es indicar la condicin de entero en un formato
razonablemente prctica (Figura 15). condicional en Microsoft Excel.

FIGURA 14.
La frmula de la celda D2
suma todos los importes
de la columna B
que corresponden
al artculo Cajas.

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5.Clculos condicionales

FIGURA 15.
Las tres primeras
frmulas de la columna A
suman los valores
de la columna B
de cada hoja,
correspondientes
al artculo Cajas.

FIGURA 16.
Las frmulas
de la columna C indican
si el respectivo valor
de la columna B
es o no un nmero entero.

Excel tiene funciones para obtener informacin Excel tiene funciones


acerca de una celda: si est en blanco
(ESBLANCO), si es par (ES.PAR), si es un texto
para obtener informacin
(ESTEXTO), etctera. Pero no existe ESENTERO. acerca de una celda
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Promedio El segundo es el valor que debe haber en las cel-


das del rango anterior para que sean tomadas en
condicional cuenta en la operacin. En este caso, Ventas.
El tercero es el rango que ocupan los valores que
A partir de Excel 2007 tenemos una funcin sern promediados.
PROMEDIO.SI para calcular el promedio de una lista
de valores, sujetos a una condicin. Por ejemplo, su- Si hubiera ms de una condicin para evaluar, tene-
pongamos que la lista ocupa el rango A1:C11, con los mos la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Pero nin-
ttulos en la primera fila. Podemos promediar todos los guna de estas dos funciones existe en las versiones
sueldos de la seccin Ventas con la siguiente funcin de Excel anteriores a 2007. En este caso, podemos
=PROMEDIO.SI(B2:B11;Ventas;C2:C11) . calcular el promedio condicionado combinando
La funcin tiene tres argumentos entre los parn- otras dos funciones.
tesis, podemos verlo en la Figura 17:
Para la tabla anterior sumamos todos los sueldos de
El primero es el rango donde se evala la condi- la seccin Ventas con la siguiente funcin:
cin. En este caso, donde estn las secciones. =SUMAR.SI(B2:B11;Ventas;C2:C11).

FIGURA 17.
La frmula de la columna
E calcula el promedio
de sueldos para cada
seccin. Esta funcin
solamente existe
en Excel 2007.

FUNCIONES A MEDIDA
Excel tiene ms de trescientas funciones para todo tipo de clculo. Si, as y todo, nos
encontramos con un clculo para el cual no existe una funcin adecuada, podemos crear-
la nosotros mismos en el editor de Visual Basic, mediante tcnicas de programacin.

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5.Clculos condicionales

El primer argumento es la lista de secciones, el se-


gundo es el valor que debe tener esta columna para
que sea tenida en cuenta en la suma y el tercero es
el rango que hay que sumar. La funcin suma todas
las celdas del rango C2:C11 para las filas en las que
el rango B2:B11 tenga el valor Ventas (Figura 18).

La funcin =CONTAR.SI(B2:B11;Ventas)
cuenta las filas en las que el rango B2:B11 tiene
el valor Ventas. AL dividir ambos valores, se
obtiene el sueldo promedio de la seccin Ventas. funciones PROMEDIO y SI. Si suponemos el mismo ca-
La palabra Ventas en estas funciones puede so del ejemplo anterior, la frmula es la siguiente:
reemplazarse por la referencia a una celda =PROMEDIO(SI(B2:B11= Ventas;C2:C11)).
que contenga esta palabra. Hay todava otra forma A esta expresin hay que darle entrada con la com-
de resolver este problema: se trata de combinar las binacin CONTROL+SHIFT+ENTER (Figura 19).

FIGURA 18.
La frmula de la celda
E5 calcula el sueldo
promedio de la seccin
Ventas. La funcin
SUMAR.SI suma todos
los sueldos de esa seccin
y CONTAR.SI cuenta
cuntos sueldos hay
en la seccin.

EL CUMPLEAOS DE EXCEL
Excel cumpli veinte aos en 2007. En 1987, la revista PC Magazine anunci en su tapa el
lanzamiento del programa con una pregunta: Es sta la mejor hoja de clculo de todos
los tiempos?. La nota destacaba que Excel estaba hambriento de memoria RAM.

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FIGURA 19.
La frmula de la celda
E5 calcula el sueldo
promedio de la seccin
Ventas combinando
las funciones
SI y PROMEDIO.

Para entender el funcionamiento de esta frmula po- El tercero indica que se busca el dato que est en
demos pensar que recorre el rango B2:B11 y, cada vez la segunda columna de la tabla.
que encuentra un valor igual a la palabra Ventas, in-
cluye el valor correspondiente del rango C2:C11 para Ahora bien, supongamos que en D1 tenemos el
calcular su promedio. valor 330. Como este valor no est en la tabla,
la funcin devuelve Alto, que es el texto que co-
rresponde al valor inmediato anterior en la tabla.
O sea, 300 (Figura 20). Pero queremos que, en
Buscar el mayor este caso, la funcin muestre el texto Muy alto,
que es el que corresponde al valor inmediato si-
Comencemos por una breve gua para la funcin guiente. Podemos hacerlo con esta otra expresin:
BUSCARV. Supongamos que tenemos una tabla que =INDICE(B1:B4;SUMA(SI(D1>A1:A4;1;0))+1).
ocupa el rango A1:B4; con los valores 100, 200, 300 A esta frmula hay que darle entrada con la combi-
y 400 en la primera columna y las palabras Bajo, nacin CONTROL+SHIFT+ENTER (Figura 21).
Medio, Alto y Muy alto en la segunda. En D1 tene-
mos un valor numrico, por ejemplo 200.

Para obtener el texto correspondiente a este valor


usamos la funcin =BUSCARV(D1;A1:B4;2). Hay
tres argumentos entre los parntesis:
FIGURA 20. La funcin de la celda D2
El primero es el valor cuyo texto se quiere encontrar. encuentra el texto que corresponde al valor
El segundo es la tabla que vincula los valores escrito en D1. Si el valor no est en la tabla,
numricos con sus respectivos textos. trae el que corresponde al inmediato anterior.

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5.Clculos condicionales

Imgenes
condicionales
Queremos obtener una planilla donde, con un
FIGURA 21. La diferencia de esta frmula dibujito adecuado, se indique el grado de progre-
con la que vimos en la Figura 20, so de un nio, al escribir el valor en una celda.
consiste en que si no est en la tabla,
trae el que corresponde al inmediato siguiente. Lo que necesitamos, es una funcin como
BUSCARV, pero que, en vez de devolver un valor,
Explicacin: devuelva una imagen.
La funcin SI analiza los datos del rango A1:A4. Por
cada uno que sea menor al dato indicado en D1, la Lamentablemente, eso no existe. Una solucin po-
funcin SUMA aade una unidad. Es decir que cuenta dra ser una macro que se ejecute luego de
cuntos datos estn por debajo de D1 en la tabla. Por escribir el nivel y que inserte la imagen tomada
ejemplo, para el 330 contara 3. Luego suma una uni- de una hoja auxiliar. Otra posibilidad es recurrir a
dad a este resultado. Finalmente, la funcin NDICE la tipografa Windings donde cada carcter es un
localiza el valor que en B1:B4 ocupa esa posicin. dibujito (Figura 22).

Necesitamos una
funcin como BUSCARV,
que, en vez de
devolver un valor,
devuelva una imagen;
pero eso no existe

OPERACIONES INSTANTNEAS
Al seleccionar un rango, puede aparecer, en la parte inferior de la pantalla, la suma de los
valores seleccionados. Si no la vemos, hacemos un clic derecho sobre la barra de estado y
aparecer un men con las operaciones posibles: Promedio, Suma, Mximo, Mnimo, etctera.

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FIGURA 22.
En la tipografa Windings
a cada carcter
le corresponde
un dibujito diferente.
Hay que elegir un tamao
relativamente grande
para que el dibujo
sea visible.

Por ejemplo, supongamos que queremos poner una Por ejemplo, en el rango E1:F3:
carita de acuerdo con la siguiente escala: En la columna E, los valores 0, 4 y 8. Es decir, los
ms bajos de cada banda.
De cero a tres: carita triste. En la columna F, las letras L, K y J.
De cuatro a siete: carita seria.
De ocho a diez: carita sonriente. Ahora, si en B2 escribimos una nota, obtenemos
el dibujito correspondiente con la funcin
Las tres caritas corresponden a los caracteres L, K =BUSCARV(B2;E1:F3;2). A esta frmula tenemos
y J, respectivamente. Entonces podemos preparar que aplicarle tipografa Windings, con un tamao
una tabla de dos columnas y tres filas. adecuado. Por lo menos, 20 puntos (Figura 23).

FIGURA 23.
La funcin de la celda C2
devuelve una de las tres
letras L, K o J segn
el valor de B2 y la tabla
de la derecha.
Aplicando tipografa
Windings las letras
son reemplazadas
por una carita con tres
expresiones distintas.

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5.Clculos condicionales

Datos tiles para


tener en cuenta

FRMULAS MATRICIALES
Las frmulas que resultan de la combi-
nacin de funciones SI con alguna otra
(como SUMA y SI para hacer sumas con-
dicionales) se llaman frmulas matri-
ciales. Realizan sobre cada una de las Otros valores adecuados para los caracteres
celdas de un rango operaciones que, Windings son la C y la D, que muestran una mano en
normalmente, se efectan sobre cel- posicin de pulgar arriba y pulgar abajo, respec-
das individuales. Siempre se ingresan tivamente. Alguien podra opinar que estamos hacien-
con la combinacin CONTROL+SHIFT+ENTER. do trampa al elegir un ejemplo muy especial para el
que existen los dibujitos adecuados. Y tendra razn.
CONTAR.SI.CONJUNTO
Excel 2007 incluye la nueva funcin
SUMAR.SI.CONJUNTO para calcular sumas
segn dos o ms condiciones. Es Identificar el mximo
como una extensin de la funcin
SUMAR.SI. Sin embargo, no incluye una Si tenemos una lista con dos columnas: Mes e
funcin CONTAR.SI.CONJUNTO para con- Importe, en otra celda usamos la funcin MAX para
tar datos segn dos o ms condicio- conocer el mximo importe y nos preguntamos qu
nes. Para eso recurrimos al truco de otra funcin hay que usar para saber a qu mes le
combinar SUMA con SI. corresponde ese mximo. Supongamos que tenemos
la lista en A2:B13. Una fila por cada mes del ao
CONTAR y CONTARA ms una fila para los ttulos. En otra celda, por ejem-
Excel tiene distintas funciones para plo D1, encontramos el mximo con la funcin
contar datos. CONTAR cuenta los datos =MAX(B2:B13). Hasta ah, todo bien.
numricos que hay en el rango indica-
do como argumento. CONTARA cuenta Ahora, en otra celda, por ejemplo D1, escribimos
todo tipo de datos. Es decir, cuenta las =COINCIDIR(D1;B2:B13;0). Esta funcin nos dice
celdas no vacas. en qu posicin dentro de la lista se encuentra el
mximo obtenido en D1. La funcin COINCIDIR tie-
ne tres argumentos entre los parntesis:

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FIGURA 24.
La funcin INDICE
de la celda D3 dice cul es
el dato del rango A2:A13
que ocupa la posicin
indicada en D2.

El primero es el dato que queremos localizar. con la funcin COINCIDIR. Esto lo hacemos con
En este caso, el mximo. =INDICE(A2:A13;D2). La funcin INDICE tiene dos
El segundo es el rango donde queremos localizar argumentos entre los parntesis (Figura 24):
el dato anterior. En este caso, la lista de importes.
El tercero indica el tipo de coincidencia. Es decir El primero es el rango del cual queremos extraer
cundo decimos que la funcin ha localizado el un dato. En este caso, la lista de meses.
dato buscado. En nuestro caso, el 0 indica que El segundo es la posicin del dato que queremos
exigimos una coincidencia exacta. extraer. En este caso, la obtenida con COINCIDIR.
Si modificamos algn valor de la lista, y eso cam-
Ahora solamente resta encontrar el nombre del bia la posicin del mximo, tambin se actualizar
mes que en A2:A13 ocupa la posicin encontrada el nombre del mes correspondiente.

RESUMEN
Aunque muchos usuarios trabajan regularmente con Excel sin recurrir a la funcin
condicional (ni a ninguna de las funciones especiales), este captulo demuestra la
variedad de problemas que pueden resolverse con este tipo de clculos.

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5.Clculos condicionales

Multiple choice

1 Cmo se llama la funcin SI? 4 Qu funcin calcula el promedio


a- DIA.LAB de una lista de valores sujetos a una condicin?
b- DIASEM a- PROMEDIO.SI.CONJUNTO
c- TEXTO b- CONTAR.SI
d- CONDICIONAL c- PROMEDIO.SI
d- MAX

2 Cul es la funcin que permite hacer


sumas de los valores dentro de una lista 5 En cul de las siguientes tipografas
que cumplen una nica condicin? cada carcter es un dibujito diferente?
a- SUMAR.SI a- Times New Roman.
b- SUMAR.SI.CONJUNTO b- Calibri.
c- SUMA c- Garamond.
d- Ninguna de las anteriores. d- Windgings.

3 Con cul de las siguientes funciones 6 Qu funcin nos permite conocer


podemos saber si la celda est en blanco? el mximo importe?
a- ESPAR a- PROMEDIO.SI.CONJUNTO
b- ESBLANCO b- CONTAR.SI
c- ESENTERO c- PROMEDIO.SI
d- ESTEXTO d- MAX

Respuestas: 1d - 2a - 3b - 4c - 5d - 6d.

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Captulo 6
Clculos con
fechas y horas

Trabajaremos con clculos asociados


a fechas y horas, utilizaremos
las funciones relacionadas con stos.
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6.Clculos con fechas y horas

Clculos maneja los datos de tipo fecha y hora (Figura 1).


Para Excel, una fecha es un nmero que represen-
con fechas y horas ta la cantidad de das transcurridos desde el 1 de
enero de 1900. Por ejemplo, el 20 de febrero
Un tipo especial de clculos que podemos hacer de 1900 se representa con el nmero 51, es decir
en Excel son los que involucran fechas y horas: 31 das para todo el mes de enero y 20 das ms
vencimientos, horas trabajadas, tiempos de carre- hasta la fecha dada.
ra. Para este tipo de operaciones hay una serie de
funciones especiales. En este captulo veremos dis- Los datos tipo hora tambin miden el tiempo en
tintas formas de resolver estos clculos cronolgi- das. En este caso, una fraccin de da. Por ejem-
cos. Y, como suele suceder, la solucin no siempre plo, la hora 18:00 es, en realidad, el nmero 0,75
viene por las vas naturales y hay que recurrir a porque las seis de la tarde representan 3/4 partes
trucos y otras opciones. de un da (Figura 2).

Si sumamos 9/4/1900 ms 6:00 estamos sumando, en


Fecha y hora realidad, 100 ms 0,25 (hay 100 das desde el 1 de
enero hasta el 9 de abril y 6 horas ms representan un
Para unir los datos de fecha y hora, separados en cuarto de da). El resultado ser las 6 de la maana del
dos celdas diferentes, en una, debemos sumar 9 de abril. Tenemos que aplicar un formato de da y
ambos valores. Esto se debe a la forma en que Excel hora, si es que Excel no lo hace automticamente.

FIGURA 1.
Si aplicamos formato
general sobre una fecha,
vemos el dato como
un nmero entero
que representa
la cantidad de das
transcurridos desde
el 1 de enero de 1900.

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SECRETOS-EXCEL_Cap6_111_128 corregido.qxp 26/05/2010 12:50 a.m. Pgina 113

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Reconstruir fecha

FIGURA 2. En A3 sumamos la fecha de A1


ms la hora de A2. El resultado es un dato separamos el da (las primeras dos cifras) con =ENTE-
tipo fecha y hora. RO(A1/1000000). Para nuestro ejemplo, A1 dividido
1000000 es igual a 14,061975. La funcin ENTERO
toma solamente la parte entera. O sea, el da. De la
Reconstruir fecha misma forma, la funcin =RESIDUO(A1;10000)
devuelve el resto que resulta de dividir el valor por
Tenemos una base de datos con 1300 registros, y 10000. En este caso 14061975 dividido 10000 da
uno de los campos es una fecha de nacimiento en 1406 con un resto de 1975.
formato DDMMAAAA, por ejemplo, el 14 de junio de
1975 aparece como 14061975. Para obtener la
fecha en forma normal, con barras que separen Un tipo especial
da, mes y ao, debemos separar los tres campos
(da, mes y ao) del gran nmero que representa
de clculos posibles
la fecha y luego ensamblarlos para que formen en Excel son los que
una fecha que Excel pueda entender.
involucran fechas
Lo primero podemos hacerlo con las funciones EN- y horas: vencimientos,
TERO (que devuelve la parte entera de un nmero) y
RESIDUO (que devuelve el resto de la divisin entre
tiempos de carrera,
dos nmeros. Si tenemos el dato original en A1, horas trabajadas

NMERO DE SERIE
El nmero que, internamente, usa Excel para guardar una fecha se llama nmero de serie.
Representa la cantidad de das transcurridos desde el 1 de enero de 1900. Es similar a lo que
los astrnomos llaman da juliano. Pero no tiene nada que ver con el calendario juliano.

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SECRETOS-EXCEL_Cap6_111_128 corregido.qxp 26/05/2010 12:50 a.m. Pgina 114

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6.Clculos con fechas y horas

Separar el mes es un poco ms complejo:


=RESIDUO(ENTERO(A1/10000);100). La funcin
ENTERO devuelve 1406 y RESIDUO devuelve el resto
que resulta de dividir este ltimo nmero por 100.
Es decir, 06 (Figura 3).

Una vez obtenidos los tres valores los unimos con la


funcin FECHA, de sintaxis =FECHA(ao;mes;da),
donde ao, mes y da son los valores que acaba- luego juntar los tres datos con la funcin FECHA.
mos de separar. Podemos hacer todo en una celda Pero vamos a hacer la separacin con otras funcio-
y luego aplicarle un formato adecuado. En la si- nes. Si el dato original est en A1:
guiente seccin resolvemos el mismo problema
con una tcnica diferente. El ao est formado por los cuatro caracteres de
la derecha. Lo separamos con la funcin
=DERECHA(A1;4).

Reconstruir El da est formado por el primer carcter de la


izquierda, si el dato tiene siete caracteres
fecha (II) (dmmaaaa) o los dos primeros si tiene ocho
(ddmmaaaa). En cualquier caso, la cantidad de
Si tenemos una planilla con datos en formato caracteres que forman el da es igual al largo total
dmmaaaa. Por ejemplo, el 5 de agosto de 1995 est menos seis: =IZQUIERDA(A1;LARGO(A1)-6)).
guardado como 5081995. Para recuperar este dato
como una fecha que Excel reconozca y pueda usar- El mes est formado por dos caracteres, contando
se para clculos, tenemos que hacer lo mismo que desde el segundo o el tercero, segn la longitud del
en el apartado anterior: separar ao, mes y da y dato: =EXTRAE(A1;LARGO(A1)-5;2) (Figura 4).

FIGURA 3.
La frmula de la celda A3
separa ao, mes y da
del valor que hay en A1
y luego recompone
la fecha con la funcin
FECHA.

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SECRETOS-EXCEL_Cap6_111_128 corregido.qxp 26/05/2010 12:50 a.m. Pgina 115

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ ltimo sbado

FIGURA 4.
Las frmulas
de la columna B separan
el ao, el mes y el da
y luego los juntan
para rearmar la fecha.

Una vez obtenidos los tres componentes, armamos del ltimo da del mes de A1. Ntese que el mes de
la fecha con la funcin FECHA. Esta funcin tiene tres esta fecha es el siguiente al dado, pero el da es el 0.
argumentos que son, justamente, el ao, el mes y el Eso representa el ltimo da del mes dado. Para Excel,
da: =FECHA(ao;mes;da). 0 de abril equivale a 31 de marzo (Figura 5).

En el apartado anterior resolvimos el mismo caso al Si esta fecha ya es sbado, problema resuelto. Si
separar los tres componentes de la fecha con las es domingo, hay que retroceder un da; si es lunes,
funciones ENTERO y RESIDUO. dos y as sucesivamente. Por una afortunada ca-
sualidad, la funcin DIASEM devuelve 1 para el
domingo; 2 para el lunes, y as sucesivamente. De
ltimo sbado modo que podemos usar el valor devuelto por es-
ta funcin para retroceder (restar) tantos das co-
Tenemos una funcin que, para un mes dado, da la mo sea necesario hasta llegar al sbado:
fecha del primer sbado, del segundo y queremos =FECHA(AO(A1);MES(A1)+1;0)-DIASEM
conocer la fecha del ltimo sbado, no olvidemos (FECHA(AO(A1);MES(A1)+1;0)).
que en un mes puede haber cuatro o cinco sbados.
Si en A1 hay una fecha cualquiera, la funcin Pero ahora hay un problema: si el ltimo da del mes
=FECHA(AO(A1);MES(A1)+1;0) entregar la fecha ya es sbado, la frmula resta 7 das, porque se es

NMERO DE SERIE Y DECIMALES


El nmero de serie asociado a una fecha puede tener decimales. En este caso, la parte
decimal representa una fraccin de da. Por ejemplo, el nmero de serie 20,5 corres-
ponde a las 12 del medioda del 20 de enero.

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6.Clculos con fechas y horas

FIGURA 5.
Las frmulas
de la columna B devuelven
la fecha del ltimo sbado
para cada uno
de los meses
de la columna A.

el valor devuelto por DIASEM en este caso. De modo Series de meses


que la frmula dara la fecha del penltimo sbado.
Esto se puede resolver incluyendo en la frmula la Cuando estiramos con el puntero una celda que
funcin RESIDUO: contiene el nombre de un mes, Excel genera la serie
=FECHA(AO(A1);MES(A1)+1;0)-RESIDUO(DIA- de todos los meses del ao. Esto se debe a que Ex-
SEM(FECHA(AO(A1);MES(A1)+1;0));7). cel reconoce los nombres de los meses (as como los
das de la semana) como miembros de ciertas series.
La funcin RESIDUO devuelve el resto de la divisin Si estiramos una celda con un dato cualquiera, Excel
entre los dos argumentos. Si DIASEM es 1, 2, 3, etc- simplemente repite el dato a lo largo del rango.
tera, el resultado de la funcin RESIDUO ser tam- Si la palabra Enero no es reconocida como el nom-
bin 1, 2, 3, etctera. Pero si DIASEM devuelve un 7, bre de un mes, podemos ensearle a Excel a recono-
el resultado de la funcin RESIDUO ser 0. cerlo como integrante de una serie.

TECLAZOS PARA FORMATO


La cinta de opciones puede desorientar al usuario acostumbrado a los mens tradicionales
de Excel. En ese caso se puede llegar a las opciones de formato mediante combinaciones de
teclas. Por ejemplo, la combinacin CONTROL+# aplica formato de fecha.

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PASO A PASO /1
Listas personalizadas

1 Haga un clic en el Botn de Office.

2 Dentro de la categora Ms frecuentes, seleccione Modificar listas


personalizadas. Aparecer un cuadro con las listas actualmente reconocidas por Excel.

3 Dentro de Entradas de lista escriba los elementos de la nueva lista (en este caso, los
nombres de los meses) separados por comas.

4 Haga un clic en Agregar y luego en Aceptar.

FORMATOS DE FECHA
Los formatos para fechas y horas no se limitan a los disponibles en la lista estndar.
Podemos crear nuestros propios formatos escribiendo el cdigo adecuado dentro de la
opcin Tipo, en la categora Personalizada.

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6.Clculos con fechas y horas

Con esto le hemos enseado a Excel una nueva =DIA.LAB(A1;1;C$1:C$6). Esta funcin calcula el
serie. En las versiones de Excel anteriores a 2007 el da siguiente a A1, excluyendo sbados, domingos y
cuadro para crear una nueva serie se obtiene selec- las fechas del rango C1:C6 (Figura 6).
cionando la ficha Listas personalizadas dentro
de Herramientas/Opciones.

Series
de das hbiles
Para obtener una serie de fechas que correspondan
solamente a das hbiles, hay una solucin simple,
pero imperfecta para este problema, al usar el pun- FIGURA 6. La frmula de la celda A2
tero de estirar. La veremos en el Paso a Paso 2. calcula la fecha siguiente a la de A1,
excluyendo sbados, domingos y los feriados
Este procedimiento genera una serie de fechas que de la tabla de la derecha.
excluye sbados y domingos, pero no excluye fe-
riados porque el puntero no puede saber qu da La funcin DIA.LAB calcula la fecha que corres-
corresponde a cada feriado. Por eso decimos que ponde a una cierta cantidad de das hbiles a par-
la solucin es imperfecta. tir de otra. El primer argumento es la fecha inicial
y el segundo, la cantidad de das para considerar.
Si queremos excluir de la serie tambin los das fe-
riados, tenemos que armar una lista de las fechas En principio, la funcin excluye de los das hbiles a
que corresponden a los feriados. Esta lista la escribi- sbados y domingos. Para que excluya tambin los
mos en el rango C1:C6. Entonces, si escribimos la das feriados le podemos dar, como tercer argumen-
primera fecha en A1, en A2 escribimos la funcin to, un rango con las fechas de estos feriados.

LA FUNCIN DIA.LAB
Para poder usar la funcin DIA.LAB hay que instalar el complemento Herramientas para an-
lisis. En Excel 2007 los complementos se instalan desde la categora Complementos a la que
accedemos desde Botn de Office/Opciones de Excel.

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PASO A PASO /2
Serie de das hbiles

1 Escriba la primera fecha en A1.

2 Con el cursor en A1 apoye el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda
para que aparezca el puntero de estirar (la cruz fina).

3 Con el botn derecho del mouse, haga un clic y, sin soltarlo, baje hasta la ltima celda.
Suelte el botn del mouse. Aparecer un men con distintas opciones.

4 Haga un clic en Rellenar das de la semana.

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6.Clculos con fechas y horas

Sealar fines Supongamos que las fechas estn en la columna


A, a partir de A2 (Figura 7).
de semana
En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el cuadro
Tenemos una planilla Excel en la cual cargamos para definir el Formato condicional se obtiene con
fechas y horarios de entrada y salida y queremos las opciones Formato/Formato condicional.
saber si existe alguna forma de sealar con colo-
res diferentes las fechas que corresponden a La condicin que escribimos pide que la funcin
los sbados y domingos. DIASEM, aplicada a la primera fecha, devuelva un 1
(que corresponde al sbado) o un 7 (que correspon-
Podemos sealar con color los sbados y domin- de al domingo). De modo que la condicin se satis-
gos al aplicar un Formato condicional. face en los das de semana.

FIGURA 7.
Este Formato
condicional seala
con un fondo rojo
las fechas de la columna
de la izquierda
que correspondan
a fines de semana.
La frmula identifica
el da de la semana
con la funcin DIASEM.

La funcin DIASEM
devuelve un nmero
que indica el da semanal:
1 para el domingo,
2 para el lunes
y as sucesivamente
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PASO A PASO /3
Formato condicional

1 Seleccione la lista de fechas. Haga un clic en el botn Formato condicional


dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones y luego en Nueva regla.

2 Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Utilice una frmula
que determine las celdas para aplicar el formato.
Esto cambiar las opciones que aparecen ms abajo.

3 Donde dice Dar formato a las celdas donde esta frmula sea verdadera,
escriba =O(DIASEM(A2)=1;DIASEM(A2)=7), donde A2 es la celda
de la primera fecha de la lista.

4 Haga un clic en el botn Formato.... En la ficha Relleno indique algn color adecuado.
Haga un clic en Aceptar (el formato) y nuevamente en Aceptar (la condicin).

La funcin DIASEM devuelve un nmero que Anunciar vencimiento


indica el da de la semana: 1 para el domingo,
2 para el lunes y as sucesivamente, hasta 7 para Necesitamos una celda que cambie de color diez d-
el sbado. Si queremos sealar sbados y domin- as antes de la fecha de vencimiento mediante un
gos con colores diferentes podemos indicar Formato condicional. Es decir, un formato que
dos formatos condicionales (dos reglas), cada se transforma en funcin de una condicin. Lo di-
uno con su condicin. fcil es encontrar la condicin necesaria.

FORMATOS CONDICIONALES
Los formatos condicionales son una de las opciones en que ms mejoras incorpora Excel
2007 respecto de las versiones anteriores. Por ejemplo, admite un nmero indefinido de con-
diciones para una celda contra slo tres en Excel 2003 y en las versiones anteriores.

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6.Clculos con fechas y horas

Por ejemplo, supongamos que estamos a 20 de En la condicin usamos la funcin HOY para obte-
noviembre. El formato debera sealar los venci- ner la fecha actual. En realidad, el formato seala
mientos que tengan lugar el 30 de noviembre o los vencimientos para dentro de diez das o me-
antes. Es decir, que la fecha de vencimiento sea nos, incluyendo los ya pasados (Figura 8).
menor o igual a la fecha de hoy, ms diez das. Va- En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el pro-
mos a indicar esta condicin en el formato. cedimiento es algo distinto (Figura 9).

FIGURA 8.
Este formato seala
con fondo rojo las fechas
anteriores al da
de hoy ms diez das.
Es decir, las facturas
que vencen dentro
de los prximos diez das.

PASO A PASO /4
Formato condicional II

1 Seleccione la lista de fechas. Haga un clic en el botn Formato condicional


dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones.

2 Tome las opciones Resaltar reglas de celdas/Es menor que....


Aparecer un cuadro donde deber indicar la condicin.

3 En la primera opcin escriba =HOY()+10.

4 En la segunda opcin elija un formato adecuado.

5 Haga un clic en Aceptar.

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FIGURA 9.
As se indica en Excel
2003 el Formato
condicional que seala
con fondo rojo las fechas
anteriores al da
de hoy ms diez das.

PASO A PASO /5
Formato condicional en Excel 2003

1 Seleccione la lista de fechas. Tome las opciones Formato/Formato condicional.


Aparecer un cuadro donde deber indicar la condicin.

2 En la primera opcin, deje valor de la celda.


En la segunda, indique menor o igual que.
En la tercera, escriba =HOY()+10.

3 Haga un clic en el botn Formato>> y elija algn formato adecuado.

4 Haga un clic en Aceptar (el formato).


Haga un clic en Aceptar (la condicin).

Repasemos esto: si hoy es 20 de noviembre, el for- tro de los prximos diez das y ser sealada con el
mato que acabamos de definir sealar las fechas formato. Si, en cambio, la fecha es 2 de diciembre,
menores (es decir, anteriores) al da 30. Si esa fecha no es menor, no est prxima a vencer y no ser se-
es 27 de noviembre, cumple la condicin, vence den- alada por el formato.

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6.Clculos con fechas y horas

Ordenar
cumpleaos
Para ordenar cumpleaos, si tenemos una lista de
personas con sus fechas de nacimiento, tenemos
que crear una segunda serie de fechas, con el da
y el mes de nacimiento, pero con un ao fijo.
ser el orden en que se analizarn las fechas para
Por ejemplo, si tenemos una fecha en B2, podemos ordenarlas (Figura 10).
armar la nueva fecha con =FECHA(2000;MES
(B2);DIA(B2)). Esta frmula se extiende a toda La funcin TEXTO arma un texto a partir de un n-
la lista de fechas. Al tener todas el mismo ao, lo que mero, aplicando un formato especificado. Cuenta
decide el orden de las fechas son el mes y el ao. con dos argumentos:

Pero hay una frmula mejor. De nuevo, para una fe- El primero es el valor que se va usar.
cha de nacimiento escrita en B2, la frmula sera El segundo es el formato para aplicar.
=TEXTO(B2;mmdd). Esta frmula devuelve un tex-
to con el mes y el da. Por ejemplo, si B2 es igual En nuestro caso el valor es una fecha y el formato es
a 20/Feb/1970, la frmula devuelve 0220. Si es mes-da, sin separacin. Una vez obtenida esta ex-
igual a 20/Mar/1960, la frmula devuelve 0320. presin en una columna auxiliar, ordenamos la lista
Como aparece primero el mes y luego el da, se segn el contenido de esa columna.

FIGURA 10.
Las frmulas
de la columna C contienen
un texto que corresponde
al mes y al da (en ese
orden) de las fechas
de la columna B.
Si ordenamos la lista
segn el contenido
de la columna C estas
personas quedarn
ordenadas segn
su fecha de cumpleaos.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ S u m a s e n t re f e c h a s

Sumas que dar entrada con la combinacin de las teclas


CONTROL+SHIFT+ENTER. La frmula analiza las fe-
entre fechas chas del rango A1:A10. Cuando alguna de estas
fechas es mayor o igual que la fecha inicial escrita
Tenemos una lista de dos columnas: fecha e impor- en D1, analiza si, adems, es menor o igual que la
te y queremos escribir dos fechas en sendas celdas y fecha final escrita en D2. Cuando se cumplen estas
obtener el total de importes entre esas fechas. dos condiciones, suma el respectivo valor de
B1:B10 (Figura 11).
Suponemos que las fechas estn en el rango A1:A10
y los importes en el rango B1:B10. Escribimos una ste es un ejemplo de un tipo especial de frmulas
fecha inicial en D1 y una fecha final en D2. Queremos que combinan la funcin condicional SI con alguna
sumar los importes de la columna B correspondien- otra funcin (en este caso, SUMA). Con esta combina-
tes a las fechas comprendidas entre D1 y D2. cin se pueden hacer diversos clculos no previstos
en las funciones estndares de Excel. Las siguientes
La frmula es =SUMA(SI(A1:A10>=D1;SI(A1: secciones muestran ms ejemplos de este tipo de
A10<=D2;B1:B10))). A esta expresin le tenemos frmulas condicionales.

FIGURA 11.
La frmula de la celda D4
suma los importes
en la columna B
correspondientes a las
fechas comprendidas
entre D1 y D2. Las llaves
que encierran la frmula,
indican que se utiliz
CONTROL+SHIFT+ENTER.

LA FECHA DE PASCUA
Calc, el programa de planillas de clculo de OpenOffice, incluye la funcin
DOMINGOPASCUA para calcular la fecha del domingo de Pascua en cualquier ao. Aunque
no existe una funcin equivalente en Excel.

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6.Clculos con fechas y horas

Contar por hora


Tenemos una planilla donde controlamos el ingreso
de vehculos, en la que se indica un nmero de or-
den, la patente y la hora de entrada. Si queremos te-
ner un resumen donde le indicamos una hora y una
frmula me diga cuntos autos ingresaron en esa
hora, para ello podemos utilizar el conteo condicio-
nal con la funcin CONTAR.SI.

Por ejemplo, supongamos que tenemos una lista cuntos autos entraron entre las 20:00 y las 21:00 (en
de nombres en la columna A, donde cada nombre realidad, hasta las 20:59). La frmula es as:
puede repetirse. Queremos saber cuntas veces =SUMA(SI(HORA(A2:A16)=20;1;0)).
aparece el nombre Juan. La frmula sera A esta frmula le tenemos que dar entrada con la
=CONTAR.SI(A:A;Juan). El primer argumento es combinacin CONTROL+SHIFT+ENTER.
el rango donde se hace el conteo y el segundo, el
dato que se quiere contar (Figura 12). Esta fun- Podemos imaginar que esta frmula recorre el rango
cin sirve para condiciones simples. El caso que A2:A16 y le aplica a cada celda la funcin HORA, que
planteamos es ms complejo y puede resolverse devuelve la parte de horas de un dato (por ejemplo
combinando dos funciones. Supongamos que las =HORA(15:41) es igual a 15). Cada vez que el re-
horas de entrada estn en el rango A2:A16 (reservan- sultado de esta funcin es 20, la funcin SUMA adi-
do la primera fila para ttulos) y que queremos saber ciona una unidad (Figura 13).

FIGURA 12. La frmula de la celda C1 FIGURA 13. La frmula de la celda D2


cuenta cuntas veces aparece el nombre Juan cuenta cuntos vehculos ingresaron
en la lista de la columna A. entre las 20:00 y las 20:59.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Reloj fichador

Reloj fichador Time, que equivale en macros a la funcin AHORA()


de Excel. El legajo lo preguntamos con InputBox.
Si queremos usar una planilla Excel como reloj para Como esta funcin devuelve un dato tipo texto, le
que los empleados ingresen una clave y registren au- aplicamos la funcin Val, para convertirlo a valor.
tomticamente la hora de entrada y salida, necesita-
mos una planilla con la lista de empleados y dos co- Cambiando la referencia a la columna B por C tene-
lumnas para registrar los horarios. Cuando un emple- mos la macro para registrar la hora de salida. Para
ado entra, hace clic en un botn Entrada y escri- mayor elegancia, las macros se pueden ejecutar me-
be su nmero de legajo. Cuando sale, hace lo pro- diante botones: un botn para cada macro.
pio en un botn Salida. Un sistema de macros se
encargar del resto (Figura 14). Por ejemplo, su-
pongamos que la lista de legajos ocupa el rango Sub Entrada()
A2:A15, la macro permite registrar la hora de en- Legajo = Val(InputBox(Nmero de legajo?))
trada en la columna B. For i = 2 To 15
If Cells(i, A) = Legajo Then _
La siguiente macro pregunta por el nmero de legajo. Cells(i, B) = Time
Busca el nmero ingresado en la columna A y, cuando Next I
lo localiza, guarda la hora actual en la respectiva fila End Sub
de la columna B. La hora se obtiene con la funcin

FIGURA 14.
Con un sistema de macros
completamos esta hoja
con las horas de entrada
y salida de los empleados
de la lista.

RESUMEN
Estos clculos cronolgicos son un caso particular de las operaciones matemticas nor-
males en Excel. La nica diferencia es que los datos representan un tiempo. Para enten-
der estos clculos solamente hay que tener claro el concepto de nmero de serie.

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6.Clculos con fechas y horas

Multiple choice

1 Cmo se llama el nmero que utiliza, 4 Qu funcin es capaz de identificar


internamente Excel, para guardar una fecha? el da de la semana?
a- Campos. a- DIA.LAB
b- Registros. b- DIASEM
c- Registros campos. c- Puntero estirar.
d- Nmero de serie. d- FORMATO CONDICIONAL

2 Qu opcin nos permite obtener 5 Qu funcin nos permite


de manera imperfecta una serie de fechas que una celda cambie de color das antes
que corresponden a das hbiles nicamente? de una fecha de vencimiento?
a- DIA.LAB a- DIA.LAB
b- DIASEM b- DIASEM
c- Puntero estirar. c- TEXTO
d- FORMATO CONDICIONAL d- FORMATO CONDICIONAL

3 Qu funcin calcula la fecha 6 Qu funcin tiene la capacidad


que corresponde a una cierta cantidad de das de armar un texto, a partir de un nmero,
hbiles, a partir de otra? al aplicar un formato especificado?
a- DIA.LAB a- DIA.LAB
b- DIASEM b- DIASEM
c- Puntero estirar. c- TEXTO
d- FORMATO CONDICIONAL d- FORMATO CONDICIONAL

Respuestas: 1d - 2c - 3a - 4b - 5c - 6d.

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Captulo 7
Operaciones
con bases de datos

En este captulo, trabajaremos


con bases de datos, un tipo especial
de planillas de Excel.
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/
7 . Operaciones con bases de datos

Operaciones Para eso hay varias opciones, pero la ms simple es


utilizar la combinacin ALT+FLECHA ABAJO. Esta
con bases de datos combinacin de teclas es el atajo correspondiente a
la opcin Elegir de la lista desplegable,
Las bases de datos son un tipo especial de plani- dentro del men contextual de la celda, el que
llas de Excel. Se trata de listas, en columnas, cada aparece cuando hacemos un clic derecho sobre la
una con un tipo de dato determinado. Normal- celda (Figura 1). Debemos recordar que la lista
mente, las celdas no tienen frmulas y, las opera- desplegable no aparece si los datos son numricos.
ciones sobre estas planillas consisten en manipu-
laciones de los datos: ordenarlos, copiarlos a otro
lugar, extraer cierta informacin.

En este captulo analizaremos los problemas que se


resuelven con los comandos, opciones y funciones es-
pecficas que tiene Excel para este tipo de operaciones.

Carga rpida
En una columna escribo un cdigo de afiliado, da-
to alfanmerico de muchas letras y nmeros; si
queremos repetir el nmero sin tipearlo, debemos
usar la opcin de autocompletar: cuando agrega-
mos un dato en una columna, podemos desplegar FIGURA 1. Al oprimir la combinacin
una lista de los valores anteriores, ordenados ALT+FLECHA ABAJO se descuelga una lista
alfabticamente, y hacer un clic (u oprimir ENTER) de los valores cargados hasta el momento
sobre el dato que queremos repetir. en la columna, ordenados alfabticamente.

REGISTROS
Cada miembro de una base de datos (un libro en un catlogo, un artculo en una lista de
precios) ocupa una fila de la hoja. A estas filas se las llama registros. Una base de datos
de Excel tiene una fila por registro ms una fila adicional para los ttulos.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Eliminar blancos

Las bases de datos


son un tipo especial
de planillas de Excel,
se trata de listas,
con datos en columnas

Eliminar blancos columna (Figura 2). Veremos una posible solucin


en el Paso a Paso 1.
Tenemos una lista de datos en la columna A con
algunas celdas en blanco y queremos obtener una Esto deja seleccionadas solamente las celdas ocupa-
segunda lista con los mismos datos, pero todos das con datos. Ahora las podemos copiar y pegar en
contiguos, sin celdas vacas en el medio. Para ello, otra columna. Con este procedimiento obtenemos
debemos seleccionar las celdas no vacas de la una segunda lista con los mismos datos que la pri-
lista para copiarlas y luego pegarlas en otra mera, pero sin celdas vacas intermedias.

FIGURA 2.
Con la opcin Constantes,
dentro de Ir a Especial,
quedan seleccionadas
las celdas no vacas
del rango seleccionado
originalmente.

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7 . Operaciones con bases de datos

PASO A PASO /1
Eliminar blancos

1 Seleccione la columna de datos. Esta seleccin incluir las celdas ocupadas y las vacas.

2 Oprima la tecla F5. Aparecer un cuadro con distintas opciones.

3 Haga un clic en Especial.... Aparecer otro cuadro.

4 Marque la opcin Constantes.

5 Haga un clic en Aceptar.

La funcin En E1, el nombre del campo sobre el que se apli-


ca el criterio. En este caso, Regin.
BDCONTARA En E2, el valor que debe tener el campo para cum-
plir el criterio. En este caso, Sur.
La funcin BDCONTARA cuenta, dentro de una lista,
los registros que cumplan con cierto criterio. Para contar los nombres que, dentro de la base ori-
Por ejemplo, tenemos en A1:C13 una lista de tres ginal, cumplen con este criterio escribimos la funcin
columnas: Nombre, Regin e Importe, y queremos =BDCONTARA(A1:C13;1;E1:E2). Hay tres argu-
contar los registros para los cuales la regin es Sur. mentos entre los parntesis:
Primero tenemos que preparar un rango auxiliar
de dos celdas (Figura 3): El primero es el rango de la base de datos.

CAMPOS
Cada miembro de una base de datos tiene distintas propiedades. En el caso de un catlogo
de libros esas propiedades seran el ttulo del libro, el nombre del autor, la editorial, etcte-
ra. A estas propiedades, que ocupan las columnas de la base, se las llama campos.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ L a f u n c i n B D C O N TA R A

El segundo es el campo cuyos datos se cuenta. con tantos pares de celdas como condiciones haya. Pa-
Puede ser el nombre del campo, entre comillas, su ra contar los registros de la regin Norte con impor-
celda o, como en este caso, su nmero de orden. tes menores a 1000 el rango tendr cuatro celdas:
El tercero es el rango donde se aplic el criterio.
En E1, Regin.
El criterio puede ser una relacin de mayor o menor. En E2, Norte.
Por ejemplo, para contar los registros cuyo importe En F1, Importe.
es menor que 1000 el rango de criterios debe ser: En F2, 1000.

En E1, el nombre del campo. En este caso, Importe. La funcin ser =BDCONTARA(A1:C13;1;E1:F2).
En E2, la condicin. En este caso, 1000. Ntese que este criterio exige que se cumplan am-
bas condiciones. Para contar los registros que
Si queremos contar los registros que cumplen dos con- cumplan una u otra condicin, indistintamente, las
diciones, simplemente se escribe el rango de criterios condiciones debern estar en filas separadas.

FIGURA 3.
La funcin de la celda E4
cuenta cuntos registros
de la base de la izquierda
cumplen con el criterio
indicado en el rango
E1:F2. Es decir, regin
Sur e importe menor
que 1000.

RANGO DE CRITERIOS
Los filtros avanzados y las funciones BD necesitan un rango de criterios. Normalmente ste
consta de dos celdas, una debajo de la otra. En la celda superior se indica el campo involucra-
do en el criterio y, en la inferior, el valor que debe tener el campo para cumplir con el criterio.

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7 . Operaciones con bases de datos

En E1, Regin.
En E2, Norte.
En F1, Importe.
En F3, 1000.

La celda F2 quedar vaca y la funcin ser


=BDCONTARA(A1:C13;1;E1:F3). Este conteo
condicional se puede hacer tambin combinando la FIGURA 4. La frmula de la celda B9 calcula
funcin SUMA con la funcin SI. el margen segn la tasa de impuesto indicada
en B5. Excel calcular el margen para cada una
de las tasas del rango D2:D10.

La funcin TABLA ganancia. Calcular este margen para un determina-


do valor del impuesto es fcil, pero queremos obte-
TABLA no es una funcin como todas: no la escribi- ner una tabla que nos d los valores de la ganancia
mos nosotros, como ocurre normalmente con todas para distintos valores de tasa de impuesto. Todo en
las funciones de Excel, sino que aparece automtica- una sola operacin (Figura 4).
mente al usar cierta opcin de anlisis de datos. Es-
ta opcin se activa de manera diferente en Excel En nuestra planilla la tasa de impuesto est en B5.
2007 y en las versiones anteriores. El margen se calcula en B9. Teniendo en cuenta es-
to, buscamos un rango auxiliar y armamos una tabla
Supongamos que estamos fabricando un producto para obtener la variacin buscada. Supongamos que
con ciertos insumos locales y otros importados. So- este rango es D1:E10:
bre estos ltimos se aplica un impuesto especial. El
precio de venta del producto es fijo, determinado En D2:D10, primera columna del rango, pero a par-
por el mercado. Obviamente, cuanto ms alta sea la tir de la segunda fila, escribimos los valores de la
tasa de impuesto, menor ser nuestro margen de tasa de impuesto. Por ejemplo 9,0%, 9,5%.

TABLA no es una funcin


como todas, ya que no
la escribimos nosotros,
como ocurre con el resto
de las funciones de Excel
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En E1, primera celda de la segunda columna, escri- En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el cua-
bimos la frmula =B9, invocamos la celda donde dro de la Figura 5 aparece con las siguientes
calculamos el margen. Una vez creada esta tabla, le opciones: Datos/Tabla. Excel completar la tabla
pedimos a Excel que la complete (Paso a Paso 2). calculando los valores que adoptara la celda B9

PASO A PASO /2
Anlisis de datos (Excel 2007)

1 Seleccione la tabla auxiliar. Desde la celda en blanco en su esquina superior izquierda,


hacia abajo para todas las tasas y sus dos columnas.

2 Seleccione la ficha Datos de la cinta de opciones.

3 Haga un clic en el botn Anlisis y si y luego en la opcin Tabla de datos.


Aparecer un cuadro con dos opciones.

4 Donde dice Celda de entrada columna, indique B5. Los valores de la columna
representan la tasa de impuesto y, en la planilla del ejemplo, esa tasa est en B5.
Haga un clic en Aceptar.

FIGURA 5.
En este cuadro
le indicamos a Excel
la informacin necesaria
para completar la tabla
del rango D1:E10.

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7 . Operaciones con bases de datos

Este comando responde a la pregunta qu pasa-


ra si?. En este caso, qu pasara con el margen
si la tasa de impuesto fuera otra? (Figura 6).

Ordenar
por terminacin
si reemplazramos la celda B5 con cada uno de los Queremos ordenar una lista de personas, con nom-
valores de la primera columna de la tabla. bre y nmero de documento, por cualquier criterio,
siempre que el dato figure en la lista.
Si ponemos el cursor en alguno de los valores
obtenidos, la barra de frmulas mostrar una fun- En el caso que planteamos, se necesitamos un ran-
cin TABLA. Nosotros no escribimos la funcin ni go auxiliar con el ltimo dgito del documento.
podemos modificarla. Supongamos que la lista tiene dos columnas:

FIGURA 6.
La tabla de la derecha
da los distintos valores
del margen de ganancia,
para distintas tasas
de impuesto. Ntese
la funcin {TABLA}
en la barra de frmulas.

CANTIDAD DE REGISTROS
Una base de datos de Excel puede tener tantos registros como filas tiene una planilla
(menos una: hay que contar la fila de ttulos). En Excel 2007 eso es ms de un milln de
registros. En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el lmite es 65535.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Extraer datos

Nombre en la A y Documento en la B, con la primera esta funcin son el dividendo y el divisor para los
fila ocupada por los ttulos. Entonces, en C2, a la dere- cuales queremos calcular el resto (Figura 8).
cha del primer dato, escribimos =DERECHA(B2;1). La
frmula, extendida a toda la lista, extrae el primer d-
gito del nmero de documento, comenzando desde la
derecha. O, extrae el ltimo dgito. Una vez obtenido Extraer datos
este dgito en la columna C, ordenamos la lista segn
el contenido de esta columna (Figura 7). No existe an una funcin como BUSCARV que
traiga todos los datos que concuerden con un de-
Los que prefieran un tratamiento matemtico pueden terminado criterio de bsqueda. Para estos casos,
probar otra solucin. Considerando que el nmero de podemos usar un filtro avanzado.
documento es un dato numrico, otra forma de Por ejemplo, supongamos que la tabla de goleado-
obtener el ltimo dgito es dividiendo por 10 y res (con ao, nombre, equipo y cantidad de goles)
quedndonos con el resto. Podemos hacerlo con la ocupa el rango A1:D150, con los ttulos en la prime-
funcin =RESIDUO(B2;10). Los dos argumentos de ra fila. Necesitamos dos rangos auxiliares.

FIGURA 7. Las frmulas de la columna C FIGURA 8. Las frmulas de la columna C


extraen el primer carcter del dato calculan el resto que se obtiene al dividir
de la columna B, comenzando desde la derecha. por 10 el valor de la columna B,
O sea, el ltimo dgito. comenzando desde la derecha.

RESTO DE LA DIVISIN
Adems de la funcin RESIDUO, otra forma de obtener el resto de la divisin es la expresin
=A1-A2*ENTERO(A1/A2), donde A1 es el dividendo y A2 es el divisor. Es la frmula que haba que
usar en los primeros programas de hojas de clculo, donde slo haba funciones bsicas.

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7 . Operaciones con bases de datos

En la celda F1 escribimos el nombre del campo En el rango F5:H5 escribimos los nombres de
que contiene el ao. los campos que nos interesa traer. Este ser el
En la celda F2 escribimos el ao para el cual rango de salida (Figura 9).
queremos conocer el goleador (o los goleadores).
Una vez preparados los rangos, hacemos la bsqueda
Estas dos celdas constituyen el rango de criterio. con un filtro avanzado (Paso a Paso 3 y Figura 10).

FIGURA 9.
A partir del rango F5:H5
queremos obtener
los registros de la tabla
de la izquierda
que corresponden
al criterio indicado
en F1:F2. Es decir, que
correspondan al ao 1943.

PASO A PASO /3
Filtro avanzado

1 Seleccione la ficha Datos de la cinta de opciones.

2 Con el cursor en cualquier celda de la base de datos, haga un clic en el botn Avanzadas.

3 Donde dice Rango de la lista: indique el rango de la base de datos propiamente dicha.
Donde dice Rango de criterios: indique el rango F1:F2.

4 Marque la opcin Copiar a otro lugar.

5 Donde dice Copiar a: indique el rango F5:H5, donde escribi los nombres de los campos.
Haga un clic en Aceptar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Obtener datos comunes

FIGURA 10.
Con estas opciones
le pedimos a Excel
que busque nombre,
equipo y cantidad de goles
para el ao indicado en F2.

En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el Obtener datos


cuadro aparece con las opciones Datos/Filtro/
Filtro avanzado. Si todo sale bien, Excel copia- comunes
r, a continuacin del rango de salida, los regis-
tros que satisfacen el criterio indicado. En este Si tenemos dos listas de datos y queremos obtener
caso, nombre, equipo y cantidad de goles para los una tercera con los datos comunes a ambas, podemos
goleadores del ao indicado en la celda F2. resolverlo con un filtro avanzado (Paso a Paso 4).

PASO A PASO /4
Filtro avanzado 2

1 Seleccione la ficha Datos de la cinta de opciones.


Con el cursor en cualquier celda de la base de datos, haga un clic en el botn Avanzadas.

2 Aparecer un cuadro con el rango de la primera lista seleccionado en la opcin


Rango de la lista:.

3 Marque la opcin Copiar a otro lugar.


Dentro de Rango de criterios: seleccione la segunda lista.

4 Donde dice Copiar a: seleccione la celda auxiliar donde haba escrito el ttulo.
Haga un clic en Aceptar.

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7 . Operaciones con bases de datos

Por ejemplo, supongamos que la primera lista ocupa el En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el cua-
rango A1:A10 y la segunda, el rango C1:C10. Es pre- dro de la Figura 12 aparece con las opciones
ciso que ambas listas tengan el mismo ttulo. En una Datos/Filtro/Filtro avanzado. Si todo sali
celda auxiliar (por ejemplo, E1) escribimos ese ttulo. bien, los datos comunes a ambas listas aparecern
Ahora aplicamos el filtro avanzado (Figura 11). bajo la celda auxiliar, como se ve en la Figura 13.

FIGURA 11.
Queremos obtener,
a partir de E1,
los datos comunes
a estas dos listas.

FIGURA 12.
Con estas opciones
obtenemos en E1 una lista
con los datos comunes
a las dos listas
de la izquierda.

AUTOFILTROS
En las primeras versiones de Excel, a los autofiltros se los llamaba filtros automticos.
Las versiones originales (para DOS) de Lotus 1 2 3, Multipln y Quattro Pro no tenan una
opcin equivalente y solamente admitan el uso de filtros avanzados.

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FIGURA 13.
Una vez completada
la extraccin mediante
el filtro avanzado,
obtenemos en E1 la lista
de datos comunes
a las dos listas
de la izquierda.

Problema Al analizar la planilla encontramos el error: en una


de las columnas de la tabla se usaba la funcin
con autofiltro SUBTOTALES para calcular la suma de los
valores de las tres columnas anteriores.
Cuando utilizamos un autofiltro, puede quedar
afuera el ltimo registro, cumpla o no el criterio. Esta funcin realiza diversas operaciones de suma-
Este tipo de problema puede aparecer cuando se rizacin (suma, cuenta, promedia, etctera) dentro
agregan registros luego de activar un autofiltro: de bases filtradas. Por alguna razn, la funcin
Excel no reconoce los nuevos registros y no los to- SUBTOTALES confunde al autofiltro al dejar afue-
ma en cuenta cuando aplica un criterio de filtrado. ra el ltimo registro.
Una forma de resolverlo es cancelar los autofiltros
y volverlos a activar. Sin embargo, esto puede no Cualquiera sea el clculo que queramos realizar, lo
resolver el problema (Figura 14). podemos hacer con otra funcin menos conflictiva a
la hora de usar autofiltros. En este caso, podemos
usar la funcin SUMA.

Cuando utilizamos
un autofiltro, puede
quedar afuera el ltimo
FIGURA 14. La funcin SUBTOTALES calcula
el importe total para los registros visibles
registro, cumpla o no
tras aplicar un autofiltro. el criterio solicitado
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7 . Operaciones con bases de datos

Filtros mltiples Filtrar varias hojas


No se pueden manejar bases de datos independien- Si tenemos una planilla con tres hojas, en cada una
tes en una misma hoja: cuando pretendemos activar hay una lista de personas con distintos datos y que-
los autofiltros en una segunda tabla, el resultado es remos aplicar un filtro de modo de ver los datos de
desactivar el de la anterior (Figura 15). la misma persona en todas las hojas.

Esta situacin se mantiene en Excel 2007, donde Por ejemplo, si en la Hoja1 aplicamos un filtro para
los autofiltros se activan con el botn Filtros ver los datos de Prez, quiero que este se aplique en
(el embudo) dentro de la ficha Datos de la cinta forma automtica en las otras dos, lo podemos ha-
de opciones. S es posible aplicar autofiltros cer esto con una macro. Supongamos que las listas
en ms de una tabla dentro de la misma hoja ocupan el rango A1:C10 en las tres hojas, con los
en OpenOffice 3.0. apellidos en la columna A (Figura 16).

FIGURA 15.
Tenemos autofiltros
activados en la tabla
de la izquierda.
Si pretendemos activarlos
tambin en una segunda
tabla en la misma hoja,
se desactivan
los de la primera.

CANTIDAD DE HOJAS
Si no sabemos cuntas hojas tiene un libro, lo podemos averiguar a travs de una
macro con la expresin Sheets.Count. En general, la propiedad Count, aplicada a un con-
junto, da la cantidad de elementos en ese conjunto.

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FIGURA 16.
En este libro tenemos
tres bases de datos
en otras tantas hojas.
Queremos establecer
un filtro en la primera
y que este criterio
se aplique
automticamente
a todas las dems.

Activamos los filtros en todas las hojas con el botn La instruccin Range(A1).End(xlDown).Va-
Filtro de la ficha Datos de la cinta de opciones (en lue equivale a comenzar en la celda A1 y, a partir
Excel 2007) o con Datos/Filtro/Autofiltro (en de ah, bajar hasta la ltima celda ocupada en esa
las versiones anteriores). Luego de aplicar un criterio columna. Este valor es el que corresponde al crite-
de filtrado en la primera hoja, ejecutamos la macro: rio de filtrado. La macro lo guarda en una variable
llamada criterio.
Sub Filtros()
criterio = Range(A1).End(xlDown).Value
Luego recorre las dems hojas del libro y aplica el
For i = 2 To 3
mismo criterio en la columna respectiva de cada
Sheets(i).Select
hoja. La macro debe ejecutarse cada vez que
Selection.AutoFilter Field:=1, Criteria1:= criterio
cambiamos el criterio de filtrado. Sin embargo, no
Next
funciona con criterios que no son de igualdad.
End Sub
Por ejemplo: apellido comienza con C o sueldo
mayor que 1000.

RESUMEN
En los primeros programas para planillas de clculo, las opciones para manejo de bases de
datos eran muy bsicas y engorrosas de usar. Actualmente, Excel incorpora comandos y
opciones que lo hacen una herramienta muy poderosa para este tipo de operaciones.

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7 . Operaciones con bases de datos

Multiple choice

1 Qu combinacin de teclas 4 Cmo se llaman las filas


podemos utilizar para la opcin que componen las bases de datos?
Elegir de la lista desplegable? a- Campos miembros.
a- CONTROL+1 b- Registros.
b- ALT+= c- Campos.
c- ALT+F8 d- Ninguna de las anteriores.
d- ALT+FLECHA ABAJO

5 Cmo se llama la funcin que cuenta,


2 Qu funcin aparece automticamente dentro de una lista, los registros capaces
al usar una opcin de anlisis de datos? de cumplir cierto criterio?
a- RESIDUO a- RESIDUO
b- FORMATO CONDICIONAL b- FORMATO CONDICIONAL
c- TABLA c- TABLA
d- BDCONTARA d- BDCONTARA

3 Cmo se llaman las propiedades 6 Qu funcin nos permite obtener


de los miembros de una base de datos? el resto de la divisin?
a- Campos. a- RESIDUO
b- Registros. b- FORMATO CONDICIONAL
c- Registros campos. c- TABLA
d- Ninguna de las anteriores. d- BDCONTARA

Respuestas: 1d - 2c - 3a - 4b - 5d - 6a.

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Captulo 8
Macros

Aprenderemos a utilizar macros,


para desarrollar programas que solucionan
problemas muy complejos.
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/
8 . M a c ro s

Macros Las macros


Muchas veces queremos hacer algo y no encontra- en Excel 2007
mos el comando adecuado, tal vez sea hora de cre-
ar nuestros propios comandos. Estos comandos Como en otros temas, Excel 2007 introdujo algunas
diseados por nosotros mismos se llaman macros. modificaciones en el manejo de macros. En primer lu-
gar, sus comandos y opciones asociados se encuentran
Crear una macro requiere conocer muy bien Excel y te- en la ficha Programador de la Cinta de opciones.
ner algunas nociones bsicas de programacin. Cuan- Esta ficha no aparece inicialmente en la instalacin es-
to ms sepamos de ambos temas, ms poderosas, ti- tndar de Excel y hay que activarla (Paso a Paso 1).
les e interesantes sern las macros que podamos cre-
ar. En este captulo tenemos de todo: macros muy sim-
ples que se explican solas y macros tan complejas y
avanzadas que constituyen verdaderos sistemas.

Excel 2007 introdujo


algunas modificaciones
en el manejo de macros

PASO A PASO /1
Obtener la ficha Programador

1 Haga un clic en el Botn de Office y luego en Opciones de Excel.

2 Sobre el panel de la izquierda, seleccione la categora Ms frecuentes.

3 Dentro de Opciones principales para trabajar en Excel marque la opcin


Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

4 Haga un clic en Aceptar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ L a s m a c ro s e n E x c e l 2 0 0 7

Luego de esta operacin aparecer la ficha Progra- Con la combinacin ALT+F11 abrimos el editor
mador en la Cinta de opciones (Figura 1). de Visual Basic.

La ficha aparecer cada vez que iniciemos Excel, Otra diferencia importante que establece Excel
no hay que activarla en cada nueva sesin. Inde- 2007 en el tema macros es que, si no indicamos lo
pendientemente de la versin de Excel que contrario, los libros que contienen macros se guar-
usemos, podemos aplicar los mismos atajos de te- dan con un formato diferente y no son compati-
clado, lo podemos ver en la Figura 2. bles con las versiones anteriores de Excel.

Con la combinacin ALT+F8 aparece el cuadro Ahora s, podemos comenzar a profundizar en ca-
con las macros actualmente disponibles. sos concretos.

FIGURA 1.
Con esta opcin
activamos la ficha
Programador,
que contiene
los comandos necesarios
para trabajar con macros.

FIGURA 2. sta es la ficha Programador. El primer botn abre el editor de Visual Basic
que es donde se escribe el cdigo de las macros.

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8 . M a c ro s

Botones de macro En Excel 2003 y en las versiones anteriores, el cuadro


con la lista de macros disponibles aparece con las op-
Tenemos un sistema con varias macros que ejecuta- ciones Herramientas/Macro/Macros. Por muchas
mos con botones tomados de la barra de herramien- razones, la opcin ms elegante es usar un botn in-
tas Formularios y queremos cambiar el color de es- sertado en la hoja. Por ejemplo, no necesitamos recor-
tos botones. Lo primero que debemos tener en cuenta dar el nombre de la macro ni el atajo de teclado que
es que hay varias formas de ejecutar una macro: le hayamos asignado. Para insertar el botn y asignar-
le la macro (veamos el Paso a Paso 2 y la Figura 4).
Con un clic en el botn Macros de la ficha
Programador aparece el cuadro con la lista de
macros disponibles. Marcamos la macro que quere-
Tenemos varias macros
mos ejecutar y luego hacemos un clic en Ejecutar. que ejecutamos con
Mediante un atajo de teclado asignado por la
opcin Opciones, dentro del cuadro anterior.
botones de la barra de
Con un clic en un botn insertado en la planilla. herramientas Formularios

FIGURA 3.
Aqu podemos asignarle
un atajo de teclado
a una macro
para ejecutarla
ms rpidamente.

ATAJOS DE TECLADO
Si vamos a ejecutar una macro asignndole una combinacin de teclas, conviene elegir com-
binaciones de la forma CONTROL+SHIFT+letra. Las combinaciones CONTROL+letra parecen
ms cmodas, pero suelen tener otras funciones ya asignadas por Excel.

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PASO A PASO /2
Insertar un botn en la hoja

1 Dentro de la ficha Programador, realice un clic en insertar.

2 Haga luego un clic en Botn, que est en la barra de Controles de formulario.


El puntero se convertir en una cruz.

3 Arrastrando el mouse, dibuje el botn en la hoja.

4 Al soltar el botn, aparecer el cuadro Asignar macro con la lista de macros disponibles.

5 Seleccione la macro para asignar.

6 Haga un clic en Aceptar.

FIGURA 4.
Con esta opcin dibujamos
un botn en la hoja.
Al soltar el botn
del mouse, un cuadro
nos invitar a asignarle
una macro.

Para insertar el botn en Excel 2003 y en las versiones rramientas/Formularios. Para asignar una macro
anteriores hay que activar la barra de herramientas distinta al mismo botn que creamos en el paso ante-
Formularios con las opciones Ver/Barras de he- rior, seguimos las instrucciones del Paso a Paso 3.

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PASO A PASO /3
Asignar una macro a un botn

1 Haga un clic sobre el botn, con el botn derecho del mouse.

2 Tome la opcin Asignar macro.

3 Seleccione la macro para asignar.

4 Haga un clic en Aceptar.

Ahora vamos al tema del color. A estos botones se


les puede cambiar el color del texto, pero no el del
fondo. Sin embargo, esto no es necesariamente
una limitacin ya que cualquier objeto puede ser
usado como botn de macro.

Por ejemplo un cuadro de texto, una Autoforma o


una ilustracin. Una vez insertado y acomodado el
objeto en la planilla hacemos un clic derecho
sobre l y le aplicamos la macro con la opcin
Asignar macro (Figura 5). Con esta opcin,
podemos asignarle una macro a un dibujo o a otro FIGURA 5. Al hacer clic derecho, podemos
tipo de objeto para ejecutarla con un clic. realizar diferentes acciones sobre la imagen.

EL GRABADOR COMO ASISTENTE


El grabador de macros funciona como un asistente que escribe la macro por nosotros.
Podemos usarlo para averiguar el cdigo correspondiente a una determinada operacin y
luego depurarlo eliminando las instrucciones accesorias que pudieran haber aparecido.

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La ruta del archivo Y as sucesivamente con todos los destinatarios. La ins-


truccin de macro correspondiente a la operacin
Si necesitamos que una macro lea la ruta (disco y car- enviar la planilla actual como archivo adjunto es:
peta) donde est guardado el libro actual, pero el
archivo no siempre se abre desde la misma ubicacin ActiveWorkbook.SendMail _
y quiero abrir otro que est en la misma carpeta. Recipients:=fabian.gonzalez@telesk.cl, _
Subject:=Lista de precios
La ruta correspondiente al libro actual se obtiene
con la instruccin ActiveWorkbook.Path. El valor
as obtenido se puede concatenar con el nombre del La instruccin Send Mail lleva como argumentos la
archivo que se quiere abrir, separndolo con una ba- direccin del destinatario y el tema (Subject). Es-
rra invertida. Por ejemplo: tos pueden ser variables o direcciones de celdas.
Eso no es problema.
nombre = Planillas enviadas.xls
ruta = ActiveWorkbook.Path
Lo que representa una dificultad es que la instruccin
orkbooks.Open (ruta + \ + nombre)
anterior enva la planilla activa, pero la lista de desti-
natarios est en otra planilla, que contiene la macro.

Esto no es una macro sino parte del cdigo de una Eso quiere decir que para leer la direccin del des-
macro mayor. Luego de estas instrucciones, el nuevo tinatario hay que activar una planilla y para proce-
archivo pasa a ser el libro actual. der al envo hay que activar otra. La macro queda-
ra ms o menos as:

Sub Correo()
Correo por macro Workbooks.Open (C:\Mis documentos\Precios.xls)
For i = 1 To 10
Queremos hacer una macro que tome una planilla Workbooks(Correo.xls).Activate
grabada y la enve como adjunto a los destinata- nombre = Cells(i, A)
rios de una lista. Esta macro debera hacer las Workbooks(Precios.xls).Activate
siguientes tareas, listadas a continuacin: ActiveWorkbook.SendMail _
Recipients:= nombre, _
1. Abrir la planilla que se quiere enviar. Subject:= Lista de precios
2. Leer el primer destinatario de la lista. Next
3. Enviar la planilla a ese destinatario. Workbooks(Precios.xls).Close
4. Leer el siguiente destinatario. End Sub
5. Enviar la planilla.

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En esta macro estamos suponiendo que el archivo Ntese que antes de leer la direccin del destinata-
para enviar se llama Precios y se encuentra en la rio, la macro activa la planilla Correo y antes de pro-
carpeta Mis documentos, que la planilla que con- ceder al envo, activa la planilla Precios.
tiene la macro se llama Correo y que la lista de des-
tinatarios est en el rango A1:A10. El ciclo For... Al terminar todos los envos, la macro cierra la pla-
Next recorre este rango guardando la direccin del nilla Precios, el resultado es similar al de combi-
destinatario en la variable nombre (Figura 6). nar correspondencia de Microsoft Word.

FIGURA 6.
En este caso
hay dos libros en juego:
Correo contiene la lista
de destinatarios
a los que se les enviar
el libro Precios.

PROTEGER UNA MACRO


Para proteger el cdigo de una macro con una contrasea para que nadie pueda verlo ni
modificarlo, lo hacemos dentro del editor de Visual Basic, con las opciones Herramientas/
Propiedades de VBAProject/Proteccin. Luego, hay que cerrar y volver a abrir el libro.

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Men Una variante ms elegante sera la siguiente:

para macros Sub Principal()


nombre = [B1]
Si tenemos 40 macros en una planilla muy pesada confirma = MsgBox(Desea ejecutar la macro & _
y queremos disponer de una manera prctica para nombre, vbYesNo)
ejecutar cualquiera de ellas, contamos con varias If confirma = vbYes Then Run nombre
soluciones. Una podra ser as: en un rango auxi- End Sub
liar, escribimos la lista de macros.

En otra celda, por ejemplo B1, aplicamos un criterio de


validacin que permita elegir alguna de las macros de
la lista anterior. Luego escribimos esta otra macro:

Sub Principal()
nombre = [B1]
Run nombre
FIGURA 7. Al hacer un clic en el botn
Ejecutar, se ejecutar la macro cuyo
End Sub
nombre se haya seleccionado en la lista
desplegable de la celda B1.
Esta macro la podemos asignar a un botn o a un
atajo de teclado. Al ejecutarla, la macro llamar, a En esta versin, la macro Principal pregunta si
su vez, a la macro cuyo nombre hayamos seleccio- queremos ejecutar la macro seleccionada y tene-
nado en B1 (Figura 7). mos la oportunidad de decir que no (Figura 8).

FIGURA 8.
Al hacer un clic
en el botn Ejecutar,
este cuadro pregunta
si queremos ejecutar
a la macro cuyo nombre
se haya seleccionado
en la lista desplegable
de la celda B1.

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8 . M a c ro s

Identificar formato
En Excel, no tenemos la opcin de indicar en una fr-
mula la condicin de seleccionar datos en Negrita.
Pero s podemos hacerlo con una macro (Figura 9).

Supongamos que los datos originales estn


en A1:A100 y que queremos copiar los datos en
Negrita en la columna C. La macro podra ser as:

Sub Negrita()
For i = 1 To 100
If Cells(i, A).Font.Bold Then
fila = fila + 1
Cells(fila, C) = Cells(i, A)
End If
Next
End Sub

Esta macro recorre los cien valores de la columna A


y pregunta, uno por uno, si estn en Negrita. Si es
as, copia el valor en la columna C.

Existen otras soluciones, pero sta parece ser bas-


tante simple. Adems, se puede adaptar fcilmente FIGURA 9. Con una macro pudimos copiar
para otros formatos (relleno de color, itlica, celda en la columna C los datos de la columna A
con borde, etctera). que estn en Negrita.

EL LENGUAJE VISUAL BASIC


El lenguaje de las macros es una versin avanzada del lenguaje BASIC creado en los
aos sesenta para ensear programacin. BASIC es el acrnimo en ingls de Cdigo
simblico multipropsito de instrucciones para principiantes.

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SECRETOS-EXCEL_Cap8_145_168 corregido.qxp 26/05/2010 12:55 a.m. Pgina 155

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Mostrar dilogo

Mostrar dilogo
En principio, desde una macro se puede mostrar cual-
quiera de los cuadros de dilogo estndares de Excel.
Si queremos que desde una macro, aparezca el cua-
dro correspondiente a la opcin Buscar, la instruc-
cin es: Application.Dialogs(ventana).Show.
Donde ventana es un nmero o una palabra clave
que identifica al cuadro de dilogo que queremos FIGURA 10. Al escribir la instruccin
abrir. Concretamente, para mostrar el cuadro que Application.Dialogs, aparecen las palabras
corresponde a la opcin Buscar debemos indicar el clave asociadas a los comandos de Excel.
nmero 64 o la palabra clave xlDialogSearch.
comando en ingls (Figura 10). Puede ser que,
La palabra clave asociada a cada comando de Excel cuando escribimos la macro, no aparezca esta lista
la podemos elegir de una lista desplegable que apa- de palabras. Entonces activamos la opcin Lista de
rece con la instruccin Application.Dialogs. miembros automtica en el editor de Visual Basic
Slo debemos conocer el nombre que recibe el (Paso a Paso 4 y Figura 11).

PASO A PASO /4
Lista de argumentos en VBA

1 Ingrese al editor de Visual Basic.

2 Tome las opciones Herramientas/Opciones.

3 Seleccione la pestaa Editor.

4 Dentro del men Opciones del cdigo,


marque la opcin Lista de miembros automtica.

5 Haga un clic en Aceptar.

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8 . M a c ro s

FIGURA 11.
Al seleccionar esta opcin,
logramos que aparezca
una lista de argumentos
mientras escribimos
una instruccin de macro.

Cerrar casi todos Sub Cerrar()


Do While Workbooks.Count 1
Si tenemos varios libros abiertos y queremos Workbooks(2).Close
cerrarlos, existen dos opciones (Figura 12): Loop
End Sub
Con las opciones Archivo/Cerrar, se cierra el
libro activo.
Con las opciones Archivo/Cerrar todo, se cierran
todos los libros abiertos.

En realidad, estas opciones corresponden a Excel


2003 y a las versiones anteriores. En Excel 2007,
el Botn de Office incluye la opcin para cerrar el
libro actual pero la opcin para cerrar todos los
archivos est un poco escondida. En cualquier ca-
so, ninguna de estas opciones nos sirve para cerrar
todos los libros, menos el activo. Podemos usar la FIGURA 12. La opcin Archivo/Cerrar todo
siguiente macro: cierra todos los libros abiertos.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Generador de exmenes

La instruccin Workbooks(2).Close cierra el libro formas de resolver este problema. Supongamos que
siguiente al activo. La operacin contina (en ingls, tenemos la lista de preguntas en el rango D1:D20.
While) mientras haya ms de un libro abierto has- En A1 escribimos la frmula =D1 que reproduce la
ta que queda un nico libro abierto. La cantidad primera pregunta de la lista. Si extendemos esta fr-
de libros abiertos se obtiene con la propiedad mula hasta la fila 5 obtendramos un primer examen
Workbooks.Count (contar libros). Por supuesto, esta de cinco preguntas (Figura 13).
macro servir solamente para un determinado archivo.
No sirve como comando general. Ahora necesitamos barajar la lista de preguntas
para obtener un nuevo conjunto de cinco. Para eso
escribimos la funcin =ALEATORIO() en C1 (a la iz-
quierda de la primera pregunta de la lista) y exten-
Generador demos la frmula hasta la fila 20. Esta funcin de-
vuelve un nmero al azar que cambia cada vez que
de exmenes se recalcula la planilla (porque cambiamos algn
dato o porque oprimimos la tecla F9).
Queremos hacer un generador de exmenes: un
programa que elija preguntas de una lista y arme Para barajar la lista ponemos el cursor en C1, sobre
distintas combinaciones al azar. Para ello, hay varias el primer nmero aleatorio y luego hacemos un clic

FIGURA 13.
Cada vez que
(des)ordenamos
la lista de preguntas
de la derecha, se genera
a la izquierda un nuevo
examen con las primeras
cinco preguntas
de la lista.

IMPRESIN
Cuando escribimos una macro que imprime planillas conviene reemplazar la instruccin de
impresin ActiveSheet.PrintOut por ActiveSheet.PrintPreview, que muestra la Vista pre-
liminar. As ahorramos papel mientras ponemos a punto la macro.

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en alguno de los botones Orden ascendente u Or- Conteo por color


den descendente. Este procedimiento ordena la
lista de preguntas segn el contenido de la columna Tenemos un listado de importes, que pintamos de
de nmeros aleatorios. El resultado es, en realidad, distintos colores segn una clave que solo noso-
desordenarla. Cada vez que lo hacemos, se genera tros conocemos y queremos contar las celdas de
en A1:A5 un nuevo conjunto de cinco preguntas. un color dado. Debemos saber que no hay en
Excel una funcin para leer el color de una
Se puede automatizar el proceso con la macro: celda, salvo cuando ste proviene de la aplicacin
de un formato condicional.
Sub Examenes()
ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = A1:A5
Pero, como siempre, podemos crearla escribiendo el
For i = 1 To 10
cdigo adecuado en el editor de Visual Basic de Excel:
Range(C1).Sort (C1)
ActiveSheet.PrintOut Function CuentaColor(color, rango)
Next Application.Volatile
End Sub For Each celda In rango
If celda.Interior.ColorIndex = color Then
CuentaColor = CuentaColor + 1
En esta macro (Figura 14), cada vuelta del ciclo End If
For Next genera e imprime diez exmenes Next
distintos. Hay otras soluciones pero sta es razo- End Function
nablemente efectiva.

FIGURA 14.
Con una macro
se imprimen distintos
juegos de preguntas,
generados al azar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Conteo por color

Esta funcin cuenta las celdas que tienen el color da-


do por el primer argumento, dentro del rango dado
por el segundo. Por ejemplo, en el caso de
=CuentaColor(5;A1:A10) cuenta cuntas celdas
azules hay en el rango A1:A10.

La instruccin inicial Application.Volatile hace


que la funcin recalcule su valor cada vez que se mo-
difica la hoja, como cuando apretamos la tecla F9. Es-
ta funcin la escribimos en la hoja como cualquier otra
funcin de Excel (Figura 15). El color se indica por un
nmero que es 1 para el negro, 2 para el blanco, 3 pa- FIGURA 16. Con esta funcin sabemos
ra el rojo, 5 para el azul, 6 para el amarillo, 10 para el el nmero ndice que corresponde al color
verde y 4142 para celdas sin color. Si queremos de la celda indicada en el argumento.
conocer el nmero correspondiente a un color dado
podemos usar esta otra funcin (Figura 16):
No hay en Excel
Function Color(celda) una funcin para leer
color = celda.Interior.ColorIndex el color de una celda,
End Function
salvo si ste proviene
Estas funciones se escriben en el editor de Visual Ba-
de la aplicacin
sic, tal como se hace con las macros. de un formato condicional

FIGURA 15.
La funcin CuentaColor
se usa en la hoja,
respetando su sintaxis
tal como haramos
con cualquier funcin
estndar de Excel.

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Extraer comentario Esta funcin toma el comentario de la celda pasada


como argumento (indicada aqu con la variable x)
Tenemos una planilla en la que todas las celdas de con las propiedades Comment.Text y la podemos
una columna tienen comentarios, textos adicionales usar en la hoja como cualquier otra funcin de
que se pueden aplicar en una celda. stos normal- Excel. Por ejemplo, para obtener el comentario
mente permanecen ocultos hasta que seleccionamos incluido en la celda A5 escribimos, en una celda
la celda que los contiene. De lo contrario, la hoja auxiliar, la funcin =COMENTARIO(A5).
presentara una superposicin de textos, lo que pue-
de resultar confuso y molesto (Figura 17).

Si queremos mostrar en una celda el comentario


insertado en otra, podemos hacerlo con la siguien-
te funcin (Figura 18):

Function Comentario(x)
Comentario = x.Comment.Text
End Function

FIGURA 17.
Queremos
que estos comentarios
pasen a la celda
que se encuentra
en la siguiente columna
de la hoja.

ALCANCE DE MACROS Y FUNCIONES


Una macro se puede ejecutar sobre cualquier libro abierto. Conviene escribir las macros de
uso general en un libro maestro, que se deja abierto en la sesin de Excel. Las funciones cre-
adas en el editor de Visual Basic slo pueden usarse en el libro donde se escribi su cdigo.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ E l n o m b re d e l a h o j a

FIGURA 18.
Esta funcin lee
el comentario contenido
en cada celda y lo escribe
en una celda de la hoja.

El nombre de la hoja Function nombrehoja()


nombrehoja = ActiveSheet.Name
Tenemos un libro con varias hojas, una para cada mes End Function
y queremos una funcin que devuelva el nombre de la
hoja que corresponde a una determinada celda.
La forma ms simple de resolver esto es mediante una Ahora, esta funcin se puede usar en una celda de Ex-
funcin creada en el editor de macros (Figura 19): cel como cualquier otra funcin. Existe otra solucin,
que no necesita macros ni funciones pero es ms com-
pleja. Consiste en esta gigantesca expresin:

=EXTRAE(CELDA(nombrearchivo;A1);
ENCONTRAR(];CELDA(nombrearchivo;A1))
+1;100) (Figura 20).

La funcin CELDA, con su primer argumento igual


a nombrearchivo , devuelve el nombre del
archivo actual, comenzando con su ruta y termi-
FIGURA 19. En la celda A1 obtenemos nando con el nombre de la hoja. Con la funcin
el nombre de la hoja con la funcin nombrehoja, ENCONTRAR localizamos el corchete que precede
que fue especialmente creada en el editor al nombre y con la funcin EXTRAE tenemos la po-
de Visual Basic. sibilidad de obtener ese nombre.

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FIGURA 20.
La funcin CELDA,
con el argumento
nombrearchivo, devuelve
el nombre completo
del archivo actual,
con su ruta
y el nombre de la hoja.

Pintar mapas r la palabra MAPA, seguida de su nmero de orden


en la tabla. Estos nombres los vamos a asignar ma-
Tenemos una serie de mapas insertados en la hoja y nualmente, uno por uno (Paso a Paso 5). Repetimos
en una tabla, valores asociados a cada mapa. En es- este procedimiento con cada una de las regiones del
te apartado, conoceremos cmo colorear cada mapa mapa. Luego creamos la siguiente macro:
en funcin de los valores de la tabla: por ejemplo, si
el valor supera las 500 unidades, que se pinte de Sub Colores()
verde, si no lo supera, que se pinte de rojo. Supone- For i = 2 To 16
mos que tenemos un conjunto de mapas, con las mapa = MAPA & Cells(i, A)
distintas regiones de Espaa. Cada regin es un pinto = 10
objeto separado. Por otra parte, tenemos una tabla If Cells(i, C) > 500 Then pinto = 11
con los nombres de cada regin y valores de ventas ActiveSheet.Shapes(mapa). _
para cada una (Figura 21). Fill.ForeColor.SchemeColor = pinto
ActiveSheet.Shapes(mapa).Fill.Solid
En primer lugar vamos a incluir una columna en Next
la tabla, con un nmero de orden. Ahora tenemos End Sub
que darle un nombre a cada mapa. Este nombre se-

LA FUNCIN EXTRAE
En el Captulo 4 hay otros ejemplos del uso de la funcin EXTRAE y de algunas de las ms de
trescientas funciones especiales de Excel. Si con eso no alcanza, se puede consultar la Gua
de Funciones de Excel 2007, donde se explican las funciones, con ejemplos de aplicacin.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Pintar mapas

FIGURA 21.
Queremos colorear
cada una de las regiones
del mapa, segn el valor
indicado en la tabla
de la izquierda.

PASO A PASO /5
Asignar nombres

1 Seleccione el primer mapa.

2 Haga un clic en el Cuadro de nombres, arriba y a la izquierda de la hoja,


ah donde aparecen las coordenadas de la celda actual.

3 Escriba el nombre del mapa seleccionado. En este caso, MAPA1.

4 Oprima la tecla Enter.

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Esta macro recorre la tabla a partir de la segunda


fila (en la primera estn los ttulos). Para cada fila
toma nota del nmero de orden de la regin
(presente en la columna A) y arma el nombre de su
mapa concatenando el nmero a la palabra MAPA.
Luego asigna el valor 10 a la variable pinto, que
guarda el color que se va a usar. En este caso, el va-
lor 10 corresponde al color rojo. La siguiente
instruccin es una condicional que le da a la varia-
ble pinto el valor 11 (correspondiente al verde) si
el valor de las ventas (indicado en la columna C) es
mayor a 500. Finalmente, asigna al mapa el color en el mismo lugar de la hoja, una encima de la otra.
correspondiente al valor de la variable pinto. La macro las reconocer con la instruccin
ActiveSheet.Shapes(i), donde la variable i es el
subndice que corresponde al orden en que haya-
mos insertado las banderas.
Elegir imgenes
En un rango auxiliar, por ejemplo D1:D5, escribimos
Si queremos obtener una imagen elegida desde los nombres de los pases. Supongamos que la lista
una lista desplegable o cuadro combinado -por debe aparecer en la celda A1. Entonces aplicamos el
ejemplo, si contamos con una lista de pases, criterio de validacin (Paso a Paso 6). En Excel
queremos elegir uno de ellos y que la planilla 2003 y en las versiones anteriores, las opciones de
muestre la bandera del pas elegido-, lo podemos validacin se obtienen con Datos/Validacin.
resolver con una macro (Figura 22). El resto de la operacin es igual.

En primer lugar, insertamos en una hoja las bande- En otra celda, por ejemplo A4, escribimos la funcin
ras de los pases que aparecern en la lista. Convie- =COINCIDIR(A1;F1:F5;0), donde el primer argu-
ne que todas tengan el mismo tamao y que estn mento es la celda donde aplicamos el criterio de

FIGURA 22.
Queremos elegir
el nombre de un pas
en la celda A1 y que,
automticamente,
aparezca la bandera
de ese pas.

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PASO A PASO /6
Obtener la ficha Programador

1 Coloque el cursor en A1, la celda donde quiere obtener la lista desplegable.

2 Seleccione la ficha Datos de la Cinta de opciones.

3 Haga un clic en el botn Validacin de datos, dentro de l aparecer una lista


con las opciones de validacin. Haga clic en Validacin de datos....

4 Seleccione la ficha Configuracin.

5 Dentro de Permitir elija la opcin Lista.

6 Dentro de Origen seleccione el rango donde tiene escrita la lista de pases.

7 Haga un clic en Aceptar.

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validacin y el segundo es el rango donde tenemos Las lneas que aparecen en el editor corresponden a
la lista de pases. Esta funcin devuelve el nmero una macro que se ejecutar automticamente al mo-
de orden del pas dentro de la lista (Figura 23). dificar cualquier valor de la hoja.

Veamos si esto funciona. Con el cursor en A1 debe Entre estas dos lneas, tenemos que copiar el cdi-
aparecer una flechita. Si hacemos clic en ella, se des- go de la macro anterior:
colgar la lista de pases. Al elegir uno de ellos apa-
recer en A4 su respectivo nmero de orden. Ahora Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
escribimos la siguiente macro: For i = 1 To 5
If i = [A4] Then
Sub Banderas () ActiveSheet.Shapes(i).Visible = True
For i = 1 To 5 Else
If i = [A4] Then ActiveSheet.Shapes(i).Visible = False
ActiveSheet.Shapes(i).Visible = True End If
Else Next
ActiveSheet.Shapes(i).Visible = False End Sub
End If
Next
End Sub

Esta macro recorre la lista de banderas. Si su nme-


ro de orden coincide con el obtenido en A4, lo hace
visible, si no, lo oculta. El resultado ser mostrar la
bandera del pas elegido en la lista. Para que esto FIGURA 23. La funcin de la celda A4
funcione hay que ejecutar la macro cada vez que muestra el nmero de orden del pas
elegimos un pas. Podemos hacerlo de forma auto- seleccionado en la celda A1,
mtica (Paso a Paso 7 y Figura 24). dentro de la lista del rango D1:D5.

LIBROS CON MACROS EN EXCEL 2007


En Excel 2007, los libros con macros deben ser grabados con la opcin Libro de Excel habi-
litado para macros y reciben la extensin XLSM. Si se guarda en Excel 2007 un libro en modo
compatible con Excel 97-2003, recibir la extensin XLS tenga o no tenga macros.

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PASO A PASO /7
Macro automtica

1 Dentro del editor de Visual Basic, tome las opciones Ver/Explorador de proyectos.
Aparecer una estructura similar a la del Explorador de archivos.

2 En esta estructura, haga un doble clic en la entrada correspondiente a la hoja


donde est la lista de pases. Se abrir una ventana de texto con dos listas desplegables.

3 En la lista de la izquierda, seleccione Worksheet.

4 En la de la derecha, seleccione Change.


Aparecer el comienzo y el fin de una macro.

Ahora podemos cerrar el editor y volver a Excel.


Esta macro se ejecutar automticamente cada
vez que cambia algn valor de la hoja y oculta to-
das las imgenes de la hoja, excepto la que corres-
ponde a la indicada en la celda A4.

Ahora, cada vez que seleccionemos un pas de la


lista se disparar la macro automtica que oculta- FIGURA 24. Luego de elegir el evento Change,
r todas las banderas, excepto la correspondiente aparecern las lneas de comienzo
al pas seleccionado. y fin de una macro automtica.

RESUMEN
La respuesta al tema que cierra este captulo constituye el desarrollo de un sistema de
cierta complejidad. Ocurre que las macros permiten desarrollar verdaderos progra-
mas para solucionar problemas muy complejos.

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8 . M a c ro s

Multiple choice

1 Cul combinacin de teclas muestra el 4 Qu instruccin es capaz de cerrar


cuadro de las macros actualmente disponibles? el libro siguiente al activo?
a- CONTROL+1 a- Aplication.Dialogs
b- ALT+= b- Application.Volatile
c- ALT+F8 c- Application.Dialogs(ventana).Show
d- ALT+FLECHA ABAJO d- Woorkbooks(2).Close

2 En qu dcada se cre el lenguaje Basic? 5 Qu funcin recalcula su valor


a- 50. cada vez que se modifica la hoja?
b- 60. a- Aplication.Dialogs
c- 70. b- Application.Volatile
d- 80. c- Application.Dialogs(ventana).Show
d- Woorkbooks(2).Close

3 Qu instruccin debemos escribir para


que, desde una macro, nos aparezca el cuadro 6 Para proteger una macro,
correspondiente a la opcin buscar? dnde aplicamos la contrasea?
a- Aplication.Dialogs a- En el archivo Excel.
b- Application.Volatile b- En la hoja de Excel.
c- Application.Dialogs(ventana).Show c- En el editor de Visual Basic.
d- Woorkbooks(2).Close d- Ninguna de las anteriores.

Respuestas: 1c - 2b - 3c - 4d - 5b - 6c.

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SECRETOS-EXCEL_Cap9_169_184 corregido.qxp 26/05/2010 12:57 a.m. Pgina 169

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Captulo 9
Miscelnea

Estudiaremos las soluciones


para los problemas ms difciles
que se pueden presentar en Excel.
SECRETOS-EXCEL_Cap9_169_184 corregido.qxp 26/05/2010 12:57 a.m. Pgina 170

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9.Miscelnea

Miscelnea
La cantidad y variedad de problemas que se
pueden resolver con Excel es tal que se hace muy
difcil clasificarlos. Un mismo problema puede
involucrar distintos tipos de recursos: funciones,
comandos, macros. En este captulo agrupamos
todo lo inclasificable, lo que no nos fue posible
encuadrar en ninguno de los dems captulos.
Tambin se puede seleccionar la primera hoja del
grupo y luego, manteniendo apretadas las teclas
CONTROL y SHIFT, apretar la tecla AVPG hasta
Seleccionar hojas recorrer (y seleccionar) todo el grupo.

Para seleccionar muchas hojas de un libro Excel sin


tener que apretar la tecla CONTROL y hacer clic en
cada una, tenemos varias opciones, que dependen
de cules sean las hojas que queramos seleccionar:

Para seleccionar ciertas hojas del libro, no conti-


guas, debemos mantener apretada la tecla
CONTROL y hacer clic en la solapa de cada hoja
que queremos seleccionar. Apretar sostenida-
mente la tecla CONTROL hace que cada hoja
seleccionada no deseleccione las anteriores.
Para seleccionar hojas contiguas, se puede seleccio- FIGURA 1. Con la opcin Seleccionar
nar la primera hoja del grupo y luego, manteniendo todas las hojas se seleccionan, de inmediato,
apretada la tecla SHIFT, seleccionar la ltima. todas las hojas del libro.

NAVEGAR LIBROS DE MUCHAS HOJAS


En libros de muchas hojas podemos saltar de hoja en hoja a travs de las solapas al pie del
libro o con el teclado: la combinacin CONTROL+AVPG pasa a la hoja siguiente; la combinacin
CONTRL+REPG pasa a la hoja anterior. De ambas formas obtendremos el mismo resultado.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ G u a rd a d o a u t o m t i c o

Finalmente, para seleccionar todas las hojas del Si indicamos un intervalo de 10 minutos, y ocurre al-
libro, la manera ms simple es hacer un clic derecho guna catstrofe mientras estamos trabajando con
en la solapa de cualquier hoja y luego elegir Excel (como un corte de luz), en el peor de los casos
Seleccionar todas las hojas (Figura 1). perderemos lo hecho en los ltimos diez minutos.

Cualquiera de estas tres opciones funciona en todas Cuando volvemos a entrar a Excel, el Panel de
las versiones de Excel. tareas mostrar los archivos que no llegamos a
grabar, pero que se conservaron gracias a la op-
cin de Autorrecuperacin. Haciendo un clic so-
bre ellos, los abrimos.
Guardado
En general, el Panel de tareas puede mostrar el
automtico mismo archivo ms de una vez: el original, que ha-
yamos grabado nosotros con Archivo/Guardar y
A partir de Excel XP la opcin de guardado auto- el obtenido por la opcin de Autorrecuperacin.
mtico se llama Autorrecuperacin. Para cono- Comparando la hora de grabacin, sabremos cul es
cer cmo activarla veremos el Paso a Paso 1. el que nos interesa recuperar (Figura 2).

PASO A PASO /1
Guardado automtico

1 Vaya al men Herramientas/Opciones y seleccione la ficha Guardar.

2 Dentro de Guardar informacin de Autorrecuperacin cada:


indique el intervalo deseado. De 10 a 15 minutos es un valor razonable.

3 Dentro de Ubicacin de guardado con autorrecuperacin:


puede indicar la carpeta donde se guardar el archivo.

4 No marque la opcin Deshabilitar Autorrecuperacin.

5 Haga un clic en Aceptar.

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9.Miscelnea

Saltar de panel
en panel
Es posible dividir la ventana de Excel en cuatro pane-
les. En Excel 2007 lo hacemos con un clic en el botn
Nueva ventana, dentro de la ficha Vista de la cin-
ta de opciones. Excel divide la ventana actual como si
trazara dos lneas de divisin, horizontal y verticalmen-
te, en la posicin del cursor. Si el cursor est en la pri-
mera o en la ltima columna visible, la ventana queda
dividida verticalmente en dos. Si est en la primera o
en la ltima fila, la ventana queda dividida horizontal-
mente (Figura 3). Podemos saltar de regin en regin
si utilizamos la tecla F6. Cuando lo consideramos con-
veniente, podemos eliminar la divisin haciendo nue-
vamente un clic en el botn Nueva ventana o, en las
versiones anteriores de Excel, mediante las opciones
Ventana/Quitar divisin.
FIGURA 2. Al reabrir Excel luego de un corte
de luz, el Panel de tareas mostrar los
archivos que no llegamos a grabar, pero se
preservaron con la opcin Autorrecuperacin.

La opcin de Autorrecuperacin funciona igual en


Excel 2003 y cambia en Excel 2007 (Paso a Paso 2).
Por lo dems, el comportamiento de la opcin es la
misma en todas las versiones de Excel.

GUARDADO RPIDO
Una forma simple de ir guardando el archivo a medida que trabajamos con l es oprimir la
combinacin CONTROL+G. Si hacemos esto cada, por ejemplo, cinco minutos, ante una cats-
trofe en el peor de los casos perderemos lo que hicimos en los ltimos cinco minutos.

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PASO A PASO /2
Guardado automtico (Excel 2007)

1 Haga un clic en el Botn de Office y luego en Opciones de Excel.

2 En el panel de la izquierda, seleccione la categora Guardar.

3 Indique el intervalo deseado dentro de Guardar informacin de Autorrecuperacin cada:.

4 Dentro de Ubicacin de guardado con autorrecuperacin:


puede indicar la carpeta donde se guardar el archivo.

5 Haga un clic en Aceptar.

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9.Miscelnea

FIGURA 3.
Podemos dividir
la ventana de Excel
en cuatro paneles a partir
de la posicin del cursor.
Equivale a las opciones
Ventana/Dividir
de las versiones
anteriores de la planilla.

Actualizar vnculos Sin actualizacin


No es necesario abrir y cerrar una planilla para que s- automtica
ta actualice los datos que toma desde otros archivos.
Basta hacer un clic en el botn Conexiones, dentro Cuando se abre un archivo Excel vinculado a otros, es
de la ficha Datos de la cinta de opciones y luego en posible que aparezca una advertencia que anuncie
la opcin Actualizar valores (Figura 4). que el libro tiene vnculos a otras fuentes y que se ha
deshabilitado la actualizacin de esos datos vincula-
En las versiones anteriores de Excel tenemos que to- dos (Figura 6). Esa es slo una de tres opciones:
mar las opciones Edicin/Vnculos y luego hacer
un clic en Actualizar valores (Figura 5). Que avise que se ha deshabilitado la actualiza-
cin de los datos.
En cualquier caso, Excel buscar las dems planillas Que no presente el aviso ni actualice los datos.
y transferir sus datos hacia la planilla principal. Que actualice sin avisar.

FIGURA 4.
Con esta opcin
actualizamos los datos
que provengan de otro
libro de Excel.

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SECRETOS-EXCEL_Cap9_169_184 corregido.qxp 26/05/2010 12:58 a.m. Pgina 175

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Sin actualizacin automtica

FIGURA 5.
En Excel 2003 y en
las versiones anteriores
accedemos a las opciones
para actualizar vnculos
desde el men
Edicin/Vnculos.

FIGURA 6.
Estamos abriendo
un archivo Excel vinculado
a otros. Excel pregunta
si queremos actualizar
los datos de la planilla
actual con los valores
de los dems archivos.

Desde el punto de vista de la seguridad, la opcin valores, dentro de Editar vnculos, tal como se
ms adecuada es la primera. En cualquier caso, explica en el tema antecedente. En las versiones
para activar la opcin deseada (Paso a Paso 3). anteriores de Excel, las opciones para la apertura
Si marcamos la segunda opcin, Excel no actuali- de archivos vinculados aparecen dentro del men
zar los datos vinculados, ni avisar de la existen- Edicin/Vnculos. Esta opcin apareci en Excel
cia de estos datos. Cuando lo deseemos, podre- XP, no est disponible en Excel 2000 ni en las
mos actualizarlos con la opcin Actualizar versiones previas.

ROMPER VNCULOS
A veces, al abrir un archivo Excel, aparece un cuadro que informa que el libro tiene vnculos
con otros archivos, pero no los encuentra. Si estamos seguros de que esos vnculos no son
necesarios, podemos eliminarlos con el botn Romper vnculo, dentro de Editar vnculos.

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9.Miscelnea

PASO A PASO /3
Actualizacin de datos

1 Haga un clic en el botn Editar vnculos, dentro de la ficha Datos de la cinta de opciones.

2 Haga un clic en Pregunta inicial. Aparecer un cuadro con las tres opciones.

3 Marque la alternativa deseada.

4 Haga un clic en Aceptar y luego en Cerrar.

Eliminar objetos
Para eliminar objetos pegados en una hoja de Excel
(o en un documento de Word) hay que seleccionarlos
y luego oprimir la tecla Suprimir. Claro que, si los
objetos son muchos, seleccionarlos uno por uno es
fastidioso. Hay una opcin para seleccionar todos
los objetos de una vez (Paso a paso 4 y Figura 7).

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SECRETOS-EXCEL_Cap9_169_184 corregido.qxp 26/05/2010 12:58 a.m. Pgina 177

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ R e e m p l a z a r c a r a c t e re s

PASO A PASO /4
Seleccionar objetos

1 Oprima la tecla F5 para que aparezca el cuadro con las opciones del comando Ir....

2 Haga un clic en Especial....

3 Marque la opcin Objetos.

4 Haga un clic en Aceptar.

Reemplazar
caracteres
Excel tiene dos formas de intercambiar un dato
por otro. El primero es la opcin Reemplazar.
Para reemplazar dos caracteres por otro (por ejem-
plo, si tengo la palabra PALABRA, quiero que las
letras A y B se reemplacen por C) hay que usarlo
dos veces, como observamos en el Paso a Paso 5.
FIGURA 7. Con la opcin Objetos seleccionamos
todos los objetos de esta hoja. Luego podemos Con esto reemplazamos las A por C. Para reemplazar
eliminarlos con la tecla Suprimir. las B, sin salir del cuadro ni deseleccionar el rango,

AGREGAR HOJAS
En Excel 2003 y en las versiones anteriores, agregamos hojas a un libro con las opciones
Insertar/Hoja de clculo. En Excel 2007 lo hacemos rpidamente con un clic en la solapa
adicional que aparece al pie del libro, a la derecha de la ltima hoja.

177
SECRETOS-EXCEL_Cap9_169_184 corregido.qxp 26/05/2010 12:58 a.m. Pgina 178

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/
9.Miscelnea

escribimos una B en Buscar: y volvemos a hacer clic cin expresada en segundo trmino reemplaza las B
en Reemplazar todos. Una vez terminado el reem- por C. Debemos tener en cuenta que esta funcin dis-
plazo, hacemos un clic en Cerrar (Figura 8). tingue entre maysculas y minsculas.

La otra forma de resolver el problema consiste en


usar la funcin SUSTITUIR. Si queremos hacer el re-
emplazo en la celda A1, escribimos, en otra celda,
Hay dos formas de
=SUSTITUIR(SUSTITUIR(A1;A;C);B;C) cambiar un dato por otro:
(como se puede observar en la Figura 9). La funcin
expresada en el primer parntesis reemplaza las A
con la opcin Reemplazar
por C. Sobre el resultado de este reemplazo, la fun- y con la funcin SUSTITUIR

PASO A PASO /5
Reemplazar

1 Seleccione el rango donde estn los datos para reemplazar.


Oprima la combinacin CONTROL+L. Aparecer un cuadro con las opciones para el reemplazo.

2 Donde dice Buscar: escriba el carcter que quiere reemplazar. En este caso, una A.
Donde dice Reemplazar por: escriba el carcter que reemplazar al anterior. En este caso, una C.

3 Haga un clic en Reemplazar todos.

FIGURA 8.
Aqu tenemos que
especificar el reemplazo:
qu letra, palabra
o grupo de palabras
reemplazamos y por
cul otra letra (o palabra
o grupo de palabras).

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SECRETOS-EXCEL_Cap9_169_184 corregido.qxp 26/05/2010 12:58 a.m. Pgina 179

http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Copiar subtotales

FIGURA 9.
Con la funcin SUSTITUIR
podemos reemplazar
una letra por otra dentro
de un texto.

Copiar subtotales
Queremos copiar tres subtotales, por qu no tras-
ladarlos con la opcin de Copiar y Pegar.
Porque habra que copiarlos uno por uno, ya que
los subtotales no estn en filas consecutivas,
aunque as se vea por haber contrado convenien- FIGURA 10. Esta lista est contrada de modo
temente la lista (Figura 10). Una solucin sera de mostrar solamente los subtotales y el total
pedirle a Excel que seleccione slo las celdas general. Sin embargo, el rango seleccionado
visibles (Paso a Paso 6). incluye todas las celdas, visibles y no visibles.

PASO A PASO /6
Seleccionar las celdas visibles

1 Contraiga la lista de modo de mostrar solamente los subtotales. Eso lo puede hacer con un clic sobre
el botn 2 en la barra de control de los subtotales, a la izquierda de la lista.

2 Seleccione los subtotales.

3 Oprima la tecla F5, correspondiente al comando Ir....

4 Haga un clic en Especial.

5 Marque la opcin Slo celdas visibles (2).


Haga un clic en Aceptar.

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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/
9.Miscelnea

Cuando, al principio, marcamos las celdas de los sub- Multiplicar


totales, en realidad, estamos seleccionando todos los
valores. Con la opcin Slo celdas visibles (2) Para multiplicar (sumar, restar o dividir) una serie de
quedarn seleccionados los subtotales, que son las nmeros por un valor constante se puede usar una de
celdas visibles en el rango seleccionado originalmente las opciones del Pegado especial. Supongamos que
(Figura 11). Ahora podemos usar las opciones de los datos originales estn en el rango B2:B11 y que se
Copiar y Pegar para llevar los subtotales selecciona- los quiere multiplicar a todos por 2. El procedimiento es
dos a otro rango, dentro del mismo libro o de otro. el que veremos en el Paso a Paso 7 y la Figura 12.

Uno podra preguntar


por qu no trasladar
los subtotales con la
opcin de Copiar y Pegar

FIGURA 11.
Con la opcin Slo
celdas visibles(2)
se seleccionan las celdas
visibles dentro
del rango seleccionado
originalmente.

CAMBIAR SIGNO
Esta tcnica con la opcin Multiplicar del Pegado especial permite cambiar el signo a un
rango de valores (de positivo a negativo o viceversa). Escribimos -1 en la celda auxiliar, al
multiplicar por -1, cambia el signo de los valores sobre los cuales pegamos multiplicando.

180
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ Multiplicar

PASO A PASO /7
Multiplicar

1 En una celda auxiliar, por ejemplo D1, escriba el factor constante. En este caso, 2.

2 Con esa celda seleccionada, haga un clic en el botn Copiar


(est en la ficha Inicio de la cinta de opciones).

3 Seleccione el rango de los nmeros que quiere multiplicar. En este caso, B2:B11.

4 Haga un clic en la flechita que se encuentra bajo el botn Pegar y luego en Pegado especial.
Aparecer un cuadro con las opciones de pegado.

5 Marque la opcin Multiplicar.

6 Haga un clic en Aceptar.

7 Por ltimo, borre la celda auxiliar (ya no la necesitar).

FIGURA 12.
Con la opcin
Multiplicar
multiplicamos los datos
seleccionados por el valor
copiado originalmente
en el portapapeles.

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9.Miscelnea

Proteger archivo Si escribimos una contrasea en Contrasea


de apertura, quienes la desconozcan no podrn
Podemos proteger un archivo con una contrasea abrir el archivo, as lo tenemos bien protegido.
para impedir que sea abierto por personas no
autorizadas. Esto se hace en el momento de gra- Si escribimos una contrasea en Contrasea de
barlo (Figura 13 y Paso a Paso 8). escritura, quienes la desconozcan podrn abrir
y modificar el archivo, pero no grabar los cambios,
Ahora, cuando volvamos a abrir el archivo, Excel ya que se abrir en la modalidad Slo lectura.
pedir la contrasea. Si no la escribimos correctamen-
te, el archivo no se abrir. En realidad, este procedi- Esta opcin est en todas las versiones de Excel y
miento permite establecer dos niveles de proteccin: en los dems programas de Office. De modo que

FIGURA 13.
Aqu indicamos
una contrasea para
impedir que el archivo sea
abierto por personas
no autorizadas.
Si la contrasea
la escribimos en Con
Contrasea
de escritura,
los extraos podrn
abrir el archivo,
pero no grabarlo.

PROTECCIN
Excel ofrece dos niveles de proteccin de la informacin. El explicado en esta seccin prote-
ge el archivo como un todo. La opcin Bloquear Celda, dentro del botn Formato de la ficha
Celdas, protege ciertas celdas para que su contenido no pueda ser modificado.

182
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ P ro t e g e r a rc h i v o

PASO A PASO /8
Proteger archivo

1 Haga un clic en el Botn de Office.

2 Tome las opciones Guardar como y luego haga clic en el tipo de archivo deseado.
Aparecer el cuadro habitual para guardar un archivo Excel.

3 Haga un clic en el botn Herramientas y luego en Opciones generales.


Aparecer un cuadro para escribir las contraseas que protegern al archivo.

4 Dentro de Contrasea de apertura, escriba una contrasea y haga un clic en Aceptar.

5 Confirme la contrasea.

6 Haga un clic en Aceptar y luego en Guardar.

podemos usarla para proteger un documento de Podemos proteger


Word o una presentacin de PowerPoint.
un archivo con una
Si, por alguna razn, luego queremos retirar esta contrasea para impedir
proteccin, repetimos el procedimiento y borramos
la contrasea aplicada (que estar representada
que sea abierto por
por asteriscos). personas no autorizadas

RESUMEN
Los casos estudiados en este captulo son los que quedaron afuera de toda clasifica-
cin razonable: no estn asociados a funciones, pero algunos se resuelven de forma
satisfactoria apelando a esas funciones.

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9.Miscelnea

Multiple choice

1 Qu combinacin de teclas nos permite 4 Qu opcin permite cambiar el signo


pasar a la hoja siguiente? a un rango de valores?
a- CONTRL+REPG a- Multiplicar del pegado especial.
b- CONTROL+AVPG b- Autorrecuperacin.
c- CONTROL+SHIFT c- Actualizar vnculos.
d- Ninguna de las anteriores. d- Actualizar valores.

2 Cmo se llama la opcin 5 Con qu opcin podemos guardar


de guardado automtico? el documento, mientras trabajamos con l?
a- Autorrecuperacin. a- CTRL+G
b- Actualizar vnculos. b- CONTROL+AVPG
c- Actualizar valores. c- CONTROL+SHIFT
d- Ninguna de las anteriores. d- CONTROL+REPG

3 Qu opcin nos permite actualizar 6 Se puede proteger el archivo


los datos en una planilla? con una contrasea?
a- Autorrecuperacin. a- No es posible hacerlo.
b- Actualizar vnculos. b- Es posible en cualquier momento.
c- Actualizar valores. c- Es posible en el momento de grabarlo.
d- Ninguna de las anteriores. d- Ninguna de las anteriores.

Respuestas: 1b - 2a - 3c - 4a - 5a - 6c.

184
SECRETOS-EXCEL_Servicios_185_192.qxp 31/05/2010 06:11 p.m. Pgina 185

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Servicios
al lector

Encontraremos informacin adicional


relacionada con el contenido que servir
para complementar lo aprendido.
SECRETOS-EXCEL_Servicios_185_192.qxp 31/05/2010 06:11 p.m. Pgina 186

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SERVICIOS AL LECTOR

ndice temtico

A Bloquear celda 182


Bloquear proyecto para visualizacin 18
ActiveCell 81 Bordes redondeados 24/25/26
ActiveWorkbook 151 Borrar reglas en las celdas seleccionadas 30
Ajustar texto 17/19 Borrar reglas 30
ALEATORIO 157
Anlisis y si 135
Application.Dialogs 42/43/44/155 C
rea de impresin 40/41
Asignar macro 149/150 Cambiar entre filas y columnas 69
Asistente para pegar funcin 96 Cambiar tipo de grfico de series 56
Autofiltro 140 Campos 132
Autoforma 25/26/150 Cerrar todo 156
Autorrecuperacin 171/172/173 Cdigo de formato 22
Autosuma 74/75/76/82/83 Cdigos de barra 27
COINCIDIR 108/109/164
Color de etiqueta 24
B
Barra de frmulas 18
Barras de datos 53
BDCONTARA 132/133/134

Complementos 118
CONCATENAR 82
Contrasea de apertura 182/183
Contrasea de escritura 182/183
Controles de formulario 149

186
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http://reduserspremium.blogspot.com.ar/ ndice temtico

D Formularios 148/149
Frmulas matriciales 108
Dar formato de la serie de datos 70/71
Detener grabacin 47
DIA.LAB 118 G
Grabar nueva macro 46
Grfico dinmico 57/58

H
Herramientas de grficos 57
Herramientas para anlisis 118
HPageBreaks.Count 44

I
E
Imprimir objeto 39
Editor de Visual Basic 137 INDICE 106/109
Elegir de la lista desplegable 130 INDIRECTO 80
Es mayor que 30 Informacin sobre herramientas de funciones 76
Escala 65/66/107 Informe de tablas y grficos dinmicos 55
ESERROR 87 InputBox 127
Establecer rea de impresin 40/41 Insertar funcin 74/75/76
Explorador de Proyectos 167

L
F
Libro maestro 160
Filtro avanzado 138/139 Lneas 56
Formatos de fecha 117 Listas personalizadas 117/118

187
SECRETOS-EXCEL_Servicios_185_192.qxp 31/05/2010 06:11 p.m. Pgina 188

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SERVICIOS AL LECTOR

M R
Mapa de caracteres 33/34 Reemplazar todos 178
MAX 92/93 Resaltar reglas de celdas 30/122
Microsoft Editor de ecuaciones 12 Romper vnculo 175
Mostrar ficha programador Rtulos del eje de categoras 87
en la cinta de opciones 43/146
Mostrar un cero en las celdas
que tienen un valor cero 21 S
Seleccionar todas las hojas 42/170/171
N SUBTOTALES 141/179/189
SUSTITUIR 178
Nmero de serie 86/113/115

U
O
Usar separadores del sistema 78/79
Ocultar hoja 14
Opciones de serie 70
V
P Valores cero 22
Variar colores entre puntos 64
Panel de filtros 57/58 Ver cdigo 15/47
Pegar funcin 74/75/96 Ver frmulas 17
Pegar valores 87/88 VeryHidden 16
Permitir editar directamente en las celdas 199
Plantillas de barras subyacentes y superpuestas 12
Programador 146/147/148/149 W
PROMEDIO.SI 103
PROMEDIO.SI.CONJUNTO 103/104 Windings 16/106/107/108
Propiedades de VBAProject 18/152 Worksheet 166/167

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LIBRO Sec Excel Desde Cero - COLECCION FLUO 15x19 - BOMBO RCT - Jul 10.indd 1 02/07/2010 17:50:43
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Sobre la coleccin Encabezado variable | Combinar correspondencia | Grficos dinmicos | Subgrficos
Barras de colores | Funciones especiales | Configurar un dato mvil | La funcin &
Aprendizaje prctico, divertido,
rpido y sencillo Sumar datos como texto | Clculos condicionales | Negativos y ceros | Clculos
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